Предимства на електронния документооборот: подобрено качество. Критерии за избор на система за електронен документооборот

Необходимо е да се разделят две понятия, които често се бъркат – деловодство и документооборот. Деловодството е дейността по създаване на документи и организиране на работата с тях. Организацията на работа с документи означава създаване на условия, които осигуряват движението, търсенето и съхранението на документите. Документопотокът е движението на документи между точките на тяхната обработка от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането (13;818). Въз основа на това разделение има класификация на електронните системи. Това са системи за автоматизация на офиса – CAD, и системи за управление на електронни документи – EDMS. CAD системите осигуряват основно отчитане на електронни документи. Функциите им включват регистриране на входящи, изходящи, вътрешни и организационно-разпоредителни документи, отчитане на издадените решения и получените отговори по изпълнение. Базите данни съхраняват не само подробности за документите, но и тяхното текстово изображение. CAD ви позволява да наблюдавате изпълнението, да съхранявате данни за случаите и да осигурявате бързо търсене на документ, като използвате един детайл или набор от тях. EDMS са насочени към работа с електронни документи, тяхното движение в организацията или между организациите. Важен тук е процесът на колективна подготовка на документа, повторното му одобрение и поддържане на версии на документи. EDMS комбинират функциите на офис автоматизацията и електронното управление на документи - по този начин тези системи покриват всички офис процеси и се използват по-често в големи организации.

В продължение на много години в Русия целият документооборот беше хартиен. Едва днес тя постепенно преминава в смесена фаза. Това е резултат от усилията както на държавни служители, така и на търговски организации. Процесите на информатизация обаче вървят бавно.

Управлението на електронни документи се отнася до метод за организиране на работа с документи, при който по-голямата част от документите на организацията (предприятието) се използват по електронен път и се съхраняват централно, в така наречените електронни архиви, уникални информационни складове или хранилища за данни (15;592) .

Може да се посочи още една оптимална дефиниция на електронното управление на документи: „Електронното управление на документи е унифициран механизъм за работа с документи, представени в електронна форма, с прилагане на концепцията за „безхартиена офис работа“.

Електронният документооборот бива вътрешен и външен, което налага определени специфики при обмена на информация. Вътрешният електронен документооборот се характеризира с обмен на информация или движение на електронни документи в организацията. Външният електронен документооборот се характеризира с обмен на кореспонденция между организациите.

Съответно, електронна система за управление на документи (EDMS), в тесен смисъл, означава софтуер (компютърна програма, система), който ви позволява да организирате работа с електронни документи (създаване, промяна, търсене, съхранение), както и взаимодействие между служители: трансфер на документи, издаване на задачи (заповеди, указания) и тяхното наблюдение, изпращане на уведомления и др. (18). В по-широк смисъл EDMS се разбира като модерна организационна и технологична структура, която прониква в целия производствен организъм, която включва софтуерни, технически и методологични компоненти, както и организационни и регулаторни аспекти.

Понастоящем електронният документооборот между организациите може до голяма степен да замени хартията, а автоматизацията на процеса на обмен на документи не е почит към модата, а диктат на бързите времена, тъй като доставката на хартиен документ по пощата или куриер може да отнеме няколко дни, но електронен документ се доставя в рамките на няколко секунди, независимо от местоположението на адресата. Превеждането на документния поток в електронен формат може да спести не само време и усилия, но и място. В някои компании хартиените архиви в продължение на много години заемат площ, сравнима с площта на търговските етажи.

Много хора все още вярват, че правно значим документ е хартия, съставена съгласно определени правила, подписана със собственоръчен подпис и заверена с печата на организацията, издала този документ (сертификат, сертификат, извлечение и др.). Но технологичните възможности се развиват и днес електронните документи могат да бъдат и правно значими, тъй като използват електронен подпис, който е електронният аналог на ръкописния подпис. Електронният подпис е информация в електронна форма, която е прикачена към или по друг начин свързана с друга информация в електронна форма (подписана информация) и която се използва за идентифициране на лицето, подписващо информацията (9;19).

Според руското законодателство електронният подпис се признава за еквивалентен на саморъчен подпис, ако са изпълнени следните условия:

1. Сертификат за ключ за подпис, свързан с тази електроника подпис, не е загубил сила (валиден) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ, ако има доказателство, определящо момента на подписването;
2. Потвърждава се автентичността на електронния подпис в електронния документ;
3. Електронният подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.

Така електронният подпис трябва да е валиден и което е много важно, документ с електронен цифров подпис ще има правно значение само при осъществяване на отношенията, посочени в сертификата за ключ за подпис.

Говорейки за ЕП, трябва да разберете, че ЕП е обобщена концепция, включваща:

-софтуер;
- сертификат за ключ за подпис, който е документ на хартиен носител или електронен документ с електронен подпис на упълномощено лице на удостоверителния център, който включва публичния ключ на електронния цифров подпис. Сертификатът се издава, за да потвърди автентичността на електронния подпис и да идентифицира притежателя на сертификата за ключ за подпис. Тоест точно с това се подписва един електронен документ и именно сертификатът за ключ за подпис съдържа информация за какви цели може да се използва подписът;
-ключов носител (сигурно съхранение на сертификата за ключ за подписване).

Нека разгледаме по-подробно понятието „сертификат за ключ за подписване“.

Сертификатът за ключ за подпис е същият документ, който съдържа и потвърждава информация за собственика на електронния подпис, уникалния регистрационен номер на сертификата за ключ за подпис, началната и крайната дата на сертификата за ключ за подпис, намиращ се в регистъра на удостоверителния център, името и местоположението на удостоверителния център, издал сертификат за ключ за подписване. Сертификатът за ключ за подписване се издава за срок от една година. След една година той изтича и организацията ще трябва да закупи нов сертификат за ключ за подписване. Това не се отнася за софтуера, например програмата CryptoPro CSP, тъй като програмите по правило не изтичат.

Управлението на електронни документи има предимства и недостатъци, плюсове и минуси при използване в една организация.

Основните предимства на електронния документооборот са, че когато се използва, всички отдели и структури на компанията ще работят в едно информационно пространство. В тази връзка скоростта на обработка на документите в компанията се увеличава значително. Също така, важен фактор, който прави електронното управление на документи с порядък по-високо от обикновено, е безопасността и сигурността на документите. Съвременните системи използват криптиране на данни, което може да спре опитите за създаване на изтичане на информация. При използването на този тип документооборот производителността на служителите се увеличава и вероятността от грешки при обработката на документи, която зависи от квалификацията на служителя, намалява. Въвеждането на система за електронен документооборот осигурява значителен икономически ефект, но количествената му оценка е сложен процес, т.к. трябва да се вземат предвид много фактори (20;49).

Директният ефект от внедряването на системата ви позволява да спестите пари, изразходвани за консумативи, заплащане на пощенски и куриерски услуги за доставка, фотокопиране на материали и намалява разходите за труд. Косвеният ефект е онези предимства на управлението, които са значими за функционирането на организацията: прозрачност на управлението, контрол на изпълнителската дисциплина и др.

И така, внедряването на електронни системи за управление на документи позволява:

1. напълно автоматизирайте процеса на работа с документи;
2. осигурява организация на работа с отдалечени потребители и потребителски групи;
3. осигурява интеграция с външни системи за електронна поща;
4. увеличаване на основните възможности на системата за електронен документооборот чрез модулност и наличие на вградени инструменти;
5. осигурява процес на едновременна работа в системата от неограничен брой потребители;
6. повишаване ефективността на работа с документи;
7. подобряване на корпоративната култура на работа с документи;
8. значително намаляване на обема на хартиения документооборот;
9. съкращава значително времето за обработка и изпращане на документи, времето за търсене на документи, времето за съгласуване и одобрение на проекти на документи;
10. осигурява всички процеси на документиране с едновременното използване на електронни и хартиени версии на документите;
11. рационализиране на процеса на регистрация на всички видове документи (регистрация от имейл и уеб формуляри, поддръжка за поточно сканиране, регистрация на файлове от всякакъв формат);
12. осигурява управление на работния поток (прехвърляне на документи между изпълнители);
13. осигурява процеса на работа с взаимосвързани документи;
14. осигурява управление на документи през целия жизнен цикъл;
15. осигурява прозрачност на всички процеси от момента на създаване на документа до момента на предаването му в архива;
16. Запазване на историята на работа с документи (отчитане на времето и авторите на всички действия с документ, запазване на работни коментари, поддръжка на версии на прикачени файлове);
17. проследява историята на създаването на документа;
18. осигурява ясен процес на съгласуване и одобрение на документи;
19. изгражда добре работеща система от инструкции;
20. осигурява ясен контрол върху изпълнителската дисциплина;
21. сортира документи по всякакви критерии;
22. осигурява търсене на информация по различни атрибути и пълнотекстово търсене;
23. осигурява автоматизиране на събирането и анализа на статистически данни за движението на документи;
24. осигурява архивно съхранение на електронни изображения на документи;
25. осигурява регулиране на правата на достъп;
26. осигурява незабавен достъп до документи;
27. намаляване на количествените загуби на документи;
28. повишаване на производителността на труда;
29. намалява разходите за подготовка на документи за предаване в архива и архивно съхранение на документите;
30. придава правна сила на електронни документи;
31. намалява разходите за куриерски и пощенски услуги;
32. намалява броя на вътрешните и външните куриери;
33. осигурява поддържането на информационно-справочна база данни;
34. предоставяне на разширени възможности за търсене (търсене с атрибути, разширено търсене, търсене в пълен текст, като се вземе предвид морфологията на руския език, поддръжка на папки за динамично търсене);
35. Подкрепа за регистрация на хартиени и електронни документи в съответствие с изискванията на ДБУ.
36. Поддръжка на маршрути за движение на документи (последователни, паралелни, свободни маршрути, маршрути с условия, закъснения)
37. Поддръжка на смесен документооборот (изготвяне на хартиени документи и отчети с помощта на шаблони, отпечатване на регистрационна карта на документи, запис на мястото за съхранение на оригинални документи);
38. Наличие на инструменти за анализ на документооборота, създаване на отчети, както и наблюдение на дисциплината на служителите (възможност за създаване на отчети и аналитични сертификати, автоматично журналиране);
39. Осигуряване на информационна сигурност (поддръжка на електронни цифрови подписи, криптиране на данни, логване, разграничаване на права за достъп и ролеви системи, наличие на вграден мониторинг на целостта на данните и автоматично архивиране).

Комбинирайки тези точки, можем да подчертаем основните предимства, а именно: появата на възможност за колективна работа върху документи, значително ускоряване на търсенето и извличането на документи (по различни атрибути), повишена информационна сигурност поради факта, че работата в EDMS от нерегистрирана работна станция е невъзможна и за всеки потребител на EDMS се възлагат неговите права за достъп до информация, повишава сигурността на документите и удобството на тяхното съхранение, тъй като те се съхраняват електронно на сървъра, и подобрява контрола върху изпълнението на документи.

Предимства и недостатъци на съвременните платформи за създаване на електронни системи за управление на документи: „Delo“, „Intertrust“, „Optima-Workflow“, „Documentum“.

"случай" Предимства на EDMS "Delo"

За мениджъри на различни нива:

· бързо търсене на документи;

· проследяване движението на документ на всички етапи от неговия жизнен цикъл;

· ефективен контрол и отчетност по изпълнението на решенията;

· намаляване на времето за подготовка и одобряване на документи;

· удобна работа по проекти на документи;

· получаване на обобщени отчети и дневници;

· възможност за делегиране на правомощия.

За служители на офиси, секретариати и чиновници:

· бърза и удобна регистрация на документи с помощта на обширна система от различни справочници;

· наблюдение на хода на изпълнение на решенията;

· удобно и бързо търсене по всякакви данни от регистрационната карта (RC) на документи и проекти (RCPD);

· документопреносен дневник, вътрешни и външни диспечерски регистри;

· отчетност.

Сред недостатъците на системата "ДЕЛО" са:

няма средства за графично показване на маршрутите на документи;
неудобство за графичния дизайнер при създаване на карти за регистрация на документи;
липса на графично представяне на статуса и напредъка на документите.

"Интертръст"

Характеризира се с редица полезни предимства:

- готовността за работа, т.е. липсата на необходимост от разработване или моделиране на система, базирана на дизайнера, дава възможност да започнете да я използвате незабавно, намалявайки рисковете от внедряването на системата и спестявайки време и материални ресурси; модулността на CompanyMedia, тоест наличието в неговия състав на няколко независими и в същото време взаимосвързани системи, които автоматизират различни процеси, ви позволява да изберете тези, от които се нуждаете, и да автоматизирате точно тези процеси, които се нуждаят от това; многофункционалност, тоест възможността за автоматизиране не само на офис работа, но и на много други процеси (а CompanyMedia включва повече от 10 системи, предназначени за различни задачи) ви позволява да разширите границите на автоматизацията;
- възможност за конфигуриране или модифициране на системата, така че да автоматизира процеси, които могат да бъдат специфични за конкретна организация, което ви позволява да вземете предвид спецификата на бизнеса на компанията, както и допълнително да я адаптирате към променящите се изисквания независимо, спестявайки време и пари;
- мащабируемост (възможност за по-късно, след внедряване на системата, свързване на други системи на CompanyMedia към нея, автоматизиране на нови работни места) дава възможност за автоматизиране на необходимите бизнес процеси в точното време, свързване на необходимите служители за работа в системата;
- корпоративността, тоест способността на системата да работи в компании с комплекс (няколко отдела, отдели и т.н.), включително географски разпределена структура (няколко клона, филиали, разположени в различни градове в различни часови зони), ви позволява за свързване на работа в него за служители на основните, дъщерни и филиали. Чрез свързването на всички служители на компанията (както в централния офис, така и в клоновете и дъщерните дружества), работещи с документи, за работа в системата и стриктното следене на тяхното спазване на служебните задължения, разпоредбите и процедурите, приети от компанията, прозрачността на нейния документооборот и бизнес процесите се увеличават, информационните потоци се ускоряват, което повишава управляемостта на компанията;
- възможността, внедрена в системата, да постави под контрол изпълнението на документите и инструкциите по тях, т.е. възможност за проследяване кой притежава документа, на какъв етап на изпълнение е (координиран, прегледан и т.н.) води до опростяване на получаването на информация за текущото състояние на документа, повишаване на дисциплината на изпълнение;
- възможността за разграничаване на правото на достъп до информация въз основа на служебните задължения на служителя гарантира сигурността на документооборота от неоторизиран достъп, като по този начин елиминира възможността за изтичане на информация;
- наличието на механизми за създаване на правно значим електронен документооборот ви позволява да преминете към напълно безхартиен документооборот;
- наличието на няколко вида работни места (за ръководители и ръководители, които работят основно със съдържанието на документа, специалисти по предмети, които работят, като правило, с подробности за документа), отразяващи спецификата на работа с информация в зависимост от длъжностните отговорности на служители, т.е. отразяването в системата на точно функционалността, от която служителите се нуждаят, за да изпълняват професионалните си задължения, прави работата в CompanyMedia удобна за специалисти от различни категории;
- съвместимостта на системата с различни операционни системи (Sun Solaris, Linux, Windows) ви позволява да работите с операционната система, инсталирана във фирмата, и да не купувате нова, като по този начин спестявате пари за покупката й, а също и да не сте обвързани с конкретен доставчик на оборудване;
- интегрирането на CompanyMedia с други системи, които вече се използват в предприятието (1C, SAP R3, Galaktika), ви позволява да взаимодействате с тях и да използвате информацията, съхранявана в тях;
- възможността за работа през уеб браузър осигурява незабавен достъп до документите, съхранявани в CompanyMedia, дори ако служителят не го е инсталирал локално (например, ако е в командировка, на почивка), което му позволява винаги бързо обработва входящи документи и указания по тях;
- възможността за поддържане на единен стандарт за работа с електронни документи в системата осигурява унификация, формализиране и строго регулиране на технологиите за управление на офиса, документооборота и бизнес процесите;
- надеждността, високата „отказоустойчивост” на системата й позволява да работи почти 24 часа в денонощието, 365 дни в годината.

Сред недостатъците на този софтуерен продукт са особено забележими следните:

Не всички операционни системи поддържат системни работни станции: версия 3.6 поддържа Windows и Linux, версия 4.0 също поддържа Mac OS (с някои ограничения)
Уеб интерфейсът е реализиран за популярни браузъри: IE (8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
Системата е проектирана така, че да може да се адаптира към спецификите на различни компании. В резултат на това, ако клиентът няма необходимата квалификация по време на внедряването, може да се наложи съдействие от производителя или неговите партньори
Системата не е насочена към малкия бизнес. Внедряването върху броя на работните места под 20 може да е неефективно
Външният вид и функционалността на EDMS се персонализира за конкретен потребител и зависи от неговата бизнес роля. Интерфейсът на най-новата версия на продукта (4.0) е разработен от дизайнерското студио на А. Лебедев и се характеризира с интуитивност и простота. Приложенията за iOS имат собствен интерфейс.

"Оптима-Workflow"

Предимствата на системата включват възможността за използване на допълнителни стилове в инвентара на документи, показване на изображения в инвентара на документи и зоната за преглед. Има възможност за филтриране на заредения списък с документи. Optima WorkFlow поддържа настройка на рубрикатори в дневниците на документи и настройка на областта за преглед на избрания запис в описа на документи. Персонализирането на регистрационната карта на поръчката работи. Уеб приложенията на трети страни могат да бъдат вградени в главния прозорец. Има интеграция с IBM WebSphere MQ. За автоматизиране на дейността на архивните отдели е разработен специален модул Архив.

Системата има интуитивен интерфейс. Системата конфигурира стиловете на дизайн на приложението, показва списъка с документи и областта за преглед на детайли и изображения и прилага стилове за изчертаване на списъка с документи (шрифт, запълване, икона).

Заслужава да се отбележи удобното търсене в списъчните полета на регистрационните карти, наличието на визуален контрол на задължителните полета, възможността за работа с файлове, връзки и движение на документи в един прозорец.

Удобно е да работите с прикачени файлове. Работата се извършва онлайн в един прозорец, в режим на регистрация и напускане. Връзките от край до край между документите се визуализират като дърво.

Можете да проектирате карта със задача, когато създавате поръчка.

Недостатъци: потребителите не могат да създават нови журнали, колекции от документи, настройките не се записват в базата данни. В регистрационната карта не можете да персонализирате лентата с инструменти или да локализирате имената на детайлите. Размерът на картата е непроменен. Механизмите за плъзгане и пускане не са внедрени. Няма основни интерфейсни функции за избор на карти за комуникация. Друг недостатък е, че процесът при създаване на задача не е прозрачен, не могат да се задават напомняния за изпълнителите.

Използва директна заявка към база данни за генериране на сложни заявки за търсене в регистрационните файлове на документи. Търсене в пълен текст се извършва въз основа на съдържанието на документа и търсене с помощта на примерна регистрационна карта (няма нужда да конфигурирате шаблони за търсене). Можете да въвеждате заявки за търсене, като използвате данните от регистрационната карта. Филтрите за наслагване се прилагат към всички налични регистрационни файлове на документи.

Недостатъкът на системата е невъзможността за запазване на потребителски шаблони за търсене. Няма пълнотекстово търсене с помощта на данните от картите за регистрация на документи. Потребителите не могат да създават папки за търсене или сложни търсения. Няма пълнотекстово търсене на данни от регистрационната карта.

Системата поддържа поддържането на ЗБУТ на няколко фирми, структурата е ясно изобразена. Реализирани са функции за заместване (постоянен/временен заместител), има текущо търсене по първите букви. Елементите могат да бъдат сортирани в даден ред; доста просто попълване на директорията, създаване на йерархични директории, задаване на периода на валидност на записа в директорията.

Има дизайнер на шаблони за регистрационни карти, размерите, фона, отметките, полетата, шрифтовете се персонализират и се използват скриптове за събития с регистрационни карти.

Недостатъци: няма възможност за поддържане на историята на директорията, няма огледална информация за заместване. Информацията за отделите и служителите е минимална. Не можете да създавате въведени директории, да поддържате хронология на директории или да локализирате записи в директории. Няма функция за проверка на синтаксиса на кода на скрипта, няма полета за тип радио бутон.

"Документум"

Функционалните предимства на системата Directum включват не само разширен каталог от бизнес решения. Сред функциите, използвани всеки ден на работа, можем да подчертаем удобните напомняния, възможността за конфигуриране на номерационни номера и работа с етикети за баркод. Наличие на визуализации на прикачени файлове, файлови хранилища, голям избор от завършени справочници в основната конфигурация, интерактивни съветници за създаване на документи.

Отрицателните аспекти на този EDMS: липсата на показване страница по страница на обекти в инвентара на документа и резултатите от търсенето, невъзможността да се използват допълнителни стилове в инвентара на документа.

Тези функции са реализирани в Docsvision. Всички уеб страници и персонализирани отчети се показват в главния прозорец на приложението. Архивираните документи се преместват в отделни таблици на база данни. Потребителите на системата могат да изберат опция за удостоверяване. XSLT трансформация се прилага към XML описанието на регистрационната карта.

Интерфейсите на всички режими на работа в системата Directum са унифицирани, можете да конфигурирате правила за обработка на документи и задачи. В режим на подмяна системата запазва своето информационно съдържание. Работата с файлове е възможна онлайн. Правата за достъп до отделен файл са разпределени, всеки от тях е описан атрибутивно. Можете също така да отбележите прозрачността на процесите на документооборота. Задачите се добавят към календара на MS Outlook. Предимството на системата е адаптивни шаблони за търсене и удобни механизми за филтриране по колони от списък.

Но има и редица недостатъци: няма възможност за показване на елементи страница по страница (в Win32). Минимални настройки за визуални ефекти. Не е възможно да се локализират имената на детайлите на различни езици. Размерът на картата не може да се променя. Когато създавате връзки между електронни документи, не можете да добавяте коментари, за да опишете връзката. Интерфейсът е претоварен.

Предимствата на системата включват наличието на пълнотекстово търсене на документи и данни от регистрационни карти (RC). Шаблоните за търсене могат да бъдат конфигурирани според детайлите на Република Казахстан. Има филтър за опис на документи, базиран на стойности на колони. Удобни функции за настройка на шаблони за търсене. Можете да създавате папки за търсене.

Отрицателни качества: невъзможно е да се разпределят права за достъп до персонализирани търсения; няма конфигурирани търсения в уеб клиента; няма възможност за създаване на сложни заявки за търсене, няма показване страница по страница на обекти в инвентара на документи и резултатите от търсенето, допълнителни стилове не се прилагат към инвентара на документи.

Системата ви позволява едновременно да поддържате организационната структура на няколко компании. Подробна информация за отделите и служителите е предоставена и може да бъде разширена. Ако е необходима подмяна (пълна или помощна), автоматично се създават папки „входящи/изходящи“. Филтърът на поднизовете и текущото търсене работят.

Недостатъци: дисплеят на ORS не е ясен, няма възможност за сортиране на елементи в определен ред, трудно е да се създават и попълват директории, няма локализация на записи в директория. Минимални настройки за външния вид и поведението на Република Казахстан.

Управлението на електронни документи има предимства и недостатъци, плюсове и минуси при използване в институция.

Основните предимства на електронното управление на документи:

всички структури на институцията ще работят в едно информационно пространство;

скоростта на обработка на документи в рамките на институцията, безопасността и сигурността на документите се увеличава значително;

използването на криптиране на данни може да спре изтичането на информация;

производителността на служителите се увеличава и вероятността от грешки при обработката на документи, която зависи от квалификацията на служителя, намалява;

значителен икономически ефект.

И така, внедряването на EDMS позволява:

напълно автоматизирайте процеса на работа с документи;

осигурява организация на работа с отдалечени потребители и потребителски групи;

осигуряване на интеграция с външни имейл системи;

увеличаване на основните възможности на системата за управление на електронни документи чрез модулност и наличие на вградени инструменти;

осигуряване на процеса на едновременна работа на неограничен брой потребители в системата;

повишаване на ефективността при работа с документи;

подобряване на корпоративната култура на работа с документи;

Значително намаляване на обема на хартиения документооборот;

Значително намаляване на времето за обработка и изпращане на документи, времето за търсене на документи, времето за съгласуване и одобрение на проекти на документи;

осигуряване на всички процеси на документиране с едновременно използване на електронни и хартиени версии на документи;

рационализиране на процеса на регистрация на всички видове документи (регистрация от имейл и уеб формуляри, поддръжка за поточно сканиране, регистрация на файлове от всякакъв формат);

осигурява управление на работния поток (прехвърляне на документи между изпълнители);

осигуряват процеса на работа с взаимосвързани документи;

осигурява управление на документи през целия жизнен цикъл;

осигуряване на прозрачност на всички процеси от момента на създаване на документа до момента на предаването му в архива;

запазване на историята на работа с документи (проследяване на времето и авторите на всички действия с документ, запазване на работни коментари, поддържане на версии на прикачени файлове);

проследи историята на създаването на документа;

осигуряване на ясен процес за съгласуване и одобрение на документи;

изграждане на добре работеща система от поръчки;

осигуряват ясен контрол на дисциплината на изпълнение;

сортиране на документи по всякакви критерии;

осигуряват търсене на информация по различни атрибути и пълнотекстово търсене;

осигуряване на автоматизация на събирането и анализа на статистически данни за движението на документи;

осигурява архивно съхранение на електронни изображения на документи;

осигурява регулиране на правата на достъп;

осигуряват незабавен достъп до документи;

намаляване на количествените загуби на документи;

повишаване на производителността на труда;

намаляване на разходите за подготовка на документи за предаване в архива и архивно съхранение на документи;

дават правна сила на електронни документи;

намаляване на разходите за куриерски и пощенски услуги;

намаляване на броя на вътрешните и външните куриери;

осигурява поддържане на информационно-справочна база данни;

предоставяне на разширени възможности за търсене (търсене с атрибути, разширено търсене, търсене в пълен текст, като се вземе предвид морфологията на руския език, поддръжка на папки за динамично търсене);

поддръжка за регистрация на хартиени и електронни документи в съответствие с изискванията на институцията;

поддръжка на маршрути за движение на документи (последователни, паралелни, свободни маршрути, маршрути с условия, отсрочки);

поддръжка на смесен документооборот (изготвяне на хартиени документи и отчети с помощта на шаблони, отпечатване на регистрационна карта на документи, записване на мястото за съхранение на оригинални документи);

наличие на инструменти за анализ на документооборота, създаване на отчети, както и наблюдение на дисциплината на служителите (възможност за създаване на отчети и аналитични сертификати, автоматично журналиране);

осигуряване на информационна сигурност (поддръжка на електронни цифрови подписи, криптиране на данни, регистриране, разграничаване на правата за достъп и система от роли, наличие на вграден мониторинг на целостта на данните и автоматично архивиране).

Но с всички предимства EDS има своите недостатъци:

„стрес“ сред служителите - всичко ново се приема трудно;

разходи за придобиване на програми и системи за управление на документи, както и за тяхното внедряване и последваща поддръжка;

пропуски в информационната сигурност - "пиратски" дискове с изтеглени бази данни;

съвременните хакери, чрез отдалечен достъп, са в състояние да хакнат скъпи програми с най-висока степен на сигурност;

При рязко увеличаване на потока от документи сървърите не могат да се справят и производителността на труда пада.

Инерцията на човешките навици е основната пречка за внедряването на електронни системи за управление на документи (EDMS) в предприятията. Техните предимства скоро ще станат решаващи в конкурентната борба, така че сега трябва да помислим за прехвърлянето на офис работата към цифрови релси.

Правно основание на EDS

Големите предприятия с широка клонова мрежа бързо преминават към електронно управление на документи, което се улеснява от наличието на достатъчна законодателна рамка.

Законите, регулиращи работата на EDMS са:

№ 149-FZ „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“.
№ 63-FZ „За електронните подписи“.
№ 263-FZ „За премахване на ограниченията върху електронния документооборот“.
Граждански кодекс.
Арбитражно-процесуален кодекс.

Преките законодателни норми са еднакви за всички, но при внедряването на EDS предприятието трябва допълнително да разработи редица вътрешни административни документи:

правила за използване на цифрови подписи;
корпоративни правила за управление на електронни документи с алгоритъм за разрешаване на спорни ситуации;
документ за спазване на правилата, който трябва да подпишат всички служители.

От служителите на компанията се изисква да използват само сертифицирани цифрови подписи и криптографски инструменти за защита на информацията. Спазването на това правило и последователността на законодателната рамка позволяват да се направят действията на служителя в корпоративната EDMS правно значими.

Същност и функции на EDMS

Електронната система за управление на документи е автоматизирана система за управление на работния процес, която позволява на служителите да взаимодействат чрез цифрови устройства без използването на хартиен носител.

Основните функции на EDMS са:

създаване, прехвърляне, съхранение на електронни документи (ЕД);
дигитализация на хартиени документи;
създаване на документна карта с нейните атрибути;
генериране на документи на базата на готови шаблони със зададени атрибути;
търсене на документи в централизирана база данни;
маршрутизиране на документи;
контрол върху получаването на документа и изпълнението на съдържащите се в него указания;
поддържане на дневници, класификатори;
конвертиране на ED в съвместими формати;
автоматично регистриране на входящата документация;
изпращане на известия;
одобрение на документи;
колективна работа с ЕД;
взаимодействие чрез електронна документация с контрагентите на компанията;
генериране на справки за изпълнение и движение на документи.

Важен параметър на EDMS е неговата модулност, която ви позволява да разширите функционалността, без да променяте значително основните настройки.

Видове EDMS

Очевидно е, че големите индустриални предприятия и търговските компании имат различни изисквания към EDMS. Ето защо софтуерните продукти се разделят на две категории в зависимост от стандартизацията на работните процеси:

"в кутия";
основен с обширни опции за конфигурация.

Продуктите "Boxed" са предназначени за складови операции, офис процеси и дребномащабни производства. Те изискват само модулна конфигурация и въвеждане на първична информация.

Техните характеристики:

бърза настройка;
стандартизирано обучение;
не се изисква модификация;
ниска цена на поддръжка.

Основните платформи се внедряват в големи предприятия с уникални организационни и производствени структури. Такива EDMS изискват продължителна разработка, включително от собствените ИТ специалисти на клиента.

Те имат следните характеристики:

способност за адаптиране към конкретни бизнес процеси;
създаване на допълнителни софтуерни модули според изискванията на клиента;
променливост на интерфейса;
трудности при планиране на разходите поради невъзможността да се оцени размерът на подобренията.

За повечето малки фирми и търговски организации са достатъчни стандартните „опаковани“ решения.

Предимства на системата за електронен документооборот

Превеждането на документооборота на предприятието в електронен вид дава на компанията предимства на няколко организационни нива. EDMS ви позволява да опростите работата както на ръководството, така и на обикновените служители.

Тактически предимства

Електронното управление на документи ви позволява да намалите текущите оперативни разходи на бизнеса. Когато решите да инсталирате EDMS в цялото предприятие, се препоръчва да измерите производителността на служителите преди внедряването на системата. Можете да изчислите времето за изпълнение на шаблонни задачи, одобряване на предложения и търсене на необходимите документи. Отделно можете да определите текущите разходи за офис оборудване и канцеларски материали.

Въз основа на ефективността на основните процеси на компанията се подчертават следните предимства на EDMS:

Освобождаване на физическо пространство на потребителските работни станции.
Намаляване на разходите за наем на архивни помещения.
Спестяване на време на работниците за копиране на документи, обработката им и въвеждането им в дневници.
Намаляване на разходите за хартия и материали за копирна техника.
Намаляване на времето, необходимо за прехвърляне на хартиени документи между отделите.
Спестяване на време на служителите чрез пълна автоматизация на част от оперативните процеси.
Увеличаване на производителността на служителите чрез намаляване на рутинната работа.

Тактическите предимства на EDMS улесняват максимално работата на обикновените служители, така че те са тези, които първи ще забележат подобренията.

Стратегически предимства

Стратегическите цели при внедряването на EDMS засягат основните бизнес процеси: показатели за печалба, скорост и ефективност на комуникацията с контрагентите, защита на търговската информация.

В тези области могат да се идентифицират следните предимства на електронното управление на документи:

Създаване на централизирано информационно пространство с база данни на ЕД и регулиран отдалечен достъп до нея.
Ускорете търсенето на информация по атрибути.
Възможност за цялостна защита на търговска информация в компютърна мрежа.
Повишаване на прозрачността на работните процеси, недопускане на корупционни схеми.
Възможност за паралелно одобряване на вътрешни документи.
Дистанционен достъп до работни процеси извън работното място.
Повишена сигурност на документите и невъзможност за фалшифициране.
Рязко увеличение на изпълнението на поръчките поради онлайн наблюдение на действията на служителите.

Стратегическите предимства допринасят за растежа на управляемостта и имиджа на компанията, което осигурява значителни ползи при привличането на нови клиенти.

Ползи за обикновените потребители

Дългосрочните рутинни операции се признават за вредни за здравето и рязко намаляват производителността. Монотонната обработка на заявки и документи в различни програми отвлича вниманието от отговорностите, заемайки лъвския дял от работното време.

EDMS има редица предимства за решаване на тези потребителски проблеми:

Удобно местоположение на ED в архива, което ви позволява да ги намерите по атрибути в рамките на 1-2 минути.
Регулиране на оперативните процеси. В резултат на това служителят получава само онези задачи, които е длъжен да изпълнява според длъжностната характеристика.
Ускоряване на адаптирането на новите служители към работните процеси чрез автоматизиране на вътрешнокорпоративното взаимодействие.
Възможност за получаване на информация за веригата от одобрения и етапи на изпълнение на проекта.
Намаляване на рутинните операции чрез комбиниране на работни среди на компютри, използване на шаблони, елиминиране на етапа на отпечатване на документи и тяхното подписване.

Намаляването на броя и продължителността на неспецифичните операции ви позволява да отделите време директно за работни процеси, които изискват висока квалификация.

Ползи за ИТ структурата на предприятието

При внедряването на EDMS, той се интегрира със съществуващата ИТ инфраструктура, осигурявайки следните предимства:

улесняване на контрола върху системата, намаляване на изискванията за квалификация на нейния администратор;
възможност за конфигуриране на нови шаблони и маршрути на документи без стандартни инструменти за програмиране;
комбиниране на няколко приложения в една работна среда;
възможност за мащабиране на системата без допълнителни разходи;
няма нужда от подмяна на съществуващи компютри;
цялостна мрежова защита срещу зловреден софтуер.

EDMS включва определени инвестиции в технически средства, но те се изплащат за кратко време.

Компютърният хардуер става съвместим, което води до повишено използване на ресурсите.

Ползи за мениджърите

Електронният документооборот прави работата на управленския персонал ефективна благодарение на следните предимства на системата:

EDMS мобилност, възможност за достъп до ED през отдалечени компютри при командировки.
Удобно наблюдение на служителите с помощта на отчети за ефективността на работата им, производителността и навременното изпълнение на задачите.
чрез интеграция с.
Ускоряване на логистичните процедури между доставчици и купувачи при споделяне на EDMS. Възможно е да се обменя първичен ED чрез свързване към един външен оператор, който гарантира легитимността на документите.
Предоставяне на достъп до финансова информация изключително на топ мениджъри, с изключение на секретариата.
Намаляване на вероятността от загуба на важни документи.

Мениджърът винаги може да влезе в системата и да генерира отчет за представянето на всеки служител.

Осъзнаването на този факт от страна на служителите не им дава възможност да се отпуснат и да си гледат работата.

Недостатъци на електронния документооборот

Въвеждането на електронен документооборот в едно предприятие има и своите недостатъци. Те са тези, които пречат на малките предприятия да въведат пълномащабни складови операции и управление на базата на EDMS.

Недостатъците включват:

Възможност за повреда на база данни от неизвестен зловреден код. Редовното архивиране на информация на устройства, които не са свързани към мрежата, може да реши този недостатък.
Трудността при адаптирането на служители на възраст 40+ към цифровата форма на взаимодействие.
Висока цена. Цената на вътрешния EDMS за малкия бизнес варира от $1000 до $10 000.
Ефективността на EDMS намалява при липса на електронен документооборот между контрагентите на компанията.
Ползата от системата в компактни офиси без допълнителни работни единици и помещения е съмнителна.
Необходимостта от дублиране на ED на хартиен носител при работа с някои контрагенти.

Тези недостатъци се дължат до голяма степен на забавянето в приемането на необходимите правни норми и ниската степен на навлизане на EDS в бизнес средата. Но тенденциите сочат, че след 10-20 години електронното управление на документи в едно предприятие ще се счита по-скоро за правило, отколкото за изключение.

Как да изберем правилния EDMS?

Изборът на EDMS не е лесен, тъй като има голяма вероятност да закупите грешен продукт или да сключите споразумение с некомпетентна компания.

Следователно, когато решавате да закупите програма за електронно управление на документи, е необходимо да вземете предвид редица нейни характеристики:

Време на работа на производителя на EDMS на руския пазар. За адаптиране към националното законодателство са необходими години практически опит в прилагането на такива системи.
Съответствие с индустриалните стандарти.
Съвместимост с фирмената структура.
Възможност и цена за допълнителна поддръжка на софтуерния продукт.
Мащабируемост на EDMS при разширяване на предприятието.
Наличие на документация за софтуерна конфигурация на щатни ИТ специалисти.
Ниво на информационна сигурност.
Опции за архивиране на данни
Време за възстановяване след неуспехи.

За да направите окончателния избор на компания за внедряване на EDMS, се препоръчва да анализирате няколко доставчици, да проучите демонстрационни материали и да поискате инсталиране на демо версия на софтуера. Когато вземате решение, е важно да вземете предвид разходите за актуализиране на оборудването и нивото на професионална подготовка на вашите собствени ИТ специалисти.

Трудности при внедряването на EDMS

Процесът на внедряване на EDMS в Русия се влияе от използването от потребителите на много нелицензирани програми, тяхната несъвместимост и преобладаването на ръчното управление на бизнес процедурите.

В резултат на това доставчиците на електронно управление на документи се сблъскват със следните трудности в предприятията:

Различни формати за съхранение на данни в различни отдели.
Липса на структурирана информация в използваните приложения.
Нерегламентирана система за достъп на служителите до конкретни бизнес процеси. Типовата форма на длъжностните характеристики не спомага за организацията на електронната система за управление.
Информационният поток е претоварен с бюрократични процедури и одобрения.
Сривове поради съхранение на данни в различни приложения.
Компютърна неграмотност на служителите на предприятието и саботаж на обучителни събития на ниво изпълнител.
Несъответствие на EDMS с индустриалните стандарти и подзаконови актове.

За да преминете към електронно управление на документи, не е достатъчно волево решение на ръководството. Необходимо е системно преструктуриране на длъжностните отговорности на служителите и структурата на управление на компанията. Желателна е интеграция със система, която трябва да бъде инсталирана съгласно закона.

Важна област в прилагането на EDS е строгата кадрова политика по отношение на некомпетентни и необучени служители. Защото нежеланието им да работят по нови принципи ще увеличи значително разходите за процеса на внедряване и електронна поддръжка. EDMS трябва да взаимодейства с хората в рамките на един механизъм, така че неговите лошо функциониращи елементи трябва да бъдат коригирани или заменени своевременно.

Разполагаме с готово решение и оборудване за

Изпробвайте всички функции на платформата ECAM безплатно

Прочетете също

Споразумение за поверителност

и обработка на лични данни

1. Общи положения

1.1. Това споразумение за поверителност и обработка на лични данни (наричано по-долу Споразумението) е прието свободно и по собствено желание и се прилага за цялата информация, която Insales Rus LLC и/или неговите филиали, включително всички лица, включени в същата група с LLC "Insails Rus" (включително LLC "EKAM Service") може да получи информация за потребителя, докато използва който и да е от сайтовете, услугите, услугите, компютърните програми, продуктите или услугите на LLC "Insails Rus" (наричани по-долу Услугите) и по време на изпълнението на Insales Rus LLC всякакви споразумения и договори с Потребителя. Съгласието на Потребителя със Споразумението, изразено от него в рамките на отношенията с някое от изброените лица, се отнася за всички останали изброени лица.

1.2.Използването на услугите означава, че потребителят се съгласява с това споразумение и условията, посочени в него; в случай на несъгласие с тези условия, Потребителят трябва да се въздържа от използване на Услугите.

"Insales"- Дружество с ограничена отговорност "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, регистрирано на адрес: 125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11 (наричано по-долу "Insails"), на от едната страна и

"Потребител" -

или физическо лице, което има правоспособност и е признато за участник в граждански правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация;

или юридическо лице, регистрирано в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

или индивидуален предприемач, регистриран в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

която е приела условията на това споразумение.

1.4 За целите на настоящото споразумение страните са определили, че поверителна информация е информация от всякакъв характер (производствена, техническа, икономическа, организационна и други), включително резултатите от интелектуална дейност, както и информация за методите за извършване професионални дейности (включително, но не само: информация за продукти, работи и услуги; информация за технологии и изследователски дейности; данни за технически системи и оборудване, включително софтуерни елементи; бизнес прогнози и информация за предложени покупки; изисквания и спецификации на конкретни партньори и потенциални партньори; информация, свързана с интелектуалната собственост, както и планове и технологии, свързани с всичко по-горе), съобщени от едната страна на другата в писмена и/или електронна форма, изрично обозначена от Страната като нейна поверителна информация.

1.5 Целта на настоящото споразумение е да защити поверителна информация, която страните ще обменят по време на преговори, сключване на договори и изпълнение на задължения, както и всяко друго взаимодействие (включително, но не само, консултиране, искане и предоставяне на информация и извършване на други поръчки).

2. Отговорности на страните

2.1. Страните се съгласяват да пазят в тайна цялата поверителна информация, получена от едната страна от другата страна по време на взаимодействието на страните, да не разкриват, разгласяват, правят публично достояние или по друг начин да предоставят такава информация на трета страна без предварителното писмено разрешение на друга страна, с изключение на случаите, посочени в действащото законодателство, когато предоставянето на такава информация е отговорност на страните.

2.2.Всяка страна ще предприеме всички необходими мерки за защита на поверителна информация, като използва поне същите мерки, които страната използва за защита на собствената си поверителна информация. Достъп до поверителна информация се предоставя само на тези служители на всяка от страните, които разумно се нуждаят от нея, за да изпълняват служебните си задължения по настоящото споразумение.

2.3 Задължението за опазване на поверителната информация в тайна е валидно в рамките на срока на действие на настоящото споразумение, лицензионното споразумение за компютърни програми от 1 декември 2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми, агентски и други споразумения и пет години след прекратяване на техните действия, освен ако страните не са договорили друго отделно.

(a) ако предоставената информация е станала публично достъпна без нарушение на задълженията на една от страните;

б) ако предоставената информация е станала известна на една от страните в резултат на нейни собствени изследвания, систематични наблюдения или други дейности, извършени без използването на поверителна информация, получена от другата страна;

(в) ако предоставената информация е законно получена от трета страна без задължение да я пази в тайна, докато не бъде предоставена от една от страните;

(d) ако информацията е предоставена по писмено искане на държавна агенция, друга държавна агенция или орган на местно управление с цел изпълнение на техните функции и разкриването й на тези органи е задължително за Страната. В този случай Страната трябва незабавно да уведоми другата Страна за полученото искане;

(д) ако информацията е предоставена на трета страна със съгласието на Страната, за която се прехвърля информацията.

2.5.Insales не проверява точността на предоставената от Потребителя информация и няма възможност да прецени неговата дееспособност.

2.6 Информацията, която Потребителят предоставя на Insales при регистрация в Услугите, не е лична информация, както е определено във Федералния закон на Руската федерация № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „Относно личните данни“.

2.7.Insales има право да прави промени в това Споразумение. Когато се правят промени в текущото издание, се посочва датата на последната актуализация. Новата версия на Споразумението влиза в сила от момента на публикуването й, освен ако не е предвидено друго в новата версия на Споразумението.

2.8. С приемането на това Споразумение, Потребителят разбира и се съгласява, че Insales може да изпраща на Потребителя персонализирани съобщения и информация (включително, но не само) за подобряване на качеството на Услугите, за разработване на нови продукти, за създаване и изпращане на лични оферти до Потребителят, да информира Потребителя за промени в Тарифните планове и актуализации, да изпраща на Потребителя маркетингови материали по темата на Услугите, за защита на Услугите и Потребителите и за други цели.

Потребителят има право да откаже получаването на горепосочената информация, като уведоми писмено на имейл адрес Insales -.

2.9. С приемането на това Споразумение Потребителят разбира и се съгласява, че Insales Services може да използва бисквитки, броячи и други технологии, за да гарантира функционалността на Услугите като цяло или техните отделни функции в частност, и Потребителят няма претенции към Insales във връзка с това с тази.

2.10 Потребителят разбира, че оборудването и софтуерът, използвани от него за посещение на сайтове в Интернет, могат да имат функцията да забраняват операции с бисквитки (за всякакви сайтове или за определени сайтове), както и да изтриват предварително получени бисквитки.

Insales има право да установи, че предоставянето на определена услуга е възможно само при условие, че приемането и получаването на бисквитки е разрешено от потребителя.

2.11 Потребителят носи самостоятелна отговорност за сигурността на средствата, които е избрал за достъп до своя акаунт, както и самостоятелно гарантира тяхната поверителност. Потребителят е изцяло отговорен за всички действия (както и последствията от тях) в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя, включително случаите на доброволно прехвърляне от страна на Потребителя на данни за достъп до акаунта на Потребителя на трети страни при всякакви условия (включително по договори или споразумения). В този случай всички действия в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя се считат за извършени от самия Потребител, освен в случаите, когато Потребителят е уведомил Insales за неоторизиран достъп до Услугите чрез използване на акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на средствата му за достъп до вашия акаунт.

2.12 Потребителят е длъжен незабавно да уведоми Insales за всеки случай на неоторизиран (неоторизиран от Потребителя) достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на техните средства за достъп до сметката. От съображения за сигурност Потребителят е длъжен самостоятелно безопасно да прекрати работата под своя акаунт в края на всяка сесия на работа с Услугите. Insales не носи отговорност за възможна загуба или повреда на данни, както и други последици от всякакво естество, които могат да възникнат поради нарушение от страна на Потребителя на разпоредбите на тази част от Споразумението.

3. Отговорност на страните

3.1 Страната, която е нарушила задълженията, предвидени в Споразумението относно защитата на поверителна информация, прехвърлена по Споразумението, е длъжна, по искане на увредената страна, да компенсира действителните вреди, причинени от това нарушение на условията на Споразумението. в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.

3.2 Обезщетението за щети не прекратява задълженията на Страната нарушител да изпълни надлежно задълженията си по Договора.

4.Други разпоредби

4.1. Всички известия, искания, искания и друга кореспонденция по настоящото Споразумение, включително тези, включващи поверителна информация, трябва да бъдат в писмен вид и доставени лично или чрез куриер, или изпратени по имейл на адресите, посочени в лицензионното споразумение за компютърни програми от 12/ 01/2016, споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми и в това споразумение или други адреси, които впоследствие могат да бъдат посочени писмено от страната.

4.2.Ако една или повече разпоредби (условия) на това Споразумение са или станат невалидни, това не може да послужи като причина за прекратяване на останалите разпоредби (условия).

4.3 Това Споразумение и отношенията между Потребителя и Insales, възникващи във връзка с прилагането на Споразумението, са предмет на законодателството на Руската федерация.

4.3 Потребителят има право да изпраща всички предложения или въпроси относно това Споразумение до Службата за поддръжка на потребители Insales или на пощенски адрес: 107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Дата на публикуване: 01.12.2016 г

Пълно име на руски:

Дружество с ограничена отговорност "Insales Rus"

Съкратено име на руски език:

LLC "Insales Rus"

Име на английски:

Дружество с ограничена отговорност InSales Rus (InSales Rus LLC)

Юридически адрес:

125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11

Пощенски адрес:

107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12, BC „Стендал“

INN: 7714843760 Контролен пункт: 771401001

Банкова информация:

Понастоящем в повечето предприятия документооборотът остава в обичайната, традиционна хартиена форма, въпреки факта, че много компании се опитват да автоматизират, ако не целия документооборот, то поне неговите отделни етапи, тъй като автоматизираната технология има редица важни предимства.

Основният критерий при избора на организационна форма на деловодството е обемът на документите, получени от организацията и създадени от нея за определен период. Ето защо в компании с обширна структура от отдели, свързани с една верига от много документи, внедряването на система за електронно управление на документи се превръща в жизненоважна задача.

Нека разгледаме ключовите концепции за управление на електронни документи. Документооборот- това е процесът на движение на документи от момента на тяхното създаване или получаване до момента на изпълнение или продажба и в крайна сметка съхраняване, архивиране или унищожаване, ако документът не представлява определена стойност.

Електронен документообороте унифициран механизъм за движение на документи, създадени с помощта на компютърни средства, обикновено подписани с електронен цифров подпис, както и метод за обработка на тези документи с помощта на различни електронни носители.

Електронното управление на документи може да се прилага във всяка организация: както в малко предприятие, така и в огромна корпорация или холдинг с широка мрежа от клонове. Той има редица предимства.

Първо, това прозрачност на бизнес процесите. Контролът върху изпълнението, получаването, създаването и като цяло наличието на документи в електронната система се осъществява по-бързо и лесно, което позволява на ръководството и преките ръководители да следят бизнес процесите.

Друго несъмнено предимство на електронния документооборот е повишаване на изпълнителната функция. Според статистиката доста голям процент от поръчките не се изпълняват от служители. В електронна система за управление на документи мениджърът може да контролира всички работни процеси, скоростта и качеството на изпълнение и, най-важното, резултата от работата.

Намалено време за обработкаи оформяне на самите документи. Електронното управление на документи осигурява по-бързо създаване, търсене, обработка и разпространение на документи, както и автоматично съставяне на резюмета, отчети и регистри, което ви позволява бързо и ефективно да извършвате работа и в крайна сметка да оптимизирате бизнес процесите.

Въвеждането на система за електронен документооборот също позволява повишаване нивото на поверителност. Всеки участник получава точно тази степен на достъп до фирмените документи, която отговаря на неговите правомощия: четене, редактиране на документа или пълни права. Всички действия се регистрират в компютърна система, така че по всяко време можете да видите кой е работил с данните и е правил промени в тях.

Като цяло проблемът с конфиденциалността е много остър. Загубата на някои фирмени документи може да доведе до милиони загуби. В крайна сметка хартиените документи могат да бъдат извадени от папката без никакви проблеми и цялата информация може да бъде прехвърлена навън. При въвеждането на система за електронно управление на документи в една компания, разбира се, няма да е възможно да се премахне напълно изтичането на информация, но винаги можете да видите кои служители са използвали тези документи, кога, в кой момент и как.

Електронният документооборот позволява оптимизиране на процеса на обучение на нови служители и въвеждане на нови процеси в компанията. Въвеждането на нови инструкции и разпоредби за управление на електронни документи става много по-бързо от информирането на всеки служител поотделно и запознаването му с документи на хартиен носител.

Електронен документооборот подобрява корпоративната култура. Всички фирмени структури работят в единно информационно пространство, което позволява почти всеки служител да бъде въвлечен в корпоративните процеси.

Наличието на електронен документооборот в едно предприятие позволява да се адаптират по-бързо към промените на международния пазар на стандарти. Когато се появят нови стандарти, компания, работеща в система за електронно управление на документи, може да промени документите си към нов шаблон, което повишава нивото на конкурентоспособност на пазара.

Трябва да се отбележи, че електронният документооборот има и своите недостатъци. Съществен недостатък на системата за електронен документооборот е проблем със сигурността на документа. В края на краищата във всеки момент вирус може да влезе в компютъра ви и системата за запазване на документи може да не работи. Проблемът може да бъде решен чрез създаване на резервационна система.

Един от недостатъците на електронната система за управление на документи е персонал,или персонал, който е нает в системата. В процеса на автоматизиране на управлението на документи може да не е възможно да се избегне стресът сред служителите, които са свикнали с ръчна работа и нямат достатъчно познания за управление на електронни документи.

В системата за електронно управление на документи компетентното въвеждане на данни е особено важно. Човешкият фактор тук е особено важен, тъй като от качествената работа на квалифицирания персонал ще зависи непрекъснатото функциониране на системата.

Също така, на етапа на закупуване и внедряване на система за електронен документооборот, са неизбежни големи разходи за компанията, които обаче се компенсират чрез намаляване на времето за работа с документи и оптимизиране на бизнес процесите.

Влияе негативно на широкото внедряване на електронния документооборот и географски фактор. Не е възможен електронен обмен на документи с всички контрагенти поради липса на единно информационно пространство. Поради това много компании трябва едновременно да извършват както традиционен „хартиен“, така и електронен обмен на документи. Изпращането на актове и договори по електронен път обаче би опростило работата между клиенти и клиенти във всеки пазарен сегмент, особено между географски отдалечени региони.

Трябва да се отбележи, че задължителен реквизит за повечето документи, който им придава правна сила, е личният подпис. Правната сила на електронен документ се потвърждава от електронен подпис, който според 63-FZ има три вида. Понастоящем повечето държави считат хартиените документи, подписани с обикновен подпис, и електронните документи, подписани с квалифициран електронен подпис, за правно равни.

При управлението на досиета на персонала е невъзможен пълен преход към електронна система за управление на документи, тъй като ако документът за персонала трябва да съдържа личния подпис на служител, той трябва да бъде изготвен на хартиен носител, за да гарантира правилно правоотношението между служителя и работодателя .

Освен това поддържането на трудовите досиета е строго регламентирано. Този и редица други документи за персонала могат да се съставят, попълват и съхраняват изключително на хартиен носител.

Предимствата на електронното управление на документи обаче са толкова очевидни, че днес е трудно да си представим служба за персонал, която управлява документооборота изключително на хартиен носител.

Електронният документооборот е включен в трудовите отношения на законодателно ниво. През пролетта на 2013 г. Кодексът на труда на Руската федерация беше допълнен с глава „Характеристики на регулиране на труда на дистанционните работници“. И двете страни - работодател и служител - трябва да имат електронен подпис за официализиране на трудовото правоотношение. Ако човек постоянно работи на свободна практика или у дома, със сигурност си струва да инвестирате в електронен подпис и допълнително да оптимизирате този процес.

Електронната система за управление на документи има своите предимства и може да бъде полезна за голямо предприятие с разклонена структура на отдели. На този етап от своето съществуване обаче системата има редица недостатъци, които забавят процеса на преминаване от хартиен към пълен електронен документооборот. Всичко това изисква сериозни подобрения както на технологично, така и на законодателно ниво.