Praca sekretarki wiąże się z szerokim zakresem obowiązków i umiejętności. To, jakie umiejętności ma dany kandydat, zależy od jego doświadczenia. Niektórzy pracowali przez znaczną część czasu jako zastępcy menedżera, inni przyjmowali gości w recepcji. W ciągu 10 lat pracy ktoś zmienił 5 stanowisk i każde z nich miało inną specyfikę: jedno skupiało się na pracy biurowej, drugie skupiało się na obowiązkach tłumacza, trzecie skupiało się na pracy z dokumentami itp.
Co powinieneś napisać w swoim CV? Czy wymienić wszystkie umiejętności, czy tylko te najważniejsze (wtedy jak ustalić, które są najważniejsze)? Jak szczegółowo powinieneś opisać swoje doświadczenie, jeśli musiałeś zmienić wiele pracy, a doświadczenie jest dość zróżnicowane?
Odpowiedź na te pytania jest uniwersalna – i ma sens dla każdej specjalizacji.
O tym, co dokładnie napisać w CV i na czym skupić uwagę pracodawcy, decyduje wakat.
Wyjaśnijmy na przykładzie.
W prywatnej przychodni lekarskiej znajduje się wakat na stanowisku recepcjonistki. Jest kandydat z doświadczeniem na stanowisku sekretarki, natomiast większość doświadczenia ma doświadczenie na stanowisku zastępcy menedżera. Za swoją przewagę konkurencyjną wnioskodawca uważa umiejętność skutecznej interakcji z menadżerem: doskonałe rozumienie zadań i przekładanie ich na zespół (przydzielanie zadań wykonawcom, monitorowanie wykonania); zaplanuj dzień menedżera; kontrolować obieg dokumentów, zwłaszcza związanych ze współpracą z firmami zagranicznymi.
Wakat recepcjonistki w prywatnej przychodni lekarskiej najprawdopodobniej nie wymaga umiejętności przygotowania dokumentów do uzyskania wizy; nie wymaga również umiejętności ścisłej współpracy z menadżerem. Wymaga to jednak doświadczenia w komunikacji z klientami, znajomości zagadnień medycznych (przynajmniej podstaw) oraz umiejętności komunikowania się przez telefon bez utraty tonu i cierpliwości.
Czy nasz kandydat, zastępca menedżera, może ubiegać się o stanowisko recepcjonisty? Oczywiście, że może. Aby dostać tę pracę, ważne jest, aby w CV wykazać umiejętności wymagane na tym stanowisku, a resztę wspomnieć mimochodem, bez podkreślania.
Spójrzmy na to na przykładzie. Mamy więc wakat na stanowisko „Recepcjonistka w przychodni lekarskiej” oraz kandydata z dużym doświadczeniem zawodowym, głównie w zakresie organizacji pracy menadżera.
———————————————————————————————————————-
Sekretarka, zastępca kierownika
Pełne imię i nazwisko: Fomina Anastasia Petrovna
Stan rodzinny: żonaty.
Miasto zamieszkania: Moskwa
Telefon komórkowy: [telefon]
E-mail:
Cel: Stanowisko recepcjonisty w zespole profesjonalistów w małej/średniej firmie.
Komentarz: być może kandydat rozważa różne możliwości zatrudnienia, a praca na stanowisku recepcjonisty jest tylko jedną z nich, i to nie najbardziej pożądaną. Ale z jakiegoś powodu wnioskodawca wysyła CV na to stanowisko. Rozsądne jest określenie w celu wyszukiwania czegoś zbliżonego do wakatu. Byłoby dziwne, gdyby kierownik kliniki otrzymał CV, w którym zapisano cel: „Stanowisko zastępcy kierownika dużego przedsiębiorstwa przemysłowego”. CV z takim celem miałoby zerowe szanse na rozpatrzenie.
Wiedza i umiejętności:
- zarządzanie dokumentami;
- odbieranie połączeń telefonicznych;
- komunikacja z klientami (spotkanie, konsultacja w sprawie usług firmy, skierowanie klienta do specjalistów),
- zapewnienie funkcjonowania biura,
- przetwarzanie korespondencji;
- terminowa realizacja zadań menadżera;
- organizowanie spotkań, konferencji i przyjmowanie gości;
- planowanie dnia pracy menadżera,
- podstawy prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Komentarz: Umiejętności ważne na danym stanowisku znajdują się w pierwszej połowie listy. Reszta poniżej. W ten sposób zostaje rzucony „most” pomiędzy umiejętnościami specjalisty a tymi, które są wymagane. To jak sygnał dla pracodawcy – „Jestem dla Ciebie odpowiedni!”
doświadczenie:
Asystent menadżera:
- zapewnienie funkcjonowania biura (zamawianie wody, kawy, artykułów biurowych, organizowanie napraw sprzętu biurowego, sprzątanie itp.),
- odbieranie połączeń telefonicznych,
- doradztwo klientom w zakresie usług firmy,
- organizacja procesu pracy jako całości (wydawanie poleceń przełożonego pracownikom, monitorowanie realizacji; wyszukiwanie wykonawców poszczególnych zadań; organizacja imprez firmowych),
- wyposażenie stanowiska pracy menadżera w niezbędne narzędzia, sprzęt, artykuły biurowe,
- organizowanie przyjęć gości, pomoc w szybkim rozpatrywaniu próśb i sugestii pracowników,
- prowadzenie archiwum dokumentów i akt, zapewnienie ich bezpieczeństwa, przekazywanie ich do archiwum,
- organizowanie wyjazdów służbowych kadry kierowniczej, zamawianie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacja hoteli,
- zapewnienie funkcjonowania biura (zamawianie wody, artykułów biurowych, organizowanie napraw sprzętu biurowego, sprzątanie itp.).
2012 – 2013. Bank „Awangard” (bank komercyjny)
Menedżer Klienta:
- praca z klientami (poszukiwania, spotkania, negocjacje, konsultacje);
- przetwarzanie połączeń przychodzących i e-maili;
- zarządzanie dokumentacją;
- sporządzanie prezentacji dla klientów,
- zawieranie umów.
Osiągnięcia:
Nagroda „Klient Menedżer Roku – 2012”, przyznawana przez bank na podstawie wyników w pozyskiwaniu klientów (w konkursie wzięło udział 132 menedżerów klienta z 95 oddziałów banku).
2010 – 2012. Firma „Condor LTD” (przedsiębiorstwo przemysłowe, produkcja wyrobów z tworzyw sztucznych)
Zastępca Kierownika Działu Marketingu:
- przyjmowanie korespondencji otrzymanej przez kierownika, dystrybucja i przekazywanie korespondencji do jednostek strukturalnych lub konkretnych wykonawców;
- odbieranie telefonów, rejestracja i przekazywanie informacji menadżerowi,
- wykonywanie poleceń przełożonego, sporządzanie pism, wniosków i innych dokumentów.
Należy pamiętać, że przy opisie doświadczenia zawodowego na liście funkcji zawsze w pierwszej kolejności znajdują się zadania bezpośrednio związane z wakatem - odbieranie telefonów, witanie gości, doradzanie klientom. W ten sposób wnioskodawca zwraca uwagę pracodawcy na to, że potrafi podołać zadaniom – posiada odpowiednie doświadczenie.
Wszystko, co dotyczy stanowisk zastępcy menedżera, znajduje również odzwierciedlenie w CV, ale odpowiednia funkcjonalność nie jest wymieniona jako pierwsza.
Edukacja
2004 – 2009 MGUKI (Moskiewski Państwowy Uniwersytet Kultury i Sztuki), dział biblioteczno-informacyjny.
Specjalność „bibliotekoznawstwo”.
Szkolenie
2009, Centrum Szkolenia Komputerowego UC NPF „Mastak” w MSTU im. Baumana.
Kwalifikacje: Kierownik biura
Dodatkowe umiejętności
Pewny siebie użytkownik komputera PC (Windows; MS Word, Excel, Outlook, Internet).
Języki obce: Angielski jest doskonały, mówi się po niemiecku.
Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (drukarka, kopiarka, fax), umiejętność pracy z mini-PBX.
Cechy osobiste:
- umiejętność dołączenia do zespołu w rekordowo krótkim czasie i łatwość nawiązywania relacji opartych na współpracy,
- efektywna praca w warunkach wielozadaniowości,
- umiejętność utrzymania poziomu emocjonalnego w stresujących warunkach.
Sekretarz zajmuje się organizacją, dystrybucją i wspieraniem działań menedżera. Sekretarz jest przede wszystkim asystentem menedżera w różnych sprawach organizacyjnych. Praca sekretarki wymaga umiejętności szybkiego przechodzenia z jednego rodzaju zajęć na inny. Funkcje sekretarza są bardzo różnorodne, ale ogólnie łączy je jeden cel - zapewnienie menedżerowi maksymalnej pomocy w jego pracy i oszczędność jego czasu. Do zadań sekretarza należy zazwyczaj praca z dokumentami, obsługa telefonów i faksów, odbieranie i przekazywanie połączeń, praca z gośćmi, organizowanie spotkań, konferencji i wyjazdów służbowych dla kierownictwa oraz inna pomoc. Obowiązki sekretarza można zobaczyć bardziej szczegółowo w przykładzie CV sekretarki poniżej.
W małych organizacjach sekretarz często pełni funkcję urzędnika. Urzędnik zazwyczaj zajmuje się utrzymaniem i zarządzaniem dokumentami urzędowymi, kompletuje dokumenty, organizuje ich przepływ i pracę z nimi, prowadzi ewidencję dokumentów i ich przechowywanie. Jeżeli objętość korespondencji nie jest zbyt duża, funkcje te pełni sekretarz. Praca biurowa to jednak odrębny zawód, który w firmach o dużym wolumenie dokumentów wykonują indywidualni pracownicy – pracownicy biurowi z wykształceniem specjalnym.
Próbka CV sekretarza
Pełne imię i nazwisko
Miasto: Moskwa, t. 011-111-22-33 e-mail: [e-mail chroniony]
Sekretarz/sekretarz-urzędnik/sekretarz-referent/sekretarka ze znajomością języka angielskiego
KRÓTKA INFORMACJA
Niezawodna i wykonawcza sekretarka z doświadczeniem w postępowaniu z informacjami poufnymi i zarządzaniem dokumentami oraz umiejętnością prowadzenia dokumentacji, z dobrą znajomością języka angielskiego i doskonałymi umiejętnościami interpersonalnymi.
Data urodzenia: 29.02.1990
Oczekiwany poziom wynagrodzenia: 15 000 rubli.
Harmonogram pracy: pełny etat
DOŚWIADCZENIE
Restauracja „Oblako”: od lipca 2011 do chwili obecnej
Stanowisko: Sekretarka ze znajomością języka angielskiego
Obowiązki:
Odbiór korespondencji otrzymanej przez kierownika, dystrybucja i przekazywanie korespondencji do jednostek strukturalnych lub konkretnych wykonawców w celu wykorzystania lub odpowiedzi.
Przyjmowanie i rejestracja dokumentów oraz wniosków do podpisu dla menadżera.
Odbieranie połączeń telefonicznych, rejestracja i przekazywanie informacji menadżerowi
Organizowanie i prowadzenie rozmów telefonicznych z przełożonym.
Wykonywanie poleceń przełożonego, sporządzanie pism, wniosków i innych dokumentów.
Organizacja i przygotowanie spotkań i konferencji, gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja, prowadzenie i sporządzanie protokołów ze spotkań i spotkań.
Monitorowanie wykonywania przez pracowników przedsiębiorstwa poleceń i poleceń kierownika, zapoznawanie pracowników z poleceniami, a także monitorowanie przestrzegania terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika.
Wyposażenie stanowiska pracy menadżera w niezbędne narzędzia, sprzęt, materiały biurowe, stworzenie warunków sprzyjających efektywnej pracy.
Organizacja przyjmowania gości, ułatwiająca szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.
Prowadzenie archiwum dokumentów i akt, zapewnienie ich bezpieczeństwa, przekazywanie ich do archiwum.
Organizacja podróży służbowych kadry kierowniczej, zamawianie biletów lotniczych i kolejowych oraz rezerwacja hoteli.
Wykonywanie indywidualnych zadań służbowych.
UMIEJĘTNOŚCI PROFESJONALNE
Umiejętność prowadzenia pracy biurowej.
Bezkonfliktowa i odporna na stres, doskonała komunikacja z ludźmi.
Elegancki i przyjemny wygląd.
Umiejętność obsługi urządzeń biurowych, faxu, kopiarki.
Umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
Zaawansowany użytkownik komputera PC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook i innych programów pocztowych.
EDUKACJA
Wykształcenie podstawowe: średnie specjalistyczne
Wyższa Szkoła Biznesu w Tule
Lata studiów: od 2007 do 2009
Dyplom z zakresu obsługi biurowej, zarządzania dokumentacją i archiwizacji. "
DODATKOWE INFORMACJE
Status związku singiel
Dzieci: nie
Język obcy: angielski (średni)
Możliwość wyjazdów służbowych: nie
Możliwość przeniesienia się do innego miasta: nie
Ładny wygląd, elegancki, towarzyski, potrafiący unikać konfliktów, odpowiedzialny, schludny, wydajny, szybko się uczący, bez złych nawyków.
Kim jest asystent sekretarki?
Dlaczego w nazwach stanowisk czasami jest mowa nie tylko o sekretarce, ale o sekretarzu-asystencie? Jaka jest różnica między asystentem sekretarza a sekretarzem zwykłym? Samo słowo „referent” w tłumaczeniu z łaciny oznacza reportaż, relację, reprodukcję. Jednym ze znaczeń słowa „referent” jest mówca wygłaszający raport lub czytający streszczenie. To. słowo „referent” w tytule stanowiska sekretarza oznacza, poza zwykłymi obowiązkami sekretarza, także: przygotowywanie raportów i wystąpień, przygotowywanie projektów dokumentów, zbieranie i przygotowywanie materiałów informacyjno-analitycznych itp. Często od asystenta-sekretarza wymagana jest znajomość języków obcych. Tradycyjnie można przyjąć, że w odróżnieniu od zwykłego sekretarza, do którego obowiązków należy praca z gotowymi dokumentami, zastępca sekretarza uczestniczy w procesie tworzenia dokumentów, a także zajmuje się przygotowaniem dokumentów i gromadzeniem informacji niezbędnych do ich przygotowania.
Czy w CV sekretarki powinno znajdować się zdjęcie?
Stanowisko sekretarza wiąże się z komunikacją z ludźmi, dlatego wygląd sekretarza odgrywa ważną rolę w podjęciu decyzji o wyborze konkretnego kandydata na to stanowisko. Do kwestii, czy zdjęcie jest potrzebne w CV, należy podchodzić ze szczególną ostrożnością. Całkowicie uzasadnione byłoby jednak umieszczenie zdjęcia w CV sekretarki. Jeśli nie masz odpowiedniego zdjęcia lub nie wiesz jakie zdjęcie wybrać, zwróć także uwagę na wskazówki jak ulepszyć zdjęcie do CV znajdujące się na tej stronie.
Są chwile, kiedy nie jest łatwo zapamiętać lub wyrazić swoje doświadczenie zawodowe i umiejętności zawodowe, zwłaszcza jeśli praca sekretarki stała się już dla Ciebie codziennością. W tym przypadku wykonywane obowiązki wydają się zamazane i nie wydają Ci się tak ważne, ale oczywiste obowiązki każdego szanującego się sekretarza. Ale w przypadku pracodawcy tak nie jest. Im bardziej szczegółowo opiszesz swoje doświadczenie zawodowe, tym większe jest prawdopodobieństwo, że Twoje CV zainteresuje pracodawcę. Sekcja może Ci w tym pomóc: osobiste osiągnięcia w CV. Jeśli szukasz przykładowe CV dla asystenta sekretarki, być może te, które wybraliśmy, będą dla Ciebie przydatne cechy osobiste sekretarza CV.
Cechy osobiste w CV sekretarki
- Ładny schludny wygląd.
- Umiejętności komunikacyjne.
- Elegancja.
- Żadnych złych nawyków.
- Odporność na stres.
- Wydajność.
- Brak konfliktu i umiejętność unikania konfliktów.
- Dokładność i punktualność.
- Dobra znajomość języka obcego.
- Aktywność i wysoka wydajność.
- Łatwe do nauki.
- Umiejętność pracy ze sprzętem biurowym, programami komputerowymi, Internetem i pocztą elektroniczną.
- Uczciwość, rzetelność.
- Umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
- Doskonałe umiejętności interpersonalne i życzliwość.
- Umiejętność prowadzenia prac biurowych i pracy z dokumentami.
- Umiejętność planowania i efektywnej organizacji czasu pracy własnego i przełożonego.
- Gramatycznie poprawna mowa. Znajomość podstaw kultury mowy.
- Wielka chęć do pracy. Umiejętność pracy w zespole.
- Miłość do swojego zawodu.
W związku ze zmianą miejsca sekretarza w strukturze zarządzania nowoczesnej firmy pojawiły się wyższe wymagania co do poziomu wykształcenia sekretarza-asystenta, jego erudycji zawodowej, umiejętności komunikacyjnych i umiejętności rozwiązywania różnych problemów biznesowych. Zawód sekretarki-asystentki wymaga dziś od osoby wysokiego przygotowania, całego szeregu cech osobistych i biznesowych, zdeterminowanych specyfiką pracy sekretarki.
Przejdźmy do licznych ogłoszeń zapraszających do pracy asystentki sekretarki. Na kandydatów na to stanowisko nakładane są następujące wymagania: znajomość pracy biurowej (oznacza to znajomość zasad sporządzania i przetwarzania głównych rodzajów dokumentów zarządczych oraz podstawowych zasad organizacji pracy z dokumentami); Znajomość obsługi komputera (obejmuje znajomość edytora tekstu MS Word, systemy arkuszy kalkulacyjnych MS Excel i ogólna znajomość systemu operacyjnego Okna); znajomość w pewnym stopniu języka obcego, częściej angielskiego, rzadziej niemieckiego lub francuskiego.
W rzeczywistości kwalifikacje i inne wymagania stawiane współczesnym sekretarkom są znacznie szersze. Niestety, zatrudniając sekretarkę, menadżer nie zawsze jest w stanie jasno sformułować te wymagania. Natomiast opis stanowiska, jeśli istnieje, nie daje pełnego obrazu obowiązków zastępcy sekretarza.
Profesjonalny sekretarz-asystent musi posiadać określoną wiedzę i umiejętności oraz posiadać pewne cechy biznesowe i osobiste. Zawód sekretarza-asystenta wymaga wysokiego poziomu wykształcenia podstawowego.
Profesjonalna wiedza i umiejętności niezbędne dla współczesnego sekretarza-asystenta można podzielić na trzy grupy:
1. Wiedza niezbędna do wsparcia dokumentacyjnego i informacyjnego kierownictwa i przedsiębiorstwa jako całości. Zastępca sekretarza musi wiedzieć:
Dokumenty regulacyjne i metodyczne dotyczące dokumentacyjnego wsparcia zarządzania,
Podstawowe zasady organizacji obiegu dokumentów,
Podstawy archiwizacji,
Podstawowe programy użytkowe
Język rosyjski, jeden lub więcej języków obcych (w zależności od profilu firmy).
Twórz i wykonuj główne typy i odmiany dokumentów zarządczych;
Racjonalnie organizuj pracę z dokumentami zarządczymi i prowadź archiwum;
Znajdź, organizuj i przechowuj informacje;
Korzystaj z maszyny do pisania, komputera osobistego, drukarki i innych środków do tworzenia, tworzenia i kopiowania dokumentów.
2. Wiedza niezbędna do komunikatywnego wsparcia działalności firmy i jej administracji:
Zasady prowadzenia rozmowy biznesowej;
Zasady organizacji przyjęć gości, spotkań, podróży służbowych;
Nowoczesne środki komunikacji;
Podstawy etyki zawodowej.
W oparciu o tę wiedzę sekretarz powinien potrafić:
Prowadzić rozmowy biznesowe i rozmowy telefoniczne;
Organizujemy spotkania, prezentacje, wyjazdy służbowe;
Korzystaj z nowoczesnych środków komunikacji;
Organizujemy przyjęcie gości i obsługę telefoniczną;
Planuj swoją pracę, planuj i oszczędzaj czas swojego menadżera.
3. Wiedza dotycząca głównej działalności firmy, jej struktury wewnętrznej i relacji zewnętrznych:
Zasady organizacji pracy menedżerskiej, podstawy prawne zarządzania;
Podstawy prawa administracyjnego, pracy i gospodarczego;
Akty prawne i regulacje regulujące działalność firmy i jej pracowników.
Opierając się na tej wiedzy, sekretarz musi być w stanie zapewnić efektywną pracę menedżera.
Aby zostać dobrą sekretarką-asystentką, sama wiedza i umiejętności nie wystarczą. Konieczne jest posiadanie szeregu cech biznesowych i osobistych, które są integralną częścią zawodu.
Podstawowy cechy biznesowe wymagane przez sekretarza:
Umiejętności organizacyjne: umiejętność organizacji pracy własnej, pracy swojego przełożonego i pracy biura, umiejętność organizowania spotkań, prezentacji, podróży służbowych, przyjęć delegacji i innych wydarzeń;
Odpowiedzialność, rzetelność: umiejętność wzięcia odpowiedzialności, zawsze korzystaj wyłącznie z dokładnie zweryfikowanych informacji;
Punktualność i pracowitość: terminowa i rzetelna realizacja zleceń, umiejętność nie zapominania o niczym i nie spóźniania się na nic;
Inicjatywa i niezależność: umiejętność podejmowania samodzielnych decyzji w ramach swoich uprawnień, bez czekania przy każdej okazji na instrukcje przełożonego;
Oddanie firmie, lojalność: poczucie zaangażowania w sprawy firmy, umiejętność wykazywania się taktem i ostrożnością, umiejętność zachowania poufności informacji;
Umiejętność zachowania tajemnicy służbowej i informacji poufnych;
Foresight: umiejętność przewidywania poleceń menedżera, uwalniająca Cię od konieczności szczegółowego planowania i skrupulatnego wyjaśniania najdrobniejszych szczegółów zadania.
cechy osobiste, niezbędne dla sekretarza:
Komunikatywność, umiejętność adaptacji: umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów z ludźmi, szybkiego przechodzenia z jednego rodzaju aktywności na inny;
Dobra wola, uprzejmość, uprzejmość, responsywność, szczera uwaga wobec ludzi, chęć pomocy innym, szczególnie w napiętych sytuacjach, ostatecznie - umiejętność tworzenia komfortu psychicznego w biurze;
Inteligencja: kultura mowy, wygląd, miejsce pracy;
Takt, dyplomacja: delikatność, umiejętność taktownego rozwiązywania problemów, odpowiadania na wszelkie pytania bez urażania dumy rozmówcy;
Ciężka praca, sumienność;
Skromność, dokładność;
Ciekawość: chęć ciągłego podnoszenia poziomu swojej wiedzy, doskonalenia pokrewnych obszarów działalności oraz bycia na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami w dziedzinie pracy sekretarskiej i działalności firmy.
Można więc stwierdzić, że na przełomie XX i XXI wieku. W Rosji powstał nowy rodzaj zawodu sekretarki - asystent sekretarza, łączący nie tylko obowiązki zastępcy menedżera i jego asystenta, ale także wiele innych funkcji zarządczych. W różnych organizacjach obowiązki asystenta sekretarza znacznie się różnią, ale można prześledzić ogólną tendencję: zakres ich działań stale się poszerza, a jego rola w strukturze zarządzania nowoczesnej organizacji stale rośnie. Jednocześnie rosną także wymagania stawiane kandydatom na to stanowisko.
Sekretarz-referent to wysokiej klasy specjalista zajmujący się twórczą pracą z ludźmi, dokumentami i informacją.
Sekretarz to proaktywny pracownik biurowy, któremu powierzono szeroki zakres obowiązków: odbieranie telefonów, rejestrowanie korespondencji, organizowanie spotkań, prowadzenie prac biurowych, a także wykonywanie wszelkich poleceń przełożonego i podejmowanie samodzielnych decyzji w ramach swoich kompetencji.
Celem pracy sekretarza jest zapewnienie efektywnego prowadzenia działalności zarządczej i administracyjnej przedsiębiorstwem.
Pod pojęciem „sekretarza” kryją się ludzie różnych zawodów:
- Sekretarka recepcji– odbiera i dystrybuuje rozmowy telefoniczne, wita gości i wykonuje drobne polecenia kierownika. Stanowisko nie wymaga specjalnego wykształcenia. Czasami taki pracownik zostaje oskarżony o zakup wody lub artykułów papierniczych. Pod względem prestiżu jest to miejsce na najniższym szczeblu drabiny kariery.
- Sekretarz-asystent– To dość odpowiedzialne stanowisko i pod wieloma względami przypomina pracę kierownika biura. Wymagane jest przygotowanie rozwiązań projektowych, redagowanie dokumentów i komponowanie tekstów na przemówienia szefa na różnych wydarzeniach. Kontrolę nad pracą pozostałych pracowników sprawuje także zastępca sekretarza. Zawód można uzyskać po ukończeniu nauki w specjalistycznej szkole, ośrodku szkoleniowym lub po ukończeniu szkoły średniej specjalistycznej.
- Asystent menadżera - zajmowanie stanowiska asystenta uważa się za zaszczytne. Sprzedawca musi nie tylko nawiązać z menadżerem relację opartą na zaufaniu, ale także wykazać się odpornością na stres i pewnością siebie. Specjalista tego szczebla musi rozwiązywać problemy organizacyjno-administracyjne oraz organizować pracę personelu.
Oprócz wymienionych powyżej głównych obszarów działalności sekretarza, istnieją dodatkowe nazwy tego zawodu, które mają pewne cechy.
- Więc, sekretarz techniczny musisz umieć pisać 145 znaków na minutę bez patrzenia na klawiaturę, używając wszystkich dziesięciu palców na raz. Taka osoba musi przenieść swoją pracę ze sprzętem biurowym i zaangażować się w obsługę telefoniczną do automatyzacji.
- Dla sekretarz-tłumacz Oprócz podstawowych funkcji ważna jest profesjonalna znajomość języka obcego, aby móc uczestniczyć w negocjacjach z zagranicznymi partnerami biznesowymi.
- Odpowiedzialny urzędnik obejmuje usystematyzowanie dokumentacji instytucji, a także pracę z archiwum, rejestrację korespondencji i przetwarzanie faktur.
- Na barki spadają kwestie administracyjne i gospodarcze sekretarka. Oprócz prowadzenia korespondencji biznesowej konieczna jest rezerwacja biletów i hoteli, spotykanie się z gośćmi i partnerami oraz realizacja poleceń menadżera.
- Stanowisko o nieco nietypowej dla tego zawodu specyfice pracy - urzędnik sądowy. Miejscem pracy takiego specjalisty jest sąd. Pracownik sprawdza obecność osób wezwanych na rozprawie, prowadzi protokół z rozprawy, drukuje akty sądowe i wykonuje wszystkie polecenia sędziego.
Historia zawodu sekretarza
Jeśli podniesiemy kurtynę historii i wyruszymy w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie: skąd wziął się zawód „sekretarza”, to najprawdopodobniej droga doprowadzi nas do urzędników i kronikarzy. Osoby te zajmowały się korespondencją, prowadziły rejestr zarządzeń i dekretów króla oraz zapisywały wydarzenia w porządku chronologicznym.
Bez asystenta trudno było także mężom stanu i politykom poradzić sobie . W Rosji stanowisko sekretarza wprowadził Piotr I w 1720 r., stawiając temu zawodowi wysokie wymagania. Pracę sekretarza powierzano osobom posiadającym wiedzę prawniczą, wykształcenie i opanowanie wszystkich zawiłości zawodu.
Od 1840 r. szefowie wielu przedsiębiorstw zaczęli mianować na swojego asystenta osobistego sekretarza. Na to stanowisko nie zatrudniano jednak osób bez specjalnych umiejętności. Zaczęto więc otwierać kursy sekretarskie. Co ciekawe, po raz pierwszy pojawiły się w Charkowie, a w USA dopiero jedenaście lat później.
Postęp naukowy i technologiczny nastąpił błyskawicznie: kalki i maszyny do pisania należą już do przeszłości, zapewniając dzisiejszemu sekretarzowi miejsce pracy w nowoczesne komputery, faksy i inny sprzęt biurowy.
Święto zawodowe „sekretarza” obchodzone jest zwykle w ostatnią środę pełnego tygodnia kwietnia.
Zalety i wady
Zawód ten niewątpliwie ma przewagę w:
- możliwość, w niektórych przypadkach, łączenia nauki i pracy;
- brak aktywności fizycznej;
- komfortowe warunki pracy w ciepłym pomieszczeniu;
- przydatne umiejętności komunikacyjne i pozyskiwanie zyskownych połączeń;
- Zawsze możesz skorzystać z kserokopiarki do celów osobistych.
Wady:
- potrzeba jest stale widoczna u szefa;
- każdego dnia musisz wyglądać nienagannie, ponieważ reputacja firmy często oceniana jest na podstawie wyglądu jej pracowników;
- jednolitość i rutyna pracy (w małych placówkach);
- w niektórych firmach trudno się zrealizować;
- nieregularny harmonogram pracy.
Wymagania dla zawodu sekretarza
Kandydat do tego zawodu musi przede wszystkim:
- posiadać wykształcenie średnie lub wyższe;
- posiadać komputer osobisty i umieć pracować z pakietem oprogramowania Microsoft Office;
- znać podstawy pracy biurowej;
- posiadać podstawową wiedzę z zakresu działalności sekretarza;
- znać standardowe procedury biurowe;
- jeśli to konieczne, mów po angielsku.
Obowiązki sekretarza
Menedżerowie małych firm chcą sekretarki:
- przejrzana korespondencja;
- sortowanie i rejestrowanie poczty przychodzącej i wychodzącej;
- odbierał połączenia telefoniczne;
- dbał o funkcjonowanie biura (zamawianie wody);
- komunikował się z klientami;
- nadzorował realizację różnych zadań.
W bardziej renomowanych firmach obowiązki sekretarza mogą być znacznie szersze. Urzędnik proszony jest o:
- zorganizować przyjęcie lub spotkanie;
- planować godziny pracy menadżera;
- kupować artykuły papiernicze i inne rzeczy;
- zarezerwuj bilety hotelowe lub lotnicze dla swojego szefa lub pracowników;
- prowadzić protokół spotkania;
- przygotowanie negocjacji z partnerami biznesowymi.
Sekretarka ma obowiązek wykonywać prace biurowe.
Odpowiedzialność Sekretarza
W niektórych firmach stanowisko sekretarza nie musi za nic odpowiadać, w innych jest on obarczony, oprócz natłoku obowiązków służbowych, odpowiedzialnością materialną i dyscyplinarną.
W przypadku zagubienia przez sekretarza ważnych dokumentów, odpowiedzialność administracyjną ponosi nie specjalista, lecz osoba prawna, czyli tzw. firma.
Sekretarz może być osobą odpowiedzialną finansowo i monitorować dostępność podstawowych aktywów materialnych znajdujących się w biurze pod jego kontrolą: mebli, sprzętu biurowego i innych.
Uprawnienia sekretarza
Kierownik ma obowiązek przekazać wszystkie niezbędne informacje, aby sekretarz mógł podołać zadaniu. Dotyczy to również danych poufnych.
Sekretarz może omówić z menedżerem pytania dotyczące jego wizji, tego, w jaki sposób może ulepszyć swoją pracę i pracę organizacji.
Ma prawo:
- żądać od pracowników firmy niezbędnej dokumentacji w celu spełnienia punktów opisu stanowiska;
- wymagać od menedżera podjęcia działań zapewniających bezpieczeństwo dokumentacji i majątku materialnego;
- rozwiązywać problemy produkcyjne w ramach swoich kompetencji.
Cechy zawodu
Stanowisko sekretarza jest przywilejem dla kobiet. To ich przywódcy chcą widzieć w nich swoich asystentów. Tłumaczy się to zdolnością kobiet do wykazywania elastyczności, zapobiegania agresji szefa oraz uchwycenia jego nastroju i cech charakteru. Targowa połowa będzie w stanie sprawić, że biuro biznesowe będzie wygodne i zaimponuje partnerom.
O stanowisko zastępcy menedżera może jednak ubiegać się mężczyzna, podejmując pracę w dużej firmie.
Umiejętności i umiejętności zawodowe sekretarki
Aby pracować jako sekretarka, ważne jest:
- rozmawiać po imieniu z komputerem osobistym;
- mieć kulturę komunikacji;
- umieć znaleźć podejście do gości;
- wykazywać się dokładnością i punktualnością.
Niektóre firmy w roli sekretarki widzą osobę ze znajomością języków obcych.
Cechy osobiste sekretarza
Jeśli zapytamy szefów różnych przedsiębiorstw, jakie cechy charakteru powinien posiadać ich osobisty sekretarz, to możemy założyć, że ich odpowiedź będzie jednoznaczna:
- komunikatywność i odpowiedzialność,
- punktualność i organizacja,
- tolerancja i odporność na stres.
Ponadto zwracają uwagę na reprezentacyjny wygląd, piękną mowę i dobrą pamięć.
Po rozmowie z sekretarzem firmy odwiedzający powinien mieć pewność, że pomogą mu rozwiązać jego problem.
Kariera
Ze stanowiskiem sekretarza owiane są mity na temat trudności związanych z wspinaniem się po szczeblach kariery. Po części jest to prawdą. Ale to tylko częściowo - wszystko zależy od każdej osoby osobiście.
Niektórzy po 1-2 latach pokazują się z najlepszej strony i śmiało idą naprzód w kierunku wielu perspektyw, podczas gdy dla innych stanowisko sekretarza okazuje się dużo.
Inteligentni i proaktywni pracownicy mogą znaleźć bardziej szanowane stanowisko w tej samej firmie, zostając na przykład zastępcą menedżera, a następnie menadżerem, a nawet dyrektorem.
Gdzie pracować jako sekretarka
Potrzebni sekretarze:
- różne organizacje i firmy;
- sądy, prawnicy i notariusze.
Sekretarka jest potrzebna zarówno w dużej firmie, jak i w małym przedsiębiorstwie.
Ile zarabia sekretarka?
Nie da się wskazać żadnej stałej kwoty, jeśli mówimy o przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu osób zajmujących stanowisko sekretarza.
Agencje rządowe nie pobłażają swoim urzędnikom wysokimi pensjami i płacą im około 300 dolarów. Jeśli jednak pójdziesz do pracy w dużej zagranicznej firmie, możesz zwiększyć swoje dochody do 1000 dolarów.
Edukacja
Przy ubieganiu się o stanowisko asystenta menedżera uwzględnia się osoby posiadające wykształcenie wyższe lub świadectwo ukończenia specjalistycznego ośrodka szkoleniowego dla sekretarek. Czasami szkolenie można ukończyć w firmie, która zgodzi się Cię zatrudnić.
Możesz pracować jako sekretarka bez wyższego wykształcenia, ale renomowane firmy chcą widzieć w swoim zespole certyfikowanych specjalistów posiadających wiedzę z zakresu pracy biurowej, etyki komunikacji biznesowej, psychologii, stenografii i szybkiego czytania, umiejętności pracy w 1C i umiejętnego obsługi biura sprzęt.
Aleksander Juriewicz
Dyrektor agencji rekrutacyjnej
