İnsan alışkanlıklarının ataleti, elektronik belge yönetim sistemlerinin (EBYS) işletmelerde uygulanmasının önündeki temel engeldir. Avantajları yakında rekabet mücadelesinde belirleyici hale gelecek, bu yüzden artık ofis işlerini dijital raylara aktarmayı düşünmemiz gerekiyor.
EDS'nin yasal dayanağı
Geniş şube ağına sahip büyük işletmeler, yeterli mevzuat çerçevesinin varlığıyla kolaylaştırılan elektronik belge yönetimine hızla geçiş yapmaktadır.
EDMS'nin çalışmasını düzenleyen yasalar şunlardır:
- No. 149-FZ “Bilgi, bilgilendirme ve bilginin korunması hakkında.”
- No. 63-FZ “Elektronik İmzalar Hakkında”.
- No. 263-FZ “Elektronik belge akışına ilişkin kısıtlamaların kaldırılması hakkında.”
- Medeni Kanun.
- Tahkim Usul Kanunu.
Doğrudan yasal normlar herkes için aynıdır, ancak bir EDS'yi uygularken bir işletmenin ek olarak bir dizi dahili idari belge geliştirmesi gerekir:
- dijital imzaların kullanımına ilişkin düzenlemeler;
- tartışmalı durumları çözmek için bir algoritma ile elektronik belge yönetiminin kurumsal kuralları;
- Tüm çalışanların imzalaması gereken kurallara uyulduğuna dair belge.
Şirket çalışanlarının yalnızca sertifikalı dijital imzaları ve kriptografik bilgi koruma araçlarını kullanması gerekmektedir. Bu kurala uyum ve yasal çerçevenin tutarlılığı, çalışanın kurumsal EDMS'deki eylemlerinin yasal olarak anlamlı hale getirilmesini mümkün kılar.
EDMS'nin özü ve işlevleri
Elektronik belge yönetim sistemi, çalışanların kağıt ortam kullanmadan dijital cihazlar aracılığıyla etkileşimde bulunmasına olanak tanıyan otomatik bir iş akışı yönetim sistemidir.
EDMS'nin temel işlevleri şunlardır:
- elektronik belgelerin (ED) oluşturulması, aktarılması, saklanması;
- kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi;
- nitelikleriyle birlikte bir belge kartı oluşturmak;
- belirtilen niteliklere sahip hazır şablonlara dayalı belgelerin oluşturulması;
- merkezi bir veritabanındaki belgeleri arayın;
- belge yönlendirme;
- belgenin alınması ve içinde yer alan talimatların yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
- günlüklerin, sınıflandırıcıların bakımı;
- ED'yi uyumlu formatlara dönüştürme;
- gelen belgelerin otomatik kaydı;
- bildirim gönderme;
- belgelerin onaylanması;
- ED ile toplu çalışma;
- şirketin karşı taraflarıyla elektronik belgeler aracılığıyla etkileşim;
- belgelerin yürütülmesi ve taşınması hakkında raporların oluşturulması.
EDMS'nin önemli bir parametresi, temel ayarları önemli ölçüde değiştirmeden işlevselliği genişletmenize olanak tanıyan modülerliğidir.
EDMS Türleri
Büyük endüstriyel işletmelerin ve ticaret şirketlerinin EDMS için farklı gereksinimleri olduğu açıktır. Bu nedenle yazılım ürünleri, iş süreçlerinin standardizasyonuna bağlı olarak iki kategoriye ayrılır:
- "kutulu";
- Kapsamlı yapılandırma seçenekleriyle temel.
"Kutulu" ürünler depo operasyonları, ofis süreçleri ve küçük ölçekli üretim için tasarlanmıştır. Yalnızca modüler konfigürasyon ve birincil bilgilerin girilmesini gerektirirler.
Özellikleri:
- hızlı ayar;
- standartlaştırılmış eğitim;
- hiçbir değişiklik gerekli değildir;
- düşük bakım maliyeti.
Çekirdek platformlar, benzersiz organizasyon ve üretim yapılarına sahip büyük kuruluşlarda kullanılır. Bu tür EDMS, müşterinin kendi BT uzmanları tarafından da dahil olmak üzere uzun süreli geliştirme gerektirir.
Aşağıdaki özelliklere sahiptirler:
- belirli iş süreçlerine uyum sağlama yeteneği;
- müşteri ihtiyaçlarına göre ek yazılım modüllerinin oluşturulması;
- arayüz değiştirilebilirliği;
- İyileştirme miktarının tahmin edilememesi nedeniyle maliyet planlamasındaki zorluk.
Çoğu küçük işletme ve ticari kuruluş için standart "kutulu" çözümler yeterlidir.
Elektronik belge yönetim sisteminin avantajları
Bir kuruluşun belge akışının elektronik forma dönüştürülmesi, şirkete çeşitli organizasyonel düzeylerde avantajlar sağlar. EDMS, hem yönetimin hem de sıradan çalışanların işini basitleştirmenize olanak tanır.
Taktik Avantajlar
Elektronik belge yönetimi, bir işletmenin mevcut işletme maliyetlerini azaltmanıza olanak tanır. İşletme genelinde EDMS kurmaya karar verirken, sistemi uygulamaya koymadan önce çalışanların verimliliğinin ölçülmesi tavsiye edilir. Şablon görevlerini tamamlama, teklifleri onaylama ve gerekli belgeleri arama süresini hesaplayabilirsiniz. Ayrı olarak ofis ekipmanları ve kırtasiyenin güncel maliyetlerini de belirleyebilirsiniz. 
Şirketin temel süreçlerinin verimliliğine dayanarak EDMS'nin aşağıdaki avantajları öne çıkıyor:
- Kullanıcı iş istasyonlarında fiziksel alan boşaltma.
- Arşiv binalarının kira maliyetinin azaltılması.
- Belgelerin kopyalanması, işlenmesi ve günlüklere girilmesinde çalışanların zamandan tasarruf etmesi.
- Kopyalama ekipmanı için kağıt ve malzeme maliyetlerinin azaltılması.
- Basılı belgelerin departmanlar arasında aktarılması için gereken sürenin azaltılması.
- Operasyonel süreçlerin bir kısmını tamamen otomatikleştirerek çalışanların zamanından tasarruf edin.
- Rutin işleri azaltarak çalışan verimliliğini arttırmak.
EDMS'nin taktiksel avantajları sıradan çalışanların işini en kolay hale getirir, dolayısıyla gelişmeleri ilk fark edecek olanlar onlar olur.
Stratejik Avantajlar
EDMS'yi uygularken stratejik hedefler ana iş süreçlerini etkiler: kar göstergeleri, karşı taraflarla iletişimin hızı ve etkinliği, ticari bilgilerin korunması.
Bu alanlarda elektronik belge yönetiminin aşağıdaki avantajları tanımlanabilir:
- ED veritabanı ve buna düzenlenmiş uzaktan erişim ile merkezi bir bilgi alanının oluşturulması.
- Niteliklere göre bilgi aramayı hızlandırın.
- Bir bilgisayar ağında ticari bilgilerin kapsamlı bir şekilde korunması imkanı.
- İş süreçlerinin şeffaflığının artırılması, yolsuzluk planlarının önlenmesi.
- Dahili belgelerin paralel olarak onaylanması imkanı.
- İş yeri dışındaki iş süreçlerine uzaktan erişim.
- Belgelerin artan güvenliği ve sahteciliğin imkansızlığı.
- Çalışan eylemlerinin çevrimiçi izlenmesi nedeniyle emirlerin yerine getirilmesinde keskin bir artış.
Stratejik avantajlar şirketin yönetilebilirliğinin ve imajının büyümesine katkıda bulunur ve bu da yeni müşteri çekmede önemli faydalar sağlar.
Sıradan kullanıcılar için avantajlar
Uzun vadeli rutin operasyonların sağlığa zararlı olduğu ve üretkenliği keskin bir şekilde düşürdüğü kabul edilmektedir. Taleplerin ve belgelerin farklı programlarda monoton bir şekilde işlenmesi, dikkatleri sorumluluklardan uzaklaştırır ve çalışma süresinin aslan payını alır.
EDMS'nin bu kullanıcı sorunlarını çözmek için bir takım avantajları vardır:
- ED'nin arşivdeki uygun konumu, bunları niteliklere göre 1-2 dakika içinde bulmanızı sağlar.
- Operasyonel süreçlerin düzenlenmesi. Sonuç olarak, çalışan yalnızca iş tanımına göre yapması gereken görevleri alır.
- Kurum içi etkileşimi otomatize ederek yeni çalışanların iş süreçlerine adaptasyonunu hızlandırmak.
- Onay zinciri ve proje uygulama aşamaları hakkında bilgi edinme imkanı.
- Çalışma ortamlarının bilgisayarlarda birleştirilmesi, şablonların kullanılması, belgelerin yazdırılması ve imzalanması aşamasının ortadan kaldırılmasıyla rutin işlemlerin azaltılması.
Spesifik olmayan operasyonların sayısını ve süresini azaltmak, yüksek yeterlilik gerektiren iş süreçlerine doğrudan zaman ayırmanıza olanak tanır.
Kurumsal BT yapısına yönelik faydalar
Bir EDMS uygulanırken mevcut BT altyapısıyla entegre olarak aşağıdaki avantajları sağlar:
- sistem üzerinde kontrolün kolaylaştırılması, yöneticisinin yeterlilik gerekliliklerinin azaltılması;
- standart programlama araçları olmadan yeni şablonları ve belge rotalarını yapılandırma yeteneği;
- birkaç uygulamayı tek bir çalışma ortamında birleştirmek;
- sistemi ek maliyetler olmadan ölçeklendirme yeteneği;
- mevcut bilgisayarları değiştirmenize gerek yok;
- Kötü amaçlı yazılımlara karşı kapsamlı ağ koruması.
EDMS, teknik anlamda belirli yatırımlar gerektirir ancak kısa sürede karşılığını verir.
Bilgisayar donanımı uyumlu hale gelir ve bu da kaynak kullanımının artmasına neden olur.
Yöneticiler için faydalar
Elektronik belge yönetimi, sistemin aşağıdaki avantajları nedeniyle yönetim personelinin işini verimli hale getirir:
- EDMS hareketliliği, iş gezilerinde uzak bilgisayarlar aracılığıyla ED'ye erişme yeteneği.
- Çalışanların iş verimliliği, üretkenliği ve görevlerin zamanında yerine getirilmesine ilişkin raporları kullanarak rahat bir şekilde izlenmesi.
- ile entegrasyon yoluyla.
- EDMS paylaşımı sırasında tedarikçiler ve alıcılar arasındaki lojistik prosedürlerin hızlandırılması. Belgelerin yasal meşruiyetini garanti eden tek bir harici operatöre bağlanarak birincil ED'yi değiştirmek mümkündür.
- Sekretarya hariç olmak üzere yalnızca üst düzey yöneticilerin finansal bilgilere erişiminin sağlanması.
- Önemli belgeleri kaybetme olasılığını azaltmak.
Yönetici her zaman sisteme giriş yapabilir ve her çalışanın performansı hakkında bir rapor oluşturabilir.
Çalışanların bu gerçeğin farkında olması onlara rahatlama ve kendi işleriyle ilgilenme fırsatı vermiyor.
Elektronik belge yönetiminin dezavantajları
Bir kuruluşta elektronik belge yönetiminin tanıtılmasının da dezavantajları vardır. Küçük işletmelerin EDMS'e dayalı tam ölçekli depo operasyonları ve yönetimini hayata geçirmelerini engelleyenler onlardır.
Dezavantajları şunları içerir:
- Bilinmeyen kötü amaçlı kod nedeniyle veritabanının bozulması olasılığı. Ağa bağlı olmayan cihazlardaki bilgilerin düzenli olarak yedeklenmesi bu dezavantajı çözebilir.
- 40 yaş üstü çalışanların dijital etkileşim biçimine adapte edilmesinin zorluğu.
- Yüksek fiyat. Küçük işletmeler için yurt içi EDMS'nin fiyatı 1.000 ila 10.000 ABD Doları arasında değişmektedir.
- Şirketin karşı tarafları arasında elektronik belge akışının olmaması durumunda EDMS'nin etkinliği azalmaktadır.
- Ek çalışma üniteleri ve tesisleri olmayan kompakt ofislerde sistemin faydası şüphelidir.
- Bazı karşı taraflarla çalışırken ED'yi kağıt biçiminde çoğaltma ihtiyacı.
Bu eksiklikler büyük ölçüde gerekli yasal normların benimsenmesindeki gecikmeden ve EDS'nin iş ortamına düşük düzeyde nüfuz etmesinden kaynaklanmaktadır. Ancak eğilimler, 10-20 yıl içinde bir kuruluştaki elektronik belge yönetiminin istisnadan çok kural olarak kabul edileceğini gösteriyor.
Doğru EDMS nasıl seçilir?
EDMS seçimi kolay değildir çünkü yanlış ürünü satın alma veya beceriksiz bir firmayla anlaşma yapma ihtimali yüksektir. 
Bu nedenle, bir elektronik belge yönetimi programı satın almaya karar verirken, bir takım özelliklerini dikkate almak gerekir:
- EDMS üreticisinin Rusya pazarındaki çalışma süresi. Ulusal mevzuata uyum sağlamak için bu tür sistemlerin uygulanmasında uzun yıllara dayanan pratik deneyim gereklidir.
- Endüstri standartlarına uygunluk.
- Şirket yapısına uygunluk.
- Yazılım ürününün daha fazla desteklenmesi olanağı ve maliyeti.
- Kuruluşu genişletirken EDMS'nin ölçeklenebilirliği.
- Tam zamanlı BT uzmanlarına yazılım yapılandırması için belgelerin sağlanması.
- Bilgi güvenliği düzeyi.
- Veri yedekleme seçenekleri
- Arızalardan sonra iyileşme süresi.
Bir EDMS uygulayacak şirketin nihai seçimini yapmak için, birkaç sağlayıcıyı analiz etmeniz, demo materyallerini incelemeniz ve yazılımın bir demo sürümünü kurmanızı istemeniz önerilir. Bir karar verirken, ekipmanı güncelleme maliyetlerini ve kendi BT uzmanlarınızın mesleki eğitim düzeyini hesaba katmak önemlidir.
EDMS'nin uygulanmasındaki zorluklar
Rusya'da EDMS uygulama süreci, birçok lisanssız programın kullanıcıları tarafından kullanılmasından, bunların uyumsuzluğundan ve iş prosedürlerinin manuel yönetiminin baskınlığından etkilenmektedir.
Sonuç olarak elektronik belge yönetimi sağlayıcıları işletmelerde aşağıdaki zorluklarla karşı karşıya kalmaktadır:
- Farklı departmanlarda çeşitli veri depolama formatları.
- Kullanılan uygulamalarda yapılandırılmış bilgi eksikliği.
- Belirli iş süreçlerine çalışanların erişiminin düzenlenmemiş sistemi. İş tanımlarının standart biçimi, elektronik kontrol sisteminin organizasyonuna yardımcı olmaz.
- Bilgi akışı bürokratik prosedürler ve onaylarla aşırı yükleniyor.
- Çeşitli uygulamalarda veri depolama nedeniyle çökmeler.
- İşletme çalışanlarının bilgisayar okuryazarlığı ve eğitim etkinliklerinin sanatçı düzeyinde sabote edilmesi.
- EDMS'nin endüstri standartlarına ve yönetmeliklere uygun olmaması.
Elektronik belge yönetimine geçmek için yönetimin güçlü irade kararı yeterli değildir. Çalışanların iş sorumluluklarının ve şirketin yönetim yapısının sistematik bir şekilde yeniden yapılandırılmasına ihtiyaç vardır. Kanuna göre kurulması gereken bir sistemle entegrasyon arzu edilir.
EDS'nin uygulanmasındaki önemli bir alan da beceriksiz ve eğitimsiz çalışanlara yönelik sıkı bir personel politikasıdır. Çünkü yeni prensiplere göre çalışma konusundaki isteksizlikleri, uygulama süreci ve elektronik destek maliyetlerini önemli ölçüde artıracaktır. EDMS'nin insanlarla tek bir mekanizma içerisinde etkileşime girmesi gerekir, bu nedenle kötü işleyen unsurlarının zamanında düzeltilmesi veya değiştirilmesi gerekir.
Bunun için hazır bir çözümümüz ve ekipmanımız var.
ECAM platformunun tüm özelliklerini ücretsiz deneyin
Ayrıca okuyun
Gizlilik sözleşmesi
ve kişisel verilerin işlenmesi
1. Genel Hükümler
1.1. Kişisel verilerin gizliliği ve işlenmesine ilişkin bu sözleşme (bundan sonra Sözleşme olarak anılacaktır) serbestçe ve kendi özgür iradesiyle kabul edilmiştir ve Insales Rus LLC ve/veya bağlı şirketlerinin, sözleşmeye dahil olan tüm kişiler de dahil olmak üzere tüm bilgileri için geçerlidir. LLC "Insails Rus" (LLC "EKAM Hizmeti" dahil) ile aynı grup, LLC "Insails Rus"un (bundan böyle olarak anılacaktır) herhangi bir sitesini, hizmetini, hizmetini, bilgisayar programını, ürününü veya hizmetini kullanırken Kullanıcı hakkında bilgi alabilir. Hizmetler) ve Insales Rus LLC'nin yürütülmesi sırasında Kullanıcı ile yapılan tüm anlaşmalar ve sözleşmeler. Kullanıcının, listelenen kişilerden biriyle olan ilişkileri çerçevesinde ifade ettiği Sözleşmeye ilişkin rızası, listelenen diğer tüm kişiler için geçerlidir.
1.2.Hizmetlerin Kullanımı, Kullanıcının bu Sözleşmeyi ve burada belirtilen hüküm ve koşulları kabul ettiği anlamına gelir; Bu şartlara uyulmaması durumunda Kullanıcı Hizmetleri kullanmaktan kaçınmalıdır.
"Satışta"- Sınırlı Sorumluluk Şirketi "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, şu adreste kayıtlı: 125319, Moskova, Akademika Ilyushina St., 4, bina 1, ofis 11 (bundan sonra "Insails" olarak anılacaktır), bir yandan ve
"Kullanıcı" -
veya hukuki ehliyete sahip olan ve Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak medeni hukuk ilişkilerine katılımcı olarak tanınan bir kişi;
veya bu kişinin ikamet ettiği devletin kanunlarına göre kayıtlı bir tüzel kişi;
veya böyle bir kişinin ikamet ettiği eyaletin kanunlarına uygun olarak kayıtlı bireysel bir girişimci;
bu Sözleşmenin şartlarını kabul etmiştir.
1.4. Bu Anlaşmanın amaçları doğrultusunda, Taraflar, gizli bilgilerin, entelektüel faaliyetin sonuçları da dahil olmak üzere her türlü nitelikteki (üretim, teknik, ekonomik, organizasyonel ve diğerleri) bilgi ve aynı zamanda bunu gerçekleştirme yöntemlerine ilişkin bilgiler olduğunu belirlemiştir. mesleki faaliyetler (bunlarla sınırlı olmamak üzere: ürünler, işler ve hizmetler hakkında bilgiler; teknolojiler ve araştırma faaliyetleri hakkında bilgiler; yazılım öğeleri dahil teknik sistem ve ekipmanlarla ilgili veriler; iş tahminleri ve önerilen satın almalara ilişkin bilgiler; belirli ortakların gereksinimleri ve özellikleri) ve potansiyel ortaklar; bir tarafça diğerine yazılı ve/veya elektronik biçimde iletilen ve Tarafça açıkça gizli bilgi olarak belirlenen, fikri mülkiyetle ilgili bilgilerin yanı sıra yukarıdakilerin hepsiyle ilgili planlar ve teknolojiler).
1.5. Bu Anlaşmanın amacı, Tarafların müzakereler, sözleşmeler yapma ve yükümlülükleri yerine getirme sırasında değiş tokuş edeceği gizli bilgilerin yanı sıra diğer etkileşimlerin (danışmanlık, bilgi talep etme ve sağlama ve diğer işlemleri gerçekleştirme dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) korunmasıdır. emirler).
2. Tarafların Sorumlulukları
2.1. Taraflar, Tarafların etkileşimi sırasında bir Tarafın diğer Taraftan aldığı tüm gizli bilgileri gizli tutmayı, söz konusu bilgileri Tarafın önceden yazılı izni olmadan herhangi bir üçüncü tarafa ifşa etmemeyi, ifşa etmemeyi, kamuya açıklamamayı veya başka bir şekilde sağlamamayı kabul ederler. Mevcut mevzuatta belirtilen durumlar haricinde, bu tür bilgilerin sağlanması Tarafların sorumluluğunda olduğunda diğer Taraf.
2.2. Tarafların her biri, en azından Tarafın kendi gizli bilgilerini korumak için kullandığı önlemlerin aynısını kullanarak, gizli bilgileri korumak için gerekli tüm önlemleri alacaktır. Gizli bilgilere erişim, yalnızca her bir Tarafın bu Sözleşme kapsamındaki resmi görevlerini yerine getirmek için makul olarak bu bilgilere ihtiyaç duyan çalışanlarına sağlanır.
2.3. Gizli bilgilerin gizli tutulması yükümlülüğü, işbu Sözleşmenin, 1 Aralık 2016 tarihli bilgisayar programları lisans sözleşmesinin, bilgisayar programları lisans sözleşmesine katılma sözleşmesinin, acentelik ve diğer sözleşmelerin geçerlilik süresi boyunca ve beş yıl süreyle geçerlidir. Taraflarca aksi ayrıca kararlaştırılmadıkça, eylemlerinin sona ermesinden sonra.
(a) sağlanan bilgilerin Taraflardan birinin yükümlülüklerini ihlal etmeden kamuya açık hale gelmesi;
(b) sağlanan bilgilerin bir Tarafın kendi araştırması, sistematik gözlemleri veya diğer Taraftan alınan gizli bilgiler kullanılmadan gerçekleştirilen diğer faaliyetler sonucunda öğrenilmesi durumunda;
(c) sağlanan bilgilerin, Taraflardan biri tarafından sağlanana kadar gizli tutma yükümlülüğü olmaksızın üçüncü bir taraftan yasal olarak alınması;
(d) Bilginin bir devlet kurumunun, başka bir devlet kurumunun veya yerel yönetim organının görevlerini yerine getirmek amacıyla yazılı talebi üzerine sağlanmış olması ve bu organlara açıklanmasının Taraf için zorunlu olması durumunda. Bu durumda Taraf, alınan talebi derhal diğer Tarafa bildirmelidir;
(e) Bilginin, hakkında aktarıldığı Tarafın rızasıyla üçüncü bir tarafa sağlanması durumunda.
2.5.Insales, Kullanıcı tarafından sağlanan bilgilerin doğruluğunu doğrulamaz ve hukuki ehliyetini değerlendirme olanağına sahip değildir.
2.6 Kullanıcının Hizmetlere kaydolurken Insales'e sağladığı bilgiler, 27 Temmuz 2006 tarih ve 152-FZ sayılı Rusya Federasyonu Federal Kanununda tanımlandığı gibi kişisel veriler değildir. “Kişisel veriler hakkında.”
2.7.Insales bu Sözleşmede değişiklik yapma hakkına sahiptir. Mevcut basımda değişiklik yapıldığında son güncelleme tarihi belirtilir. Sözleşmenin yeni sürümünde aksi belirtilmediği sürece, Sözleşmenin yeni sürümü yayınlandığı andan itibaren yürürlüğe girer.
2.8. Kullanıcı, bu Sözleşmeyi kabul ederek Insales'in, Hizmetlerin kalitesini artırmak, yeni ürünler geliştirmek, kişisel teklifler oluşturmak ve göndermek için Kullanıcıya kişiselleştirilmiş mesajlar ve bilgiler (bunlarla sınırlı olmamak üzere) gönderebileceğini anlar ve kabul eder. Kullanıcı, Tarife planlarındaki değişiklikler ve güncellemeler hakkında Kullanıcıyı bilgilendirmek, Hizmetlere ilişkin Kullanıcıya pazarlama materyalleri göndermek, Hizmetleri ve Kullanıcıları korumak ve diğer amaçlarla kullanabilmektedir.
Kullanıcı, Insales - e-posta adresine yazılı olarak bildirimde bulunarak yukarıdaki bilgileri almayı reddetme hakkına sahiptir.
2.9. Kullanıcı, bu Sözleşmeyi kabul ederek Insales Hizmetlerinin genel olarak Hizmetlerin işlevselliğini veya özel olarak bireysel işlevlerini sağlamak için çerezleri, sayaçları ve diğer teknolojileri kullanabileceğini ve Kullanıcının bununla bağlantılı olarak Insales'e karşı hiçbir iddiasının bulunmadığını anlar ve kabul eder. Bununla.
2.10 Kullanıcı, İnternet'teki siteleri ziyaret etmek için kullandığı ekipman ve yazılımın, çerezlerle (herhangi bir site veya belirli siteler için) yapılan işlemleri yasaklama ve ayrıca daha önce alınan çerezleri silme işlevine sahip olabileceğini anlar.
Insales, belirli bir Hizmetin sağlanmasının yalnızca Kullanıcı tarafından çerezlerin kabulüne ve alınmasına izin verilmesi koşuluyla mümkün olduğunu belirleme hakkına sahiptir.
2.11 Kullanıcı, hesabına erişim için seçtiği araçların güvenliğinden bağımsız olarak sorumludur ve ayrıca bunların gizliliğini de bağımsız olarak sağlar. Kullanıcının hesabına erişim için verilerin Kullanıcı tarafından herhangi bir koşulda (sözleşmeler dahil) üçüncü taraflara gönüllü olarak aktarılması durumları da dahil olmak üzere, Kullanıcı hesabı altındaki Hizmetler içindeki veya bunları kullanan tüm eylemlerden (ve bunların sonuçlarından) yalnızca Kullanıcı sorumludur. veya anlaşmalar). Bu durumda, Kullanıcının, Kullanıcı hesabını kullanarak Hizmetlere yetkisiz erişim sağladığını ve/veya herhangi bir ihlali Insales'e bildirdiği durumlar haricinde, Kullanıcı hesabı altında Hizmetler dahilindeki veya Hizmetleri kullanan tüm eylemlerin Kullanıcının kendisi tarafından gerçekleştirildiği kabul edilir. Hesabınıza erişim araçlarının gizliliğinin (ihlal şüphesi)
2.12. Kullanıcı, Kullanıcı hesabı kullanılarak Hizmetlere yetkisiz (Kullanıcı tarafından yetki verilmeyen) erişim durumunda ve/veya erişim araçlarının gizliliğinin ihlali (ihlal şüphesi) durumunda Insales'i derhal bilgilendirmekle yükümlüdür. hesap. Güvenlik amacıyla Kullanıcı, Hizmetlerle çalıştığı her oturumun sonunda kendi hesabındaki çalışmayı bağımsız olarak güvenli bir şekilde kapatmakla yükümlüdür. Insales, Kullanıcının Sözleşmenin bu bölümünün hükümlerini ihlal etmesi nedeniyle oluşabilecek olası veri kaybı veya hasarından ve ayrıca herhangi bir nitelikteki diğer sonuçlardan sorumlu değildir.
3. Tarafların Sorumluluğu
3.1. Sözleşme kapsamında aktarılan gizli bilgilerin korunmasına ilişkin Sözleşmenin öngördüğü yükümlülükleri ihlal eden Taraf, zarar gören Tarafın talebi üzerine, Sözleşme şartlarının bu şekilde ihlal edilmesinden kaynaklanan fiili zararı tazmin etmekle yükümlüdür. Rusya Federasyonu'nun mevcut mevzuatına uygun olarak.
3.2. Hasarın tazmini, ihlal eden Tarafın Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini gerektiği gibi yerine getirme yükümlülüklerini sona erdirmez.
4. Diğer hükümler
4.1. Gizli bilgiler de dahil olmak üzere, bu Sözleşme kapsamındaki tüm bildirimler, talepler, talepler ve diğer yazışmalar yazılı olmalı ve şahsen veya kurye yoluyla teslim edilmeli veya 12/12/12 tarihli bilgisayar programları lisans sözleşmesinde belirtilen adreslere e-posta ile gönderilmelidir. 01/2016, bilgisayar programları için lisans sözleşmesine katılım sözleşmesi ve bu Sözleşmede veya Tarafça daha sonra yazılı olarak belirtilebilecek diğer adresler.
4.2. İşbu Sözleşmenin bir veya daha fazla hükmünün (koşulunun) geçersiz olması veya geçersiz hale gelmesi, diğer hükümlerin (koşulların) feshedilmesine gerekçe teşkil edemez.
4.3. Bu Sözleşme ve Kullanıcı ile Insales arasındaki Sözleşmenin uygulanmasıyla bağlantılı olarak ortaya çıkan ilişki, Rusya Federasyonu yasalarına tabidir.
4.3. Kullanıcı, bu Sözleşme ile ilgili tüm öneri veya soruları Insales Kullanıcı Destek Hizmetine veya 107078, Moskova, st. posta adresine gönderme hakkına sahiptir. Novoryazanskaya, 18, bina MÖ 11-12 "Stendhal" LLC "Insales Rus".
Yayın tarihi: 12/01/2016
Tam adı Rusça:
Sınırlı Sorumluluk Şirketi "Insales Rus"
Rusça'da kısaltılmış isim:
LLC "Rus Satışları"
İngilizce adı:
InSales Rus Limited Şirketi (InSales Rus LLC)
Yasal adres:
125319, Moskova, st. Akademika Ilyushina, 4, bina 1, ofis 11
Posta adresi:
107078, Moskova, st. Novoryazanskaya, 18, bina 11-12, M.Ö. “Stendhal”
INN: 7714843760 Kontrol Noktası: 771401001
Banka detayları:
Şu anda, ticari kuruluşlar ve bireyler arasındaki belge alışverişi yavaş yavaş kağıttan elektronik ortama doğru ilerliyor. Elektronik belge yönetim sisteminin basit kağıda göre birçok avantajı vardır - zamandan tasarruf sağlar ve alınan kararların verimliliğini artırır. EDMS, hem şirket içinde hem de farklı şirketler arasında internet üzerinden kurulabilir.
Elektronik belge yönetimi belgelerin elektronik biçimde işlenmesine yönelik bir süreç sistemidir. Modern muhasebe ve personel programlarının çoğu, yasama düzeyinde oluşturulan standart formatta elektronik belgeler oluşturabilir. Ancak böyle bir belgenin hukuki ağırlığının olabilmesi için her iki tarafın da elektronik imzayla imzalamış olması gerekir.
Elektronik belge akışı iki büyük türe ayrılabilir: bir şirket içinde veya farklı şirketler arasında iletişim kanalları aracılığıyla belge alışverişi. Bu iki sistemi tek bir küresel sistemde birleştirmek mümkündür.
Bir şirket içinde elektronik belge yönetiminin kullanılması, gerekli yazılım paketinin (EDW platformu) yanı sıra çalışması için ekipmanın (ağ ekipmanı, sunucu vb.) satın alınmasını gerektirir.
İki şirket arasında belge alışverişinin yapılabilmesi için bir elektronik belge yönetim operatörü gereklidir. Mesajların teslimini garanti eder, gönderilen belgelerin formatını kontrol eder, verilerle çalışmanın elektronik imzayla sertifikalandırılmasını gerektirir ve bir belge arşivi saklar.
Dikkat! Bu tür hizmetlerden biri. Bu yolla alınan belgeler, belge akışının her iki tarafının da elektronik imzasından bir işaret taşıyorsa yasal olarak önemlidir.
EDI'nin avantajları ve dezavantajları
Ana avantajlar
Elektronik belge yönetiminin kağıda göre yadsınamaz avantajları vardır:
- Ofis işlerini kolaylaştırmak - sistem aynı numarayı farklı belgelere atamanıza izin vermeyecektir, çünkü bu sırayla ve otomatik olarak gerçekleşecektir;
- Her belgenin konumunu izleme - istediğiniz zaman belgeyle tam olarak kimin çalıştığını öğrenebilirsiniz. Bir çalışan ona zarar veremez veya kaybedemez. Yanlışlıkla veya bilerek silinen bir belge yine de geri yüklenebilir;
- Belge işlemenin hızlandırılması - Şirket departmanları birden fazla binaya dağılmışsa, kağıt belgenin onay için şahsen oraya taşınması gerekir. EDI ile gerekli belge saniyeden çok daha kısa sürede çalışana ulaşır;
- Sürümlerle rahat çalışma - düzenleme sırasında sistem her sürümü kaydeder. Gerektiğinde belgede kimin ne zaman değişiklik yaptığını takip edebilir;
- 24 saat uzaktan erişim - Gerektiğinde EDF sistemine erişim dünyadaki herhangi bir bilgisayardan internet üzerinden organize edilebilir. Bir çalışan iş gezisinde, tatilde veya hastalık iznindeyken belgelerle çalışabilir;
- İş planlaması - oluşturma tarihini ve yürütme tarihini belirterek, gelen belgelerin sıraya göre yürütülmesini planlayabilirsiniz;
- Belge arama - anahtar sözcükleri ve ifadeleri kullanarak genel belge veritabanında arama yapabilirsiniz;
- Kağıt tasarrufu sağlar - tüm belgeleri gereken miktarda yazdırmanıza gerek yoktur.
Ana dezavantajlar
Bariz avantajlarına rağmen, EDI sistemlerinin bir şirketin bunları uygulamasını engelleyebilecek dezavantajları da vardır.
Bunlar şunları içerir:
- Kullanıcı sayısına bağlı olarak 100 bin rubleye kadar çıkabilen sistemi satın almak için para harcamanız gerekiyor;
- Satın aldıktan sonra kurulumu, uygulaması ve hata ayıklaması uzun zaman alır;
- Bu işe dahil olacak tüm kullanıcıların eğitilmesi gerekiyor;
- Sistem güvenliğinin sağlanması - kullanıcılar arasındaki erişimin kısıtlanması, gerekli elektronik imzaların verilmesi, dışarıdan müdahaleye karşı koruma;
- Şirketin, sistemin işleyişini izleyecek, servis faaliyetlerini gerçekleştirecek ve kullanıcı sorunlarını çözecek bir yönetici kadrosunun bulunması;
- Bilgiyi korumak için veri tabanını belgelerle yedeklemek gerekir;
- EDI'nin partner firmalardan temin edilememesi durumunda hem elektronik hem de kağıt üzerinde bir sistemin varlığının sağlanması gerekmektedir.
Elektronik belge yönetimi işlevselliği
Herhangi bir belge yönetim sistemi birçok eylemin yürütülmesini sağlamalıdır:
- Her türlü belgeyle çalışın - bunları oluşturun, hazırlayın, işleyin, kaydedin, uygulamalarını izleyin, koordine edin vb.;
- Belge akışlarını düzenleyin - şirket içindeki rotaları belirleyin, bireysel kullanıcılar arasındaki erişimi sınırlayın, aynı anda birkaç kişiye tek bir belgeyle çalışma yeteneği sağlayın;
- Arama ve saklama olanağına sahip bir belge arşivi düzenleyin.
Dikkat! Elektronik belge yönetimi, belgelerle geleneksel kağıtla çalışma yeteneğinin aynısını sağlamalıdır.
Büyük gelişmiş sistemler fırsatlar sağlar:
- Tüm geçen belgelerin kaydı - gelen, giden, dahili, bunların daha sonra yöneticiye yönlendirilmesiyle;
- Şirketin her bölümünde belgelerle çalışmak için tek tip bir prosedür sağlayın;
- Belgeyle hem bireysel hem de toplu olarak çalışın;
- Departmanlar ve belirli çalışanlar arasında belge alışverişi;
- Belgelere erişimi kısıtlayın;
- Tüm belgeler için standart formları kullanın;
- Belgeyle ilgili onay, yürütme ve diğer çalışmaların zamanında tamamlanacağını kontrol edin;
- Raporlama oluşturun - analitik, istatistiksel vb.;
- Kullanıcı erişiminin tarih ve saatinin kaydedilmesiyle arşiv depolamasını düzenleyin.
Kağıt belge akışını elektronik olanla birleştirmek mümkün mü?
Bir kuruluşta elektronik belge yönetimine geçtikten sonra, ilk başta kağıt belgeleri tamamen terk etmek hala mümkün olmayacaktır.
Bu birkaç nedenden dolayı olabilir:
- Karşı tarafların tamamı EDI kullanmaz;
- İşletmenin arşivinde zaten çok sayıda kağıt belge bulunmaktadır.
Ancak elektronik ve kağıt belgelerle çalışma arasında temel farklılıklar vardır. Örneğin, kağıt bir belgenin yazdırılması ve imza için yöneticiye getirilmesi gerekirken, elektronik bir belge sistemin kendisinde imzalanır. Karşı tarafa gönderilen kağıt muhasebe belgeleri, sevkiyat sırasında postada kaybolabilir, elektronik olanlar ise muhatabına ulaşabilir.
İki tür belgeyle çalışma arasındaki temel fark, bunların saklanmasıdır. Elektronik belgeler, tüm kullanıcıların onlarla çalışabileceği sisteme anında girer. Kağıt belgeler için yine de düzenli bir şekilde saklanacakları bir arşiv düzenlenmelidir. Aynı zamanda firmaya ulaştıktan sonra kağıt belgenin taranması ve bu taranan kopyanın daha ileri çalışmalar için sisteme yüklenmesi gerekmektedir.
Dikkat! Bu nedenle şirket içindeki çalışmaların hâlâ yalnızca elektronik ortamda yapılması gerekiyor. Kağıt belge geldiğinde onu yalnızca alan veya imzalayanlar görür. Aynı zamanda, elektronik bir kopyayla çalışmak, orijinali neredeyse her türlü kayıptan korumanıza ve birkaç kullanıcının aynı anda onunla çalışmasına olanak tanır.
Hangi EDI programları mevcut?
Piyasada her birinin kendine göre avantaj ve dezavantajları olan birçok belge yönetim sistemi bulunmaktadır. En yaygın sistemler:
| Sistem | Özellikler | Fiyat |
| Dava | En büyük EDI programlarından biri. Mükemmel işlevsellik, basitlik ve kullanım kolaylığı. | 11 ila 13,5 bin ruble. bir işyeri için |
| Mantık | Her büyüklükteki şirkette kullanılabilir, öğrenmesi kolay, kullanıcıya göre esnek ayarlama | Yer başına 4900'den 5900'e. |
| Fırat | Sistemlerin en gelişmişi olarak kabul edilen teslimat, kendi veritabanı sistemini, hafif ve hoş tasarımı içerir. | Bir kuruluşun sunucusuna dağıtıldığında iş istasyonu başına 5.000 ruble'den, 10.000 ruble'den. geliştiricinin ekipmanına yerleştirildiğinde. |
| 1C:Arşiv | Herhangi bir 1C ürünüyle tam entegrasyon, herhangi bir dosyayı (metin, grafik, video ve ses) saklama yeteneği. | 12 ila 57 bin ruble. programın tamamı için. |
| DOĞRUDAN | Küçük ve orta ölçekli işletmeler için en uygun sistem, elektronik belgeleri kağıt belgelerle birleştirebilirsiniz. | 7 bin ruble'den. 2 milyon rubleye kadar lisans için |
| OPTIMA-İş Akışı | Aktif olarak gelişmeye yeni başlayan yeni bir sistem. Bu sisteme özgü birçok özellik vardır. | 55 ila 75 bin ruble. bir lisans için. |
Elektronik bir belgenin diğer programlarla etkileşimi
Kurumun elektronik ortamında yerini alan EDI sisteminin, çalışması sırasında, içinde çalışmakta olan diğer iş uygulamalarını serbestçe desteklemesi gerekmektedir. Örneğin, muhasebe belgelerini (faturalar, kanunlar, faturalar, vekaletnameler vb.) serbestçe işlemek gerekir.
Ayrıca elektronik belge yönetim sisteminin herkesle tutarlı bir şekilde çalışması ve aynı verilerle çalışması gerekmektedir. Bu nedenle sistemin elektronik ortamda kullanılan dizinleri destekleyebilmesi ve içindeki verileri güncelleyebilmesi gerekmektedir.
Ek olarak, harici verilerle (e-posta, ticaret platformları vb.) çalışmayı da hesaba katmak gerekir.
Elektronik belge yönetim sistemi seçerken, kuruluşta mevcut olan diğer araçlarla ve veri kaynaklarıyla etkileşim olanaklarına dikkat etmeniz gerekir. Genellikle popüler ve dolayısıyla aktif olarak gelişen sistemler, en popüler programlar için birçok modül içerir - 1C, Parus, Oracle ve diğerleri.
Örneğin, elektronik belge yönetimi programı 1C, elektronik muhasebe belgelerini doğrudan ondan oluşturmanıza, almanıza ve göndermenize ve bunları nitelikli bir imzayla onaylamanıza izin verebilir.
Entegrasyon derecesine bağlı olarak elektronik belge yönetim sistemleri aşağıdaki türlere ayrılabilir:
- Evrensel elektronik belge yönetim sistemleri(EDMS sistemleri). Bunlar tamamen belge yönetim sürecini otomatikleştirmek için tasarlanmış bağımsız belge yönetim sistemleridir. Kural olarak, bu tür sistemler istemci-sunucu teknolojisini kullanır.
- Grup çalışması yönetim sistemleri. Bu sistemler, bir grup kullanıcıya belge ve verilerle dağıtılmış çalışma sağlar. Temel amaçları işbirliğini sağlamaktır. Bu nedenle grup çalışma yönetim sistemleri EDMS sistemlerine göre önemli ölçüde daha az işlevselliğe sahiptir.
- Bilgi yönetimi sistemlerinin bir parçası olarak yerleşik modüller. Tüm ERP sistemlerinde bu tür modüller bulunur. Bu modüller ayrıca sınırlı işlevselliğe sahiptir (EDMS sistemleriyle karşılaştırıldığında) ve kural olarak ERP sistemleri, temel işlevsellik uygulanmadan çalışmaz.
Elektronik belge yönetim sistemlerinin yapılandırılabileceği bir diğer alan ise uygulama kapsamıdır. Özel belge türlerine veya faaliyet alanlarına odaklanan elektronik belge yönetim sistemleri vardır. Örneğin PDM sistemleri, yazılım geliştirme destek sistemleri, HelpDesk tipi sistemler, tıbbi dokümantasyon destek sistemleri vb.
Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması
Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması, sistem tedarikçisinin katılımına bakılmaksızın kuruluşun bağımsız olarak tamamlaması gereken birkaç aşamayı içerir. Bu aşamalar, kuruluşun projeyi bir bütün olarak değerlendirmesine olanak tanıyacak ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanma olasılığını artıracak, mantıksal olarak birbiriyle ilişkili bir dizi eylem ve aktiviteyi içerir.
Elektronik belge yönetim sisteminin uygulama aşamalarının genel şeması şekilde sunulmuştur.
Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının ana aşamaları şunları içerir:
Aşama 1. Temel süreç ve prosedürlerin tanımı.
Bu aşamanın amacı, mevcut belge akış süreçlerinin ve belge işleme prosedürlerinin bileşimini açıkça tanımlamaktır. Bunun için mevcut süreç ve prosedürlerin detaylı bir analizinin yapılması gerekmektedir.
Bu aşamada gereklidir:
- üst düzey süreçleri tanımlamak;
- süreçlerin ayrıntılı bileşimini belirlemek;
- belge akışı süreçlerine ilişkin iş hedeflerini belirlemek;
- Belge akışı süreçleri için teknik hedefleri tanımlayın.
Aşama 2. Belge akış süreçlerine yönelik gereksinimlerin belirlenmesi.
Bu aşamada belge akış süreçlerinin verimli çalışması ve otomasyona geçebilmesi için hangi değişikliklerin yapılması gerektiği belirlenir.
Bu aşamada gereklidir:
- belge akışı süreçlerinin teknolojik bir değerlendirmesini yapmak;
- süreçler için iş gereksinimlerini belirlemek;
- süreç haritalarını “olması gerektiği gibi” hazırlamak;
- ölçülebilir süreç özelliklerinin oluşturulması;
- Belge akış süreçlerine ilişkin teknik gereksinimleri formüle etmek ve teknik şartnameleri hazırlamak.
Örnek belgeler:
| Süreç haritası "Gelen yazışma yönetimi" | Süreç haritası "Giden yazışma yönetimi" | Belge akışının otomasyonu için görev tanımı | |
 |  |  | |
Aşama 3. Elektronik belge yönetim sistemi seçimine ilişkin kriterlerin oluşturulması.
Birinci ve ikinci aşamalardan elde edilen verilere dayanarak, elektronik belge yönetim sisteminin seçimine yönelik bir dizi kriterin formüle edilmesi gerekmektedir. Elektronik belge yönetim sistemi seçme kriterleri, büyük ölçüde daha fazla çalışmanın kapsamını ve sistem tedarikçisi ile etkileşimi organize etme prosedürünü belirleyecektir.
Bu aşamada gereklidir:
- mevcut belgeleri türe göre sınıflandırmak;
- mevcut belge formlarının bir değerlendirmesini yapmak;
- elektronik forma aktarılacak verilerin bileşimini belirlemek;
- kullanıcı arayüzü gereksinimlerini belirlemek;
- Elektronik belge yönetim sistemini seçmek için bir dizi kriter oluşturun.
Aşama 4. Elektronik belge yönetim sisteminin seçilmesi.
Bu aşama, kuruluşun elektronik belge yönetim sisteminin üzerinde çalışacağı ana teknolojileri belirlemesine, uygun bir sistem seçmesine ve elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması için bir hizmet sağlayıcı belirlemesine olanak tanır.
Bu aşamada gereklidir:
- belge yönetim sistemi fonksiyonlarının bileşimini belirlemek;
- kuruluşun ihtiyaçlarına en uygun belge yönetim sistemi türünü belirlemek;
- elektronik belge yönetim sisteminin olası tedarikçilerinin bir listesini oluşturmak;
- bir elektronik belge yönetim sistemi sağlayıcısı seçin.
Aşama 5. Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına yönelik proje yönetimi.
Elektronik belge yönetim sistemi tedarikçisi seçildikten sonra uygulama planının geliştirilmesi gerekmektedir. Bu aşama oldukça fazla zaman alabilir ancak planlama süresi, sistemin uygulanması için gereken sürenin önemli ölçüde azaltılmasına yardımcı olacaktır. Plan, hizmet sağlayıcıyla ortaklaşa geliştirilebilir.
Proje yönetim planı aşağıdaki faaliyetleri içermelidir:
- sistem işlevselliğinin tasarımı;
- sistem uygulaması;
- sistem çalışmasının test edilmesi ve değerlendirilmesi;
- sistemin deneme çalışması;
- Sistemin değiştirilmesi ve yapılandırılması.
Aşama 6. Sistemin belgelenmesi.
Bu aşama bir önceki aşamaya paralel olarak gerçekleştirilebilir. Bu aşamanın amacı elektronik belge yönetim sisteminin istikrarlı çalışmasını sağlayacak belirli organizasyonel kuralları oluşturmaktır.
Bu aşamada gereklidir:
- personel eğitimi yürütmek;
- kullanıcı etkileşimi için prosedürler ve düzenlemeler geliştirmek;
- Sistemle çalışmak için kılavuzlar geliştirin.
Elektronik belge yönetim sistemi seçme kriterleri
Elektronik belge yönetim sistemi seçme kriterleri büyük ölçüde kuruluşun ihtiyaçlarına ve yeteneklerine bağlıdır. Kriterlerin detaylı kompozisyonu doğrudan iş hedefleri ve belge akış süreçlerinin teknik hedefleri esas alınarak belirlenmelidir.
Kuruluş, ayrıntılı kriterlerin yanı sıra, elektronik belge yönetim sistemi türleri ve kullanılan teknolojilerle ilgili genelleştirilmiş kriterleri de kullanmalıdır.
Bu genel kriterler şunları içerir:
- Elektronik belge yönetim sisteminin “olgunluğu”. Seçilen sistemin “olgunluk” düzeyini değerlendirmek gerekir. Böyle bir değerlendirme, sistemin ne kadar süredir piyasada olduğunu, kaç kuruluşun bu sistemi kullandığını, sistemde herhangi bir güncelleme olup olmadığını anlamayı mümkün kılacaktır. Sistem yeniyse ve pazara yeni girmişse, sistemin işleyişinde hata olasılığı yüksektir. Bu durum elektronik belge yönetim sisteminin işleyişi sırasında sorunlara yol açabilmektedir.
- Endüstri Standartlarına Uygunluk. Farklı faaliyet türlerinin, kuruluşun belge akışını doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen kendi standartları vardır. Sistem seçerken elektronik belge yönetim sisteminde bu standartların gerekliliklerinin nasıl dikkate alındığına dikkat etmeniz gerekir.
- Hedeflere ve kritik başarı faktörlerine uyum. Bir sistem seçerken kuruluşun hedeflerine uygunluk derecesini dikkate almak gerekir. Sistemin kuruluşun hedeflerine ve temel gereksinimlerine en iyi şekilde uyması önemlidir. Sistem gereksinimleri karşılamıyorsa sistem seçimi değiştirilmeli ancak temel gereksinimler ve hedefler değiştirilmemelidir. Bir kuruluş, belirli bir belge yönetim sistemi için bazı gereksinimleri değiştirebilir, ancak yalnızca bu gereksinimlerin kuruluşun süreçleri için kritik olmaması durumunda.
- Teknik destek düzeyi. Bu kriter elektronik belge yönetim sistemi tedarikçisinin seçimiyle ilgilidir. Sistemin hem uygulanması sırasında hem de işletimi sırasında sistemin teknik destek düzeyinin değerlendirilmesi gerekmektedir.
- Sistem ölçeklenebilirliği. Bu seçim kriteri kuruluşun faaliyetlerinin genişletilmesi açısından önemlidir. İş hacimleri arttıkça ve sistemin kullanıcı tabanı genişledikçe kuruluşun çözümleri ölçeklendirmesine olanak tanımalıdır.
- Sistem belgelerinin kullanılabilirliği. Kullanıcı belgelerine ek olarak, bir kuruluşun sistem ayarlarını yönetmeye veya değiştirmeye yönelik belgelere de erişebilmesi önemli olabilir.
- Sistem koruması. Elektronik belge yönetim sistemi seçerken sistemde uygulanan güvenlik önlemlerine dikkat etmeniz gerekir. Bir kuruluşun veri güvenliği ve gizlilik politikalarına ilişkin kendi gereksinimleri olabilir. Seçilen sistem, kurumun güvenlik politikasına uygun olarak bilgi ve belgelere erişimi yapılandırmanıza olanak sağlamalıdır.
- Sistem hata toleransı. Bazı kuruluşlar için elektronik belge yönetim sisteminin aksama süresi kritik bir faktör olabilir. Bir sistem seçerken, sistemi minimum çalışma konfigürasyonuna döndürmenin ne kadar sürebileceğine dikkat etmeniz gerekir.
- Mülkiyet maliyeti. Bir sistem seçerken, toplam sistem sahip olma maliyetini hesaba katmak gerekir: lisans satın alma maliyeti, yönetim maliyeti, sistem genişletme maliyeti, teknik destek ve güncelleme maliyeti, donanım maliyeti vb. .
Bu kriterler elektronik belge yönetim sistemi seçiminin en genel yönlerini içerir. Tam bir kriter seti geliştirmek için kuruluşun birçok departmanının dahil edilmesi gerekir: yönetim, hukuk hizmeti, BT departmanı, teknik uzmanlar, belge yönetimi uzmanları vb.
Ders 16 Belge otomasyonunun avantajı
1. Doküman otomasyonunun avantajı
2. Neden elektronik belge yönetim sistemlerine ihtiyacımız var?
3. Temel kavramlar ve terminoloji
4. Doküman yönetim sistemleri tarafından çözülen ana görevler
Elektronik belge yönetiminin tanıtılması, belgelerle çalışmayla ilgili hizmetlerin (kuryeler, büro çalışanları vb.) sayısını azaltmayı mümkün kılar.
Şekil 43, kağıt işlemi dijital işlemle değiştirildiğinde ayrı ayrı belge işleme adımları için gereken sürenin ne kadar azaldığını göstermektedir.
Elektronik belge yönetimi koşullarında, örneğin raporlama formunun değiştirilmesi gereklilikleri gibi dış koşullar değiştiğinde belge akışını yeniden yapılandırmak için çok daha az maliyet gerekir.
Elektronik belge yönetiminin etkinliği geniş çapta kabul edilmesine rağmen, kağıtsız teknolojilere tam geçiş, yatırımın yanı sıra bir dizi hukuki sorunun çözümünü de gerektirir. Yani bugün Rusya'da her türlü belge akışının listelendiğini bulabilirsiniz.
Hala kağıt tabanlı bir ortamda faaliyet gösteren işletme ve kurumlar var; çoğunluk belge akışını düzenlemek için bilgisayarları ve yerel ağları kullanıyor ve yalnızca küçük bir yüzdesi tam otomatik elektronik belge yönetim sistemlerini kullanıyor. Bu durumun nedeni nedir?
Şekil 43 - Elektronik belge yönetiminin avantajları
İdeal olarak, elektronik belge yönetiminin gelişmesi tamamen kağıtsız teknolojilerle sonuçlanmalıdır. Ancak günümüzde vergi kanunları, muhasebe kanunları vb. gibi birçok düzenlemeye uymak için kağıt belgeler hala gereklidir. Bir belgenin ana amaçlarından biri belirli gerçekleri belgeleyebilme yeteneğidir. Yakın zamana kadar, gerekli ayrıntıları ve koruma derecelerini içeren bir kağıt belge, belirli bir gerçeği kanıtlamanın ana yoluydu; yasal gücü temsil ediyordu. Maddi bir araç olarak kağıdın, yeni bilgilerin tamamen silinmesine ve kaydedilmesine izin vermemesi anlamında bir dezavantajı vardır, ancak bu dezavantaj, belge sahteciliğini ortadan kaldırma açısından bir avantaja dönüşmektedir. Rus atasözünün şunu söylemesine şaşmamalı: Kalemle yazılanlar baltayla kesilemez.
Başka bir deyişle, her sayfasında imza bulunan ve kağıdın yüzeyinde herhangi bir hasar belirtisi olmayan (yani metnin silinmediği veya yeniden yazılmadığı açık) bir belge aldığımızda emin olabiliriz. bu belgenin imzayı teslim eden kişi adına gönderildiğini ve teslimat sırasında değiştirilmediğini.
Prensip olarak, modern şifreleme araçları, bir belgenin kimliğinin kağıt üzerinde imzalanmasıyla aynı şekilde doğrulanmasını sağlayabilir.
Ocak 2002'de kabul edilen "Elektronik Dijital İmza" Federal Yasası, kuruluşlara, elektronik bir belgenin basılı kopya ile çoğaltılması gerekmeyen orijinal gibi davranabileceği, yalnızca elektronik belge alışverişi için sistemler oluşturma fırsatı verir. Ancak günümüzde, iç belge akışı genel müdür tarafından düzenlendiğinden, dijital imzanın yasallığı yalnızca aktif olarak kullanıldığı iç belge akışı için mutlaktır.
Dolayısıyla karışık belge akışının ana nedeni, dijital imza kullanma sorununun devlet düzeyinde henüz çözülmemiş olmasıdır.
Bununla birlikte, elektronik ortamda belge alışverişi, kuruluşun faaliyetlerinin tamamında değil, yalnızca bazı alanlarında kullanılabilir.
EDMS uygulanırken taktiksel ve stratejik faydaların elde edildiği de genel olarak kabul edilmektedir. Taktiksel faydalar aşağıdakilerle ilişkili bir EDMS uygulanırken maliyetlerdeki azalmayla belirlenir: belgeleri depolamak için fiziksel alanın serbest bırakılması; kağıt belgelerin kopyalanması ve teslim edilmesiyle ilgili maliyetlerin azaltılması; personel ve ekipman vb. maliyetlerinde azalma. stratejik bir işletmenin veya kuruluşun verimliliğinin arttırılmasıyla ilişkili faydaları içerir. Bu avantajlar şunları içerir:
Belgeler üzerinde toplu çalışma olanağının ortaya çıkması (kağıda dayalı kayıt yönetimi ile imkansızdır);
Belgelerin aranmasında ve alınmasında önemli ölçüde hızlanma (çeşitli niteliklere göre);
Kayıtlı olmayan bir iş istasyonundan EDMS'de çalışmanın imkansız olması ve her EDMS kullanıcısına kendi bilgiye erişim haklarının atanması nedeniyle artan bilgi güvenliği;
Sunucuda elektronik olarak saklandıkları için belgelerin güvenliğinin ve saklanma kolaylığının arttırılması;
Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrolün iyileştirilmesi.
Elektronik belge yönetimi (EDF), sanal imzalara sahip elektronik belgelerin kullanımına dayalı bilgi alışverişinin hızlı bir yoludur. Uzun zamandır dünyanın gelişmiş ülkelerinde operasyonel iş için etkili bir araç olarak tanınmaktadır.
Öz
Kuruluşlar arasındaki elektronik belge akışı, belgelerin oluşturulması, işlenmesi, gönderilmesi, aktarılması, alınması, saklanması, kullanılması ve imha edilmesine yönelik bir dizi süreçtir. Tüm bu işlemler, bütünlüğün kontrol edilmesi ve belgelerin alındığının onaylanmasının ardından gerçekleştirilir.
Tüzel kişiler arasındaki belge akışına ilişkin kurallar tarafların mutabakatı ile yürütülür. Telekomünikasyon kullanılarak bilgi alışverişi yapılır ve belgeler elektronik ortamda saklanır. Muhasebe bilgilerinin saklanma süresi kanunla belirlenen süreyi aşmamalıdır.
Kuruluşlar, katılımcıların imzası ile resmi ve gayri resmi belgeleri birbirleriyle paylaşabilirler. Girişimci faaliyet alanında bunlar şunlar olabilir: faturalar, anlaşmalar, faturalar, siparişler, bildirimler, vekaletnameler vb. Bilgiler metin, tablo ve grafik dosyaları şeklinde iletilebilir.
EDI'nin uygulanmasının amacı
EDI'nin uygulanması için önkoşullar şunlar olabilir:
- rutin işlerin azaltılması;
- belge kaybının azaltılması;
- belgelerle “şeffaf” çalışma;
- performans disiplininin arttırılması - belgelerin belirtilen zaman dilimi içerisinde sağlanması vb.
Niceliksel hedeflerden bazıları şunlardır:
- Belge işleme süresinin 10 kat azaltılması.
- Ofis maliyetlerini yarı yarıya azaltın.
Kuruluşlar arasında elektronik belge akışı: nasıl çalışır?
İç mevzuata uygun olarak kuruluşlar arasındaki elektronik belge akışı iki tarafın mutabakatı ile gerçekleştirilmektedir. Veri alışverişi için tüm katılımcıların tek bir operatörün ekipmanına bağlı olması gerekir. Daha sonra kullanıcının karşı taraflar listesine eklenmesi için bir istek göndermesi gerekir. İsteği onayladıktan sonra sistem katılımcıları veri alışverişinde bulunabilir.
EDI modülünün aşağıdaki işlevleri yerine getirmesi gerekecektir:
- Karşı tarafları veri alışverişinde bulunmaya davet edin.
- Bir adres defteri oluşturun.
- 1C gibi muhasebe yazılımıyla entegre edin.
- Belgeleri imzalayın ve şifreleyin.
- Yapı yazışmaları.
- E-posta durumlarını takip edin.
Kuruluşlar arası elektronik belge akışı sertifikalar kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Sunucuya bağlantı ve kimlik doğrulama, kişisel bir dijital sertifika aracılığıyla gerçekleştirilir. Sistemin her kullanıcısına, Token elektronik ortamında saklanan ve bir PIN koduyla korunan bir elektronik dijital imza verilir. Kullanıcı, kişisel hesabı için kullanıcı adını ve şifresini girmelidir. Ancak bundan sonra belgelerine erişebilecek.
Sisteme bağlı olan kurumun herhangi bir çalışanı değişim sürecini başlatabilir. Bir belgeyi karşı tarafa göndermeden önce elektronik dijital imzayla imzalanması gerekir. Bu işlem Cryptopro programı kullanılarak gerçekleştirilir. Belge EDF aracılığıyla gönderilir. Karşı tarafın çalışanı yeni bir belgenin alındığına dair bir bildirim alır. Kabul ederse elektronik imza da atar. Belgede değişiklik yapılması gerekiyorsa yeni bir elektronik versiyon oluşturulur. Düzenlemeyi tamamladıktan sonra tüm değişiklikleri dijital imza kullanarak kaydetmeniz gerekir. Daha sonra değişikliği içeren belge karşı tarafa gönderilir. Gerekirse bilgilerin elektronik koordinasyonu gerçekleştirilir.
Tekrar değişiklik yapılması gerekiyorsa tüm prosedür tekrarlanır. Yeni sürümle ilgili herhangi bir şikayet yoksa belgeye saygı gösterilir. Nihai numunenin iki dijital imzayla imzalandığı kabul edilir. Belgenin tüm sürümleri sunucuda saklanır ve görüntülenmeye açıktır. Numuneye geçerli durum atandıktan sonra belgede değişiklik yapılması mümkün olmayacaktır. Hayal kırıklığına uğramış sözleşmelere "İptal edildi" durumu atanır. Kurumlar arası elektronik belge akışı bu şekilde gerçekleştirilir.
Teçhizat
Kurumlar arası elektronik belge akışı için neler gereklidir? Öncelikle bir telekom operatörü seçmeniz ve bilgi alışverişi için özel bir yazılım yüklemeniz gerekir. İkinci olarak, kuruluşun elektronik yazışma yapmayı planladığı her karşı tarafla bir "Elektronik belge alışverişi anlaşması" yapılması gerekmektedir.
Ayrıca tüm belgelerin saklanacağı bir EDF sunucusunun kurulması da gereklidir. Bu, istemci ekipmanı veya bulut depolama alanı olabilir. Sistem verilerine dışarıdan erişim, kurum çalışanlarının ekipmanlarına kurulan bir uygulama aracılığıyla gerçekleştirilir. Bilgisayarların sunucu ile etkileşimi, ek SSL 128 şifrelemesi ile HTTP protokolü üzerinden gerçekleştirilir.Belgelere erişim yalnızca uygulama arayüzü üzerinden ve kimlik doğrulama sonrasında gerçekleştirilir.
EDI projesi
Bir süreç otomasyonu projesi birkaç aydan birkaç yıla kadar sürebilir. Süre doğrudan otomatikleştirilmesi gereken süreçlerin sayısına, kuruluşun kaynağına ve finansal yeteneklerine bağlıdır. EDI'yi uygulamaya yönelik kısa bir şema aşağıdaki gibidir:
- Bir çalışma grubunun oluşturulması.
- Projenin hedeflerinin, son tarihlerinin ve bütçesinin oluşturulması.
- Mevcut süreçlerin araştırılması.
- Görevler geliştirin.
- EDI sisteminin tasarımı.
- EDMS'nin uygulanmasına yönelik bir anlaşmanın imzalanması.
- Çalışma yönetmeliklerinin onaylanması.
- Sistem dizinlerinin doldurulması.
- Eğitim.
- Ön testlerin yapılması.
- EDS'nin uygulanmasına ilişkin bir emrin verilmesi.
- Yazılım ve işletim prosedürlerinin iyileştirilmesi.
- Bir pilot projenin başlatılması.
- Elektronik belge akışına tam ölçekli geçiş.
EDI uygulamasındaki hatalar
İşlem sırasında kanunen kağıt gerektiren işlemlere özellikle dikkat edilmelidir. Kağıt bir belgeyi elektronik bir belgeyle çoğaltamazsınız. Bu, iş sürecini önemli ölçüde yavaşlatır ve bir bütün olarak otomasyon sürecine karşı olumsuz bir tutuma neden olur. Hiç kimse çifte iş yapmak için fazladan para ödemez.
Uygulama sürecinde, belgelerle çalışmaya yönelik yeni düzenlemeler geliştirmek, personeli eğitmek ve ancak bundan sonra tam uygulamaya geçmek gerekir. Bu ancak çalışanların yeni teknolojileri kullanmanın yararları konusunda bilinçlendirilmesiyle başarılabilir.
Bir diğer popüler hata ise EDMS gereksinimlerinin yeterince gelişmemesidir. Kullanıcıların yapılandırılmamış bir sistemde çalışması gerekiyorsa EDI süreci kuruluşta kabul edilenden farklı olur.
Kuruluşlar arasında elektronik belge akışı: artıları ve eksileri
Avantajları:
- Orijinal belgelerin postayla gönderilmesinin maliyetinin azaltılması.
- Belgeleri saklamak için yerden tasarruf edin. Hepsi elektronik olarak kaydedilir.
- Kullanım kolaylığı. Belge bir iş istasyonundan gönderilir. Bir belgenin hızlı aranması duruma göre (gönderildi, alındı, kabul edildi vb.) gerçekleştirilir.
- Anında teslimat. Gönderilen tüm bilgiler birkaç saniye içinde alıcıya ulaşır.
- Bir belgenin sistemdeki saklama süresi dolmadan kaybolması mümkün değildir.
Kusurlar:
- Ekipmanı kullanmak için çok paraya mal olan bir lisans satın almanız gerekir.
- Veri alışverişi çoğunlukla yalnızca aynı sistemdeki katılımcılar arasında yapılabilir.
- 1C'deki veya başka herhangi bir yazılımı kullanan kuruluşlar arasındaki elektronik belge akışı, daha önce kullanılan şemadan farklıdır. Yeni algoritmanın devreye girmesiyle birlikte tüm çalışanların işlerini nasıl yürütecekleri konusunda soruları olacak.
- Teknik ekipman. Bir kuruluşun EDI'yi uygulamaya koymadan önce ekipman satın alması ve çalışanlarını yeni sistemi yönetmeye hazırlaması gerekir.
- EDF, 1 yıl geçerli olan elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilir. Sertifikalar derhal izlenmeli ve güncellenmelidir. Vergi makamlarıyla sorun yaşanmaması için karşı taraf belgelerinin geçerlilik sürelerinin de kontrol edilmesi gerekmektedir.
Yasal düzenleme
Kuruluşlar arasındaki elektronik belge akışını hangi düzenlemeler düzenliyor? Rusya Federasyonu mevzuatı, 63 Sayılı “Elektronik İmzalara İlişkin” Federal Yasayı içermektedir, Federal Vergi Hizmetine belge gönderme kuralları, MMV-7-2/168 sayılı Maliye Bakanlığı Emri'nde belirtilmiştir. Kuruluşlar arasındaki EDI, Maliye Bakanlığı'nın 50n sayılı Emri esas alınarak yürütülür. Birincil muhasebe belgelerinin elektronik ortamda değişimine ilişkin kurallar, ММВ-7-6/36@ sayılı Federal Vergi Servisi kararında belirtilmiştir. Faaliyet sürecindeki tüm EDF operatörlerine, ММВ-7-6/253@ numaralı Federal Vergi Servisi'nin emriyle rehberlik edilmelidir.
"VLSI"
SBIS kuruluşları arasındaki elektronik belge akışı müşterilere aşağıdaki avantajları sağlar:
- Rusya Federasyonu'nda kayıtlı herhangi bir kuruluşa belge gönderebilirsiniz. Karşı taraf SBIS sistemine katılımcı değilse, şirket çalışanı kuruluşun bir temsilcisiyle iletişime geçecek ve sisteme katılım davetlerini e-postasına gönderecektir. Talebin onaylanmasının hemen ardından katılımcılar arasında bilgi alışverişi aracısız gerçekleştirilecektir.
- Bilgisayarınıza yazılım yüklemenize gerek yoktur. İhtiyacınız olan tek şey güncel bir tarayıcı ve İnternet erişimidir.
- Verilerle çalışmak için özel bir programa ihtiyacınız yoktur. Rapor başlangıçta 1C gibi üçüncü taraf bir yazılımda hazırlanmışsa, SLSIS sistemi ile veri entegrasyonunu yapılandırabilirsiniz.
- Belgenin standart formu oluşturulmamıştır. Metin, elektronik tablo dosyaları, resimler vb. gönderebilirsiniz.
SKB "Kontur"
Rusya'daki ilk yazılım geliştiricilerden biri, kuruluşlar arasında elektronik belge akışının gerçekleştirildiği ekipman tedariğiyle de ilgileniyor. Kontur, elektronik belge alışverişinde kullanılan Diadoc sistemini geliştirdi. Sistemin bir özelliği de verilere yurt dışından da erişilebilmesidir. Şirket, özellikle bu amaç için dolaşım tarifeleri geliştirmiştir. İstenildiği takdirde API üzerinden verilere erişilebilmektedir.
Ne istiyorsun?
EDI'yi bağlamak için bir kuruluşun şunları satın alması gerekir:
- lisanslı yazılım;
- sunucu;
- ekipmanı güncelleyin;
- Tren personeli;
- EDMS'yi dahili uygulamalarla çalışacak şekilde yapılandırın ve entegre edin.
Kurumlar arasında elektronik belge akışının sağlanması için bu tür yatırımların yapılması gerekiyor mu? Teknik destek danışmanlığı, EDMS ve yazılım güncellemelerinin giderlere dahil edilmesi yatırımın ikinci aşamasıdır. Bu masrafların aylık olarak ödenmesi gerekecektir.
Çözüm
Kağıt belge akışının yerini elektronik belge akışı alıyor. Yalnızca kuruluşun süreçleri sürdürme maliyetlerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda bir bütün olarak işin verimliliğini de artırır. EDI'nin başarılı bir şekilde çalışması için, sistemi uygulama hedeflerinizi net bir şekilde formüle etmeniz ve ekipmanı uygun şekilde yapılandırmanız gerekir.
