Предимства на електронния документооборот: намаляване на разходите. Електронна система за управление на документи – какво е това и защо е необходимо? Секретарки, сътрудници и сътрудници

Електронното управление на документи има редица предимства в сравнение с традиционните хартиени: лекота на извършване на промени в документа; възможност за поставяне не само на текст, но и на мултимедийни данни в документ; възможност за използване на предварително подготвени форми; по-висока скорост на трансфер на информация до голям брой адреси; спестяване на хартия; компактност на архивите; лекота на контрол на информационните потоци; висока скорост на търсене и извличане на информация; способността за защита на документите от неоторизиран достъп и разграничаване на правата за достъп на служителите до информация.

Трябва да се отбележи, че въвеждането на електронни системи за управление на документите предоставя определени предимства на ръководството на предприятията и организациите за ефективно управление и бързо вземане на решения, а именно: прозрачност на дейността на служителите и отделите; висока скорост на получаване на аналитична информация и отчети; укрепване на изпълнителската дисциплина; намаляване на отрицателното въздействие на човешкия фактор върху дейността на компанията; намаляване на броя на служителите, работещи с документи (куриери, чиновници и др.).

Ориз. 3.

Фигура 3 показва как се намалява времето на отделните етапи на работа с документи при замяната на хартиения процес с цифров. В условията на електронно управление на документи са необходими много по-малко разходи за настройка на документооборота, когато се променят външни условия, например изисквания за промяна на формата за отчитане. Внедряването на система за автоматизация на офиса и електронен документооборот е съпроводено с оптимизиране на целия процес на управление, което става по-просто и по-логично. Качеството на взетите решения се подобрява, контролът върху изпълнението на управленските решения се осъществява по-ефективно, намаляват преките и косвените социални разходи, свързани с поддържането на управленския апарат. Документите се изпращат с помощта на автоматизирана система за управление на документи, която съдържа единна база данни от класификатори, речници и стандарти за цялата организация. Маршрутизирането на документа обикновено се определя в зависимост от вида на документа и установените правила за работа (тази функция обаче не се поддържа от всички системи). Обменът на документи с външни организации, ако има споразумения с тях, се осигурява с помощта на корпоративния информационен портал Прохоров А. Документен поток и неговия софтуер / А. Прохоров // ComputerPress 2010. - № 1. - С. 32..

Много от съществуващите системи за електронно управление на документи позволяват на компаниите, които са ги внедрили, да преминат към безхартиено управление на документи. Въпреки това, дори и при електронните системи за управление на документи, често възниква така нареченият смесен документооборот, когато по-голямата част от работата с документи се извършва по електронен път (проекти на документи, тяхното одобрение и др.), а само част от тях се отпечатват, подписват и се съхранява на хартиен носител. Това се дължи на няколко причини. Първо, законодателната рамка не позволява пълно преминаване към електронни документи. Второ, самите потребители на тези системи все още не са готови напълно да се откажат от навика да работят с хартиени документи. На практика електронният документооборот вече обхваща предимно вътрешен документооборот и много по-рядко (по договорености между организациите) вътрешнокорпоративен документооборот.

Основните компютърни програми за офис работа и бизнес процедури могат да бъдат разделени в четири основни категории (без инструменти за създаване на документи и хранилища за данни): системи за работни процеси (автоматизация на бизнес процедури); групови системи (работа в екип); системи за управление на документи (основно осигуряват регистрация, съхранение и извличане на документи); имейл системи (използвани за обмен на документи).

Това подразделение се появи на пазара преди около три години. Сега това е доста условно поради факта, че най-новите версии на най-популярните приложения се опитват да комбинират всички тези и много други технологии, например Lotus Domino. В допълнение, всяка от тези технологии (с изключение, разбира се, на електронната поща, чиято популярност в бизнеса от самото начало беше приблизително същата като тази на инструментите за създаване на документи), модерни на Запад 2-3 години преди, отстъпи място на новата концепция за сътрудничество и съобщения („сътрудничество и съобщения“).

Причините за това, според нас, са приблизително еднакви за тях и за нас (ако не вземем предвид чисто езиковите, лингвистични и технически проблеми на локализацията, поддръжката на кодови таблици, търсене, разпознаване и т.н.)

Работата е там, че автоматизирането на бизнес процедурите и работата в екип по принцип е много трудно. Първо, все още никой не е измислил универсални правила за управление на успешен бизнес. Всяка организация е напълно уникална в това отношение. Освен това, в рамките на автоматизирана процедура, не винаги е възможно да се реагира адекватно на извънредни ситуации, от появата на които никой, разбира се, не е имунизиран. Понякога автоматизацията само вреди на бизнеса; често няколко служители идеално решават проблемите си в неформални отношения, а рамката на автоматизираната система само ги ограничава. Обратните примери обаче никак не са рядкост.

В резултат на това в момента е разумно да се признае следното като най-рационален начин за автоматизиране на бизнес процедурите: „Не се опитвайте да програмирате поведението на служителите за всяка възможна ситуация, а вместо това създайте за тях обща информационна среда в рамките на които могат да си сътрудничат (т.е. съвместно да решават бизнес задачи) и да обменят съобщения.“ Може би това поставя под въпрос безоблачното бъдеще на съществуващите системи за работни процеси, които поставят акцент върху създаването на цялостни вериги за автоматизация на бизнес процедурите.

Днес ситуацията се е подобрила значително. Появиха се пълни руски продукти, объркването в терминологията и позиционирането постепенно се преодолява.Автоматизация на офис работата и документооборота в предприятието. Характеристики на управлението на националните записи [Електронен ресурс] Режим на достъп: http://www.directum.ru/339091.aspx(дата на достъп: 15.10.2015 г.).

Нека разгледаме спецификата и функционалността на съвременния софтуер за управление на електронни документи.

Необходимо е да се разделят две понятия, които често се бъркат – деловодство и документооборот. Деловодството е дейността по създаване на документи и организиране на работата с тях. Организацията на работа с документи означава създаване на условия, които осигуряват движението, търсенето и съхранението на документите. Документопотокът е движението на документи между точките на тяхната обработка от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането (13;818). Въз основа на това разделение има класификация на електронните системи. Това са системи за автоматизация на офиса – CAD, и системи за управление на електронни документи – EDMS. CAD системите осигуряват основно отчитане на електронни документи. Функциите им включват регистриране на входящи, изходящи, вътрешни и организационно-разпоредителни документи, отчитане на издадените решения и получените отговори по изпълнение. Базите данни съхраняват не само подробности за документите, но и тяхното текстово изображение. CAD ви позволява да наблюдавате изпълнението, да съхранявате данни за случаите и да осигурявате бързо търсене на документ, като използвате един детайл или набор от тях. EDMS са насочени към работа с електронни документи, тяхното движение в организацията или между организациите. Важен тук е процесът на колективна подготовка на документа, повторното му одобрение и поддържане на версии на документи. EDMS съчетават функциите на офис автоматизацията и електронното управление на документи - по този начин тези системи покриват всички офис процеси и се използват по-често в големи организации.

В продължение на много години в Русия целият документооборот беше хартиен. Едва днес тя постепенно преминава в смесена фаза. Това е резултат от усилията както на държавни служители, така и на търговски организации. Процесите на информатизация обаче вървят бавно.

Управлението на електронни документи се отнася до метод за организиране на работа с документи, при който по-голямата част от документите на организацията (предприятието) се използват по електронен път и се съхраняват централно, в така наречените електронни архиви, уникални информационни складове или хранилища за данни (15;592) .

Може да се посочи още една оптимална дефиниция на електронното управление на документи: „Електронното управление на документи е унифициран механизъм за работа с документи, представени в електронна форма, с прилагане на концепцията за „безхартиена офис работа“.

Електронният документооборот бива вътрешен и външен, което налага определени специфики при обмена на информация. Вътрешният електронен документооборот се характеризира с обмен на информация или движение на електронни документи в организацията. Външният електронен документооборот се характеризира с обмен на кореспонденция между организациите.

Съответно, електронна система за управление на документи (EDMS), в тесен смисъл, означава софтуер (компютърна програма, система), който ви позволява да организирате работа с електронни документи (създаване, промяна, търсене, съхранение), както и взаимодействие между служители: трансфер на документи, издаване на задачи (заповеди, указания) и тяхното наблюдение, изпращане на уведомления и др. (18). В по-широк смисъл EDMS се разбира като модерна организационна и технологична структура, която прониква в целия производствен организъм, която включва софтуерни, технически и методологични компоненти, както и организационни и регулаторни аспекти.

Понастоящем електронният документооборот между организациите може до голяма степен да замени хартията, а автоматизацията на процеса на обмен на документи не е почит към модата, а диктат на бързите времена, тъй като доставката на хартиен документ по пощата или куриер може да отнеме няколко дни, но електронен документ се доставя в рамките на няколко секунди, независимо от местоположението на адресата. Превеждането на документния поток в електронен формат може да спести не само време и усилия, но и място. В някои компании хартиените архиви в продължение на много години заемат площ, сравнима с площта на търговските етажи.

Много хора все още вярват, че правно значим документ е хартия, съставена съгласно определени правила, подписана със собственоръчен подпис и заверена с печата на организацията, издала този документ (сертификат, сертификат, извлечение и др.). Но технологичните възможности се развиват и днес електронните документи могат да бъдат и правно значими, тъй като използват електронен подпис, който е електронният аналог на ръкописния подпис. Електронният подпис е информация в електронна форма, която е прикачена към или по друг начин свързана с друга информация в електронна форма (подписана информация) и която се използва за идентифициране на лицето, подписващо информацията (9;19).

Според руското законодателство електронният подпис се признава за еквивалентен на саморъчен подпис, ако са изпълнени следните условия:

1. Сертификат за ключ за подпис, свързан с тази електроника подпис, не е загубил сила (валиден) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ, ако има доказателство, определящо момента на подписването;
2. Потвърждава се автентичността на електронния подпис в електронния документ;
3. Електронният подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.

Така електронният подпис трябва да е валиден и което е много важно, документ с електронен цифров подпис ще има правно значение само при осъществяване на отношенията, посочени в сертификата за ключ за подпис.

Говорейки за ЕП, трябва да разберете, че ЕП е обобщена концепция, включваща:

-софтуер;
- сертификат за ключ за подпис, който е документ на хартиен носител или електронен документ с електронен подпис на упълномощено лице на удостоверителния център, който включва публичния ключ на електронния цифров подпис. Сертификатът се издава, за да потвърди автентичността на електронния подпис и да идентифицира притежателя на сертификата за ключ за подпис. Тоест точно с това се подписва един електронен документ и именно сертификатът за ключ за подпис съдържа информация за какви цели може да се използва подписът;
-ключов носител (сигурно съхранение на сертификата за ключ за подписване).

Нека разгледаме по-подробно понятието „сертификат за ключ за подписване“.

Сертификатът за ключ за подпис е същият документ, който съдържа и потвърждава информация за собственика на електронния подпис, уникалния регистрационен номер на сертификата за ключ за подпис, началната и крайната дата на сертификата за ключ за подпис, намиращ се в регистъра на удостоверителния център, името и местоположението на удостоверителния център, издал сертификат за ключ за подписване. Сертификатът за ключ за подписване се издава за срок от една година. След една година той изтича и организацията ще трябва да закупи нов сертификат за ключ за подписване. Това не се отнася за софтуера, например програмата CryptoPro CSP, тъй като програмите по правило не изтичат.

Управлението на електронни документи има предимства и недостатъци, плюсове и минуси при използване в една организация.

Основните предимства на електронния документооборот са, че когато се използва, всички отдели и структури на компанията ще работят в едно информационно пространство. В тази връзка скоростта на обработка на документите в компанията се увеличава значително. Също така, важен фактор, който прави електронното управление на документи с порядък по-високо от обикновено, е безопасността и сигурността на документите. Съвременните системи използват криптиране на данни, което може да спре опитите за създаване на изтичане на информация. При използването на този тип документооборот производителността на служителите се увеличава и вероятността от грешки при обработката на документи, която зависи от квалификацията на служителя, намалява. Въвеждането на система за електронен документооборот осигурява значителен икономически ефект, но количествената му оценка е сложен процес, т.к. трябва да се вземат предвид много фактори (20;49).

Директният ефект от внедряването на системата ви позволява да спестите пари, изразходвани за консумативи, заплащане на пощенски и куриерски услуги за доставка, фотокопиране на материали и намалява разходите за труд. Косвеният ефект е онези предимства на управлението, които са значими за функционирането на организацията: прозрачност на управлението, контрол на изпълнителската дисциплина и др.

И така, внедряването на електронни системи за управление на документи позволява:

1. напълно автоматизирайте процеса на работа с документи;
2. осигурява организация на работа с отдалечени потребители и потребителски групи;
3. осигурява интеграция с външни системи за електронна поща;
4. увеличаване на основните възможности на системата за електронен документооборот чрез модулност и наличие на вградени инструменти;
5. осигурява процес на едновременна работа в системата от неограничен брой потребители;
6. повишаване ефективността на работа с документи;
7. подобряване на корпоративната култура на работа с документи;
8. значително намаляване на обема на хартиения документооборот;
9. съкращава значително времето за обработка и изпращане на документи, времето за търсене на документи, времето за съгласуване и одобрение на проекти на документи;
10. осигурява всички процеси на документиране с едновременното използване на електронни и хартиени версии на документите;
11. рационализиране на процеса на регистрация на всички видове документи (регистрация от имейл и уеб формуляри, поддръжка за поточно сканиране, регистрация на файлове от всякакъв формат);
12. осигурява управление на работния поток (прехвърляне на документи между изпълнители);
13. осигурява процеса на работа с взаимосвързани документи;
14. осигурява управление на документи през целия жизнен цикъл;
15. осигурява прозрачност на всички процеси от момента на създаване на документа до момента на предаването му в архива;
16. Запазване на историята на работа с документи (отчитане на времето и авторите на всички действия с документ, запазване на работни коментари, поддръжка на версии на прикачени файлове);
17. проследява историята на създаването на документа;
18. осигурява ясен процес на съгласуване и одобрение на документи;
19. изгражда добре работеща система от инструкции;
20. осигурява ясен контрол върху изпълнителската дисциплина;
21. сортира документи по всякакви критерии;
22. осигурява търсене на информация по различни атрибути и пълнотекстово търсене;
23. осигурява автоматизиране на събирането и анализа на статистически данни за движението на документи;
24. осигурява архивно съхранение на електронни изображения на документи;
25. осигурява регулиране на правата на достъп;
26. осигурява незабавен достъп до документи;
27. намаляване на количествените загуби на документи;
28. повишаване на производителността на труда;
29. намалява разходите за подготовка на документи за предаване в архива и архивно съхранение на документите;
30. придава правна сила на електронни документи;
31. намалява разходите за куриерски и пощенски услуги;
32. намалява броя на вътрешните и външните куриери;
33. осигурява поддържане на информационно-справочната база данни;
34. предоставяне на разширени възможности за търсене (търсене с атрибути, разширено търсене, търсене в пълен текст, като се вземе предвид морфологията на руския език, поддръжка на папки за динамично търсене);
35. Подкрепа за регистрация на хартиени и електронни документи в съответствие с изискванията на ДБУ.
36. Поддръжка на маршрути за движение на документи (последователни, паралелни, свободни маршрути, маршрути с условия, закъснения)
37. Поддръжка на смесен документооборот (изготвяне на хартиени документи и отчети с помощта на шаблони, отпечатване на регистрационна карта на документи, запис на мястото за съхранение на оригинални документи);
38. Наличие на инструменти за анализ на документооборота, създаване на отчети, както и наблюдение на дисциплината на служителите (възможност за създаване на отчети и аналитични сертификати, автоматично журналиране);
39. Осигуряване на информационна сигурност (поддръжка на електронни цифрови подписи, криптиране на данни, логване, разграничаване на права за достъп и ролеви системи, наличие на вграден мониторинг на целостта на данните и автоматично архивиране).

Комбинирайки тези точки, можем да подчертаем основните предимства, а именно: появата на възможност за колективна работа върху документи, значително ускоряване на търсенето и извличането на документи (по различни атрибути), повишена информационна сигурност поради факта, че работата в EDMS от нерегистрирана работна станция е невъзможна и за всеки Потребителят на EDMS получава правомощия за достъп до информация, повишава сигурността на документите и удобството на тяхното съхранение, тъй като те се съхраняват електронно на сървъра, и подобрява контрола върху изпълнението на документи.

Електронен документооборот

Офис работа- набор от мерки за организиране на документооборота на предприятие или организация. Офис мениджмънт е термин, използван в офис практиката за обозначаване на формален набор от правила за работа с документи.

Електронен документ(ED) - документ, създаден с помощта на средства за компютърна обработка на информация, който може да бъде подписан с електронен подпис (ES) и записан на компютърен носител под формата на файл с подходящ формат.

Документооборот- система за създаване, интерпретиране, предаване, получаване и архивиране на документи, както и наблюдение на тяхното изпълнение и защитата им от неоторизиран достъп.

Електронен документооборот(EDI) - набор от автоматизирани процеси за работа с документи, представени в електронен вид, с прилагане на концепцията за „безхартиена офис работа“.

производствен документооборот;
управленски документооборот;
архивиране (набор от процедури за управление на архивни документи);
документооборот на персонала (HR процедури);
счетоводен документооборот;
складов документооборот;
управление на секретни и поверителни записи;
технически и технологичен документооборот.

И други. Очевидно е, че може да има толкова системи за документооборот, колкото видове дейности, в резултат на което информационните системи, които автоматизират определени видове документооборот, се развиват в посока масово производство.

		Пестене на време:служителите прекарват по-малко време в търсене на хартиени документи. Благодарение на централната база данни, файловете се архивират редовно, което елиминира възможността документът да бъде безвъзвратно изгубен, ако бъде забравен в самолета, случайно или умишлено унищожен или просто изчезне в хаоса в офиса. Загубата на време при търсене на файлове и документи, които по някаква причина не са били на мястото си, е напълно елиминирана.

		По-адекватно използване на физическо пространство и технологии:Ценни квадратни кадри, заети от излишни сървъри и други устройства за съхранение на документи, могат да бъдат освободени. В зависимост от състоянието и уместността на информацията, документите и файловете могат безопасно да бъдат изтрити след изтичане на срока им на съхранение. Управлението на данни не само ви помага да спазвате корпоративните разпоредби, но също така ви помага да използвате по-ефективно пространството за съхранение.

		Повишаване на прозрачността на вътрешната работа на предприятието: EDMS(електронни системи за управление на документи) позволяват на мениджърите да наблюдават състоянието на документа през всички етапи на неговото одобрение и одобрение. В допълнение към това, EDMSви позволява незабавно и лесно да извикате не само искания файл, но и пълен отчет за това кой го е създал, кой е имал достъп до него и кой го е редактирал.

		Поддържане на лична история на всеки файл и свързаната с него документация: EDMSви позволяват да управлявате централно отношенията с клиенти и доставчици. Например, само едно кликване е достатъчно, за да изведете всички необходими документи, които съдържат изисквания, свързани с различни видове взаимоотношения между организацията и външни субекти.

		Повече гъвкавост по отношение на физическото местоположение на служителите:Благодарение на възможностите за електронен достъп и комуникация служителите могат да работят от разстояние. И дори когато се намират на едно и също географско местоположение, служителите вече няма да трябва да чакат хартиени копия на файлове да бъдат изпратени от съседен офис.

		Повишена сигурност на информацията и документите:Както вече споменахме, централната база данни ви позволява да архивирате документи, като по този начин намалявате риска от случайна или умишлена загуба на файлове. В същото време се изразходва по-малко време за търсене на необходимия документ, ако местоположението му се е променило по някаква причина.

		Намалени разходи за печат, пощенски марки, пликове и пощенски разходи:хартиените документи, изпращани между отдели или доставчици, могат да се изпращат по електронен път.

		Повишаване нивото на удовлетвореност на служителите и мениджърите:Оптимизирането на ежедневните задачи позволява на служителите да се наслаждават повече на работата си. Освобождаването на служителите от често скучни задачи като обработка на фактури им позволява да се посветят на други дейности. В същото време ръководителите на отдели получават повече възможности да контролират работата на своите подчинени. В крайна сметка някои организации може да открият, че спестяванията им позволяват да достигнат нови нива на бизнес.

Осигуряване на ефективно управление чрез автоматичен контрол на изпълнението, прозрачност на дейността на цялата организация на всички нива.
Поддържане на система за контрол на качеството, която отговаря на международните стандарти.
Подпомагане на ефективното натрупване, управление и достъп до информация и знания. Осигуряване на гъвкавост на персонала поради по-голяма формализация на дейностите на всеки служител и възможност за съхраняване на цялата фонова история на дейността му.
Записване на дейностите на предприятието като цяло (вътрешни вътрешни разследвания, анализ на дейността на отделите, идентифициране на „горещи точки“ в дейностите).
Оптимизиране на бизнес процесите и автоматизиране на механизма за тяхното изпълнение и контрол.
Изключване на хартиени документи от вътрешния оборот на предприятието. Спестяване на ресурси чрез намаляване на разходите за управление на документооборота в организацията.
Премахване на необходимостта или значително опростяване и намаляване на разходите за съхранение на хартиени документи поради наличието на оперативен електронен архив.

Изисквания за обем на съхранение. Необходимо е да изберете система за управление на документи, която поддържа йерархично структурно съхранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Този механизъм съхранява най-активно използваните данни на най-бързия, но най-скъп носител, докато по-рядко използваната информация автоматично се прехвърля на по-бавния и евтин носител.
Наличието на формализирани процедури, които изискват поддръжка за тяхното изпълнение и автоматизация на контрола (изготвяне на документи от определен тип, изпълнение на стандартни организационни функции и др.).
Необходимостта от автоматизиране на административното управление на организацията. Степента на сложност на организационната структура.
Наличие на географски разпределени единици. Този фактор налага определени изисквания за отдалечен достъп, репликация на данни и др.
Наличие на голям хартиен архив. Някои системи за управление на документи идват с вече интегрирани подсистеми за масово въвеждане на документи.
Наличие на система за документооборот, която не отговаря на текущите нужди.
Необходимостта от разширено маршрутизиране на документи и управление на работния процес. Като продължение на тази необходимост, необходимостта от поддръжка на произволни бизнес процеси, евентуално работещи във връзка с приложни системи за поддръжка на тези процеси.
Изисквания за сроковете на съхранение на документите. За дълги периоди на съхранение (десетки години) си струва сериозно да се обмисли организирането на паралелен архив на микрофилм.
Изисквания за "отвореност" и разширяемост на системата. Възможност за интеграция със съществуващи информационни системи и използване на съществуващо оборудване.
Необходимостта от съхраняване на изображения на документи. Използване на специфични формати за съхранение на документи в организацията. Необходимостта от поддръжка на инженерни и дизайнерски задачи и други функции на предприятието.
Необходимостта от разработени инструменти за търсене на информация. Пълна поддръжка на езикова система за документи, налични в организацията.
Изисквания за сигурност (криптиране, организация на достъпа и др.). Възможността за използване на механизми за достъп, които вече са налични в информационната инфраструктура на организацията в системата за документооборот.
Изисквания за съответствие с определени стандарти: вътрешни, индустриални, GOST, международни стандарти за контрол на качеството, ниво на организация на съхранението на информация.

Всяка система за електронно управление на документи може да съдържа елементи от всяка от следните категории, но повечето имат специфичен фокус в една област, свързана предимно с позиционирането на продукта.

		Системи за електронен документооборот с развити средства за съхранение и извличане на информация(електронен архив - EA). Електронният архив е специален случай на система за управление на документи, фокусирана върху ефективно съхранение и извличане на информация. Някои системи се отличават особено с разработените инструменти за пълнотекстово търсене: размито търсене, семантично търсене и др., Други - с ефективна организация на съхранението: HSM, поддръжка на широка гама оборудване за съхранение на информация и др.

		Електронни системи за управление на документи с разработени инструменти за работа(WF). Тези системи са предназначени основно да осигурят движението на определени обекти по предварително определени маршрути (т.нар. „твърдо маршрутизиране“). На всеки етап обектът може да се промени, така че се нарича общата дума „работа“. Системите от този тип се наричат системи за работни процеси - „работен поток“ (за съжаление няма точен еквивалент на този термин на руски език). Документите могат да бъдат свързани с работни места, но документите не са основният обект на тези системи. С помощта на такива системи е възможно да се организират определени работи, за които всички етапи са известни предварително и могат да бъдат предписани.

		Системи за управление на електронни документи, фокусирани върху подпомагане на управлението на организацията и натрупване на знания. Това са "хибридни" системи, които обикновено комбинират елементи от предходните две. В този случай основна концепция в системата може да бъде както самият документ, така и задачата, която трябва да бъде изпълнена. За да управлявате организация, имате нужда както от „твърдо“, така и от „разхлабено“ маршрутизиране, когато маршрутът на документ се задава от мениджъра („описва“ входящия документ), така че и двете технологии под една или друга форма могат да присъстват в такива системи. Тези системи се използват активно в държавните управленски структури, в офисите на големи компании, които имат развита йерархия и имат определени правила и процедури за движение на документи. В същото време служителите колективно създават документи, подготвят и вземат решения, изпълняват или контролират тяхното изпълнение.

При внедряването на такива системи в големи предприятия е важно да се определи дали системата осигурява възможност за ефективно администриране, обработка на големи обеми информация, интеграция с автоматизирани системи за управление на производството, мащабируемост, поетапно внедряване, отчитане на териториалното разпределение, сложна организационна структура , ролеви достъп и др.

		Системи за управление на електронни документи, насочени към подпомагане на сътрудничеството(сътрудничество). Това е нова тенденция в областта на системите за управление на документи, свързана с разбирането на променливостта на пазарните условия в съвременния свят и необходимостта да има „само необходимото“ за бързо движение, без ненужни, много полезни, но тежки баласт. Такива системи, за разлика от предишните, не включват концепцията за йерархия в организацията и не се интересуват от формализиране на работния поток. Тяхната задача е да гарантират, че хората в организацията работят заедно, дори ако са географски разделени, и да запазят резултатите от тази работа. Обикновено се реализира в концепцията за "портали". Те предоставят услуги за съхранение и публикуване на документи в интранет, търсене на информация, обсъждане и уговаряне на срещи (реални и виртуални). Такива системи намират клиенти сред бързо развиващи се търговски компании, работни групи в големи фирми и държавни агенции.

		Системи за електронен документооборот с разработени допълнителни услуги.Например услуга за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM - Customer Relation Management), управление на проекти, фактуриране, електронна поща и др. (Имайте предвид, че по отношение на сложността на функциите системата за управление на документи и например услугата CRM може да имат различни пропорции в зависимост от организацията. Но в контекста на тази статия CRM функционалността не е задължителна.)

При избора на такава платформа трябва да се обърне основно внимание на:

организиране на съхранение на електронни документи;
автоматизация на документооборота, като се вземат предвид индивидуалните характеристики на организацията;
интеграция със съществуващата информационна среда.

Функционални изисквания

са често срещани	Специфични
Осигуряване на създаване на електронни документи (Сканиране, Импорт)	Създаване на дискусии по документи
Възможност за добавяне на коментари към документи	Сравнение на съдържанието на документи, включително графични
Създаване на връзки между документи

Все по-често компаниите решават да внедрят електронен документооборот. Какво е това и защо е необходимо?

Документооборот- това е движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането; комплекс от работа с документи: приемане, регистрация, разпространение, контрол на изпълнението, формиране на файлове, съхранение и повторно използване на документация, справочна работа.

Управление на електронни документи (EDF)- единен механизъм за работа с документи, подадени в електронен вид, с прилагане на концепцията за „безхартиено деловодство“.

Електронен документ (ED)- документ, създаден с помощта на средства за компютърна обработка на информация, подписан с електронен цифров подпис (EDS) и записан на компютърен носител.

Електронен цифров подпис (EDS)- аналог на ръкописен подпис, който е средство за защита на информацията, осигуряващо възможност за контрол на целостта и потвърждаване на автентичността на електронни документи.

EDI може да се използва за автоматизиране на офиса, създаване на електронен архив на документи, корпоративно електронно управление на документи (workflow), управление на договорния процес, автоматизиране на работата с QMS документация (система за управление на качеството) и за автоматизиране на заявките на гражданите.

EDI може да се използва във всяка компания, независимо от нейния размер и форма на собственост; системата може да бъде конфигурирана да работи както в рамките на малка структура (подразделение, отдел), така и в рамките на географски разпределена организация с развита схема на информационния поток.

2. Основни принципи на електронния документооборот

Единична регистрация на документ, позволяваща еднозначно идентифициране на документа.

Възможността за извършване на паралелни операции ви позволява да намалите времето, необходимо за преместване на документи.

Непрекъснатост на движението на документа - позволява ви да определите лицето, отговорно за изпълнението на документа във всеки един момент.

Единната база данни с документална информация премахва възможността за дублиране на документи.

Система за търсене на документи, която ви позволява да намерите документ с минимална информация за него.

3. Плюсове и минуси на електронния документооборот

Предимствата на електронното управление на документи включват:

Бърз достъп до документи, бързина при коригиране на документи,

Ефективно управление на движението на документи,

Всички фирмени структури могат да работят в едно информационно пространство - това ви позволява да ускорите одобрението на документи и вземането на решения,

Повишаване на изпълнителната дисциплина (тъй като EDI ви позволява да определите кой е отговорен за изпълнението на даден документ във всеки момент от времето), увеличаване на производителността на служителите,

Сигурност и безопасност на документите - криптирането на данни ви позволява да спрете опитите за неоторизирано използване на информация,

Премахване на дублиране на документация,

Архивът се създава автоматично,

Намаляване на финансовите разходи за документооборот и офис работа.

Недостатъците на EDI включват високите разходи за закупуване и внедряване на софтуер. Служителите също ще се нуждаят от време, за да се научат и да свикнат със системата. Тези недостатъци обаче ще бъдат временни.

Ако младите компании преминат към EDI от самото начало, те ще отделят по-малко време за цифровизиране на съществуващи документи. В допълнение, настоящите системи за електронно управление на документи разглеждат стартиращите фирми и им дават отстъпки.

Предимствата на електронното управление на документи включват спестяване на трудови и материални ресурси, както и значително намаляване на времето, изразходвано за създаване, съхранение и обработка на документи. Но дали всичко е толкова розово и икономично в безхартиените технологии? Разберете от статията за плюсовете и минусите на електронното управление на документи.

Колкото и да сме свикнали да работим с хартия, реалностите на нашия живот ни принуждават да се ровим в тънкостите на електронните технологии. Един от елементите на такива технологии е електронното управление на документи. За да разберете концепцията за електронно управление на документи, без да се изгубвате в обемисти определения и специфична терминология, нека се съсредоточим върху няколко ключови термина:

Именно електронният документ е първоначалният и основен обект на всяка система за електронен документооборот. За организиране на неговото формиране, обработка, защита, предаване и съхранение на систематична основа е необходим набор от мерки (специални програми, технически средства, обучен персонал и др.).

Електронният документооборот е изграден така, че да решава различни специфични задачи. Възможни видове електронен документооборот в компанията:

Научете повече за силните и слабите страни на някои видове електронно управление на документи.

Преминаването към електронен документооборот в една компания изисква сериозна предварителна подготовка. Тук идва първият съществен недостатък - значителни материални, трудови и други разходи на етапа на внедряване на системата:

Освен това ще е необходимо да се направят корекции в счетоводната политика, отразявайки в нея списък на документите (свързани с данъците и счетоводството), участващи в електронния документооборот, списък на служителите, които имат право да ги подписват и други важни нюанси (методи за съхранение на документи, достъп, прехвърляне и др.) .d.).

След внедряване на системата (в процеса на поддържане на електронен документооборот) е необходим постоянен мониторинг на изпълнението на установените регламенти и правила, актуализация на софтуера и др.

Научете за основните предимства на електронното управление на документи от диаграмата по-долу:

Докато хвалим системите за електронно управление на документи, не можем да пренебрегнем слабостите им, които могат да анулират всичките им предимства:

Нека отделно да се спрем на такива важни компоненти на всеки документооборот на компания като персонал и счетоводен електронен документооборот.

Електронният документооборот на персонала е система за формиране, натрупване и обмен на електронни документи на персонала както за нуждите на самата компания, така и за обмен на информация със заинтересовани страни.

Елементи на законово установено електронно управление на документи на персонала вече са в сила: възможно е да се съставят трудови договори с отдалечени служители в електронна форма, ако те имат електронен подпис (член 312.3 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Скоро можем да очакваме масово внедряване на електронния документооборот на персонала. Министерството на труда вече провежда експеримент по тази тема (заповед на Министерството на труда на Русия от 26 март 2018 г. № 194):

Тази система е от полза и за служителите: те ще могат да изискват документи по електронен път и да сключват договори, без да посещават отдел „Човешки ресурси“.

Напоследък все повече се говори за една от формите на електронно взаимодействие между работодател и служител, както и други заинтересовани страни - широкото въвеждане на електронни трудови книжки.

За подробности относно това вижте материала „Електронни трудови книжки - всички плюсове и минуси“ .

Преходът към електронен документооборот в сектора на персонала скоро ще даде възможност за извършване на инспекция на труда от разстояние през интернет.

Основният му съществен недостатък е невъзможността за незабавно преобразуване на целия обем документи в електронен вид, тъй като отделните документи за персонала трябва задължително да съдържат личния подпис на служителя, за да се осигури правилна правна подкрепа на отношенията между работодателя и служителя. А за да се задължи служител да издаде електронен подпис ще са необходими време и законодателни инициативи.

Предимства и недостатъци на счетоводния електронен документооборот

Финансовите услуги, в частност счетоводните структури, са най-зависими от висококачествения и бърз документооборот. Управлението на електронни документи позволява на тези отдели да:

Систематизира и автоматизира работата на счетоводството.

От доста време се радваме на предимствата на електронното управление на счетоводни документи. Възможността за генериране и обработка на електронни документи в специализирани счетоводни програми ви позволява не само да намалите разходите за труд, но и да избегнете грешки на всички етапи на създаване и обработка на документи (програмата няма да ви позволи да направите грешка или веднага ще я идентифицира ).

Решаване на вътрешни корпоративни проблеми.

Например издаване на електронни фишове за заплати. Те могат да бъдат изпратени по имейл или публикувани в личните акаунти на всеки служител на корпоративния уебсайт на компанията. Длъжностните лица не възразяват срещу електронния метод за издаване на фишове (писмо на Министерството на труда от 21.02.2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Просто трябва да го осигурите в местния акт на компанията.

Създайте безхартиени технологии за взаимодействие с външни заинтересовани потребители (банки, Федерална данъчна служба, Пенсионен фонд на Руската федерация, Фонд за социално осигуряване и др.).

По-нататък ще говорим за електронни форми на взаимодействие с други външни за компанията структури.

Нека поговорим за мухата в мехлема. Ние добре знаем съществения недостатък на тази система. Прекъсванията в интернет или неизправностите в оборудването, проблемите с редовните актуализации на софтуера, електронните ключове и сертификати могат да направят лоша услуга на всеки финансов работник.

Фирми и индивидуални предприемачи, които поради сривове и вируси не могат да докладват навреме на администраторите или не отговарят навреме на техните заявки, могат да пострадат финансово (да получат санкции).

Постепенно се установява обменът на електронни документи на стопански субекти с данъчните власти, Фонда за социално осигуряване, Пенсионния фонд на Руската федерация и други органи. Благодарение на строго формализираните електронни формати, обменът на информация и документи става бързо, без излишна бюрокрация и произвол на длъжностни лица. Това е голям плюс за всяка фирма или индивидуален предприемач.

Взаимодействие с пенсионния фонд на Русия

Можете да подадете по електронен път документи за персонализирано счетоводно отчитане в Пенсионния фонд (член 8 от Закона „За индивидуалното (персонализирано) счетоводство в системата на държавното пенсионно осигуряване“ от 1 април 1996 г. № 27-FZ). Основното е, че те са гарантирано защитени от неоторизиран достъп. Този процес е строго регламентиран:

Електронно взаимодействие с FSS

Социалното осигуряване също не е нещо ново за електронното управление на документи. Застрахованите лица имат възможност да подават електронни отчети във фонда, без да напускат офиса - просто се регистрирайте в портала на фонда (попълнете заявление директно в системата) и получете електронен подпис (ЕП).

FSS също регулира този процес:

Можете също така да взаимодействате по електронен път с фонда чрез оператора на EDF, като сключите подходящо споразумение с него.

Напоследък предимствата на електронния документооборот включват въвеждането на система за издаване и обработка на електронни листове за неработоспособност.

Застрахованите вече имат възможност да заявят електронен болничен и да работят с тях (ако са сключили съответен договор):

чрез личния си акаунт на уебсайта на FSS;
АРМ „Изготвяне на разчети за ДОО”;
собствен софтуер на притежателя на полицата (някои счетоводни програми за отчитане на заплати и персонал позволяват това да бъде приложено).

Верига за електронно взаимодействие „застрахована – ДОО” за работа с електронни болнични (ЕС):

Служителите получават информационни ползи от електронното управление на документи в системата на Руския фонд за социално осигуряване. Те ще могат да контролират своя електронен акаунт, проследявайки етапите на неговата обработка и изчисляване на обезщетенията, ако се регистрират в портала на държавните услуги (ако имат потвърден акаунт).

За повече информация относно електронния болничен вижте връзката.

Електронно управление на документи с Федералната данъчна служба

Може би това е най-разпространеният вид електронно управление на документи. Данъчната отчетност се получава главно от Федералната данъчна служба в електронен вид. Контрольорите също предпочитат да комуникират с данъкоплатците чрез електронни технологии (чрез предаване на електронни искания, искания и др.).

Резултати

Предимствата на електронния документооборот са безспорни: намаляване на материалните и трудови разходи за регистрация и обработка на документи, спестяване на време за тяхното съгласуване и одобрение и много други положителни аспекти. Електронното управление на документи има много предимства, но има и много недостатъци. Проблемите с осигуряването на безопасността и сигурността на електронната информация, недостатъчната законодателна и технологична разработка на нюансите, свързани с внедряването и поддържането на електронно управление на документи, могат да възпрепятстват широкото му прилагане.