List so žiadosťou- jedna z najbežnejších možností obchodnej korešpondencie. Medzi podnikateľmi sa takéto listy používajú, keď sa zástupcovia jednej organizácie obrátia na druhú so žiadosťou o službu. Takéto správy sa dajú použiť v úplne iných situáciách, napríklad keď potrebujete získať informácie o produktoch, pozrieť si vzorky produktov, stretnúť sa s obchodným cestujúcim, dohodnúť sa na niektorých akciách atď.
Pravidlá písania žiadosti
Upozorňujeme na stiahnutie všeobecnej šablóny pre takýto dokument:
SÚBORY
Žiadosť z pochopiteľných dôvodov nemá štandardnú formu, no napriek tomu ide o formu úradného dokumentu. Preto by sa pri jeho zostavovaní mali dodržiavať určité normy stanovené pravidlami kancelárskej práce a podnikateľskej etiky. Skôr ako pristúpime priamo k základným pravidlám pre jeho zostavenie, treba poznamenať, že môže byť adresovaný jednak skupine osôb (napríklad manažérom, zamestnancom účtovného oddelenia, právnikom a pod.), ako aj konkrétnemu adresátovi.
Ako každý iný dokument, aj tento list musí obsahovať úvodná časť, menovite:
- informácie o odosielajúcej spoločnosti, ktorá žiadosť podáva, a spoločnosti, ktorej je určená;
- dôvod odvolania („z dôvodu omeškania“, „v súvislosti s prijatím“, „na základe výsledkov“ atď.);
- odkazy na základ („na základe ústnej dohody“, „na základe rokovaní“, „na základe telefonického rozhovoru“ atď.);
- účel odvolania („vyriešiť problém“, „aby sa predišlo konfliktu“, „s cieľom odstrániť porušenia“ atď.).
Nasledovaný Hlavná časť priamo súvisiaci so žiadosťou. Musí byť vyjadrená akoukoľvek odvodenou formou slovesa „pýtať sa“ („žiadame vás“, „žiadame“ atď.), a keďže takáto správa je v každom prípade žiadosťou o nejaký druh služby, mala by byť napísaná s rešpektom. Je dobré, ak požiadavke predchádza kompliment („poznať svoje skvelé príležitosti“, „obdivovať svoje organizačné talenty“ atď.).
Ak list obsahuje niekoľko žiadostí naraz, musia byť uvedené v samostatných odsekoch alebo odsekoch.
Nevyslovené pravidlá korešpondencie medzi organizáciami uvádzajú, že odpoveď na viacstupňovú požiadavku môže byť zaslaná aj v jednej správe so samostatnými komentármi pre každú položku. Treba poznamenať, že tento typ korešpondencie znižuje množstvo pracovného toku, a preto skracuje čas na čítanie a spracovanie takýchto listov.
Ak list predpokladá prijatie odpovede do určitého obdobia, musí to byť čo najpresnejšie uvedené v texte správy.
Tajomníci organizácie spravidla posielajú a prijímajú listy (vo veľkých spoločnostiach sú do toho zapojené celé oddelenia). Po zostavení alebo prečítaní ich odovzdajú vedúcemu podniku na posúdenie. Výnimkou sú správy označené ako „dôverné“ alebo „osobne do ruky“ – takéto listy sa posielajú priamo adresátovi.
Pokyny na napísanie žiadosti
Keďže táto správa je súčasťou firemnej korešpondencie, je potrebné najprv uviesť autora, a to: názov odosielajúcej spoločnosti, jej skutočnú adresu a telefónne číslo pre komunikáciu. Potom je potrebné zadať údaje o adresátovi: aj názov podniku a konkrétneho príjemcu. Ďalej v strede riadku môžete okamžite uviesť, že ide o žiadosť (nie je to však potrebné).
Ďalšia časť listu sa zaoberá priamo žiadosťou. Predtým je žiaduce to zdôvodniť a až potom vyjadriť samotnú podstatu žiadosti. Na konci musí byť list podpísaný (je lepšie, ak to urobí vedúci spoločnosti alebo poverená, dôveryhodná osoba) a tiež uviesť dátum vytvorenia dokumentu.
Ako poslať list
List je možné poslať e-mailom alebo faxom - je to rýchle a pohodlné, ale konzervatívne posielanie prostredníctvom Ruskej pošty vám umožní formalizovať list solídnym a atraktívnym spôsobom. Môžete napríklad podať žiadosť písomne ručne krásnym kaligrafickým rukopisom alebo vytlačiť text na dobrý, drahý papier.
Pozornosť na takéto maličkosti dá adresátovi najavo, aký rešpekt voči nemu má oponent, a ešte raz zdôrazní dôležitosť požiadavky. Jediná vec, ktorú si treba zapamätať, je, že listy prostredníctvom bežnej pošty trvajú dlho, takže správa musí byť odoslaná vopred, aby bol dokument doručený príjemcovi včas.
Po odoslaní listu
Táto správa, ako každý iný dokument, musí byť zaregistrovaná v denníku odoslanej dokumentácie. Podobne príjemca listu registruje príchod korešpondencie. V prípade nedorozumení, ktoré sa vyskytnú v obchodných vzťahoch, oprava skutočnosti odosielania a prijímania listov pomôže rýchlo vyriešiť situáciu.
Príklady vypracovania žiadostí s vysvetleniami
Zistili sme teda, že žiadosť je list, ktorý obsahuje žiadosť adresátovi. Účelom textu je povzbudiť príjemcu, aby vykonal akciu, ktorá je prospešná pre odosielateľa. List by mal obsahovať formulovanú žiadosť, jej odôvodnenie. Žiadosť je žiaduce formulovať tak, aby zdôvodnila, prečo by malo byť pre príjemcu výhodné žiadosti vyhovieť. Odosielateľ musí poznať nielen pravidlá tvorby textu, ale brať do úvahy aj psychologické nuansy. Ďalej zvážte konkrétne šablóny-príklady v závislosti od situácie.
List so žiadosťou o pridelenie finančných prostriedkov
List sa vyhotovuje v prípade, že je potrebné získať pridelenie finančných prostriedkov od štátu, sponzorov, jednotlivcov.
Z mimovládnej organizácie „Pomoc dôchodcom“
Člen zákonodarného zboru
Ivanov I.I.
Dobrý deň, Ivan Ivanovič. Som zástupcom neziskovej organizácie „Pomoc dôchodcom“. Zaoberáme sa pomocou osamelým dôchodcom: nosíme jedlo, pomáhame pri upratovaní a opravách.
Naša organizácia existuje už 5 rokov. Predtým sme si s financovaním aktivít poradili sami, no v dôsledku expanzie mimovládnych organizácií začali byť financie nedostatočné. Potrebujeme peniaze na prenájom priestorov, vyplácanie miezd zamestnancom a nákup vybavenia.
Prezident na nedávnom rokovaní vlády spomenul zložitú situáciu dôchodcov a poznamenal, že situáciu treba urýchlene zmeniť. V tejto súvislosti vás žiadam o 200 000 rubľov pre potreby mimovládnej organizácie Pomoc dôchodcom.
S pozdravom Petrova A.A.
vysvetlenie:
Vyššie uvedený text je napísaný podľa pravidiel. Má:
- Názov NPO a vysvetlenie jej činnosti.
- Žiadosť o peniaze, vysvetlenie ich potreby (peniaze sú potrebné na nájom a platy).
- Zmienka o prezidentovi. Je potrebné zdôvodniť výhody sponzorstva pre funkcionára. Čo zaujíma poslanca? V kariérnom raste. Pomoc organizácie pomôže dosiahnuť tento cieľ.
Uvedená je aj konkrétna výška finančných prostriedkov, ktoré komerčná organizácia potrebuje.
Žiadosť o dodanie tovaru
List sa zvyčajne zasiela spoločníkom spoločnosti. V texte je žiaduce zdôvodniť vzájomný prospech pre obe spoločnosti.
Vedúci AAA
Ivanov I.I.
Od šéfa spoločnosti BBB
Petrová B.B.
Dobrý deň, Ivan Ivanovič. Radi by sme si objednali sadu produktov od vašej spoločnosti (uveďte). Váš produkt nás zaujal na regionálnej výstave.
Ak súhlasíte, dajte nám vedieť dodacie podmienky a podmienky, ktoré vám vyhovujú. Garantujeme včasnú platbu. Dúfame, že to bude začiatok vzájomne výhodnej spolupráce.
Naše kontakty: (uveďte).
S pozdravom Boris Borisovič.
List so žiadosťou o zľavu
Takéto texty sa zvyčajne posielajú dodávateľom spoločnosti. Napríklad organizácia organizuje výstavy. Má dodávateľa – tlačiareň, ktorá dodáva brožúry, stojany, brožúry a iné. Náklady na služby sú pomerne vysoké. Prišla kríza a pre firmu bolo ťažké zaplatiť za tovar tlačiarne. To môže byť dôvod požiadať o zľavu.
Vedúci spoločnosti "Vostok"
Ivanov I.I.
Od hlavy spoločnosti "West"
Petrová B.B.
Ahoj Ivan Ivanov. Našu organizáciu zasiahla finančná kríza. Počet zmlúv uzatvorených s nami klesol o 20 %. Žiaľ, kríza nezasiahla len nás, ale aj našich klientov. Ľudia nemôžu platiť za naše služby v takej výške ako doteraz. Preto sme poskytli 25% zľavu na vstupenky.
Z dôvodu ťažkej finančnej situácie od Vás naša spoločnosť žiada zľavu 15% na zvyšných šesť mesiacov spolupráce podľa zmluvy.
Všetkým našim dodávateľom sme poslali listy so žiadosťou o zľavu. Ak nám 20 % partnerov poskytne výhodné podmienky, naša spoločnosť prežije v ťažkých časoch a nezatvorí sa. Prenajímatelia a telefónna spoločnosť nám už poskytli zľavu.
S pozdravom Boris Petrov.
vysvetlenie:
List obsahuje nasledujúce dôležité body:
- Vysvetlenie potreby zľavy.
- Uvedenie presnej veľkosti zľavy, podmienky.
- Nepriamy náznak toho, že ak tlačiareň neposkytne zľavu, firma vypovedá zmluvu.
Text musí byť napísaný tak, aby sa list prečítal až do konca a súhlasil s navrhovanými podmienkami.
List so žiadosťou o zníženie nájomného
Nájomné „žerie“ rozpočty väčšiny organizácií. Jeho zníženie umožňuje spoločnosti udržať sa nad vodou v ťažkých časoch. List treba poslať prenajímateľovi.
Vedúci Plus
Ivanov P.P.
Od vedúceho spoločnosti "Minus"
Petrova I. I.
Dobrý deň, Petr Petrovič. Našu spoločnosť zasiahla finančná kríza. Znížila sa kúpna sila spotrebiteľov, znížili sa obchodné príjmy. V tejto súvislosti Vás žiadame o zníženie nájomného o 10%.
Počas celej doby našej spolupráce sme nikdy nemeškali s platbami. Dúfame, že nám urobíte ústupky a budeme udržiavať naše obchodné vzťahy. Garantujeme včasné zaplatenie nájomného aj napriek zložitým finančným podmienkam.
S pozdravom Ivan Ivanovič.
vysvetlenie:
V liste je dôležité spomenúť, že spoločnosť si už predtým svoje záväzky plnila v plnom rozsahu. Prenajímateľ musí mať istotu, že prenajímateľ bude pokračovať v platbách. Príjemca musí tiež pochopiť, že ak nebude súhlasiť s navrhovanými podmienkami, nájomca jeho služby odmietne.
List so žiadosťou o zaplatenie dlhu
Dlhy veľmi často vznikajú pri interakcii medzi spoločnosťami. Ak je organizácia nastavená na pokračovanie spolupráce s protistranou, ktorá má dlh, pošle sa žiadosť.
Ivanov I.I.
Sidorová P.P.
Vážený Ivan Ivanovič, žiadame vás, aby ste zaplatili dlh našej spoločnosti vo výške 200 000 rubľov. Celý ten čas sme s vami naďalej spolupracovali a dúfali, že budeme pokračovať v obchodných vzťahoch. Teraz sme však nútení pozastaviť poskytovanie služieb z dôvodu nedostatku platieb.
Výška vášho dlhu je 200 000 rubľov. Prosíme o platbu do 1.3.2017. Ak dlh nebude splatený, budeme nútení problém riešiť súdnou cestou.
S pozdravom Petr Petrovič.
vysvetlenie:
List musí obsahovať tieto položky:
- Presná dlžná suma.
- Dátum, do ktorého musí byť dlh splatený.
- Opatrenia, ktoré spoločnosť podnikne, ak nebudú prijaté platby.
V texte možno spomenúť dlhodobú úspešnú spoluprácu s organizáciou. Mala by to byť požiadavka, nie požiadavka. Žiadosť sa podáva podľa iného vzoru.
List so žiadosťou o odklad platby dodávateľovi
Organizácia dodala spoločnosti šaržu produktov, ale nezaplatila za ňu. Vznikol dlh, ale dlžník nemá prostriedky na zaplatenie. V tomto prípade má zmysel napísať list so žiadosťou o oneskorenie.
Vedúci spoločnosti "Kde sú peniaze"
Sidorov P.P.
Od šéfa spoločnosti „Peniaze sa chystajú“
Ivanova I. I.
Vážený Petr Petrovič, nezaplatili sme dlh 200 000 rubľov. Nevyhýbame sa našim dlhom, ale teraz nemôžeme splácať v plnej výške kvôli ťažkej finančnej situácii.
Už 2 roky s Vami udržiavame úspešné obchodné vzťahy, nepremeškali sme termíny platieb. Dnes žiadame o platbu na splátky. Naša spoločnosť je pripravená zaplatiť dlh v dvoch etapách:
- Do 1. marca 2017 vložíme 100 000 rubľov.
- 100 000 rubľov bude zaplatených do 1. apríla 2017.
Sľubujeme vám včasné platby. Ďakujeme za pochopenie.
S pozdravom Ivan Ivanovič.
List so žiadosťou o platbu pre inú organizáciu
Dlh spoločnosti môže uhradiť iná organizácia. Právnická osoba samozrejme nevyplatí podiely len tak. Zvyčajne sa žiadosť zasiela dlžníkovi spoločnosti alebo inej osobe, ktorá má voči spoločnosti záväzky.
Šéfovi spoločnosti „Peniaze sa chystajú“
Ivanov I.I.
Od šéfa spoločnosti "Kde sú peniaze"
Sidorová P.P.
Vážený Ivan Ivanovič, máte dlh voči našej spoločnosti vo výške 300 000 rubľov. Naša organizácia má dlh voči inej spoločnosti vo výške 200 000 rubľov. Žiadame vás, aby ste zaplatili náš dlh veriteľovi vo výške 200 000 rubľov. Na oplátku vám poskytneme splátkový kalendár na zostatok dlhu, o ktorý ste požiadali skôr. Ďakujeme za pochopenie.
S pozdravom Petr Petrovič.
List so žiadosťou o pomoc pri riešení problému
Každá spoločnosť môže čeliť zložitým problémom, ktoré nemožno riešiť bez pomoci zvonku. V prípade potreby je možné poslať žiadosť o pomoc, napríklad pri organizovaní podujatí. Žiadosť sa posiela komerčným organizáciám, vládnym agentúram.
Riaditeľ AAA
Petrov B.B.
Od verejnej organizácie
"Dávame dobre"
Vážený Boris Borisovič, som zástupcom verejnej organizácie „Giving Good“. Zaoberáme sa organizovaním a realizáciou prázdnin pre deti z detského domova.
Prosíme o pomoc pri organizovaní zásob jedla na dovolenku. Samozrejme, na podujatí spomenieme vás a vašu spoločnosť. Na slávnosti sa zúčastnia zástupcovia zákonodarného zboru, verejnosť.
Môžete nás kontaktovať telefonicky XXX
S pozdravom Ivan Ivanovič.
Zhrnutie
Spojme všetky pravidlá písania žiadosti. Najprv sa musíte predstaviť, povedať o svojich aktivitách. Ale úvodná časť by sa nemala naťahovať. Naším cieľom je povzbudiť príjemcu, aby si list prečítal. Ak je text príliš dlhý, príjemca ho pravdepodobne nedočíta až do konca. Potom musíte začať prezentovať svoju požiadavku. Vyžaduje sa presnosť: uvedenie podmienok, výška finančných prostriedkov. Je dôležité pochopiť, že príjemca musí cítiť úžitok. Preto musí byť v liste uvedené, prečo by bolo pre organizáciu prospešné žiadosti vyhovieť. Na konci sa musíte rozlúčiť zdvorilo a bez podlievania.
Zdroj: "Podrobné správy. Noviny obce Novosineglazovsky", marec 2013.
Za poskytnutie tohto materiálu ďakujeme Tlačovému stredisku OMK.
- „Nástenky na riešenie problémov“ sú jedným z nástrojov na poskytovanie informácií od pracovníkov nadriadeným. Dnes to už nie je pre nikoho tajomstvom. Ako aktívne sa používajú v závode?
Veľmi aktívny. Nazhromaždili sme celú databázu rôznych problémov, ktoré dnes pracovníkov znepokojujú.
Niektoré z nich sú vyriešené veľmi rýchlo. Niektoré sú pomalšie. Ale ako sa získavajú skúsenosti s popisom a riešením problémov, robia sa určité zmeny v postupe hľadania algoritmov pre správne riešenia, základných príčin vzniknutých situácií. Je to nevyhnutné pre jednotný štandardizovaný, a teda efektívnejší prístup k riešeniu týchto problémov, aby sa vylúčilo opakovanie takýchto otázok alebo výskyt podobných situácií.
- Koľko času uplynulo od objavenia sa prvej takejto dosky?
Už prešli tri mesiace. Počas tejto doby existovali lídri v oblasti pokrytia a riešenia problémov. Ide o mechanickú časť 1.5, časť pre lakovanie a balenie armatúr 3.2. Napríklad v časti 1.5 bolo od pracovníkov vyjadrených 59 problémov, z ktorých 41 bolo vyriešených a zvyšok prebieha.
Ale v niektorých oblastiach nie je všetko hladké. Niekedy majstri nereagujú celkom rýchlo na signály uvedené na doskách. Spravidla sa to stáva, pretože nie je dostatok skúseností a je v rozpakoch opýtať sa, ako správne používať tento nástroj. V dôsledku toho sa ľudia čoraz menej obracajú na tabule. Preto chcem zamestnancom ešte raz pripomenúť, že takýto nástroj existuje a nemali by sme naň zabúdať. Teraz bol vyvinutý predpis pre prácu s "doskami na riešenie problémov", vrátane elektronickej databázy. Teraz sa všetky neriešené, dlhodobé problémy na vyriešenie alebo tie, ktoré sú systémového charakteru, dostanú na najvyššiu úroveň. Napríklad záležitosti, ktoré sú po lehote splatnosti sedem dní, sa predkladajú na stretnutia s výrobným riaditeľom. Ak na 14 dní, tak už na prerokovanie s konateľom.
Foto 1. Hlavný majster mechanickej sekcie 1.5 JSC "Trubodetal" Michail Kozakov na rade pre riešenie problémov
- "Dosky na riešenie problémov" sú určené na riešenie niektorých súčasných výrobných situácií, alebo sú ich "oprávnenia" širšie?
Sú vyzvaní, aby z kolektívu vytiahli tie otázky, ktoré sa v zásade týkajú pracovníkov. Môžu to byť životné podmienky, výrobné úlohy, ochrana práce, problémy s technológiou. Teda úplne všetky problémy alebo nepohodlné podmienky, s ktorými sa zamestnanec pri svojej profesionálnej činnosti stretáva. Ako ukazujú skúsenosti zo zavádzania podobných tabúľ v Hutnom závode Vyksa, najskôr sa vynárajú domáce problémy: niečo nie je v poriadku v sprchách, jedálňach atď. A akonáhle je táto rovina úloh vyriešená, začínajú sa do popredia dostávať výrobné témy.
Podarilo sa prekonať taký stereotyp, že človek o probléme nehovorí, lebo sa bojí nejakej represie, trestu, odňatia prémie?
Ako som už povedal, nie všetky stránky aktívne využívajú dosky na riešenie problémov. Miestami sa ešte možno stretnúť s takýmto názorom: „hovor – nehovor, aj tak sa o ničom nerozhoduje“. A zároveň sa z nejakého dôvodu voľba uskutočňuje v smere „nehovor“. To znamená, že na tabuliach nie je nič napísané. Tu je potrebné jasne pochopiť: ak sa problém nikde neodstráni, nebude naň reagovať.
Naše oddelenie pre implementáciu výrobného systému vie poskytnúť všetku podporu pri hľadaní dôvodov, správnosti rozhodnutia. Odpovedáme na všetky otázky. Jasne chápeme, ako by mal tento nástroj fungovať. A toto pochopenie prenášame na majstrov. Ak máte nejaké ťažkosti, kontaktujte nás.
Ak sa problém nikde neodstráni, znamená to, že naň nebude žiadna reakcia.
Zamestnanci nášho oddelenia sa často rozprávajú s pracovníkmi závodu. A osobne nevidím dôvod na obavy z problémov s vyjadrovaním. Ľudia dnes majú mnoho rôznych spôsobov, ako naznačiť niektoré aktuálne problémy a okrem tabule ...
Niekedy nastanú situácie, keď sa na tabuli objaví problém, ale zmenoví majstri ho v databáze neopravia, teda ututlajú. Ak sa niečo také stalo vo vašom výrobnom závode, potom musíte kontaktovať našu horúcu linku. Pracovníci oddelenia vývoja výrobného systému signál zaznamenajú. Porozprávajú sa s majstrami a odpovedia na všetky otázky.
Existuje aj špeciálna e-mailová adresa, na ktorú môžete posielať aj svoje otázky. To všetko sa deje s jediným cieľom – vytiahnuť problém „do bieleho svetla“. Bez informácií o ničom nerozhodneme z jednoduchého dôvodu – nebudeme vedieť, ako sa rozhodnúť... Podľa toho, ak bude signál, budeme vedieť, kam vynaložiť úsilie. A záver je len jeden: JE PROBLÉM - NAPÍŠTE NA TABUĽU.
Podľa vás nie je dôvod na strach. A ako pohodlne sa cítia samotní zamestnanci, keď prídu k tabuli a začnú písať nejaký problém? Sú o tom nejaké informácie?
Moje skúsenosti so zamestnancami ukazujú, že takýto problém neexistuje. Mnohí už chápu, na čo slúži tabuľa, čo a ako sa tam má písať. S rovnakým znením sa niekedy vyskytnú problémy, ale vysvetlíme, ako by sa mali informácie sprostredkovať. Ak vidíme problém, spolupracujeme so staršími remeselníkmi, aby sme správne popísali spôsob jeho riešenia. To všetko zadávame do elektronickej databázy, kde zisťujeme charakter položenej otázky atď.
V našom závode existuje množstvo mechanizmov zameraných na riešenie problémov výroby. Napríklad pracovné rady sú práve vytvorené na vyjadrenie niektorých problémov a riešenie rôznych výrobných situácií. Nespôsobuje to presahy?
Môžem uviesť príklad: podľa množstva signálov uvedených na „tabulách na riešenie problémov“ sú v elektronickej databáze pokyny od viacerých vedúcich majstrov v znení: „predložte túto problematiku na rokovanie pracovných rád“.
- To znamená, že sa ukáže nejaký druh komplementárnosti, neexistuje žiadna konkurencia?
Áno, je tu komplementarita. Tu nemôže existovať konkurencia, pretože cieľ je rovnaký: zlepšenie pracovných podmienok, zvýšenie pocitu pohodlia na pracovisku a lojality tímu. Je dôležité presvedčiť ľudí, že sú vypočutí, ich problémy sa berú do úvahy a riešia. A dosky neexistujú na to, aby niekoho potrestali alebo pridali prácu. Je to potrebné predovšetkým pre samotných továrenských robotníkov, aby im spríjemnili pracovné podmienky.
V tomto článku nájdete informácie o riešení zložitých listov, s ktorými sa často stretávate v obchodnej komunikácii, ako aj ukážky obchodných listov. Ide o listy, ktorých potreba písať vzniká v situácii porušenia obchodných záujmov: žiadosť a reklamačný list.
Keďže samotná situácia je dosť zložitá, napísanie listu v takejto situácii je veľmi dôležitou otázkou, v ktorej je dôležité, aby bol autor gramotný, slušný, korektný a zároveň schopný pevne hájiť svoje obchodné záujmy.
Úspešne vyriešiť zložitosť „náročných“ písmen pomáha:
- Kompetentný postoj v interakcii: pevný, ale správny postoj k partnerstvu
- Výber vhodného štýlu písania (formálneho alebo obchodného tajomstva)
- Kompetentné a logické zaobchádzanie s faktami
Vzorové obchodné listy.
(inštalácia - partnerstvo, štýl - oficiálna záležitosť, presvedčivé spracovanie faktov)
Drahí kolegovia!
Za účelom prijatia opatrení na zabezpečenie kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12 v prevádzkových podmienkach, vyrábaného Ústavom "Optiky" od roku 1992, sa na Vás obraciame s nasledujúcou požiadavkou: zvážte možnosť poskytnutia Ústavu "Optiky" s informáciami o parametroch zariadenia v reálnych prevádzkových podmienkach (podrobnosti v prílohe). Vami zaslané údaje umožnia ústavu zbierať informácie potrebné pre analytiku, vykonávať monitoring a prispejú k efektívnejšiemu riešeniu otázok zvyšovania kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12.
Oznámte nám, prosím, v odpovedi svoje rozhodnutie pomôcť nám. Ak potrebujete ďalšie informácie, ktoré potrebujete na rozhodnutie, uveďte ich aj v liste s odpoveďou.
s pozdravom
Tím technického úradu
Inštitút "Optika"
Obchodný list. vzor žiadosti(inštalácia - partnerstvo, štýl - dôverný obchod, presvedčivé spracovanie faktov)
Drahí kolegovia!
Máme veľký záujem na zlepšovaní kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12, ktorý vyrábame od roku 1992 a ktorý od roku 1995 nachádza pevné uplatnenie v práci Vašej spoločnosti. Preto sa na Vás obraciame s touto prosbou.
Na zlepšenie kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12 potrebujeme podrobné údaje o prevádzke tohto zariadenia v prevádzkových podmienkach. Pri realizácii tejto úlohy počítame s vašou pomocou a priamou účasťou. Vzhľadom na dlhodobú a pozitívnu spoluprácu medzi našimi spoločnosťami Vás prosíme o pomoc pri zbere a poskytovaní štatistických informácií o prevádzke zariadenia. Budeme vďační, ak si nájdete možnosť zozbierať pre nás štatistiky o daných parametroch (podrobnosti v prílohe). To nám umožní sledovať efektívnosť zariadenia a rýchlo prijať opatrenia na zlepšenie kvality a spoľahlivosti jeho práce.
Prosím, dajte nám vedieť, či ste ochotní nám v zásade pomôcť. Ak potrebujete ďalšie pripomienky alebo máte otázky na rozhodnutie, sme pripravení na ne odpovedať.
Budeme vďační za vašu odpoveď.
s pozdravom
Ivan Ivanov
Vedúci technického úradu
Inštitút "Optika"
Obchodný list. Vzor žiadosti a vzor reklamačného listu.
|
List - žiadosť (inštalácia - partnerstvo; štýl - dôverný obchod; presvedčivé spracovanie faktov) |
list - reklamácia (inštalácia - partnerstvo; štýl - oficiálna záležitosť; presvedčivé spracovanie faktov) |
| Vážený Andrej Ivanovič! Obraciame sa na Vás so žiadosťou o riešenie situácie s realizáciou projektu ABS. Doteraz sme s vašou spoločnosťou nemali žiadne problémy, boli dodržané všetky zmluvy uvedené v zmluve. Sme si istí, že vzniknutú situáciu možno ešte napraviť. Úspech projektu ABS je pre našu spoločnosť mimoriadne dôležitý. Preto Vás prosíme do 06.08.2010. poskytnúť informácie o zasielaní kontrolných vzoriek. Dúfame, že vaša odpoveď objasní situáciu a odstráni naše obavy z úspechu projektu. s pozdravom |
Vážený Andrej Ivanovič! V mene vedenia OJSC Rosstans Vám píšem v súvislosti s potrebou riešenia situácie, ktorá vznikla realizáciou projektu ABS. Musím oznámiť, že táto situácia nás mimoriadne znepokojuje. Podľa podmienok zmluvy č. A-122 zo dňa 07.02.2010. bod 4.3. 60 dní pred začiatkom plánovanej dodávky produktov musí Star LLC zaslať kontrolné vzorky produktov na adresu Rosstans OJSC a oznámiť Rosstans OJSC skutočnosť odoslania. Podľa harmonogramu (Dodatková zmluva č. 1 zo dňa 11.3.2010 k zmluve č. A-122 zo dňa 7.2.2010) je plánovaný dátum začiatku dodávky produktov 1.10.2010. Termín zaslania kontrolných vzoriek je najneskôr do 02.08.2010. Dnes je 04.08.2010. Momentálne sme nedostali informáciu o odoslaní kontrolných vzoriek. V tejto situácii spôsobilosť Star LLC plniť svoje záväzky vážne obavy spoločnosti Rosstans OJSC a preto je potrebné zamyslieť sa nad uplatňovaním pokút ustanovených v odseku 7.2. Zmluva č. A-122 zo dňa 08.07.2010. Aby ste tomu zabránili, ponúkame vám do 06.08.2010. informujte nás o situácii so zasielaním kontrolných vzoriek produktov. s pozdravom |
Berte na vedomie naše informácie a sme si istí, že otázka písania „náročných písmen“ bude pre vás oveľa menej náročná na prácu.
Tamara Vorotyncevová
Pozrite si naše školiace programy pre obchodnú korešpondenciu:
V obchodnom pracovnom postupe sa formát listu so žiadosťou používa veľmi často, keď je potrebné získať súhlas druhej strany alebo určitej služby od nej. Hotové vzorky a príklady pre rôzne situácie, ako aj pravidlá písania takýchto listov, nájdete v tomto článku.
Tradícia a pravidlá písania žiadosti sa vyvinuli výlučne v praktickej správe dokumentov – t.j. na legislatívnej úrovni neboli schválené žiadne tlačivá ani pokyny. Vo všeobecnosti by sa však mala dodržiavať táto štruktúra:
- Ako obvykle sa najskôr vyplní „hlavička“, v ktorej je uvedené celé meno vysielajúcej organizácie s príslušnými kontaktnými údajmi, ako aj meno konkrétneho zamestnanca (spravidla riaditeľ spoločnosti) a meno prijímajúcej organizácie. Organizácia.
- Nasleduje samotný text, ktorý pozostáva z popisu situácie a zdôvodnenia žiadosti. Text by mal byť čo najkratší – zvyčajne stačia 1-2 odseky. Je dôležité konkrétne a jednoznačne uviesť vašu žiadosť, aby účastník konania dobre pochopil podstatu vášho odvolania.
- Nasleduje podpis, odpis podpisu a dátum vyhotovenia.
Vyhotovuje sa teda podľa štandardnej verzie pre takéto dokumenty – formulár je uvedený nižšie.
Ako príklad možno použiť hotovú vzorku.
POZNÁMKA. Rozhodnutie o uvedení alebo neuvedení názvu dokumentu (t. j. napísať do stredu „Žiadosť“) prijíma sám odosielateľ. Spravidla je to potrebné v prípadoch, keď je vhodné zdôrazniť povahu dokumentu a účel, ktorý sa snaží jedna spoločnosť dosiahnuť od druhej.
Keďže v tomto prípade hovoríme o tom, že jedna firma ráta s nejakou službou či dokonca ústupkom zo strany svojho partnera, samozrejme, napísanie listu, jeho formátovanie a dokonca aj odoslanie treba brať veľmi vážne. Akýkoľvek detail môže urobiť dojem, takže je lepšie vziať do úvahy aj tie nuansy, ktoré sú na prvý pohľad nevýznamné:
- V prvom rade je lepšie poslať ho pomocou fyzickej pošty - obvyklej ruskej pošty alebo ešte lepšie súkromnej organizácie, ktorá doručuje korešpondenciu od dverí k dverám a oveľa rýchlejšie. Správa v elektronickej forme, alebo ešte viac prenesená faxom, je často vnímaná skôr neosobne ako spam.
- Fyzický spôsob vystavenia dokumentu (t. j. ako bežná poštová zásielka) navyše umožňuje urobiť priaznivý dojem vďaka drahšiemu papieru, obálke, známke a iným prostriedkom evidencie.
- Na písanie textu je vždy zvolený hlavičkový papier - to vám umožňuje dať žiadosti viac formálnosti.
- V texte je lepšie vyhnúť sa zjavným byrokratizmom – t.j. nastaviť slová a výrazy, ktoré sa bežne používajú v podnikateľskom prostredí. Príbeh doslova „sušia“ a pôsobia celkovo negatívnym dojmom. Je ľahké ich nahradiť originálnejšími možnosťami – napríklad „Zvážte“ až „Dúfam, že vám porozumiete a pomôžete pri riešení tohto problému.“
- Napokon stojí za to dodržiavať tradície obchodnej korešpondencie vo všeobecnosti, t.j. text je písaný prevažne formálnym obchodným štýlom. Lyrické odbočky, príliš zložité syntaktické konštrukcie, dvojité (významové) frázy by nemali byť. Treba dbať na to, aby partner veľmi ľahko vnímal posolstvo – z hľadiska porozumenia aj psychologického.
RADY. Ak je možné písať text ručne, je lepšie použiť túto metódu. Ručne písaný list vám umožňuje odlíšiť ho od pozadia všetkých ostatných. Písanie je však lepšie zveriť odborníkovi, ktorý pozná techniky kaligrafie.
Odrody
V závislosti od konkrétnej situácie existujú rôzne typy písmen. Väčšina žiadostí sa týka finančných záležitostí, ako je zľava, zníženie platby za službu alebo odklad. Menšia časť žiadostí je venovaná pomoci pri riešení akýchkoľvek iných problémov. Najbežnejšie prípady a hotové príklady písmen sú uvedené nižšie.
O prideľovaní financií
Pýtať si peniaze, dokonca aj na charitatívne účely, je dosť vážna požiadavka. Preto je dôležité pri zostavovaní čo najkonkrétnejšie opísať situáciu a navyše jasne uviesť, na čo presne sú peniaze potrebné a z akého dôvodu ich nemožno zobrať z iného zdroja.
Pri zostavovaní si môžete vziať takúto vzorku ako základ.
Od mimovládnej organizácie "Rainbow"
Člen zákonodarného zboru
Petrohrad Miloshnikov I.N.
Milý Iľja Nikolajevič! Vitajte u riaditeľa neziskovej organizácie Raduga.“ Naša organizácia bola založená v roku 2012 a počas všetkých týchto rokov nepretržite poskytuje finančnú pomoc deťom trpiacim akútnou formou leukémie. Hlavným smerom našej činnosti je nákup vhodných liekov a realizácia zložitých operácií.
Všetky tieto roky bol hlavným zdrojom financovania našich aktivít spoločnosť LLC „…“. V apríli aktuálneho roku 2017 však objem financií výrazne klesol av súčasnosti nemôžeme realizovať charitatívne akcie v rovnakom objeme.
Podľa našich údajov by ročný rozpočet fondu, berúc do úvahy súkromné dary, mal byť 10 miliónov rubľov. Z dôvodu ukončenia financovania je teda potrebné pokryť rozdiel vo výške 8 miliónov rubľov. ročne. Tešíme sa na Vašu spoluprácu, nakoľko momentálne nie je možné nájsť sponzorov.
S pozdravom Svetozarov V.K.
O dodaní tovaru
Tu je dôležité preukázať záujem a chuť spolupracovať. Preto musíte nájsť správne slová, aby bol účastník naplnený dôverou a urobil správne rozhodnutie. Ako základ si môžete vziať takúto vzorku.
Generálny riaditeľ LLC "…"
Nekrasov N.K.
Od riaditeľa spoločnosti LLC “...”
Elizarová V.M.
Zdravím vás, Nikolaj Konstantinovič! Na krajskej poľnohospodárskej výstave, ktorá sa konala v máji tohto roku, našu spoločnosť zaujali vzorky strojov a zariadení, ktoré ste ponúkali.
Radi by sme s Vami začali spoluprácu s dodaním skúšobnej šarže tovaru (úplný zoznam je priložený ako samostatný dokument k tomuto listu). Garantujeme včasné platby za tovar a služby. Tešíme sa na dlhodobú a obojstranne výhodnú spoluprácu.
Naše kontaktné údaje:
S pozdravom Elizarov V.M.
O zľave
V súčasnosti ide o pomerne bežný typ, keďže ekonomické podmienky sa v mnohých smeroch zhoršili. Ako ukazujú skúsenosti, presvedčenie protistrany, aby poskytla zľavu, je obzvlášť dobré v týchto prípadoch:
- ak spoločnosti spolupracujú už dlhší čas, napríklad viac ako rok;
- ak sa naraz nakupuje veľké množstvo tovaru.
generálnemu riaditeľovi
Avantage LLC Filippov G.V.
Od riaditeľa Veres LLC
Alexandrova K.N.
Dobrý deň, Gennadij Viktorovič. S potešením konštatujeme, že naše spoločnosti spolupracujú už viac ako 2 roky. Vyjadrujeme Vám vďačnosť za trvalo vysokú kvalitu Vašich služieb, ako aj za pomoc pri riešení množstva aktuálnych problémov.
Veríme, že pre vás nie je tajomstvom, že za posledný rok sa ekonomická situácia na našom trhu výrazne zhoršila. Žiaľ, momentálne pociťujeme určitý výpadok príjmov, ktorý je spojený s poklesom štvrťročného zisku.
V súvislosti s týmito okolnosťami dúfame v pochopenie a súhlas s poskytnutím 10% zľavy na služby, ktoré budú poskytované v nasledujúcom kalendárnom roku 2018. Samozrejme, takéto opatrenie je dočasné a my sa zaväzujeme k plnohodnotnej spolupráci za obojstranne výhodných podmienok v prípade stabilizácie ekonomickej situácie.
S pozdravom Alexandrov K.N.
O znížení nájomného
V tomto prípade bude odôvodnenie vašej žiadosti v liste približne rovnaké ako v predchádzajúcom príklade.
generálnemu riaditeľovi
Avantage LLC Filippov G.V.
Od riaditeľa Veres LLC
Alexandrova K.N.
Dobrý deň, Gennadij Viktorovič. Vo finančnom roku, ktorý sa skončil v roku 2016, naša spoločnosť utrpela straty, ktoré prekonali očakávania o 10 %. Sme nútení konštatovať, že našu spoločnosť zasiahla finančná kríza. To sa premieta do poklesu toku klientov o 15 – 20 % vlastníkov.
V tejto súvislosti dúfame vo Váš súhlas s poskytnutím 10% zľavy z nájomného. Dávam do pozornosti, že sme pomerne veľkí nájomcovia a zároveň sme za celú dobu našej päťročnej spolupráce nepripustili ani jedno omeškanie s platbou a zároveň splnili všetky ostatné podmienky zmluva. Vychádzame z toho, že toto opatrenie je dočasné, preto sme pripravení pokračovať v platení poplatku v plnej výške hneď, ako sa situácia na trhu stabilizuje.
S pozdravom Alexandrov K.N.
O odloženej platbe
V tomto prípade je dôležité uznať, že ste platbu naozaj neuhradili včas a podrobne vysvetliť dôvod. Samozrejme treba presne špecifikovať podmienky splatenia celej sumy.
Riaditeľ LLC "Gruzodar"
Vakulov N.Yu.
Od riaditeľa spoločnosti Parabolia LLC
Aksakova T.G.
Dobrý deň, milý Nikolaj Jurijevič. V septembri 2017 sme neuskutočnili ďalšiu platbu za vaše služby vo výške 100 000 rubľov. Na nemožnosť platby sme Vás oficiálne upozornili mesiac vopred. V tejto chvíli vysvetľujeme, že spoločnosť našla prostriedky na platbu. Žiadame vás, aby ste poskytli splátkový kalendár na dva mesiace: október a november (každý 50 000 rubľov).
Nevyhýbame sa našim finančným záväzkom a dlhom a dávame do pozornosti, že za celé 3 roky našej spolupráce sme nikdy neporušili zmluvu. Veríme v pochopenie a tešíme sa na ďalšiu obojstranne výhodnú spoluprácu.
S pozdravom Aksakov T.G.
Zaplaťte za inú spoločnosť
Takéto žiadosti môžu vzniknúť v prípadoch, keď sa jedna spoločnosť zaviaže plniť finančné záväzky inej spoločnosti za určitých podmienok. Ako príklad môžete použiť túto šablónu.
IP Blagodarov A.K.
ŽIADOSŤ
Žiadosť je možno najbežnejšou formou obchodnej korešpondencie. Nie je možné spočítať počet situácií, ktoré si vyžadujú podanie žiadosti v mene právnickej alebo fyzickej osoby. Ide o príjem informácií, vzoriek produktov, koordináciu akcií, nabádanie na akúkoľvek akciu atď.
Zloženie a štruktúra žiadosti sa príliš nelíši od štandardných (pozri Obchodné listy. Pravidlá dizajnu. Štruktúra listu). zvyčajne text žiadosti pozostáva z dvoch častí:
1. Úvodná časť, kde je naratívnou formou uvedená podstata prípadu, vysvetlené motívy, dôvody podania žiadosti. Často sa tu používajú nasledujúce štandardné výrazy:
- dôvod petície
- Z dôvodu neprijatia...
- Vzhľadom na spoločenský význam...
- Vzhľadom na (našu dlhoročnú spoluprácu)...
- Vzhľadom na (dlhodobý a plodný charakter nášho obchodného vzťahu)...
- Vzhľadom na nesúlad vášho konania s predtým prijatými dohodami...
- Z dôvodu meškania dodávky...
- Na základe výsledkov rokovaní o...
atď.- Cieľ žiadosti
- Aby sme splnili rozkaz...
- Aby sa problém čo najskôr vyriešil...
- Na zmierenie...
- Aby sa zabezpečila bezpečnosť prepravy nákladu ...
- Aby sa predišlo konfliktom...
atď.- odkazy na dôvody odvolania
- Ako bolo vopred dohodnuté...
- V súvislosti s Vaším kontaktom s nami...
- Na základe ústnej dohody...
- Na základe nášho telefonického rozhovoru...
- Podľa vládneho nariadenia...
- Podľa protokolu o vzájomných dodávkach...
atď.Všetky vyššie uvedené výrazy sa musia použiť s prihliadnutím na kontext a rečovú situáciu.
Takmer všetky štandardné výrazy začínajú odvodenou predložkou alebo predložkovou kombináciou. Pozornosť treba venovať správnemu používaniu týchto predložiek pri podstatných menách, ktoré sú najmä v pádoch genitívu a datívu.
2. Vlastne žiadosť. Tu kľúčová fráza listu obsahuje slová vytvorené zo slovesa opýtať sa. Jeho použitie je vysvetlené požiadavkami etikety na obchodné texty a psychologickými zákonmi obchodnej komunikácie - človek je ochotnejší súhlasiť s vykonaním akcie vyjadrenej vo forme žiadosti ako vo forme dopytu.
V niektorých prípadoch samotná žiadosť, vyjadrená opisne, nemusí obsahovať toto sloveso, napríklad: Dúfame, že náš návrh bude možné posúdiť v stanovenej lehote..
Žiadosť môže byť v prvej osobe jednotného čísla („ Ja prosím..."), prvá osoba množného čísla (" prosím..."), z tretej osoby jednotného čísla (v tomto prípade sa používajú podstatné mená s hromadným významom: " Vedenie sa pýta... ", "Administratíva sa pýta... ", "Rada zamestnancov sa pýta... “ atď.), z tretej osoby množného čísla, ak sa používa viacero podstatných mien so súhrnným významom ( Administratíva a Rada zamestnancov žiadajú... ).
Ak je žiadosť viacrozmerná, zloženie druhej časti takéhoto listu môže vyzerať takto (časti kompozície musia zodpovedať odstavcovému členeniu textu):
Prosím prosím...)
...
Zároveň sa pýtam...(Aj prosím...)
...
Tiež prosím... A tiež prosím...)
...
atď.Pri písaní žiadosti by ste mali vziať do úvahy takéto odporúčania:
1. Pri zadávaní požiadavky zdôraznite svoj alebo organizačný záujem na jej splnení.
2. V žiadnom prípade nezačínajte list slovom „Prosím...“ – taktnejšie je najskôr vysvetliť motívy svojho odvolania (aj keď sú už všetky podrobnosti s adresátom dohodnuté).
3. Neponáhľajte sa vopred poďakovať adresátovi. Tým dostávate seba aj obdarovaného do nepríjemnej pozície. Pokúste sa poďakovať, keď viete, že vaša žiadosť bola schválená.Pri formulovaní požiadavky sa často používajú tieto štandardné výrazy:
- Obraciame sa (apelujeme) na vás (vás) so žiadosťou ...
...o dodaní na našu adresu...
...o smere na moju adresu...
...o deportácii do našej organizácie...
...o dávaní mi...- Pýtam sa (prosím) vás (vás) ...
... informuj nás) ...
...Pošli mi)...
...ihneď predstaviť...
...oznámte sa ihneď...
... oznámiť (riadeniu podniku) ...
...informujte ma o...- Prosím o váš (váš) súhlas s...
...odosielanie na...
...dáva nám...
...zoznámenie sa s...
...prevod... nasledujúceho vybavenia...- Žiadame o vašu (vašu) pomoc pri...
...prijímanie...
...rýchle odoslanie...
...poskytovanie ďalších informácií o...
...držať...- Prosím o vaše (vaše) pokyny...
...uzatvoriť zmluvu o...
... na vydanie zo skladu podniku ... zástupcovi ...
...na papierovanie...
...preskúmať...- Žiadame vás, aby ste neodmietali zdvorilosť a ... .
