Elektronik belge yönetiminin avantajları: maliyetin azaltılması. Elektronik belge yönetim sistemi nedir ve neden gereklidir? Sekreterler, asistanlar ve asistanlar

Elektronik belge yönetiminin geleneksel kağıt yönetimine kıyasla çok sayıda avantajı vardır: belgede değişiklik yapma kolaylığı; bir belgeye yalnızca metni değil aynı zamanda multimedya verilerini de yerleştirme yeteneği; önceden hazırlanmış formları kullanma yeteneği; çok sayıda adrese daha yüksek bilgi aktarımı hızı; kağıt tasarrufu; arşivlerin kompaktlığı; bilgi akışlarının kontrol kolaylığı; bilgi arama ve almada yüksek hız; belgeleri yetkisiz erişime karşı koruma ve çalışanların bilgiye erişim haklarını farklılaştırma yeteneği.

Elektronik belge yönetim sistemlerinin tanıtılmasının, etkili yönetim ve hızlı karar alma açısından işletme ve kuruluşların yönetimine belirli avantajlar sağladığına dikkat edilmelidir: çalışanların ve departmanların faaliyetlerinin şeffaflığı; analitik bilgi ve raporların elde edilmesinde yüksek hız; performans disiplininin güçlendirilmesi; insan faktörünün şirket faaliyetleri üzerindeki olumsuz etkisinin azaltılması; Belgelerle çalışan çalışanların (kuryeler, büro çalışanları vb.) sayısının azaltılması.

Pirinç. 3.

Şekil 3, kağıt sürecini dijital süreçle değiştirirken belgelerle çalışmanın bireysel aşamalarının süresinin nasıl azaldığını göstermektedir. Elektronik belge yönetimi koşullarında, örneğin raporlama formunu değiştirme gereklilikleri gibi dış koşullar değiştiğinde belge akışını ayarlamak için çok daha az maliyet gerekir. Bir ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına, daha basit ve daha mantıklı hale gelen tüm yönetim sürecinin optimizasyonu eşlik eder. Alınan kararların kalitesi artar, yönetim kararlarının uygulanması üzerindeki kontrol daha etkin bir şekilde gerçekleştirilir ve yönetim aygıtının bakımıyla ilişkili doğrudan ve dolaylı sosyal maliyetler azalır. Belgeler, tüm kuruluş için tek tip bir sınıflandırıcı, sözlük ve standart veritabanı içeren otomatik bir belge yönetim sistemi kullanılarak gönderilir. Belge yönlendirme genellikle belgenin türüne ve belirlenmiş çalışma kurallarına bağlı olarak belirlenir (ancak bu işlev tüm sistemler tarafından desteklenmez). Dış kuruluşlarla belge alışverişi, eğer anlaşma varsa, kurumsal bilgi portalı Prokhorov A. Belge akışı ve yazılımı / A. Prokhorov // ComputerPress 2010 kullanılarak sağlanır. - No. 1. - S. 32..

Mevcut elektronik belge yönetim sistemlerinin çoğu, bunları uygulayan şirketlerin kağıtsız belge yönetimine geçmesine olanak tanır. Bununla birlikte, elektronik belge yönetim sistemlerinde bile, belgelerle yapılan çalışmaların çoğunun elektronik olarak gerçekleştirildiği (taslak belgeler, onayları vb.) Ve bunların yalnızca bir kısmının basıldığı, imzalandığı zaman, sözde karma belge akışı sıklıkla meydana gelir. ve kağıt halinde saklanır. Bunun birkaç nedeni var. İlk olarak, yasal çerçeve elektronik belgelere tam geçişe izin vermemektedir. İkincisi, bu sistemlerin kullanıcıları henüz kağıt belgelerle çalışma alışkanlığından tamamen vazgeçmeye hazır değiller. Uygulamada, elektronik belge yönetimi artık esas olarak dahili belge akışını ve çok daha az sıklıkla (kuruluşlar arasındaki anlaşmalara bağlı olarak) şirketler arası belge akışını kapsamaktadır.

Ofis işleri ve iş prosedürleri için temel bilgisayar programları dört ana kategoriye ayrılabilir (belgeler ve veri ambarları oluşturmaya yönelik araçlar hariç): iş akışı sistemleri (iş prosedürlerinin otomasyonu); grup yazılımı sistemleri (ekip çalışması); belge yönetim sistemleri (temel olarak belgelerin kaydedilmesini, saklanmasını ve geri alınmasını sağlar); e-posta sistemleri (belge alışverişi için kullanılır).

Bu bölünme yaklaşık üç yıl önce pazarda ortaya çıktı. Artık en popüler uygulamaların en son sürümlerinin tüm bunları ve diğer birçok teknolojiyi, örneğin Lotus Domino'yu birleştirmeye çalışması nedeniyle oldukça şartlı. Ek olarak, bu teknolojilerin her biri (tabii ki, iş dünyasında en başından beri popülaritesi belge oluşturma araçlarıyla yaklaşık olarak aynı olan e-posta hariç), Batı'da 2-3 yıldır moda önce yerini yeni işbirliği ve mesajlaşma kavramına ("işbirliği ve mesajlaşma") bıraktı.

Bize göre bunun nedenleri onlar ve bizim için yaklaşık olarak aynıdır (yerelleştirme, kod tabloları desteği, arama, tanıma vb. ile ilgili tamamen dilsel, dilsel ve teknik sorunları hesaba katmazsak)

Mesele şu ki, iş prosedürlerini ve ekip çalışmasını otomatikleştirmek prensipte çok zordur. İlk olarak, henüz hiç kimse başarılı bir işi yürütmenin evrensel kurallarını ortaya koyamadı. Her kuruluş bu bakımdan tamamen benzersizdir. Ek olarak, otomatik bir prosedür çerçevesinde, hiç kimsenin elbette bağışık olmadığı acil durumlara yeterince yanıt vermek her zaman mümkün değildir. Bazen otomasyon yalnızca işe zarar verir; genellikle belirli sayıda çalışan ideal olarak sorunlarını gayrı resmi ilişkilerde çözer ve otomatik sistemin çerçevesi onları yalnızca kısıtlar. Ancak karşı örnekler hiç de nadir değildir.

Sonuç olarak, şu anda iş prosedürlerini otomatikleştirmenin en akılcı yolu olarak şunu kabul etmek mantıklıdır: “Çalışanların davranışlarını olası her duruma göre programlamaya çalışmayın, bunun yerine onlar için şirket içinde ortak bir bilgi ortamı yaratın. işbirliği yapabilecekleri (yani iş görevlerini ortaklaşa çözebilecekleri) ve mesaj alışverişinde bulunabilecekleri.” Belki de bu durum, iş prosedürlerinin eksiksiz otomasyon zincirlerinin oluşturulmasına vurgu yapan mevcut iş akışı sistemlerinin bulutsuz geleceğinin sorgulanmasına yol açmaktadır.

Bugün durum önemli ölçüde iyileşti. Komple Rus ürünleri ortaya çıktı, terminoloji ve konumlandırma konusundaki kafa karışıklığı, işletmedeki ofis işlerinin ve belge akışının otomasyonu yavaş yavaş aşılıyor. Ulusal kayıt yönetiminin özellikleri [Elektronik kaynak] Erişim modu: http://www.directum.ru/339091.aspx(erişim tarihi: 10/15/2015).

Modern elektronik belge yönetimi yazılımının özelliklerini ve işlevselliğini ele alalım.

Sıklıkla karıştırılan iki kavramı - ofis çalışması ve belge akışı - ayırmak gerekir. Ofis işi, doküman oluşturma ve onlarla çalışmayı organize etme faaliyetidir. Belgelerle çalışmanın organizasyonu, belgelerin hareketini, aranmasını ve saklanmasını sağlayan koşulların yaratılması anlamına gelir. Belge akışı, belgelerin alındığı veya oluşturulduğu andan yürütülmesi veya gönderilmesinin tamamlanmasına kadar işlenme noktaları arasındaki hareketidir (13;818). Bu bölüme dayanarak elektronik sistemlerin bir sınıflandırması vardır. Bunlar ofis otomasyon sistemleri - CAD ve elektronik belge yönetim sistemleri - EDMS'dir. CAD sistemleri öncelikle elektronik belgelerin muhasebesini sağlar. Görevleri arasında gelen, giden, iç ve organizasyonel ve idari belgelerin kaydedilmesi, verilen kararların muhasebeleştirilmesi ve icra sırasında alınan yanıtlar yer alır. Veritabanları yalnızca belge ayrıntılarını değil aynı zamanda metin görüntülerini de saklar. CAD, yürütmeyi izlemenize, vakalara ilişkin verileri depolamanıza ve bir ayrıntıyı veya bir dizi ayrıntıyı kullanarak bir belge için hızlı arama yapmanızı sağlar. EDMS, elektronik belgelerle çalışmaya, bunların bir kuruluş içindeki veya kuruluşlar arasındaki hareketine odaklanmıştır. Burada önemli olan belgenin toplu olarak hazırlanması, tekrar tekrar onaylanması ve belgelerin versiyonlarının muhafaza edilmesi sürecidir. EDMS, ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetimi işlevlerini birleştirir; dolayısıyla bu sistemler tüm ofis süreçlerini kapsar ve büyük kuruluşlarda daha sık kullanılır.

Rusya'da uzun yıllar boyunca tüm belge akışı kağıttan oluşuyordu. Ancak bugün yavaş yavaş karışık bir aşamaya geçiyor. Bu hem devlet yetkililerinin hem de ticari kuruluşların çabalarının sonucudur. Ancak bilişim süreçleri yavaş ilerliyor.

Elektronik belge yönetimi, bir kuruluşun (kurumun) belgelerinin büyük kısmının elektronik olarak kullanıldığı ve elektronik arşivler, benzersiz bilgi depoları veya veri ambarları olarak adlandırılan yerlerde merkezi olarak depolandığı belgelerle çalışmayı organize etme yöntemini ifade eder (15;592) .

Elektronik belge yönetiminin bir daha optimal tanımı tanımlanabilir: “elektronik belge yönetimi, “kağıtsız ofis işi” kavramının uygulanmasıyla, elektronik biçimde gönderilen belgelerle çalışmak için birleşik bir mekanizmadır.

Elektronik belge akışı dahili ve harici olabilir ve bu, bilgi alışverişine belirli özellikler getirir. İç elektronik belge akışı, bilgi alışverişi veya elektronik belgelerin kuruluş içindeki hareketi ile karakterize edilir. Dış elektronik belge akışı, kuruluşlar arasındaki yazışma alışverişi ile karakterize edilir.

Buna göre, elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), dar anlamda, elektronik belgelerle (oluşturma, değiştirme, arama, depolama) ve çalışanlar arasındaki etkileşimle çalışmayı düzenlemenize olanak tanıyan yazılım (bilgisayar programı, sistem) anlamına gelir: belgelerin aktarılması, görevlerin (siparişler, talimatlar) verilmesi ve bunların izlenmesi, bildirimlerin gönderilmesi vb. (18). Daha geniş anlamda EDMS, yazılım, teknik ve metodolojik bileşenlerin yanı sıra organizasyonel ve düzenleyici yönleri de içeren tüm üretim organizmasına nüfuz eden modern bir organizasyonel ve teknolojik yapı olarak anlaşılmaktadır.

Şu anda, kuruluşlar arasındaki elektronik belge akışı büyük ölçüde kağıdın yerini alabilir ve belge alışverişi sürecinin otomasyonu modaya bir övgü değil, hızlı zamanların bir diktesidir, çünkü bir kağıt belgenin posta veya kurye yoluyla teslim edilmesi birkaç gün sürebilir. ancak elektronik belge, muhatabın konumuna bakılmaksızın birkaç saniye içinde teslim edilir. Belge akışını elektronik formata çevirmek yalnızca zaman ve çabadan değil aynı zamanda yerden de tasarruf sağlar. Bazı firmalarda kağıt arşivler uzun yıllar satış katlarının alanıyla karşılaştırılabilecek bir alanı kaplar.

Pek çok kişi hala yasal olarak önemli bir belgenin, belirli kurallara göre hazırlanmış, el yazısı imzayla imzalanmış ve bu belgeyi veren kuruluşun mührü (sertifika, sertifika, ekstre vb.) Tarafından onaylanmış bir kağıt olduğuna inanmaktadır. Ancak teknolojik yetenekler gelişiyor ve günümüzde elektronik belgeler, el yazısı imzanın elektronik benzeri olan elektronik imzayı kullandıkları için yasal olarak da önemli olabilir. Elektronik imza, elektronik formdaki diğer bilgilere (imzalı bilgi) eklenen veya bunlarla başka şekilde ilişkilendirilen ve bilgiyi imzalayan kişiyi tanımlamak için kullanılan elektronik formdaki bilgidir (9;19).

Rus mevzuatına göre, aşağıdaki koşulların yerine getirilmesi durumunda elektronik imza, elle atılan imzaya eşdeğer olarak kabul edilir:

1. Bu elektronik ortama ilişkin imza anahtarı sertifikası imza, doğrulama sırasında veya imza anını belirleyen deliller varsa elektronik belgenin imzalanması sırasında geçerliliğini (geçerliliğini) kaybetmemiş olmalıdır;
2. Elektronik belgedeki elektronik imzanın gerçekliği doğrulanır;
3. Elektronik imza, imza anahtarı belgesinde belirtilen bilgilere uygun olarak kullanılır.

Dolayısıyla elektronik imzanın geçerli olması gerekir ve en önemlisi, elektronik dijital imzaya sahip bir belge ancak imza anahtarı sertifikasında belirtilen ilişkilerin uygulanması durumunda hukuki önem kazanacaktır.

EP'den bahsetmişken, EP'nin genelleştirilmiş bir kavram olduğunu anlamalısınız; şunları içerir:

-yazılım;
- elektronik dijital imzanın genel anahtarını içeren, sertifika merkezinin yetkili bir kişisinin elektronik imzasına sahip bir kağıt belge veya elektronik belge olan imza anahtarı sertifikası. Sertifika, elektronik imzanın doğruluğunu teyit etmek ve imza anahtarı sertifikasının sahibinin kimliğini belirlemek için düzenlenir. Yani elektronik belge tam olarak bu şekilde imzalanır ve imzanın hangi amaçlarla kullanılabileceği bilgisini içeren imza anahtarı sertifikasıdır;
-anahtar taşıyıcı (imza anahtarı sertifikasının güvenli bir şekilde saklanması).

“Anahtar sertifikası imzalama” kavramına daha yakından bakalım.

İmza anahtarı sertifikası, elektronik imzanın sahibine ilişkin bilgileri, imza anahtarı sertifikasının benzersiz kayıt numarasını, sertifika merkezi kayıt defterinde yer alan imza anahtarı sertifikasının başlangıç ve bitiş tarihlerini içeren ve onaylayan belgenin aynısıdır. İmza anahtarı sertifikasını veren sertifika merkezinin adı ve yeri. İmza anahtarı sertifikası bir yıl süreyle verilir. Bir yıl sonra geçerlilik süresi sona erer ve kuruluşun yeni bir imzalama anahtarı sertifikası satın alması gerekecektir. Bu, örneğin CryptoPro CSP programı gibi yazılımlar için geçerli değildir, çünkü programların kural olarak süresi dolmaz.

Elektronik belge yönetiminin bir kuruluşta avantajları ve dezavantajları, artıları ve eksileri vardır.

Elektronik belge yönetiminin temel avantajları, kullanıldığında şirketin tüm departmanlarının ve yapılarının tek bir bilgi alanında çalışacak olmasıdır. Bu sayede şirket içindeki belge işleme hızı büyük oranda artıyor. Ayrıca elektronik belge yönetimini normalden çok daha yüksek hale getiren önemli bir faktör de belgelerin emniyeti ve güvenliğidir. Modern sistemler, bilgi sızıntısı yaratma girişimlerini durdurabilen veri şifrelemeyi kullanır. Bu tür belge akışı kullanıldığında çalışan verimliliği artar ve çalışanın niteliğine bağlı olan belge işlemede hata olasılığı azalır. Elektronik belge yönetim sisteminin getirilmesi önemli bir ekonomik etki sağlar, ancak niceliksel değerlendirmesi karmaşık bir süreçtir, çünkü birçok faktörün dikkate alınması gerekir (20;49).

Sistemi uygulamanın doğrudan etkisi, sarf malzemelerine harcanan paradan tasarruf etmenize, posta ve kurye dağıtım hizmetlerine, fotokopi malzemelerine ödeme yapmanıza ve işçilik maliyetlerini azaltmanıza olanak tanır. Dolaylı etki, kuruluşun işleyişi için önemli olan yönetimin avantajlarıdır: yönetimin şeffaflığı, performans disiplininin kontrolü vb.

Dolayısıyla, elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması şunları sağlar:

1. belgelerle çalışma sürecini tamamen otomatikleştirin;
2. uzak kullanıcılar ve kullanıcı gruplarıyla çalışmanın organizasyonunu sağlamak;
3. harici e-posta sistemleriyle entegrasyon sağlayın;
4. Modülerliği ve yerleşik araçların varlığını kullanarak elektronik belge yönetim sisteminin temel yeteneklerini artırmak;
5. Sınırsız sayıda kullanıcı tarafından sistemde eşzamanlı çalışma sürecinin sağlanması;
6. belgelerle çalışmanın verimliliğini artırmak;
7. belgelerle çalışma kurumsal kültürünü geliştirmek;
8. kağıt belge akışının hacmini önemli ölçüde azaltın;
9. Belgelerin işlenmesi ve gönderilmesi süresini, belge arama süresini, taslak belgelerin koordinasyonu ve onaylanma süresini önemli ölçüde azaltmak;
10. Belgelerin elektronik ve kağıt versiyonlarının eş zamanlı kullanımıyla tüm belgeleme süreçlerinin sağlanması;
11. her tür belgenin kayıt sürecini kolaylaştırmak (e-posta ve web formlarından kayıt, akışlı tarama desteği, herhangi bir formattaki dosyaların kaydı);
12. iş akışı yönetimini sağlamak (dokümanların sanatçılar arasında aktarımı);
13. birbiriyle ilişkili belgelerle çalışma sürecini sağlamak;
14. tüm yaşam döngüsü boyunca belge yönetimini sağlayın;
15. Belgenin oluşturulduğu andan arşive sunulduğu ana kadar tüm süreçlerin şeffaflığını sağlar;
16. Belgelerle çalışma geçmişinin kaydedilmesi (bir belgeyle yapılan tüm eylemlerin zamanı ve yazarlarının muhasebeleştirilmesi, çalışma yorumlarının kaydedilmesi, ekli dosyaların sürümlendirilmesinin desteklenmesi);
17. belgenin oluşturulma tarihinin izini sürmek;
18. Dokümanların koordinasyonu ve onaylanması için açık bir süreç sağlanması;
19. İyi işleyen bir talimat sistemi oluşturun;
20. Performans disiplini üzerinde açık kontrol sağlanması;
21. belgeleri herhangi bir kritere göre sıralayın;
22. çeşitli niteliklere ve tam metin aramasına göre bilgi araması sağlar;
23. Belgelerin hareketine ilişkin istatistiksel verilerin toplanması ve analizinin otomasyonunu sağlamak;
24. Belgelerin elektronik görüntülerinin arşivde saklanmasını sağlayın;
25. Erişim haklarının düzenlenmesini sağlayın;
26. belgelere anında erişim sağlayın;
27. Belgelerin niceliksel kayıplarını azaltmak;
28. emek verimliliğini artırmak;
29. belgelerin arşive sunulması ve arşivde saklanması için belgelerin hazırlanması maliyetlerini azaltmak;
30. Elektronik belgelere yasal güç vermek;
31. kurye ve posta hizmetlerinin maliyetlerini azaltmak;
32. Dahili ve harici kuryelerin sayısını azaltın;
33. Bir bilgi ve referans veri tabanının devamlılığının sağlanması;
34. gelişmiş arama yeteneklerinin sağlanması (atfedilen arama, gelişmiş arama, Rus dilinin morfolojisini dikkate alan tam metin araması, dinamik arama klasörleri desteği);
35. Devlet Bütçeli Eğitim Kurumunun gereksinimlerine uygun olarak kağıt ve elektronik belgelerin kaydedilmesinin desteklenmesi.
36. Belge taşıma rotaları desteği (sıralı, paralel, serbest rotalar, koşullu rotalar, gecikmeler)
37. Karma belge akışının desteklenmesi (şablonlar kullanılarak kağıt belge ve raporların hazırlanması, belge kayıt kartının yazdırılması, orijinal belgelerin saklandığı yerin kaydedilmesi);
38. Belge akışını analiz etmek, raporlar oluşturmak ve çalışanların performans disiplinini izlemek için araçların mevcudiyeti (raporlar ve analitik sertifikalar oluşturma yeteneği, otomatik günlük kaydı);
39. Bilgi güvenliğinin sağlanması (elektronik dijital imza desteği, veri şifreleme, günlüğe kaydetme, erişim hakları ve rol sistemlerinin farklılaştırılması, yerleşik veri bütünlüğü izleme ve otomatik yedeklemenin varlığı).

Bu noktaları birleştirerek ana avantajları vurgulayabiliriz: belgeler üzerinde toplu çalışma olasılığının ortaya çıkması, belgelerin aranması ve alınmasında (çeşitli niteliklere göre) önemli ölçüde hızlanma, EDMS'de çalışma nedeniyle artan bilgi güvenliği Kayıtsız bir iş istasyonu imkansızdır ve herkes için EDMS kullanıcısına bilgiye erişme, belgelerin güvenliğini artırma ve sunucuda elektronik olarak saklandıkları için bunların saklanma kolaylığını artırma ve belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrolü iyileştirme yetkisi verilmiştir. belgeler.

Elektronik belge yönetimi

Ofis işi- bir işletmenin veya kuruluşun belge akışını düzenlemek için bir dizi önlem. Büro yönetimi, ofis uygulamalarında belgelerle çalışmak için resmi bir kurallar dizisini belirtmek için kullanılan bir terimdir.

Elektronik belge(ED) - elektronik imza (ES) ile imzalanabilen ve bilgisayar ortamına uygun formatta bir dosya biçiminde kaydedilebilen, bilgisayar bilgi işleme araçları kullanılarak oluşturulan bir belge.

Belge akışı- belgelerin oluşturulması, yorumlanması, iletilmesi, alınması ve arşivlenmesinin yanı sıra bunların uygulanmasının izlenmesi ve yetkisiz erişime karşı korunması için bir sistem.

Elektronik belge yönetimi(EDI) - “kağıtsız ofis işi” kavramının uygulanmasıyla, elektronik biçimde gönderilen belgelerle çalışmak için bir dizi otomatik süreç.

üretim belge akışı;
yönetim belge akışı;
arşivleme (bir dizi arşiv belge yönetimi prosedürü);
personel belge akışı (İK prosedürleri);
muhasebe belge akışı;
depo belge akışı;
gizli ve gizli kayıtların yönetimi;
teknik ve teknolojik belge akışı.

Ve diğerleri. Faaliyet türleri kadar belge akış sistemlerinin de olabileceği açıktır; bunun sonucunda belirli belge akışı türlerini otomatikleştiren bilgi sistemleri seri üretim yönünde gelişmektedir.

		Zaman tasarrufu:Çalışanlar kağıt belgeleri aramak için daha az zaman harcıyor. Merkezi bir veritabanı sayesinde dosyalar düzenli olarak yedeklenir ve bir belgenin uçakta unutulması, kazara veya kasıtlı olarak yok edilmesi veya ofis kaosu içinde ortadan kaybolması durumunda bir daha geri getirilemeyecek şekilde kaybolması olasılığını ortadan kaldırır. Herhangi bir nedenle yerinde olmayan dosya ve belgeleri ararken zaman kaybı tamamen ortadan kalkar.

		Fiziksel alan ve teknolojinin daha yeterli kullanımı: Yedekli sunucuların ve diğer belge depolama aygıtlarının kapladığı değerli metrekare miktarı serbest bırakılabilir. Bilginin durumuna ve ilgisine bağlı olarak, belge ve dosyalar saklama süreleri dolduktan sonra güvenli bir şekilde silinebilir. Veri yönetimi yalnızca kurumsal düzenlemelere uymanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda depolama alanını daha verimli kullanmanıza da yardımcı olur.

		İşletmenin iç çalışmalarının şeffaflığının arttırılması: EDMS(elektronik belge yönetim sistemleri), yöneticilerin bir belgenin onaylanması ve onaylanmasının tüm aşamalarında durumunu izlemesine olanak tanır. Buna ek olarak, EDMS yalnızca talep edilen dosyayı değil, aynı zamanda onu kimin oluşturduğuna, kimin eriştiğine ve kimin düzenlediğine ilişkin tam bir raporu anında ve kolayca geri çağırmanıza olanak tanır.

		Her dosyanın ve ilgili belgelerin kişisel geçmişini korumak: EDMS Müşteriler ve tedarikçilerle olan ilişkileri merkezi olarak yönetmenize olanak tanır. Örneğin, kuruluş ile dış varlıklar arasındaki farklı türde ilişkilerle ilişkili gereksinimleri içeren tüm gerekli belgeleri görüntülemek için yalnızca tek bir tıklama yeterlidir.

		Çalışanların fiziksel konumu konusunda daha fazla esneklik: Elektronik erişim ve iletişim yetenekleri sayesinde çalışanlar uzaktan çalışabilmektedir. Ayrıca, aynı coğrafi konumda olsalar bile, çalışanların artık dosyaların basılı kopyalarının komşu ofisten gönderilmesini beklemek zorunda kalmayacaklar.

		Bilgi ve belgelerin artan güvenliği: Daha önce de belirtildiği gibi, merkezi bir veritabanı belgeleri yedeklemenize olanak tanır, böylece dosyaların kazara veya kasıtlı olarak kaybolması riskini azaltır. Aynı zamanda, herhangi bir nedenle konumu değiştiyse gerekli belgeyi aramak için daha az zaman harcanır.

		Baskı, posta pulu, zarf ve posta masraflarının azaltılması: Departmanlar veya tedarikçiler arasında gönderilen kağıt belgeler elektronik olarak gönderilebilir.

		Çalışanların ve yöneticilerin memnuniyet düzeyinin artırılması: Günlük görevleri optimize etmek çalışanların işlerinden daha fazla keyif almasını sağlar. Çalışanları fatura işleme gibi çoğu zaman sıkıcı görevlerden kurtarmak, kendilerini başka faaliyetlere adamalarına olanak tanır. Aynı zamanda bölüm başkanları, astlarının çalışmalarını kontrol etme konusunda daha fazla fırsata sahip oluyor. Sonuçta bazı kuruluşlar, tasarrufların yeni iş seviyelerine ulaşmalarına olanak sağladığını görebilir.

Uygulamanın otomatik kontrolü, tüm organizasyonun faaliyetlerinin her düzeyde şeffaflığı yoluyla etkili yönetimin sağlanması.
Uluslararası standartlara uygun bir kalite kontrol sisteminin sürdürülmesi.
Bilgi ve bilginin etkin birikimini, yönetimini ve erişimini desteklemek. Her çalışanın faaliyetlerinin daha fazla resmileştirilmesi ve faaliyetlerinin tüm arka plan geçmişinin saklanabilmesi nedeniyle personel esnekliğinin sağlanması.
İşletmenin faaliyetlerinin bir bütün olarak kaydedilmesi (dahili iç araştırmalar, departmanların faaliyetlerinin analizi, faaliyetlerdeki “sıcak noktaların” belirlenmesi).
İş süreçlerinin optimizasyonu ve bunların yürütülmesi ve kontrolü için mekanizmanın otomasyonu.
Kağıt belgelerin işletmenin iç dolaşımından hariç tutulması. Kuruluştaki belge akışlarını yönetme maliyetlerini azaltarak kaynaklardan tasarruf edin.
Operasyonel bir elektronik arşivin varlığı nedeniyle, kağıt belgelerin saklanma ihtiyacını ortadan kaldırmak veya önemli ölçüde basitleştirmek ve maliyetini azaltmak.

Depolama hacmi gereksinimleri. Hiyerarşik yapısal depolamayı (HSM - Hiyerarşik Depolama Yönetimi) destekleyen bir belge yönetim sistemi seçmek gerekir. Bu mekanizma, en aktif olarak kullanılan veriyi en hızlı fakat en pahalı ortamda depolarken, daha az kullanılan bilgiyi de otomatik olarak daha yavaş ve ucuz ortama aktarır.
Uygulamaları ve kontrolün otomasyonu için destek gerektiren resmi prosedürlerin varlığı (belirli türde belgelerin hazırlanması, standart organizasyonel fonksiyonların yerine getirilmesi vb.).
Bir kuruluşun idari yönetimini otomatikleştirme ihtiyacı. Organizasyon yapısının karmaşıklık derecesi.
Coğrafi olarak dağıtılmış birimlerin mevcudiyeti. Bu faktör, uzaktan erişim, veri çoğaltma vb. için belirli gereksinimler getirir.
Geniş bir kağıt arşivinin mevcudiyeti. Bazı belge yönetim sistemleri, halihazırda entegre edilmiş toplu belge giriş alt sistemleriyle birlikte gelir.
Güncel ihtiyaçları karşılamayan bir belge akış sisteminin varlığı.
Gelişmiş belge yönlendirme ve iş akışı yönetimi ihtiyacı. Bu ihtiyacın devamı olarak isteğe bağlı iş süreçlerinin desteklenmesi, muhtemelen bu süreçleri destekleyecek uygulama sistemleriyle birlikte çalışılması ihtiyacı ortaya çıkmıştır.
Belgelerin saklanma süreleri için gereklilikler. Uzun saklama süreleri (onlarca yıl) için, mikrofilm üzerine paralel bir arşiv düzenlemeyi ciddi olarak düşünmeye değer.
Sistemin "açıklığı" ve genişletilebilirliği için gereksinimler. Mevcut bilgi sistemleriyle entegrasyon ve mevcut ekipmanların kullanım imkanı.
Belge resimlerini saklama ihtiyacı. Kuruluşta belirli belge depolama formatlarının kullanılması. Mühendislik ve tasarım görevlerini ve işletmenin diğer özelliklerini destekleme ihtiyacı.
Gelişmiş bilgi erişim araçlarına duyulan ihtiyaç. Kuruluşta mevcut belgeler için tam dil sistemi desteği.
Güvenlik gereksinimleri (şifreleme, erişim organizasyonu vb.). Kuruluşun bilgi altyapısında halihazırda mevcut olan erişim mekanizmalarını belge akış sisteminde kullanma yeteneği.
Belirli standartlara uygunluk gereksinimleri: iç, endüstri, GOST, kalite kontrol için uluslararası standartlar, bilgi depolama organizasyon düzeyi.

Herhangi bir elektronik belge yönetim sistemi, aşağıdaki kategorilerin her birinden öğeler içerebilir, ancak çoğu, öncelikle ürün konumlandırmayla ilgili olarak tek bir alana özel olarak odaklanır.

		Bilgi depolama ve alma için gelişmiş araçlara sahip elektronik belge yönetim sistemleri(elektronik arşivler - EA). Elektronik arşiv, bilgilerin verimli bir şekilde saklanması ve alınmasına odaklanan bir belge yönetim sisteminin özel bir durumudur. Bazı sistemler, gelişmiş tam metin arama araçlarıyla özellikle ayırt edilir: bulanık arama, anlamsal arama vb., diğerleri - verimli depolama organizasyonuyla: HSM, çok çeşitli bilgi depolama ekipmanı desteği vb.

		Gelişmiş iş akışı araçlarına sahip elektronik belge yönetim sistemleri(WF). Bu sistemler temel olarak belirli nesnelerin önceden belirlenmiş rotalar boyunca hareket etmesini sağlamak için tasarlanmıştır ("zor yönlendirme" olarak adlandırılır). Her aşamada nesne değişebilir, bu nedenle buna genel kelime "iş" denir. Bu tür sistemlere iş akışı sistemleri - “iş akışı” denir (maalesef bu terimin Rusça'da tam bir karşılığı yoktur). Belgeler işlerle ilişkilendirilebilir ancak belgeler bu sistemlerin temel nesnesi değildir. Bu tür sistemler yardımıyla tüm aşamaları önceden bilinen ve reçetelendirilebilen bazı işleri organize etmek mümkündür.

		Elektronik belge yönetim sistemleri, organizasyon yönetimini ve bilgi birikimini desteklemeye odaklanmıştır. Bunlar genellikle önceki ikisinin unsurlarını birleştiren "hibrit" sistemlerdir. Bu durumda sistemdeki temel kavram hem belgenin kendisi hem de tamamlanması gereken görev olabilir. Bir organizasyonu yönetmek için, bir belgenin rotası yönetici tarafından atandığında hem "sert" hem de "gevşek" yönlendirmeye ihtiyacınız vardır, böylece her iki teknoloji de şu veya bu biçimde mevcut olabilir. sistemler. Bu sistemler, devlet yönetim yapılarında, gelişmiş bir hiyerarşiye sahip ve belgelerin taşınması için belirli kural ve prosedürlere sahip büyük şirketlerin ofislerinde aktif olarak kullanılmaktadır. Aynı zamanda çalışanlar kolektif olarak belgeler oluşturur, hazırlar ve kararlar alır, bunların yürütülmesini veya yürütülmesini kontrol eder.

Bu tür sistemleri büyük işletmelerde uygularken, sistemin etkili yönetim, büyük miktarda bilgiyi işleme, otomatik üretim yönetim sistemleriyle entegrasyon, ölçeklenebilirlik, aşamalı uygulama, bölgesel dağılımı dikkate alma, karmaşık organizasyon yapısını sağlama yeteneğini sağlayıp sağlamadığını belirlemek önemlidir. , rol tabanlı erişim vb.

		İşbirliğini desteklemeyi amaçlayan elektronik belge yönetim sistemleri(işbirliği). Bu, modern dünyadaki pazar koşullarının değişkenliğinin anlaşılması ve hızlı hareket için gereksiz, çok kullanışlı, ancak ağır olmayan "yalnızca gerekli olana" sahip olma ihtiyacı ile ilişkili, belge yönetim sistemleri alanında yeni bir trenddir. balast. Bu tür sistemler, öncekilerden farklı olarak organizasyonda hiyerarşi kavramını içermemekte ve iş akışının herhangi bir şekilde resmileştirilmesini önemsememektedir. Görevleri, kuruluştaki kişilerin coğrafi olarak ayrı olsalar bile birlikte çalışmasını sağlamak ve bu çalışmanın sonuçlarını korumaktır. Genellikle "portallar" kavramıyla uygulanır. Dokümanların intranette saklanması ve yayınlanması, bilgi arama, tartışma ve randevu alma (hem gerçek hem de sanal) hizmetleri sağlarlar. Bu tür sistemler hızla büyüyen ticari şirketlerden, büyük firmalardaki çalışma gruplarından ve devlet kurumlarından müşteri bulmaktadır.

		Gelişmiş ek hizmetlere sahip elektronik belge yönetim sistemleri.Örneğin, müşteri ilişkileri yönetimi hizmeti (CRM - Müşteri İlişkileri Yönetimi), proje yönetimi, faturalandırma, e-posta vb. (Fonksiyonların karmaşıklığı açısından, belge yönetim sisteminin ve örneğin CRM hizmetinin sahip olabileceğini unutmayın. kuruluşa bağlı olarak farklı oranlardadır. Ancak bu makale bağlamında CRM işlevselliği isteğe bağlıdır.)

Böyle bir platform seçerken aşağıdakilere dikkat edilmelidir:

elektronik belge depolamanın organizasyonu;
kuruluşun bireysel özelliklerini dikkate alarak belge akışının otomasyonu;
Mevcut bilgi ortamıyla entegrasyon.

İşlevsel gereksinimler

Yaygındır	Özel
Elektronik dokümanların oluşturulmasının sağlanması (Tarama, İçe Aktarma)	Belgeler üzerinde tartışma oluşturma
Belgelere yorum ekleyebilme	Grafik olanlar da dahil olmak üzere belge içeriğinin karşılaştırılması
Belgeler arasında bağlantı oluşturma

Şirketler giderek artan bir şekilde elektronik belge yönetimini uygulamaya karar veriyor. Nedir ve neden gereklidir?

Belge akışı- bu, bir kuruluştaki belgelerin oluşturulduğu veya alındığı andan yürütme veya gönderimin tamamlanmasına kadar olan hareketidir; belgelerle çalışma kompleksi: alım, kayıt, dağıtım, yürütme kontrolü, dosyaların oluşturulması, belgelerin saklanması ve yeniden kullanılması, referans çalışması.

Elektronik belge yönetimi (EDF)- “kağıtsız ofis işi” kavramının uygulanmasıyla elektronik ortamda sunulan belgelerle çalışmak için birleşik bir mekanizma.

Elektronik belge (ED)- Bilgisayar bilgi işleme araçları kullanılarak oluşturulan, elektronik dijital imza (EDS) ile imzalanan ve bilgisayar ortamına kaydedilen bir belge.

Elektronik dijital imza (EDS)- bilgileri korumanın bir yolu olan, elektronik belgelerin bütünlüğünü kontrol etme ve orijinalliğini onaylama yeteneği sağlayan el yazısı imzanın bir benzeri.

EDI, ofisi otomatikleştirmek, elektronik belge arşivi oluşturmak, kurumsal elektronik belge yönetimi (iş akışı), sözleşme sürecini yönetmek, KYS belgeleriyle çalışmayı otomatikleştirmek (kalite yönetim sistemi) ve vatandaşların isteklerini otomatikleştirmek için kullanılabilir.

EDI, büyüklüğü ve sahiplik şekli ne olursa olsun her şirkette kullanılabilir; sistem, gelişmiş bir bilgi akış şemasıyla hem küçük bir yapıda (departman, departman) hem de coğrafi olarak dağıtılmış bir organizasyonda çalışacak şekilde yapılandırılabilir.

2. Elektronik belge yönetiminin temel ilkeleri

Bir belgenin tek kaydı, belgeyi benzersiz şekilde tanımlamanıza olanak tanır.

Paralel işlemler gerçekleştirme yeteneği, belgeleri taşımak için gereken süreyi azaltmanıza olanak tanır.

Belge hareketinin sürekliliği - belgenin her an yürütülmesinden sorumlu kişiyi belirlemenizi sağlar.

Birleşik bir belgesel bilgi veritabanı, belgelerin çoğaltılması olasılığını ortadan kaldırır.

Hakkında minimum bilgi içeren bir belgeyi bulmanızı sağlayan bir belge arama sistemi.

3. Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri

Elektronik belge yönetiminin avantajları şunlardır:

Dokümanlara hızlı erişim, evrak düzeltmede hız,

Etkin belge hareketi yönetimi,

Tüm şirket yapıları tek bir bilgi alanında çalışabilir; bu, belgelerin onaylanmasını ve karar verme sürecini hızlandırmanıza olanak tanır,

Yönetici disiplininin artırılması (EDI, bir belgenin yürütülmesinden her zaman kimin sorumlu olduğunu belirlemenize olanak tanıdığı için), çalışan verimliliğinin artırılması,

Belgelerin güvenliği ve emniyeti - veri şifreleme, bilgilerin yetkisiz kullanımına yönelik girişimleri durdurmanıza olanak tanır,

Dokümantasyon tekrarlarının ortadan kaldırılması,

Arşiv otomatik olarak oluşturulur,

Belge akışı ve ofis işleri için finansal maliyetlerin azaltılması.

EDI'nin dezavantajları, yazılımın satın alınması ve uygulanmasının yüksek maliyetlerini içerir. Çalışanların da sistemi öğrenmek ve alışmak için zamana ihtiyacı olacak. Ancak bu eksiklikler geçici olacaktır.

Genç şirketler en başından itibaren EDI'ye geçerse mevcut belgeleri dijitalleştirmeye daha az zaman harcayacaklar. Ayrıca mevcut elektronik belge yönetim sistemleri startupları inceliyor ve onlara indirim yapıyor.

Elektronik belge yönetiminin avantajları arasında işçilik ve malzeme kaynaklarından tasarruf edilmesinin yanı sıra belgelerin oluşturulması, saklanması ve işlenmesi için harcanan sürenin önemli ölçüde azaltılması yer alır. Peki kağıtsız teknolojilerde her şey bu kadar pembe ve ekonomik mi? Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri hakkındaki makaleden bilgi edinin.

Kağıtla çalışmaya ne kadar alışmış olursak olalım, hayatımızın gerçekleri bizi elektronik teknolojilerinin inceliklerine dalmaya zorluyor. Bu tür teknolojilerin unsurlarından biri elektronik belge yönetimidir. Hacimli tanımlar ve özel terminoloji içinde kaybolmadan elektronik belge yönetimi kavramını anlamak için birkaç temel terime odaklanalım:

Herhangi bir elektronik belge yönetim sisteminin başlangıç ve ana nesnesi olan elektronik belgedir. Oluşumunu, işlenmesini, korunmasını, iletilmesini ve depolanmasını sistematik bir temelde düzenlemek için bir dizi önlem gereklidir (özel programlar, teknik araçlar, eğitimli personel vb.).

Elektronik belge akışı, çeşitli özel görevleri çözecek şekilde oluşturulmuştur. Şirketteki olası elektronik belge yönetimi türleri:

Belirli elektronik belge yönetimi türlerinin güçlü ve zayıf yönleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bir şirkette elektronik belge yönetimine geçiş ciddi bir ön hazırlık gerektirir. İşte ilk önemli dezavantaj geliyor - sistemin uygulanması aşamasında önemli miktarda malzeme, işçilik ve diğer maliyetler:

Ek olarak, elektronik belge akışına dahil olan belgelerin (vergi ve muhasebe ile ilgili) bir listesini, bunları imzalama hakkına sahip çalışanların bir listesini ve diğer önemli nüansları yansıtarak muhasebe politikasında ayarlamalar yapılması gerekecektir. (belge saklama, erişim, aktarma yöntemleri vb.) .d.).

Sistemin uygulanmasından sonra (elektronik belge yönetiminin sürdürülmesi sürecinde), belirlenen düzenleme ve kuralların, yazılım güncellemelerinin vb. uygulanmasının sürekli izlenmesi gerekir.

Aşağıdaki diyagramdan elektronik belge yönetiminin ana avantajlarını öğrenin:

Elektronik belge yönetim sistemlerini överken, tüm avantajlarını geçersiz kılabilecek zayıf yönleri göz ardı edilemez:

Bir şirketin herhangi bir belge akışının personel ve muhasebe elektronik belge akışı gibi önemli bileşenleri üzerinde ayrı ayrı duralım.

Personel elektronik belge yönetimi, hem şirketin amaçları doğrultusunda hem de ilgili taraflarla bilgi alışverişi amacıyla personel elektronik belgelerinin oluşturulması, birikmesi ve değişimi için bir sistemdir.

Yasal olarak oluşturulmuş personel elektronik belge yönetiminin unsurları artık yürürlüktedir: Elektronik imzaları varsa, uzak çalışanlarla iş sözleşmelerini elektronik biçimde hazırlamak mümkündür (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 312.3. Maddesi).

Yakında elektronik personel doküman yönetiminin yaygın biçimde uygulanmasını bekleyebiliriz. Çalışma Bakanlığı halihazırda bu konuyla ilgili bir deney yürütüyor (Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 26 Mart 2018 tarih ve 194 sayılı emri):

Bu sistem çalışanlara da fayda sağlıyor: İK departmanına gitmeden elektronik ortamda belge talep edebilecek ve sözleşme imzalayabilecekler.

Son zamanlarda, işveren ile çalışan ve diğer ilgili taraflar arasındaki elektronik etkileşim biçimlerinden biri olan elektronik çalışma kitaplarının yaygın olarak tanıtılması hakkında giderek daha fazla konuşulmaya başlandı.

Bununla ilgili ayrıntılar için “Elektronik çalışma kitapları - tüm artılar ve eksiler” materyaline bakın. .

Personel sektöründe elektronik belge yönetimine geçiş, yakında iş denetimlerinin internet üzerinden uzaktan yapılmasını mümkün kılacaktır.

Başlıca önemli dezavantajı, tüm belge hacminin derhal elektronik forma dönüştürülmesinin imkansızlığıdır, çünkü bireysel personel belgelerinin, işveren ile çalışan arasındaki ilişkiye uygun yasal destek sağlamak için mutlaka çalışanın kişisel imzasını içermesi gerekir. Bir çalışanı elektronik imza vermeye mecbur bırakmak zaman ve yasal girişimler gerektirecektir.

Muhasebe elektronik belge yönetiminin avantajları ve dezavantajları

Finansal hizmetler, özellikle muhasebe yapıları, en çok yüksek kaliteli ve hızlı belge akışına bağlıdır. Elektronik belge yönetimi bu departmanların şunları yapmasına olanak sağlar:

Muhasebe çalışmalarını sistemleştirin ve otomatikleştirin.

Uzun zamandır elektronik muhasebe belge yönetiminin avantajlarından yararlanıyoruz. Özel muhasebe programlarında elektronik belgeler oluşturma ve işleme yeteneği, yalnızca işçilik maliyetlerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda belgelerin oluşturulması ve işlenmesinin tüm aşamalarında hatalardan kaçınmanıza da olanak tanır (program bir hata yapmanıza izin vermez veya onu hemen tespit eder) ).

Şirket içi sorunları çözün.

Örneğin, elektronik maaş bordrosu düzenleyin. E-postayla gönderilebilir veya şirketin kurumsal web sitesinde her çalışanın kişisel hesaplarına gönderilebilir. Maaş bordrolarının elektronik yöntemle verilmesine yetkililer itiraz etmiyor (Çalışma Bakanlığı'nın 21.02.2017 tarih ve 14-1/OOG-1560 sayılı yazısı). Bunu şirketin yerel kanununda güvence altına almanız yeterlidir.

İlgili harici kullanıcılarla (bankalar, Federal Vergi Servisi, Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu, Sosyal Sigorta Fonu vb.) etkileşim için kağıtsız teknolojiler oluşturun.

Şirket dışındaki diğer yapılarla elektronik etkileşim biçimleri hakkında daha fazla konuşacağız.

Merhemdeki sinek hakkında konuşalım. Bu sistemin önemli dezavantajının çok iyi farkındayız. İnternetteki kesintiler veya ekipman arızaları, düzenli yazılım güncellemelerindeki sorunlar, elektronik anahtarlar ve sertifikalar herhangi bir finans çalışanına zarar verebilir.

Arızalar ve virüsler nedeniyle kontrolörlere zamanında bildirimde bulunamayan veya taleplerine zamanında yanıt veremeyen şirketler ve bireysel girişimciler mali açıdan zarar görebilir (cezalara maruz kalabilir).

Ticari kuruluşların elektronik belgelerinin vergi makamları, Sosyal Sigorta Fonu, Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu ve diğer makamlarla değişimi yavaş yavaş kurulmaktadır. Kesinlikle resmileştirilmiş elektronik formatlar sayesinde, bilgi ve belge alışverişi, gereksiz bürokratik işlemler ve yetkililerin keyfiliği olmadan hızlı bir şekilde gerçekleşir. Bu, herhangi bir şirket veya bireysel girişimci için büyük bir artı.

Rusya Emeklilik Fonu ile Etkileşim

Kişiselleştirilmiş muhasebe raporlama belgelerini Emekli Sandığına elektronik olarak gönderebilirsiniz (1 Nisan 1996 tarih ve 27-FZ tarihli “Devlet Emeklilik Sigorta Sisteminde Bireysel (Kişiselleştirilmiş) Muhasebe Hakkında Kanunun 8. Maddesi). Önemli olan, yetkisiz erişime karşı korunmalarının garantili olmasıdır. Bu süreç sıkı bir şekilde düzenlenmiştir:

FSS ile elektronik etkileşim

Sosyal sigorta da elektronik belge yönetiminde yeni değildir. Poliçe sahipleri, ofisten ayrılmadan fona elektronik raporlar gönderme olanağına sahiptir; sadece fonun portalına kaydolmanız (doğrudan sistemde bir başvuru formu doldurmanız) ve bir elektronik imza (ES) almanız yeterlidir.

FSS ayrıca bu süreci de düzenledi:

Ayrıca, EDF operatörü aracılığıyla fonla uygun bir anlaşma yaparak elektronik olarak da etkileşime girebilirsiniz.

Son zamanlarda, elektronik belge yönetiminin avantajları arasında elektronik iş göremezlik sertifikalarının verilmesi ve işlenmesi için bir sistemin getirilmesi yer almaktadır.

Poliçe sahipleri artık elektronik hastalık izni talep etme ve onlarla çalışma fırsatına sahip (eğer uygun bir anlaşma yapmışlarsa):

FSS web sitesindeki kişisel hesabınız aracılığıyla;
AWP “Sosyal Sigorta Fonu hesaplamalarının hazırlanması”;
poliçe sahibinin kendi yazılımı (muhasebe maaşları ve personele ilişkin bazı muhasebe programları bunun uygulanmasına izin vermektedir).

Elektronik hastalık izni (ES) ile çalışmak için “poliçe sahibi - Sosyal Sigorta Fonu” elektronik etkileşim zinciri:

Çalışanlar, Rusya Sosyal Sigorta Fonu sistemindeki elektronik belge yönetiminden bilgi avantajları elde etmektedir. Devlet Hizmetleri portalına kaydolmaları halinde (doğrulanmış bir hesapları varsa), elektronik hesaplarını kontrol edebilecek, işleme aşamalarını ve faydaların hesaplanmasını takip edebilecekler.

Elektronik hastalık izni hakkında daha fazla bilgi için bağlantıya bakın.

Federal Vergi Servisi ile elektronik belge yönetimi

Belki de bu, elektronik belge yönetiminin en yaygın türüdür. Vergi raporlaması esas olarak Federal Vergi Servisi tarafından elektronik biçimde alınır. Kontrolörler ayrıca vergi mükellefleriyle elektronik teknolojiler aracılığıyla (elektronik talep, talep vb. ileterek) iletişim kurmayı tercih etmektedir.

Sonuçlar

Elektronik belge yönetiminin avantajları yadsınamaz: belgelerin kaydedilmesi ve işlenmesi için malzeme ve işçilik maliyetlerinin azaltılması, bunların koordinasyonu ve onaylanması için zaman tasarrufu ve diğer birçok olumlu yön. Elektronik belge yönetiminin birçok avantajı vardır ancak aynı zamanda birçok dezavantajı da vardır. Elektronik bilgilerin güvenliğinin ve güvenliğinin sağlanmasına ilişkin sorunlar, elektronik belge yönetiminin uygulanması ve sürdürülmesiyle ilgili nüansların yasal ve teknolojik olarak yeterince detaylandırılmaması, bunun yaygın olarak uygulanmasını engelleyebilir.