Förfrågningsbrev- ett av de vanligaste alternativen för affärskorrespondens. Bland företagare används sådana brev när företrädare för en organisation vänder sig till en annan med en begäran om en tjänst. Sådana meddelanden kan användas i helt andra situationer, till exempel när du behöver få information om produkter, se produktprover, träffa en affärsresenär, komma överens om några åtgärder osv.
Regler för att skriva en begäran
Vi uppmärksammar dig på att ladda ner en allmän mall för ett sådant dokument:
FILER
Ett förfrågningsbrev har av naturliga skäl ingen standardblankett, men trots detta är det en form av en officiell handling. Det är därför man, när man sammanställer den, bör följa vissa normer som fastställts av reglerna för kontorsarbete och affärsetik. Innan du går direkt vidare till de grundläggande reglerna för dess sammanställning bör det noteras att det kan riktas både till en grupp människor (till exempel chefer, anställda på redovisningsavdelningen, advokater, etc.) och till en specifik adressat.
Liksom alla andra dokument måste detta brev innehålla inledande del, nämligen:
- information om det sändande företaget som gör förfrågan och det företag som den är riktad till;
- skälet till överklagandet ("på grund av förseningen", "i samband med mottagandet", "baserat på resultatet", etc.);
- hänvisningar till grunden (”på grundval av ett muntligt avtal”, ”på grundval av förhandlingar”, ”på grundval av telefonsamtal" etc.);
- syftet med överklagandet ("för att lösa frågan", "för att undvika konflikt", "för att eliminera kränkningar", etc.).
Följd av huvudsak hänför sig direkt till begäran. Det måste uttryckas med vilken form som helst av verbet "att fråga" ("vi frågar dig", "vi gör en begäran", etc.), och eftersom ett sådant meddelande i alla fall är en begäran om någon form av service, bör den skrivas på ett respektfullt sätt. Det är bra om förfrågan föregås av en komplimang ("att veta dina stora möjligheter", "beundra dina organisatoriska talanger", etc.).
Om brevet innehåller flera förfrågningar samtidigt, måste de anges i separata stycken eller stycken.
De outtalade reglerna för korrespondens mellan organisationer säger att ett svar på en begäran i flera steg också kan skickas i ett meddelande, med separata kommentarer på varje punkt. Det bör noteras att denna typ av korrespondens minskar mängden arbetsflöde och därför minskar tiden för att läsa och bearbeta sådana brev.
Om brevet innebär att man får ett svar inom en viss tid, måste detta anges så korrekt som möjligt i meddelandets text.
Som regel skickar och tar emot organisationens sekreterare brev (i stora företag är hela avdelningar involverade i detta). Efter att ha sammanställt eller läst skickar de dem vidare till företagets chef för granskning. Undantag är meddelanden märkta "konfidentiellt" eller "personligt i handen" - sådana brev skickas direkt till adressaten.
Instruktioner för att skriva en begäran
Eftersom detta meddelande är en del av företagskorrespondens, måste författaren först anges, nämligen: namnet på det avsändande företaget, dess faktiska adress och telefonnummer för kommunikation. Sedan måste du ange uppgifter om adressaten: även namnet på företaget och den specifika mottagaren. Längre i mitten av raden kan du genast ange att detta är ett förfrågningsbrev (men detta är inte nödvändigt).
Nästa del av brevet handlar direkt om begäran. Tidigare är det önskvärt att motivera det och först då uttrycka själva kärnan i begäran. I slutet måste brevet undertecknas (det är bättre om detta görs av chefen för företaget eller en auktoriserad, pålitlig person), samt datumet då dokumentet skapades.
Hur man skickar ett brev
Brevet kan skickas via e-post eller fax - det är snabbt och bekvämt, men det konservativa sändandet via den ryska posten gör att du kan formalisera brevet på ett solidt och attraktivt sätt. Du kan till exempel göra en förfrågan skriftligen för hand med vacker kalligrafisk handstil eller skriva ut texten på bra, dyrt papper.
Uppmärksamhet på sådana bagateller kommer att göra det klart för adressaten hur respektfull motståndaren är mot honom, och kommer återigen att betona vikten av begäran. Det enda man ska komma ihåg är att brev via vanlig post tar lång tid, så meddelandet måste skickas i förväg så att dokumentet levereras till mottagaren i tid.
Efter att ha skickat ett brev
Detta meddelande måste, precis som alla andra dokument, registreras i journalen för utgående dokumentation. På samma sätt registrerar mottagaren av brevet ankomsten av korrespondens. I händelse av missförstånd som uppstår i affärsrelationer, kommer att fixa det faktum att skicka och ta emot brev hjälpa till att snabbt reda ut situationen.
Exempel på utarbetande av begärandebrev med förklaringar
Så vi kom på att ett förfrågningsbrev är ett brev som innehåller en förfrågan till mottagaren. Syftet med texten är att uppmuntra mottagaren att utföra en handling som är till nytta för avsändaren. Brevet bör innehålla en formulerad begäran, dess motivering. Det är önskvärt att förfrågan formuleras på ett sådant sätt att det motiveras varför det skulle vara fördelaktigt för mottagaren att tillmötesgå begäran. Avsändaren ska inte bara känna till reglerna för att komponera texten, utan också ta hänsyn till de psykologiska nyanserna. Överväg sedan specifika mallar-exempel, beroende på situationen.
Begäran om tilldelning av medel
Brevet är skrivet i så fall om du behöver uppnå tilldelning av medel från staten, sponsorer, individer.
Från NGO "Hjälp för pensionärer"
Ledamot av den lagstiftande församlingen
Ivanov I.I.
Hej Ivan Ivanovich. Jag är representant för den ideella organisationen "Hjälp till pensionärer". Vi är engagerade i att hjälpa ensamstående pensionärer: vi tar med mat, hjälper till med städning och reparation.
Vår organisation har funnits i 5 år. Tidigare klarade vi finansieringen av verksamheten själva, men på grund av utbyggnaden av icke-statliga organisationer började medlen att vara otillräckliga. Vi behöver pengar för att hyra lokaler, betala löner till anställda och köpa utrustning.
Vid ett regeringsmöte nyligen nämnde presidenten pensionärernas svåra situation och noterade att situationen snarast måste ändras. I detta avseende ber jag dig om 200 000 rubel för behoven hos NGO Hjälp för pensionärer.
Med vänlig hälsning, Petrova A.A.
Förklaring:
Ovanstående text är skriven enligt reglerna. Det har:
- NPO:s namn och en förklaring av dess verksamhet.
- Begäran om pengar, förklaring av deras behov (pengar behövs för hyra och löner).
- Omnämnande av presidenten. Det är nödvändigt att motivera fördelarna med sponsring för tjänstemannen. Vad är MP intresserad av? I karriärtillväxt. Organisationens hjälp kommer att bidra till att uppnå detta mål.
Det specifika beloppet av medel som en kommersiell organisation behöver anges också.
Begäran om leverans av varor
Brevet skickas vanligtvis till företagets partners. I texten är det önskvärt att motivera den ömsesidiga nyttan för båda företagen.
Chef för AAA
Ivanov I.I.
Från chefen för BBB-företaget
Petrova B.B.
Hej Ivan Ivanovich. Vi skulle vilja beställa en uppsättning produkter från ditt företag (ange). Vi blev intresserade av din produkt på en regional utställning.
Om du accepterar, vänligen meddela oss leveransvillkoren och villkor som är lämpliga för dig. Vi garanterar betalning i tid. Vi hoppas att detta blir början på ett ömsesidigt fördelaktigt samarbete.
Våra kontakter: (specificera).
Med vänlig hälsning, Boris Borisovich.
Begäran om rabatt
Vanligtvis skickas sådana texter till företagets leverantörer. Till exempel anordnar en organisation utställningar. Hon har en leverantör – ett tryckeri som levererar broschyrer, stativ, häften med mera. Kostnaden för tjänster är ganska hög. Krisen kom, och det blev svårt för företaget att betala för tryckeriets varor. Detta kan mycket väl vara en anledning att be om rabatt.
Chef för företaget "Vostok"
Ivanov I.I.
Från chefen för företaget "West"
Petrova B.B.
Hej Ivan Ivanov. Vår organisation påverkades av finanskrisen. Antalet avtal som slutits med oss minskade med 20 %. Tyvärr drabbade krisen inte bara oss utan även våra kunder. Människor kan inte betala för våra tjänster i samma belopp som tidigare. Därför har vi gett 25% rabatt på biljetter.
På grund av den svåra ekonomiska situationen ber vårt företag dig om 15% rabatt för de återstående sex månaderna av samarbete enligt avtalet.
Vi har skickat brev där vi ber om rabatt till alla våra leverantörer. Om 20 % av våra partners ger oss gynnsamma villkor kommer vårt företag att överleva i svåra tider och kommer inte att stängas. Vi har redan fått rabatt av hyresvärdarna och telefonbolaget.
Med vänlig hälsning, Boris Petrov.
Förklaring:
Brevet innehåller följande viktiga punkter:
- Förklaring av behovet av rabatt.
- Uppgift om rabattens exakta storlek, villkor.
- En indirekt indikation på att om skrivaren inte ger rabatt kommer företaget att säga upp avtalet.
Texten ska vara skriven på ett sådant sätt att brevet läses till slutet och överensstämmer med de föreslagna villkoren.
Brev med begäran om hyressänkning
Hyran "äter" de flesta organisationers budgetar. Dess minskning gör att företaget kan hålla sig flytande i svåra tider. Brevet ska skickas till hyresvärden.
Chef för Plus
Ivanov P.P.
Från chefen för företaget "Minus"
Petrova I. I.
Hej, Petr Petrovich. Vårt företag drabbades av finanskrisen. Konsumenternas köpkraft har minskat, företagens intäkter har minskat. I detta avseende ber vi dig att sänka hyran med 10%.
Under hela vårt samarbete har vi aldrig försenat betalningar. Vi hoppas att du kommer att göra eftergifter till oss och vi kommer att behålla vår affärsrelation. Vi garanterar snabb betalning av hyran, trots de svåra ekonomiska förutsättningarna.
Med vänliga hälsningar, Ivan Ivanovich.
Förklaring:
I brevet är det viktigt att nämna att bolaget tidigare har fullgjort sina skyldigheter fullt ut. Hyresvärden ska vara säker på att hyresvärden kommer att fortsätta att betala. Mottagaren måste också förstå att om han inte går med på de föreslagna villkoren kommer hyresgästen att vägra hans tjänster.
Begäran om betalning av skulden
Skulder uppstår mycket ofta i samspelet mellan företag. Om organisationen är inställd på att fortsätta samarbetet med motparten, som har en skuld, skickas en begäran.
Ivanov I.I.
Sidorova P.P.
Käre Ivan Ivanovich, vi ber dig att betala av skulden till vårt företag till ett belopp av 200 000 rubel. Hela denna tid har vi fortsatt att samarbeta med dig i hopp om att fortsätta affärsrelationer. Men vi är nu tvungna att avbryta tillhandahållandet av tjänster på grund av uteblivna betalningar.
Beloppet på din skuld är 200 000 rubel. Betala senast 1 mars 2017. Om skulden inte återbetalas kommer vi att tvingas lösa frågan i domstol.
Med vänlig hälsning, Petr Petrovich.
Förklaring:
Brevet måste innehålla följande:
- Det exakta beloppet.
- Det datum då skulden ska vara betald.
- Åtgärder företaget kommer att vidta om betalningar inte tas emot.
Texten kan nämna ett långsiktigt framgångsrikt samarbete med organisationen. Det ska vara en begäran, inte ett krav. Begäran görs enligt en annan mall.
Begäran om anstånd med betalning till leverantören
Organisationen försåg företaget med ett parti produkter, men betalade inte för det. En skuld har bildats, men gäldenären har inga medel att betala. I det här fallet är det vettigt att skriva ett brev med begäran om försening.
Chef för företaget "Var finns pengarna"
Sidorov P.P.
Från chefen för företaget "Money is about to be"
Ivanova I. I.
Käre Petr Petrovich, vi har inte betalat skulden på 200 000 rubel. Vi drar oss inte för vår skuld, men nu kan vi inte betala i sin helhet på grund av den svåra ekonomiska situationen.
I 2 år har vi haft framgångsrika affärsrelationer med dig, vi har inte missat tidsfristerna för betalningar. Idag ber vi om delbetalning. Vårt företag är redo att betala skulden i två steg:
- Vi kommer att sätta in 100 000 rubel senast den 1 mars 2017.
- 100 000 rubel kommer att betalas före 1 april 2017.
Vi lovar dig betalningar i tid. Tack för att du förstår.
Med vänliga hälsningar, Ivan Ivanovich.
Brev med begäran om betalning för en annan organisation
Företagets skuld kan betalas av en annan organisation. Självklart entitet kommer inte att betala aktier bara sådär. Vanligtvis skickas en begäran till företagets gäldenär eller annan person som har skyldigheter mot företaget.
Till chefen för företaget "Pengar är på väg att bli"
Ivanov I.I.
Från chefen för företaget "Var är pengarna"
Sidorova P.P.
Käre Ivan Ivanovich, du har en skuld till vårt företag på 300 000 rubel. Vår organisation har också en skuld till ett annat företag på 200 000 rubel. Vi ber dig att betala vår skuld till borgenären till ett belopp av 200 000 rubel. I gengäld kommer vi att förse dig med en avbetalningsplan för saldot på skulden som du begärt tidigare. Tack för att du förstår.
Med vänlig hälsning, Petr Petrovich.
Brev med begäran om hjälp med att lösa problemet
Alla företag kan möta komplexa problem som inte kan hanteras utan hjälp utifrån. Ett brev med begäran om hjälp kan skickas vid behov, till exempel vid arrangemang. Ansökan skickas till kommersiella organisationer, statliga myndigheter.
Direktör för AAA
Petrov B.B.
Från en offentlig organisation
"Vi ger gott"
Kära Boris Borisovich, jag är en representant för den offentliga organisationen "Giving Good". Vi är engagerade i att organisera och hålla semester för barn från barnhemmet.
Vi ber om din hjälp med att ordna matförråd till semestern. Självklart kommer vi att nämna dig och ditt företag på eventet. Firandet kommer att delta av representanter för den lagstiftande församlingen, allmänheten.
Du kan kontakta oss på telefon XXX
Med vänliga hälsningar, Ivan Ivanovich.
Sammanfattande
Låt oss kombinera alla regler för att skriva ett förfrågningsbrev. Först måste du presentera dig själv, berätta om dina aktiviteter. Men den inledande delen ska inte dras ut. Vårt mål är att uppmuntra mottagaren att läsa brevet. Om texten är för lång är det osannolikt att mottagaren läser den till slutet. Sedan måste du börja presentera din förfrågan. Noggrannhet krävs: angivande av villkor, belopp. Det är viktigt att förstå att mottagaren måste känna nyttan. Därför måste brevet ange varför det skulle vara fördelaktigt för organisationen att följa begäran. I slutet måste du säga adjö artigt och utan att gnälla.
Källa: "Nyheter i detalj. Tidning från byn Novosineglazovsky", mars 2013.
Vi tackar OMK Press Center för att ha tillhandahållit detta material.
- "Problemlösningstavlor" är ett av verktygen för att föra information från arbetare till överordnade. Idag är det inte längre en hemlighet för någon. Hur aktivt används de på anläggningen?
Väldigt aktiv. Vi har samlat en hel databas med olika frågor som är av intresse för arbetare idag.
Vissa av dem löses mycket snabbt. Vissa är långsammare. Men i takt med att man får erfarenhet av att beskriva och lösa problem görs vissa förändringar i proceduren för att hitta algoritmer för korrekta lösningar, grundorsakerna till uppkomna situationer. Detta är nödvändigt för att ha ett enda standardiserat, och därför mer effektivt tillvägagångssätt för att lösa dessa problem, för att utesluta upprepning av sådana frågor eller förekomsten av liknande situationer.
- Hur lång tid har gått sedan den första styrelsen av detta slag dök upp?
Tre månader har redan gått. Under denna tid fanns det ledare inom bevakning och problemlösning. Detta är det mekaniska avsnittet 1.5, avsnittet för målning och förpackning av beslag 3.2. Till exempel, i avsnitt 1.5, uttrycktes 59 problem av arbetare, varav 41 löstes, och resten pågår.
Men på vissa områden är inte allt smidigt. Ibland svarar masterna inte ganska snabbt på signalerna som anges på tavlor. Som regel händer detta för att det inte finns tillräckligt med erfarenhet, och de skäms över att fråga hur man använder det här verktyget korrekt. Som ett resultat vänder sig människor allt mindre till whiteboardtavlor. Därför vill jag än en gång påminna medarbetarna om att det finns ett sådant verktyg och det ska vi inte glömma. Nu har en föreskrift tagits fram för att arbeta med "problemlösningstavlor", inklusive en elektronisk databas. Nu kommer alla olösta, långsiktiga problem som ska lösas eller de som är av systemkaraktär att lämnas till högsta nivån. Till exempel skickas frågor som är försenade med sju dagar till möten med produktionschefen. Om i 14 dagar, då redan för diskussion med verkställande direktören.
Foto 1. Senior förman för den mekaniska sektionen 1.5 av JSC "Trubodetal" Mikhail Kozakov vid styrelsen för att lösa problem
- "Problemlösningstavlor" är utformade för att lösa vissa nuvarande produktionssituationer, eller är deras "befogenheter" bredare?
De uppmanas att från kollektivet ta fram de frågor som i princip rör arbetarna. Det kan vara levnadsvillkor, produktionsuppgifter, arbetarskydd, problem med teknik. Det vill säga absolut alla problem eller obekväma förhållanden som en anställd möter i sin yrkesverksamhet. Som erfarenheten av att introducera liknande brädor på Vyksa Metallurgical Plant visar är det inhemska frågor som först uppstår: något är fel i duschar, matsalar etc. Och så fort den här nivån av uppgifter är lösta börjar produktionsämnen att aktualiseras.
Har det varit möjligt att övervinna en sådan stereotyp att en person inte pratar om problemet för att han är rädd för någon form av förtryck, straff, berövande av en bonus?
Som sagt, inte alla sajter använder aktivt problemlösningstavlor. På vissa ställen kan man fortfarande hitta en sådan åsikt: "tala - tala inte, ingenting är bestämt ändå." Och samtidigt, av någon anledning, görs valet i riktning mot "tala inte". Dvs inget står skrivet på tavlor. Här är det nödvändigt att tydligt förstå: om problemet inte tas bort någonstans, kommer det därför inte att bli någon reaktion på det.
Vår avdelning för implementering av produktionssystemet kan ge allt stöd för att hitta skälen, riktigheten i beslutet. Vi svarar på alla frågor. Vi har en klar förståelse för hur detta verktyg ska fungera. Och vi förmedlar denna förståelse till mästarna. Om du har några problem, vänligen kontakta.
Om problemet inte tas bort någonstans betyder det att det inte kommer att reageras på det.
De anställda på vår avdelning pratar ofta med arbetarna på anläggningen. Och personligen ser jag ingen anledning till någon rädsla för röstproblem. Människor idag har många olika sätt att indikera några aktuella frågor och förutom svarta tavlan ...
Ibland finns det situationer när ett problem dyker upp på tavlan, men skiftmästare fixar det inte i databasen, det vill säga de tystar det. Om något liknande hände på din produktionsplats måste du kontakta vår hotline. Anställda på avdelningen för produktionssystemutveckling kommer att spela in signalen. De kommer att prata med mästarna och svara på alla frågor.
Det finns även en speciell e-postadress dit du också kan skicka dina frågor. Allt detta görs med ett mål - att dra problemet "till det vita ljuset." Utan information kommer vi inte att bestämma någonting av en enkel anledning - vi kommer inte att veta vad vi ska bestämma ... Följaktligen, om det finns en signal, kommer vi att veta var vi ska satsa. Och det finns bara en slutsats: DET FINNS ETT PROBLEM – SKRIV PÅ TAVLAN.
Enligt din åsikt finns det ingen anledning att vara rädd. Och hur bekväma känner de anställda själva när de kommer fram till tavlan och börjar skriva något slags problem? Finns det någon information om detta?
Min erfarenhet av anställda visar att det inte finns något sådant problem. Många förstår redan vad tavlan är till för, vad och hur man skriver där. Det finns ibland vissa svårigheter med samma formulering, men vi förklarar hur information ska förmedlas. Om vi ser ett problem samarbetar vi med seniora hantverkare för att korrekt beskriva sättet att lösa det. Vi lägger in allt detta i en elektronisk databas, där vi bestämmer vilken typ av fråga som ställs osv.
På vår anläggning finns ett antal mekanismer som syftar till att lösa produktionsproblem. Till exempel skapas arbetsråd bara för att uttrycka vissa problem och lösa olika produktionssituationer. Orsakar det inte överlappningar?
Jag kan ge dig ett exempel: enligt ett antal signaler som anges på "problemlösningstavlorna" finns instruktioner i den elektroniska databasen från flera högre förmän med formuleringen: "ta med denna fråga till ett möte i arbetsråd".
– Det vill säga, det visar sig någon form av komplementaritet, det finns ingen konkurrens?
Ja, det finns komplementaritet. Det kan inte finnas någon konkurrens här, eftersom målet är detsamma: förbättra arbetsförhållandena, öka känslan av komfort på arbetsplatsen och teamets lojalitet. Det är viktigt att övertyga folk om att de blir hörda, deras problem beaktas och löses. Och styrelserna finns inte för att straffa någon eller lägga till arbete. Detta är i första hand nödvändigt för fabriksarbetarna själva för att göra deras arbetsförhållanden mer bekväma.
I den här artikeln hittar du information om hur du hanterar svåra brev som du ofta stöter på i affärsinteraktion, samt se exempel på affärsbrev. Det här är brev, behovet av att skriva som uppstår i en situation med kränkning av affärsintressen: ett förfrågningsbrev och ett krav.
Eftersom situationen i sig är ganska svår, är att skriva ett brev i en sådan situation en mycket viktig fråga, där det är viktigt för författaren att vara läskunnig, artig, korrekt och samtidigt kunna försvara sina affärsintressen. .
Lös komplexiteten hos "svåra" bokstäver med framgång:
- Kompetent attityd i interaktion: en bestämd men korrekt inställning till partnerskap
- Att välja en lämplig skrivstil (formell eller affärskonfidentiell)
- Kompetent och logisk hantering av fakta
Exempel på affärsbrev.
(installation - partnerskap, stil - officiell verksamhet, övertygande hantering av fakta)
Kära kollegor!
För att vidta åtgärder för att säkerställa kvaliteten och tillförlitligheten hos KIP-12-enheten under driftsförhållanden, tillverkad av institutet "Optics" sedan 1992, vädjar vi till dig med följande begäran: överväg möjligheten att tillhandahålla institutet "Optics" med information om enhetens parametrar under verkliga driftsförhållanden (detaljer i bilagan). Data som skickas av dig kommer att tillåta institutet att samla in den information som behövs för analys, utföra övervakning och kommer att bidra till en mer effektiv lösning av frågor om att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten hos KIP-12-enheten.
Vänligen meddela oss i ditt svarsbrev ditt beslut att hjälpa oss. Om det behövs ytterligare information att du behöver fatta ett beslut, anmäl det också i ditt svarsbrev.
Vänliga hälsningar,
Team av den tekniska byrån
Institutet "Optik"
Affärsbrev. exempel på begäran(installation - partnerskap, stil - konfidentiell verksamhet, övertygande hantering av fakta)
Kära kollegor!
Vi är mycket intresserade av att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten hos KIP-12-enheten, som vi har tillverkat sedan 1992 och som sedan 1995 har funnit en solid tillämpning i ditt företags arbete. Därför vänder vi oss till dig med denna begäran.
För att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten hos KIP-12-enheten behöver vi detaljerade data om driften av denna enhet under driftsförhållanden. Vid genomförandet av denna uppgift räknar vi med din hjälp och direkta deltagande. Med tanke på det långsiktiga och positiva samarbetet mellan våra företag, ber vi dig att hjälpa oss att samla in och tillhandahålla statistisk information om enhetens funktion. Vi kommer att vara tacksamma om du hittar en möjlighet att samla in statistik åt oss på de givna parametrarna (detaljer i bilagan). Detta gör att vi kan övervaka enhetens effektivitet och snabbt vidta åtgärder för att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten i dess arbete.
Meddela oss gärna om du är villig att hjälpa oss i princip. Om du behöver ytterligare kommentarer eller har frågor för att fatta ett beslut är vi redo att svara på dem.
Vi är tacksamma för ditt svar.
Vänliga hälsningar,
Ivan Ivanov
Chef för tekniska byrån
Institutet "Optik"
Affärsbrev. Exempel på begäran och exempel på klagomål.
|
Brev - begäran (installation - partnerskap; stil - konfidentiell verksamhet; övertygande hantering av fakta) |
brev - yrkande (installation - partnerskap; stil - officiell verksamhet; övertygande hantering av fakta) |
| Kära Andrei Ivanovich! Vi vädjar till dig med en begäran om att lösa situationen med genomförandet av ABS-projektet. Hittills har vi inte haft några problem med att interagera med ditt företag, alla avtal som anges i Kontraktet har följts. Vi är säkra på att den uppkomna situationen fortfarande kan rättas till. Framgången för ABS-projektet är oerhört viktigt för vårt företag. Därför ber vi dig fram till 2010-08-06. ge information om att skicka kontrollprover. Vi hoppas att ditt svar kommer att klargöra situationen och ta bort våra farhågor om projektets framgång. Vänliga hälsningar, |
Kära Andrei Ivanovich! På uppdrag av ledningen för OJSC Rosstans skriver jag till er i samband med behovet av att lösa den situation som utvecklats i och med genomförandet av ABS-projektet. Jag måste rapportera att denna situation orsakar oss extrem oro. Enligt avtalsvillkoren nr A-122 daterad 2010-02-07. klausul 4.3. 60 dagar innan den planerade leveransen av produkterna börjar, måste Star LLC skicka kontrollprover av produkter till Rosstans OJSC och meddela Rosstans OJSC om leveransen. Enligt schemat (tilläggsavtal nr 1 daterat 11 mars 2010 till kontrakt nr A-122 daterat 7 februari 2010) är det planerade startdatumet för leverans av produkter 1 oktober 2010. Sista datum för att skicka kontrollprover är senast 2010-08-02. Idag är 04.08.2010. I nuläget har vi inte fått information om utskick av kontrollprover. I denna situation orsakar Star LLCs förmåga att uppfylla sina skyldigheter allvarliga problem för Rosstans OJSC och gör det nödvändigt att överväga tillämpningen av påföljder enligt klausul 7.2. Kontrakt nr A-122 av 2010-07-08. För att förhindra detta erbjuder vi dig fram till 2010-08-06. informera oss om situationen med att skicka kontrollprover av produkter. Vänliga hälsningar, |
Ta del av vår information och vi är säkra på att frågan om att skriva "svåra brev" kommer att vara mycket mindre arbetskrävande för dig.
Tamara Vorotyntseva
Ta en titt på våra utbildningsprogram för affärskorrespondens:
I affärsarbetsflöden används formatet för begärandebrev väldigt ofta när det blir nödvändigt att inhämta samtycke från den andra parten eller en viss tjänst från den. Färdiga prover och exempel för olika situationer, samt reglerna för att skriva sådana brev, hittar du i den här artikeln.
Traditionen och reglerna för att skriva ett förfrågningsbrev har utvecklats uteslutande inom praktisk dokumenthantering – d.v.s. på lagstiftningsnivå har inga blanketter eller instruktioner godkänts. Dock i allmän syn Följande struktur bör följas:
- Som vanligt fylls "huvudet" i först, vilket anger det fullständiga namnet på den sändande organisationen med motsvarande kontaktuppgifter, samt namnet på en specifik anställd (vanligtvis företagets direktör) och namnet på den mottagande organisation.
- Därefter följer själva texten, som består av en beskrivning av situationen och motiveringen för begäran. Texten ska vara så kort som möjligt – vanligtvis räcker det med 1-2 stycken. Det är viktigt att specifikt och entydigt ange din begäran så att samtalspartnern förstår kärnan i ditt överklagande väl.
- Detta följs av en signatur, en utskrift av signaturen och datum för sammanställningen.
Således är den utformad enligt standardversionen för sådana dokument - formuläret ges nedan.
Det färdiga provet kan användas som exempel på detta.
NOTERA. Beslutet att ange eller inte ange namnet på dokumentet (dvs skriv "Begäranbrev") i mitten fattas av avsändaren själv. Detta är i regel nödvändigt i de fall det är lämpligt att betona handlingens karaktär och syftet som ett företag försöker uppnå från ett annat.
Eftersom vi i det här fallet pratar om det faktum att ett företag räknar med någon tjänst eller till och med en koncession från sin partner, naturligtvis att skriva ett brev, bör dess design och till och med skicka det tas på största allvar. Alla detaljer kan göra intryck, så det är bättre att ta hänsyn till även nyanserna som är obetydliga vid första anblicken:
- Först och främst är det bättre att skicka det med fysisk post - den vanliga ryska posten eller ännu bättre en privat organisation som levererar korrespondens från dörr till dörr och mycket snabbare. Ett meddelande i elektronisk form, eller ännu mer sänt via fax, uppfattas ofta mer opersonligt som spam.
- Förutom fysiskt sätt dokumentdesign (dvs som en vanlig postförsändelse) gör att du kan göra ett gynnsamt intryck på bekostnad av dyrare papper, ett kuvert, ett frimärke och andra registreringsmetoder.
- För att skriva texten väljs alltid ett brevhuvud - detta gör att du kan ge begäran mer formalitet.
- I texten är det bättre att undvika uppenbara byråkraticismer – d.v.s. sätta ord och uttryck som är vanligt förekommande i företagsmiljön. De bokstavligen "torkar" historien och gör ett allmänt negativt intryck. De är lätta att byta ut originalversioner- till exempel "Tänk på" till "Jag hoppas på din förståelse och hjälp med att lösa det här problemet."
- Slutligen är det värt att hålla fast vid traditionerna för affärskorrespondens i allmänhet, d.v.s. texten är till övervägande del skriven i en formell affärsstil. Lyriska utvikningar, för komplexa syntaktiska konstruktioner, dubbla (i betydelse) fraser borde inte vara det. Man bör se till att göra det mycket lätt för samtalspartnern att uppfatta budskapet – både vad gäller förståelse och psykologiskt.
RÅD. Om det är möjligt att skriva texten för hand är det bättre att använda den här metoden. Ett handskrivet brev låter dig skilja det från bakgrunden till alla andra. Det är dock bättre att anförtro skrivandet till en specialist som känner till teknikerna för kalligrafi.
Olika sorter
Beroende på den specifika situationen finns det olika typer av bokstäver. De flesta av förfrågningarna är relaterade till ekonomiska frågor, såsom rabatt, sänkning av betalningen för en tjänst eller anstånd. En mindre del av begärandebreven ägnas åt hjälp med att lösa eventuella andra frågor. De vanligaste fallen och färdiga exemplen på brev diskuteras nedan.
Om fördelningen av medel
Att be om pengar, även för välgörande ändamål, är en ganska seriös begäran. Därför är det viktigt att vid utarbetandet beskriva situationen så specifikt som möjligt och dessutom tydligt ange vad pengarna krävs till och av vilken anledning de inte kan tas från annan källa.
Vid sammanställningen kan man ta ett sådant prov som underlag.
Från NGO "Rainbow"
Ledamot av den lagstiftande församlingen
St Petersburg Miloshnikov I.N.
Kära Ilya Nikolaevich! Välkommen till direktören för den ideella organisationen Raduga.” Vår organisation grundades 2012 och har under alla dessa år kontinuerligt gett ekonomiskt stöd till barn som lider av akuta former av leukemi. Den huvudsakliga inriktningen av vår verksamhet är köp av lämpliga mediciner och komplexa transaktioner.
Under alla dessa år har den huvudsakliga finansieringskällan för vår verksamhet varit företaget LLC "...". Men i april 2017 minskade finansieringsvolymen kraftigt, och för tillfället kan vi inte genomföra välgörenhetsåtgärder i samma volym.
Enligt våra uppgifter bör fondens årliga budget, med hänsyn till privata donationer, vara 10 miljoner rubel. På grund av finansieringens uppsägning är det således nödvändigt att täcka skillnaden i mängden 8 miljoner rubel. årligen. Vi ser fram emot ditt samarbete, då det inte går att hitta sponsorer för tillfället.
Med vänliga hälsningar, Svetozarov V.K.
Om leverans av varor
Här gäller det att visa sitt intresse och vilja att samarbeta. Därför måste du hitta de rätta orden så att samtalspartnern är genomsyrad av förtroende och fattar ett lämpligt beslut. Som grund kan du ta ett sådant prov.
Generaldirektör för LLC "..."
Nekrasov N.K.
Från direktören för företaget LLC "..."
Elizarova V.M.
Hälsningar, Nikolai Konstantinovich! På den regionala jordbruksutställningen, som hölls i maj i år, blev vårt företag intresserad av proverna på maskiner och utrustning som erbjöds av dig.
Vi vill inleda ett samarbete med dig med leverans av ett provparti med varor ( full lista bifogas som ett separat dokument till detta brev). Vi garanterar snabba betalningar för varor och tjänster. Vi ser fram emot ett långt och ömsesidigt fördelaktigt samarbete.
Våra kontaktuppgifter:
Med vänlig hälsning, Elizarov V.M.
Om rabatten
För närvarande är detta en ganska vanlig typ, eftersom de ekonomiska förhållandena har försämrats på många sätt. Som erfarenheten visar är det särskilt bra att övertyga motparten att ge en rabatt i sådana fall:
- om företagen har samarbetat under en längre tid, till exempel mer än ett år;
- om en stor mängd varor köps in på en gång.
till VD
Avantage LLC Filippov G.V.
Från direktören för Veres LLC
Alexandrova K.N.
Hej, Gennady Viktorovich. Vi är glada över att kunna konstatera att våra företag har samarbetat i mer än 2 år. Vi uttrycker vår tacksamhet till dig för den genomgående höga kvaliteten på dina tjänster, samt för din hjälp med att lösa ett antal aktuella frågor.
Vi tror att det inte är någon hemlighet för dig att den ekonomiska situationen i vår marknadsnisch har försämrats avsevärt under det senaste året. Tyvärr upplever vi för tillfället en viss brist på inkomst, vilket är förknippat med en minskning av kvartalsvinsten.
I samband med dessa omständigheter hoppas vi på din förståelse och ditt samtycke för att ge 10 % rabatt på tjänster som kommer att tillhandahållas under nästa kalenderår 2018. Naturligtvis är en sådan åtgärd tillfällig, och vi förbinder oss till ett fullfjädrat samarbete på ömsesidigt fördelaktiga villkor i händelse av att den ekonomiska situationen stabiliseras.
Med vänlig hälsning, Alexandrov K.N.
Om hyressänkning
I det här fallet kommer motiveringen för din begäran i brevet att vara ungefär densamma som diskuterades i föregående exempel.
till VD
Avantage LLC Filippov G.V.
Från direktören för Veres LLC
Alexandrova K.N.
Hej, Gennady Viktorovich. Under räkenskapsåret som avslutades 2016 led vårt företag förluster som överträffade förväntningarna med 10 %. Vi tvingas konstatera att vårt företag drabbades av finanskrisen. Detta leder till ett minskat kundflöde med 15-20 % av ägarna.
I detta avseende hoppas vi på ditt samtycke till att ge 10 % rabatt på hyran. Jag vill uppmärksamma er på att vi är ganska stora hyresgäster och samtidigt har vi under hela vårt femåriga samarbete inte tillåtit en enda försening av betalningen och även fyllt i alla andra villkor i avtalet. Vi utgår från det faktum att denna åtgärd är tillfällig, därför är vi redo att fortsätta betala avgiften i sin helhet så snart marknadssituationen stabiliseras.
Med vänlig hälsning, Alexandrov K.N.
Om uppskjuten betalning
I det här fallet är det viktigt att erkänna att du verkligen inte gjorde betalningen i tid och förklara i detalj orsaken. Naturligtvis måste du exakt ange villkoren för återbetalning av hela beloppet.
Direktör för LLC "Gruzodar"
Vakulov N.Yu.
Från direktören för Parabolia LLC
Aksakova T.G.
Hej, kära Nikolai Yuryevich. I september 2017 gjorde vi ingen ytterligare betalning för dina tjänster till ett belopp av 100 000 rubel. Vi meddelade dig officiellt om omöjligheten att göra en betalning en månad i förväg. I nuläget förklarar vi att företaget har hittat medel för betalningen. Vi ber dig att tillhandahålla en avbetalningsplan för två månader: oktober och november (50 000 rubel vardera).
Vi skyr inte för våra ekonomiska förpliktelser och skulder och uppmärksammar er på att vi under alla 3 år av vårt samarbete aldrig har brutit mot avtalet. Vi hoppas på er förståelse och ser fram emot ytterligare ömsesidigt fördelaktigt samarbete.
Med vänlig hälsning, Aksakov T.G.
Vänligen betala för ett annat företag
Sådana önskemål kan uppstå i de fall ett företag åtar sig att uppfylla ett annat företags ekonomiska förpliktelser under vissa förutsättningar. Som ett exempel kan du använda den här mallen.
IP Blagodarov A.K.
BEFÖRANDEBREV
Ett förfrågningsbrev är kanske den vanligaste formen av affärskorrespondens. Antalet situationer som gör det nödvändigt att göra en begäran på uppdrag av en juridisk eller enskild, är oräkneligt. Detta är mottagandet av information, produktprover, samordning av åtgärder, incitament till någon åtgärd, etc.
Sammansättningen och strukturen av förfrågningsbrevet skiljer sig inte mycket från de vanliga (se Affärsbrev. Designregler. Brevstruktur). Vanligtvis, texten i begärandebrevet består av två delar:
1. Inledande del, där ärendets kärna anges i berättande form, förklaras motiven, skälen för att göra en begäran. Följande standarduttryck används ofta här:
- skälet till framställningen
- På grund av att man inte fått...
- Med tanke på den sociala betydelsen...
- Med tanke på (Vårt många år av samarbete)...
- Med tanke på den (långsiktiga och fruktbara karaktären hos vår affärsrelation)...
- Med tanke på inkonsekvensen av dina handlingar med de tidigare antagna avtalen...
- På grund av försenad leverans...
- Baserat på resultatet av förhandlingarna om...
etc.- Målet med begäran
- För att följa ordern...
- För att lösa problemet så snart som möjligt...
- För försoning...
- För att säkerställa säkerheten vid passage av last ...
- För att undvika konflikter...
etc.- hänvisningar till skäl för överklagande
- Som tidigare överenskommits...
- I samband med din kontakt med oss...
- Baserat på en muntlig överenskommelse...
- Baserat på vårt telefonsamtal...
- Enligt regeringsdekret...
- Enligt protokollet om ömsesidiga leveranser...
etc.Alla ovanstående uttryck måste användas med hänsyn till sammanhanget och talsituationen.
Nästan alla standarduttryck börjar med en derivatpreposition eller med en prepositionskombination. Uppmärksamhet bör ägnas åt korrekt användning av dessa prepositioner med substantiv som huvudsakligen finns i genitiv och dativ.
2. Begär faktiskt. Här innehåller bokstavens nyckelfras ord som bildas av verbet fråga. Dess användning förklaras av etikettkraven för affärstexter och de psykologiska lagarna för affärskommunikation - en person är mer villig att gå med på att utföra en handling uttryckt i form av en begäran än i form av en begäran.
I vissa fall kanske själva begäran, uttryckt beskrivande, inte innehåller detta verb, till exempel: Vi hoppas att du finner det möjligt att överväga vårt förslag inom den angivna perioden..
Begäran kan vara i första person singular (" Jag ber..."), första person flertal ("Snälla du..."), från tredje person singular (i detta fall används substantiv med en kollektiv betydelse: " Ledningen frågar... ", "Administrationen frågar... ", "Arbetsrådet frågar... ", etc.), från tredje person plural, om flera substantiv med en samlad betydelse används ( Förvaltningen och arbetarrådet frågar... ).
Om förfrågningsbrevet är flerdimensionellt kan sammansättningen av den andra delen av ett sådant brev se ut så här (delar av sammansättningen måste motsvara textens styckeindelning):
Snälla snälla...)
...
Samtidigt frågar jag...(Snälla också...)
...
Snälla också... Och snälla också...)
...
etc.När du skriver ett förfrågningsbrev bör du ta hänsyn till sådana rekommendationer:
1. När du gör en förfrågan, betona ditt eller din organisations intresse av att uppfylla den.
2. Börja under inga omständigheter ett brev med ordet "Vänligen ..." - det är mer taktfullt att först förklara motiven för ditt överklagande (även om alla detaljer redan har kommit överens med adressaten).
3. Skynda dig inte att tacka adressaten i förväg. Genom att göra detta försätter du både dig själv och mottagaren i en besvärlig position. Försök att tacka när du vet att din begäran har beviljats.När man formulerar en begäran används ofta följande standarduttryck:
- Vi överklagar (överklagar) till dig (dig) med en begäran ...
...om frakt till vår adress...
...om vägen till min adress...
...om utvisning till vår organisation...
...om att ge mig...- Jag ber (snälla) dig (du) ...
... informera oss) ...
...skicka till mig)...
...introducera genast...
...rapportera omedelbart...
... meddela (företagsledning) om ...
...informera mig om...- Jag ber om ditt (ditt) samtycke till...
...skicka till...
...ger oss...
...bekantskap med...
...överföring... av följande utrustning...- Vi ber om din (din) hjälp med...
...tar emot...
...snabb leverans...
...tillhandahålla ytterligare information om...
...innehav...- Jag ber om dina (dina) instruktioner...
...att sluta ett avtal om...
... för utfärdande från företagets lager ... till en representant ...
...för pappersarbete...
...att recensera...- Vi ber dig att inte vägra artighet och ... .
