Тези, които са внимателни към подобряването на ефективността на производствените процеси, няма да бъдат изненадани от израза „снимка на работния ден“. Но дори и запознатите с термина имат много въпроси. Как правилно да провеждаме изследвания? Необходима ли е подготовка? Как да организираме наблюденията и да правим анализ? Нашата статия ще ви помогне да разберете всичко.
От тази статия ще научите:
Какво е снимка на работното време?
На пръв поглед терминът „фотография на работното време“ звучи почти фантастично. Това е време, то не може да бъде докоснато, видяно или уловено. Но може да се използва за всеки бизнес.
Снимката на работния ден е инструмент, който помага да се оцени ефективността на използването на времето. Препоръчително е да използвате метода, за да разберете причините за ненавременно изпълнение на възложените задачи. Това може да е прекалено голямо натоварване, липса на квалификация от страна на служителя или просто лошо разпределение на ресурсите.
Технически снимката на работното време не е снимка, а обемен документ, който съдържа данни за това как се използва деня. Съдържа описание на работната задача, маркировки за началото и края на нейното изпълнение и записи на всички действия на служителя. Колкото по-подробни са въведените данни, толкова по-висока е ефективността на метода.
Няма законово одобрени разпоредби за научни изследвания. Работодателят сам установява и координира процедурата за заснемане на работното време.
Цели
Фотографията на работния ден (WPD) е мощен инструмент за управление, който ви позволява да решавате сложен набор от бизнес проблеми. Основните цели на изследването включват:
- Идентифицирайте и измервайте загубите на време.
- Разберете как да оптимизирате използването на работните ресурси.
- Определете причините за неспазване на стандартите и „изтичане“ на минути.
- Събирайте данни, за да разработите оптимални трудови стандарти и успешно да реорганизирате работните процеси.
- Оценявайте адекватността на задачите, стоящи пред служителите, тяхната сложност и обем.
- Извършете задълбочен анализ на ефективността на труда в предприятието: идентифицирайте най-трудоемките процеси и видове заетост, идентифицирайте успешните и неуспешните служители.
- Изучавайте опита на най-добрите служители и го внедрявайте в работни стандарти.
Както можете да видите, снимането във времето е нещо повече от просто начин за наблюдение на служителите. Това е ефективен инструмент, който е необходим на различни нива на производствената йерархия:
работницилокално могат да оптимизират работния си ден.
Персонал и HR персоналполучават данни за изготвяне или коригиране на длъжностни характеристики, планиране на персонал и работно време.
Лидери и мениджъривижда реалното състояние на бизнес процесите и може да ги оптимизира.
Тема на броя
Прочетете също кога съдът няма да разреши уволнение за отсъствие, как да задържите служител, който иска да напусне и как да върнете парите, които сте похарчили за апартамент.
Обработка и анализ на резултатите
Преди да се направят изводи от снимки на работно време, трябва да се обработят резултатите от наблюденията.
FRD обработка
Първата стъпка на обработка е да се преброят минутите, изразходвани за всяка операция. В колона 3 се вписва разликата между моментите в първа и втора колона.
- Общото време е общата продължителност на смяната (ST), най-често този показател е 540 (9 * 60 минути).
- Подготовка за изпълнение на задачата – подготовка на оборудването и работното място (ПЗ).
- Времето на операция е времето, прекарано в действие (VO).
- Почивка и лични нужди – планирани почивки (РПБ).
- Нарушения на трудовата дисциплина - закъснения, неразрешени почивки (НТД).
Въз основа на попълнените формуляри за снимки можете да създадете аналитични таблици на баланса или фотокарта на работния ден. Ключовите показатели за тези таблици се изчисляват, както следва:
- времето за всеки вид операция се сумира;
- изчислява се делът на времето за операция в една смяна (K1 = VO/540*100%).
Ето как изглежда готовата карта:
Въпросът за определяне на трудовата дисциплина е изключително важен при заснемане на работни места. Струва си да запомните, че служителите са хора, всеки със свои граници на сила и постоянство. Често паузите за дим, „разговорите“ или кафе паузите са просто необходими, за да се поддържа здравословна работна атмосфера и екипен дух в екипа. Ето защо, преди да започнете обработката, трябва да определите точно какво се счита за нарушение и какво не.
Получените данни са основа за анализ и заключения на ръководството.
FDF анализ
FDF анализът ви позволява да разберете производствените процеси в комплекс, оценявайки:
- индивидуално представяне на служителите;
- условията им на труд;
- съответствие със сложността на задачите и квалификацията на персонала;
- адекватност на натоварването;
- съответствие на оборудването с изпълняваните задачи.
Ето няколко примера за заключенията, които FRD ви позволява да направите:
Бонусиили, обратно, намаляване на заплатата. Например, въз основа на резултатите от груповата фотография се оказа, че при еднакво натоварване някои служители показват висока производителност, докато други не. Награждаването на първите и наказването на вторите ще помогне за повишаване на мотивацията в екипа.
Увеличаване на броя на изпълнителите.Понякога ниското представяне на екипа не е следствие от пренебрегване на трудовата дисциплина, а резултат от банална липса на ръце. FRD помага да се идентифицира необходимостта от привличане на допълнителни работници. Случва се и обратното – екипът свърши работата бързо и остава много свободно време. В този случай е препоръчително хората да бъдат прехвърлени на други задачи.
Кадрови промени.Често след заснемане на снимки се оказва, че човек просто работи на грешното място - харчи твърде много усилия за работа, която другите вършат бързо. Като мярка можете да му предложите друга позиция или да осигурите обучение.
Реорганизация на процеса.Някои сложни FRD разкриват, че някои от подразделенията на компанията са претоварени, докато други са „на празен ход“. Може би си струва да преразпределите задачите.
Актуализация на оборудването.Работното пространство и инструментите са важна част от продуктивността. Често работниците бездействат само защото трябва да работят на остаряло оборудване. В същото време те се изморяват и изнервят, което допълнително намалява продуктивността.
По този начин, въпреки че фотографирането на РД е доброволно, този инструмент е изключително важен за развитието на бизнеса. Доста лесен за изпълнение, той предоставя много важна информация за управление.
Ефективността прави хората успешни и конкурентоспособни. Отличен инструмент за изучаване на това колко ефективно използвате работното си време е фотографията на работното време, с други думи тя се нарича още измерване на времето. Какъв вид инструмент е това, как да го използвате и какви резултати носи - прочетете статията.
Какво е снимка на работното време?
Това е изследователски метод, при който на непрекъснато измерване се подлага цял работен ден или определен период от време. Благодарение на такова наблюдение е възможно да се получи информация какво прави служител, група служители или екип през работния ден. Наблюдението се извършва от специалист, но такова изследване може да се извърши и самостоятелно. Абсолютно всички действия подлежат на запис, както свързани с работа, така и с разсейване, паузи за пушене и т.н.
Това е популярен инструмент сред служителите, които са запалени по управлението на времето и разбират важността на управлението на времето. Освен това, ако се интересувате от въпроса как да оптимизирате работното си време, фотографията на работното време е първата стъпка. Можете да управлявате само това, което е измерено. Често самото наблюдение, дори без да се правят промени в работния ден, вече води до повишаване на ефективността.
цели
Този метод служи за редица цели. Един от най-важните е идентифицирането на загубеното време през работния ден. Следващата стъпка е да идентифицирате причините за загубата на време и да разработите система от мерки, която ще ви позволи да работите по-ефективно. Фотографията на работното време ви позволява да разработите времеви стандарти за работните процеси, да възприемете организационния опит от най-успешните служители и да го научите на други хора, за да постигнете високи резултати.
Този вид изследвания стават особено ценни, когато се решава въпросът за разширяване или намаляване на персонала или преразпределение на отговорностите.
Ако искате да обсъдите с вашия мениджър увеличаване на заплащането ви или намиране на помощник, самостоятелно съставена индивидуална снимка на работното време ще бъде отлична база от доказателства. Ще имате сериозни аргументи и мениджърът ще приеме предложенията ви по-сериозно, ако се подготвите по този начин.
Заснемане на работно време
Въпреки факта, че името на процедурата съдържа думата „фотография“, не се изисква нищо от фотографско оборудване. Всичко, от което се нуждаете, е хартия и химикал. За да се опрости задачата, са разработени готови формуляри с проби за попълване. Те могат да бъдат намерени в правни системи от тип консултант. Можете сами да разработите формата или да се справите с обикновена маса.
Един ден не винаги е достатъчен, така че наблюдението може да се проведе няколко дни.
Целият процес може да бъде разделен на три етапа: подготвителен, процес на наблюдение, обработка на резултатите. На подготвителния етап се изготвят и попълват формуляри, на етапа на наблюдение се водят записи, на етапа на обработка на резултатите се изчислява колко време отнема определен вид работа, анализира се ефективността и се правят заключения.
Изчисляване на резултатите
- Подготвителна и довършителна работа (пускане на оборудване, подготовка на необходимите инструменти, изключване на оборудването, почистване на работното място).
- Организационни въпроси.
- Време, прекарано в пряко изпълнение на задълженията.
- Почивка и обяд.
По-малки групи могат да бъдат идентифицирани, ако е подходящо за конкретно изследване. След това се изчислява коефициент, показващ ефективността или неефективността на работния ден на служителя.
Форма за отчитане на времето
Формулярът трябва да има „заглавие“, където се въвежда информация за трите имена и специалността на служителя, предприятието, в което се провежда изследването, както и датата и часа на анализа.
След това трябва да има маса. Първата колона е пореден номер, след това колона за името на извършваната работа. Третата колона посочва периода от време и до момента, в който е извършена работата. Четвъртата колона изчислява времето, прекарано в работа. Можете да добавите колона за бележки.
Основни видове изследвания
Те могат да наблюдават един служител, тогава ще бъде индивидуална снимка. Те могат да наблюдават група или бригада, тогава ще бъде групова или бригадна снимка.
Ако наблюдението се извършва през целия работен ден, тогава такава снимка се нарича класическа. Можете да фиксирате не целия ден, а само отделните му моменти.
Друго разделение вече беше споменато по-горе. Специалист може да наблюдава или можете сами да снимате работния ден. Когато използвате външен наблюдател, може да срещнете негативни реакции от страна на служителите. Те могат да откажат да работят под наблюдение или, обратно, да започнат да работят по-бързо и повече от обикновено, което ще доведе до неверни данни за разходите за време.
Изследванията могат да се извършват и с помощта на видео оборудване. От една страна, това ви позволява да получите обективна информация, от друга страна, не всяко действие може да бъде ясно очертано, като го наблюдавате само отвън, без коментари от лицето, което извършва работата.
Психологическа подготовка
Изследване на това как служителите използват работното време - фотография на работното време, технически прост, но психологически сложен метод. Служителите възприемат подобни проучвания като опит да ги наблюдават, да влошат условията на труд, да идентифицират недостатъците и да ги накажат.
Ето защо е важно да се обърне внимание на предварителните обяснения за важността на подобно изследване. Има сериозно въздействие Ако хората работят в атмосфера на доверие и добра воля, те с готовност ще се съгласят с всичко, което ще помогне на организацията да стане по-ефективна и конкурентоспособна. Ако, напротив, екипът се характеризира с недоверие и постоянно наказание, тогава ще бъде изключително трудно да се получи надеждна информация, която действително ще доведе до резултати.
Важно е да се изгради система за мотивация, при която служителите да работят най-ефективно.
Нека разгледаме един пример
Не е възможно всеки служител да създаде точна хронология на работния ден. Най-трудно е да се проведе със служители, заети на ръководни длъжности, особено трудно е да се снима работното време на счетоводителя. По-лесно е с онези специалисти, чиято дейност има ясни граници и отличителни черти. По правило това са професии на сини якички.
Нека разгледаме един пример. Служителят заема длъжността мениджър в корпоративния отдел. Ето снимка на работното време (примерно):
- Началото на работния ден е 9-00 часа.
- Подготовка (зареждане на компютъра, подготовка на документи) - 9-10.
- Планираща среща - 9-15ч.
- Телефонен разговор с ключов клиент - 9-30ч.
- Проверка на имейл - 9-42.
- Изготвяне на договор за клиент - 9-53.
- Пауза за дим - 10-37.
- Изготвяне на презентация на нов продукт за клиент - 10-57.
- Обяд - 14-05.
- Стаж за нов служител - 14-58.
- Пауза за дим - 16-15ч.
- Обаждане на клиенти - 16-30ч.
- Край на деня (почистване на работния плот, изключване на компютъра) - 17-55.
- Прибиране вкъщи - 18-00.
Кому е нужна тази информация?
На първо място, заинтересованите страни са мениджърите и собствениците на компанията, които искат да разберат колко оптимално е натоварен персоналът, дали трудовите ресурси на компанията се използват ефективно.
Служителите на отдела за персонал и службите за персонал също се нуждаят от подобни изследвания, за да съставят изпълними длъжностни характеристики, да изберат точния брой служители, които са необходими в организацията, и да проведат изследователска работа.
Самите отговорни служители са заинтересовани работният ден да се използва ефективно, без престои и извънредна работа и да не се създават ситуации с извънреден труд или работа вкъщи.
Вече сте запознати с техника, която ви позволява да оцените дали работното време се използва ефективно (фотография на работното време). Опитайте се да приложите метода на практика, ще намерите голям брой резерви, ще видите как да работите оптимално. Благодарение на този подход можете да се превърнете в един от най-продуктивните служители на компанията и това определено ще бъде видяно и оценено.
За да определите точно точките на длъжностната характеристика, да анализирате натоварването, както и ефективността на работата на всеки служител, можете да използвате снимка на работен ден. Ще намерите пример за попълването му по-долу в тази статия.
Известно е, че всички трудови ресурси трябва да работят с максимална ефективност. Всеки негов механизъм трябва да работи като часовник. И ако обикновеният линеен персонал трябва да спазва установените стандарти за време, тогава как да наблюдаваме работата на инженерното и техническо ниво?
Начин за проследяване на натоварването на служителя
Този проблем може да бъде решен с помощта на
Този инструмент ще ви позволи да разберете дали работникът има свободно време или е напълно отдаден на работния процес. Но дори и да няма минута почивка, като използвате примера по-долу за попълване на снимка на работен ден, можете лесно да определите каква е неговата ефективност.
Как да го съставя и кой трябва да го направи?
Можете или да използвате собствени стандартизатори, които се предлагат във всички големи предприятия, или да използвате услугите на частни компании за нормализация и стандартизация. Винаги обаче е по-евтино да вършите каквато и да е работа сами, особено след като не е трудно да разберете този въпрос, като използвате примера за попълване на снимка на работен ден, даден по-долу.
За тези, които искат да стандартизират счетоводител, инженер или друг служител, трябва да се запознаят с длъжностната характеристика, работния график и основните области на работа, преди да направят снимката.
Това трябва да се направи, за да не може изследваното лице да подведе стандартизатора. В крайна сметка просто няма смисъл от измервания, при които работникът умишлено забавя или спира работния процес.
Когато компилирате, можете да се съсредоточите върху одобрените национални стандарти
Преди да използвате примера за попълване на снимка на работен ден, даден по-долу, си струва да се запознаете с разработените и одобрени стандарти за извършване на определени работи. Въпреки че днес има някои норми, които са в сила от времето на Съветския съюз. Разбира се, не е необходимо да се фокусирате върху общото време, но последователността от действия, съставът на работата и използването на помощни материали ще бъдат много полезни при формирането на нови измервания.
Нека да разгледаме конкретен пример за попълване на снимка на работен ден:
Длъжност |
|||||
Иванова Анжелика Евгениевна | касиер счетоводител |
||||
Работен ден | Начало на деня | Края на деня |
|||
понеделник | |||||
Снимка от работния ден |
|||||
Име на процеса | Продължителност, мин | Индекс на процеса |
|||
Отворете офиса, включете компютъра, подгответе работното място | |||||
Отворете програмата 1C, изтеглете и отпечатайте документите за транзакция | |||||
Подгответе документи за заплати | |||||
Съгласете размера на заплатите с главния счетоводител | |||||
Произвежда се в програма 1C | |||||
Обедна почивка | |||||
Работа с клиентската банка (въвеждане на информация за заплата) | |||||
Събиране на информация за услуги за изготвяне на авансов отчет | |||||
Изготвяне на предварителен отчет | |||||
Подредете отчети и документи в папки, поставете папки на местата им, изключете компютъра, почистете работното място | |||||
Край на работния ден | |||||
Общо измерени, от които: | |||||
20 дни счетоводител. Пример за попълване показва как можете умело да създадете график за време за административно-управленски служител. Но за да разберете ефективността на времето, трябва да разберете какво е посочено в колоната „индекс на процеса“.
За какво се изразходва времето?ПЧП е подготвителен и заключителен процес. Тази група включва операции, свързани с подготовката на работното място за работния ден или края на работа. ОП - оперативен процес. Това пряко включва цялата работа, която е в длъжностната характеристика и служителят трябва да ги изпълнява. ВО - време за почивка или лични нужди. Това са почивки в производствения процес, които са регламентирани от работния ден. DP - допълнителни процеси. Тази група съдържа произведения, които не са включени в ОП, но без тях е невъзможно да се започне работа. Например, за тези, които работят на машината, това е настройка на оборудването, подготовка на работни повърхности и т.н. НТВ е неоперативна загуба на време. Тази група включва цялото време, което не е изразходвано за работния процес (телефонни разговори със семейството, ходене до магазина, решаване на лични проблеми и др.). Какво показва горната снимка на един работен ден?Примерът за попълване, даден по-горе, може да се използва за анализ на натоварването и ефективността на работа на служител. Вижда се, че няма неоперативна загуба на време, отделя се минимално време за почивка или лични нужди. Останалото време служителят прекарва в изпълнение на непосредствените си задължения.
За да разберете къде отива работното време, имате нужда от снимка на работния ден. Примерът за попълване за инженер няма да се различава от горния, тъй като горният формуляр е подходящ и за инженерен и технически персонал. Само видовете и имената на произведенията могат да се различават. | |||||
На специалистите от търговско дружество се възлагат задачи, за изпълнението на които им се дава определено време. Служителите обаче често нямат време да се справят с тях в даденото им време. Причините могат да бъдат различни: недостатъчна квалификация, прекомерно натоварване, остаряло оборудване. Служителят може също да губи време за грешни неща. Трябва да се направят изследвания, за да се установят истинските причини. Един инструмент за изследване е фотографията през уикенда.
Какво е снимка на работното време?
Времевата фотография е инструмент за проследяване на продуктивността на служителите. Позволява ви да проследите за какво точно отделя времето си специалист. Това е инструмент за определяне на времето, изразходвано за определена задача.
ВНИМАНИЕ!Това не е снимка в буквалния смисъл на думата, а документ със същото име. Нарича се фотография, защото ви позволява да заснемете изпълнението на работата във всички подробности. Посочена е възложената задача и началото/края на работа по нея. Можете също така да включите обяснения в документа. Това е универсален инструмент. Той осигурява проследяване не само на производствения капацитет, времето, но и на интелектуалните ресурси.
Разлики между фотографията и измерването на времето
Отчитането на времето е инструмент, който обикновено се използва от самия служител. Служителят решава как и къде да записва получената информация.
Работното снимане е официално събитие по поръчка на мениджъра. Цялата получена в резултат информация се въвежда в установения формуляр. Този формуляр може да бъде одобрен от самата компания. Формирането на снимки се извършва в съответствие с документи, подписани от ръководителите на компанията.
Цели и задачи
За решаването на тези проблеми е необходима снимка на работното време:
- Вземане на правилни решения при формиране на персонал, съставяне на длъжностни характеристики и работен план.
- Анализ на необходимото количество работа за всеки отделен служител.
- Създаване на действителен времеви баланс чрез групиране на потреблението му в различни категории.
- Прецизно установяване на структурата на работното време.
- Навременно откриване на причините за загуба на време.
- Откриване на причини за ненавременно изпълнение на работния план.
- Извършване на сравнителен анализ на работата на специалисти с подобен профил.
- Създаване на работещи методи за повишаване на ефективността.
- Оценка на условията на работното място и въздействието на тези условия върху производителността.
- Анализ на загубата на време сред производствените лидери.
Времевата фотография се използва за постигане на следните цели:
- Идентифициране на изтичане на време през деня.
- Идентифициране на проблеми, свързани с изтичане на време.
- Организиране на събития, които ще помогнат за решаването на тези проблеми.
- Създаване на временни стандарти.
- Проучване на опита на по-успешни фирми по отношение на производителността.
- Провеждане на обучителни дейности за повишаване на ефективността на труда.
ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ!Фотографията на работното време е цялостен инструмент, който ви позволява да разрешите редица проблеми. Позволява ви да увеличите производителността с минимални инвестиции.
Кой може да използва информация от снимката на RV
Фотографирането на работното време се използва от тези служители:
- Лидери и мениджъри.С помощта на фотография те могат да определят натовареността на своите служители и тяхната производителност.
- Мениджъри по човешки ресурси и представители по човешки ресурси.Снимка на работното време ще им позволи да създадат длъжностни характеристики и да определят оптималния брой служители на персонала. Информацията ще даде възможност и за различни изследвания.
- Самите служители.Те ще могат да увеличат производителността си и да оптимизират времето си.
Информацията, получена в резултат на проучването, може да се използва от всички заинтересовани страни.
Видове снимки
Снимките на работното време са разделени на различни видове, всеки от които има свои собствени характеристики.
Индивидуален
Снимката е създадена само за един служител, за да се проследи неговата ефективност. Работният му процес се следи от комисия, която вписва всички получени данни в констативен лист.
Група
Груповата фотография включва наблюдение на цяла група специалисти. Самият процес на управление е подобен на първия вариант. Тоест, събира се комисия, която следи трудовите дейности. Методът ви позволява едновременно да получавате данни за ефективността на всеки специалист, включен в групата.
Ако групата включва повече от трима служители, анализът се извършва чрез моментни наблюдения. По време на този процес се записват действията на служителите. Нека разгледаме основните характеристики на процедурата:
- Наблюдателят избира конкретни работни задачи за анализ, тъй като наблюдението на целия работен процес е трудоемка задача.
- Анализираното време е разделено на интервали.
- Интервалите, когато се въвеждат в специален формуляр, се обозначават накратко: с буква или цифра.
Груповата фотография е доста сложна процедура. Ето защо е много важно да го организирате правилно.
Бригада
В производството се използва екипният метод. На практика не се различава от груповия метод.
Методи за снимане на работното време
Кой точно трябва да контролира работата на служителя? Това се определя от ръководителя на фирмата. В комисията могат да бъдат включени следните служители:
- Обикновени инженери и главен инженер.
- Мениджъри, HR представители.
- Представители на счетоводния отдел.
- Служители, отговорни за защитата на труда.
При прилагане на метода на индивидуалната снимка комисията може да се състои само от един човек.
Как се прави фотографията на работното време?
Ако фирмата има няколко работни места, комисията може да обедини информацията в една карта. Например двама представители на една фирма извършват почти еднаква работа. В този случай първата половина на деня се наблюдава от един служител, а втората половина от друг. В резултат на това се образува една снимка за двама.
За да се изясни снимката на работното време, сертифицирането трябва да се извърши няколко пъти. Средните стойности се въвеждат във формуляра.
Етапи на изпълнение
За да получите точни резултати, е важно да организирате правилно наблюдението. Процедурата е разделена на три етапа.
Подготовка
Наблюдателите трябва да разбират спецификата на работата на служителя. Без това ще бъде невъзможно правилното записване на работните дейности. Наблюдателите се запознават с техническите характеристики и изготвят листове за наблюдение. Последният съдържа основните параметри, които ще бъдат изследвани.
Наблюдение
Измерва се продължителността на всички процеси. Например един служител трябва да изпълни три задачи. Настройките на листа включват тези задачи. До тях са изписани началният и крайният час на изпълнението. В този случай трябва да се вземат предвид всички прекъсвания, дори и да са неразрешени. Наблюдението се извършва през целия ден.
Обработка на резултатите
Това е един от основните етапи. Включва следните действия:
- Изчисляване на общото време, прекарано в работата.В същото време се определя времето за изпълнение на конкретни задачи и почивки.
- Оценка на резултатите от изследването.Ако служител работи при опасни условия, това трябва да се вземе предвид. Такива условия могат да направят невъзможна дългосрочната работа.
- Сравнение на получените резултати с приблизителни стандарти.
По време на процеса на анализ се идентифицират „проблемните области“. Например, мениджърът прекарва много време в рутинни задачи, пренебрегвайки най-важните. Това намалява неговата ефективност. В този случай има смисъл да се делегират рутинни задачи на служители на друго ниво, за да може мениджърът да се съсредоточи върху основните задачи. Процесът на анализ разкрива време, което се губи безсмислено. Например, това може да са разговори с други служители. В този случай има смисъл да се подобри корпоративната култура.
Как да документираме резултатите от наблюдението
Цялата информация се въвежда в специален формуляр. Той съдържа следната информация:
- Името на документа.
- Име на фирмата или нейното структурно подразделение.
- Инициали на наблюдавания служител.
- Образование на служителя, степен на неговата подготовка.
- Заемана позиция.
- Името на работата, която се изпълнява.
- Задачи, възложени на служителите.
Формата може да бъде представена под формата на тази таблица:
Какво трябва да включа в бележките? Втората колона показва краткото име на задачата. Например, това може да е работа с входяща информация. В обясненията можете да посочите, че служителят е анализирал имейли и е подготвял отговори за тях. Можете също така да посочите друга допълнителна информация в тази колона. Името на произведението може да бъде допълнено с неговия код, ако има такъв.
Таблицата по-долу трябва да съдържа следната информация:
- Време, прекарано в подготовка за работа и нейното завършване.
- Време, прекарано в поддръжка на работното място (например включване на компютъра, подреждане на работното място).
- Времето, изразходвано за оперативно изпълнение на задачите.
- Време за почивки между решаването на проблеми.
Както е очевидно, формулярът записва всички действия на служителя, дори 10-15 минути, прекарани в почистване на работното пространство.
След като цялата информация бъде въведена в документа, той трябва да бъде подписан от ръководителя на структурното звено, в което е извършено наблюдението. След това трябва да се постави подписът на ръководителя на компанията.
Определяне на тежестта на раждането по снимка на работен автомобил
Както споменахме, фотографията във времето е цялостен инструмент. Позволява ви да оцените не само производителността на служителя, но и условията на труд. За какво е? Степента на производителност се влияе не само от усилията на служителя, но и от самото работно място и особеностите на функциониране на оборудването. Идентифицирането на допълнителни проблеми ви позволява да ги коригирате своевременно.
Извършва се анализ на тежестта на дейността. В този случай е препоръчително да включите представители на комисията по защита на труда в комисията, тъй като те имат всички необходими знания. Как да извършим анализа? Необходимо е да се анализира времето, изразходвано например за стартиране на оборудването. Остарялата технология може значително да забави работата ви.
Какво да направите след приключване на всички тестове
Въз основа на получената информация мениджърът, в зависимост от идентифицираните проблеми, може да вземе следните решения:
- Увеличаване или намаляване на заплатата.Използван е например методът на груповата фотография. Въз основа на резултатите от него стана ясно, че един служител е високо продуктивен, а вторият е постоянно разсеян. На първия се дава бонус, а на втория се намалява заплатата. Тази система ви позволява правилно да мотивирате служителите.
- Увеличаване на персонала.По време на анализа може да се установи, че усилията на всички служители не са достатъчни за изпълнение на възложения обем от задачи. В този случай могат да бъдат наети допълнителни служители.
- Смяна на отговорностите.Може да се губи време, защото служителят не е подходящ за позицията си. Например, той може да няма достатъчно опит. В този случай има смисъл да го отстраните от длъжността му. Алтернативна мярка е провеждането на обучителни събития.
- Правилно разпределение на натоварването.Един отдел може да има твърде много работа, докато друг може да има много малко работа. В този случай задачите се преразпределят.
Снимането на работното време може да доведе до подобрения на оборудването и по-добро работно място. Този прост метод, който отнема само един ден за прилагане, предоставя много важна информация за състоянието на производството.
ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ! Снимка на работното време може да бъде анализирана не само от комисията, но и от мениджъра. Вторият, въз основа на получените данни, може да вземе по-мащабни решения.
Фотографията на работния ден е начин за записване на загубеното работно време и ефективното използване на човешките ресурси, което позволява да се увеличи максимално качеството на работата на работниците и да се минимизират разходите, както и да се решат много допълнителни организационни въпроси в дейността на предприятието. В същото време всеки работодател и специалист по персонала трябва да се запознае с подробностите на тази процедура, тъй като този инструмент има много предимства. Пример за попълване на снимка на работен ден може да послужи като добър пример за прилагането му във всяка организация.
Какво е дневна снимка и защо е необходима?
Денонощната фотография няма нищо общо с процеса на създаване на снимки и изкуството на фотографията. Това е чисто кадров термин, използван за оптимизиране и контрол на разходите за работно време на персонала.
Самата фотография в работния ден е процес на наблюдение и измерване на цялото работно време на служител за определен период от време. В същото време всички действия на служителя без изключение се записват - най-ефективният метод е ежеминутното наблюдение със записване на снимки от работния ден в подходяща форма. Трябва да се отбележи, че законодателството не регулира тази процедура по никакъв начин, така че всички характеристики на нейното изпълнение могат да бъдат установени от работодателя независимо.
Целите на фотографирането на работния ден включват:
- Откриване на съществуващи загуби на работно време, тяхното измерване и последващо приемане на определени кадрови решения за тяхното отстраняване и оптимизиране на разходите за труд.
- Записване на информация за последваща оптимизация на подреждането на работни места и помещения.
- Създаване на първоначална база данни за последващо въвеждане на различни трудови норми и реорганизация на работното време.
- Търсене на причини за неизпълнение на служебните задължения на служителите и структурен анализ на работния ден в предприятието.
В същото време процедурата за правене на снимки на работен ден предполага нейното изпълнение на няколко етапа:
- Подготвителен етап.Той предполага общо определение на целите, за които се снима работното време, а също така установява преките обекти на наблюдение и регулира всички последващи действия на работодателя и отговорните лица.
- Провеждане на наблюдение. Това е директна процедура за заснемане на работния ден на избрани обекти за наблюдение, изпълнявана в съответствие с разработената програма.
- Обработка на резултатите и техния анализ. Това е последният етап от фотографирането на работния ден, който обаче е най-важният в тази процедура, тъй като именно той ни позволява впоследствие да предприемем определени организационни и кадрови решения на възникналите проблеми и да извършим оптимизация на труда.
Всеки от горните етапи трябва да бъде разгледан по-подробно отделно.
Как да се подготвим за снимане на работния ден
Преди директно заснемане на работен ден, работодателят трябва да извърши значителен брой подготвителни процедури, в противен случай целият процес може да се окаже безполезен или неефективен. В този случай подготвителният етап във всеки случай трябва да предвижда решаването на въпроси, индивидуални за всяко предприятие. Въпреки това, независимо от това как точно ще се проведе фотографията на работния ден, най-често подготвителният етап ще включва следните дейности:
Подготвителните дейности могат да се различават за различните структурни подразделения на предприятието, за различни цели на снимане на работния ден. Работодателят сам има право да определя използваните методи и целите за провеждане на тази процедура и да я променя според собствените си нужди.
Снимане на работен ден - особености и нюанси
Когато извършва фотография на работното място, работодателят трябва да вземе предвид, че този процес не отразява напълно реалната ситуация в предприятието. На първо място, трябва да се отбележи, че при кратка продължителност на снимката служителите могат специално да се адаптират, за да демонстрират по-добри резултати от практическите и съответно извършената оценка няма да даде очакваните резултати и не може да бъде включена впоследствие в процедурата. за подобряване ефективността на организацията на труда. Работодателите и лицата, които отговарят за фотографията на работния ден, трябва първо да вземат предвид тази характеристика.
Важен момент е фактът, че снимка на работен ден сама по себе си може да повиши ефективността на предприятието - това се дължи на описаната по-горе характеристика на такава процедура. В крайна сметка служителите, които разбират, че всяко тяхно действие е контролирано, често работят по-ефективно, отколкото при липса на контрол.
Директното снимане на работния ден трябва да започне с реалното начало на работния ден. Следователно специалистът, отговорен за неговото изпълнение, трябва да пристигне по-рано от анализираните работници. Снимка на работен ден включва всички периоди от трудовата дейност на служителя, от подготовката за работа до процедурите за нейното завършване. В някои случаи обаче може да е подходящо да правите снимки само за определени периоди от време.
Необходимо е да се разграничи методът на измерване на работното време от метода на фотографиране на работния ден. В първия случай се измерват изключително циклични и идентични процедури за идентифициране и установяване на общи стандарти за производство на търговски продукти или предоставяне на идентични услуги, а във втората ситуация общият разход на работно време през целия ден се оценява в сложна форма.
По време на процедурата инспекторите трябва да бъдат оборудвани с необходимите изготвени формуляри и да записват стриктно всяко действие на служителя. Трябва обаче да се помни, че по време на почивките, предвидени от закона, и ако работодателят предоставя на служителите допълнителни почивки в рамките на работното време, такива периоди от време не могат да се вземат предвид като загуба на работно време и минути.
Обработка и анализ на снимки от един работен ден
Въз основа на информацията, получена по време на снимката на работния ден, работодателят, служителят по персонала или ръководителят на отдел или предприятие може да предприеме определени действия, насочени към реализиране на първоначално поставените цели за тази процедура. Методите на въздействие ще зависят както от първоначалните цели, така и от резултатите от снимката на работния ден, характеристиките на дейностите на дадена организация и наличните ресурси. Тъй като работодателят ще получи пълна структура на разходите за време, той може да вземе различни решения за подобряване на бизнес представянето, а именно:
Наличието на загубено работно време не винаги показва неефективно управление на персонала. По този начин някои позиции, когато снимат работното време, могат да демонстрират голям брой часове, в които не са ангажирани със задълженията си. Такива ситуации са най-подходящи за служителите на ремонтните и аварийните служби в предприятието - в крайна сметка, докато те не работят, това означава, че няма проблеми в организацията.
