Fördelar med att arbeta med elektroniska dokument. Fördelar och nackdelar med moderna plattformar för att skapa elektroniska dokumenthanteringssystem: "Delo", "Intertrust", "Optima-Workflow", "Documentum"

Trögheten hos mänskliga vanor är det främsta hindret för implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) på företag. Deras fördelar kommer snart att bli avgörande i konkurrenskampen, så nu behöver vi fundera på att lägga över kontorsarbetet till digitala räls.

Rättslig grund för EDS

Stora företag med ett omfattande filialnät går snabbt över till elektronisk dokumenthantering, vilket underlättas av närvaron av en tillräcklig lagstiftningsram.

Lagarna som reglerar EDMS:s arbete är:

Nr. 149-FZ "Om information, information och informationsskydd."
Nr 63-FZ "Om elektroniska signaturer".
Nr 263-FZ "Om avskaffandet av restriktioner för elektroniskt dokumentflöde."
civillagen.
Skiljeförfarandelagen.

Direkta lagstiftningsnormer är desamma för alla, men när ett företag implementerar en EDS måste ett företag dessutom utveckla ett antal interna administrativa dokument:

föreskrifter för användning av digitala signaturer;
företagsregler för elektronisk dokumenthantering med en algoritm för att lösa kontroversiella situationer;
dokument om efterlevnad av reglerna, som alla anställda ska skriva under.

Företagets anställda måste endast använda certifierade digitala signaturer och kryptografiska informationsskyddsverktyg. Överensstämmelse med denna regel och konsekvensen i den rättsliga ramen gör det möjligt att göra den anställdes handlingar i företagets EDMS juridiskt betydelsefulla.

Kärnan och funktionerna i EDMS

Elektroniskt dokumenthanteringssystem är ett automatiserat arbetsflödeshanteringssystem som tillåter anställda att interagera via digitala enheter utan att använda pappersmedia.

De grundläggande funktionerna i EDMS är:

skapande, överföring, lagring av elektroniska dokument (ED);
digitalisering av pappersdokument;
skapa ett dokumentkort med dess attribut;
generering av dokument baserat på färdiga mallar med specificerade attribut;
söka efter dokument i en centraliserad databas;
dokument routing;
kontroll över mottagandet av dokumentet och genomförandet av instruktionerna i det;
underhåll av journaler, klassificerare;
konvertera ED till kompatibla format;
automatisk registrering av inkommande dokumentation;
skicka meddelanden;
godkännande av dokument;
kollektivt arbete med ED;
interaktion genom elektronisk dokumentation med företagets motparter;
generering av rapporter om utförande och förflyttning av dokument.

En viktig parameter för EDMS är dess modularitet, vilket gör att du kan utöka funktionaliteten utan att väsentligt ändra grundinställningarna.

Typer av EDMS

Det är uppenbart att stora industriföretag och handelsföretag har olika krav på EDMS. Det är därför mjukvaruprodukter är indelade i två kategorier, beroende på standardiseringen av arbetsprocesser:

"förpackad";
grundläggande med omfattande konfigurationsmöjligheter.

"Boxade" produkter är designade för lagerdrift, kontorsprocesser och småskalig produktion. De kräver bara modulär konfiguration och införande av primär information.

Deras funktioner:

snabb installation;
standardiserad utbildning;
ingen modifiering krävs;
låga underhållskostnader.

Kärnplattformar används i stora företag med unika organisations- och produktionsstrukturer. Sådana EDMS kräver långvarig utveckling, bland annat av kundens egna IT-specialister.

De har följande egenskaper:

förmågan att anpassa sig till specifika affärsprocesser;
skapande av ytterligare mjukvarumoduler enligt kundens krav;
gränssnittsföränderlighet;
svårigheter med kostnadsplanering på grund av oförmågan att uppskatta mängden förbättringar.

För de flesta småföretag och branschorganisationer räcker det med standardlösningar i "box".

Fördelar med ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

Att översätta ett företags dokumentflöde till elektronisk form ger företaget fördelar på flera organisatoriska nivåer. EDMS låter dig förenkla arbetet för både ledningen och vanliga anställda.

Taktiska fördelar

Elektronisk dokumenthantering låter dig minska de nuvarande driftskostnaderna för ett företag. När du bestämmer dig för att installera ett EDMS i hela företaget, rekommenderas det att mäta produktiviteten hos anställda innan systemet implementeras. Du kan beräkna tiden för att slutföra malluppgifter, godkänna förslag och söka efter nödvändiga dokument. Separat kan du bestämma de nuvarande kostnaderna för kontorsutrustning och pappersvaror.

Baserat på effektiviteten i företagets grundläggande processer framhålls följande fördelar med EDMS:

Frigör fysiskt utrymme på användarens arbetsstationer.
Minska kostnaderna för att hyra arkivlokaler.
Spara arbetarnas tid på att kopiera dokument, bearbeta dem och skriva in dem i journaler.
Minska kostnader för papper och material för kopieringsutrustning.
Att minska tiden som krävs för att överföra pappersdokument mellan avdelningar.
Spara personalens tid genom att helt automatisera en del av de operativa processerna.
Öka de anställdas produktivitet genom att minska rutinarbete.

De taktiska fördelarna med EDMS gör arbetet för vanliga anställda enklare, så det är de som kommer att märka förbättringarna först.

Strategiska fördelar

Strategiska mål vid implementering av ett EDMS påverkar de huvudsakliga affärsprocesserna: vinstindikatorer, snabbhet och effektivitet i kommunikationen med motparter, skydd av kommersiell information.

Inom dessa områden kan följande fördelar med elektronisk dokumenthantering identifieras:

Skapande av ett centraliserat informationsutrymme med en ED-databas och reglerad fjärråtkomst till den.
Påskynda sökningen efter information med hjälp av attribut.
Möjlighet till omfattande skydd av kommersiell information på ett datornätverk.
Öka insynen i arbetsprocesser, förhindra korruptionsprogram.
Möjlighet till parallellt godkännande av interna dokument.
Fjärråtkomst till arbetsprocesser utanför arbetsplatsen.
Ökad säkerhet för dokument och omöjligheten att förfalska dem.
En kraftig ökning av utförandet av order på grund av onlineövervakning av anställdas handlingar.

Strategiska fördelar bidrar till tillväxten av företagets hanterbarhet och image, vilket ger betydande fördelar för att attrahera nya kunder.

Fördelar för vanliga användare

Långsiktiga rutinoperationer anses vara hälsovådliga och minskar produktiviteten kraftigt. Den monotona behandlingen av förfrågningar och dokument i olika program distraherar från ansvar och tar upp lejonparten av arbetstiden.

EDMS har ett antal fördelar för att lösa dessa användarproblem:

Bekväm plats för ED i arkivet, så att du kan hitta dem efter attribut inom 1-2 minuter.
Reglering av operativa processer. Som ett resultat får den anställde endast de uppgifter som han är skyldig att utföra enligt arbetsbeskrivningen.
Påskynda anpassningen av nya medarbetare till arbetsprocesser genom att automatisera intern interaktion.
Möjlighet att få information om kedjan av godkännanden och stadier av projektgenomförande.
Minska rutinoperationer genom att kombinera arbetsmiljöer på datorer, använda mallar, eliminera stadiet att skriva ut dokument och signera dem.

Genom att minska antalet och varaktigheten av ospecifika operationer kan du ägna tid direkt åt arbetsprocesser som kräver höga kvalifikationer.

Fördelar för företagets IT-struktur

När du implementerar ett EDMS integreras det med den befintliga IT-infrastrukturen, vilket ger följande fördelar:

underlätta kontrollen över systemet, minska kvalifikationskraven för dess administratör;
möjligheten att konfigurera nya mallar och dokumentvägar utan standardprogrammeringsverktyg;
kombinera flera applikationer till en enda arbetsmiljö;
förmågan att skala systemet utan extra kostnader;
inget behov av att ersätta befintliga datorer;
omfattande nätverksskydd mot skadlig programvara.

EDMS innebär vissa investeringar i tekniska medel, men de betalar sig på kort tid.

Datorhårdvara blir kompatibel, vilket resulterar i ett ökat utnyttjande av dess resurser.

Fördelar för chefer

Elektronisk dokumenthantering gör ledningspersonalens arbete effektivt på grund av följande fördelar med systemet:

EDMS-mobilitet, möjlighet att komma åt ED via fjärrdatorer på affärsresor.
Bekväm övervakning av anställda med hjälp av rapporter om deras arbetseffektivitet, produktivitet och snabb utförande av uppdrag.
genom integration med .
Acceleration av logistikprocedurer mellan leverantörer och köpare vid delning av EDMS. Det är möjligt att byta primär ED genom att ansluta till en enda extern operatör som garanterar dokumentens juridiska legitimitet.
Ge tillgång till finansiell information exklusivt till högsta chefer, exklusive sekretariatet.
Minskar sannolikheten för att förlora viktiga dokument.

Chefen kan alltid logga in i systemet och generera en rapport om varje anställds prestation.

Medarbetarnas medvetenhet om detta ger dem inte möjlighet att slappna av och sköta sitt eget arbete.

Nackdelar med elektronisk dokumenthantering

Införandet av elektronisk dokumenthantering i ett företag har också sina nackdelar. Det är de som hindrar småföretag från att införa fullskalig lagerdrift och förvaltning baserat på EDMS.

Nackdelarna inkluderar:

Möjlighet till databaskorruption av okänd skadlig kod. Regelbunden säkerhetskopiering av information på enheter som inte är anslutna till nätverket kan lösa denna nackdel.
Svårigheten att anpassa medarbetare i åldern 40+ till den digitala formen av interaktion.
Högt pris. Priset på en inhemsk EDMS för småföretag varierar från $1 000 till $10 000.
Effektiviteten av EDMS minskar i avsaknad av elektroniskt dokumentflöde bland företagets motparter.
Nyttan med systemet i kompakta kontor utan ytterligare arbetsenheter och lokaler är tveksam.
Behovet av att duplicera ED i pappersform när man arbetar med vissa motparter.

Dessa brister beror till stor del på förseningen i antagandet av nödvändiga rättsliga normer och den låga graden av penetration av EDS i företagsmiljön. Men trender tyder på att om 10-20 år kommer elektronisk dokumenthantering i ett företag att betraktas som mer regel än undantag.

Hur väljer man rätt EDMS?

Att välja en EDMS är inte lätt, eftersom det är stor sannolikhet att köpa fel produkt eller ingå avtal med ett inkompetent företag.

Därför, när du bestämmer dig för att köpa ett elektroniskt dokumenthanteringsprogram, är det nödvändigt att ta hänsyn till ett antal av dess egenskaper:

Drifttid för EDMS-tillverkaren på den ryska marknaden. För att anpassa sig till nationell lagstiftning krävs flera års praktisk erfarenhet av att implementera sådana system.
Överensstämmelse med industristandarder.
Kompatibilitet med företagsstruktur.
Möjlighet och kostnad för ytterligare support av mjukvaruprodukten.
Skalbarhet av EDMS vid expansion av företaget.
Tillgänglighet av dokumentation för programvarukonfiguration för heltidsanställda IT-specialister.
Informationssäkerhetsnivå.
Alternativ för säkerhetskopiering av data
Återhämtningstid efter misslyckanden.

För att göra det slutliga valet av ett företag för att implementera ett EDMS, rekommenderas det att analysera flera leverantörer, studera demomaterial och be att få installera en demoversion av programvaran. När du fattar ett beslut är det viktigt att ta hänsyn till kostnaderna för att uppdatera utrustning och nivån på professionell utbildning av dina egna IT-specialister.

Svårigheter att implementera EDMS

Processen för att implementera EDMS i Ryssland påverkas av användarnas användning av många olicensierade program, deras inkompatibilitet och dominansen av manuell hantering av affärsprocedurer.

Som ett resultat möter leverantörer av elektronisk dokumenthantering följande svårigheter hos företag:

Olika datalagringsformat på olika avdelningar.
Brist på strukturerad information i de applikationer som används.
Oreglerat system för anställdas tillgång till specifika affärsprocesser. Standardformen för arbetsbeskrivningar hjälper inte organisationen av det elektroniska styrsystemet.
Informationsflödet är överbelastat med byråkratiska rutiner och godkännanden.
Kraschar på grund av datalagring i olika applikationer.
Datoranalfabetism hos företagsanställda och sabotage av utbildningsevenemang på artistnivå.
Bristande efterlevnad av EDMS med industristandarder och stadgar.

För att gå över till elektronisk dokumenthantering räcker det inte med ett beslutsamt beslut från ledningen. En systemisk omstrukturering av de anställdas arbetsansvar och företagets ledningsstruktur behövs. Integration med ett system som ska installeras enligt lagen är önskvärt.

Ett viktigt område i implementeringen av EDS är en strikt personalpolicy gällande inkompetenta och outbildade medarbetare. Eftersom deras ovilja att arbeta enligt nya principer kommer att avsevärt öka kostnaderna för implementeringsprocessen och elektronisk support. EDMS måste interagera med människor inom en enda mekanism, så dess dåligt fungerande element måste korrigeras eller bytas ut i tid.

Vi har en färdig lösning och utrustning för

Prova alla funktioner på ECAM-plattformen gratis

Läs också

Sekretessavtal

och behandling av personuppgifter

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Detta avtal om konfidentialitet och behandling av personuppgifter (nedan kallat avtalet) accepterades fritt och av egen fri vilja och gäller all information som Insales Rus LLC och/eller dess dotterbolag, inklusive alla personer som ingår i samma grupp med LLC "Insails Rus" (inklusive LLC "EKAM Service") kan få information om användaren när du använder någon av webbplatserna, tjänsterna, tjänsterna, datorprogrammen, produkterna eller tjänsterna från LLC "Insails Rus" (nedan kallat tjänsterna) och under utförandet av Insales Rus LLC eventuella avtal och kontrakt med användaren. Användarens samtycke till Avtalet, uttryckt av honom inom ramen för relationerna med en av de listade personerna, gäller alla andra listade personer.

1.2.Användning av tjänsterna innebär att användaren godkänner detta avtal och de villkor som anges däri; i händelse av oenighet med dessa villkor måste Användaren avstå från att använda tjänsterna.

"I försäljning"- Aktiebolag "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrerat på adressen: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, byggnad 1, hänvisat till "på kontor 11" (på kontor 11) den ena sidan, och

"Användare" -

eller en individ som har rättskapacitet och är erkänd som deltagare i civilrättsliga förhållanden i enlighet med Rysslands lagstiftning;

eller en juridisk person som är registrerad i enlighet med lagarna i den stat där denna person är bosatt;

eller en enskild företagare registrerad i enlighet med lagarna i den stat där en sådan person är bosatt;

som har accepterat villkoren i detta avtal.

1.4 I detta avtal har parterna fastställt att konfidentiell information är information av vilken karaktär som helst (produktion, teknisk, ekonomisk, organisatorisk och andra), inklusive resultaten av intellektuell verksamhet, samt information om metoderna för att utföra yrkesverksamhet (inklusive, men inte begränsat till: information om produkter, arbeten och tjänster; information om teknik och forskningsaktiviteter; data om tekniska system och utrustning, inklusive mjukvaruelement; affärsprognoser och information om föreslagna köp; krav och specifikationer från specifika partners och potentiella partners, information, relaterad till immateriella rättigheter, såväl som planer och teknologier relaterade till allt ovanstående) som kommuniceras av en part till den andra i skriftlig och/eller elektronisk form, uttryckligen av parten angett som dess konfidentiella information.

1.5 Syftet med detta avtal är att skydda konfidentiell information som parterna kommer att utbyta under förhandlingar, ingående av kontrakt och fullgörande av skyldigheter, såväl som all annan interaktion (inklusive, men inte begränsat till, konsultation, begäran och tillhandahållande av information, och utförande av andra order).

2. Parternas ansvar

2.1. Parterna är överens om att hemlighålla all konfidentiell information som den ena parten tar emot från den andra parten under parternas samverkan, att inte avslöja, avslöja, offentliggöra eller på annat sätt tillhandahålla sådan information till någon tredje part utan föregående skriftligt tillstånd från parterna annan part, med undantag för fall som anges i gällande lagstiftning, när tillhandahållandet av sådan information är parternas ansvar.

2.2.Varje part kommer att vidta alla nödvändiga åtgärder för att skydda konfidentiell information genom att använda åtminstone samma åtgärder som parten använder för att skydda sin egen konfidentiella information. Tillgång till konfidentiell information ges endast till de anställda hos varje part som rimligen behöver den för att utföra sina officiella uppgifter enligt detta avtal.

2.3 Skyldigheten att hålla konfidentiell information hemlig gäller inom giltighetstiden för detta avtal, licensavtalet för datorprogram daterat den 1 december 2016, avtalet att ansluta sig till licensavtalet för datorprogram, agentur- och andra avtal och i fem år efter att ha avslutat sina handlingar, såvida inte annat särskilt avtalats av parterna.

(a) om den tillhandahållna informationen har blivit allmänt tillgänglig utan att någon av parternas skyldigheter har åsidosatts;

b) om den lämnade informationen blev känd för en part som ett resultat av dess egen forskning, systematiska observationer eller andra aktiviteter som utförts utan användning av konfidentiell information som erhållits från den andra parten;

(c) om den tillhandahållna informationen har mottagits lagligen från en tredje part utan skyldighet att hålla den hemlig tills den tillhandahålls av en av parterna;

(d) om informationen tillhandahålls på skriftlig begäran av en statlig myndighet, annan statlig myndighet eller lokalt myndighetsorgan för att kunna utföra sina uppgifter och dess utlämnande till dessa organ är obligatoriskt för parten. I detta fall måste parten omedelbart underrätta den andra parten om den mottagna begäran;

(e) om informationen lämnas till en tredje part med samtycke från den part om vilken informationen överförs.

2.5.Insales verifierar inte riktigheten av informationen som tillhandahålls av Användaren och har inte förmågan att bedöma sin rättskapacitet.

2.6 Informationen som användaren tillhandahåller till Insales när han registrerar sig i tjänsterna är inte personuppgifter, enligt definitionen i den ryska federationens federala lag nr 152-FZ av den 27 juli 2006. "Om personuppgifter."

2.7.Insales har rätt att göra ändringar i detta avtal. När ändringar görs i den aktuella utgåvan indikeras datumet för den senaste uppdateringen. Den nya versionen av avtalet träder i kraft från det att det publiceras, om inte annat anges i den nya versionen av avtalet.

2.8 Genom att acceptera detta avtal förstår och samtycker användaren till att Insales kan skicka användaren personliga meddelanden och information (inklusive men inte begränsat till) för att förbättra kvaliteten på tjänsterna, för att utveckla nya produkter, för att skapa och skicka personliga erbjudanden till användaren, för att informera användaren om ändringar i tariffplaner och uppdateringar, för att skicka marknadsföringsmaterial till användaren i ämnet för tjänsterna, för att skydda tjänsterna och användarna och för andra ändamål.

Användaren har rätt att vägra ta emot ovanstående information genom att skriftligen meddela detta till e-postadressen Insales -.

2.9 Genom att acceptera detta avtal förstår och samtycker Användaren till att Insales Services kan använda cookies, räknare och andra teknologier för att säkerställa Tjänsternas funktionalitet i allmänhet eller deras individuella funktioner i synnerhet, och Användaren har inga anspråk mot Insales i samband med med detta.

2.10 Användaren förstår att den utrustning och programvara som han använder för att besöka webbplatser på Internet kan ha funktionen att förbjuda operationer med cookies (för alla webbplatser eller för vissa webbplatser), samt att radera tidigare mottagna cookies.

Insales har rätt att fastställa att tillhandahållandet av en viss Tjänst endast är möjligt under förutsättning att godkännande och mottagande av cookies är tillåtet av Användaren.

2.11 Användaren är självständigt ansvarig för säkerheten för de medel han har valt för att komma åt sitt konto, och säkerställer också självständigt deras konfidentialitet. Användaren är ensam ansvarig för alla åtgärder (liksom deras konsekvenser) inom eller användning av tjänsterna under användarens konto, inklusive fall av frivillig överföring från användaren av data för att komma åt användarens konto till tredje part under alla villkor (inklusive enligt avtal eller avtal). I detta fall anses alla åtgärder inom eller användande av Tjänsterna under Användarens konto vara utförda av Användaren själv, förutom i de fall då Användaren meddelat Insales om obehörig åtkomst till Tjänsterna med Användarens konto och/eller om någon överträdelse (misstanke om överträdelse) av sekretessen för hans sätt att komma åt ditt konto.

2.12 Användaren är skyldig att omedelbart underrätta Insales om alla fall av obehörig (ej auktoriserad av användaren) tillträde till tjänsterna med hjälp av användarens konto och/eller kränkning (misstanke om kränkning) av konfidentialiteten för deras tillgång till kontot. Av säkerhetsskäl är användaren skyldig att självständigt och säkert stänga av arbetet under sitt konto i slutet av varje session av arbete med tjänsterna. Insales ansvarar inte för eventuell förlust eller skada på data, såväl som andra konsekvenser av något slag som kan uppstå på grund av Användarens brott mot bestämmelserna i denna del av Avtalet.

3. Parternas ansvar

3.1 Den Part som har brutit mot skyldigheterna enligt Avtalet avseende skydd av konfidentiell information som överförs enligt Avtalet är skyldig att på begäran av den skadelidande ersätta den faktiska skada som orsakats av ett sådant brott mot villkoren i Avtalet. i enlighet med den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen.

3.2 Ersättning för skada upphäver inte den överträdande partens skyldigheter att på ett korrekt sätt uppfylla sina skyldigheter enligt Avtalet.

4.Övriga bestämmelser

4.1 Alla meddelanden, förfrågningar, krav och annan korrespondens enligt detta avtal, inklusive sådana som inkluderar konfidentiell information, måste vara skriftliga och levereras personligen eller via bud, eller skickas via e-post till de adresser som anges i licensavtalet för datorprogram daterat 12/ 01/2016, överenskommelsen om tillträde till licensavtalet för datorprogram och i detta avtal eller andra adresser som i efterhand kan anges skriftligen av Parten.

4.2 Om en eller flera bestämmelser (villkor) i detta avtal är eller blir ogiltiga, kan detta inte tjäna som skäl för uppsägning av de andra bestämmelserna (villkoren).

4.3 Detta avtal och förhållandet mellan användaren och försäljningar som uppstår i samband med tillämpningen av avtalet är föremål för Ryska federationens lag.

4.3 Användaren har rätt att skicka alla förslag eller frågor angående detta avtal till Insales User Support Service eller till postadressen: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, byggnad 11-12 f.Kr. "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Publiceringsdatum: 2016-01-12

Fullständigt namn på ryska:

Aktiebolag "Insales Rus"

Förkortat namn på ryska:

LLC "Insales Rus"

Namn på engelska:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Laglig adress:

125319, Moskva, st. Akademika Ilyushina, 4, hus 1, kontor 11

Postadress:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, byggnad 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Checkpoint: 771401001

Bankuppgifter:

För närvarande går utbytet av dokument mellan affärsenheter och individer gradvis från papper till elektroniskt. Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem har en rad fördelar jämfört med enkelt papper – det sparar tid och ökar effektiviteten i fattade beslut. EDMS kan byggas både inom ett företag och mellan olika företag via Internet.

Elektronisk dokumenthanteringär ett system med processer för att behandla dokument i elektronisk form. De flesta moderna redovisnings- och personalprogram kan generera elektroniska dokument i ett standardformat som fastställts på lagstiftningsnivå. Men för att en sådan handling ska ha juridisk tyngd måste den vara undertecknad av båda parter med en elektronisk signatur.

Elektroniskt dokumentflöde kan delas in i två stora typer – utbyte av dokument inom ett företag eller mellan olika företag via kommunikationskanaler. Det är möjligt att kombinera dessa två system till ett globalt.

Användningen av elektronisk dokumenthantering inom ett företag kräver inköp av det nödvändiga mjukvarupaketet (EDW-plattformen), samt utrustning för dess drift (nätverksutrustning, server, etc.).

För att utbyta dokument mellan två företag krävs en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Den garanterar leverans av meddelanden, styr formatet på skickade dokument, kräver certifiering av arbete med data med en elektronisk signatur och lagrar ett arkiv med dokument.

Uppmärksamhet! En av sådana tjänster är. Handlingar som tas emot genom den är juridiskt betydelsefulla om de bär ett märke från den elektroniska signaturen på båda sidor av dokumentflödet.

Fördelar och nackdelar med EDI

Huvudsakliga fördelar

Elektronisk dokumenthantering har obestridliga fördelar jämfört med papper:

Effektivisering av kontorsarbete - systemet tillåter inte dig att tilldela samma nummer till olika dokument, eftersom detta kommer att ske i ordning och automatiskt;
Spåra positionen för varje dokument - när som helst kan du ta reda på vem som exakt arbetar med dokumentet. En anställd kommer inte att kunna skada den eller förlora den. Ett dokument som raderats av misstag eller med avsikt kan fortfarande återställas;
Påskynda dokumenthanteringen - om företagsavdelningar är utspridda över flera byggnader måste pappersdokumentet personligen bäras dit för godkännande. Med EDI når det nödvändiga dokumentet den anställde på en bråkdel av en sekund;
Bekvämt arbete med versioner - vid redigering sparar systemet varje version. Om det behövs kan du spåra vem som gjort ändringar i dokumentet och när;
24-timmars fjärråtkomst - vid behov kan åtkomst till EDF-systemet organiseras via Internet från vilken dator som helst i världen. En anställd kan arbeta med dokument under en affärsresa, på semester eller på sjukskrivning;
Arbetsplanering - genom att ange datum för skapande och utförandedatum kan du planera utförandet av inkommande dokument enligt kön;
Dokumentsökning - du kan söka i den allmänna dokumentdatabasen med nyckelord och uttryck;
Sparar papper - det finns ingen anledning att skriva ut alla dokument i önskad mängd.

Huvudsakliga nackdelar

Trots de uppenbara fördelarna har EDI-system också nackdelar som kan stoppa ett företag från att implementera dem.

Dessa inkluderar:

Du måste spendera pengar på att köpa systemet, vilket, beroende på antalet användare, kan uppgå till upp till 100 tusen rubel;
Efter köpet tar det lång tid att installera, implementera och felsöka;
Det är nödvändigt att utbilda alla användare som kommer att vara involverade i det;
Säkerställa systemsäkerhet - begränsa åtkomst mellan användare, utfärda nödvändiga elektroniska signaturer, skydda mot extern penetration;
Företaget måste ha en administratör som ska övervaka systemets funktion, utföra serviceaktiviteter och lösa användarproblem;
För att skydda information är det nödvändigt att säkerhetskopiera databasen med dokument;
Om EDI inte är tillgängligt hos partnerföretag är det nödvändigt att säkerställa att det finns både ett elektroniskt och papperssystem.

Elektronisk dokumenthanteringsfunktion

Varje dokumenthanteringssystem måste säkerställa utförandet av många åtgärder:

Arbeta med alla typer av dokument - skapa dem, skapa dem, bearbeta dem, registrera dem, övervaka deras genomförande, samordna dem, etc.;
Organisera dokumentflöden - bestäm vägar inom företaget, begränsa åtkomsten mellan enskilda användare, ge möjligheten att arbeta med ett dokument för flera personer samtidigt;
Organisera ett arkiv med dokument med möjlighet att söka och lagra dem.

Uppmärksamhet! Elektronisk dokumenthantering ska ge samma förmåga att arbeta med dokument som traditionellt papper.

Stora utvecklade system ger möjligheter:

Registrering av alla passerande dokument - inkommande, utgående, interna, med deras vidare omdirigering till chefen;
Säkerställa ett enhetligt förfarande för att arbeta med dokument i varje division av företaget;
Arbeta med dokumentet både individuellt och kollektivt;
Utbyte av dokument mellan avdelningar och specifika medarbetare;
Begränsa tillgången till dokument;
Använd standardformulär för alla dokument;
Kontrollera att godkännande, utförande och annat arbete med dokumentet kommer att slutföras i tid;
Generera rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
Organisera arkivlagring med inspelning av datum och tid för användaråtkomst.

Är det möjligt att kombinera pappersdokumentflöde med elektroniskt?

Efter att ha bytt till elektronisk dokumenthantering i en organisation kommer det till en början fortfarande inte att vara möjligt att helt överge pappersdokument.

Detta kan hända av flera anledningar:

Inte alla motparter använder EDI;
Företaget har redan en hel del pappersdokument lagrade i arkivet.

Det finns dock grundläggande skillnader i arbetet med elektroniska och pappersdokument. Till exempel behöver ett pappersdokument skrivas ut och lämnas till chefen för underskrift, medan ett elektroniskt dokument signeras i själva systemet. Bokföringshandlingar på papper som skickas till en motpart kan försvinna med posten under transporten, medan elektroniska når adressaten.

Den största skillnaden mellan att arbeta med de två typerna av dokument är deras lagring. Elektroniska dokument kommer omedelbart in i systemet, där alla användare kan arbeta med dem. För pappershandlingar bör ett arkiv fortfarande vara organiserat där de kommer att förvaras på ett ordnat sätt. Samtidigt, efter att ha nått företaget, ska pappersdokumentet skannas, och denna skannade kopia ska laddas in i systemet för vidare arbete.

Uppmärksamhet! Arbete inom företaget bör alltså fortfarande utföras endast elektroniskt. Om det kommer en pappershandling är det bara de som tar emot eller undertecknar det som ser det. Samtidigt kan du genom att arbeta med en elektronisk kopia skydda originalet från nästan alla förluster, och flera användare kan arbeta med det samtidigt.

Vilka EDI-program finns?

Det finns många dokumenthanteringssystem på marknaden, alla med sina egna för- och nackdelar. De vanligaste systemen:

Systemet	Egenheter	Pris
Fall	Ett av de största EDI-programmen. Bra funktionalitet, enkelhet och användarvänlighet.	Från 11 till 13,5 tusen rubel. för en arbetsplats
Logik	Kan användas i företag av alla storlekar, lätt att lära sig, flexibel anpassning till användaren	Från 4900 till 5900 per plats.
Eufrat	Anses vara det mest avancerade av systemen, leveransen innehåller ett eget databassystem, lätt och trevlig design	Från 5 000 rubel per arbetsstation när den distribueras på en organisations server, från 10 000 rubel. när den placeras på utvecklarens utrustning.
1C: Arkiv	Full integration med alla 1C-produkter, möjligheten att lagra alla filer - text, grafik, video och ljud.	Från 12 till 57 tusen rubel. för hela programmet.
DIREKTUM	Det optimala systemet för små och medelstora företag, du kan kombinera elektroniska dokument med pappersdokument.	Från 7 tusen rubel. upp till 2 miljoner rubel för en licens
OPTIMA-WorkFlow	Ett nytt system som just börjar aktivt utvecklas. Det finns flera funktioner som är unika för detta system.	Från 55 till 75 tusen rubel. för en licens.

Interaktion av ett elektroniskt dokument med andra program

EDI-systemet tar sin plats i organisationens elektroniska miljö och måste under drift fritt stödja andra affärsapplikationer som redan finns i det. Till exempel är det nödvändigt att fritt behandla bokföringshandlingar - fakturor, handlingar, fakturor, fullmakter m.m.

Dessutom måste det elektroniska dokumenthanteringssystemet fungera konsekvent med alla och arbeta med samma data. Därför är det nödvändigt att systemet kan stödja kataloger som används i den elektroniska miljön och kunna uppdatera data i dem.

Dessutom är det nödvändigt att ta hänsyn till att arbeta med extern data - e-post, handelsplattformar etc.

När du väljer ett elektroniskt dokumenthanteringssystem måste du vara uppmärksam på möjligheterna för dess interaktion med andra verktyg och datakällor som finns tillgängliga i företaget. Vanligtvis inkluderar populära och därför aktivt utvecklande system många moduler för de mest populära programmen - 1C, Parus, Oracle och många andra.

Till exempel kan det elektroniska dokumenthanteringsprogrammet 1C låta dig generera, ta emot och skicka elektroniska bokföringsdokument direkt från det, samtidigt som du bekräftar dem med en kvalificerad signatur.

Beroende på graden av integration kan elektroniska dokumenthanteringssystem delas in i följande typer:

Universella elektroniska dokumenthanteringssystem(EDMS-system). Dessa är oberoende dokumenthanteringssystem helt utformade för att automatisera dokumenthanteringsprocessen. Som regel använder sådana system klient-server-teknik.
Ledningssystem för grupparbete. Dessa system tillhandahåller distribuerat arbete med dokument och data för en grupp användare. Deras huvudsakliga syfte är att säkerställa samarbete. Därför har ledningssystem för grupparbete betydligt mindre funktionalitet än EDMS-system.
Inbyggda moduler som en del av informationshanteringssystem. Alla affärssystem har sådana moduler. Dessa moduler har också begränsad funktionalitet (jämfört med EDMS-system) och som regel fungerar ERP-system inte utan implementering av grundläggande funktionalitet.

Ett annat område där elektroniska dokumenthanteringssystem kan struktureras är tillämpningsområdet. Det finns elektroniska dokumenthanteringssystem som är inriktade på speciella typer av dokumentation eller verksamhetsområden. Till exempel PDM-system, mjukvaruutvecklingsstödsystem, HelpDesk-typsystem, medicinsk dokumentationsstödsystem, etc.

Implementering av elektroniskt dokumenthanteringssystem

Implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem innefattar flera steg som organisationen ska genomföra självständigt, oavsett systemleverantörens medverkan. Dessa stadier inkluderar en uppsättning logiskt relaterade åtgärder och aktiviteter som gör det möjligt för organisationen att utvärdera projektet som helhet och öka sannolikheten för ett framgångsrikt slutförande av projektet.

Det allmänna diagrammet över stegen för implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem presenteras i figuren.

De viktigaste stegen för att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem inkluderar:

Steg 1. Definition av grundläggande processer och procedurer.

Syftet med detta steg är att tydligt definiera sammansättningen av befintliga dokumentflödesprocesser och dokumentationsprocesser. För att göra detta är det nödvändigt att genomföra en detaljerad analys av befintliga processer och procedurer.

Under detta skede är det nödvändigt:

definiera processer på toppnivå;
bestämma den detaljerade sammansättningen av processer;
fastställa affärsmål för dokumentflödesprocesser;
Definiera tekniska mål för dokumentflödesprocesser.

Steg 2. Fastställande av krav på dokumentflödesprocesser.

I detta skede bestäms vilka förändringar som behöver göras i dokumentflödesprocesserna så att de fungerar effektivt och kan automatiseras.

I detta skede är det nödvändigt:

genomföra en teknisk bedömning av dokumentflödesprocesser;
fastställa affärskrav för processer;
förbereda processkartor "som det ska vara";
fastställa mätbara processegenskaper;
formulera tekniska krav för dokumentflödesprocesser och utarbeta tekniska specifikationer.

Exempel på dokument:

Processkarta "Inkommande korrespondenshantering"	Processkarta "Utgående korrespondenshantering"	Mandat för automatisering av dokumentflöde

Steg 3. Utformning av kriterier för val av elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Baserat på data från de första och andra stegen är det nödvändigt att formulera en uppsättning kriterier för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Kriterierna för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem kommer till stor del att avgöra omfattningen av det fortsatta arbetet och tillvägagångssättet för att organisera interaktionen med systemleverantören.

I detta skede är det nödvändigt:

klassificera befintliga dokument efter typ;
genomföra en bedömning av befintliga dokumentformulär;
bestämma sammansättningen av de uppgifter som kommer att överföras till elektronisk form;
fastställa användargränssnittskrav;
skapa en uppsättning kriterier för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Steg 4. Välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Detta steg gör det möjligt för organisationen att bestämma de viktigaste teknikerna på vilka det elektroniska dokumenthanteringssystemet kommer att fungera, välja ett lämpligt system och bestämma en tjänsteleverantör för implementeringen av det elektroniska dokumenthanteringssystemet.

I detta skede är det nödvändigt:

bestämma sammansättningen av funktionerna i dokumenthanteringssystemet;
bestämma vilken typ av dokumenthanteringssystem som bäst passar organisationens behov;
skapa en lista över möjliga leverantörer av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem;
välja en leverantör av elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Steg 5. Projektledning för implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Efter att ha valt en leverantör av elektroniskt dokumenthanteringssystem är det nödvändigt att ta fram en implementeringsplan. Detta steg kan ta ganska lång tid, men planeringstiden kommer att avsevärt minska tiden det tar att implementera systemet. Planen kan utvecklas tillsammans med tjänsteleverantören.

Projektledningsplanen bör innehålla följande aktiviteter:

design av systemfunktionalitet;
System implementering;
testning och utvärdering av systemdrift;
provdrift av systemet;
modifiering och konfiguration av systemet.

Steg 6. Dokumentera systemet.

Detta steg kan utföras parallellt med föregående steg. Syftet med detta steg är att skapa vissa organisatoriska regler som säkerställer stabil drift av det elektroniska dokumenthanteringssystemet.

I detta skede är det nödvändigt:

genomföra personalutbildning;
utveckla rutiner och regler för användarinteraktion;
utveckla manualer för att arbeta med systemet.

Kriterier för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

Kriterierna för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem beror till stor del på organisationens behov och kapacitet. Den detaljerade sammansättningen av kriterierna bör bestämmas direkt utifrån affärsmål och tekniska mål för dokumentflödesprocesserna.

Utöver detaljerade kriterier måste organisationen även använda generaliserade kriterier som är relaterade till typerna av elektroniska dokumenthanteringssystem och de tekniker som används.

Dessa allmänna kriterier inkluderar:

"mognad" för det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Det är nödvändigt att bedöma nivån på "mognad" för det valda systemet. En sådan bedömning kommer att göra det möjligt att förstå hur länge systemet har funnits på marknaden, hur många organisationer som använder detta system och om det finns några uppdateringar av systemet. Om systemet är nytt och precis kommit ut på marknaden, är det stor sannolikhet för fel i driften av systemet. Detta kan leda till problem under driften av det elektroniska dokumenthanteringssystemet.
Överensstämmelse med industristandarder. Olika typer av aktiviteter har sina egna standarder som direkt eller indirekt påverkar organisationens dokumentflöde. När du väljer ett system måste du vara uppmärksam på hur kraven i dessa standarder beaktas i det elektroniska dokumenthanteringssystemet.
Anpassning till mål och kritiska framgångsfaktorer. När du väljer ett system är det nödvändigt att ta hänsyn till graden av överensstämmelse med organisationens mål. Det är viktigt att systemet bäst passar organisationens mål och nyckelkrav. Om systemet inte uppfyller kraven måste systemvalet ändras, men nyckelkraven och målen får inte ändras. En organisation kan ändra några av kraven för ett specifikt dokumenthanteringssystem, men bara om dessa krav inte är kritiska för organisationens processer.
Nivå av teknisk support. Detta kriterium avser valet av en leverantör av elektroniska dokumenthanteringssystem. Det är nödvändigt att utvärdera nivån på systemets tekniska stöd, både under implementering och under drift av systemet.
Systemets skalbarhet. Detta urvalskriterium är viktigt med tanke på att utöka organisationens verksamhet. I takt med att arbetsvolymerna ökar och systemets användarbas expanderar bör det göra det möjligt för organisationen att skala lösningar.
Tillgänglighet av systemdokumentation. Utöver användardokumentation kan det vara viktigt för en organisation att ha tillgång till dokumentation för att administrera eller ändra systeminställningar.
Systemskydd. När du väljer ett elektroniskt dokumenthanteringssystem måste du vara uppmärksam på de säkerhetsåtgärder som tillämpas i systemet. En organisation kan ha sina egna krav på datasäkerhet och sekretesspolicyer. Det valda systemet bör tillåta dig att konfigurera åtkomst till information och dokument i enlighet med organisationens säkerhetspolicy.
Systemfelstolerans. För vissa organisationer kan driftstopp för elektroniska dokumenthanteringssystem vara en kritisk faktor. När du väljer ett system måste du vara uppmärksam på hur lång tid det kan ta att återställa systemet till dess lägsta fungerande konfiguration.
Ägandekostnad. När du väljer ett system är det nödvändigt att ta hänsyn till den totala kostnaden för systemägande: kostnaden för att köpa licenser, kostnaden för administration, kostnaden för systemexpansion, kostnaden för teknisk support och uppdateringar, kostnaden för hårdvara, etc. .

Dessa kriterier inkluderar de mest allmänna aspekterna av att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. För att utveckla en fullständig uppsättning kriterier är det nödvändigt att involvera många avdelningar i organisationen: ledning, juridisk service, IT-avdelning, tekniska specialister, dokumenthanteringsspecialister, etc.

Föreläsning 16 Fördelen med dokumentautomatisering

1. Fördelen med dokumentautomatisering

2. Varför behöver vi elektroniska dokumenthanteringssystem?

3. Grundläggande begrepp och terminologi

4. Huvuduppgifter lösta av dokumenthanteringssystem

Införandet av elektronisk dokumenthantering gör det möjligt att minska antalet tjänster som arbetar med dokument (kurirer, kontorsarbetare etc.).

Figur 43 visar hur mycket tiden för enskilda dokumentbearbetningssteg reduceras när en pappersprocess ersätts med en digital.

I villkoren för elektronisk dokumenthantering krävs mycket mindre kostnader för omstrukturering av dokumentflödet när yttre förutsättningar förändras, till exempel krav på ändring av rapporteringsformulär.

Trots det faktum att effektiviteten av elektronisk dokumenthantering är allmänt erkänd kräver en fullständig övergång till papperslös teknik lösning av ett antal juridiska frågor, såväl som investeringar av medel. Så idag i Ryssland kan du hitta alla typer av dokumentflöden listade.

Det finns fortfarande företag och institutioner som fortfarande verkar i en pappersbaserad miljö, majoriteten använder datorer och lokala nätverk för att organisera dokumentflödet, och endast en liten andel använder helautomatiska elektroniska dokumenthanteringssystem. Vad är orsaken till denna situation?

Figur 43 - Fördelar med elektronisk dokumenthantering

Helst bör utvecklingen av elektronisk dokumenthantering resultera i helt papperslösa teknologier. Men idag är pappersdokument fortfarande nödvändiga för att följa många förordningar - skattelagar, bokföringslagar, etc. Ett av huvudsyften med ett dokument är förmågan att intyga vissa fakta. Fram till nyligen var ett pappersdokument med nödvändiga detaljer och skyddsgrader det främsta sättet att bevisa ett visst faktum, d.v.s. representerad rättskraft. Papper som materialmedium har en nackdel i den meningen att det inte tillåter ny information att helt raderas och registreras, men denna nackdel övergår i en fördel ur synvinkeln att eliminera dokumentförfalskning. Inte konstigt att det ryska ordspråket säger: det som är skrivet med en penna kan inte huggas ner med en yxa.

Med andra ord, när vi får ett dokument som har en signatur på varje sida och det inte finns några tecken på skada på papprets yta (dvs. det är tydligt att texten inte har raderats eller skrivits om), kan vi vara säkra på att denna handling har skickats på uppdrag av den som levererar signaturen och att den inte har ändrats under leveransen.

I princip kan moderna krypteringsverktyg ge samma sätt att autentisera ett dokument som en signatur på papper.

Den federala lagen "On Electronic Digital Signature" antogs i januari 2002 och ger organisationer möjlighet att skapa system för utbyte av uteslutande elektroniska dokument, där ett elektroniskt dokument kan fungera som ett original som inte behöver dupliceras med en papperskopia. Men idag är lagligheten av digital signatur absolut endast för internt dokumentflöde, där det används aktivt, eftersom det interna dokumentflödet regleras av generaldirektören.

Den främsta orsaken till förekomsten av blandat dokumentflöde är alltså det faktum att frågan om att använda digitala signaturer ännu inte har lösts på statlig nivå.

Utbyte av dokument i elektronisk form kan dock inte användas i alla, utan endast inom vissa delar av organisationens verksamhet.

Det är också allmänt accepterat att taktiska och strategiska fördelar uppnås när EDMS implementeras. Taktiska fördelar bestäms av minskningen av kostnaderna vid implementering av ett EDMS i samband med: frigöra fysiskt utrymme för lagring av dokument; minska kostnaderna för kopiering och leverans av pappersdokument; minskning av kostnader för personal och utrustning m.m. strategisk inkluderar fördelar som är förknippade med att öka effektiviteten i ett företag eller en organisation. Dessa fördelar inkluderar:

Framväxten av möjligheten till kollektivt arbete med dokument (vilket är omöjligt med pappersbaserad registerhantering);

Betydande acceleration av sökning och hämtning av dokument (med olika attribut);

Ökad informationssäkerhet på grund av att det är omöjligt att arbeta i EDMS från en oregistrerad arbetsstation, och varje EDMS-användare tilldelas sina egna åtkomsträttigheter till information;

Öka säkerheten för dokument och bekvämligheten med deras lagring, eftersom de lagras elektroniskt på servern;

Förbättrad kontroll över utförande av dokument.

Elektronisk dokumenthantering (EDF) är ett snabbt sätt att utbyta information baserat på användningen av elektroniska dokument med virtuella signaturer. Det har länge vunnit erkännande i utvecklade länder i världen som ett effektivt verktyg för operativ verksamhet.

Kärnan

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer är en uppsättning processer för att skapa, bearbeta, skicka, överföra, ta emot, lagra, använda och förstöra dokument. Alla dessa processer genomförs efter att man kontrollerat integriteten och bekräftat att dokumenten har tagits emot.

Reglerna för dokumentflöde mellan juridiska personer genomförs efter överenskommelse mellan parterna. Informationsutbyte sker via telekommunikation och dokument lagras på elektroniska medier. Lagringstiden för redovisningsinformation bör inte överstiga den som fastställs i lag.

Organisationer kan utbyta formella och informella dokument med varandra med underskrifter från deltagarna. Inom entreprenörsverksamheten kan dessa vara: fakturor, avtal, fakturor, beställningar, meddelanden, fullmakter m.m. Information kan överföras i form av text-, tabell- och grafikfiler.

Syftet med att implementera EDI

Förutsättningar för implementering av EDI kan vara:

minskning av rutinarbete;
minskning av dokumentförlust;
”transparent” arbete med dokument;
öka prestationsdisciplinen - tillhandahålla dokument inom den angivna tidsramen, etc.

Några av de kvantitativa målen inkluderar:

Minskar tiden för dokumentbehandling med 10 gånger.
Halvera kontorskostnaderna.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer: hur det fungerar

I enlighet med nationell lagstiftning utförs elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer efter överenskommelse mellan de två parterna. För att utbyta data är det nödvändigt att alla deltagare är anslutna till en operatörs utrustning. Därefter måste användaren skicka en begäran om att läggas till listan över motparter. Efter att ha bekräftat begäran kan systemdeltagare utbyta data.

EDI-modulen måste utföra följande funktioner:

Bjud in motparter att utbyta data.
Skapa en adressbok.
Integrera med bokföringsprogram, till exempel 1C.
Signera och kryptera dokumentation.
Struktur korrespondens.
Spåra e-poststatus.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer utförs med hjälp av certifikat. Anslutning till servern och autentisering sker genom ett personligt digitalt certifikat. En elektronisk digital signatur utfärdas till varje användare av systemet, lagrad på Tokens elektroniska medium och skyddad av en PIN-kod. Användaren måste ange sitt användarnamn och lösenord för sitt personliga konto. Först efter detta får han tillgång till sina handlingar.

Alla anställda i organisationen som är anslutna till systemet kan initiera utbytesprocessen. Innan ett dokument skickas till en motpart måste det undertecknas med en elektronisk digital signatur. Denna operation utförs med hjälp av Cryptopro-programmet. Dokumentet skickas via EDF. Motpartens medarbetare får ett meddelande om mottagandet av en ny handling. Om han accepterar det, så sätter han också en elektronisk signatur. Om det är nödvändigt att göra ändringar i dokumentet skapas en ny elektronisk version. När redigeringen är klar måste du spara alla ändringar med en digital signatur. Därefter skickas dokumentet med ändringen till motparten. Vid behov genomförs elektronisk samordning av information.

Om det är nödvändigt att göra ändringar igen, upprepas hela proceduren igen. Om det inte finns några klagomål på den nya versionen, respekteras dokumentet. Det slutliga provet anses vara signerat med två digitala signaturer. Alla versioner av dokumentet lagras på servern och är tillgängliga för visning. När provet har tilldelats giltig status kommer det inte att vara möjligt att göra ändringar i dokumentet. Frustrerade kontrakt tilldelas statusen "Avbruten". Det är så elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer genomförs.

Utrustning

Vad behövs för elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer? Först måste du välja en teleoperatör och installera speciell programvara för informationsutbyte. För det andra, med varje motpart som organisationen avser att genomföra elektronisk korrespondens med, är det nödvändigt att ingå ett "avtal om utbyte av elektroniska dokument."

Det är också nödvändigt att installera en EDF-server där alla dokument kommer att lagras. Detta kan vara antingen klientutrustning eller molnlagring. Tillgång till systemdata utifrån sker genom en applikation som är installerad på utrustningen hos organisationens anställda. Datorers interaktion med servern sker via HTTP-protokollet med ytterligare SSL 128-kryptering. Tillgång till dokument sker endast via applikationsgränssnittet och efter autentisering.

EDI-projekt

Ett processautomationsprojekt kan pågå från flera månader till flera år. Perioden beror direkt på antalet processer som behöver automatiseras, organisationens resurser och ekonomiska möjligheter. Ett kort schema för implementering av EDI är följande:

Skapande av en arbetsgrupp.
Utformning av mål, deadlines och budget för projektet.
Forskning av befintliga processer.
Utveckla uppgifter.
Design av EDI-systemet.
Undertecknande av avtal för implementering av EDMS.
Godkännande av arbetsföreskrifter.
Fyller i systemkataloger.
Träning.
Genomföra preliminära tester.
Utfärdande av en order om implementering av EDS.
Förbättring av mjukvara och driftprocedurer.
Lansering av ett pilotprojekt.
Fullskalig övergång till elektroniskt dokumentflöde.

Fel i EDI-implementering

Under processen ska särskild uppmärksamhet ägnas processer där papper krävs enligt lag. Du kan inte duplicera ett pappersdokument med ett elektroniskt. Detta saktar avsevärt ner arbetsprocessen och orsakar en negativ inställning till automationsprocessen som helhet. Ingen betalar extra för att göra dubbelarbete.

Under implementeringsprocessen är det nödvändigt att utveckla nya regler för att arbeta med dokument, utbilda personal och först därefter engagera sig i full implementering. Detta kan bara uppnås om de anställda görs medvetna om fördelarna med att använda ny teknik.

Ett annat populärt misstag är dålig utveckling av kraven för EDMS. Om användare måste arbeta i ett okonfigurerat system så skiljer sig EDI-processen från vad som är accepterat i organisationen.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer: för- och nackdelar

Fördelar:

Minska kostnaden för att skicka originaldokument med post.
Sparar utrymme för att lagra dokumentation. Allt sparas elektroniskt.
Enkel användning. Dokumentet skickas från en arbetsstation. En snabb sökning efter ett dokument utförs efter status (skickat, mottaget, accepterat, etc.).
Omedelbar leverans. All skickad information når mottagaren inom några sekunder.
Ett dokument kan inte gå förlorat innan dess lagringstid i systemet löper ut.

Brister:

För att använda utrustningen måste du köpa en licens, vilket kostar mycket pengar.
Data kan oftast endast utbytas mellan deltagare i samma system.
Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer i 1C eller med någon annan programvara skiljer sig från det tidigare använda schemat. I och med införandet av den nya algoritmen kommer alla anställda att ha frågor om hur de ska bedriva sitt arbete.
Teknisk utrustning. Innan EDI implementeras måste en organisation köpa utrustning och förbereda de anställda för att hantera det nya systemet.
EDF utförs med hjälp av en elektronisk signatur, som är giltig i 1 år. Certifikaten måste övervakas och uppdateras omgående. Det är också nödvändigt att kontrollera motpartscertifikatens giltighetstid för att undvika problem med skattemyndigheterna.

Rättslig reglering

Vilka regler reglerar elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer? Den ryska federationens lagstiftning inkluderar federal lag nr 63 "om elektroniska signaturer", reglerna för att skicka in dokument till den federala skattetjänsten är föreskrivna i order från finansministeriet nr MMV-7-2/168. EDI mellan organisationer utförs på grundval av förordning nr 50n från finansdepartementet. Reglerna för utbyte av primära redovisningsdokument i elektronisk form är föreskrivna i Federal Tax Service ordernummer ММВ-7-6/36@. Alla EDF-operatörer i aktivitetsprocessen måste vägledas av ordern från Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Elektroniskt dokumentflöde mellan SBIS-organisationer ger kunderna följande fördelar:

Du kan skicka dokument till alla organisationer som är registrerade i Ryska federationen. Om motparten inte är en deltagare i SBIS-systemet, kommer en företagsanställd helt enkelt att kontakta en representant för organisationen och skicka inbjudningar att delta i systemet till sin e-post. Omedelbart efter bekräftelse av begäran kommer informationsutbytet mellan deltagare att genomföras utan mellanhänder.
Du behöver inte installera programvara på din dator. Allt du behöver är en uppdaterad webbläsare och internetåtkomst.
Du behöver inget speciellt program för att arbeta med data. Om rapporten initialt upprättas i tredjepartsprogramvara, till exempel 1C, kan du konfigurera dataintegration med SLSIS-systemet.
Standardformen för dokumentet har inte fastställts. Du kan skicka text, kalkylbladsfiler, bilder osv.

SKB "Kontur"

En av de första mjukvaruutvecklarna i Ryssland är också engagerad i leverans av utrustning med hjälp av vilken elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer utförs. Kontur har utvecklat Diadoc-systemet som används för att utbyta elektroniska dokument. En speciell egenskap hos systemet är att tillgång till data kan erhållas utomlands. Bolaget har utvecklat roamingtariffer speciellt för detta ändamål. Om så önskas kan du komma åt data via API:et.

Vad behöver du?

För att ansluta EDI måste en organisation köpa:

licensierad programvara;
server;
uppdatera utrustning;
tågpersonal;
konfigurera och integrera EDMS för att fungera med interna applikationer.

Behöver sådana investeringar göras för att koppla ihop elektroniskt dokumentflöde mellan organisationen? Att inkludera tekniska supportkonsultationer, EDMS och mjukvaruuppdateringar i utgifterna är den andra etappen av investeringen. Dessa kostnader kommer att behöva betalas månadsvis.

Slutsats

Pappersdokumentflöde ersätts av elektroniskt. Det minskar inte bara organisationens kostnader för att underhålla processer, utan ökar också effektiviteten i verksamheten som helhet. För att EDI ska fungera framgångsrikt måste du tydligt formulera målen för att implementera systemet och korrekt konfigurera utrustningen.