Fördelar med elektronisk dokumenthantering: kostnadsminskning. Elektroniskt dokumenthanteringssystem – vad är det och varför behövs det? Sekreterare, assistenter och assistenter

Elektronisk dokumenthantering har ett antal fördelar jämfört med traditionella pappershantering: enkel att göra ändringar i dokumentet; förmågan att placera inte bara text utan även multimediadata i ett dokument; förmågan att använda förberedda formulär; högre hastighet för informationsöverföring till ett stort antal adresser; spara papper; kompakthet av arkiv; enkel kontroll av informationsflöden; hög hastighet att söka och hämta information; möjligheten att skydda dokument från obehörig åtkomst och särskilja anställdas åtkomsträttigheter till information.

Det bör noteras att införandet av elektroniska dokumenthanteringssystem ger vissa fördelar för ledningen av företag och organisationer för effektiv ledning och snabbt beslutsfattande, nämligen: transparens i de anställdas och avdelningarnas verksamhet; hög hastighet att få analytisk information och rapporter; stärka prestationsdisciplinen; minska den negativa inverkan av den mänskliga faktorn på företagets aktiviteter; minska antalet anställda som arbetar med dokument (kurirer, kontorsarbetare etc.).

Ris. 3.

Figur 3 visar hur tiden för enskilda steg i arbetet med dokument reduceras när pappersprocessen ersätts med en digital. I villkoren för elektronisk dokumenthantering krävs mycket mindre kostnader för att sätta upp dokumentflödet när yttre förutsättningar förändras, till exempel krav på ändring av rapporteringsformulär. Implementeringen av ett kontorsautomation och elektroniskt dokumenthanteringssystem åtföljs av optimering av hela hanteringsprocessen, vilket blir enklare och mer logiskt. Kvaliteten på fattade beslut förbättras, kontroll över genomförandet av ledningsbeslut genomförs mer effektivt och direkta och indirekta sociala kostnader förknippade med underhållet av ledningsapparaten minskar. Dokument skickas med hjälp av ett automatiserat dokumenthanteringssystem, som innehåller en enhetlig databas med klassificerare, ordböcker och standarder för hela organisationen. Dokumentdirigering bestäms vanligtvis beroende på typen av dokument och etablerade driftregler (denna funktion stöds dock inte av alla system). Utbytet av dokument med externa organisationer, om det finns avtal med dem, säkerställs med hjälp av företagsinformationsportalen Prokhorov A. Dokumentflöde och dess programvara / A. Prokhorov // ComputerPress 2010. - Nr 1. - P. 32..

Många av de befintliga elektroniska dokumenthanteringssystemen tillåter företag som har implementerat dem att byta till papperslös dokumenthantering. Men även med elektroniska dokumenthanteringssystem uppstår ofta det så kallade blandade dokumentflödet, då det mesta av arbetet med dokument utförs elektroniskt (utkast till dokument, deras godkännande etc.), och endast en del av dem skrivs ut, undertecknas och lagras i pappersform. Detta beror på flera skäl. För det första tillåter inte den rättsliga ramen en fullständig övergång till elektroniska dokument. För det andra är användarna av dessa system själva ännu inte redo att helt överge vanan att arbeta med pappersdokument. I praktiken omfattar elektronisk dokumenthantering numera huvudsakligen internt dokumentflöde och mycket mindre ofta (med förbehåll för överenskommelser mellan organisationer) dokumentflödet mellan företag.

Grundläggande datorprogram för kontorsarbete och affärsrutiner kan delas in i fyra huvudkategorier (exklusive verktyg för att skapa dokument och datalager): arbetsflödessystem (automatisering av affärsrutiner); gruppprogramsystem (lagarbete); dokumenthanteringssystem (tillhandahåller huvudsakligen registrering, lagring och hämtning av dokument); e-postsystem (används för att utbyta dokument).

Denna division växte fram på marknaden för cirka tre år sedan. Nu är det ganska villkorat på grund av det faktum att de senaste versionerna av de mest populära applikationerna försöker kombinera alla dessa och många andra tekniker, till exempel Lotus Domino. Dessutom, var och en av dessa tekniker (med undantag, naturligtvis, e-post, vars popularitet i affärer från början var ungefär densamma som för verktyg för dokumentskapande), på modet i väst 2-3 år sedan, har gett vika för det nya konceptet samarbete och meddelanden ("samarbete och meddelanden").

Skälen till detta är enligt vår mening ungefär desamma för dem och för oss (om vi inte tar hänsyn till rent språkliga, språkliga och tekniska problem med lokalisering, stöd för kodtabeller, sökning, igenkänning, etc.)

Saken är den att automatisering av affärsrutiner och lagarbete i princip är väldigt svårt. För det första har ingen ännu kommit med universella regler för att driva ett framgångsrikt företag. Varje organisation är helt unik i detta avseende. Dessutom, inom ramen för en automatiserad procedur, är det inte alltid möjligt att adekvat reagera på nödsituationer, från vilka ingen naturligtvis är immun. Ibland skadar automatisering bara verksamheten, ofta löser ett antal anställda sina problem i informella relationer, och ramverket för det automatiserade systemet begränsar dem bara. Motexempel är dock inte alls ovanliga.

Som ett resultat är det för tillfället rimligt att erkänna följande som det mest rationella sättet att automatisera affärsprocedurer: "Försök inte att programmera anställdas beteende för varje möjlig situation, utan skapa istället en gemensam informationsmiljö för dem inom som de kan samarbeta (dvs gemensamt lösa affärsuppgifter) och utbyta meddelanden.” Kanske ifrågasätter detta den molnfria framtiden för befintliga arbetsflödessystem, som lägger tonvikten på att skapa kompletta kedjor av automatisering av affärsprocedurer.

Idag har situationen förbättrats avsevärt. Kompletta ryska produkter har dykt upp, förvirring i terminologi och positionering övervinns gradvis. Automatisering av kontorsarbete och dokumentflöde i företaget. Funktioner för nationell registerhantering [Elektronisk resurs] Åtkomstläge: http://www.directum.ru/339091.aspx(tillträdesdatum: 2015-10-15).

Låt oss överväga detaljerna och funktionaliteten hos modern programvara för elektronisk dokumenthantering.

Det är nödvändigt att separera två begrepp som ofta är förvirrade - kontorsarbete och dokumentflöde. Kontorsarbete är aktiviteten att skapa dokument och organisera arbetet med dem. Organiseringen av arbetet med dokument innebär skapandet av villkor som säkerställer förflyttning, sökning och lagring av dokument. Dokumentflöde är förflyttningen av dokument mellan punkter i deras bearbetning från det ögonblick de tas emot eller skapas tills de slutförs eller skickas (13;818). Utifrån denna indelning finns en klassificering av elektroniska system. Dessa är kontorsautomationssystem - CAD, och elektroniska dokumenthanteringssystem - EDMS. CAD-system tillhandahåller i första hand redovisning av elektroniska dokument. Deras funktioner inkluderar registrering av inkommande, utgående, interna och organisatoriska och administrativa dokument, redovisning av utfärdade resolutioner och mottagna svar vid verkställighet. Databaser lagrar inte bara dokumentdetaljer utan även deras textbild. CAD låter dig övervaka exekvering, lagra data om ärenden och ge en snabb sökning efter ett dokument med hjälp av en detalj eller en uppsättning av dem. EDMS är inriktade på att arbeta med elektroniska dokument, deras förflyttning inom en organisation eller mellan organisationer. Viktigt här är processen för kollektiv förberedelse av dokumentet, dess upprepade godkännande och underhåll av versioner av dokument. EDMS kombinerar funktionerna kontorsautomation och elektronisk dokumenthantering - sålunda täcker dessa system alla kontorsprocesser och används oftare i stora organisationer.

Under många år i Ryssland var allt dokumentflöde papper. Först idag går det gradvis in i en blandad fas. Detta är resultatet av ansträngningar från både statliga tjänstemän och kommersiella organisationer. Men informationsprocesserna går långsamt.

Med elektronisk dokumenthantering avses ett sätt att organisera arbetet med dokument, där huvuddelen av en organisations (företagets) dokument används elektroniskt och lagras centralt, i så kallade elektroniska arkiv, unika informationslager eller datalager (15;592). .

En mer optimal definition av elektronisk dokumenthantering kan identifieras: "elektronisk dokumenthantering är en enhetlig mekanism för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".

Elektroniskt dokumentflöde kan vara internt och externt, och detta ställer vissa detaljer för informationsutbytet. Internt elektroniskt dokumentflöde kännetecknas av utbyte av information eller förflyttning av elektroniska dokument inom organisationen. Externt elektroniskt dokumentflöde kännetecknas av utbyte av korrespondens mellan organisationer.

Följaktligen betyder ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS), i en snäv mening, programvara (datorprogram, system) som låter dig organisera arbetet med elektroniska dokument (skapande, modifiering, sökning, lagring), såväl som interaktion mellan anställda: överföring av handlingar, utfärdandeuppgifter (beställningar, instruktioner) och övervakning av dem, sändning av meddelanden etc. (18). I en vidare mening förstås EDMS som en modern organisatorisk och teknologisk struktur som genomsyrar hela produktionsorganismen, vilket inkluderar mjukvara, tekniska och metodiska komponenter, såväl som organisatoriska och regulatoriska aspekter.

För närvarande kan elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer till stor del ersätta papper, och automatisering av dokumentutbytesprocessen är inte en hyllning till mode, utan en diktering av de snabba tiderna, eftersom det kan ta flera dagar att leverera ett pappersdokument med post eller bud, men ett elektroniskt dokument levereras inom några sekunder oavsett adressatens plats. Att översätta dokumentflödet till elektroniskt format kan spara inte bara tid och ansträngning utan också utrymme. I vissa företag upptar pappersarkiv under många år ett område som är jämförbart med området för försäljningsgolv.

Många människor tror fortfarande att ett juridiskt betydelsefullt dokument är ett papper som upprättats enligt vissa regler, undertecknat med en handskriven signatur och bestyrkt av den organisation som utfärdade detta dokument (certifikat, certifikat, utdrag etc.). Men tekniska möjligheter utvecklas, och idag kan elektroniska dokument också vara juridiskt betydelsefulla, eftersom de använder en elektronisk signatur, som är den elektroniska analogen till en handskriven signatur. Elektronisk signatur är information i elektronisk form som är bifogad eller på annat sätt associerad med annan information i elektronisk form (signerad information) och som används för att identifiera den som undertecknar informationen (9;19).

Enligt rysk lagstiftning erkänns en elektronisk signatur som likvärdig med en handskriven signatur om följande villkor är uppfyllda:

1. Signaturnyckelcertifikat relaterat till denna elektroniska signatur, har inte förlorat sin kraft (giltig) vid tidpunkten för verifiering eller vid tidpunkten för undertecknandet av det elektroniska dokumentet om det finns bevis som bestämmer tidpunkten för undertecknandet;
2. Äktheten av den elektroniska signaturen i det elektroniska dokumentet bekräftas.
3. Den elektroniska signaturen används i enlighet med den information som anges i signaturnyckelcertifikatet.

Den elektroniska signaturen måste alltså vara giltig, och vad som är mycket viktigt, ett dokument med en elektronisk digital signatur kommer att ha juridisk betydelse endast vid implementering av de relationer som anges i signaturnyckelcertifikatet.

På tal om EP måste du förstå att EP är ett generaliserat koncept, det inkluderar:

-programvara;
- Signaturnyckelcertifikat, vilket är ett pappersdokument eller ett elektroniskt dokument med en elektronisk signatur från en behörig person från certifieringscentret, vilket inkluderar den offentliga nyckeln till den elektroniska digitala signaturen. Certifikatet utfärdas för att bekräfta äktheten av den elektroniska signaturen och identifiera ägaren av signaturnyckelcertifikatet. Det vill säga, det är precis vad ett elektroniskt dokument signeras med, och det är signaturnyckelcertifikatet som innehåller information för vilka ändamål signaturen kan användas;
-nyckelbärare (säker lagring av signeringsnyckelcertifikatet).

Låt oss ta en närmare titt på konceptet "signering av nyckelcertifikat".

Ett signaturnyckelcertifikat är samma dokument som innehåller och bekräftar information om ägaren till den elektroniska signaturen, signaturnyckelcertifikatets unika registreringsnummer, start- och slutdatum för signaturnyckelcertifikatet som finns i certifieringscentrets register, namnet och platsen för det certifieringscenter som utfärdade signeringsnyckelcertifikatet. Signeringsnyckelcertifikatet utfärdas för en period av ett år. Efter ett år löper det ut och organisationen kommer att behöva köpa ett nytt signeringsnyckelcertifikat. Detta gäller inte programvara, till exempel CryptoPro CSP-programmet, eftersom program som regel inte löper ut.

Elektronisk dokumenthantering har fördelar och nackdelar, fördelar och nackdelar med användning i en organisation.

De främsta fördelarna med elektronisk dokumenthantering är att när de används kommer alla avdelningar och strukturer i företaget att arbeta i ett informationsutrymme. I detta avseende ökar hastigheten på dokumenthanteringen inom företaget kraftigt. En viktig faktor som gör elektronisk dokumenthantering till en storleksordning högre än vanligt är säkerheten och säkerheten för dokument. Moderna system använder datakryptering, vilket kan stoppa försök att skapa informationsläckor. När man använder den här typen av dokumentflöde ökar medarbetarnas produktivitet och sannolikheten för fel i dokumenthanteringen, som beror på medarbetarens kvalifikationer, minskar. Införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem ger en betydande ekonomisk effekt, men dess kvantitativa bedömning är en komplex process, eftersom många faktorer måste beaktas (20;49).

Den direkta effekten av att implementera systemet gör att du kan spara pengar som spenderas på förbrukningsvaror, betala för post- och budleveranstjänster, fotokopieringsmaterial och minskar arbetskostnaderna. Den indirekta effekten är de fördelar med ledningen som är betydelsefulla för organisationens funktion: insyn i ledningen, kontroll av prestationsdisciplin, etc.

Så, implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem tillåter:

1. helt automatisera processen att arbeta med dokument;
2. säkerställa organisation av arbetet med fjärranvändare och användargrupper;
3. tillhandahålla integration med externa e-postsystem;
4. öka de grundläggande funktionerna i det elektroniska dokumenthanteringssystemet med hjälp av modularitet och närvaron av inbyggda verktyg;
5. säkerställa processen med samtidigt arbete i systemet av ett obegränsat antal användare;
6. öka effektiviteten i arbetet med dokument;
7. förbättra företagskulturen för att arbeta med dokument;
8. minska volymen av pappersdokumentflödet avsevärt;
9. avsevärt minska tiden för att behandla och skicka dokument, tiden för att söka efter dokument, tiden för samordning och godkännande av utkast till dokument;
10. säkerställa alla dokumentationsprocesser med samtidig användning av elektroniska och pappersversioner av dokument;
11. effektivisera processen för registrering av alla typer av dokument (registrering från e-post och webbformulär, stöd för strömningsskanning, registrering av filer i valfritt format);
12. säkerställa arbetsflödeshantering (överföring av dokument mellan utförare);
13. säkerställa processen att arbeta med sammanhängande dokument;
14. säkerställa dokumenthantering under hela livscykeln;
15. säkerställa insyn i alla processer från det ögonblick då dokumentet skapas till det ögonblick det skickas till arkivet;
16. Spara historiken för att arbeta med dokument (redovisning av tid och författare till alla åtgärder med ett dokument, spara arbetskommentarer, stödja versionshantering av bifogade filer);
17. spåra historiken för skapandet av dokumentet;
18. säkerställa en tydlig process för samordning och godkännande av dokument;
19. bygga ett välfungerande system av instruktioner;
20. säkerställa tydlig kontroll över prestationsdisciplin;
21. Sortera dokument enligt valfria kriterier;
22. tillhandahålla informationssökning med olika attribut och fulltextsökning;
23. Säkerställa automatisering av insamling och analys av statistiska uppgifter om förflyttning av dokument.
24. säkerställa arkivlagring av elektroniska bilder av dokument.
25. säkerställa reglering av tillträdesrättigheter.
26. ge omedelbar tillgång till handlingar;
27. Minska kvantitativa förluster av dokument.
28. Öka arbetsproduktiviteten.
29. minska kostnaderna för att förbereda handlingar för inlämnande till arkivet och arkivlagring av handlingar;
30. ge elektroniska dokument rättslig kraft.
31. Minska kostnaderna för bud- och posttjänster.
32. minska antalet interna och externa kurirer.
33. säkerställa upprätthållandet av en informations- och referensdatabas.
34. tillhandahålla avancerade sökfunktioner (tillskriven sökning, avancerad sökning, fulltextsökning med hänsyn till det ryska språkets morfologi, stöd för dynamiska sökmappar);
35. Stöd för registrering av pappers- och elektroniska handlingar i enlighet med kraven från Statens budgetutbildande läroanstalt.
36. Stöd för dokumentrörelserutter (sekventiella, parallella, fria rutter, rutter med villkor, förseningar)
37. Stöd för blandat dokumentflöde (förbereda pappersdokument och rapporter med hjälp av mallar, skriva ut ett dokumentregistreringskort, registrera lagringsplatsen för originaldokument);
38. Tillgång till verktyg för att analysera dokumentflödet, skapa rapporter, samt övervaka de anställdas prestationsdisciplin (förmågan att skapa rapporter och analytiska certifikat, automatisk journalföring);
39. Säkerställa informationssäkerhet (stöd för elektroniska digitala signaturer, datakryptering, loggning, differentiering av åtkomsträttigheter och rollsystem, förekomsten av inbyggd dataintegritetsövervakning och automatisk säkerhetskopiering).

Genom att kombinera dessa punkter kan vi lyfta fram de viktigaste fördelarna, nämligen: uppkomsten av möjligheten till kollektivt arbete med dokument, betydande acceleration av sökning och hämtning av dokument (av olika attribut), ökad informationssäkerhet på grund av det faktum att arbete i EDMS från en oregistrerad arbetsstation är omöjlig, och för alla tilldelas EDMS-användaren sin behörighet att komma åt information, öka säkerheten för dokument och bekvämligheten med deras lagring, eftersom de lagras elektroniskt på servern, och förbättra kontrollen över utförandet av dokument.

Elektronisk dokumenthantering

Kontorsarbete- en uppsättning åtgärder för att organisera dokumentflödet för ett företag eller en organisation. Kontorshantering är en term som används i kontorspraxis för att beteckna en formell uppsättning regler för att arbeta med dokument.

Elektroniskt dokument(ED) - ett dokument skapat med hjälp avktyg, som kan signeras med en elektronisk signatur (ES) och sparas på datormedia i form av en fil i lämpligt format.

Dokumentflöde- Ett system för att skapa, tolka, överföra, ta emot och arkivera dokument, samt övervaka deras genomförande och skydda dem från obehörig åtkomst.

Elektronisk dokumenthantering(EDI) - en uppsättning automatiserade processer för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".

produktionsdokumentflöde;
flöde av hanteringsdokument;
arkivering (en uppsättning procedurer för hantering av arkivdokument);
personaldokumentflöde (HR-procedurer);
bokföringsdokumentflöde;
lagerdokumentflöde;
hantering av hemliga och konfidentiella register;
tekniskt och tekniskt dokumentflöde.

Och andra. Det är uppenbart att det kan finnas lika många dokumentflödessystem som det finns typer av aktiviteter, som ett resultat av detta utvecklas informationssystem som automatiserar särskilda typer av dokumentflöden i riktning mot massproduktion.

		Tids sparande: anställda lägger mindre tid på att söka efter pappersdokument. Tack vare en central databas säkerhetskopieras filer regelbundet, vilket eliminerar möjligheten att ett dokument oåterkalleligt kommer att gå förlorat om det glöms bort på ett plan, av misstag eller avsiktligt förstörs, eller helt enkelt försvinner i kontorskaos. Tidsförlusten för att leta efter filer och dokument som av någon anledning inte fanns på deras plats är helt eliminerad.

		Mer adekvat användning av fysiskt utrymme och teknik: Värdefulla kvadratmeter som upptas av redundanta servrar och andra dokumentlagringsenheter kan frigöras. Beroende på informationens status och relevans kan dokument och filer säkert raderas efter att lagringstiden har löpt ut. Datahantering hjälper dig inte bara att följa företagets regler, utan hjälper dig också att använda lagringsutrymme mer effektivt.

		Ökad transparens i företagets interna arbete: EDMS(elektroniska dokumenthanteringssystem) tillåter chefer att övervaka statusen för ett dokument under alla stadier av dess godkännande och godkännande. Dessutom, EDMS låter dig omedelbart och enkelt återkalla inte bara den begärda filen, utan också en fullständig rapport om vem som skapade den, vem som fick åtkomst till den och vem som redigerade den.

		Upprätthålla en personlig historik för varje fil och relaterad dokumentation: EDMS låter dig hantera relationer med kunder och leverantörer centralt. Till exempel räcker bara ett klick för att få fram alla nödvändiga dokument som innehåller krav kopplade till olika typer av relationer mellan organisationen och externa enheter.

		Mer flexibilitet när det gäller den fysiska placeringen av anställda: Tack vare elektronisk åtkomst och kommunikationsmöjligheter kan anställda arbeta på distans. Och även när de befinner sig på samma geografiska plats behöver anställda inte längre vänta på att papperskopior av filer ska skickas från ett närliggande kontor.

		Ökad säkerhet för information och dokument: Som redan nämnts låter en central databas dig säkerhetskopiera dokument, vilket minskar risken för oavsiktlig eller avsiktlig förlust av filer. Samtidigt går det mindre tid åt att söka efter det dokument som krävs om dess plats av någon anledning har ändrats.

		Minskade kostnader för utskrift, frimärken, kuvert och porto: pappersdokument som skickas mellan avdelningar eller leverantörer kan skickas elektroniskt.

		Öka nivån av tillfredsställelse för anställda och chefer: Genom att optimera dagliga uppgifter kan medarbetarna njuta av sitt arbete mer. Genom att befria anställda från ofta tråkiga uppgifter som att hantera fakturor kan de ägna sig åt andra aktiviteter. Samtidigt får avdelningschefer fler möjligheter att styra sina underordnades arbete. I slutändan kan vissa organisationer upptäcka att besparingarna gör det möjligt för dem att nå nya affärsnivåer.

Säkerställa effektiv ledning genom automatisk kontroll av genomförandet, transparens av verksamheten i hela organisationen på alla nivåer.
Upprätthålla ett kvalitetskontrollsystem som överensstämmer med internationella standarder.
Stödja effektiv ackumulering, hantering och tillgång till information och kunskap. Säkerställande av personalens flexibilitet på grund av större formalisering av varje anställds aktiviteter och förmågan att lagra hela bakgrundshistoriken för hans verksamhet.
Registrering av verksamheten i företaget som helhet (interna interna utredningar, analys av avdelningarnas aktiviteter, identifiering av "hot spots" i aktiviteter).
Optimering av affärsprocesser och automatisering av mekanismen för deras utförande och kontroll.
Uteslutning av pappersdokument från företagets interna cirkulation. Spara resurser genom att minska kostnaderna för att hantera dokumentflöden i organisationen.
Eliminera behovet eller avsevärt förenkla och minska kostnaderna för att lagra pappersdokument på grund av tillgången på ett fungerande elektroniskt arkiv.

Krav på lagringsvolym. Det är nödvändigt att välja ett dokumenthanteringssystem som stöder hierarkisk strukturell lagring (HSM - Hierarchal Storage Management). Denna mekanism lagrar de mest aktivt använda uppgifterna på det snabbaste men dyraste mediet, medan mindre frekvent använd information automatiskt överförs till det långsammare och billigare mediet.
Förekomsten av formaliserade förfaranden som kräver stöd för deras implementering och automatisering av kontroll (förberedelse av dokument av en viss typ, utförandet av standardiserade organisatoriska funktioner, etc.).
Behovet av att automatisera den administrativa hanteringen av en organisation. Graden av komplexitet i organisationsstrukturen.
Tillgänglighet för geografiskt fördelade enheter. Denna faktor ställer vissa krav för fjärråtkomst, datareplikering, etc.
Tillgång till ett stort pappersarkiv. Vissa dokumenthanteringssystem har redan integrerade delsystem för massdokumentinmatning.
Förekomsten av ett dokumentflödessystem som inte uppfyller nuvarande behov.
Behovet av avancerad dokumentdirigering och arbetsflödeshantering. Som en fortsättning på detta behov, behovet av att stödja godtyckliga affärsprocesser, eventuellt i samarbete med applikationssystem för att stödja dessa processer.
Krav på lagringstider för dokument. För långa lagringsperioder (tiotals år) är det värt att seriöst överväga att organisera ett parallellarkiv på mikrofilm.
Krav på "öppenhet" och utbyggbarhet av systemet. Möjlighet till integration med befintliga informationssystem och användning av befintlig utrustning.
Behovet av att lagra dokumentbilder. Användning av specifika dokumentlagringsformat i organisationen. Behovet av att stödja ingenjörs- och designuppgifter och andra funktioner i företaget.
Behovet av utvecklade verktyg för informationssökning. Fullständigt språksystemstöd för dokument tillgängliga i organisationen.
Säkerhetskrav (kryptering, åtkomstorganisation, etc.). Möjligheten att använda åtkomstmekanismer som redan finns i organisationens informationsinfrastruktur i dokumentflödessystemet.
Krav för överensstämmelse med vissa standarder: internt, industri, GOST, internationella standarder för kvalitetskontroll, organisationsnivå för informationslagring.

Alla elektroniska dokumenthanteringssystem kan innehålla delar av var och en av följande kategorier, men de flesta har ett specifikt fokus på ett område, främst relaterat till produktpositionering.

		Elektroniska dokumenthanteringssystem med utvecklade sätt att lagra och hämta information(elektroniska arkiv - EA). Ett elektroniskt arkiv är ett specialfall av ett dokumenthanteringssystem inriktat på effektiv lagring och hämtning av information. Vissa system utmärks särskilt av sina utvecklade fulltextsökverktyg: fuzzy sökning, semantisk sökning, etc., andra - genom effektiv lagringsorganisation: HSM, stöd för ett brett utbud av informationslagringsutrustning, etc.

		Elektroniska dokumenthanteringssystem med utvecklade arbetsflödesverktyg(WF). Dessa system är huvudsakligen utformade för att säkerställa förflyttning av vissa objekt längs förutbestämda rutter (den så kallade "hårda routingen"). I varje steg kan objektet förändras, så det kallas det allmänna ordet "arbete". System av denna typ kallas arbetsflödessystem - "arbetsflöde" (tyvärr finns det ingen exakt motsvarighet för denna term på ryska). Dokument kan vara associerade med jobb, men dokument är inte det grundläggande föremålet för dessa system. Med hjälp av sådana system är det möjligt att organisera vissa verk för vilka alla stadier är kända i förväg och kan ordineras.

		Elektroniska dokumenthanteringssystem fokuserade på att stödja organisationsledning och kunskapsuppbyggnad. Dessa är "hybrid" system, som vanligtvis kombinerar element från de två föregående. I det här fallet kan grundkonceptet i systemet vara både själva dokumentet och uppgiften som behöver slutföras. För att hantera en organisation behöver du både "hård" och "lös" routing, när rutten för ett dokument tilldelas av chefen ("beskriver" det inkommande dokumentet), så båda teknologierna i en eller annan form kan finnas i sådana system. Dessa system används aktivt i statliga ledningsstrukturer, på kontor för stora företag, som har en utvecklad hierarki och har vissa regler och förfaranden för överföring av dokument. Samtidigt skapar anställda kollektivt dokument, förbereder och fattar beslut, verkställer eller kontrollerar deras utförande.

Vid implementering av sådana system i stora företag är det viktigt att avgöra om systemet ger möjlighet till effektiv administration, bearbetning av stora mängder information, integration med automatiserade produktionsledningssystem, skalbarhet, stegvis implementering, med hänsyn till territoriell distribution, komplex organisationsstruktur , rollbaserad åtkomst, etc. .

		Elektroniska dokumenthanteringssystem som syftar till att stödja samarbete(samarbete). Detta är en ny trend inom området för dokumenthanteringssystem, förknippad med en förståelse för variationen i marknadsförhållandena i den moderna världen och behovet av att ha "bara det som är nödvändigt" för snabb rörelse, utan onödig, mycket användbar, men tung ballast. Sådana system, till skillnad från de tidigare, inkluderar inte begreppet hierarki i organisationen och bryr sig inte om någon formalisering av arbetsflödet. Deras uppgift är att se till att människor i organisationen arbetar tillsammans, även om de är geografiskt åtskilda, och att bevara resultatet av detta arbete. Vanligtvis implementerat i konceptet "portaler". De tillhandahåller tjänster för att lagra och publicera dokument på intranätet, söka information, diskutera och boka tider (både verkliga och virtuella). Sådana system hittar kunder bland snabbt växande kommersiella företag, arbetsgrupper i stora företag och statliga myndigheter.

		Elektroniska dokumenthanteringssystem med utvecklade tilläggstjänster. Till exempel kundtjänst (CRM - Customer Relation Management), projektledning, fakturering, e-post etc. (Observera att när det gäller komplexitet av funktioner kan dokumenthanteringssystemet och t.ex. CRM-tjänsten ha olika proportioner beroende på organisation. Men i samband med denna artikel är CRM-funktionalitet valfri.)

När du väljer en sådan plattform bör huvuduppmärksamheten ägnas åt:

organisering av elektronisk dokumentlagring;
automatisering av dokumentflödet med hänsyn till organisationens individuella egenskaper;
integration med den befintliga informationsmiljön.

Funktionskrav

Är vanliga	Specifik
Säkerställa skapandet av elektroniska dokument (skanning, import)	Skapa diskussioner om dokument
Möjlighet att lägga till kommentarer till dokument	Jämförelse av dokumentinnehåll, inklusive grafiskt
Skapa länkar mellan dokument

Allt fler företag bestämmer sig för att implementera elektronisk dokumenthantering. Vad är det och varför behövs det?

Dokumentflöde- detta är förflyttning av dokument i en organisation från det ögonblick de skapas eller tas emot tills verkställandet eller avsändandet avslutas; komplex av arbete med dokument: mottagning, registrering, distribution, kontroll av utförande, bildande av filer, lagring och återanvändning av dokumentation, uppslagsverk.

Elektronisk dokumenthantering (EDF)- En enhetlig mekanism för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form, med implementering av konceptet "papperslöst kontorsarbete".

Elektroniskt dokument (ED)- ett dokument som skapats med hjälp avktyg, signerat med en elektronisk digital signatur (EDS) och sparat på datormedia.

Elektronisk digital signatur (EDS)- en analog till en handskriven signatur, vilket är ett sätt att skydda information, som ger möjlighet att kontrollera integriteten och bekräfta elektroniska dokuments äkthet.

EDI kan användas för att automatisera kontoret, skapa ett elektroniskt dokumentarkiv, företagens elektroniska dokumenthantering (arbetsflöde), hantera avtalsprocessen, automatisera arbetet med QMS-dokumentation (kvalitetsledningssystem) och för att automatisera medborgarnas önskemål.

EDI kan användas i alla företag, oavsett storlek och ägarform, systemet kan konfigureras för att fungera både inom en liten struktur (division, avdelning) och inom en geografiskt fördelad organisation med ett utvecklat informationsflödesschema.

2. Grundläggande principer för elektronisk dokumenthantering

Enkel registrering av ett dokument, vilket gör att du kan identifiera dokumentet unikt.

Möjligheten att utföra parallella operationer gör att du kan minska tiden det tar att flytta dokument.

Kontinuitet i dokumentrörelsen - låter dig bestämma den person som är ansvarig för utförandet av dokumentet vid varje tidpunkt.

En enhetlig databas med dokumentär information eliminerar möjligheten att duplicera dokument.

Ett dokumentsökningssystem som låter dig hitta ett dokument med ett minimum av information om det.

3. För- och nackdelar med elektronisk dokumenthantering

Fördelarna med elektronisk dokumenthantering inkluderar:

Snabb åtkomst till dokument, snabb korrigering av papper,

Effektiv dokumentrörelsehantering,

Alla företagsstrukturer kan fungera i ett enda informationsutrymme - detta gör att du kan påskynda godkännandet av dokument och beslutsfattande,

Ökad chefsdisciplin (eftersom EDI låter dig bestämma vem som är ansvarig för utförandet av ett dokument vid varje tidpunkt), vilket ökar de anställdas produktivitet,

Säkerhet och säkerhet för dokument - datakryptering gör att du kan stoppa försök till obehörig användning av information,

Eliminering av dubblering av dokumentation,

Arkivet skapas automatiskt,

Minska finansiella kostnader för dokumentflöde och kontorsarbete.

Nackdelarna med EDI inkluderar de höga kostnaderna för att köpa och implementera programvara. Medarbetarna kommer också att behöva tid för att lära sig och vänja sig vid systemet. Dessa brister kommer dock att vara tillfälliga.

Om unga företag går över till EDI redan från början kommer de att lägga mindre tid på att digitalisera befintliga dokument. Dessutom tittar de nuvarande elektroniska dokumenthanteringssystemen på startups och ger dem rabatter.

Fördelarna med elektronisk dokumenthantering inkluderar att spara arbetskraft och materialresurser, samt att avsevärt minska tiden som läggs på att skapa, lagra och bearbeta dokument. Men är allt så rosa och ekonomiskt i papperslösa teknologier? Ta reda på från artikeln om för- och nackdelar med elektronisk dokumenthantering.

Oavsett hur vana vi är vid att arbeta med papper, tvingar verkligheten i våra liv oss att fördjupa oss i den elektroniska teknikens krångligheter. En av delarna av sådan teknik är elektronisk dokumenthantering. För att förstå konceptet med elektronisk dokumenthantering utan att gå vilse i omfattande definitioner och specifik terminologi, låt oss fokusera på några nyckeltermer:

Det är det elektroniska dokumentet som är det ursprungliga och huvudsakliga föremålet för alla elektroniska dokumenthanteringssystem. För att systematiskt organisera dess bildande, bearbetning, skydd, överföring och lagring krävs en uppsättning åtgärder (speciella program, tekniska medel, utbildad personal, etc.).

Elektroniskt dokumentflöde är byggt på ett sådant sätt att det löser en mängd specifika uppgifter. Möjliga typer av elektronisk dokumenthantering i företaget:

Ta reda på mer om styrkorna och svagheterna med vissa typer av elektronisk dokumenthantering.

Övergången till elektronisk dokumenthantering i ett företag kräver seriösa förberedelser. Här kommer den första betydande nackdelen - betydande material-, arbets- och andra kostnader vid systemimplementeringsstadiet:

Dessutom kommer det att vara nödvändigt att göra justeringar av redovisningsprincipen, som i den återspeglar en lista över dokument (relaterade till skatt och redovisning) som är involverade i elektroniskt dokumentflöde, en lista över anställda som har rätt att underteckna dem och andra viktiga nyanser (metoder för dokumentlagring, åtkomst, överföring, etc.) .d.).

Efter implementering av systemet (i färd med att upprätthålla elektronisk dokumenthantering) är konstant övervakning av implementeringen av etablerade regler och regler, programuppdateringar etc. nödvändig.

Ta reda på de viktigaste fördelarna med elektronisk dokumenthantering från diagrammet nedan:

Medan man lovordar elektroniska dokumenthanteringssystem kan man inte ignorera dess svagheter, vilket kan omintetgöra alla dess fördelar:

Låt oss separat uppehålla oss vid sådana viktiga komponenter i alla dokumentflöden i ett företag som personal och elektroniskt dokumentflöde för redovisning.

Personal elektronisk dokumenthantering är ett system för bildande, ackumulering och utbyte av personal elektroniska dokument både för företagets eget ändamål och för informationsutbyte med berörda parter.

Delar av lagligt etablerad personal elektronisk dokumenthantering är nu redan i kraft: det är möjligt att upprätta anställningsavtal med distansanställda i elektronisk form om de har en elektronisk signatur (artikel 312.3 i Ryska federationens arbetslag).

Vi kan snart förvänta oss en omfattande implementering av elektronisk personaldokumenthantering. Arbetsministeriet genomför redan ett experiment om detta ämne (order från Rysslands arbetsministerium daterad 26 mars 2018 nr 194):

Detta system är också fördelaktigt för anställda: de kommer att kunna begära dokument elektroniskt och ingå kontrakt utan att besöka HR-avdelningen.

På senare tid har det pratats mer och mer om en av formerna för elektronisk interaktion mellan arbetsgivare och arbetstagare, såväl som andra intresserade – det utbredda införandet av elektroniska arbetsböcker.

För detaljer om detta, se materialet "Elektroniska arbetsböcker - alla för- och nackdelar" .

Övergången till elektronisk dokumenthantering inom personalsektorn gör det snart möjligt att genomgå arbetsinspektioner på distans via Internet.

Dess största betydande nackdel är omöjligheten att omedelbart omvandla hela volymen av dokument till elektronisk form, eftersom individuella personaldokument nödvändigtvis måste innehålla den anställdes personliga signatur för att säkerställa korrekt juridiskt stöd för förhållandet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Och att tvinga en anställd att utfärda en elektronisk signatur kommer att ta tid och lagstiftningsinitiativ.

För- och nackdelar med bokföring elektronisk dokumenthantering

Finansiella tjänster, i synnerhet redovisningsstrukturer, är mest beroende av högkvalitativt och snabbt dokumentflöde. Elektronisk dokumenthantering tillåter dessa avdelningar att:

Systematisera och automatisera arbetet med redovisning.

Vi har njutit av fördelarna med elektronisk bokföringsdokumenthantering under ganska lång tid. Möjligheten att generera och bearbeta elektroniska dokument i specialiserade redovisningsprogram låter dig inte bara minska arbetskostnaderna utan också undvika fel i alla stadier av att skapa och bearbeta dokument (programmet tillåter dig inte att göra ett misstag eller kommer omedelbart att identifiera det ).

Lös interna företagsproblem.

Till exempel utfärda elektroniska lönebesked. De kan skickas via e-post eller läggas upp på varje anställds personliga konton på företagets företagswebbplats. Tjänstemän protesterar inte mot det elektroniska sättet att utfärda lönebesked (skrivelse från arbetsministeriet daterad 2017-02-21 nr 14-1/OOG-1560). Du behöver bara säkra det i företagets lokala akt.

Etablera papperslösa tekniker för interaktion med externa intresserade användare (banker, Federal Tax Service, Ryska federationens pensionsfond, socialförsäkringsfond, etc.).

Vi kommer att prata vidare om elektroniska former av interaktion med andra strukturer utanför företaget.

Låt oss prata om flugan i salvan. Vi är väl medvetna om den betydande nackdelen med detta system. Avbrott på Internet eller utrustningsfel, problem med regelbundna mjukvaruuppdateringar, elektroniska nycklar och certifikat kan göra vilken ekonomisk arbetare som helst en björntjänst.

Företag och enskilda entreprenörer som på grund av fel och virus inte kan rapportera till kontrollanter i tid eller inte svarar på deras förfrågningar i tid kan drabbas ekonomiskt (ådra påföljder).

Utbytet av elektroniska dokument från affärsenheter med skattemyndigheter, socialförsäkringsfonden, Ryska federationens pensionsfond och andra myndigheter håller gradvis på att etableras. Tack vare strikt formaliserade elektroniska format sker utbytet av information och dokument snabbt, utan onödig byråkrati och godtycke från tjänstemännen. Detta är ett stort plus för alla företag eller enskilda företagare.

Interaktion med Rysslands pensionsfond

Du kan elektroniskt skicka in personliga redovisningshandlingar till pensionsfonden (artikel 8 i lagen "Om individuell (personlig) redovisning i det statliga pensionsförsäkringssystemet" daterad 1 april 1996 nr 27-FZ). Huvudsaken är att de garanterat är skyddade från obehörig åtkomst. Denna process är strikt reglerad:

Elektronisk interaktion med FSS

Socialförsäkringen är inte heller något nytt för elektronisk dokumenthantering. Försäkringstagare har möjlighet att lämna elektroniska rapporter till fonden utan att lämna kontoret - registrera dig på fondens portal (fyll i en ansökan direkt i systemet) och få en elektronisk signatur (ES).

FSS reglerade också denna process:

Du kan också interagera elektroniskt med fonden genom EDF-operatören genom att ingå ett lämpligt avtal med den.

Nyligen inkluderar fördelarna med elektronisk dokumenthantering införandet av ett system för att utfärda och behandla elektroniska intyg om arbetsoförmåga.

Försäkringstagare har nu möjlighet att begära elektronisk sjukskrivning och arbeta med dem (om de har ingått ett lämpligt avtal):

genom ditt personliga konto på FSS-webbplatsen;
AWP "Förberedande av beräkningar för socialförsäkringskassan";
försäkringstagarens egen programvara (vissa bokföringsprogram för bokföring av löner och personal tillåter att detta implementeras).

Kedja av elektronisk interaktion "försäkringstagare - socialförsäkringskassa" för arbete med elektronisk sjukskrivning (ES):

Anställda får informationsfördelar genom elektronisk dokumenthantering i det ryska socialförsäkringsfondsystemet. De kommer att kunna kontrollera sitt elektroniska konto, spåra stadierna i dess behandling och beräkning av förmåner om de registrerar sig på portalen för statliga tjänster (om de har ett verifierat konto).

För mer information om elektronisk sjukskrivning, se länken.

Elektronisk dokumenthantering med Federal Tax Service

Kanske är detta den vanligaste typen av elektronisk dokumenthantering. Skatterapportering tas huvudsakligen emot av Federal Tax Service i elektronisk form. Kontrollörer föredrar också att kommunicera med skattebetalare genom elektronisk teknik (genom att överföra elektroniska krav, förfrågningar etc.).

Resultat

Fördelarna med elektronisk dokumenthantering är obestridliga: minskning av material- och arbetskostnader för registrering och bearbetning av dokument, tidsbesparing för deras samordning och godkännande och många andra positiva aspekter. Elektronisk dokumenthantering har många fördelar, men det finns också en hel del nackdelar. Problem med att säkerställa säkerheten och säkerheten för elektronisk information, otillräcklig lagstiftning och teknisk utveckling av nyanserna i samband med implementering och underhåll av elektronisk dokumenthantering kan hindra dess omfattande implementering.