Молба- един от най-често срещаните варианти за бизнес кореспонденция. Сред предприемачите такива писма се използват, когато представители на една организация се обърнат към друга с искане за услуга. Такива съобщения могат да се използват в напълно различни ситуации, например, когато трябва да получите информация за продукти, да видите мостри на продукти, да се срещнете с бизнес пътник, да се споразумеете за някои действия и т.н.
Правила за писане на писмо с искане
Предлагаме на вашето внимание да изтеглите общ шаблон за такъв документ:
ФАЙЛОВЕ
Молбата по очевидни причини няма стандартен формуляр, но въпреки това е форма на официален документ. Ето защо, когато го съставяте, трябва да се придържате към определени норми, установени от правилата за работа в офиса и бизнес етиката. Преди да преминете директно към основните правила за съставянето му, трябва да се отбележи, че той може да бъде адресиран както до група хора (например мениджъри, служители на счетоводния отдел, адвокати и др.), така и до конкретен адресат.
Както всеки друг документ, това писмо трябва да съдържа уводна част, а именно:
- информация за изпращащата фирма, която прави заявката и фирмата, към която е адресирана;
- причината за жалбата („поради забавяне“, „във връзка с получаване“, „въз основа на резултатите“ и др.);
- препратки към основата („въз основа на устна договореност“, „въз основа на преговори“, „въз основа на телефонен разговор“ и др.);
- целта на обжалването („за разрешаване на проблема“, „за да се избегне конфликт“, „за да се премахнат нарушенията“ и др.).
Следван от Главна частпряко свързани с искането. То трябва да бъде изразено с произволна производна форма на глагола „да попитам“ („ние ви молим“, „ние правим молба“ и т.н.), и тъй като такова съобщение във всеки случай е петиция за някакъв вид услуга, тя трябва да бъде написана по уважителен начин. Добре е молбата да бъде предшествана от комплимент („познавам големите ви възможности“, „възхищавам се на организационните ви таланти“ и др.).
Ако писмото съдържа няколко искания наведнъж, те трябва да бъдат посочени в отделни параграфи или параграфи.
Негласните правила за кореспонденция между организациите гласят, че отговорът на многоетапна заявка може да бъде изпратен и в едно съобщение с отделни коментари за всеки елемент. Трябва да се отбележи, че този тип кореспонденция намалява обема на работния процес и следователно намалява времето за четене и обработка на такива писма.
Ако писмото предполага получаване на отговор в рамките на определен период, тогава това трябва да бъде посочено възможно най-правилно в текста на съобщението.
По правило секретарите на организацията изпращат и получават писма (в големите компании в това участват цели отдели). След съставяне или прочитане те ги предават на ръководителя на предприятието за преглед. Изключение правят съобщенията с гриф "поверително" или "лично на ръка" - такива писма се изпращат директно до адресата.
Инструкции за писане на писмо с искане
Тъй като това съобщение е част от корпоративната кореспонденция, първо трябва да се посочи авторът, а именно: името на изпращащата фирма, нейният действителен адрес и телефон за комуникация. След това трябва да въведете данни за адресата: също името на предприятието и конкретния получател. По-нататък в средата на реда можете веднага да посочите, че това е писмо с искане (но това не е необходимо).
Следващата част от писмото се отнася директно до искането. Преди това е желателно да го обосновете и едва след това да изразите самата същност на искането. В края писмото трябва да бъде подписано (по-добре е това да се направи от ръководителя на компанията или упълномощено, доверено лице), както и да се постави датата на създаване на документа.
Как да изпратите писмо
Писмото може да бъде изпратено по електронна поща или факс - това е бързо и удобно, но консервативното изпращане чрез руската поща ще ви позволи да формализирате писмото по солиден и привлекателен начин. Например, можете да направите заявка писмено на ръка с красив калиграфски почерк или да отпечатате текста на добра, скъпа хартия.
Вниманието към такива дреболии ще изясни на адресата колко уважителен е опонентът към него и още веднъж ще подчертае важността на искането. Единственото нещо, което трябва да запомните, е, че писмата чрез обикновена поща отнемат много време, така че съобщението трябва да бъде изпратено предварително, така че документът да бъде доставен на получателя навреме.
След изпращане на писмо
Това съобщение, както всеки друг документ, трябва да бъде регистрирано в дневника на изходящата документация. По същия начин получателят на писмото регистрира пристигането на кореспонденция. В случай на недоразумения в бизнес отношенията, фиксирането на факта на изпращане и получаване на писма ще помогне бързо да се разреши ситуацията.
Примери за изготвяне на молби с обяснения
И така, разбрахме, че писмото с искане е писмо, което съдържа молба към получателя. Целта на текста е да насърчи получателя да извърши действие, което е полезно за подателя. Писмото трябва да съдържа формулирана молба, нейната обосновка. Желателно е искането да се формулира така, че да се обоснове защо е от полза за получателя да се съобрази с искането. Подателят трябва не само да знае правилата за съставяне на текста, но и да вземе предвид психологическите нюанси. След това разгледайте конкретни шаблони-примери в зависимост от ситуацията.
Писмо искане за отпускане на средства
Писмото се изготвя в случай, че е необходимо да се получи отпускане на средства от държавата, спонсори, физически лица.
От СНЦ "Помощ за пенсионери"
Член на Законодателното събрание
Иванов И.И.
Здравейте Иван Иванович. Представител съм на Сдружение с нестопанска цел "Помощ за пенсионери". Ние оказваме помощ на самотни пенсионери: носим храна, помагаме при почистване и ремонт.
Нашата организация съществува от 5 години. Преди сами се справяхме с финансирането на дейности, но поради разрастването на НПО средствата започнаха да не достигат. Имаме нужда от пари за наемане на помещения, изплащане на заплати на служителите и закупуване на оборудване.
На скорошно заседание на правителството президентът спомена тежкото положение на пенсионерите и отбеляза, че ситуацията трябва спешно да се промени. В тази връзка ви моля за 200 000 рубли за нуждите на НПО Помощ за пенсионери.
С уважение, Петрова А.А.
Обяснение:
Горният текст е написан според правилата. То има:
- Името на нестопанската организация и описание на нейната дейност.
- Искане за пари, обяснение на нуждата им (необходими са пари за наем и заплати).
- Споменаване на президента. Необходимо е да се обосноват ползите от спонсорството за длъжностното лице. Какво го интересува депутатът? В кариерното израстване. Помощта на организацията ще помогне за постигането на тази цел.
Посочва се и конкретният размер на средствата, от които се нуждае търговската организация.
Писмо-заявка за доставка на стоки
Писмото обикновено се изпраща до партньорите на компанията. В текста е желателно да се обоснове взаимната изгода за двете компании.
Ръководител на ААА
Иванов И.И.
От шефа на компанията BBB
Петрова Б. Б.
Здравейте Иван Иванович. Бихме искали да поръчаме набор от продукти от вашата компания (посочете). Заинтересувахме се от вашия продукт на регионално изложение.
Ако сте съгласни, моля, уведомете ни за условията на доставка и удобните за вас условия. Ние гарантираме навременно плащане. Надяваме се, че това ще бъде началото на взаимноизгодно сътрудничество.
Нашите контакти: (посочете).
С уважение, Борис Борисович.
Писмо с молба за отстъпка
Обикновено такива текстове се изпращат до доставчиците на компанията. Например организация организира изложби. Тя има доставчик - печатница, която доставя брошури, стойки, брошури и др. Цената на услугите е доста висока. Дойде кризата и за фирмата стана трудно да плаща стоките на печатницата. Това може да е причина да поискате отстъпка.
Ръководител на компанията "Восток"
Иванов И.И.
От ръководителя на фирма "Запад"
Петрова Б. Б.
Здравейте Иван Иванов. Нашата организация беше засегната от финансовата криза. Броят на сключените договори с нас намалява с 20%. За съжаление кризата засегна не само нас, но и нашите клиенти. Хората не могат да плащат за нашите услуги в същия размер, както преди. Затова сме осигурили 25% отстъпка от цената на билетите.
Поради трудната финансова ситуация, нашата компания ви моли за 15% отстъпка за оставащите шест месеца сътрудничество по договора.
Изпратихме писма с искане за отстъпка до всички наши доставчици. Ако 20% от нашите партньори ни предоставят благоприятни условия, нашата компания ще оцелее в трудни времена и няма да се затвори. Вече получихме отстъпка от наемодателите и телефонната компания.
С уважение, Борис Петров.
Обяснение:
Писмото съдържа следните важни точки:
- Обяснение за необходимостта от отстъпка.
- Посочване на точния размер на отстъпката, условия.
- Косвена индикация, че ако принтерът не предостави отстъпка, компанията ще прекрати договора.
Текстът трябва да бъде написан така, че писмото да се прочете до края и да се съгласи с предложените условия.
Писмо с искане за намаляване на наема
Наемът "изяжда" бюджетите на повечето организации. Намаляването му позволява на компанията да остане на повърхността в трудни времена. Писмото трябва да бъде изпратено до наемодателя.
Ръководител на Плюс
Иванов П.П.
От ръководителя на компанията "Минус"
Петрова И. И.
Здравейте, Петр Петрович. Нашата компания беше засегната от финансовата криза. Покупателната способност на потребителите намаля, приходите на бизнеса намаляха. В тази връзка Ви молим да намалите наема с 10%.
През цялото време на нашето сътрудничество никога не сме забавяли плащания. Надяваме се, че ще ни направите отстъпки и ние ще запазим бизнес отношенията си. Гарантираме навременно плащане на наема, въпреки трудните финансови условия.
С уважение, Иван Иванович.
Обяснение:
В писмото е важно да се спомене, че компанията е изпълнила задълженията си изцяло. Наемодателят трябва да е сигурен, че ще продължи да извършва плащания. Получателят също трябва да разбере, че ако не е съгласен с предложените условия, наемателят ще откаже услугите му.
Писмо с искане за плащане на дълга
Дълговете много често възникват при взаимодействието между компаниите. Ако организацията е настроена да продължи сътрудничеството с контрагента, който има дълг, се изпраща писмо с искане.
Иванов И.И.
Сидорова П.П.
Уважаеми Иван Иванович, молим ви да изплатите дълга към нашата компания в размер на 200 000 рубли. През цялото това време ние продължихме да си сътрудничим с вас, надявайки се да продължим бизнес отношенията. Сега обаче сме принудени да спрем предоставянето на услуги поради липса на плащания.
Размерът на вашия дълг е 200 000 рубли. Моля, платете до 01.03.2017г. Ако дългът не бъде погасен, ще бъдем принудени да разрешим проблема по съдебен ред.
С уважение, Петър Петрович.
Обяснение:
Писмото трябва да включва следните елементи:
- Точната дължима сума.
- Датата, до която дългът трябва да бъде платен.
- Действия, които компанията ще предприеме, ако плащанията не бъдат получени.
В текста може да се спомене дългогодишно успешно сътрудничество с организацията. Трябва да е молба, а не изискване. Заявката се прави по различен образец.
Писмо-заявка за разсрочено плащане до доставчика
Организацията достави на компанията партида продукти, но не я плати. Образува се дълг, но длъжникът няма средства за плащане. В този случай има смисъл да напишете писмо с молба за забавяне.
Ръководител на фирма "Къде са парите"
Сидоров П.П.
От ръководителя на компанията "Парите са на път да бъдат"
Иванова И. И.
Уважаеми Петр Петрович, не сме платили дълга от 200 000 рубли. Ние не бягаме от дълга си, но сега не можем да извършим плащания в пълен размер поради тежкото финансово състояние.
Вече 2 години поддържаме успешни бизнес отношения с Вас, не сме изпускали срокове за плащания. Днес искаме разсрочено плащане. Нашата компания е готова да плати дълга на два етапа:
- Ще депозираме 100 000 рубли до 1 март 2017 г.
- 100 000 рубли ще бъдат изплатени преди 1 април 2017 г.
Обещаваме ви навременни плащания. Благодаря за разбирането.
С уважение, Иван Иванович.
Писмо с искане за плащане за друга организация
Дългът на компанията може да бъде платен от друга организация. Разбира се, юридическо лице няма да плати акции просто така. Обикновено се изпраща молба до длъжника на фирмата или друго лице, което има задължения към фирмата.
До ръководителя на компанията "Парите са на път да бъдат"
Иванов И.И.
От ръководителя на компанията "Къде са парите"
Сидорова П.П.
Уважаеми Иван Иванович, имате дълг към нашата компания в размер на 300 000 рубли. Нашата организация също има дълг към друга компания в размер на 200 000 рубли. Молим ви да изплатите нашия дълг към кредитора в размер на 200 000 рубли. В замяна ние ще ви предоставим разсрочен план за остатъка от дълга, който сте поискали по-рано. Благодаря за разбирането.
С уважение, Петър Петрович.
Писмо с искане за съдействие при разрешаване на проблема
Всяка компания може да се сблъска със сложни проблеми, които не могат да бъдат решени без външна помощ. Писмо с искане за помощ може да бъде изпратено, ако е необходимо, например провеждане на събития. Заявлението се изпраща до търговски организации, държавни агенции.
Директор на ААА
Петров Б. Б.
От обществена организация
"Даваме добро"
Уважаеми Борис Борисович, аз съм представител на обществената организация "Даряване на добро". Занимаваме се с организиране и провеждане на празници за деца от дома.
Молим за вашата помощ при организирането на хранителните доставки за празника. Разбира се, на събитието ще споменем Вас и Вашата компания. На тържеството ще присъстват представители на законодателното събрание, обществеността.
Можете да се свържете с нас на телефон XXX
С уважение, Иван Иванович.
Обобщаване
Нека комбинираме всички правила за писане на писмо с молба. Първо трябва да се представите, да разкажете за вашите дейности. Но уводната част не трябва да се проточва. Нашата цел е да насърчим получателя да прочете писмото. Ако текстът е твърде дълъг, получателят едва ли ще го прочете до края. След това трябва да започнете да представяте заявката си. Изисква се точност: посочване на срокове, размер на средствата. Важно е да се разбере, че получателят трябва да почувства ползата. Следователно в писмото трябва да се посочи защо би било от полза за организацията да изпълни искането. Накрая трябва да се сбогувате учтиво и без да се подигравате.
Източник: "Новини в детайли. Вестник на село Новосинеглазовски", март 2013 г.
Благодарим на пресцентъра на ОМК за предоставянето на този материал.
- „Табла за решаване на проблеми“ е един от инструментите за предаване на информация от работниците до началниците. Днес вече не е тайна за никого. Колко активно се използват в завода?
Много активен. Натрупахме цяла база данни с различни въпроси, които вълнуват работниците днес.
Някои от тях се решават много бързо. Някои са по-бавни. Но с натрупването на опит в описването и решаването на проблеми се правят определени промени в процедурата за намиране на алгоритми за правилни решения, първопричините за възникналите ситуации. Това е необходимо, за да има единен стандартизиран и следователно по-ефективен подход за решаване на тези проблеми, за да се изключи повторението на подобни въпроси или възникването на подобни ситуации.
- Колко време е минало от появата на първото такова табло?
Три месеца вече минаха. През това време имаше лидери в отразяването и решаването на проблеми. Това е механична секция 1.5, секция за боядисване и опаковане на арматура 3.2. Например в раздел 1.5 59 проблема бяха изразени от работници, 41 от които бяха разрешени, а останалите са в процес на изпълнение.
Но в някои области не всичко е гладко. Понякога майсторите не реагират доста бързо на сигналите, посочени на таблата. По правило това се случва, защото няма достатъчно опит и те се притесняват да попитат как да използват правилно този инструмент. В резултат на това хората все по-рядко се обръщат към белите дъски. Затова искам още веднъж да напомня на служителите, че има такъв инструмент и не трябва да го забравяме. Сега е разработен регламент за работа с "табли за решаване на проблеми", включително електронна база данни. Сега всички нерешени, дългосрочни проблеми за решаване или такива, които са от системен характер, ще бъдат изнесени на най-високо ниво. Например, проблемите, които са просрочени със седем дни, се представят на срещи с производствения директор. Ако за 14 дни, тогава вече за обсъждане с управляващия директор.
Снимка 1. Старши майстор на механичен участък 1.5 на АО "Трубодетал" Михаил Козаков на борда за решаване на проблеми
- „Таблата за решаване на проблеми” са предназначени да решават някакви текущи производствени ситуации или техните „правомощия” са по-широки?
Те са призовани да изнесат от колектива онези въпроси, които по принцип вълнуват работниците. Това могат да бъдат условия на живот, производствени задачи, защита на труда, проблеми с технологията. Тоест, абсолютно всички проблеми или неудобни условия, които служителят среща в професионалната си дейност. Както показва опитът от въвеждането на подобни табла в металургичния завод във Викса, първо възникват битови проблеми: нещо не е наред в душовете, трапезариите и т.н. И веднага щом това ниво на задачи бъде решено, производствените теми започват да излизат на преден план.
Възможно ли е да се преодолее такъв стереотип, че човек не говори за проблема, защото се страхува от някаква репресия, наказание, лишаване от бонус?
Както казах, не всички сайтове използват активно табла за решаване на проблеми. На някои места все още можете да намерите такова мнение: "говорете - не говорете, така или иначе нищо не се решава." И в същото време по някаква причина изборът е направен в посока „не говори“. Тоест на таблата не пише нищо. Тук е необходимо ясно да се разбере: ако проблемът не бъде изваден никъде, тогава няма да има реакция към него.
Нашият отдел за внедряване на производствената система може да предостави цялата подкрепа при намирането на причините, правилността на решението. Ние отговаряме на всички въпроси. Ние имаме ясно разбиране как трябва да работи този инструмент. И ние предаваме това разбиране на майсторите. Ако имате някакви затруднения, моля свържете се.
Ако проблемът не бъде изваден никъде, това означава, че няма да има реакция към него.
Служителите на нашия отдел често разговарят с работниците на завода. И лично аз не виждам причина за страх от изразяване на проблеми. Хората днес имат много различни начини да посочват някои актуални теми и освен черната дъска ...
Понякога има ситуации, когато се появява проблем на таблото, но майсторите на смени не го коригират в базата данни, тоест го заглушават. Ако нещо подобно се случи на вашия производствен обект, тогава трябва да се свържете с нашата гореща линия. Служители от отдела за развитие на производствената система ще запишат сигнала. Те ще разговарят с майсторите и ще отговорят на всички въпроси.
Има и специален имейл адрес, на който също можете да изпращате вашите въпроси. Всичко това се прави с една цел - да изтегли проблема "на бяла светлина". Без информация няма да решим нищо по една проста причина - няма да знаем какво да решим... Съответно, ако има сигнал, тогава ще знаем къде да положим усилия. И изводът е само един: ИМА ПРОБЛЕМ – ПИШЕТЕ НА ДЪСКАТА.
Според вас няма причина за страх. И колко удобно се чувстват самите служители, когато дойдат до дъската и започнат да пишат някакъв проблем? Има ли информация за това?
Моят опит със служители показва, че няма такъв проблем. Мнозина вече разбират за какво е таблото, какво и как да пишат там. Понякога има някои трудности с една и съща формулировка, но ние обясняваме как трябва да се предава информацията. Ако видим проблем, работим със старши майстори, за да опишем правилно начина за разрешаването му. Всичко това въвеждаме в електронна база данни, където определяме характера на зададения въпрос и т.н.
В нашия завод има редица механизми, насочени към решаване на производствени проблеми. Например, работните съвети са просто създадени, за да изразят някои проблеми и да разрешат различни производствени ситуации. Не причинява ли припокривания?
Мога да ви дам пример: според редица сигнали, посочени на „таблата за решаване на проблеми“, в електронната база данни има инструкции от няколко старши бригадири с формулировката: „внесете този въпрос на заседание на работните съвети“.
- Тоест, получава се някакво допълване, няма конкуренция?
Да, има взаимно допълване. Тук не може да има конкуренция, защото целта е една и съща: подобряване на условията на труд, повишаване на усещането за комфорт на работното място и лоялността на екипа. Важно е хората да бъдат убедени, че са чути, проблемите им са взети предвид и решени. А бордовете не съществуват, за да наказват някого или да добавят работа. Това е необходимо преди всичко за самите работници в завода, за да направят условията на труд по-удобни.
В тази статия ще намерите информация за работа с трудни писма, които често се срещат в бизнес взаимодействието, както и ще видите образци на бизнес писма. Това са писма, необходимостта от писане на които възниква в ситуация на нарушение на бизнес интереси: писмо с искане и писмо с искове.
Тъй като самата ситуация е доста трудна, писането на писмо в такава ситуация е много важен въпрос, в който е важно авторът да бъде грамотен, учтив, коректен и в същото време да може твърдо да защитава своите бизнес интереси .
Успешно решаване на сложността на "трудни" букви помощ:
- Компетентно отношение при взаимодействие: твърдо, но коректно отношение към партньорството
- Избор на подходящ стил на писане (официален или бизнес поверителен)
- Компетентно и логично боравене с фактите
Примерни бизнес писма.
(инсталация - партньорство, стил - официален бизнес, убедително боравене с факти)
Скъпи колеги!
За да вземем мерки за осигуряване на качеството и надеждността на устройството KIP-12 при експлоатационни условия, произвеждано от Института "Оптика" от 1992 г., се обръщаме към Вас със следното искане: разгледайте възможността за предоставяне на Институт "Оптика" с информация за параметрите на устройството в реални работни условия (подробности в прикачения файл). Изпратените от вас данни ще позволят на института да събира информацията, необходима за анализи, да извършва мониторинг и ще допринесе за по-ефективно решаване на въпроси за подобряване на качеството и надеждността на устройството KIP-12.
Моля, уведомете ни в писмото си за отговор решението си да ни помогнете. Ако имате нужда от допълнителна информация, която ви е необходима, за да вземете решение, моля, предоставете я и в писмото си за отговор.
На Ваше разположение,
Екип на Техническото бюро
Институт "Оптика"
Бизнес писмо. образец на писмо-заявка(инсталация - партньорство, стил - поверителен бизнес, убедително боравене с факти)
Скъпи колеги!
Ние сме много заинтересовани да подобрим качеството и надеждността на уреда KIP-12, който произвеждаме от 1992 г. и който от 1995 г. намира солидно приложение в работата на вашата компания. Затова се обръщаме към Вас с тази молба.
За да подобрим качеството и надеждността на устройството KIP-12, се нуждаем от подробни данни за работата на това устройство в работни условия. При изпълнението на тази задача разчитаме на вашата помощ и пряко участие. Предвид дългогодишното и положително сътрудничество между нашите компании, Ви молим да ни помогнете да съберем и предоставим статистическа информация за работата на устройството. Ще Ви бъдем благодарни, ако намерите възможност да съберете статистика за нас по зададените параметри (подробности в приложението). Това ще ни позволи да наблюдаваме ефективността на устройството и бързо да предприемем мерки за подобряване на качеството и надеждността на работата му.
Моля, уведомете ни, ако желаете да ни помогнете по принцип. Ако имате нужда от допълнителни коментари или въпроси, за да вземете решение, ние сме готови да им отговорим.
Ще Ви бъдем благодарни за отговора.
На Ваше разположение,
Иван Иванов
Ръководител на техническото бюро
Институт "Оптика"
Бизнес писмо. Образец на молба и образец на писмо за оплакване.
|
Писмо - молба (инсталация - партньорство; стил - поверителен бизнес; убедително боравене с факти) |
писмо - иск (инсталация - партньорство; стил - официален бизнес; убедително боравене с факти) |
| Уважаеми Андрей Иванович! Обръщаме се към Вас с молба за разрешаване на ситуацията с изпълнението на проекта ABS. До момента не сме имали проблеми във взаимодействието с вашата компания, всички договорености, предвидени в договора, са спазени. Сигурни сме, че възникналата ситуация все още може да бъде коригирана. Успехът на проекта ABS е изключително важен за нашата компания. Затова Ви молим до 06.08.2010г. предоставя информация за изпращане на контролни проби. Надяваме се, че вашият отговор ще изясни ситуацията и ще премахне притесненията ни относно успеха на проекта. На Ваше разположение, |
Уважаеми Андрей Иванович! Пиша ви от името на ръководството на OJSC Rosstans във връзка с необходимостта от разрешаване на ситуацията, възникнала с изпълнението на проекта ABS. Трябва да съобщя, че тази ситуация ни предизвиква изключително безпокойство. Съгласно условията на договор № А-122 от 07.02.2010г. клауза 4.3. 60 дни преди началото на планираната доставка на продукти, Star LLC трябва да изпрати контролни проби от продукти на адреса на OJSC Rosstans, като уведоми OJSC Rosstans за факта на изпращане. Съгласно графика (Допълнително споразумение № 1 от 11 март 2010 г. към Договор № А-122 от 7 февруари 2010 г.) планираната начална дата за доставка на продуктите е 01 октомври 2010 г. Срокът за изпращане на контролни проби е не по-късно от 02.08.2010 г. Днес е 04.08.2010г. Към момента няма информация за изпращане на контролни проби. В тази ситуация способността на Star LLC да изпълнява задълженията си предизвиква сериозни опасения за Rosstans OJSC и налага да се мисли за прилагането на санкциите, предвидени в клауза 7.2. Договор № А-122 от 07.08.2010г. За да предотвратим това, Ви предлагаме до 06.08.2010г. информирайте ни за ситуацията с изпращане на контролни проби от продукти. На Ваше разположение, |
Обърнете внимание на нашата информация и ние сме сигурни, че въпросът с писането на "трудни писма" ще бъде много по-малко трудоемък за вас.
Тамара Воротынцева
Разгледайте нашите програми за обучение по бизнес кореспонденция:
В работния процес на бизнеса форматът на писмото с искане се използва много често, когато е необходимо да се получи съгласието на втората страна или определена услуга от нея. Готови проби и примери за различни ситуации, както и правилата за писане на такива писма ще намерите в тази статия.
Традицията и правилата за писане на писмо с искане са се развили изключително в практическото управление на документи - т.е. на законодателно ниво не са одобрени формуляри или инструкции. Като цяло обаче трябва да се следва следната структура:
- Както обикновено, първо се попълва „заглавката“, в която се посочва пълното име на изпращащата организация със съответните данни за контакт, както и името на конкретен служител (обикновено директор на компанията) и името на получаващия организация.
- Следва самият текст, който се състои от описание на ситуацията и обосновка на искането. Текстът трябва да е възможно най-кратък – обикновено са достатъчни 1-2 абзаца. Важно е да заявите искането си конкретно и недвусмислено, така че събеседникът да разбере добре същността на вашето обръщение.
- Следват подпис, препис от подписа и дата на съставяне.
По този начин той се съставя според стандартната версия за такива документи - формулярът е даден по-долу.
Готовата проба може да се използва като пример за това.
ЗАБЕЛЕЖКА. Решението да посочите или да не посочите името на документа (т.е. да напишете в средата „Писмо с искане“) се взема от самия подател. По правило това е необходимо в случаите, когато е подходящо да се подчертае естеството на документа и целта, която една компания се опитва да постигне от друга.
Тъй като в този случай говорим за факта, че една компания разчита на някаква услуга или дори отстъпка от страна на своя партньор, разбира се, писането на писмо, форматирането му и дори изпращането му трябва да се приема много сериозно. Всеки детайл може да направи впечатление, така че е по-добре да вземете предвид дори незначителните на пръв поглед нюанси:
- На първо място, по-добре е да го изпратите чрез физическа поща - обичайната руска поща или дори по-добре частна организация, която доставя кореспонденция от врата до врата и много по-бързо. Съобщение в електронен вид или дори предадено по факс често се възприема по-безлично като спам.
- В допълнение, физическият начин на издаване на документа (т.е. като обикновена пощенска пратка) ви позволява да направите благоприятно впечатление поради по-скъпата хартия, плик, марка и други средства за регистрация.
- За да напишете текста, винаги се избира бланка - това ви позволява да придадете на заявката повече формалност.
- В текста е по-добре да избягвате явни бюрократизми – т.е. набор от думи и изрази, които обикновено се използват в бизнес средата. Те буквално "изсушават" историята и правят като цяло негативно впечатление. Те са лесни за замяна с по-оригинални опции - например "Моля, помислете" до "Надявам се на вашето разбиране и съдействие при разрешаването на този проблем."
- И накрая, струва си да се придържаме към традициите на бизнес кореспонденцията като цяло, т.е. текстът е написан предимно в официално делови стил. Не трябва да има лирични отклонения, твърде сложни синтактични конструкции, двойни (по смисъл) фрази. Трябва да се внимава събеседникът да възприеме съобщението много лесно - както разбираемо, така и психологически.
СЪВЕТ. Ако е възможно да напишете текста на ръка, по-добре е да използвате този метод. Ръчно написано писмо ви позволява да го различите от фона на всички останали. Въпреки това е по-добре да поверите писането на специалист, който владее техниките на калиграфията.
Разновидности
В зависимост от конкретната ситуация има различни видове писма. Повечето искания са свързани с финансови въпроси, като предоставяне на отстъпка, намаление на плащането за услуга или отсрочка. По-малка част от писмата с искания са посветени на съдействие при решаване на други въпроси. Най-често срещаните случаи и готови примери за писма са разгледани по-долу.
Относно разпределението на средствата
Искането на пари, дори и за благотворителни цели, е доста сериозно искане. Ето защо, когато съставяте, е важно да опишете ситуацията възможно най-конкретно и освен това ясно да посочите за какво точно са необходими парите и поради каква причина те не могат да бъдат взети от друг източник.
Когато компилирате, можете да вземете такава проба като основа.
От СНЦ "Дъга"
Член на Законодателното събрание
Санкт Петербург Милошников И.Н.
Уважаеми Иля Николаевич! Добре дошли на директора на организацията с нестопанска цел Raduga.“ Нашата организация е основана през 2012 г. и през всичките тези години непрекъснато оказва финансова помощ на деца, страдащи от остри форми на левкемия. Основно направление в нашата дейност е закупуване на подходящи лекарства и извършване на сложни операции.
През всичките тези години основният източник на финансиране на нашата дейност е предприятието LLC "…". През април на настоящата 2017 г. обаче обемът на финансиране рязко спадна и в момента не можем да извършваме благотворителни акции в същия обем.
По наши данни годишният бюджет на фонда, като се вземат предвид частните дарения, трябва да бъде 10 милиона рубли. По този начин, поради прекратяване на финансирането, е необходимо да се покрие разликата в размер на 8 милиона рубли. годишно. Очакваме вашето съдействие, тъй като в момента не е възможно да се намерят спонсори.
С уважение, Светозаров В.К.
Относно доставката на стоки
Тук е важно да демонстрирате своя интерес и желание за сътрудничество. Ето защо трябва да намерите правилните думи, така че събеседникът да е пропит с доверие и да вземе подходящо решение. Като основа можете да вземете такава проба.
Генерален директор на LLC "…"
Некрасов Н.К.
От директора на компанията LLC “…”
Елизарова В.М.
Поздрави, Николай Константинович! На регионалното селскостопанско изложение, което се проведе през месец май тази година, нашата фирма се заинтересува от предлаганите от вас образци на машини и съоръжения.
Бихме искали да започнем сътрудничество с вас с доставката на пробна партида стоки (пълният списък е приложен като отделен документ към това писмо). Ние гарантираме навременни плащания за стоки и услуги. Очакваме с нетърпение дълго и взаимноизгодно сътрудничество.
Нашите данни за контакт:
С уважение, Елизаров В.М.
Относно отстъпката
В момента това е доста често срещан тип, тъй като икономическите условия са се влошили по много начини. Както показва опитът, убеждаването на контрагента да предостави отстъпка е особено добро в такива случаи:
- ако компаниите си сътрудничат дълго време, например повече от година;
- ако се закупи голямо количество стоки наведнъж.
до главен изпълнителен директор
Avantage LLC Филипов Г.В.
От директора на Верес ООД
Александрова К.Н.
Здравейте, Генадий Викторович. Имаме удоволствието да отбележим факта, че нашите компании си сътрудничат повече от 2 години. Изразяваме своята благодарност за постоянно високото качество на услугите, както и за съдействието при разрешаването на редица текущи проблеми.
Смятаме, че не е тайна за вас, че през последната година икономическата ситуация в нашата пазарна ниша се влоши значително. За съжаление в момента изпитваме известна липса на приходи, което е свързано с намаляване на тримесечната печалба.
Във връзка с тези обстоятелства се надяваме на вашето разбиране и съгласие за предоставяне на 10% отстъпка от услугите, които ще бъдат предоставяни през следващата 2018 календарна година. Разбира се, такава мярка е временна и ние се ангажираме с пълноценно сътрудничество при взаимноизгодни условия в случай, че икономическата ситуация се стабилизира.
С уважение, Александров K.N.
За намаляване на наема
В този случай обосновката на вашето искане в писмото ще бъде приблизително същата като обсъдената в предишния пример.
до главен изпълнителен директор
Avantage LLC Филипов Г.В.
От директора на Верес ООД
Александрова К.Н.
Здравейте, Генадий Викторович. През финансовата година, приключила през 2016 г., нашата компания претърпя загуби, които надхвърлиха очакванията с 10%. Принудени сме да заявим, че нашата компания беше засегната от финансовата криза. Това се изразява в намаляване на клиентския поток с 15-20% от собствениците.
В тази връзка се надяваме на вашето съгласие за предоставяне на 10% отстъпка от наема. Обръщам внимание на факта, че ние сме доста големи наематели и в същото време през целия период на нашето петгодишно сътрудничество не сме допуснали нито едно забавяне на плащането, а също така изпълнихме всички други условия на Договорът. Изхождаме от факта, че тази мярка е временна, поради което сме готови да продължим да плащаме таксата в пълен размер веднага щом ситуацията на пазара се стабилизира.
С уважение, Александров K.N.
Относно разсрочено плащане
В този случай е важно да признаете, че наистина не сте извършили плащането навреме и да обясните подробно причината. Разбира се, трябва точно да посочите условията за погасяване на цялата сума.
Директор на ООО "Грузодар"
Вакулов Н.Ю.
От директора на Parabolia LLC
Аксакова Т.Г.
Здравейте, скъпи Николай Юриевич. През септември 2017 г. не сме извършили друго плащане за вашите услуги в размер на 100 000 рубли. Официално Ви уведомихме за невъзможност за плащане един месец предварително. Към момента обясняваме, че компанията е намерила средства за плащането. Молим ви да предоставите разсрочено плащане за два месеца: октомври и ноември (50 000 рубли всеки).
Ние не бягаме от финансовите си задължения и дългове и обръщаме внимание на факта, че през всичките 3 години на нашето сътрудничество никога не сме нарушавали договора. Надяваме се на вашето разбиране и очакваме по-нататъшно взаимноизгодно сътрудничество.
С уважение, Аксаков T.G.
Моля, платете за друга компания
Такива искания могат да възникнат в случаите, когато едно дружество се ангажира да изпълни финансовите задължения на друго дружество при определени условия. Като пример можете да използвате този шаблон.
ИП Благодаров А.К.
ПИСМО ЗА ИСКАНЕ
Писмото с искане е може би най-често срещаната форма на бизнес кореспонденция. Броят на ситуациите, които налагат подаване на заявка от името на юридическо или физическо лице, не може да бъде изброен. Това е получаване на информация, проби от продукти, координация на действията, подтикване към каквото и да е действие и т.
Съставът и структурата на писмото с искане не се различават много от стандартните (вижте Бизнес писма. Правила за дизайн. Структура на писмото). обикновено, текст на писмото за исканесе състои от две части:
1. Уводна част, където същността на случая се излага в разказна форма, мотивите, причините за отправяне на искане се обясняват. Тук често се използват следните стандартни изрази:
- причината за петицията
- Поради неполучаването на...
- Предвид социалната значимост...
- Имайки предвид (нашето дългогодишно сътрудничество)...
- Предвид (дългосрочното и ползотворно естество на нашите бизнес отношения)...
- Предвид несъответствието на Вашите действия с предварително приетите споразумения...
- Поради забавяне на доставката...
- Въз основа на резултатите от преговорите по...
и т.н.- Целта на заявката
- За да изпълним заповедта...
- За да разрешите проблема възможно най-скоро...
- За помирение...
- За да се гарантира безопасността на преминаването на товари ...
- За да избегнете конфликт...
и т.н.- препратки към основания за обжалване
- Както беше уговорено предварително...
- Във връзка с Вашия контакт с нас...
- Въз основа на устно споразумение...
- Въз основа на телефонния ни разговор...
- Според правителствено постановление...
- Съгласно протокола за взаимни доставки...
и т.н.Всички горепосочени изрази трябва да се използват, като се вземат предвид контекстът и речевата ситуация.
Почти всички стандартни изрази започват с производен предлог или с предложна комбинация. Трябва да се обърне внимание на правилното използване на тези предлози със съществителни, които са предимно в родителен и дателен падеж.
2. Всъщност искане. Тук ключовата фраза на писмото включва думи, образувани от глагола питам. Използването му се обяснява с изискванията на етикета за бизнес текстове и психологическите закони на бизнес комуникацията - човек е по-склонен да се съгласи да извърши действие, изразено под формата на молба, отколкото под формата на искане.
В някои случаи самата заявка, изразена описателно, може да не съдържа този глагол, например: Надяваме се, че ще намерите възможност да разгледате нашето предложение в посочения срок..
Искането може да бъде в първо лице единствено число (" умолявам..."), първо лице множествено число (" Моля те..."), от трето лице единствено число (в този случай се използват съществителни с колективно значение: " Ръководството пита... ", "Администрацията пита... ", "Съветът на работниците пита... “ и др.), от трето лице множествено число, ако се използват няколко съществителни със събирателно значение ( Администрацията и работническият съвет искат... ).
Ако писмото с искане е многоизмерно, тогава съставът на втората част на такова писмо може да изглежда така (частите от състава трябва да съответстват на разделянето на абзаца на текста):
Моля моля...)
...
В същото време питам...(Също така моля...)
...
Освен това, моля... И също така моля...)
...
и т.н.Когато пишете молба, трябва да вземете предвид такива препоръки:
1. Когато правите заявка, подчертайте своя интерес или интереса на вашата организация да я изпълни.
2. В никакъв случай не започвайте писмо с думата "Моля..." - по-тактично е първо да обясните мотивите за жалбата си (дори ако всички подробности вече са договорени с адресата).
3. Не бързайте да благодарите предварително на адресата. Правейки това, поставяте както себе си, така и получателя в неудобно положение. Опитайте се да благодарите, когато разберете, че молбата ви е била удовлетворена.Когато формулирате заявка, често се използват следните стандартни изрази:
- Обръщаме се (обръщаме се) към вас (вас) с молба ...
...относно доставката до нашия адрес...
...за посоката до моя адрес...
...относно депортирането в нашата организация...
...за това да ми дадеш...- Питам (моля) ви (вие) ...
... Информирай ни) ...
...прати ми)...
...незабавно представяне...
...докладвайте веднага...
... уведомява (ръководството на предприятието) за ...
...информирайте ме за...- Моля за Вашето (Вашето) съгласие за...
...изпращане до...
...давайки ни...
...запознаване с...
...трансфер... на следното оборудване...- Молим за вашето (вашето) съдействие в...
...получаване...
...бързо изпращане...
...предоставяне на допълнителна информация относно...
...държи...- Моля за вашите (вашите) инструкции ...
...за сключване на споразумение за...
... за издаване от склада на предприятието ... на представител ...
...за документи...
...да преразгледат...- Молим ви да не отказвате любезност и ... .
