Анализ на избраното предприятие. Анкета преди проект Анкета за ИТ анкета

Информационното проучване е важен етап от оптимизацията на предучилищните образователни институции и внедряването на EDS. В крайна сметка качеството на взетите решения за оптимизиране на процесите и разработване на изисквания за функционалността на EDMS зависи пряко от получената информация и качеството на нейното представяне.

В тази връзка е необходимо да се спазва основният принцип на проучването - да се получи пълна, надеждна и актуална информация за процесите, които се планира да бъдат автоматизирани.

Предпроектно проучване

От гледна точка на консултантска компания, предлагаща своите услуги на пазара за консултиране и внедряване на EDMS, т.е. внедряването на EDMS за анализатор е външенпроект, проучването преди проекта се разглежда като част от методологията на продажбите (като една от фазите на „предварителна продажба“). Но по-голямата част от работата на този етап се извършва от анализатора, както и на етапа на анализ, предвиден от методологията за внедряване. Поради тази причина предпроектното проучване също се разглежда като част от методологията за изпълнение.

Провеждането на предпроектно проучване може да бъде полезно и за анализатори, извършващи работа по внедряването на EDMS като вътрешнипроект на предприятие (организация), т.е. анализаторът е служител на компанията, в която се внедрява EDMS.

Схема на резултатите от предпроектното проучване

целипредпроектно проучване са:

• получаване на обща информация за обекта на внедряване на EDMS;
• определяне на целите за изпълнение;
• идентифициране на общите ключови изисквания за EDMS и границите на проекта;
• определяне на общото състояние на организацията на документооборота и деловодството;
• идентифициране на основните потребители (чиновници, мениджъри и др.);
• определяне на общото ниво на сложност на потенциален проект;
• оценка на нуждите от миграция на данни и интеграция с друг софтуер;
• събиране на информация, необходима за изготвяне на ефективно и печелившо Търговско предложение [ако работата се извършва от фирма, външна за обекта на изпълнение].

За да се получи необходимата информация за проекта, се провеждат анкети и интервюта с основните потребители (Клиент, ръководител на проекта, ръководители на отдели, основни потребители).

Примерни въпроси от въпросника, отговорите на които ще ви позволят да получите първична информация от клиента и бъдещите потребители на EDMS, са представени в раздела „Въпроси за въпросници и интервюта“.

Като резултатИзвършва се предпроектна проверка:

• оценка на обема на работата, необходима за внедряване на EDMS;
• изготвяне на доклад по предпроектното проучване;
• подготовка и демонстрация на прототип на решение (при необходимост);
• изготвяне на търговско предложение.

1. Цели и задачи на внедряването на EDMS;
2. Граници на проекта за внедряване на EDMS;
3. Получена друга информация.

След провеждане на предпроектно проучване става възможно да се прецени количеството аналитична и техническа работа, която ще трябва да се извърши, както и какви резултати трябва да бъдат постигнати.

В резултат на това се разработва документ, съдържащ описание на основните изисквания за EDMS, граници на проекта и друга идентифицирана информация. Ако информационното проучване се извършва от външна за Клиента организация, се изготвя и прототипно решение за демонстрация на Клиента (при необходимост) и търговско предложение.

На този етап, въз основа на получената първична информация, Ръководителят на проекта (PM) изготвя основен работен план, йерархична структура на работа (WBS) и Харта на проекта. На този етап може да се осъществи и изборът на платформата, върху която ще се разработва EDMS.

Информационно проучване и анализ

Използвайки резултатите от предпроектното проучване като отправна точка, Информационното проучване изяснява получената преди това информация, изследва и описва съществуващи бизнес процеси („както е“) и предлага бъдещи, оптимизирани бизнес процеси („бъдещи“).“ както трябва да бъде”), а също така описва всички необходими модификации в системата за поддръжка на тези бизнес процеси и EDMS интерфейси.

Схема на резултатите от информационното проучване

целиинформационното проучване са:

• проучване и точно описание на бизнес процесите, които ще се автоматизират;
• дефиниране и описание на системни модификации, интерфейси, вкл. интерфейси с външни системи и средства за пренос на данни от съществуващи програми, които трябва да бъдат разработени и внедрени по време на проекта;
• разработване на технически спецификации (ТЗ);
• разработване на препоръки за реинженеринг (оптимизиране) на документооборота и организация на документооборота и деловодството.

Целта на този етап е да се идентифицират изискванията на Клиента за резултатите от внедряването, поради което е необходимо тясно сътрудничество между Клиента, основните потребители и Анализатора през цялата фаза на информационното проучване и анализ. Обикновено информационното проучване е следващата стъпка след проучването преди проекта и включва подробно изследване на всички области на бизнеса, които ще бъдат засегнати по време на проекта, вместо просто идентифициране на основните функционални области и „убийствени приложения“, т.к. се прави по време на проучването преди проекта.

За да се получи необходимата информация, се провеждат проучвания и интервюта на основните потребители (Клиент, ръководител на проекта, ръководители на отдели, основни потребители) подобно на предпроектното проучване, но на по-подробно ниво. Примерни въпроси от въпросника, отговорите на които ще ви позволят да получите информация от клиента и бъдещите потребители на EDMS, са представени в раздела „Въпроси за въпросници и интервюта“.

резултатиработата се отразява в документ "Функционални изисквания" (ФР) или Доклад, или технически спецификации (в зависимост от сложността на проекта).

Окончателният документ трябва да съдържа:

1. Функционални изисквания за EDMS;
2. Описание на EDMS интерфейсите;
3. Описание на бизнес процесите;
4. Препоръки за реинженеринг (оптимизиране) на документооборота;
5. Друга информация, получена по време на проучването и анализа.

В резултат на извършената работа за организиране на ефективна офис работа и документооборот и взетото решение за внедряване на система за електронно управление на документи, екипът на проекта формулира изисквания към автоматизираната система, съставя списък на процесите, които ще бъдат автоматизирани, определя приоритети и последователност на тяхното автоматизиране.

След определяне на целите, задачите и границите на проекта за внедряване на EDMS, започва работа по разработването и внедряването на автоматизирана система за управление на електронни документи.

За да се автоматизира ефективно работата с документи, се препоръчва:

1. Направете списък на съществуващите видове документиВ организацията
2. Направи проверка на всеки виддокумент (виж по-долу)*
3. Съставете списък на отговорните служителиза създаване на документи (кой какви типове документи създава)
4. Съставете списък на служителите визира, подписва, одобрявадокументи (кой, какви видове документи; условия, при които се изисква виза, подпис)
5. Въз основа на тези списъци създайте общ маршрутпреминаване на документи с условия за преминаване - алгоритъм (Оперограма или Графична документооборотна схема)
6. Определете необходимото счетоводни документи(доклади): условия за създаване на отчети и техните форми
7. Определете какви видове документи трябва да бъдат поставени под контрол (определете срокове, форми на уведомяване, форма на контролна карта, условия за отстраняване от контрол)
8. Въз основа на проучвания изготвя инструкции за предучилищни образователни институцииако е необходимо
9. Създайте списък със случаи(с посочване на срокове на съхранение и принципи за оформяне на делата) при необходимост
10. Направете списък, който отразява механизма за достъп до различни видове документи (в зависимост от позицията)

Проверка на всеки вид документ:

• опишете технологията на документиране (съставяне): набор от подробности, тяхното местоположение, методи за попълване (ако е необходимо);
• описват формите на регистрационните и контролните карти (RCC): наборът и разположението на полетата в картата;
• показват условията за движение на документи (наличие на подписи, визи, чекове и др.);
• показва диаграма (маршрут) на документооборота или списък на основните джиранти, подписали и др.;
• описват метода на регистрация, кодовете, които се присвояват на различни видове документи

Въпроси за анкети и интервюта

Тук са изброени въпроси, които могат да се използват във въпросници или при интервюиране на потребители при провеждане на проучване на обекта на внедряване на EDMS. Въпросите са препоръчителни. Няма ясни изисквания за провеждане на проучване, така че анализаторът трябва да бъде креативен в получаването на необходимата информация, нейното структуриране и показване.

Необходимо е автоматизиране на процеса на управление на документи:

1. Какви са дългосрочните и краткосрочните цели на внедряването на системата?
2. Какви са основните критерии за успех на проект за внедряване на система за управление на документи?
3. В какви срокове е желателно да се внедри системата? Какви са причините за тези срокове?
4. Кой е основният инициатор на проекта: в интерес на кой отдел или ръководител (мениджъри) се планира внедряването на системата?
5. Кои са основните клиенти на EDMS (кои подразделения) и основните участници в EDMS?
6. При внедряване на системата планирате ли пълно или частично преминаване към безхартиена технология за офис работа и документооборот? Опишете как го виждате.
7. Има ли планове за използване на криптографска защита на информацията и системи за електронен цифров подпис (CIPF и EDS)? Ако отговорът е „ДА“, моля, посочете името или вида на приоритетните системи.
8. Обработка, какви видове документи, формати и типове се предвижда да бъдат автоматизирани от системата?
8.1. Опишете накратко основните параметри на всеки от тях, посочете разликите.
8.2. Определете приоритетите си
9. Колко работни станции се планира да бъдат инсталирани наведнъж?
10. Колко работни места се планира да бъдат свързани към системата евентуално (общо)?
11. В кои отдели се планира внедряването на EDMS?
12. Опишете основните функционални отговорности на отделите - основните участници в EDMS.

Организационни въпроси:

13. Има ли технически специалисти, които ще ръководят проекта от името на клиента?
14. Има ли специалисти в предучилищни образователни институции, които ще ръководят проекта от името на клиента?

Въпроси относно предучилищното образование:

15. Има ли одобрени разпоредби, инструкции, наредби или други нормативни документи, регламентиращи работата с документи (описания на правилата за деловодство и документооборот)?
15.1. Колко зрели и подходящи са те?
15.2. Има ли планове за смяната им?
15.3. Ако има такива документи, моля да ги предоставите за анализ.
16. Ако няма такива правила (наредби, инструкции, методи) или не са уместни, необходимо ли е да се извърши проучване, описание и оптимизиране на съществуващите процеси?
16.1. Има ли разбиране за необходимостта и навременността на подобни действия?
16.2. Или има планове за автоматизиране на процесите „както е“?
16.3. Ако ще се извършва проучване и оптимизация, тогава дефинирайте областите на проучване, целите и критериите за оптимизация.
17. Как се извършва документацията?
17.1. Централизирана;
17.2. Децентрализирана;
17.3. Смесени.
18. Кой отдел или служител отговаря за работата с документи?
19. Кой във фирмата организира работата с документи (кой отдел)?
20. Какви функции (процеси, работа) трябва да бъдат автоматизирани за тези видове документи? Опишете ги (накратко)
21. Какъв е приблизителният обем на документооборота на година/месец за всеки определен вид документ?
22. Избройте видовете документи, за които се използват формуляри и шаблони, работата с които се планира да бъде автоматизирана?
23. Какви форми на отчитане и регистрация се използват за всеки вид документ? Опишете тяхната структура, правила за попълване, правила за генериране на регистрационни номера.
24. Какви документи изискват допълнителен контрол? Опишете техните характеристики и изисквания за контрол.
25. Какви типове и видове отчетност трябва да се внедрят за всеки тип документ?
26. Видове работи, извършвани по всеки вид документ. Промени, които настъпват в документ по време на бизнес процес.
27. Опишете длъжностните задължения за обработка на документи на служителите, които са участници в документооборота.
28. Опишете съществуващата технология за работа с документи в организация или отдел:
28.1. процедурата за изпращане на обработка и регистрация на входящи документи;
28.2. процедурата за преглед на входящите документи от ръководството и издаване на решения;
28.3. структура на резолюцията;
28.4. реда за подаване на документи за контрол;
28.5. видове контрол;
28.6. крайни срокове;
28.7. списък на документите, чието изпълнение подлежи на контрол;
28.8. технология за контрол на изпълнението на документи;
28.9. редът за записване на документи, получени за изпълнение в структурни подразделения;
28.10. процедура за снемане на документи от контрол;
28.11. процедурата за разглеждане на проекти на документи от ръководството, тяхното одобрение от различни отдели и одобрение;
28.12. процедура за регистрация и препращане обработка на изходящи документи;
28.13. процедура за разработване на вътрешни документи;
28.14. организиране на съхранение на документи в структурни подразделения и в централния архив на организацията.
29. Какво трябва да се промени при работа с документи?
30. Какви форми на отчитане и регистрация се използват за всеки вид документ?
30.1. Опишете тяхната структура и правилата за попълване (ако има такива).
30.2. Правила за генериране на регистрационен номер
31. Какви типове и видове отчетност трябва да се внедрят за всеки тип документ?
31.1. текущи служебни справки;
31.2. окончателни офис отчети;
31.3. отчети на статистически служби;
32. Възможност за установяване и проследяване на връзки между документи

Въпроси относно архивното съхранение:

33. Има ли архив като структурна единица?
34. Кой е отговорен за бързото съхранение на документите?
35. Има ли инструкции за съхранение на документи? Ако имате нормативни документи, моля, предоставете ги.
36. Разработена ли е Номенклатурата на делата (всяка година)?
37. Кое звено (длъжностно лице) отговаря за изготвянето и утвърждаването на консолидирана номенклатура на делата.
38. Има ли проверка на ценността на документите и унищожаване на документи?
39. Има ли научен справочен апарат? Кой го ръководи? Опишете структурата му.
40. Разработена ли е политика за достъп до документи, особено поверителни?
41. Има ли планове за прехвърляне на архива на „хартиени“ документи към системата?
41.1. Моля, посочете приблизително количество, формат и видове документи.
41.2. Архивът с документи разпределен ли е географски? Ако отговорът е „ДА“, къде се намират местата за съхранение на документи?
41.3. Посочете необходимата времева рамка за прехвърляне на информация към системата.
42. Какви правила се прилагат за отписване на документи във файлове, прехвърлянето им в архива, какви са стандартите за съхранение?
43. Правила за работа с номенклатурата на делата на отдела, неговата структура и организация на съхранение на документи в отдела, работата с която подлежи на автоматизация.

Описание на организационната структура:

За извършване на първоначална оценка на изискванията е необходима информация за организационната структура на компанията. Описанието на организационната структура трябва да бъде диаграма (във Visio, ARIS или друг подобен формат). Възможно е и текстово описание. Диаграмата (или текстовото описание) на организационната структура трябва да отразява:

44. Списък на организации от най-високо ниво (управляващо дружество, списък на комплекси, клонове, отделни юридически лица (например фирмени офиси) и т.н.), включително:
44.1. имена на организации;
44.2. географско разположение на организациите;
44.3. взаимоотношения между организации (йерархия);
44.4. сфери на дейност на организациите.
45. Организационни структури на организации от най-високо ниво, които трябва да съдържат:
45.1. структура на подразделенията;
45.2. взаимовръзки между отделите;
45.3. функции на отделите;
45.4. области на отговорност на отделите.

На първо място ни интересува информация за структурните звена, които ще участват в внедряването на системата за електронен документооборот.

ИТ инфраструктура на организацията:

46. ​​​​Каква техническа поддръжка е налична: характеристики на сървъра, клиентски сайтове?
47. Информационната система(и) използва ли се в момента за автоматизиране на текущи задачи?
47.1. Ако отговорът е „ДА“, какви функции включва?
47.2. От какво сте недоволни/текущи проблеми?
47.3. Има ли планове за пълна или частична подмяна?
47.4. Миграция на данни: как се планира да се прехвърли натрупаната информация:
- не може да се толерира
- носене на ръка,
- прехвърляне автоматично.
47.5. Ако планирате автоматично да прехвърлите „стари“ данни в нова система, е необходимо да предоставите информация за структурата и форматите за съхранение и да формулирате изисквания за преобразуване на данни.
48. Необходима ли е интеграция с други системи?
49. Каква е типичната конфигурация на клиентските работни станции (процесор, RAM, операционна система и т.н.)?
50. Има ли списък със стандартен софтуер, инсталиран на офис компютри? Ако отговорът е „ДА“, моля, предоставете този списък.
51. Какви са характеристиките на основния сървърен хардуер?
52. Служителите на компанията използват ли корпоративна електронна поща в ежедневната си работа? Какъв пощенски сървър и клиент използвате?
53. Посочете версията и разработчика на софтуера на корпоративния имейл сървър.
54. Каква е вашата мрежова топология:
1.1. Локалната мрежа базирана ли е на Windows NT домейн?
1.2. Колко работни станции има във вашата локална мрежа?
1.3. Има ли териториално разпределение на мрежата? Ако има:
1.3.1. Какво е разпределението на работните станции между клоновете (офисите)?
1.3.2. Какъв е капацитетът на комуникационните канали между мрежовите сегменти?
55. Има ли специален файлов сървър, предназначен за съхраняване на документи? Какъв е прогнозният обем документи, съхранявани на този сървър?
56. Има ли стратегия за съхраняване на неструктурирана информация (компютри, специални файлови сървъри, подсистеми за съхранение и т.н.)
57. Какъв е средният обем документи, съхранявани на клиентските работни станции?
58. Какви корпоративни информационни системи (CIS) се използват в предприятието?
59. Има ли лицензирани СУБД и как се използват? Посочете разработчиците и версиите на СУБД, използвани в предприятието.
60. Използват ли се справочни услуги за идентифициране на потребителите? Ако отговорът е „ДА“, моля, посочете кои.
61. Има ли услуга за техническа поддръжка за потребителите (helpdesk)? Има ли правила за тази услуга?
62. Колко служители има отделът за информационни технологии (отдел, отдел)? Какви са основните задачи, които решава това звено?
63. Посочете системите, с които трябва да се интегрира системата за управление на документи.
64. Посочете приблизителното съотношение на служителите, които имат достъп само до документи за преглед, към броя на служителите, които имат право да променят и извършват определени действия.

Изисквания за EDMS:

65. Избройте и опишете какви функционални изисквания към новата система смятате за най-важни.
66. Съставът на атрибутите на всяка документна карта:
- Име
- Описание
- Етикет на формуляра (име във формуляра)
- Тип данни
- Начин на попълване (ръчно, от указател, ...)
67. Търсене на документи по атрибути на регистрационните карти Списък на данните за картите за търсене
68. Необходимостта от създаване на история на работа с документи, проследяване на хода на изпълнение и процеса на одобрение и др.
69. Необходими филтри в системата
70. Заявки за информация, които системата трябва да удовлетвори

Предлагаме да формализираме информацията, получена в резултат на проучването, във формуляра оперограмиили във формата алгоритъм. Като пример предлагаме да разгледаме жизнения цикъл на поръчките за основните дейности. Технологията за работа с този тип документи е най-унифицирана и може да се използва в различни предприятия.

Примери за процеса на работа с документ

Предлагаме да формализираме информацията, получена в резултат на проучването, под формата на оперограма или под формата на алгоритъм. Като пример предлагаме да разгледаме жизнения цикъл на поръчките за основните дейности. Технологията за работа с този тип документи е най-унифицирана и може да се използва в различни предприятия.

Операграма на жизнения цикъл на поръчка за основната дейност

Кликнете върху изображението, за да го увеличите

Алгоритъм за обработка на поръчки за основна дейност

Разработване на функционални изисквания

Въз основа на информацията, посочена по-горе, анализаторът разработва функционални изисквания за EDMS или техническо задание за разработването на EDMS. По-специално, анализаторът трябва да изготви изисквания за формата и състава на регистрационните и контролните карти (набор и подреждане на полета в картата, методи за попълване на EDMS и т.н.), маршрути за движение на документи и други необходими изисквания за създаване и развитие на EDMS.

Автоматизирането на работата и съответно задаването на задачи за разработка на софтуер трябва да се извършват при наличие на регулаторни документи, регулиращи работата с документи: инструкции, наредби, формуляри и др.

При липса на такива документи е необходимо да се разработят документи, установяващи основните правила за работа с документи, работата с които се планира да бъде автоматизирана.

Документация

По време на прегледа се изготвя следната документация:

1. Информационен доклад от проучването (инфологичен модел)

Предназначение:
Записване на информация, получена по време на проучването, интервюиране на служители на Клиента с цел разработване на технически спецификации за създаване и конфигуриране на автоматизирана система

Включва:

• Описание на общите характеристики на Клиента;
• Описание на организационната структура;
• Описание на техническото оборудване;
• Описание на бизнес процесите, които ще бъдат автоматизирани;
• Описание на изискванията на потребителя;
• Препоръки за подобряване на бизнес процесите.

2. Техническо задание за създаване на автоматизирана система (модел на данни)

Предназначение:
Разработване на технически изисквания към функционалността на автоматизираната система и нейната архитектура

Включваописание:

• AWP;
• системни функции;
• атрибути на карти;
• интерфейси;
• справочници;
• бутони за действие;
• условия на предизвестие;
• други технически изисквания за EDMS.

Секциите на документацията, описани по-горе, могат да бъдат добавяни и променяни, ако е необходимо. разработването на документация е творчески процес и също зависи от професионализма на анализатора, разработващ тези документи.

КОНСУЛТАЦИЯ

Когато автоматизира бизнес процесите на клиента, една ИТ компания много често се сблъсква с необходимостта от провеждане на предпроектно проучване. Този проблем автоматично поражда редица взаимосвързани въпроси.

1. Необходимо ли е изобщо да се прави такъв преглед? Какво ще даде на клиента и на самата IT компания?

2. Какви са целите на проучването преди проекта?

3. Какъв трябва да бъде неговият резултат?

4. Трябва ли да направя проучване преди проекта безплатно или да взема пари за него?

5. Как да обосновем пред клиента ефективността на такъв преглед, ще се изплати ли?

Тук всяка компания взема решение по свой начин: някой като цяло смята такъв преглед за неуместен („да се намесим в битка и тогава ще видим ...“); други, които го провеждат по време на изпълнението, не подчертават тази работа в отделна статия; други го провеждат като независим етап от работата, но не взимат пари за това; Трети с право смятат предпроектната проверка за отделен търговски продукт. Опитът ми като мениджър и консултант показва, че предпроектната експертиза е необходим компонент от работата на почти всяка ИТ компания, свързана с внедряването на системи за автоматизация. И успехът на целия проект понякога зависи от правилната организация и изпълнение на този етап.

В тази статия ще се опитам да отговоря на въпросите, поставени по-горе, въз основа както на моята собствена практика, така и на опита на клиенти, с които трябваше да общувам, въвеждайки технологията за провеждане на предпроектни проучвания от нулата.

Необходимостта от предпроектно проучване

Подходът на някои ИТ компании към бизнес автоматизацията е добре илюстриран от този анекдот.

Изобретател идва в комисията и предлага нов апарат за бръснене на улицата.

„Как работи вашето устройство?“ - питат го членове на комисията.

„Много просто“, отговаря изобретателят. „Хвърляш монета в слота, пъхаш главата си в машината и две остриета започват да те бръснат.“

„Съжалявам, колега, но хората имат различни форми на лицето!“ - правят му забележка членовете на комисията.

„Да“, казва изобретателят, „но това е само преди първото бръснене...“

Основната задача на всяка автоматизация е да поддържа уникалните конкурентни предимства на автоматизираната компания. Не можем да допуснем, както в този виц, след автоматизация всички компании да си приличат. Следователно, ако искаме да запазим уникалните конкурентни предимства на бизнеса на клиента, тогава при всяка модернизация на бизнес процесите е необходимо да се проведе предпроектно проучване.

Разбира се, възможно е да се направи задълбочен анализ на причините, които обуславят тази необходимост. Това може да са висока очаквана цена на проекта, необходимост от промяна на съществуващи бизнес процеси поради автоматизация, включване в проекта на работа, чийто обхват не може да бъде определен предварително и т.н. Спомнете си обаче как в една много поучителна история , командирът прекъсна доклада на генерала за причината за поражението:

Нашето поражение се дължи на редица причини“, започна генералът. - Първо, барутът беше влажен...

Стига – спря го командирът.

Тук ситуацията е подобна, тъй като за провеждане на предпроектно проучване е достатъчно клиентът да има уникални бизнес характеристики (а всяка компания трябва да ги има, в противен случай просто няма да оцелее на пазара и да отстъпи на конкурентите).

Така че в световен мащаб въпросът за необходимостта от този вид работа се решава доста лесно - те трябва да се извършват, ако автоматизираната компания е на конкурентен пазар.

Какво дава предпроектното проучване на клиента и на самата IT компания?

Както всички знаем много добре, всяка работа или услуга ще бъде търсена на пазара само когато е от полза както за клиента, така и за изпълнителя. Затова нека накратко да разгледаме какво всъщност дава проучването преди проекта и двете.

По време на проучването преди проектиране клиентът може:

Получете подробно описание на съществуващите бизнес процеси в компанията и сравнете реалния бизнес с вашата представа за него;

Оптимизирайте съществуващите бизнес процеси, като използвате практическия опит, който консултантите от ИТ компания са придобили при предишни внедрявания в подобни компании;

Оценете степента на съответствие на функционалността на предлаганата система с реалните бизнес процеси на клиента;

Своевременно подчертайте вашите уникални предимства и ги вземете предвид на етапа на внедряване на системата, а не след нейното въвеждане в експлоатация;

Изяснете бюджета и графика на проекта за автоматизация, като вземете предвид възможните модификации на системата, за да отговарят на уникалните характеристики на вашите бизнес процеси;

Оценете ресурсите (както технически, така и човешки), които ще са необходими на етапа на внедряване на системата. Планирайте своевременно разпределението на тези ресурси, за да завършите проекта в оптималния срок и без да надхвърляте бюджета;

Оценка на възможните рискове, които могат да повлияят на качеството на работа;

Оптимизирайте разходите за внедряване на системата, като евентуално извършите част от работата сами;

Получете по-точна оценка на икономическия ефект и периода на възвръщаемост на инвестициите.

Предимства на проучването преди проекта за ИТ компания:

Повишаване нивото на удовлетвореност на клиента чрез съпоставяне на неговите очаквания, формирани на етапа на предпродажба (когато продавачите предлагат „мечта“) с реалните възможности на системата да поддържа конкретни бизнес процеси;

Изясняване на времето за внедряване на системата и ресурсите, необходими за това, което ви позволява да планирате тяхното разпределение предварително;

Навременно идентифициране на уникалните предимства на клиента, за да бъдат взети предвид при конфигуриране или модифициране на системата за автоматизация;

Намаляване на времето за изпълнение и намаляване на риска от извършване на безплатна работа. Необходимите модификации на системата ще се извършват преди началото на нейното внедряване или паралелно с него, а не след края на етапа на пробна експлоатация, на който обикновено се установяват недостатъци. Ситуация, при която на етапа на завършване на проекта се открие несъответствие във функционалността, автоматично води до допълнителна непланирана работа. В същото време клиентът обикновено има затруднения с финансирането на такава работа и за да завърши успешно проекта, често трябва да се направи безплатно;

Идентифициране на вероятни рискове, които могат да повлияят на качеството и времето на изпълнение. Навременно осигуряване на необходимите мерки за минимизиране на въздействието на тези рискове върху успеха на проекта;

Получаване на данни за обосновка на броя на лицензите и структурата на проекта;

Записването на текущото състояние на автоматизираните единици и основните параметри на тяхната работа ще даде възможност да се обоснове ефективността на използването на предложената система;

Установяването на лични контакти между консултантите и основните изпълнители на проекта на клиента допълнително ще опрости съвместната им работа;

Разширяване на базата от знания (ако има такава) за основните бизнес процеси на клиентите в тази индустрия.

Разбира се, тук не са изброени всички аргументи в полза на предпроектното проучване, но както показва практиката, това е напълно достатъчно, за да убеди клиента в неговата необходимост.

Основни задачи на предпроектното проучване

Всяка компания има свой собствен поглед върху приоритета на задачите, свързани с предпроектната инспекция, но най-важната от тях според мен е изучаването на основните бизнес процеси на клиента и откриването на основните проблеми, които той би искал да реши с помощта на система за автоматизация. Най-ефективният инструмент за това обикновено е специално разработен въпросник, базиран на реалната практика при провеждане на предпроектни проучвания. Позволява на консултанта да зададе на служителите на клиента всички необходими въпроси относно основните дейности на автоматизираните единици, без да забравя нищо. Горещо препоръчвам да интервюирате служители от различни рангове за всеки елемент – от ръководители до висше ръководство. Много често ми се налагаше да се сблъсквам със ситуация, в която висшето ръководство вярваше, че конкретни бизнес процеси вървят така, както първоначално са били замислени, но в действителност работата в компанията се извършваше по съвсем различен начин. В същото време мениджърите на средно ниво имаха собствено мнение за функционирането на процеса, което се различаваше както от идеите на висшите мениджъри, така и от действителните дейности на конкретни изпълнители, участващи в тези работи. Това състояние на нещата обикновено предизвиква много емоции при четене на доклада от проучването преди проекта. Установяването на истинската ситуация и излагането й под формата на ясен документ спомага за укрепване на доверието във външните консултанти и установяване на доверителни отношения както с ръководството на клиента, така и с обикновените служители.

Очевидно следващата най-важна задача на предпроектното проучване е да се идентифицират уникалните конкурентни предимства на клиента. Както показва практиката, около 75% от бизнес процесите, използвани от клиента, съвпадат с процесите в подобни компании от същата индустрия, 10% реализират своите уникални конкурентни предимства, а останалите 15% са резултат от втория закон на термодинамиката: ) (последствие от „естествения растеж на хаоса“) и трябва да бъде решен в хода на проекта. Но тези конкурентни 10%, които са толкова важни за бизнеса, просто трябва да бъдат запазени с всякаква автоматизация (естествено, при условие че тези предимства могат да бъдат формализирани). Най-често този проблем се решава чрез конфигуриране на системата за клиента, но понякога се изискват услугите на програмисти, за да се вземат предвид уникалните характеристики на бизнеса. Нека отбележа, че тук не говорим за разработка по поръчка, а за внедряване на системи за автоматизация на производството.

Разбирайки как ще бъдат поддържани конкурентните предимства на клиента, ИТ компанията ще може да оцени необходимостта и цената на подобренията на продукта, както и да разбере какви допълнителни ресурси може да са необходими за това.

Важна цел на предпроектното проучване е да се диагностицира състоянието на ИТ средата на клиента, тоест да се оцени използваното от него компютърно оборудване, софтуер, комуникации, ниво на квалификация на ИТ специалистите и др. необходимо е да се разбере дали клиентът разполага с достатъчно ресурси за успешно внедряване на автоматизацията на системата. Тук се доближаваме до друга задача на предпроектното проучване - анализиране на потенциалните рискове на проекта и описание на вероятните последствия от тях. В същото време консултантите трябва не само да документират всички възможни рискове, но и да предложат на клиента начини за намаляване на всеки един от тях.

Всяка CIS включва натрупване на информация за оперативната дейност на отделите, така че следващата тема на предпроектното проучване трябва да бъде събирането на изисквания за автоматизираните отдели.

Информацията, натрупана в системата, ще остане мъртва тежест, ако няма възможност за анализиране, така че е много важно по време на предпроектното проучване да разберете от какви видове и форми на отчетност се нуждае клиентът. Обикновено инструментите за автоматизация вече включват стандартен набор от отчети, но всеки клиент правилно смята своя бизнес за уникален и следователно изисква уникална система от този вид, внедрена, като правило, с помощта на специален генератор на отчети.

Неотложната задача на предпроектното проучване е да се изясни окончателният бюджет на проекта и времето за неговото изпълнение, като се вземат предвид всички получени данни. Тези срокове могат да бъдат повлияни от различни фактори, като готовността на управленския персонал на клиента да участва в проекта, мотивацията на представителите на клиента и изпълнителя, вероятността от саботаж от страна на служители на автоматизирани звена, възможното уволнение (или, обратно, наемане) на ключов мениджър след известно време време след началото на проекта, недостатъчност на съществуващия компютърен парк и технологична база за постигане на всички цели на автоматизацията, липса на бюджет за закупуване на необходимото оборудване и още много. Следователно консултантът трябва да разбере подробно всички тези обстоятелства и да ги отрази в доклада, включително за вътрешно ползване. Изготвянето на втори - вътрешен - доклад ще ви позволи да отразите подробно всички нюанси на връзката и препоръките към специалистите в отдела за внедряване и интеграция.

Друг важен въпрос, който трябва да бъде решен на етапа на предпроектното проучване, е разработването на препоръки относно избора на методи за изпълнение на проекта. Тук е важно ясно да се запише кои от проблемите, формулирани преди това от клиента, не могат да бъдат решени с помощта на предложената система за автоматизация и да се предложат организационни или други начини за излизане от тази ситуация.

Всяка компания може лесно да добави още дузина задачи, които би искала да реши на етапа на проучването, но, както показва реалната практика, получаването на отговори на изброените по-горе въпроси вече прави предпроектното проучване доста ефективно.

Какъв обикновено е резултатът от проучването преди проекта?

Основният резултат е окончателният доклад за извършената работа, съгласуван и подписан от клиента и изпълнителя. Нека да разгледаме необходимите раздели на такъв отчет. Ако не се спирате на стандартните раздели, посветени на уводни думи, списък със съкращения, акроними и съкращения, тогава в доклада могат да се разграничат следните основни компоненти:

- описание на съществуващите бизнес процеси на клиента;

- списък на основните задачи, които трябва да бъдат решени с помощта на системата за автоматизация;

- оценка на бизнес процесите на клиента и препоръки за промяна или оптимизиране на работата на отделите, като се вземат предвид предимствата, предоставени от ИС;

- уникални конкурентни предимства на клиента, които трябва да се вземат предвид при внедряването на системата;

- анализ на съществуващата ИТ среда за съответствие с изискванията на системата за корпоративно управление, препоръки за промяната й;

- оценка на работата по интегрирането на CIS в съществуващата ИТ инфраструктура на клиента;

- описание на звената за автоматизация и изискванията за анализ;

- оценка на възможните рискове по време на изпълнение на проекта и идентифициране на необходимите мерки за минимизиране на въздействието им;

- описание на желанията на клиента, които не могат да бъдат изпълнени в предложената система за управление и ще изискват модификация, оценка на времето и разходите за такава модификация;

- предложение за изпълнение на проекта с обосновка на предложения вариант, уточняване на необходимия брой автоматизирани работни места за клиента и изясняване на бюджета на проекта.

Отделен документ от предпроектното проучване трябва да бъде предварителен работен график, който включва, наред с други неща, съгласуван списък на отговорните лица (както от клиента, така и от изпълнителя), техните области на отговорност и основни правила за взаимодействие между тях. За ефективно внедряване на системата се препоръчва да се изготвят правила за обмен на информация между служителите на клиента и специалистите на ИТ компанията, провеждаща проучването, и също така, което е важно, да се определят времето и процедурата за наблюдение на изпълнението на работата.

Някои компании (най-често тези, които се занимават с разработка по поръчка) предоставят на клиента проект на техническа спецификация след приключване на предпроектната проверка.

Направете проучване преди проекта безплатно или таксувайте пари за него?

Отговорът на този въпрос зависи до голяма степен от целта на проучването. Ако целта е бързо проучване за „примамване“ на клиент (обикновено като клиентът трябва да попълни някакъв вид въпросник), тогава изглежда разумно да го направите безплатно.

Ако целта на проучването отговаря на описаните по-горе задачи, то ще изисква отклоняване на значителни фирмени ресурси и задължително трябва да бъде платено. Това предпроектно проучване е пълноценна консултантска услуга, която позволява не само да се оцени необходимостта, времето и бюджета за автоматизация, но и да се оптимизират съществуващите бизнес процеси на клиента.

Както показа практиката, услугите за проучване преди проекта не са трудни за продажба, ако компанията е внедрила подходящата технология и продавачите ясно знаят (и могат ясно да обяснят на клиента) целта на проучването и какви ползи ще получи клиентът то.

Как да оправдаем пред клиента ефективността на предпроектната инспекция

Въпросът за оценката на ефективността на предпроектно проучване, както и всяка друга услуга, е един от най-трудните в бизнеса, тъй като резултатът от него не винаги е очевиден за клиента и често се възприема много субективно. За да се оправдае икономическият ефект от консултантските услуги - а предпроектното проучване, както споменахме по-горе, е именно консултантска услуга - всеки бизнес сегмент има свои собствени уникални алгоритми и методи. Тук обаче ще разгледаме други, по-прости и по-универсални методи, които позволяват на клиента грубо да оцени ефективността на проучването преди проекта.

Нека разгледаме потенциалните канали за спестяване, като вземем предвид кои могат да обосноват необходимостта от проучване преди проекта.

1. Спестяване на човешки ресурси и време:

При модифициране на системата, за да отговаря на уникалните конкурентни предимства на клиента в началния етап на внедряване, а не след пускането й в търговска експлоатация;

На етапа на интегриране на системата в ИТ инфраструктурата на клиента, поради факта, че цялата информация за състоянието на ИТ средата на предприятието и нюансите на интеграцията се изясняват преди началото, а не по време на внедряването;

Благодарение на навременното разпределение на материални и човешки ресурси както от изпълнителя, така и от клиента;

Чрез ранна оценка на възможните рискове, които биха могли да повлияят на процеса на внедряване на системата, и разработване на мерки, необходими за минимизиране на техните негативни последици.

Всяко забавяне на изпълнението на проекта води до сериозни допълнителни разходи за клиента, които могат лесно да бъдат изчислени във всеки конкретен случай.

2. Възможно намаляване на разходите за внедряване:

Чрез идентифициране на услуги и работа, които клиентът може да извърши сам;

Чрез коригиране на сроковете за изпълнение на някои работи след изясняване на реалната им трудоемкост.

3. Повишаване на ефективността на корпоративните информационни системи и производителността на служителите чрез оптимизиране на бизнес процесите, като се вземат предвид уникалните характеристики на клиента.

4. Отказ от използване на автоматизирана система, ако на етапа на предпроектната проверка се окаже, че тя няма да реши проблемите на клиента или нейната модификация ще бъде твърде скъпа.

В моята практика имаше случай, когато на клиент с много специфични бизнес процеси, въз основа на резултатите от предпроектно проучване, беше препоръчано да не внедрява CIS, а да направи организационни промени и да оптимизира технологията за работа с клиентите си , тъй като ефектът от внедряването на системата (имаше нужда от скъпа модификация) не се изплати, ще бъдат разходите. В резултат на това клиентът спести десетки хиляди долари, а проучването преди проекта се изплати само чрез повишаване на ефективността на отдела, който по препоръка на консултантите промени технологията на работа на служителя.

Липсата на етап на предпроектно проучване в повечето случаи води до значително забавяне на изпълнението на проектите и увеличаване на тяхната цена поради организационни и технически проблеми, които възникват по време на изпълнението. Често такива проекти завършват с пълен провал. Според проучване на Standish Group почти една трета от анализираните от тях 2,5 хиляди ИТ проекта не са просто неуспешни*1, но изобщо не са завършени. В Русия такива данни се получават много по-трудно, но съм сигурен, че делът на неуспешните внедрявания ще бъде не по-малък.

*1 Проектите се считат за неуспешни, ако са пропуснати сроковете, бюджетът е нарушен или не са получени очакваните резултати.

Следователно, ако една консултантска компания не иска да има нереализирани проекти в историята си, тогава тя просто трябва да проведе предпроектно проучване на бизнеса на клиентите. По-добре е да откажете договора в началния етап, отколкото да се затънете в работа и в крайна сметка да опетните репутацията си.

В момента има бързо развитие и внедряване на информационни технологии не само в държавните агенции, но и в много руски предприятия и успехът на самото внедряване зависи от това какъв ще бъде подходът към внедряването на EDMS, колко добре ще бъде планирано.

С разрастването на бизнеса се увеличава и обемът на хартиената документация. И когато броят на обработваните документи надхвърли прагова стойност, процесите на работа с документи излизат извън контрол, престават да бъдат управляеми и в резултат на това започват да забавят развитието на предприятието, тогава значението на внедряването на EDMS излиза наяве. В този момент много фирми са изправени пред проблем, наречен „откъде да започна“.

Процесът на внедряване на EDMS в успешната световна и вътрешна практика включва следните етапи:

1. Информационно проучване.
   1. Интервюиране.
   2. Разпитване.
2. Анализ на събраните данни.
3. Формиране на технически и функционални изисквания към EDMS.
4. Наблюдение на пазара на EDMS и провеждане на търг.
5. Тестване на демо версията.
6. Сключване на споразумение.
7. Разработване на регламенти за EDMS.
8. Инсталиране и конфигуриране на софтуер.
9. Обучение на потребители на EDMS.
10. Тестване на софтуер с потребители.
11. Отстраняване на грешки, открити по време на тестването на системата.
12. Промишлена експлоатация.

Защо да не минем без информационно проучване?

Защо е толкова важно да се проведе информационно проучване? Смята се, че висококачественото предпроектно проучване гарантира 80% успех на внедряването на EDMS. В края на краищата, той позволява:

• получите по-ясен „портрет“ на организацията: нейната мисия, области на дейност; Фирмена структура; функциите на отделите (и тяхното взаимодействие), определени в разпоредбите за структурните отдели; основни бизнес процеси;
• определят общото състояние на организацията на деловодството в предприятието;
• определяне на информационни и документационни потоци (включително видове използвани документи);
• идентифицират и вземат под внимание рисковете и начините за преодоляването им при внедряване на системата;
• определят целта на изпълнението;
• определят задачите и функциите, които EDMS впоследствие ще трябва да изпълнява;
• идентифициране на потребители на EDMS;
• научават и описват съществуващи бизнес процеси (да бъдат автоматизирани) и др.

Можете да получите отговор на горните въпроси от независимо проучване на обща информацияотносно обекта на внедряване на EDMS. Това помага да се подготвите за интервюиранеуправление и ключови специалисти. А анализът на резултатите от интервюто ще ви помогне да се развиете въпросникс по-подробни въпроси за по-широк кръг от хора. По този начин всеки етап от изследването ви позволява да се потопите по-дълбоко в проблема и да получите като резултат все по-подробно описание на проблема.

Само чрез разбиране на реалните нужди на предприятието може да се определи какви функции трябва да изпълнява EDMS. Тогава появата му ще може да оптимизира работата на хората и те няма да го възприемат като пето колело в каруца.

Към момента на започване на проучването нашият месопреработвателен завод имаше група от географски разпределени офиси, сложна структура на предприятието и голям обем хартиен документооборот, което доведе до разпръснат неконтролиран документооборот, нарушаване на сроковете за одобрение и изпълнение, както и загуба на документи.

С нарастването на производствените обеми и увеличаването на задачите, решавани от нашето предприятие, количеството разработена, получена и изпратена управленска и друга документация само нарасна, а ролята на дисциплината на изпълнение също се увеличи. Във връзка с достигането на ново ниво на месопреработвателното предприятие, ръководството на предприятието реши да въведе електронна система за управление на документи (EDMS), която позволява автоматизиране не само на работата с организационни и административни документи (заповеди, кореспонденция и др.), но също и някои бизнес процеси, придружени от обработка и изпълнение на документи.

За целта е сформиран екип от специалисти от ключови структурни звена на предприятието. За ръководител на този проект беше назначен заместник-директорът по предучилищното възпитание, автор на тази статия.

Интервюиране

Решихме да внедрим EDMS на етапи. Първият етап от информационното проучване, „видим“ за екипа, беше да се проведе - проучване на първата линия мениджъри и ключови участници в бизнес процесите, които ще работят в EDMS, т.е. ще бъдат негови потребители. Това проучване задължително трябва да включва ръководители и специалисти по предмети на заинтересовани структурни звена, които ще могат да изразят своите желания и коментари.

Преди началото на този етап зам.-директорът по предучилищното възпитание беше подготвени въпроси, чиито отговори биха могли да дадат представа за проблемите при организиране на работата с документи.

Беше съставен списък с бъдещи респонденти, който включваше около 30 души (това ръководители на отдели, техните заместници и специалисти, отговорни за създаването на документи, подписването, подписването и одобряването им). С всеки беше договорена отделна среща, по време на която първо беше очертана целта на личния разговор, а след това имаше диалог, чиято „програма“ беше предварително подготвен списък с тези и въпроси (виж Пример 1) . За удобство при провеждане и анализиране на интервюта можете да запишете разговора на диктофон. Но е по-добре участникът в проучването да не знае, че се извършва запис, защото повечето хора се губят, когато видят диктофон.

Пример 1

Подготовка за провеждане на интервюта като част от проучване на месопреработвателно предприятие за внедряване на EDS

Свиване на шоуто

При среща с всеки респондент заместник-председателят на предучилищната образователна институция в началото на разговора очерта подробно:

1. Цел на анкетата:

„Проверка на състоянието на деловодството и документооборота, разбиране на съществуващи бизнес процеси, които трябва да бъдат автоматизирани и чиято дейност е придружена от обработка и изпълнение на документи.“

2. Защо нашата компания трябва да внедри EDMS:

„Целта на EDMS е да подобри качествено процеса на работа с документи за мениджъри и специалисти по предмети на всички нива и да намали времето за рутинна работа с документи.“

3. Какви предимства предоставя EDMS, например:

„Системата ви позволява да намалите времето, прекарано в търсене на необходимия документ, ви позволява да имате достъп до обща база данни с документи с разграничаване на потребителските права, можете да работите в системата от разстояние, да работите с един документ съвместно от няколко потребители, бързо и лесно одобряване на документи, автоматизиране на регистрацията и разпространението на документи, организиране на контролно изпълнение на поръчки и документи (управленските дейности стават прозрачни), възможно е подписване на документи в системата с помощта на електронен подпис, организиране на работа с договори, интегриране на EDMS с други програми, използвани от организацията, и намаляване на разходите за поддържане на архива.

1. Какви проблеми срещате при работа с документи?
2. Какво бихте искали да подобрите, подобрите, промените в организацията на работа с документи?
3. Колко бързо и качествено се доставят документите?
4. Къде според вас са слабите места, които създават проблеми при работа с документи?
5. Съществуващите формуляри на документи удобни ли са за използване?
6. Колко време отнема обработката на един документ? Този въпрос трябва да бъде зададен във връзка с всеки тип документ, който е широко присъстващ в бизнес процесите на организацията.
7. Какъв е обемът на документооборота във вашата област на работа?

Процесът на интервюиране беше повлиян от заетостта на участниците в проучването, което се отрази на времето на проучването и също така показа, че служителите подценяват важността на проекта.

В резултат на анализа на събраната информация по време на интервюто беше оформена таблица, показано в Пример 2. Помогна да се структурира получената информация и да се направят необходимите изводи, които са добре отразени в нея.

Пример 2

Систематизиране на информацията, получена по време на интервюто

Свиване на шоуто

Въз основа на резултатите от интервюто бяха идентифицирани следните бизнес процеси, които на първо място изискват автоматизация от EDMS:

• управление на договори;
• съгласуване на фактури за плащане;
• съгласуване на организационни и административни документи:
• контрол върху изпълнението на инструкции (резолюции).

Интервюирането даде възможност да се подготви почвата за разпит, което изисква по-голяма точност при даването на отговори на въпросите.

Въпросник

Целта на проучването е да се получи по-подробна (точна) информация за текущото състояние на документооборота и деловодството в предприятието. Участниците в проучването бяха ръководители на структурни звена и експерти по предмети, които след това ще станат потребители на EDMS. Анкетата е проведена задочно, което означава попълване на въпросника в отсъствието на изследователя.

Въпросникът се състоеше от три части (виж Пример 4):

1. Уводната част – нейната основна задача беше да насърчи респондента да даде отговори на поставените въпроси. Описани са целта и задачите на изследването, значението на ролята на респондента; инструкции за попълване на въпросника.
2. Основната част съдържа въпроси с проста формулировка, като тяхната пълнота и количество зависят от желаната цел (въпросите в примерния въпросник от Пример 4 са препоръчителни и могат да се различават от оптималните въпроси за проучване на вашето предприятие; можете да ги използвате като начални образец за разработване на ваш собствен въпросник).
3. Заключителна част – тук на респондента се дава гаранция за конфиденциалност на изразеното от него мнение; беше изразена благодарност за участие в проучването.

По желание на респондента, анкетната карта беше разпечатана и му връчена лично или изпратена на електронната му поща. Формата на въпросника е проектирана така, че да е удобно за респондента да го попълни директно в word файл.

Ако въпросникът е изпратен като Word файл, тогава в тялото на имейла получателят първо вижда придружаващия текст (всички данни за контакт в примера са измислени):

Пример 3

Придружаващ текст и тема на имейла при изпращане на въпросника като прикачен файл по имейл

Свиване на шоуто

Пример 4

Въпросник за провеждане на проучване на предприятие преди внедряване на EDMS

Свиване на шоуто

Събраните данни бяха въведени в MS Excel таблица, което даде възможност автоматично да се генерират диаграми на разпределението на мненията по всеки въпрос. Тези. резултатите бяха представени на ръководството по възможно най-видимия начин (виж Пример 6). Броят на избраните опции за отговор за всеки въпрос беше отразен на един лист от файла, а диаграми, базирани на тези данни, бяха изградени на друг лист:

загуба на хартиени документи в дълга верига на разглеждане от одобряващи лица (важни проекти на договори понякога се губят или често се губят в купчина други документи);

увеличаване на обема на хартиената документация (наличието на множество копия на един и същ документ в различни отдели);

липса на публично достъпна и лесна за използване база от знания за вътрешни стандарти и административни документи на предприятието.

В бъдеще ще вземем предвид всички идентифицирани рискове, за да преминем към работа в EDMS възможно най-скоро:

• рискът от липса или неправилно дефиниране на задачите и функциите на EDMS;
• рискът от подценяване на необходимите ресурси (парични, времеви);
• риска от забавяне на изпълнението на етапите на проекта;
• рискът от недостатъчна информация на служителите на предприятието за напредъка на работата, както и рискът от пренебрегване, пасивност, съпротива на служителите, слабо участие на мениджърите в проекта;
• риск от лошо технологично оборудване;
• риск от липса на регулаторна рамка.

Като цяло проучването показа положително отношение към въвеждането на електронния документооборот, но имаше и редица служители, които имаха отрицателно отношение към внедряването на EDS, тъй като възприеха този проект като поредната иновация, която само ще добави повече работа към тях.

Впоследствие, въз основа на анализа на резултатите от интервютата и въпросниците, беше определена целта и бяха изготвени изисквания към EDMS, но това е друг и не по-малко важен етап от работата по внедряването. В момента нашата компания извършва сравнителен анализ на пазара на EDMS.

Бележки под линия

Свиване на шоуто

Преди изграждането на конструкцията или нейната реконструкция, предпроектна работа: проучванеобект или сграда, оценка на състоянието им. Това ни позволява да определим осъществимостта на изпълнението на проекта. По време на анализа се вземат предвид различни фактори: вид на терена, техническо състояние на конструкциите, характеристики на почвата, наличие на комуникации и др.

Задачата на специалистите, натоварени с извършването на предпроектното проучване, включва извършване на измервания с високо прецизна апаратура и проучване на цялата налична документация. Получените резултати се проверяват спрямо параметрите, установени от SNiP. IN доклад за предпроектно проучванедадени са заключенията на специалисти, въз основа на които се формира заключението.

Подготовка

Преди началото предпроектно обследване на съоръжениетонеобходимо:

• Запишете желанията на клиента. Те трябва да се вземат предвид при извършване на работа.
• Съберете необходимата техническа документация. Това включва планове на място, комуникационни чертежи (ако има такива) и диаграма на околните сгради.
• Създайте първична представа за обекта. За да направите това, изпълнителите отиват на обекта и оценяват външното му състояние.
• Съгласете с клиента цената и времето на работата.

Когато всички подготвителни въпроси са решени, започва директно. Включва:

• Стъпка по стъпка проучване на обекта.
• Изчисления и съпоставка на получените показатели с нормативните.
• Декор доклад от инспекция преди проекта.

Трябва да се каже, че използването на високо прецизно оборудване позволява всички измервания да се извършват с помощта на неразрушителен метод. Това означава, че целостта на структурите няма да бъде нарушена.

Значение на процедурата

Разбира се, предприемачът има право да откаже проучване преди проекта. Има доста примери за такива случаи. Това обаче е препоръчително, ако клиентът е 100% уверен в успеха на строителството или реконструкцията.

Междувременно дори незначителен фактор, който не е взет предвид на подготвителния етап, може да доведе до сериозни проблеми. Както показва практиката, строителството или реконструкцията често са замразени за дълго време. Изготвяне на проект и изпълнението му без предпроектно проучванеможе да се сравни с играта на рулетка. Застрашени са не само финансовите ресурси, но и репутацията на компанията разработчик.

Доста често проектите просто са замразени. Например, клиентът отказа предпроектно проучване, закупени материали за преустройство. Преди започване на работата обаче е открит дефект в носещите конструкции. Съответно закупеният материал е неподходящ за монтаж поради якостните си характеристики. Огромна сума отиде в канализацията и работата беше замразена за дълго време.

Ключови задачи

Предпроектно проучванеизвършено за:

• Оценка на действителното техническо състояние на съоръжението преди модернизация, реконструкция и др.
• Определяне степента на износване на конструкциите. От това зависи валидността и в някои случаи законността на последващата експлоатация на структурата.
• Определяне на годността на поземлен имот за изграждане на сграда върху него.
• Възстановяване на изгубени чертежи и планове на съоръжението и друга техническа документация.
• Извършване на корекции в проекта, като се вземат предвид идентифицираните обстоятелства.
• Оценки на предстоящите разходи за реконструкция, реставрация и изграждане на съоръжението. Това е необходимо за изготвяне на икономическа обосновка на капиталовите инвестиции. По правило се изисква, ако финансирането се осигурява от бюджетни пари.

резултати

След завършване на цялостно проучване се изготвя цялостно заключение. В зависимост от спецификата на обекта съставът му включва:

• Описание на конструктивните характеристики, планове и чертежи.
• Резултати от обследване на строителната площадка, оценка на състоянието на основата и почвата.
• Снимки на структурни дефекти, открити по време на проверката.
• Резултати от техническия преглед на конструкцията с посочване на основните параметри.
• Графични изображения на идентифицирани дефекти с динамиката на очакваното им развитие. Например, ако се открие пукнатина в основата, можете да видите какъв ефект ще има върху състоянието на конструкцията след няколко години.
• Резултати от лабораторни анализи на проби от материали на носещи конструкции.
• Изчисления за отделни елементи на конструкцията.

Списъкът може да бъде допълван по желание на клиента. Например, можете да прикачите към заключението снимка на общия изглед на конструкцията, някои от вътрешните помещения, информация за предишните собственици на обекта и др.

Нюанс

Трябва да се отбележи, че предпроектната проверка се извършва по правило от проектантски организации, които имат съответното разрешение.

Ако заинтересованото лице поръча само преглед, ще трябва да заплати. Ако клиентът се ангажира с дългосрочно сътрудничество с компанията, т.е. предполага се, че нейните служители ще изготвят проекта, заключението въз основа на резултатите от проверката се предоставя безплатно.

Валидност и ефективност на процедурата

По правило отказът на клиента да извърши предпроектно проучване се дължи на нежеланието да се правят допълнителни разходи, особено след като самото строителство или реконструкция изискват значителни инвестиции. Убеждаването на разработчиците в необходимостта от оценка на даден имот е доста трудно. Въпреки това, като се съгласи да проведе проучване, клиентът може да спести значително:

• Време е да завършите основната работа.
• Ресурси. Не става въпрос само за оборудване, но и за работна ръка.

Освен това разработчикът не трябва да използва скъпи технически средства.

Навременното идентифициране на дефекти позволява минимизиране на всички рискове, свързани с тях. В същото време, ако състоянието на обекта се окаже задоволително, няма нужда да се използва скъпо оборудване за реконструкция и ремонт. Съответно, знаейки слабите места на обекта, клиентът може компетентно да разпределя задачите между работниците.

Предпроектна проверка на предприятието по време на автоматизация на процесите

За ефективно реализиране на проект за автоматизация е необходимо внимателно да се анализират характеристиките на съоръжението и да се изяснят изискванията на клиента. По време на предпроектна проверка, съгласно GOST 34.601-90 се определя набор от условия, при които системата ще работи:

• Софтуерни, хардуерни ресурси.
• Външни условия.
• Състав на работата и брой на хората, участващи в управлението.

Освен това се извършва описание на функциите на системата, определят се ограниченията по време на разработката (срокове за изпълнение на отделните етапи, организационни мерки и процедури, насочени към осигуряване на информационна сигурност и др.).

Цел на анализа

На етапа на проучване общите и неясни знания за системните изисквания се превръщат в точни знания. По-специално се определят следните:

• Функции, системна архитектура, външни условия за разпределение на задачите между софтуера и
• Интерфейси.
• Изисквания към информационни и софтуерни елементи, база данни, необходими ресурси, физически параметри на компонентите.
• Разпределение на задачите между системата и лицето.

Структурен анализ

Изборът на метод за изследване оказва значително влияние върху качеството на дизайна.

Когато се използва структурният метод, проучването започва с общ преглед на системата и след това навлиза в детайли. В резултат на това АС придобива йерархична структура, броят на нивата в която непрекъснато нараства.

Този метод включва разделяне на системата на етапи с ограничен брой елементи, разпределени за всеки от тях. По правило има 3-7 такива компонента. На всяко ниво се определят само тези детайли, които са съществени за системата. Информацията се разглежда във връзка с операциите, в които участва. Записването на елементите се извършва съгласно строги формални правила и се изготвя системна спецификация. Това ви позволява да се доближите до крайния резултат.

Принципи

Методологията на анализа се основава на няколко разпоредби. Някои от тях регулират организацията на дейностите в началните етапи от жизнения цикъл на системата, други се използват при разработването на препоръки. Принципите на декомпозиция и йерархично подреждане се считат за основни.

Първият включва решаване на сложни проблеми на структуриране на набори от функционални задачи. Проблемите, които възникват, се разделят на много по-малки, които са лесни както за разбиране, така и всъщност за разрешаване.

Съгласно втория принцип, за подробно формализирано описание на тези части, тяхната вътрешна структура е определяща. Лекотата на възприемане на даден проблем се увеличава, когато неговите елементи са структурирани в йерархия. Просто казано, една система е изградена и разбрана на нива, като на всяко ниво се добавят нови подробности.

Автоматизирани системи за проектиране

В областта на автоматизацията на проектните дейности в продължение на няколко години се формира CASE направлението. Интензивното разширяване на обхвата на приложение на персоналните компютри, постоянното усложняване на информационните бази и затягането на изискванията към тях доведоха до необходимостта от индустриализация на технологиите.

Едно от най-важните направления в развитието на науката и технологиите е разработването на интегрирани инструменти, базирани на концепциите за управление на системите и техния жизнен цикъл.

Понастоящем няма точна дефиниция на CASE. Съдържанието на понятието, като правило, се определя от списък от проблеми, решени с негова помощ, набор от средства и методи.

CASE технологията е набор от методи за изследване и поддръжка на автоматизирана система. Той предоставя определени инструменти, предназначени за системни анализатори, програмисти и разработчици. С негова помощ процесът на проектиране е автоматизиран. В допълнение, технологията позволява инспекция преди проекта, структурен анализ и спецификация на проекта с помощта на инструменти за програмиране. CASE се използва при моделиране на бизнес приложения за решаване на проблеми, свързани със стратегическо и оперативно планиране, управление на ресурсите и контрол на развитието.

Повечето от инструментите, включени в технологията, се основават на научен подход. В рамките на методологията са формулирани инструкции за анализ и избор на дизайн на системата, етапи на работа, последователност, правила за използване и предназначение на методите.

Започваме поредица от статии, посветени на внедряването на система за електронен документооборот в едно предприятие. Темата на първата статия е провеждането на предпроектно проучване преди внедряването на система за електронно управление на документи (EDMS).

Да приемем, че ръководството на организацията е готово да внедри EDMS. Какво следва? Какви стъпки трябва да предприеме компанията и трябва ли?

Най-лесният начин е незабавно да се свържете с организацията, която ще внедри системата за електронно управление на документи, с други думи, заемете позицията „ние ще решаваме проблемите, когато възникнат“. Простият метод обаче не винаги е по-евтин. На първо място, клиентската организация трябва да оцени мащаба на внедряване на EDMS. Ето защо, преди да започне, е необходимо да се анализира състоянието на нещата. За да направите това, е необходимо да проучите процесите, които ще бъдат автоматизирани, с други думи, да извършите проучване преди проекта.

ПРЕДПРОЕКТНО ПРОУЧВАНЕ ОТ ПЕРСПЕКТИВА НА ИЗПЪЛНИТЕЛНАТА ОРГАНИЗАЦИЯ

От гледна точка на организацията-изпълнител, предпроектното проучване е пълноценен първи етап от внедряването на всяка информационна система и е включено в договора за предоставяне на услуги по внедряване. И SED не е изключение.

В този случай предпроектното проучване включва:

Диагностика на съществуващата система в организацията

офис работа;

Анализ на съответствието на действителното състояние на работата с документи с вътрешните нормативни документи на организацията, регулиращи документационната поддръжка;

Оптимизиране на документооборота и деловодството;

Въвеждане на подходящи промени във вътрешните нормативни документи;

Идентифициране на рисковете при внедряване на EDMS;

Определяне на границите на автоматизация, одит на съществуващата ИТ инфраструктура на организацията, предлагане на конкретно ИТ решение за EDMS;

Оценка на работата по интегрирането на EDMS в съществуващата ИТ инфраструктура.

Резултатът от предпроектното проучване ще бъде документът „Функционални изисквания“, или „Докладът от проучването“, или проектът на „Технически спецификации“ (в зависимост от сложността на проекта и условията на договора). Тези документи ще съдържат следните резултати от проучването:

Описание на изучаваните бизнес процеси и документни потоци на организацията по отношение на деловодството и документационната поддръжка;

Списък на документите и отчетните форми, използвани в организацията за систематизиране на разглежданите процеси;

Описание на потребителските роли;

Технически одит на съществуващата ИТ инфраструктура на организацията;

Оценка на готовността на организацията за внедряване на EDMS;

Предложения за оптимизиране на разглежданите бизнес процеси с оглед внедряването на EDMS;

План на проекта (разработване и конфигуриране на EDMS, обучение на служители, пилотна експлоатация на EDMS, промишлена експлоатация на EDMS) с оценка на необходимите разходи (човешки и финансови);

Спецификации за необходимото оборудване;

Предложения за организиране на повишаване на квалификацията на работниците.

Понякога организациите изпълнители предлагат безплатно провеждане на предпроектно проучване. Това се прави, за да се привлече организацията като клиент,

обаче не се практикува често.

Също така, някои изпълнителни организации предоставят безплатна демо версия на програмата за използване (обикновено за един месец). Това ви позволява да се почувствате удобно с програмата, да оцените всичките й плюсове и минуси и да свикнете с интерфейса.

ПРОУЧВАНЕ ПРЕДДИЗАЙН ОТ ГЛЕДНА ТОЧКА НА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА КЛИЕНТА

От позицията на клиентската организация проучването преди проекта е одит: анализ на процесите на управление на документи, за да се разбере текущата ситуация и да се идентифицират най-проблемните въпроси от гледна точка на управление на документните потоци. Ще бъде трудно за клиентската организация да извърши независимо такъв пълен преглед поради няколко причини. Преди всичко поради липсата на опит и информация как точно се извършва такъв преглед. Възниква разумен въпрос: ако е толкова трудно, тогава защо да изобретяваме колелото? Не е ли по-лесно незабавно да се свържете с изпълнителната организация? Възможно е, но по-простото не означава по-евтино...

Нека разгледаме какво дава проучването на процесите за поддръжка на документация на клиентската организация.

■ Формулиране на целите на внедряването на EDMS.

■ Дефиниране на задачите и функциите, които EDMS впоследствие ще трябва да изпълнява (определяне на границите на изпълнение). Често, вместо ясни цели и задачи, клиентската организация започва да изброява проблеми, които трябва да бъдат решени чрез внедряването на EDMS. Но това не е едно и също нещо. Следователно организацията трябва ясно да разбере какво иска да получи в резултат на внедряването на EDMS и да постави конкретни задачи пред внедряващата организация.

■ Оценка на реалната картина на живота на организацията (нейната организационна структура, функции, взаимодействие на отделите и т.н.). Тази възможност се предоставя чрез анализ на вътрешните нормативни документи на организацията, за да се определи как те се прилагат на практика. По време на анализа на разпоредбите на структурните звена, длъжностните характеристики и правилата за взаимодействие се разкриват интересни факти. Например може да се окаже, че длъжностните характеристики на определени служители са безнадеждно остарели или изобщо липсват. А структурните звена не изпълняват функциите си или, обратно, не изпълняват тези, които са длъжни да изпълняват и т.

■ Описание на съществуващите процеси на документиране. Тук също може да има много изненади.

■ Възможност за оптимизиране на разгледаните и описани бизнес процеси. Ако е необходимо. След такъв анализ може да се наложи актуализиране на вътрешните разпоредби.

■ Оценка на собствените ресурси (човешки и технически). Преди внедряването на системата е необходимо да се разбере колко участие в изпълнението на проекта ще се изисква от специалисти и колко са готови за това. Ако говорим за изпълнителни специалисти, тогава е достатъчно те да дават указания. Но при мениджърите ситуацията е много по-сложна. Участието на управленския апарат във внедряването на EDS трябва да бъде обсъдено преди началото на процеса. Също така би било добра идея да анализирате собствената си ИТ инфраструктура, за да разберете дали има достатъчно компютри, дали софтуерът е остарял и т.н.

■ Идентифициране на рисковете и начините за преодоляването им при внедряване на EDMS. Идентифицирането на рисковете преди внедряването на система ще позволи те да бъдат минимизирани. Какви рискове могат да бъдат това? Всякакви:

Рискът от липса или неуместност на необходимите нормативни документи;

Рискът от недостатъчно технологично оборудване на организацията;

Риск от неправилна финансова оценка на внедряване и поддръжка на EDMS и др.

КАК САМИ ДА ПРОВЕДЕТЕ ПРЕДПРОЕКТНО ПРОУЧВАНЕ

■ Етап 1: назначаване на ръководител на проекта. Ръководителят на проекта трябва да разбира проблемите на управлението на документи и да има добри познания за ИТ инфраструктурата на организацията. Не всяка организация разполага със специалист, който отговаря на тези изисквания, затова най-често проектът се ръководи от двама служители - началник на офиса и ИТ директор.

■ Етап 2: анализ на нормативната уредба. На този етап е необходимо да се проучат местните разпоредби на организацията относно документацията. Тук не става въпрос само за инструкции за работа в офиса. Също така ще трябва да проучите вътрешните разпоредби относно управлението на договори, оборота на счетоводни документи и др.

■ Етап 3: провеждане на интервю. За провеждане на интервю е необходимо да се определи кръгът от респонденти. Проучването на местните нормативни документи ще помогне за това. Списъкът на респондентите може да включва например ръководители на структурни подразделения, техните заместници и потенциални ключови потребители на EDMS (специалисти, отговорни

за създаване и одобряване на документи и др.). За интервюто трябва да подготвите списък с въпроси (вижте примера).

Списък с въпроси от въпросника за ръководителя на кабинета и примерни отговори към тях

1 . Опишете функциите, изпълнявани от вашето структурно звено.

Организация на работата по регистрация, отчитане, съхранение и предаване на съответните структурни звена на документи от текущата деловодна дейност, включително заповеди и инструкции на ръководството, както и работа по формиране на дела и тяхното депозиране.

Осигуряване на навременна обработка на входящата и изходяща кореспонденция и нейното доставяне до местоназначението.

Следене на сроковете за изпълнение на документите и коректното им изпълнение.

Разработване и прилагане на инструкции за водене на деловодство.

Методическо ръководство на организацията на деловодството в отделите.

Контрол върху правилното формиране, съхранение и своевременно предаване на файловете в архива.

Осигуряване на външен и вътрешен документооборот.

Участие в подготовката на срещите, свиквани от ръководството и организирането на техническата им поддръжка.

Осигуряване на установен режим на достъп до документацията.

Въвеждане на нови методи и инструменти за работа с документи.

2 . Опишете структурата и количествения състав на единицата.

Секретариат - 4;

експедиция - 1;

рецепция - 2;

архив - 2.

3. Какви функции изпълнявате директно?

Офис мениджмънт.

4. Какъв е текущият обем на документооборота в отдела (брой документи на ден, размерът им в страници или MB). Колко мислите, че ще бъде обемът на документите през следващата година (увеличение или намаляване)?

Входящи документи - 14 000 бр.;

изходящи документи - 13 500 бр.;

вътрешни документи - 4 бр.

Най-вероятно обемът на документооборота няма да се промени през следващата година.

5. В момента използвате ли информационна система(и) във вашия отдел за автоматизиране на текущите задачи? Ако да, кой? Какви функции изпълнява?

6. Избройте действащите нормативни документи, регулиращи документацията на организацията, отдела (инструкции за работа в офиса, длъжностни характеристики, правила за работа и др.). Кои от тях използвате в работата си и кои смятате за неуместни?

Организационен стандарт:

Административни документи. Заповеди и инструкции. Процедурата за разработване, одобрение, подписване, регистрация и анулиране.

Входящи документи. Процедурата за приемане, разглеждане, предаване за изпълнение и оперативно съхранение.

Изходящи документи. Процедурата за подготовка, одобрение, подписване, регистрация и изпращане.

Номенклатура на делата. Съхранение, използване и унищожаване на документите на организацията.

7. Регламентирано ли е взаимодействието с други отдели на компанията?

Взаимодействието с всички структурни подразделения, с изключение на административно-икономическия отдел (ACD), се регулира от вътрешните нормативни документи на компанията. Взаимодействието с ACS не е регулирано (приложения за куриер, приложения за изпращане на кореспонденция с експресна поща и др.).

8. Какви функции според вас трябва да изпълнява EDMS?

Електронен документооборот. Създаване и съхранение на различни документи в електронен вид (във формати MS Word, MS Excel, MS Visio); търсене на документи; съхранение на версии на документи; структуриране на документи в папки; предоставяне на права за достъп до документи; история на работа с документи.

Управление на документационни процеси. Поддръжка на процесите на одобрение и обработка на документи на всички етапи; издаване на заповеди и контрол на тяхното изпълнение.

Регистрация на хартиени документи; поддържане на списък на делата; контрол на местоположението на хартиените документи.

Управление на договори. Организация на процеса на съгласуване и регистрация на договори.

Управление на срещите. Организация на подготовката и провеждането на срещи (съгласуване на място и време, състав на участниците, дневен ред); генериране и разпространение на протокола; наблюдение на изпълнението на решенията, взети на заседанията.

9. Избройте какви видове работа извършвате с документи от всички видове.

Входящи документи (документи, получени от организацията):

. приемане и обработка;

. преглед от управителя (резолюция);

. Регистрация;

. екзекуция;

. контрол на изпълнението;

. текущо съхранение и използване;

. прехвърляне в архивно хранилище.

Изходящи документи (документи, създадени в организацията и изпратени до дъщерни дружества и филиали на организацията, организации на трети страни или лица):

. изготвяне;

. одобряване на проектодокумента;

.

. подписване;

. одобрение (ако е необходимо);

. регистрация на кореспонденция;

. изпращане на документ до адресата;

. подаване на второто копие за използване.

Вътрешни документи (заповед, разпореждане, бележка, обяснителна записка, обяснителна записка, заявление):

. изготвяне на документ;

. одобрение на проекта;

. проверка на правилността на регистрацията;

. подписване;

. Регистрация;

. предаване на документа на изпълнителите;

. изпълнение на документа;

. контрол на изпълнението на документите;

. завеждане на изпълнения документ в досието.

10. Опишете процедурата за препращане на обработка и регистрация на входящи документи.

Цялата входяща кореспонденция се приема и регистрира в офиса.

Кореспонденцията с надпис „лично” се предава лично на адресата или на негов упълномощен представител. Кореспонденцията с надпис „поверително“ се обработва от лицето, отговорно за поддържането на поверителни записи.

Пликовете от получената кореспонденция се запазват и прикрепват към документи в случаите, когато клеймото с дата върху плика трябва да служи като потвърждение за часа на изпращане или получаване на този документ или ако адресът на подателя е посочен само върху плика. Пликовете с писма с исков характер, както и с жалби от граждани, трябва да бъдат запазени.

Процедура за регистриране на входящи документи

Всички документи, адресирани до ръководството на организацията, подлежат на регистрация (с изключение на документите, включени в индикативния списък на нерегистрирани документи).

Върху постъпилите документи се поставя регистрационен печат с посочване на датата на получаване и поредния номер. Ако към документа има прикачен файл, до входящия номер се прави бележка за това. Печатът се поставя на лицевата страна на първия лист на документа в долния десен ъгъл.

Серийните номера се записват в регистъра на регистрационните серийни номера.

Документите, които не подлежат на регистрация, се подпечатват и се посочва само датата на получаване на документа.

При регистриране трябва да се спазва принципът на еднократността: всеки документ се регистрира в офиса само веднъж.

11. Опишете процедурата за преглед на входящите документи от ръководството и издаване на решения.

Документите, които изискват разглеждане от управителя, се прехвърлят към него след регистрация.

Ако е необходимо, секретарят избира допълнителни материали (договори, писма, актове и др.) И ги предава на ръководителя заедно с получените документи.

Решението на управителя по документа се отразява в резолюцията.

В резолюцията се посочва изпълнителят, посочва се какво трябва да направи и до кога, след което се поставят дата и подпис на управителя.

След като получи документите от ръководителя, секретарят въвежда информацията от резолюцията в дневника на входящата кореспонденция.

След това документът се прехвърля на изпълнителя, посочен в резолюцията.

Документи, които се изпълняват от няколко отдела, се прехвърлят към тях един по един или едновременно в копия (използва се фотокопиране).

12. Опишете процедурата за подаване на документи за контрол.

След разглеждане и налагане на резолюция от управителя (резолюцията включва името на изпълнителя, съдържанието на поръчката, срок за изпълнение, подпис и дата), която може да бъде основание за вземане на документа под контрол, документът се предава на изпълнителя срещу подпис в дневника за входящи документи с отбелязване от изпълнителя на датата на получаване.

Ако в решението са посочени няколко изпълнители, тогава се правят допълнителни копия на документа.

Оригиналният документ се изпраща на изпълнителя, посочен първи в резолюцията.

Когато един документ е изпратен на няколко изпълнители, отговорността за подготовката на материала се носи от изпълнителя, посочен на първо място в резолюцията (отговорен изпълнител). Останалите изпълнители (съизпълнители) са длъжни да предадат необходимите материали на отговорния изпълнител в договорения с него срок.

Протоколът за изпълнение трябва да бъде подписан от всички изпълнители, посочени в резолюцията.

13. Опишете процеса на контрол върху изпълнението на документите, процедурата за записване на документи, получени за изпълнение, процедурата за отстраняване на документи от контрол.

а) Изпълнението на кои документи (предписания) подлежи на задължителен контрол?

. Административни документи (заповеди, инструкции);

. документи (протоколи, писма, записки, планове и др.), съдържащи конкретни указания за работа

с тях и срокове; изискване за изготвяне на отговор, провеждане на събития, доклад и др.;

. указания, съдържащи се в изпълнени решения (включително в електронен вид) относно разгледаните документи (писма и др.);

. индивидуални инструкции на ръководителя, несвързани с документ, документирани (включително в електронен вид).

б) В какви случаи документите (инструкциите) се считат за изпълнени?

. Изготвените по тях окончателни документи не се връщат за преработка и по тях е взето съответното решение;

. е извършено съгласуването и подписването на проектодокументи, изготвени в изпълнение на указанията.

. изходящите писма, изготвени в изпълнение на документа (инструкцията), се регистрират и изпращат;

. договорните документи са регистрирани;

. Ръководителят, чиито отговорности включват наблюдение на изпълнението на инструкциите (контрольор), потвърждава тяхното изпълнение по същество на въпросите, поставени в тях.

в) Какви са правата на отговорния изпълнител и съизпълнителите?

. Давайте инструкции на преките си подчинени и следете за изпълнението на инструкциите;

. изисква от служителите информацията, необходима за изпълнението на документа (инструкция);

. определя процедурата за изпълнение на документ (инструкция) (включително процедурата за изготвяне и одобряване на материали за изпълнение на поръчка, времето и формата на участие на съизпълнителите в работата по изпълнение на поръчка);

. координира работата на съизпълнителите;

. свиква съизпълнители за провеждане на колегиално обсъждане и решаване на въпроси, свързани с изпълнението на документа (инструкция);

. взема мотивирано решение за включване или отказ за включване на предложения и коментари, представени от съизпълнители, в проекта на окончателния документ;

. изготвя предложения за удължаване на срока за изпълнение на документи (инструкции), като посочва обективните причини за удължаването и планираната дата за изпълнение.

г) За какво е отговорен изпълнителят?

. Качество на изготвяне (пълнота и надеждност на информацията, използвана при изготвянето на окончателния документ), коректност на изпълнение на документите, изготвени в изпълнение на документа (инструкция);

. пълнота и коректност на отразяването на коментарите и предложенията на съизпълнителите и одобряващите лица (организации) в новото издание на документа (инструкция);

. спазване на установените срокове за изпълнение на документа (инструкция);

. безопасност на оригиналния документ (в случай на прехвърляне на оригиналния документ към него).

д) Какви са сроковете за изпълнение на документите (поръчките)?

В документ или инструкция (резолюция) като правило се определя срок (календарна дата) за неговото изпълнение.

Ако текстът на решението съдържа устно определение на крайния срок вместо дата или период от време, поръчката подлежи на изпълнение в съответния срок:

. “много спешно”, “незабавно” - в рамките на един работен ден;

. “спешно” - в рамките на не повече от три работни дни;

. “Своевременно” - в рамките на не повече от 10 работни дни.

Ако срокът за изпълнение на поръчката не е посочен, поръчката трябва да бъде изпълнена в рамките на не повече от 30 календарни дни или в съответствие със срока, посочен в документа, за който се отнася поръчката (резолюцията).

е) Какви са правата на администратора?

. Изискване на информация за хода на изпълнение на документ (инструкция);

. документи за връщане, изготвени в нарушение на изискванията на местните разпоредби на организацията за ревизия;

. премахване на документи (поръчки) от контрол.

14. Опишете процедурата за регистрация и обработка на препращане на изходящи документи.

Документите, подписани от ръководството, трябва да бъдат представени в офиса за регистрация и изпращане в същия ден.

Преди да регистрирате документ, получен за изпращане, се проверява правилността на неговото форматиране:

. наличие на елементи от формата, подпис, дата, необходими визи и информация за изпълнителя;

. наличието на заглавие към текста, номер и дата на документа, на който се дава отговор;

. коректност на адреса на получателя;

. наличието на прикачените файлове, посочени в документа, както и материалите, въз основа на които е изготвен изходящият документ (ако е отговор на входящо писмо);

. наличие на пломба в случаите, когато е необходима.

Неправилно попълнените документи се връщат на изпълнителите.

При изпращане на документ на няколко адреса, изпълнителят предава толкова екземпляри от подписаното писмо, колкото са необходими за изпращане до всички адресати, и един екземпляр от копието.

След проверка на изпълнението документът се регистрира в дневника и изходящият номер се поставя по ред върху всички екземпляри на документа.

Изходящият номер се състои от индекса на структурното звено, изготвило отговора, номера на делото по номенклатурата на делата и поредния номер.

Печат за регистрация на заверка се поставя върху копието на изходящия документ в горния ляв ъгъл.

Кореспонденцията се предава за изпращане в пощата или се доставя от куриери.

Заверени копия от изпратените документи се предават същия ден в съответните отдели на изпълнителите за завеждане в досиетата.

15. Опишете процедурата за разработване на заповед (инструкция).

Преди да бъде представен за подпис, проектът на заповед (инструкция) се одобрява от заместник генералните директори по области на дейност, ръководителя на правния отдел и ръководителите на други заинтересовани структурни подразделения.

Когато одобряват проект на документ, юристите проверяват съответствието му с действащото законодателство, както и коректността на препратките към нормативни документи.

Визите се поставят на гърба на последната страница на оригиналната поръчка.

Забележките по проекта на заповед се посочват на гърба на последния лист или на отделен лист, за което се прави съответна бележка в проекта.

Ако изпълнителят направи изменения и допълнения, проектът на поръчката трябва да бъде съгласуван с всички, които са одобрили документа преди това.

В деня на подписване подписаните от ръководството заповеди се прехвърлят в офиса за регистрация в специален дневник и тираж.

Заповедите се издават в строго ограничен брой екземпляри и се изпращат само до онези структурни звена, които имат нужда от тях.

Отговорността за определяне на тиража и правилната подготовка на разпространението на документа се носи от ръководителите на структурните звена, изготвили поръчката.

Проектите на заповеди за персонала се изготвят от отдела по персонала.

В заповедите за персонала визите за одобрение се записват на лицевата страна на документа, под детайла „Подпис“.

Заповедите за персонала се регистрират, формират се във файлове отделно от другите заповеди и имат собствена номерация: към регистрационния номер се добавя индекс „k“.

Оригиналите на заповеди за основна дейност се съхраняват в канцеларията, а заповеди за персонал - в отдел "Личен състав" на управлението на персонала.

Приемането на управленски решения и самите решения се документират с протоколи от производствени срещи с ръководството.

16. Как според вас трябва да се промени процедурата за работа с документи?

Организацията няма местен документ, регламентиращ процеса на изпълнение и контрол върху изпълнението на документи (инструкции). Процесът не включва офиса, но наблюдението на изпълнението на документите (поръчките) е една от неговите функции.

17. Какви форми на счетоводство и регистрация на документи се използват в организацията?

18. Каква е процедурата за подготовка на делата за предаването им на архивно съхранение?

Преди предаването на делата в архива се извършва проверка на научната и практическата стойност на документите.

Експертизата на ценността на документите се извършва от постоянна експертна комисия на организацията (ЕК).

Съставът на ЕК се утвърждава със заповед на генералния директор.

В своята работа ЕК се ръководи от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивното дело в Руската федерация“, Основните правила за дейността на организационните архиви (одобрени с решение на Съвета на Росархив от 06.02.2002 г.) и нормативните и методически документи на Росархив.

ЕК на организацията изпълнява следните функции:

. разглежда проектите на номенклатурата на дейностите на структурните подразделения на организацията;

. организира ежегодния подбор на документи за съхранение и унищожаване;

. преглежда описи на досиета с постоянно съхранение, досиета на персонала и дългосрочно (над 10 години) съхранение;

. разглежда и одобрява актове за разпределяне за унищожаване на файлове, които не подлежат на по-нататъшно съхранение;

. разглежда предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, установени от текущите списъци на документални материали с периоди на съхранение, и взема решения за представяне на тези предложения за разглеждане от архивната институция;

. участва в изготвянето и прегледа на проекти на списъци с документи, типови и приблизителни номенклатури на дела и други методически помагала за деловодството и работата на архива на организацията.

Членовете на ЕК с участието на други специалисти проверяват доколко правилно е извършен подборът на документи за съхранение и унищожаване чрез преглед на описи, актове и документи. Директният подбор на документи се извършва от служители на структурни подразделения, отговарящи за деловодството и архивни работници.

Изборът на документи и досиета за унищожаване се формализира с акт. Актовете се разглеждат от ЕК, подписват се от председателя, неговите членове и се одобряват от ръководството на организацията.

Прехвърляне на делата в централния архив на организацията.

Случаите с постоянен и дългосрочен (над 10 години) период на съхранение се прехвърлят в архива на организацията не по-рано от една година след приключването им в текущата деловодна работа. Прехвърлянето на файлове с временен период на съхранение (до 10 години) в архива се извършва по преценка на ръководството и като се вземе предвид степента на натоварване на архивното хранилище.

Архивът приема документи за съхранение по доставни листове поотделно за постоянно и временно съхранение в два екземпляра.

Ако отделни файлове са необходими на някое структурно звено за текуща работа, архивът организира издаването им за временно ползване.

Служителят на архива се подписва за получаване на дела върху всички екземпляри от раздавателните списъци, като посочва датата на получаване и броя на приетите дела.

Един екземпляр от описа се връща на доставчика, останалите остават в архива на организацията.

Издаването на файлове за временно ползване на служители на структурни подразделения на организацията се извършва въз основа на специално искане.

Освобождаването на делата се формализира чрез разписка от служител на организацията и съответно вписване в книгата на записите за освобождаване на дела от архива.

Случаите се издават за срок не повече от един месец. Служителите на структурните звена са отговорни за своевременното връщане на документите, издадени от архива за временно ползване.

През служебната година се попълва заместваща карта за дело, издадено по служебни причини. В него се посочват структурното звено, номерът на делото, датата на издаването му, на кого е издадено делото, датата на връщането му и са предвидени колони за разписки за получаване и приемане на делото.

19. Посочете формуляра за номенклатурата на делата на отдела и опишете организацията на съхранение на документи в отдела.

В структурните подразделения на организацията ежегодно се разработват номенклатури на случаите в установената форма.

Те се съставят от лицето, отговорно за деловодството, с участието на специалисти.

Въз основа на номенклатурата на делата на структурните подразделения, службата съставя консолидирана номенклатура на делата на организацията.

Номенклатурата на досиетата на структурно звено включва всички досиета и документи, генерирани в дейността на звеното, както и всички справочни досиета, дневници и други счетоводни форми.

Всички случаи трябва да имат индекс, който се състои от условно цифрово обозначение на структурната единица и серийния номер на кутията съгласно номенклатурата.

В номенклатурата се посочват имената (заглавията) на делата.

При съставянето на заглавието на дело, в допълнение към името на темата (тема, въпрос), се посочва типът на делото, което се отваря (материали, кореспонденция и др.), Както и датите на събитията, информация за кореспондентите , прави се бележка дали документът е оригинал или копие и др. d.

Сроковете за съхранение на файлове и номера на артикули са посочени в съответствие със Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност на държавни органи, местни власти и организации, посочващи сроковете на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от август 25, 2010 г. № 558).

Сроковете за съхранение на делата, които не са включени в списъка, се определят от специалисти от структурните звена съвместно с централния архив.

Делата, образувани през служебната година и невключени в списъка на делата, се вписват допълнително в съответния раздел.

Номенклатурата на делата се преразглежда ежегодно: уточняват се заглавията на делата и сроковете на съхранение, добавят се нови дела, открити през годината.

Пренесените (незавършени дела) на структурното звено се прехвърлят в списъка на делата за следващата година, като се запазва първоначалният индекс на деловодството.

В края на годината в края на номенклатурата на делата се прави окончателен запис за категориите и броя на образуваните дела, поотделно постоянни, дългосрочни (над 10 години) и временни (до 10 години включително). периоди на съхранение. Окончателният протокол се заверява и тази информация се прехвърля в архива.

Делата по текущото деловодство се оформят по номенклатурата на делата.

Всички документи се групират във файлове и се съхраняват до предаването им в архива в структурните подразделения на организацията.

Депозират се само изпълнени документи. Изпълнителят отписва изпълнените документи „В дело №____“, като по този начин потвърждава, че проблемът, повдигнат в писмото, е решен.

Копията на документите, заведени в папките, са заверени.

Изпълнените документи се завеждат в досието по реда на решаване на въпросите по хронология, азбука, индексация (номерация), като документът за отговор трябва да следва документа за заявка.

Документите от една и съща служебна година се групират в дела, с изключение на прехвърляемите дела, които имат дълъг, повече от една година, период на формиране (например дългосрочни планове, лични досиета и др.).

Всяка каса трябва да съдържа не повече от 250 листа (дебелина на касата 30-40 mm). Ако има голям обем документи, се извършва или хронологично разделяне на комплекса на самостоятелни въпроси, или изданието се разделя на подемисии.

Премахването на документи от текущите записи се извършва с разрешение на ръководството на структурното звено. Документите по делата се издават срещу подпис на заместваща карта, която се съхранява от деловодния служител.

Лицата, отговорни за воденето на документите, гарантират записите и безопасността на документите. Забранява се изваждане на документи от досиета за постоянно съхранение след приключване на деловодната им работа.

20. Има ли нужда от създаване на хронология на работа с документи, проследяване на хода на изпълнение и процеса на одобрение?

21. Често ли срещате недостъпност на мрежови ресурси (споделени дискове, принтери)?

да Сривовете се случват всеки месец.

22. Можете ли да кажете, че компютърът ви е бавен и често няма достатъчно място на твърдия диск?

23. Често ли изпитвате проблеми при работа с имейл?

Много рядко.

За да се опрости обработката на резултатите от интервюто, те могат да бъдат представени в следната форма:

■ Етап 4: провеждане на проучване. Проучването се провежда с цел получаване на по-подробна информация за документооборота на организацията. В допълнение, поверително проучване ще ви позволи да разберете истинското отношение на служителите към проекта за внедряване на EDMS. Приблизителен списък с въпроси във въпросника може да изглежда така:

Вашето отношение към прилагането на EDS (положително, отрицателно, амбивалентно и т.н.).

Какви причини, според вас, могат да възпрепятстват внедряването на EDMS (много кратки срокове на проекта, нежелание на служителите да работят в EDMS, недостатъчно ниво на квалификация на служителите и др.)?

Какво очаквате от внедряването на EDS (намаляване на разходите, намаляване на времето за одобрение на документи, повишаване на нивото на контрол върху изпълнението на поръчките)?

Какво според вас е нивото на сигурност на документите в организацията (високо, средно, ниско)?

Колко време прекарвате в търсене на необходимия документ?

Каква според вас е скоростта на търсене на необходимата информация в организацията (висока, задоволителна, ниска)?

Колко време се изразходва за одобрение на документи? (Посочете за всеки вид съгласувани документи.)

Резултатите от проучването могат да бъдат представени в таблица на Excel (Таблица 2), след което на базата на тези данни могат да бъдат конструирани диаграми за яснота.

ЦЕНА ЗА ВНЕДРЕНЕ И СОБСТВЕНОСТ НА EDMS

Много организации, фокусиращи се върху разходите за внедряване на EDMS, губят от поглед общите разходи за притежаване на EDMS.

Един от критериите за избор на EDMS трябва да бъде цената на притежание. Потенциалните изпълнителни организации ще могат да предоставят необходимите данни (поне изчисления за внедряване и поддръжка) при поискване. Цената на притежание се състои от капиталови и оперативни разходи.

Приблизителна оценка на разходите за капиталово внедряване (CAPEX) може да изглежда така:

Оборудване (ако например е необходим по-мощен сървър, допълнително закупуване на компютър): 300 000 рубли;

Лицензи за внедрен софтуер (сървърни и клиентски лицензи): 400 000 рубли;

Работа (разходи за труд на консултант): 1 500 000 рубли.

Общо: 2 200 000 rub.

Що се отнася до оперативните разходи (OPEX), те могат да бъдат както следва:

Обучение на нови потребители за работа със системата: 100 000 рубли;

Поддръжка на информационната система (на година): 500 000 рубли;

Техническа поддръжка за потребители (на година): 200 000 рубли.

Общо: 800 000 rub. през годината.

Примерите показват приблизителната стойност на разходите, но също така ни позволяват да определим, че оперативните разходи за EDMS могат да бъдат до 40% от разходите за внедряване.

Следователно, когато избирате EDMS, трябва да обърнете внимание на цената на лицензите, възможността за обучение на нови потребители и разходите за поддръжка и поддръжка.

Можете сами да обучите един или двама специалисти. И ако има десет от тях, и дори от различни структурни подразделения, това означава, че те ще изпълняват различни задачи в EDMS... В този случай може да се наложи обучение от специалисти на организацията-изпълнител. Що се отнася до поддръжката и техническата поддръжка, като правило изпълнителските организации предлагат няколко възможности.

Не трябва веднага да избирате най-евтината оферта за ескорт - в крайна сметка това може да ви струва скъпо. Необходимо е да се анализират всички условия, а именно: време за отговор на приложението (това може да бъде 24 часа, 36 часа и т.н.), време за отстраняване на неизправности (3-5 работни дни) и т.н.

КОГА Е ДОБРЕ ДА СЕ ОТЛОЖИ ВНЕДРЯВАНЕТО НА EDS?

На практика има ситуации, когато е по-добре да не бързате с внедряването на EDMS и първо да направите организационни промени, да оптимизирате процесите за работа с документи и т.н.

По-добре е да отложите внедряването на EDS в случаите, когато:

Инициативата за внедряване идва не от висшето ръководство, а от ръководителите на структурни подразделения;

В една организация има хаос от гледна точка на регулиране на процесите (автоматизираният хаос няма да престане да бъде хаос);

По една или друга причина служителите се „бунтуват“ срещу въвеждането на EDS („има много работа, малко хора, а след това има внедряване“).

РЕЗЮМЕ

1. Предпроектното проучване преди внедряването на EDMS е задължително и по същество представлява одит на документооборота.

2. Направете сами предпроектно проучване, незабавно се обърнете към услугите на организацията-изпълнител или направете и двете - решение на организацията-клиент.

3. Проучването преди проекта ви позволява да оцените готовността на организацията да внедри EDMS и да намалите времето и финансовите разходи в бъдеще при изпълнението на проекта.

4. Понякога е по-добре да отложите внедряването на EDMS и да извършите организационни промени, да оптимизирате процесите за работа с документи и т.н.