Предимства на работата с електронни документи. Предимства и недостатъци на съвременните платформи за създаване на електронни системи за управление на документи: “Delo”, “Intertrust”, “Optima-Workflow”, “Documentum”

Инерцията на човешките навици е основната пречка за внедряването на електронни системи за управление на документи (EDMS) в предприятията. Техните предимства скоро ще станат решаващи в конкурентната борба, така че сега трябва да помислим за прехвърлянето на офис работата към цифрови релси.

Правно основание на EDS

Големите предприятия с широка клонова мрежа бързо преминават към електронно управление на документи, което се улеснява от наличието на достатъчна законодателна рамка.

Законите, регулиращи работата на EDMS са:

№ 149-FZ „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“.
№ 63-FZ „За електронните подписи“.
№ 263-FZ „За премахване на ограниченията върху електронния документооборот“.
Граждански кодекс.
Арбитражно-процесуален кодекс.

Преките законодателни норми са еднакви за всички, но при внедряването на EDS предприятието трябва допълнително да разработи редица вътрешни административни документи:

правила за използване на цифрови подписи;
корпоративни правила за управление на електронни документи с алгоритъм за разрешаване на спорни ситуации;
документ за спазване на правилата, който трябва да подпишат всички служители.

От служителите на компанията се изисква да използват само сертифицирани цифрови подписи и криптографски инструменти за защита на информацията. Спазването на това правило и последователността на законодателната рамка позволяват да се направят действията на служителя в корпоративната EDMS правно значими.

Същност и функции на EDMS

Електронната система за управление на документи е автоматизирана система за управление на работния процес, която позволява на служителите да взаимодействат чрез цифрови устройства без използването на хартиен носител.

Основните функции на EDMS са:

създаване, прехвърляне, съхранение на електронни документи (ЕД);
дигитализация на хартиени документи;
създаване на документна карта с нейните атрибути;
генериране на документи на базата на готови шаблони със зададени атрибути;
търсене на документи в централизирана база данни;
маршрутизиране на документи;
контрол върху получаването на документа и изпълнението на съдържащите се в него указания;
поддържане на дневници, класификатори;
конвертиране на ED в съвместими формати;
автоматично регистриране на входящата документация;
изпращане на известия;
одобрение на документи;
колективна работа с ЕД;
взаимодействие чрез електронна документация с контрагентите на компанията;
генериране на справки за изпълнение и движение на документи.

Важен параметър на EDMS е неговата модулност, която ви позволява да разширите функционалността, без да променяте значително основните настройки.

Видове EDMS

Очевидно е, че големите индустриални предприятия и търговските компании имат различни изисквания към EDMS. Ето защо софтуерните продукти се разделят на две категории в зависимост от стандартизацията на работните процеси:

"в кутия";
основен с обширни опции за конфигурация.

Продуктите "Boxed" са предназначени за складови операции, офис процеси и дребномащабни производства. Те изискват само модулна конфигурация и въвеждане на първична информация.

Техните характеристики:

бърза настройка;
стандартизирано обучение;
не се изисква модификация;
ниска цена на поддръжка.

Основните платформи се внедряват в големи предприятия с уникални организационни и производствени структури. Такива EDMS изискват продължителна разработка, включително от собствените ИТ специалисти на клиента.

Те имат следните характеристики:

способност за адаптиране към конкретни бизнес процеси;
създаване на допълнителни софтуерни модули според изискванията на клиента;
променливост на интерфейса;
трудности при планиране на разходите поради невъзможността да се оцени размерът на подобренията.

За повечето малки фирми и търговски организации са достатъчни стандартните „опаковани“ решения.

Предимства на системата за електронен документооборот

Превеждането на документооборота на предприятието в електронен вид дава на компанията предимства на няколко организационни нива. EDMS ви позволява да опростите работата както на ръководството, така и на обикновените служители.

Тактически предимства

Електронното управление на документи ви позволява да намалите текущите оперативни разходи на бизнеса. Когато решите да инсталирате EDMS в цялото предприятие, се препоръчва да измерите производителността на служителите преди внедряването на системата. Можете да изчислите времето за изпълнение на шаблонни задачи, одобряване на предложения и търсене на необходимите документи. Отделно можете да определите текущите разходи за офис оборудване и канцеларски материали.

Въз основа на ефективността на основните процеси на компанията се подчертават следните предимства на EDMS:

Освобождаване на физическо пространство на потребителските работни станции.
Намаляване на разходите за наем на архивни помещения.
Спестяване на време на работниците за копиране на документи, обработката им и въвеждането им в дневници.
Намаляване на разходите за хартия и материали за копирна техника.
Намаляване на времето, необходимо за прехвърляне на хартиени документи между отделите.
Спестяване на време на служителите чрез пълна автоматизация на част от оперативните процеси.
Увеличаване на производителността на служителите чрез намаляване на рутинната работа.

Тактическите предимства на EDMS улесняват максимално работата на обикновените служители, така че те са тези, които първи ще забележат подобренията.

Стратегически предимства

Стратегическите цели при внедряването на EDMS засягат основните бизнес процеси: показатели за печалба, скорост и ефективност на комуникацията с контрагентите, защита на търговската информация.

В тези области могат да се идентифицират следните предимства на електронното управление на документи:

Създаване на централизирано информационно пространство с база данни на ЕД и регулиран отдалечен достъп до нея.
Ускорете търсенето на информация по атрибути.
Възможност за цялостна защита на търговска информация в компютърна мрежа.
Повишаване на прозрачността на работните процеси, недопускане на корупционни схеми.
Възможност за паралелно одобряване на вътрешни документи.
Дистанционен достъп до работни процеси извън работното място.
Повишена сигурност на документите и невъзможност за фалшифициране.
Рязко увеличение на изпълнението на поръчките поради онлайн наблюдение на действията на служителите.

Стратегическите предимства допринасят за растежа на управляемостта и имиджа на компанията, което осигурява значителни ползи при привличането на нови клиенти.

Ползи за обикновените потребители

Дългосрочните рутинни операции се признават за вредни за здравето и рязко намаляват производителността. Монотонната обработка на заявки и документи в различни програми отвлича вниманието от отговорностите, заемайки лъвския дял от работното време.

EDMS има редица предимства за решаване на тези потребителски проблеми:

Удобно местоположение на ED в архива, което ви позволява да ги намерите по атрибути в рамките на 1-2 минути.
Регулиране на оперативните процеси. В резултат на това служителят получава само онези задачи, които е длъжен да изпълнява според длъжностната характеристика.
Ускоряване на адаптирането на новите служители към работните процеси чрез автоматизиране на вътрешнокорпоративното взаимодействие.
Възможност за получаване на информация за веригата от одобрения и етапи на изпълнение на проекта.
Намаляване на рутинните операции чрез комбиниране на работни среди на компютри, използване на шаблони, елиминиране на етапа на отпечатване на документи и тяхното подписване.

Намаляването на броя и продължителността на неспецифичните операции ви позволява да отделите време директно за работни процеси, които изискват висока квалификация.

Ползи за ИТ структурата на предприятието

При внедряването на EDMS, той се интегрира със съществуващата ИТ инфраструктура, осигурявайки следните предимства:

улесняване на контрола върху системата, намаляване на изискванията за квалификация на нейния администратор;
възможност за конфигуриране на нови шаблони и маршрути на документи без стандартни инструменти за програмиране;
комбиниране на няколко приложения в една работна среда;
възможност за мащабиране на системата без допълнителни разходи;
няма нужда от подмяна на съществуващи компютри;
цялостна мрежова защита срещу зловреден софтуер.

EDMS включва определени инвестиции в технически средства, но те се изплащат за кратко време.

Компютърният хардуер става съвместим, което води до повишено използване на ресурсите.

Ползи за мениджърите

Електронният документооборот прави работата на управленския персонал ефективна благодарение на следните предимства на системата:

EDMS мобилност, възможност за достъп до ED през отдалечени компютри при командировки.
Удобно наблюдение на служителите с помощта на отчети за ефективността на работата им, производителността и навременното изпълнение на задачите.
чрез интеграция с.
Ускоряване на логистичните процедури между доставчици и купувачи при споделяне на EDMS. Възможно е да се обменя първичен ED чрез свързване към един външен оператор, който гарантира легитимността на документите.
Предоставяне на достъп до финансова информация изключително на топ мениджъри, с изключение на секретариата.
Намаляване на вероятността от загуба на важни документи.

Мениджърът винаги може да влезе в системата и да генерира отчет за представянето на всеки служител.

Осъзнаването на този факт от страна на служителите не им дава възможност да се отпуснат и да си гледат работата.

Недостатъци на електронния документооборот

Въвеждането на електронен документооборот в едно предприятие има и своите недостатъци. Те са тези, които пречат на малките предприятия да въведат пълномащабни складови операции и управление на базата на EDMS.

Недостатъците включват:

Възможност за повреда на база данни от неизвестен зловреден код. Редовното архивиране на информация на устройства, които не са свързани към мрежата, може да реши този недостатък.
Трудността при адаптирането на служители на възраст 40+ към цифровата форма на взаимодействие.
Висока цена. Цената на вътрешния EDMS за малкия бизнес варира от $1000 до $10 000.
Ефективността на EDMS намалява при липса на електронен документооборот между контрагентите на компанията.
Ползата от системата в компактни офиси без допълнителни работни единици и помещения е съмнителна.
Необходимостта от дублиране на ED на хартиен носител при работа с някои контрагенти.

Тези недостатъци се дължат до голяма степен на забавянето в приемането на необходимите правни норми и ниската степен на навлизане на EDS в бизнес средата. Но тенденциите сочат, че след 10-20 години електронното управление на документи в едно предприятие ще се счита по-скоро за правило, отколкото за изключение.

Как да изберем правилния EDMS?

Изборът на EDMS не е лесен, тъй като има голяма вероятност да закупите грешен продукт или да сключите споразумение с некомпетентна компания.

Следователно, когато решавате да закупите програма за електронно управление на документи, е необходимо да вземете предвид редица нейни характеристики:

Време на работа на производителя на EDMS на руския пазар. За адаптиране към националното законодателство са необходими години практически опит в прилагането на такива системи.
Съответствие с индустриалните стандарти.
Съвместимост с фирмената структура.
Възможност и цена за допълнителна поддръжка на софтуерния продукт.
Мащабируемост на EDMS при разширяване на предприятието.
Наличие на документация за софтуерна конфигурация на щатни ИТ специалисти.
Ниво на информационна сигурност.
Опции за архивиране на данни
Време за възстановяване след неуспехи.

За да направите окончателния избор на компания за внедряване на EDMS, се препоръчва да анализирате няколко доставчици, да проучите демонстрационни материали и да поискате инсталиране на демо версия на софтуера. Когато вземате решение, е важно да вземете предвид разходите за актуализиране на оборудването и нивото на професионална подготовка на вашите собствени ИТ специалисти.

Трудности при внедряването на EDMS

Процесът на внедряване на EDMS в Русия се влияе от използването от потребителите на много нелицензирани програми, тяхната несъвместимост и преобладаването на ръчното управление на бизнес процедурите.

В резултат на това доставчиците на електронно управление на документи се сблъскват със следните трудности в предприятията:

Различни формати за съхранение на данни в различни отдели.
Липса на структурирана информация в използваните приложения.
Нерегламентирана система за достъп на служителите до конкретни бизнес процеси. Типовата форма на длъжностните характеристики не спомага за организацията на електронната система за управление.
Информационният поток е претоварен с бюрократични процедури и одобрения.
Сривове поради съхранение на данни в различни приложения.
Компютърна неграмотност на служителите на предприятието и саботаж на обучителни събития на ниво изпълнител.
Несъответствие на EDMS с индустриалните стандарти и подзаконови актове.

За да преминете към електронно управление на документи, не е достатъчно волево решение на ръководството. Необходимо е системно преструктуриране на длъжностните отговорности на служителите и структурата на управление на компанията. Желателна е интеграция със система, която трябва да бъде инсталирана съгласно закона.

Важна област в прилагането на EDS е строгата кадрова политика по отношение на некомпетентни и необучени служители. Защото нежеланието им да работят по нови принципи ще увеличи значително разходите за процеса на внедряване и електронна поддръжка. EDMS трябва да взаимодейства с хората в рамките на един механизъм, така че неговите лошо функциониращи елементи трябва да бъдат коригирани или заменени своевременно.

Разполагаме с готово решение и оборудване за

Изпробвайте всички функции на платформата ECAM безплатно

Прочетете също

Споразумение за поверителност

и обработка на лични данни

1. Общи положения

1.1. Това споразумение за поверителност и обработка на лични данни (наричано по-долу Споразумението) е прието свободно и по собствено желание и се прилага за цялата информация, която Insales Rus LLC и/или неговите филиали, включително всички лица, включени в същата група с LLC "Insails Rus" (включително LLC "EKAM Service") може да получи информация за потребителя, докато използва който и да е от сайтовете, услугите, услугите, компютърните програми, продуктите или услугите на LLC "Insails Rus" (наричани по-долу Услугите) и по време на изпълнението на Insales Rus LLC всякакви споразумения и договори с Потребителя. Съгласието на Потребителя със Споразумението, изразено от него в рамките на отношенията с някое от изброените лица, се отнася за всички останали изброени лица.

1.2.Използването на услугите означава, че потребителят се съгласява с това споразумение и условията, посочени в него; в случай на несъгласие с тези условия, Потребителят трябва да се въздържа от използване на Услугите.

"Insales"- Дружество с ограничена отговорност "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, регистрирано на адрес: 125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11 (наричано по-долу "Insails"), на от едната страна и

"Потребител" -

или физическо лице, което има правоспособност и е признато за участник в граждански правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация;

или юридическо лице, регистрирано в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

или индивидуален предприемач, регистриран в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

която е приела условията на това споразумение.

1.4 За целите на настоящото споразумение страните са определили, че поверителна информация е информация от всякакъв характер (производствена, техническа, икономическа, организационна и други), включително резултатите от интелектуална дейност, както и информация за методите за извършване професионални дейности (включително, но не само: информация за продукти, работи и услуги; информация за технологии и изследователски дейности; данни за технически системи и оборудване, включително софтуерни елементи; бизнес прогнози и информация за предложени покупки; изисквания и спецификации на конкретни партньори и потенциални партньори; информация, свързана с интелектуалната собственост, както и планове и технологии, свързани с всичко по-горе), съобщени от едната страна на другата в писмена и/или електронна форма, изрично обозначена от Страната като нейна поверителна информация.

1.5 Целта на настоящото споразумение е да защити поверителна информация, която страните ще обменят по време на преговори, сключване на договори и изпълнение на задължения, както и всяко друго взаимодействие (включително, но не само, консултиране, искане и предоставяне на информация и извършване на други инструкции).

2. Отговорности на страните

2.1. Страните се съгласяват да пазят поверителна цялата поверителна информация, получена от едната страна от другата страна по време на взаимодействието на страните, да не разкриват, разкриват, правят публично достояние или по друг начин да предоставят такава информация на трета страна без предварителното писмено разрешение на друга страна, с изключение на случаите, посочени в действащото законодателство, когато предоставянето на такава информация е отговорност на страните.

2.2.Всяка страна ще предприеме всички необходими мерки за защита на поверителна информация, като използва поне същите мерки, които страната използва за защита на собствената си поверителна информация. Достъп до поверителна информация се предоставя само на тези служители на всяка от страните, които разумно се нуждаят от нея, за да изпълняват служебните си задължения по настоящото споразумение.

2.3 Задължението за опазване на поверителната информация в тайна е валидно в рамките на срока на действие на настоящото споразумение, лицензионното споразумение за компютърни програми от 1 декември 2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми, агентски и други споразумения и пет години след прекратяване на техните действия, освен ако страните не са договорили друго отделно.

(a) ако предоставената информация е станала публично достъпна без нарушение на задълженията на една от страните;

б) ако предоставената информация е станала известна на една от страните в резултат на нейни собствени изследвания, систематични наблюдения или други дейности, извършени без използването на поверителна информация, получена от другата страна;

(в) ако предоставената информация е законно получена от трета страна без задължение да я пази в тайна, докато не бъде предоставена от една от страните;

(d) ако информацията е предоставена по писмено искане на държавна агенция, друга държавна агенция или орган на местно управление с цел изпълнение на техните функции и разкриването й на тези органи е задължително за Страната. В този случай Страната трябва незабавно да уведоми другата Страна за полученото искане;

(д) ако информацията е предоставена на трета страна със съгласието на Страната, за която се прехвърля информацията.

2.5.Insales не проверява точността на предоставената от Потребителя информация и няма възможност да прецени неговата дееспособност.

2.6 Информацията, която Потребителят предоставя на Insales при регистрация в Услугите, не е лична информация, както е определено във Федералния закон на Руската федерация № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „Относно личните данни“.

2.7.Insales има право да прави промени в това Споразумение. Когато се правят промени в текущото издание, се посочва датата на последната актуализация. Новата версия на Споразумението влиза в сила от момента на публикуването й, освен ако не е предвидено друго в новата версия на Споразумението.

2.8. С приемането на това Споразумение, Потребителят разбира и се съгласява, че Insales може да изпраща на Потребителя персонализирани съобщения и информация (включително, но не само) за подобряване на качеството на Услугите, за разработване на нови продукти, за създаване и изпращане на лични оферти до Потребителят, да информира Потребителя за промени в Тарифните планове и актуализации, да изпраща на Потребителя маркетингови материали по темата на Услугите, за защита на Услугите и Потребителите и за други цели.

Потребителят има право да откаже получаването на горепосочената информация, като уведоми писмено на имейл адрес Insales -.

2.9. С приемането на това Споразумение Потребителят разбира и се съгласява, че Insales Services може да използва бисквитки, броячи и други технологии, за да гарантира функционалността на Услугите като цяло или техните отделни функции в частност, и Потребителят няма претенции към Insales във връзка с това с тази.

2.10 Потребителят разбира, че оборудването и софтуерът, използвани от него за посещение на сайтове в Интернет, могат да имат функцията да забраняват операции с бисквитки (за всякакви сайтове или за определени сайтове), както и да изтриват предварително получени бисквитки.

Insales има право да установи, че предоставянето на определена услуга е възможно само при условие, че приемането и получаването на бисквитки е разрешено от потребителя.

2.11 Потребителят носи самостоятелна отговорност за сигурността на средствата, които е избрал за достъп до своя акаунт, както и самостоятелно гарантира тяхната поверителност. Потребителят е изцяло отговорен за всички действия (както и последствията от тях) в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя, включително случаите на доброволно прехвърляне от страна на Потребителя на данни за достъп до акаунта на Потребителя на трети страни при всякакви условия (включително по договори или споразумения). В този случай всички действия в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя се считат за извършени от самия Потребител, освен в случаите, когато Потребителят е уведомил Insales за неоторизиран достъп до Услугите чрез използване на акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на средствата му за достъп до вашия акаунт.

2.12 Потребителят е длъжен незабавно да уведоми Insales за всеки случай на неоторизиран (неоторизиран от Потребителя) достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на техните средства за достъп до сметката. От съображения за сигурност Потребителят е длъжен самостоятелно безопасно да прекрати работата под своя акаунт в края на всяка сесия на работа с Услугите. Insales не носи отговорност за възможна загуба или повреда на данни, както и други последици от всякакво естество, които могат да възникнат поради нарушение от страна на Потребителя на разпоредбите на тази част от Споразумението.

3. Отговорност на страните

3.1 Страната, която е нарушила задълженията, предвидени в Споразумението относно защитата на поверителна информация, прехвърлена по Споразумението, е длъжна, по искане на увредената страна, да компенсира действителните вреди, причинени от това нарушение на условията на Споразумението. в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.

3.2 Обезщетението за щети не прекратява задълженията на Страната нарушител да изпълни надлежно задълженията си по Договора.

4.Други разпоредби

4.1. Всички известия, искания, искания и друга кореспонденция по настоящото Споразумение, включително тези, включващи поверителна информация, трябва да бъдат в писмен вид и доставени лично или чрез куриер, или изпратени по имейл на адресите, посочени в лицензионното споразумение за компютърни програми от 12/ 01/2016, споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми и в това споразумение или други адреси, които впоследствие могат да бъдат посочени писмено от страната.

4.2.Ако една или повече разпоредби (условия) на това Споразумение са или станат невалидни, това не може да послужи като причина за прекратяване на останалите разпоредби (условия).

4.3 Това Споразумение и отношенията между Потребителя и Insales, възникващи във връзка с прилагането на Споразумението, са предмет на законодателството на Руската федерация.

4.3 Потребителят има право да изпраща всички предложения или въпроси относно това Споразумение до Службата за поддръжка на потребители на Insales или на пощенския адрес: 107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Дата на публикуване: 01.12.2016 г

Пълно име на руски:

Дружество с ограничена отговорност "Insales Rus"

Съкратено име на руски език:

LLC "Insales Rus"

Име на английски:

Дружество с ограничена отговорност InSales Rus (InSales Rus LLC)

Юридически адрес:

125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11

Пощенски адрес:

107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12, BC „Стендал“

INN: 7714843760 Контролен пункт: 771401001

Банкова информация:

В момента обменът на документи между бизнес субекти и физически лица постепенно преминава от хартиен носител към електронен. Електронната система за управление на документи има редица предимства пред обикновените хартиени - спестява време и повишава ефективността на взетите решения. EDMS може да бъде изградена както в рамките на една компания, така и между различни компании през Интернет.

Електронен документообороте система от процеси за обработка на документи в електронен вид. Повечето съвременни програми за счетоводство и персонал могат да генерират електронни документи в стандартен формат, установен на законодателно ниво. Но за да има юридическа тежест подобен документ, той трябва да бъде подписан от двете страни с електронен подпис.

Електронният документооборот може да се раздели на два големи вида - обмен на документи в рамките на една компания или между различни фирми чрез комуникационни канали. Възможно е тези две системи да се комбинират в една глобална.

Използването на електронен документооборот в една компания изисква закупуването на необходимия софтуерен пакет (EDW платформа), както и оборудване за функционирането му (мрежово оборудване, сървър и др.).

За обмен на документи между две компании е необходим оператор за електронен документооборот. Гарантира доставка на съобщения, контролира формата на изпращаните документи, изисква удостоверяване на работа с данни с електронен подпис и съхранява архив от документи.

внимание!Една от тези услуги е. Получените чрез него документи са правно значими, ако носят знак от електронния подпис и на двете страни на документооборота.

Предимства и недостатъци на EDI

Основни предимства

Управлението на електронни документи има неоспорими предимства пред хартията:

Рационализиране на работата в офиса - системата няма да ви позволява да присвоявате един и същи номер на различни документи, тъй като това ще става по ред и автоматично;
Проследяване на позицията на всеки документ – по всяко време можете да разберете кой точно работи с документа. Служител няма да може да го повреди или загуби. Документ, изтрит случайно или нарочно, все още може да бъде възстановен;
Ускоряване на обработката на документи - ако фирмените отдели са разпръснати в няколко сгради, тогава хартиеният документ трябва да се носи лично там за одобрение. С EDI необходимият документ достига до служителя за части от секундата;
Удобна работа с версии - при редактиране системата запазва всяка версия. Ако е необходимо, можете да проследите кой и кога е направил промени в документа;
24-часов дистанционен достъп - при необходимост достъпът до системата EDF може да се организира през Интернет от всеки компютър в света. Служителят може да работи с документи, докато е в командировка, на почивка или в отпуск по болест;
Планиране на работата - чрез посочване на дата на създаване и дата на изпълнение можете да планирате изпълнението на входящите документи според опашката;
Търсене на документи - можете да търсите в общата база данни с документи, като използвате ключови думи и изрази;
Спестява хартия - няма нужда да отпечатвате всички документи в необходимото количество.

Основни недостатъци

Въпреки очевидните предимства, EDI системите имат и недостатъци, които могат да спрат компанията да ги внедри.

Те включват:

Трябва да похарчите пари за закупуване на системата, която в зависимост от броя на потребителите може да достигне до 100 хиляди рубли;
След покупка отнема много време за инсталиране, внедряване и отстраняване на грешки;
Необходимо е обучение на всички потребители, които ще участват в него;
Гарантиране на сигурността на системата – ограничаване на достъпа между потребителите, издаване на необходимите електронни подписи, защита срещу външно проникване;
Фирмата трябва да разполага с администратор, който да следи функционирането на системата, да извършва сервизна дейност и да решава потребителски проблеми;
За да се защити информацията, е необходимо да се архивира базата данни с документи;
Ако EDI не е достъпен от партньорските фирми, е необходимо да се осигури съществуването както на електронна, така и на хартиена система.

Функционалност за управление на електронни документи

Всяка система за управление на документи трябва да осигури изпълнението на много действия:

Работа с всякакъв вид документи - създаване, оформяне, обработка, регистриране, следене на изпълнението, съгласуване и др.;
Организирайте документопотоците - определяйте маршрути в рамките на компанията, ограничавайте достъпа между отделните потребители, предоставяйте възможност за работа с един документ за няколко души едновременно;
Организирайте архив от документи с възможност за търсене и съхранение.

внимание!Електронното управление на документи трябва да предоставя същата възможност за работа с документи като традиционния хартиен носител.

Големите развити системи предоставят възможности:

Регистрация на всички преминаващи документи - входящи, изходящи, вътрешни, с по-нататъшното им пренасочване към мениджъра;
Осигурява единна процедура за работа с документи във всяко звено на дружеството;
Работа с документа както индивидуално, така и колективно;
Обмен на документи между отдели и конкретни служители;
Ограничете достъпа до документи;
Използвайте стандартни формуляри за всички документи;
Контролирайте дали одобрението, изпълнението и другата работа с документа ще бъде завършена навреме;
Генериране на отчетност – аналитична, статистическа и др.;
Организирайте архивно съхранение със записване на датата и часа на достъп на потребителя.

Възможно ли е да се комбинира хартиен документооборот с електронен?

След преминаване към електронно управление на документи в една организация, първоначално все още няма да е възможно напълно да се изоставят хартиените документи.

Това може да се случи по няколко причини:

Не всички контрагенти използват EDI;
Предприятието вече разполага с много хартиени документи, съхранявани в архива.

Има обаче фундаментални разлики при работата с електронни и хартиени документи. Например, хартиен документ трябва да бъде разпечатан и занесен на управителя за подпис, докато електронен документ се подписва в самата система. Хартиените счетоводни документи, изпратени до контрагент, могат да бъдат загубени по пощата по време на изпращане, докато електронните стигат до адресата.

Основната разлика при работата с двата вида документи е тяхното съхранение. Електронните документи веднага влизат в системата, където всички потребители могат да работят с тях. За хартиените документи все пак трябва да се организира архив, където да се съхраняват по ред. В същото време, след достигане до компанията, хартиеният документ трябва да бъде сканиран и това сканирано копие трябва да бъде заредено в системата за по-нататъшна работа.

внимание!Така работата в компанията все още трябва да се извършва само по електронен път. Ако пристигне хартиен документ, го виждат само тези, които го получават или подписват. В същото време работата с електронно копие ви позволява да защитите оригинала от почти всякаква загуба и позволява на няколко потребители да работят с него едновременно.

Какви EDI програми съществуват?

На пазара има много системи за управление на документи, всяка със своите предимства и недостатъци. Най-често срещаните системи:

Система	Особености	Цена
Случай	Една от най-големите EDI програми. Голяма функционалност, простота и лекота на използване.	От 11 до 13,5 хиляди рубли. за едно работно място
Логики	Може да се използва в компании от всякакъв размер, лесен за научаване, гъвкаво приспособяване към потребителя	От 4900 до 5900 на място.
Ефрат	Считана за най-модерната от системите, доставката включва собствена система от бази данни, лек и приятен дизайн	От 5000 рубли на работна станция при разполагане на сървър на организация, от 10 000 рубли. когато се постави върху оборудването на разработчика.
1C:Архив	Пълна интеграция с всякакви продукти на 1C, възможност за съхраняване на всякакви файлове - текст, графика, видео и аудио.	От 12 до 57 хиляди рубли. за цялата програма.
DIRECTUM	Оптималната система за малки и средни предприятия, можете да комбинирате електронни документи с хартиени.	От 7 хиляди рубли. до 2 милиона рубли за лиценз
OPTIMA-WorkFlow	Нова система, която тепърва започва активно да се развива. Има няколко характеристики, уникални за тази система.	От 55 до 75 хиляди рубли. за лиценз.

Взаимодействие на електронен документ с други програми

Заемайки своето място в електронната среда на организацията, EDI системата трябва по време на работа да поддържа свободно други вече работещи в нея бизнес приложения. Например, необходимо е свободно да се обработват счетоводни документи - фактури, актове, фактури, пълномощни и др.

Освен това системата за електронен документооборот трябва да работи последователно с всички и да работи с едни и същи данни. Поради това е необходимо системата да може да поддържа справочници, използвани в електронната среда и да може да актуализира данните в тях.

Освен това е необходимо да се вземе предвид работата с външни данни - имейл, платформи за търговия и др.

Когато избирате система за електронно управление на документи, трябва да обърнете внимание на възможностите за нейното взаимодействие с други инструменти и източници на данни, налични в предприятието. Обикновено популярните и следователно активно развиващите се системи включват много модули за най-популярните програми - 1C, Parus, Oracle и много други.

Например, програмата за управление на електронни документи 1C може да ви позволи да генерирате, получавате и изпращате електронни счетоводни документи директно от нея, като същевременно ги потвърждавате с квалифициран подпис.

В зависимост от степента на интеграция електронните системи за управление на документи могат да бъдат разделени на следните видове:

Универсални системи за електронен документооборот(EDMS системи). Това са независими системи за управление на документи, изцяло проектирани да автоматизират процеса на управление на документи. По правило такива системи използват технология клиент-сървър.
Системи за управление на груповата работа. Тези системи осигуряват разпределена работа с документи и данни за група потребители. Основната им цел е да осигурят сътрудничество. Следователно системите за управление на груповата работа имат значително по-малка функционалност от EDMS системите.
Вградени модули като част от информационни системи за управление. Всички ERP системи имат такива модули. Тези модули също имат ограничена функционалност (в сравнение с EDMS системите) и като правило ERP системите не работят без внедряване на основна функционалност.

Друга област, в която могат да бъдат структурирани системите за управление на електронни документи, е обхватът на приложение. Има електронни системи за управление на документи, които са фокусирани върху специални видове документация или области на дейност. Например PDM системи, системи за поддръжка на разработка на софтуер, системи тип HelpDesk, системи за поддръжка на медицинска документация и др.

Внедряване на система за електронен документооборот

Внедряването на система за електронен документооборот включва няколко етапа, които организацията трябва да изпълни самостоятелно, независимо от участието на доставчика на системата. Тези етапи включват набор от логически взаимосвързани действия и дейности, които ще позволят на организацията да оцени проекта като цяло и ще увеличат вероятността за успешно завършване на проекта.

Общата диаграма на етапите на внедряване на електронна система за управление на документи е представена на фигурата.

Основните етапи на внедряване на система за електронно управление на документи включват:

Етап 1. Дефиниране на основните процеси и процедури.

Целта на този етап е ясно да се дефинира съставът на съществуващите процеси на документооборот и процедури за обработка на документация. За целта е необходимо да се извърши подробен анализ на съществуващите процеси и процедури.

По време на този етап е необходимо:

дефиниране на процеси от най-високо ниво;
определят детайлния състав на процесите;
определяне на бизнес цели за процесите на документооборота;
Определете техническите цели за процесите на документооборота.

Етап 2. Определяне на изискванията към документооборотните процеси.

На този етап се определя какви промени трябва да се направят в документооборотните процеси, за да работят ефективно и да могат да се автоматизират.

На този етап е необходимо:

провеждане на технологична оценка на документооборотните процеси;
определя бизнес изискванията за процесите;
изготвят карти на процесите „както трябва да бъде“;
установяване на измерими характеристики на процеса;
формулира технически изисквания за процесите на документооборот и изготвя технически спецификации.

Примерни документи:

Карта на процеса "Управление на входяща кореспонденция"	Карта на процеса "Управление на изходяща кореспонденция"	Техническо задание за автоматизация на документооборота

Етап 3. Формиране на критерии за избор на система за електронен документооборот.

Въз основа на данните от първия и втория етап е необходимо да се формулира набор от критерии за избор на система за електронен документооборот. Критериите за избор на система за електронно управление на документи до голяма степен ще определят обхвата на по-нататъшната работа и процедурата за организиране на взаимодействие с доставчика на системата.

На този етап е необходимо:

класифицира съществуващите документи по вид;
извършване на оценка на съществуващи формуляри на документи;
определя състава на данните, които ще бъдат прехвърлени в електронен вид;
определяне на изискванията за потребителски интерфейс;
създаване на набор от критерии за избор на електронна система за управление на документи.

Етап 4. Избор на система за електронен документооборот.

Този етап позволява на организацията да определи основните технологии, върху които ще работи системата за електронно управление на документи, да избере подходяща система и да определи доставчик на услуги за внедряване на системата за електронно управление на документи.

На този етап е необходимо:

определят състава на функциите на системата за управление на документи;
определяне на типа система за управление на документи, която най-добре отговаря на нуждите на организацията;
създаване на списък с възможни доставчици на система за електронен документооборот;
изберете доставчик на система за управление на електронни документи.

Етап 5. Управление на проект за внедряване на система за електронен документооборот.

След избор на доставчик на система за електронен документооборот е необходимо да се разработи план за внедряване. Този етап може да отнеме доста време, но времето за планиране ще помогне значително да намали времето, необходимо за внедряване на системата. Планът може да бъде разработен съвместно с доставчика на услугата.

Планът за управление на проекта трябва да включва следните дейности:

проектиране на системната функционалност;
внедряване на системата;
тестване и оценка на работата на системата;
пробна експлоатация на системата;
модификация и конфигурация на системата.

Етап 6. Документиране на системата.

Този етап може да се изпълнява паралелно с предишния етап. Целта на този етап е да се създадат определени организационни правила, които да осигурят стабилна работа на системата за електронен документооборот.

На този етап е необходимо:

провежда обучение на персонала;
разработване на процедури и правила за взаимодействие с потребителите;
разработват ръководства за работа със системата.

Критерии за избор на система за електронен документооборот

Критериите за избор на система за електронен документооборот до голяма степен зависят от нуждите и възможностите на организацията. Детайлният състав на критериите трябва да се определя директно на базата на бизнес целите и техническите цели на документооборотните процеси.

Освен подробни критерии, организацията трябва да използва и обобщени критерии, които са свързани с видовете системи за управление на електронни документи и използваните технологии.

Тези общи критерии включват:

„зрялост” на системата за електронен документооборот. Необходимо е да се оцени нивото на „зрялост“ на избраната система. Такава оценка ще даде възможност да се разбере откога системата е на пазара, колко организации използват тази система и дали има актуализации на системата. Ако системата е нова и току-що е навлязла на пазара, тогава има голяма вероятност от грешки в работата на системата. Това може да доведе до проблеми при работата на системата за електронен документооборот.
Съответствие с индустриалните стандарти. Различните видове дейности имат свои собствени стандарти, които пряко или косвено засягат документооборота на организацията. Когато избирате система, трябва да обърнете внимание на това как изискванията на тези стандарти се вземат предвид в системата за електронно управление на документи.
Привеждане в съответствие с целите и критичните фактори за успех. При избора на система е необходимо да се вземе предвид степента на съответствие с целите на организацията. Важно е системата да отговаря най-добре на целите и основните изисквания на организацията. Ако системата не отговаря на изискванията, тогава изборът на системата трябва да се промени, но основните изисквания и цели не трябва да се променят. Една организация може да промени някои от изискванията за конкретна система за управление на документи, но само ако тези изисквания не са критични за процесите на организацията.
Ниво на техническа поддръжка. Този критерий е свързан с избора на доставчик на система за управление на електронни документи. Необходимо е да се оцени нивото на техническа поддръжка на системата, както по време на внедряването, така и по време на експлоатацията на системата.
Мащабируемост на системата. Този критерий за подбор е важен от гледна точка на разширяване на дейността на организацията. Тъй като обемът на работа се увеличава и потребителската база на системата се разширява, това трябва да позволи на организацията да мащабира решения.
Наличие на системна документация. В допълнение към потребителската документация, може да е важно за организацията да има достъп до документация за администриране или промяна на системните настройки.
Защита на системата. Когато избирате система за електронен документооборот, трябва да обърнете внимание на мерките за сигурност, прилагани в системата. Една организация може да има свои собствени изисквания за сигурност на данните и политики за поверителност. Избраната система трябва да ви позволява да конфигурирате достъпа до информация и документи в съответствие с политиката за сигурност на организацията.
Системна отказоустойчивост. За някои организации прекъсването на системата за управление на електронни документи може да бъде критичен фактор. Когато избирате система, трябва да обърнете внимание колко време може да отнеме възстановяването на системата до нейната минимална работна конфигурация.
Разходи за притежание. При избора на система е необходимо да се вземат предвид общите разходи за притежаване на системата: разходите за закупуване на лицензи, разходите за администрация, разходите за разширяване на системата, разходите за техническа поддръжка и актуализации, разходите за хардуер и др. .

Тези критерии включват най-общите аспекти при избора на система за електронен документооборот. За да се разработи пълен набор от критерии, е необходимо да се включат много отдели на организацията: управление, правна служба, ИТ отдел, технически специалисти, специалисти по управление на документи и др.

Лекция 16 Предимството на автоматизацията на документи

1. Предимството на автоматизацията на документи

2. Защо се нуждаем от електронни системи за управление на документи?

3. Основни понятия и терминология

4. Основни задачи, които решават системите за управление на документи

Въвеждането на електронно управление на документи позволява да се намали броят на услугите, участващи в работата с документи (куриери, чиновници и др.).

Фигура 43 показва колко се намалява времето за отделни стъпки за обработка на документи при замяна на хартиен процес с цифров.

В условията на електронно управление на документи са необходими много по-малко разходи за преструктуриране на документния поток, когато се променят външни условия, например изисквания за промяна на формата за отчитане.

Въпреки факта, че ефективността на електронното управление на документи е широко призната, пълният преход към безхартиени технологии изисква разрешаването на редица правни въпроси, както и инвестиции. Така че днес в Русия можете да намерите изброени всички видове документооборот.

Все още има предприятия и институции, които все още работят в хартиена среда; мнозинството използват компютри и локални мрежи за организиране на документооборота и само малък процент използват напълно автоматизирани системи за електронно управление на документи. Каква е причината за тази ситуация?

Фигура 43 - Предимства на електронното управление на документи

В идеалния случай развитието на електронното управление на документи трябва да доведе до напълно безхартиени технологии. Днес обаче хартиените документи все още са необходими за спазването на много разпоредби - данъчни закони, счетоводни закони и т.н. Едно от основните предназначения на документа е възможността за удостоверяване на определени факти. Доскоро хартиен документ с необходимите реквизити и степени на защита беше основният начин за доказване на определен факт, т.е. представлявана юридическа сила. Хартията като материален носител има недостатък в смисъл, че не позволява нова информация да бъде напълно изтрита и записана, но този недостатък се превръща в предимство от гледна точка на елиминиране на фалшифицирането на документи. Нищо чудно, че руската поговорка гласи: това, което е написано с писалка, не може да бъде посечено с брадва.

С други думи, когато получим документ, който има подпис на всяка страница и няма признаци на повреда по повърхността на хартията (т.е. ясно е, че текстът не е изтрит или пренаписан), можем да сме сигурни, че този документ е изпратен от името на подписващия и че не е бил променян по време на предаването.

По принцип съвременните инструменти за криптиране могат да предоставят същите средства за удостоверяване на документ като подпис на хартия.

Федералният закон „За електронния цифров подпис“, приет през януари 2002 г., дава на организациите възможност да създават системи за обмен изключително на електронни документи, в които електронен документ може да действа като оригинал, който не е необходимо да се дублира с хартиено копие. Днес обаче законността на цифровия подпис е абсолютна само за вътрешния документооборот, където той се използва активно, тъй като вътрешният документооборот се регулира от генералния директор.

По този начин основната причина за наличието на смесен документооборот е фактът, че въпросът с използването на цифрови подписи все още не е решен на държавно ниво.

Обменът на документи в електронен вид обаче не може да се използва във всички, а само в някои области от дейността на организацията.

Също така е общоприето, че при внедряването на EDMS се получават тактически и стратегически ползи. Тактически ползиопределя се от намаляването на разходите при внедряване на EDMS, свързано с: освобождаване на физическо пространство за съхранение на документи; намаляване на разходите за копиране и доставка на хартиени документи; намаляване на разходите за персонал и оборудване и др. стратегическивключват ползи, свързани с повишаване на ефективността на предприятие или организация. Тези предимства включват:

Появата на възможност за колективна работа върху документи (което е невъзможно при управлението на записи на хартиен носител);

Значително ускоряване на търсенето и извличането на документи (по различни атрибути);

Повишена сигурност на информацията поради факта, че работата в EDMS от нерегистрирана работна станция е невъзможна и на всеки потребител на EDMS се присвояват собствени права за достъп до информация;

Повишаване безопасността на документите и удобството при тяхното съхранение, тъй като те се съхраняват електронно на сървъра;

Подобряване на контрола върху изпълнението на документите.

Управлението на електронни документи (EDF) е бърз начин за обмен на информация, базиран на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е признат в развитите страни по света като ефективен инструмент за оперативен бизнес.

Същността

Електронният документооборот между организациите е набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, прехвърляне, получаване, съхраняване, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждение, че документите са получени.

Правилата за документооборот между юридическите лица се осъществяват по споразумение на страните. Информацията се обменя чрез телекомуникации, а документите се съхраняват на електронен носител. Срокът за съхранение на счетоводната информация не трябва да надвишава определения от закона.

Организациите могат да обменят официални и неофициални документи помежду си с подписи на участниците. В сферата на предприемаческата дейност това могат да бъдат: фактури, споразумения, фактури, поръчки, уведомления, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.

Целта на прилагането на EDI

Предпоставки за внедряване на EDI могат да бъдат:

намаляване на рутинната работа;
намаляване на загубата на документи;
„прозрачна“ работа с документи;
повишаване на изпълнителската дисциплина - предоставяне на документи в определения срок и др.

Някои от количествените цели включват:

Намаляване на времето за обработка на документи с 10 пъти.
Намалете наполовина офис разходите.

Електронен документооборот между организации: как работи

В съответствие с вътрешното законодателство електронният документооборот между организациите се осъществява по споразумение на двете страни. За обмен на данни е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати заявка за добавяне към списъка с контрагенти. След потвърждаване на заявката участниците в системата могат да обменят данни.

EDI модулът ще трябва да изпълнява следните функции:

Поканете контрагентите за обмен на данни.
Създайте адресна книга.
Интегрирайте със счетоводен софтуер, например 1C.
Подписвайте и шифровайте документация.
Структурна кореспонденция.
Проследяване на имейл статуси.

Електронният документооборот между организациите се осъществява с помощта на сертификати. Връзката със сървъра и удостоверяването се осъществява чрез персонален цифров сертификат. На всеки потребител на системата се издава електронен цифров подпис, който се съхранява на електронен носител на Token и е защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе своето име и парола за личния си акаунт. Едва след това той ще има достъп до документите си.

Всеки служител на организацията, свързан към системата, може да инициира процеса на обмен. Преди да изпратите документ до контрагент, той трябва да бъде подписан с електронен цифров подпис. Тази операция се извършва с помощта на програмата Cryptopro. Документът се изпраща чрез EDF. Служителят на контрагента получава известие за получаване на нов документ. Ако го приеме, тогава слага и електронен подпис. Ако е необходимо да се направят промени в документа, се създава нова електронна версия. След като приключите с редактирането, трябва да запазите всички промени с помощта на цифров подпис. След това документът с промяната се изпраща на контрагента. При необходимост се извършва електронно съгласуване на информацията.

Ако е необходимо да се направят промени отново, цялата процедура се повтаря отново. Ако няма оплаквания относно новата версия, документът се спазва. Крайният образец се счита за подписан с два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за преглед. След като образецът получи валиден статус, няма да е възможно да се правят промени в документа. На развалените договори се присвоява статус „Отменен“. Така се осъществява електронен документооборот между организациите.

Оборудване

Какво е необходимо за електронен документооборот между организациите? Първо, трябва да изберете телеком оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. Второ, с всеки контрагент, с когото организацията възнамерява да води електронна кореспонденция, е необходимо да сключите „Споразумение за обмен на електронни документи“.

Също така е необходимо да се инсталира EDF сървър, на който да се съхраняват всички документи. Това може да бъде или клиентско оборудване, или облачно хранилище. Достъпът до системните данни отвън се осъществява чрез приложение, инсталирано на оборудването на служителите на организацията. Взаимодействието на компютрите със сървъра се осъществява чрез HTTP протокол с допълнително криптиране SSL 128. Достъпът до документи се осъществява само през интерфейса на приложението и след удостоверяване.

EDI проект

Един проект за автоматизация на процеси може да продължи от няколко месеца до няколко години. Периодът пряко зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсните и финансови възможности на организацията. Кратка схема за прилагане на EDI е следната:

Създаване на работна група.
Формиране на цели, срокове и бюджет на проекта.
Изследване на съществуващи процеси.
Разработете задачи.
Проектиране на системата EDI.
Подписване на споразумение за внедряване на EDMS.
Одобрение на правилата за работа.
Попълване на системни директории.
обучение.
Провеждане на предварителни тестове.
Издаване на заповед за внедряване на EDS.
Подобряване на софтуера и работните процедури.
Стартиране на пилотен проект.
Пълен преход към електронен документооборот.

Грешки при прилагането на EDI

По време на процеса трябва да се обърне специално внимание на процесите, при които законът изисква хартия. Не можете да дублирате хартиен документ с електронен. Това значително забавя работния процес и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща допълнително за двойна работа.

По време на процеса на внедряване е необходимо да се разработят нови правила за работа с документи, да се обучи персонал и едва след това да се пристъпи към пълно изпълнение. Това може да се постигне само ако служителите са запознати с ползите от използването на нови технологии.

Друга популярна грешка е лошото развитие на изискванията за EDMS. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, тогава процесът на EDI се различава от това, което е прието в организацията.

Електронен документооборот между организациите: плюсове и минуси

Предимства:

Намаляване на разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
Спестяване на място за съхранение на документация. Всичко се записва електронно.
Лекота на използване. Документът се изпраща от една работна станция. Бързо търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, приет и т.н.).
Незабавна доставка. Цялата изпратена информация достига до получателя за няколко секунди.
Документ не може да бъде изгубен преди да е изтекъл срокът на съхранение в системата.

недостатъци:

За да използвате оборудването, трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
Данни най-често могат да се обменят само между участници в една и съща система.
Електронният документооборот между организациите в 1C или с помощта на друг софтуер се различава от използваната преди това схема. С въвеждането на новия алгоритъм всички служители ще имат въпроси как да извършват работата си.
Техническо оборудване. Преди да внедри EDI, една организация трябва да закупи оборудване и да подготви служителите да управляват новата система.
EDF се извършва с електронен подпис, който е валиден 1 година. Сертификатите трябва да се наблюдават и актуализират своевременно. Също така е необходимо да се контролират сроковете на валидност на сертификатите за контрагенти, за да се избегнат проблеми с данъчните власти.

Правна уредба

Какви разпоредби регулират електронния документооборот между организациите? Законодателството на Руската федерация включва Федерален закон № 63 „За електронните подписи“, правилата за подаване на документи до Федералната данъчна служба са предписани в Заповед на Министерството на финансите № MMV-7-2/168. EDI между организациите се извършва въз основа на Заповед № 50n на Министерството на финансите. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронен вид са предписани в заповед на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/36@. Всички оператори на EDF в процеса на дейност трябва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Електронният документооборот между организациите на SBIS дава на клиентите следните предимства:

Можете да изпращате документи до всяка организация, регистрирана в Руската федерация. Ако контрагентът не е участник в системата SBIS, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представител на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на неговата електронна поща. Веднага след потвърждаване на заявката, обменът на информация между участниците ще се извършва без посредници.
Не е необходимо да инсталирате софтуер на вашия компютър. Всичко, от което се нуждаете, е актуален браузър и достъп до Интернет.
Не е необходима специална програма за работа с данни. Ако отчетът първоначално е изготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да конфигурирате интеграция на данни със системата SLSIS.
Стандартната форма на документа не е установена. Можете да изпращате текст, файлове с електронни таблици, изображения и др.

СКБ "Контур"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също се занимава с доставка на оборудване, с помощта на което се осъществява електронен документооборот между организациите. Контур разработи системата Diadoc, която служи за обмен на електронни документи. Особеност на системата е, че достъп до данни може да се получи и в чужбина. Компанията е разработила роуминг тарифи специално за тази цел. Ако желаете, можете да получите достъп до данни чрез API.

Какво ти е необходимо?

За да свърже EDI, организацията трябва да закупи:

лицензиран софтуер;
сървър;
актуализиране на оборудването;
обучават персонала;
конфигуриране и интегриране на EDMS за работа с вътрешни приложения.

Такива инвестиции трябва да се направят, за да се свърже електронния документооборот между организацията? Включването на консултации за техническа поддръжка, EDMS и софтуерни актуализации в разходите е вторият етап от инвестицията. Тези разходи ще трябва да се плащат ежемесечно.

Заключение

Хартиеният документооборот се заменя с електронен. Той не само намалява разходите на организацията за поддръжка на процесите, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира успешно EDI, трябва ясно да формулирате целите за внедряване на системата и правилно да конфигурирате оборудването.