Zotrvačnosť ľudských návykov je hlavnou prekážkou implementácie systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS) v podnikoch. Ich prednosti sa čoskoro stanú rozhodujúcimi v konkurenčnom boji, takže už teraz treba myslieť na presun kancelárskej práce na digitálne koľajnice.
Právny základ EDS
Veľké podniky s rozsiahlou sieťou pobočiek rýchlo prechádzajú na elektronickú správu dokumentov, čo je uľahčené prítomnosťou dostatočného legislatívneho rámca.
Zákony upravujúce prácu EDMS sú:
- 149-FZ „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“.
- č. 63-FZ „O elektronických podpisoch“.
- 263-FZ „O zrušení obmedzení toku elektronických dokumentov“.
- Občianskeho zákonníka.
- Rozhodcovský poriadok.
Priame legislatívne normy sú rovnaké pre všetkých, ale pri implementácii EDS musí podnik dodatočne vypracovať množstvo interných administratívnych dokumentov:
- predpisy na používanie digitálnych podpisov;
- podnikové pravidlá správy elektronických dokumentov s algoritmom na riešenie kontroverzných situácií;
- dokument o dodržiavaní pravidiel, ktorý musia podpísať všetci zamestnanci.
Zamestnanci spoločnosti sú povinní používať iba certifikované digitálne podpisy a nástroje na ochranu kryptografických informácií. Dodržiavanie tohto pravidla a konzistentnosť legislatívneho rámca umožňujú, aby boli činnosti zamestnanca v podnikovom EDMS právne významné.
Podstata a funkcie EDMS
Systém správy elektronických dokumentov je automatizovaný systém správy pracovného toku, ktorý umožňuje zamestnancom interakciu prostredníctvom digitálnych zariadení bez použitia papierových médií.
Základné funkcie EDMS sú:
- vytváranie, prenos, uchovávanie elektronických dokumentov (ED);
- digitalizácia papierových dokumentov;
- vytvorenie karty dokladu s jej atribútmi;
- generovanie dokumentov na základe hotových šablón so špecifikovanými atribútmi;
- vyhľadávanie dokumentov v centralizovanej databáze;
- smerovanie dokumentov;
- kontrola prijatia dokumentu a vykonania pokynov v ňom obsiahnutých;
- vedenie denníkov, klasifikátorov;
- prevod ED do kompatibilných formátov;
- automatická registrácia prichádzajúcej dokumentácie;
- zasielanie upozornení;
- schvaľovanie dokumentov;
- kolektívna práca s ED;
- interakcia prostredníctvom elektronickej dokumentácie s protistranami spoločnosti;
- generovanie správ o vyhotovení a pohybe dokumentov.
Dôležitým parametrom EDMS je jeho modularita, ktorá umožňuje rozšírenie funkčnosti bez výraznej zmeny základných nastavení.
Typy EDMS
Je zrejmé, že veľké priemyselné podniky a obchodné spoločnosti majú rozdielne požiadavky na EDMS. Preto sú softvérové produkty rozdelené do dvoch kategórií v závislosti od štandardizácie pracovných procesov:
- "krabicové";
- základný s rozsiahlymi možnosťami konfigurácie.
"Krabicové" produkty sú určené pre skladové prevádzky, kancelárske procesy a malovýrobu. Vyžadujú len modulárnu konfiguráciu a zavedenie primárnych informácií.
Ich vlastnosti:
- rýchla inštalácia;
- štandardizované školenie;
- nevyžaduje sa žiadna úprava;
- nízke náklady na údržbu.
Základné platformy sú nasadené vo veľkých podnikoch s jedinečnými organizačnými a výrobnými štruktúrami. Takéto EDMS si vyžadujú zdĺhavý vývoj, vrátane vlastných IT špecialistov zákazníka.
Majú nasledujúce vlastnosti:
- schopnosť prispôsobiť sa špecifickým obchodným procesom;
- tvorba doplnkových softvérových modulov podľa požiadaviek zákazníka;
- meniteľnosť rozhrania;
- ťažkosti pri plánovaní nákladov v dôsledku neschopnosti odhadnúť množstvo zlepšení.
Pre väčšinu malých podnikov a obchodných organizácií postačujú štandardné „krabicové“ riešenia.
Výhody elektronického systému správy dokumentov
Prevod toku dokumentov podniku do elektronickej podoby poskytuje spoločnosti výhody na niekoľkých organizačných úrovniach. EDMS umožňuje zjednodušiť prácu manažmentu aj radovým zamestnancom.
Taktické výhody
Elektronická správa dokumentov umožňuje znížiť bežné prevádzkové náklady podniku. Pri rozhodovaní o inštalácii EDMS v celom podniku sa odporúča zmerať produktivitu zamestnancov pred implementáciou systému. Môžete vypočítať čas na dokončenie úloh šablóny, schválenie návrhov a vyhľadávanie požadovaných dokumentov. Samostatne môžete určiť aktuálne náklady na kancelárske vybavenie a písacie potreby. 
Na základe efektívnosti základných procesov spoločnosti sú zdôraznené tieto výhody EDMS:
- Uvoľnenie fyzického priestoru na používateľských pracovných staniciach.
- Zníženie nákladov na prenájom archívnych priestorov.
- Úspora času pracovníkov pri kopírovaní dokumentov, ich spracovávaní a zapisovaní do denníkov.
- Zníženie nákladov na papier a materiály pre kopírovacie zariadenia.
- Skrátenie času potrebného na prenos papierových dokumentov medzi oddeleniami.
- Úspora času zamestnancov vďaka plnej automatizácii časti prevádzkových procesov.
- Zvýšenie produktivity zamestnancov znížením rutinnej práce.
Taktické výhody EDMS najviac uľahčujú prácu radovým zamestnancom, takže práve oni si vylepšenia všimnú ako prví.
Strategické výhody
Strategické ciele pri implementácii EDMS ovplyvňujú hlavné obchodné procesy: ukazovatele zisku, rýchlosť a efektívnosť komunikácie s protistranami, ochrana obchodných informácií.
V týchto oblastiach možno identifikovať tieto výhody elektronickej správy dokumentov:
- Vytvorenie centralizovaného informačného priestoru s databázou ED a regulovaným vzdialeným prístupom k nej.
- Urýchlite vyhľadávanie informácií podľa atribútov.
- Možnosť komplexnej ochrany komerčných informácií v počítačovej sieti.
- Zvyšovanie transparentnosti pracovných procesov, predchádzanie korupčným schémam.
- Možnosť paralelného schvaľovania interných dokumentov.
- Vzdialený prístup k pracovným procesom mimo pracoviska.
- Zvýšená bezpečnosť dokumentov a nemožnosť ich falšovania.
- Prudký nárast vykonávania objednávok vďaka online monitorovaniu akcií zamestnancov.
Strategické výhody prispievajú k rastu ovládateľnosti a imidžu spoločnosti, čo poskytuje významné výhody pri získavaní nových zákazníkov.
Výhody pre bežných používateľov
Dlhodobé rutinné operácie sa považujú za škodlivé pre zdravie a výrazne znižujú produktivitu. Monotónne vybavovanie žiadostí a dokumentov v rôznych programoch odvádza pozornosť od zodpovednosti a zaberá leví podiel pracovného času.
EDMS má množstvo výhod na riešenie týchto používateľských problémov:
- Pohodlné umiestnenie ED v archíve, čo vám umožní nájsť ich podľa atribútov v priebehu 1-2 minút.
- Regulácia prevádzkových procesov. Zamestnanec tak dostáva len tie úlohy, ktoré má podľa pracovnej náplne vykonávať.
- Urýchlenie adaptácie nových zamestnancov na pracovné procesy automatizáciou vnútropodnikovej interakcie.
- Možnosť získania informácií o reťazci schvaľovania a etapách realizácie projektu.
- Obmedzenie rutinných operácií kombináciou pracovných prostredí na počítačoch, používanie šablón, eliminácia fázy tlače dokumentov a ich podpisovania.
Zníženie počtu a trvania nešpecifických operácií umožňuje venovať čas priamo pracovným procesom, ktoré si vyžadujú vysokú kvalifikáciu.
Výhody pre podnikovú IT štruktúru
Pri implementácii EDMS je integrovaný s existujúcou IT infraštruktúrou a poskytuje nasledujúce výhody:
- uľahčenie kontroly nad systémom, zníženie kvalifikačných požiadaviek na jeho správcu;
- schopnosť konfigurovať nové šablóny a trasy dokumentov bez štandardných programovacích nástrojov;
- spojenie viacerých aplikácií do jedného pracovného prostredia;
- schopnosť škálovať systém bez dodatočných nákladov;
- nie je potrebné vymieňať existujúce počítače;
- komplexná sieťová ochrana proti malvéru.
EDMS zahŕňa určité investície do technických prostriedkov, ktoré sa však v krátkom čase vrátia.
Počítačový hardvér sa stáva kompatibilným, čo vedie k zvýšenému využívaniu zdrojov.
Výhody pre manažérov
Elektronická správa dokumentov zefektívňuje prácu riadiacich pracovníkov vďaka nasledujúcim výhodám systému:
- Mobilita EDMS, možnosť prístupu k ED cez vzdialené počítače na služobných cestách.
- Pohodlné sledovanie zamestnancov pomocou reportov o ich efektivite práce, produktivite a včasnom plnení úloh.
- prostredníctvom integrácie s .
- Zrýchlenie logistických postupov medzi dodávateľmi a nákupcami pri zdieľaní EDMS. Primárnu ED je možné vymieňať pripojením k jedinému externému operátorovi, ktorý zaručuje právnu legitimitu dokumentov.
- Poskytovanie prístupu k finančným informáciám výlučne vrcholovým manažérom, s výnimkou sekretariátu.
- Zníženie pravdepodobnosti straty dôležitých dokumentov.
Manažér sa môže kedykoľvek prihlásiť do systému a vygenerovať správu o výkone každého zamestnanca.
Povedomie zamestnancov o tejto skutočnosti im nedáva možnosť relaxovať a starať sa o svoje veci.
Nevýhody elektronickej správy dokumentov
Zavedenie elektronickej správy dokumentov v podniku má aj svoje nevýhody. Sú to oni, ktorí bránia malým podnikom zaviesť komplexné skladové operácie a riadenie založené na EDMS.
Medzi nevýhody patrí:
- Možnosť poškodenia databázy neznámym škodlivým kódom. Tento nedostatok môže vyriešiť pravidelné zálohovanie informácií o zariadeniach, ktoré nie sú pripojené k sieti.
- Náročnosť adaptácie zamestnancov vo veku 40+ na digitálnu formu interakcie.
- Vysoká cena. Cena domáceho EDMS pre malé podniky sa pohybuje od 1 000 do 10 000 USD.
- Efektívnosť EDMS sa znižuje pri absencii toku elektronických dokumentov medzi protistranami spoločnosti.
- Prínos systému v kompaktných kanceláriách bez ďalších pracovných jednotiek a priestorov je pochybný.
- Potreba duplikovať ED v papierovej forme pri práci s niektorými protistranami.
Tieto nedostatky sú vo veľkej miere spôsobené oneskorením prijímania potrebných právnych noriem a nízkou mierou prieniku EDS do podnikateľského prostredia. Trendy však naznačujú, že o 10 – 20 rokov bude elektronická správa dokumentov v podniku považovaná skôr za pravidlo ako za výnimku.
Ako si vybrať správny EDMS?
Výber EDMS nie je jednoduchý, pretože existuje vysoká pravdepodobnosť nákupu nesprávneho produktu alebo uzavretia zmluvy s nekompetentnou spoločnosťou. 
Preto pri rozhodovaní o kúpe programu na správu elektronických dokumentov je potrebné vziať do úvahy niekoľko jeho charakteristík:
- Prevádzková doba výrobcu EDMS na ruskom trhu. Na prispôsobenie sa vnútroštátnym právnym predpisom sú potrebné roky praktických skúseností s implementáciou takýchto systémov.
- Súlad s priemyselnými normami.
- Kompatibilita so štruktúrou spoločnosti.
- Možnosť a cena ďalšej podpory softvérového produktu.
- Škálovateľnosť EDMS pri rozširovaní podniku.
- Dostupnosť dokumentácie pre konfiguráciu softvéru pre IT špecialistov na plný úväzok.
- Úroveň informačnej bezpečnosti.
- Možnosti zálohovania dát
- Doba zotavenia po poruchách.
Pre konečný výber spoločnosti na implementáciu EDMS sa odporúča analyzovať niekoľkých poskytovateľov, preštudovať si demo materiály a požiadať o inštaláciu demo verzie softvéru. Pri rozhodovaní je dôležité brať do úvahy náklady na modernizáciu zariadení a úroveň odbornej prípravy vlastných IT špecialistov.
Ťažkosti pri implementácii EDMS
Proces implementácie EDMS v Rusku je ovplyvnený používaním mnohých nelicencovaných programov používateľmi, ich nekompatibilitou a prevahou manuálneho riadenia obchodných postupov.
V dôsledku toho čelia poskytovatelia správy elektronických dokumentov v podnikoch týmto ťažkostiam:
- Rôzne formáty ukladania údajov v rôznych oddeleniach.
- Nedostatok štruktúrovaných informácií v používaných aplikáciách.
- Neregulovaný systém prístupu zamestnancov k špecifickým obchodným procesom. Štandardná forma popisov práce nepomáha pri organizácii elektronického riadiaceho systému.
- Tok informácií je preťažený byrokratickými postupmi a schvaľovaním.
- Zlyhá kvôli ukladaniu údajov v rôznych aplikáciách.
- Počítačová negramotnosť zamestnancov podniku a sabotáž vzdelávacích podujatí na úrovni účinkujúcich.
- Nesúlad EDMS s priemyselnými štandardmi a internými predpismi.
Na prechod na elektronickú správu dokumentov nestačí rázne rozhodnutie vedenia. Je potrebná systémová reštrukturalizácia pracovných povinností zamestnancov a riadiacej štruktúry spoločnosti. Integrácia so systémom, ktorý musí byť inštalovaný podľa zákona, je žiaduca.
Dôležitou oblasťou pri zavádzaní EDS je prísna personálna politika voči nekompetentným a neškoleným zamestnancom. Pretože ich neochota pracovať podľa nových princípov výrazne zvýši náklady na proces implementácie a elektronickú podporu. EDMS musí interagovať s ľuďmi v rámci jedného mechanizmu, takže jeho zle fungujúce prvky musia byť včas opravené alebo vymenené.
Máme hotové riešenie a vybavenie pre
Vyskúšajte zadarmo všetky funkcie platformy ECAM
Prečítajte si tiež
Dohoda o ochrane osobných údajov
a spracúvanie osobných údajov
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Táto dohoda o dôvernosti a spracovaní osobných údajov (ďalej len Zmluva) bola prijatá slobodne a z vlastnej vôle a vzťahuje sa na všetky informácie, ktoré Insales Rus LLC a/alebo jej pridružené spoločnosti, vrátane všetkých osôb zahrnutých do rovnaká skupina s LLC „Insails Rus“ (vrátane LLC „Služba EKAM“) môže získať informácie o Používateľovi pri používaní ktorejkoľvek zo stránok, služieb, služieb, počítačových programov, produktov alebo služieb LLC „Insails Rus“ (ďalej len služby) a počas vykonávania Insales Rus LLC akýchkoľvek dohôd a zmlúv s používateľom. Súhlas Používateľa so Zmluvou, ním vyjadrený v rámci vzťahov s jednou z uvedených osôb, sa vzťahuje na všetky ostatné uvedené osoby.
1.2.Používanie Služieb znamená, že Používateľ súhlasí s touto Zmluvou a podmienkami v nej uvedenými; v prípade nesúhlasu s týmito podmienkami sa Používateľ musí zdržať používania Služieb.
"Insales"- Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrovaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, budova 1, kancelária "11" na jednej strane a
"používateľ" -
alebo fyzická osoba, ktorá má právnu spôsobilosť a je uznaná za účastníka občianskoprávnych vzťahov v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie;
alebo právnická osoba registrovaná v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;
alebo individuálny podnikateľ registrovaný v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;
ktorá prijala podmienky tejto zmluvy.
1.4. Na účely tejto zmluvy zmluvné strany určili, že dôvernými informáciami sú informácie akéhokoľvek charakteru (výrobné, technické, ekonomické, organizačné a iné), vrátane výsledkov duševnej činnosti, ako aj informácie o spôsoboch vykonávania odborné činnosti (vrátane, ale nie výlučne: informácií o produktoch, prácach a službách; informácií o technológiách a výskumných aktivitách; údajov o technických systémoch a zariadeniach vrátane softvérových prvkov; obchodných prognóz a informácií o navrhovaných nákupoch; požiadaviek a špecifikácií konkrétnych partnerov a potenciálnych partnerov, informácie súvisiace s duševným vlastníctvom, ako aj plány a technológie súvisiace so všetkým vyššie uvedeným) oznamované jednou zmluvnou stranou druhej v písomnej a/alebo elektronickej forme, ktoré zmluvná strana výslovne označila za svoje dôverné informácie.
1.5. Účelom tejto dohody je chrániť dôverné informácie, ktoré si zmluvné strany budú vymieňať počas rokovaní, uzatvárania zmlúv a plnenia záväzkov, ako aj akejkoľvek inej interakcie (vrátane, ale nie výlučne, konzultácií, vyžiadania a poskytovania informácií a vykonávania iných inštrukcie).
2. Zodpovednosti zmluvných strán
2.1. Zmluvné strany sa zaväzujú zachovať v tajnosti všetky dôverné informácie prijaté jednou Zmluvnou stranou od druhej Zmluvnej strany počas interakcie Zmluvných strán, nezverejniť, nezverejniť, nezverejniť ani inak neposkytnúť takéto informácie žiadnej tretej strane bez predchádzajúceho písomného súhlasu Zmluvnej strany. inej zmluvnej strane, s výnimkou prípadov uvedených v platnej legislatíve, kedy je poskytovanie takýchto informácií zodpovednosťou zmluvných strán.
2.2.Každá zmluvná strana prijme všetky potrebné opatrenia na ochranu dôverných informácií s použitím prinajmenšom rovnakých opatrení, ktoré zmluvná strana používa na ochranu svojich vlastných dôverných informácií. Prístup k dôverným informáciám sa poskytuje iba tým zamestnancom každej zmluvnej strany, ktorí ich primerane potrebujú na plnenie svojich oficiálnych povinností podľa tejto dohody.
2.3.Povinnosť zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách platí v dobe platnosti tejto Zmluvy, licenčnej zmluvy na počítačové programy zo dňa 1.12.2016, zmluvy o pristúpení k licenčnej zmluve na počítačové programy, agentúrnych a iných zmlúv a po dobu piatich rokov. po ukončení ich činnosti, pokiaľ sa zmluvné strany osobitne nedohodnú inak.
a) ak sa poskytnuté informácie stali verejne dostupnými bez porušenia záväzkov jednej zo strán;
b) ak sa o poskytnutých informáciách dozvedela strana v dôsledku jej vlastného výskumu, systematických pozorovaní alebo iných činností vykonávaných bez použitia dôverných informácií získaných od druhej strany;
c) ak sú poskytnuté informácie zákonne prijaté od tretej strany bez povinnosti uchovávať ich v tajnosti, kým ich neposkytne jedna zo strán;
d) ak sa informácie poskytujú na písomnú žiadosť orgánu štátnej správy, iného orgánu štátnej správy alebo orgánu miestnej samosprávy na účely výkonu ich funkcií a ich sprístupnenie týmto orgánom je pre zmluvnú stranu povinné. V tomto prípade je zmluvná strana povinná bezodkladne informovať druhú zmluvnú stranu o prijatej žiadosti;
e) ak sú informácie poskytnuté tretej strane so súhlasom strany, o ktorej sa informácie prenášajú.
2.5.Insales neoveruje správnosť údajov poskytnutých Používateľom a nemá možnosť posúdiť jeho spôsobilosť na právne úkony.
2.6. Informácie, ktoré Používateľ poskytne Insales pri registrácii do Služieb, nie sú osobnými údajmi, ako je definované vo federálnom zákone Ruskej federácie č. 152-FZ z 27. júla 2006. "O osobných údajoch."
2.7.Insales má právo vykonávať zmeny v tejto zmluve. Po vykonaní zmien v aktuálnom vydaní sa zobrazí dátum poslednej aktualizácie. Nová verzia zmluvy nadobúda platnosť okamihom jej zverejnenia, pokiaľ nová verzia zmluvy neustanovuje inak.
2.8. Prijatím tejto zmluvy používateľ chápe a súhlasí s tým, že spoločnosť Insales môže používateľovi posielať personalizované správy a informácie (vrátane, ale nie výlučne) na zlepšenie kvality Služieb, vývoj nových produktov, vytváranie a odosielanie osobných ponúk na Užívateľa, informovať Užívateľa o zmenách v Tarifných plánoch a aktualizáciách, zasielať Užívateľovi marketingové materiály k predmetu Služieb, na ochranu Služieb a Užívateľov a na iné účely.
Používateľ má právo odmietnuť príjem vyššie uvedených informácií písomným oznámením na e-mailovú adresu Insales -.
2.9. Prijatím tejto Zmluvy Používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že Služby Insales môžu používať súbory cookie, počítadlá a ďalšie technológie na zabezpečenie funkčnosti Služieb vo všeobecnosti alebo ich jednotlivých funkcií konkrétne a Používateľ nemá voči spoločnosti Insales žiadne nároky v súvislosti s tým. s tým.
2.10. Používateľ berie na vedomie, že zariadenia a softvér, ktoré používa na návštevu stránok na internete, môžu mať funkciu zákazu operácií s cookies (pre akékoľvek stránky alebo pre určité stránky), ako aj vymazanie predtým prijatých cookies.
Spoločnosť Insales má právo určiť, že poskytovanie určitej Služby je možné len za podmienky, že používateľ povolí prijímanie a prijímanie súborov cookie.
2.11 Používateľ je samostatne zodpovedný za bezpečnosť prostriedkov, ktoré si zvolil na prístup k svojmu účtu, a tiež samostatne zabezpečuje ich dôvernosť. Užívateľ nesie výhradnú zodpovednosť za všetky úkony (ako aj ich dôsledky) v rámci alebo používaní Služieb v rámci účtu Užívateľa, vrátane prípadov dobrovoľného prenosu údajov Užívateľa na prístup do účtu Užívateľa tretím stranám za akýchkoľvek podmienok (vrátane zmlúv na základe zmluvy). alebo dohody). V tomto prípade sa všetky úkony v rámci alebo používaním Služieb pod užívateľským účtom považujú za vykonané samotným užívateľom, s výnimkou prípadov, kedy užívateľ oznámil Insales neoprávnený prístup k Službám pomocou užívateľského účtu a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti jeho prostriedkov na prístup k vášmu účtu.
2.12.Používateľ je povinný bezodkladne oznámiť Insales každý prípad neoprávneného (Užívateľom neautorizovaného) prístupu k Službám pomocou účtu Používateľa a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti ich prostriedkov prístupu k Službám. účet. Z bezpečnostných dôvodov je Používateľ povinný samostatne a bezpečne vypnúť prácu pod svojím účtom na konci každej relácie práce so Službami. Spoločnosť Insales nezodpovedá za možnú stratu alebo poškodenie údajov, ako aj za iné následky akéhokoľvek charakteru, ktoré môžu nastať v dôsledku porušenia ustanovení tejto časti zmluvy používateľom.
3. Zodpovednosť zmluvných strán
3.1. Zmluvná strana, ktorá porušila Zmluvou stanovené povinnosti týkajúce sa ochrany dôverných informácií odovzdaných na základe Zmluvy, je povinná na žiadosť poškodenej Zmluvnej strany nahradiť skutočnú škodu spôsobenú takýmto porušením podmienok Zmluvy. v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.
3.2 Náhradou škody nezanikajú povinnosti porušujúcej zmluvnej strany riadne si plniť svoje povinnosti podľa Zmluvy.
4. Ostatné ustanovenia
4.1. Všetky oznámenia, žiadosti, požiadavky a iná korešpondencia podľa tejto Zmluvy, vrátane tej, ktorá obsahuje dôverné informácie, musí byť písomná a musí byť doručená osobne alebo prostredníctvom kuriéra, prípadne zaslaná emailom na adresy uvedené v licenčnej zmluve pre počítačové programy zo dňa 12/. 01/2016, dohoda o pristúpení k licenčnej zmluve pre počítačové programy a v tejto zmluve alebo na iných adresách, ktoré môže zmluvná strana následne písomne špecifikovať.
4.2 V prípade, že jedno alebo viac ustanovení (podmienok) tejto zmluvy je alebo sa stane neplatnými, nemôže to slúžiť ako dôvod na ukončenie platnosti ostatných ustanovení (podmienok).
4.3. Táto Zmluva a vzťah medzi Používateľom a Insales vznikajúci v súvislosti s uplatňovaním Zmluvy sa riadia právom Ruskej federácie.
4.3 Používateľ má právo posielať všetky návrhy alebo otázky týkajúce sa tejto Zmluvy na Službu užívateľskej podpory Insales alebo na poštovú adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12 pnl „Stendhal“ LLC „Insales Rus“.
Dátum zverejnenia: 12.01.2016
Celé meno v ruštine:
Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insales Rus"
Skrátený názov v ruštine:
LLC "Insales Rus"
Meno v angličtine:
Spoločnosť s ručením obmedzeným InSales Rus (InSales Rus LLC)
Adresa sídla:
125319, Moskva, ul. Akademika Ilyushina, 4, budova 1, kancelária 11
Mailová adresa:
107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC „Stendhal“
INN: 7714843760 Kontrolný bod: 771401001
Bankové údaje:
V súčasnosti sa výmena dokumentov medzi podnikateľskými subjektmi a fyzickými osobami postupne presúva z papierovej na elektronickú. Elektronický systém správy dokumentov má oproti jednoduchému papieru množstvo výhod – šetrí čas a zvyšuje efektivitu prijímaných rozhodnutí. EDMS je možné vybudovať v rámci spoločnosti aj medzi rôznymi spoločnosťami prostredníctvom internetu.
Elektronická správa dokumentov je systém procesov spracovania dokumentov v elektronickej podobe. Väčšina moderných účtovných a personálnych programov dokáže generovať elektronické dokumenty v štandardnom formáte zavedenom na legislatívnej úrovni. Ale aby mal takýto dokument právnu váhu, musia ho obe strany podpísať elektronickým podpisom.
Elektronický tok dokumentov možno rozdeliť na dva veľké typy – výmena dokumentov v rámci spoločnosti alebo medzi rôznymi spoločnosťami prostredníctvom komunikačných kanálov. Tieto dva systémy je možné spojiť do jedného globálneho.
Využitie elektronickej správy dokumentov v rámci spoločnosti si vyžaduje zakúpenie potrebného softvérového balíka (platforma EDW), ako aj vybavenia na jej prevádzku (sieťové vybavenie, server a pod.).
Na výmenu dokumentov medzi dvoma spoločnosťami je potrebný operátor elektronickej správy dokumentov. Garantuje doručovanie správ, kontroluje formát odosielaných dokumentov, vyžaduje certifikáciu práce s dátami elektronickým podpisom, uchováva archív dokumentov.
Pozor! Jednou z takýchto služieb je. Dokumenty prijaté prostredníctvom neho sú právne významné, ak sú označené elektronickým podpisom oboch strán toku dokumentov.
Výhody a nevýhody EDI
Hlavné výhody
Elektronická správa dokumentov má oproti papieru nesporné výhody:
- Zefektívnenie kancelárskej práce - systém vám nedovolí priradiť rovnaké číslo rôznym dokumentom, pretože sa to stane v poriadku a automaticky;
- Sledovanie polohy každého dokumentu – kedykoľvek môžete zistiť, kto presne s dokumentom pracuje. Zamestnanec ho nebude môcť poškodiť ani stratiť. Náhodne alebo zámerne vymazaný dokument je stále možné obnoviť;
- Zrýchlenie spracovania dokumentov – ak sú oddelenia spoločnosti roztrúsené vo viacerých budovách, papierový dokument tam treba osobne doniesť na schválenie. S EDI sa požadovaný dokument dostane k zamestnancovi v zlomku sekundy;
- Pohodlná práca s verziami – pri úprave systém ukladá každú verziu. V prípade potreby môžete sledovať, kto a kedy vykonal zmeny v dokumente;
- 24-hodinový vzdialený prístup – v prípade potreby je možné zorganizovať prístup do systému EDF cez internet z akéhokoľvek počítača na svete. Zamestnanec môže pracovať s dokladmi počas pracovnej cesty, dovolenky alebo práceneschopnosti;
- Plánovanie práce - zadaním dátumu vytvorenia a dátumu vykonania môžete naplánovať vykonávanie prichádzajúcich dokumentov podľa poradia;
- Vyhľadávanie dokumentov – vo všeobecnej databáze dokumentov môžete vyhľadávať pomocou kľúčových slov a výrazov;
- Šetrí papier – nie je potrebné tlačiť všetky dokumenty v požadovanom množstve.
Hlavné nevýhody
Napriek zjavným výhodám majú EDI systémy aj nevýhody, ktoré môžu spoločnosti zabrániť v ich implementácii.
Tie obsahujú:
- Musíte minúť peniaze na nákup systému, ktorý môže v závislosti od počtu používateľov dosiahnuť až 100 tisíc rubľov;
- Po zakúpení trvá dlho inštalácia, implementácia a ladenie;
- Je potrebné zaškoliť všetkých používateľov, ktorí sa na tom budú podieľať;
- Zabezpečenie bezpečnosti systému – obmedzenie prístupu medzi používateľmi, vydávanie potrebných elektronických podpisov, ochrana pred vonkajším prienikom;
- Spoločnosť musí mať medzi zamestnancami administrátora, ktorý bude monitorovať fungovanie systému, vykonávať servisné činnosti a riešiť problémy používateľov;
- Pre ochranu informácií je potrebné zálohovať databázu dokumentmi;
- Ak EDI nie je dostupné u partnerských firiem, je potrebné zabezpečiť existenciu elektronického aj papierového systému.
Funkcionalita elektronickej správy dokumentov
Každý systém správy dokumentov musí zabezpečiť vykonanie mnohých akcií:
- Pracovať s akýmikoľvek typmi dokumentov - vytvárať ich, zostavovať, spracovávať, evidovať, sledovať ich implementáciu, koordinovať atď.;
- Organizovať toky dokumentov – určovať trasy v rámci firmy, obmedzovať prístup medzi jednotlivými používateľmi, poskytovať možnosť práce s jedným dokumentom viacerým ľuďom naraz;
- Usporiadajte archív dokumentov s možnosťou ich vyhľadávania a ukladania.
Pozor! Elektronická správa dokumentov by mala poskytovať rovnakú možnosť práce s dokumentmi ako klasický papier.
Veľké vyvinuté systémy poskytujú príležitosti:
- Registrácia všetkých prechádzajúcich dokumentov - prichádzajúcich, odchádzajúcich, interných, s ich ďalším presmerovaním na manažéra;
- Zabezpečiť jednotný postup pri práci s dokumentmi v každej divízii spoločnosti;
- Pracujte s dokumentom individuálne aj kolektívne;
- Výmena dokumentov medzi oddeleniami a konkrétnymi zamestnancami;
- Obmedziť prístup k dokumentom;
- Pre všetky dokumenty používajte štandardné formuláre;
- Kontrolujte, či schválenie, vykonanie a iná práca s dokumentom bude dokončená včas;
- Generovať výkazy – analytické, štatistické atď.;
- Usporiadajte archívne ukladanie so záznamom dátumu a času prístupu používateľa.
Je možné kombinovať tok papierových dokumentov s elektronickým?
Po prechode na elektronickú správu dokumentov v organizácii najskôr stále nebude možné úplne opustiť papierové dokumenty.
Môže sa to stať z niekoľkých dôvodov:
- Nie všetky protistrany používajú EDI;
- Podnik už má v archíve uložených veľa papierových dokumentov.
Pri práci s elektronickými a papierovými dokumentmi sú však zásadné rozdiely. Napríklad papierový dokument je potrebné vytlačiť a priniesť manažérovi na podpis, zatiaľ čo elektronický dokument je potrebné podpísať v samotnom systéme. Papierové účtovné doklady zaslané protistrane sa môžu počas prepravy stratiť na pošte, elektronické sa dostanú k adresátovi.
Hlavným rozdielom pri práci s týmito dvoma typmi dokumentov je ich uloženie. Elektronické dokumenty okamžite vstupujú do systému, kde s nimi môžu pracovať všetci používatelia. Pre papierové dokumenty by mal byť stále zorganizovaný archív, kde budú uložené usporiadaným spôsobom. Zároveň je potrebné po príchode do firmy naskenovať papierový dokument a túto naskenovanú kópiu nahrať do systému pre ďalšiu prácu.
Pozor! Práca vo firme by sa tak mala naďalej vykonávať len elektronicky. Ak príde papierový dokument, uvidia ho iba tí, ktorí ho dostanú alebo podpíšu. Práca s elektronickou kópiou zároveň umožňuje chrániť originál takmer pred akoukoľvek stratou a umožňuje s ním pracovať viacerým používateľom súčasne.
Aké EDI programy existujú?
Na trhu existuje veľa systémov na správu dokumentov, z ktorých každý má svoje výhody a nevýhody. Najbežnejšie systémy:
| Systém | Zvláštnosti | cena |
| Prípad | Jeden z najväčších EDI programov. Skvelá funkčnosť, jednoduchosť a jednoduchosť použitia. | Od 11 do 13,5 tisíc rubľov. pre jedno pracovisko |
| Logika | Môže byť použitý vo firmách akejkoľvek veľkosti, ľahko sa učí, flexibilne sa prispôsobuje používateľovi | Od 4900 do 5900 za miesto. |
| Eufrat | Dodávka, považovaná za najpokročilejší zo systémov, obsahuje vlastný databázový systém, ľahký a príjemný dizajn | Od 5 000 rubľov na pracovnú stanicu pri nasadení na serveri organizácie od 10 000 rubľov. pri umiestnení na zariadenie vývojky. |
| 1C: Archív | Plná integrácia s akýmikoľvek produktmi 1C, možnosť ukladať akékoľvek súbory - text, grafiku, video a zvuk. | Od 12 do 57 tisíc rubľov. pre celý program. |
| DIRECTUM | Optimálny systém pre malé a stredné podniky, môžete kombinovať elektronické dokumenty s papierovými. | Od 7 tisíc rubľov. až 2 milióny rubľov za licenciu |
| OPTIMA-WorkFlow | Nový systém, ktorý sa práve začína aktívne rozvíjať. Tento systém má niekoľko jedinečných funkcií. | Od 55 do 75 tisíc rubľov. za licenciu. |
Interakcia elektronického dokumentu s inými programami
Systém EDI, ktorý zastáva svoje miesto v elektronickom prostredí organizácie, musí počas prevádzky voľne podporovať ostatné podnikové aplikácie, ktoré v ňom už fungujú. Napríklad je potrebné voľne spracovávať účtovné doklady – faktúry, úkony, faktúry, splnomocnenia a pod.
Okrem toho musí systém elektronickej správy dokumentov fungovať konzistentne so všetkými a pracovať s rovnakými údajmi. Preto je potrebné, aby systém podporoval adresáre používané v elektronickom prostredí a vedel v nich aktualizovať údaje.
Okrem toho je potrebné počítať s prácou s externými dátami – email, obchodné platformy a pod.
Pri výbere elektronického systému správy dokumentov je potrebné venovať pozornosť možnostiam jeho interakcie s inými nástrojmi a zdrojmi údajov, ktoré sú v podniku k dispozícii. Populárne, a teda aktívne sa rozvíjajúce systémy, zvyčajne obsahujú veľa modulov pre najpopulárnejšie programy - 1C, Parus, Oracle a mnoho ďalších.
Napríklad program na správu elektronických dokumentov 1C vám môže umožniť generovať, prijímať a odosielať elektronické účtovné doklady priamo z neho a zároveň ich potvrdiť kvalifikovaným podpisom.
V závislosti od stupňa integrácie možno systémy elektronickej správy dokumentov rozdeliť do nasledujúcich typov:
- Univerzálne systémy na správu elektronických dokumentov(EDMS systémy). Ide o nezávislé systémy správy dokumentov, ktoré sú úplne navrhnuté na automatizáciu procesu správy dokumentov. Takéto systémy spravidla využívajú technológiu klient-server.
- Systémy riadenia skupinovej práce. Tieto systémy zabezpečujú distribuovanú prácu s dokumentmi a údajmi pre skupinu používateľov. Ich hlavným cieľom je zabezpečiť spoluprácu. Systémy riadenia skupinovej práce majú preto podstatne menšiu funkčnosť ako systémy EDMS.
- Vstavané moduly ako súčasť systémov správy informácií. Všetky ERP systémy majú takéto moduly. Tieto moduly majú tiež obmedzenú funkcionalitu (v porovnaní so systémami EDMS) a spravidla ERP systémy nefungujú bez implementácie základnej funkcionality.
Ďalšou oblasťou, v ktorej môžu byť systémy elektronickej správy dokumentov štruktúrované, je rozsah použitia. Existujú elektronické systémy správy dokumentov, ktoré sú zamerané na špeciálne druhy dokumentácie alebo oblasti činnosti. Napríklad systémy PDM, systémy na podporu vývoja softvéru, systémy typu HelpDesk, systémy na podporu zdravotnej dokumentácie atď.
Implementácia elektronického systému správy dokumentov
Implementácia systému elektronickej správy dokumentov zahŕňa niekoľko etáp, ktoré musí organizácia absolvovať samostatne, bez ohľadu na účasť dodávateľa systému. Tieto fázy zahŕňajú súbor logicky prepojených akcií a aktivít, ktoré umožnia organizácii zhodnotiť projekt ako celok a zvýšiť pravdepodobnosť úspešného dokončenia projektu.
Všeobecný diagram etáp implementácie elektronického systému správy dokumentov je uvedený na obrázku.
Medzi hlavné fázy implementácie systému elektronickej správy dokumentov patria:
Etapa 1. Definícia základných procesov a postupov.
Účelom tejto etapy je jasne definovať zloženie existujúcich procesov toku dokumentov a postupov spracovania dokumentácie. Na to je potrebné vykonať podrobnú analýzu existujúcich procesov a postupov.
V tejto fáze je potrebné:
- definovať procesy na najvyššej úrovni;
- určiť podrobné zloženie procesov;
- určiť obchodné ciele pre procesy toku dokumentov;
- Definujte technické ciele pre procesy toku dokumentov.
Etapa 2. Stanovenie požiadaviek na procesy toku dokumentov.
V tejto fáze sa určuje, aké zmeny je potrebné vykonať v procesoch toku dokumentov, aby fungovali efektívne a dali sa automatizovať.
V tejto fáze je potrebné:
- vykonávať technologické hodnotenie procesov toku dokumentov;
- určiť obchodné požiadavky na procesy;
- pripraviť procesné mapy „ako by malo byť“;
- stanoviť merateľné charakteristiky procesu;
- formulovať technické požiadavky na procesy toku dokumentov a pripraviť technické špecifikácie.
Príklady dokumentov:
| Mapa procesov "Správa prichádzajúcej korešpondencie" | Mapa procesov "Správa odchádzajúcej korešpondencie" | Referenčné podmienky pre automatizáciu toku dokumentov | |
 |  |  | |
Etapa 3. Tvorba kritérií pre výber elektronického systému správy dokumentov.
Na základe údajov z prvej a druhej etapy je potrebné sformulovať súbor kritérií pre výber systému elektronickej správy dokumentov. Kritériá pre výber elektronického systému správy dokumentov do značnej miery určia rozsah ďalšej práce a postup organizácie interakcie s dodávateľom systému.
V tejto fáze je potrebné:
- klasifikovať existujúce dokumenty podľa typu;
- vykonať posúdenie existujúcich formulárov dokumentov;
- určiť zloženie údajov, ktoré sa budú prenášať do elektronickej podoby;
- určiť požiadavky na používateľské rozhranie;
- vytvoriť súbor kritérií pre výber elektronického systému správy dokumentov.
Fáza 4. Výber elektronického systému správy dokumentov.
Táto fáza umožňuje organizácii určiť hlavné technológie, na ktorých bude systém elektronickej správy dokumentov fungovať, vybrať vhodný systém a určiť poskytovateľa služieb pre implementáciu systému správy elektronických dokumentov.
V tejto fáze je potrebné:
- určiť zloženie funkcií systému správy dokumentov;
- určiť typ systému správy dokumentov, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám organizácie;
- vytvoriť zoznam možných dodávateľov elektronického systému správy dokumentov;
- vyberte si poskytovateľa systému správy elektronických dokumentov.
Etapa 5. Projektový manažment na implementáciu systému elektronickej správy dokumentov.
Po výbere dodávateľa systému elektronickej správy dokumentov je potrebné vypracovať plán implementácie. Táto fáza môže trvať pomerne veľa času, ale čas na plánovanie pomôže výrazne skrátiť čas potrebný na implementáciu systému. Plán je možné vypracovať spoločne s poskytovateľom služieb.
Plán riadenia projektu by mal obsahovať tieto činnosti:
- návrh funkčnosti systému;
- implementácia systému;
- testovanie a hodnotenie prevádzky systému;
- skúšobná prevádzka systému;
- úprava a konfigurácia systému.
Fáza 6. Dokumentácia systému.
Táto fáza sa môže vykonávať súbežne s predchádzajúcou fázou. Účelom tejto etapy je vytvorenie určitých organizačných pravidiel, ktoré zabezpečia stabilnú prevádzku systému elektronickej správy dokumentov.
V tejto fáze je potrebné:
- vykonávať školenia zamestnancov;
- rozvíjať postupy a predpisy pre interakciu s používateľmi;
- vypracovať manuály pre prácu so systémom.
Kritériá výberu elektronického systému správy dokumentov
Kritériá pre výber elektronického systému správy dokumentov do značnej miery závisia od potrieb a možností organizácie. Podrobné zloženie kritérií by malo byť určené priamo na základe obchodných cieľov a technických cieľov procesov toku dokumentov.
Okrem podrobných kritérií musí organizácia používať aj všeobecné kritériá, ktoré súvisia s typmi systémov správy elektronických dokumentov a používanými technológiami.
Tieto všeobecné kritériá zahŕňajú:
- „vyspelosti“ systému elektronickej správy dokumentov. Je potrebné posúdiť úroveň „vyspelosti“ vybraného systému. Takéto hodnotenie umožní pochopiť, ako dlho je systém na trhu, koľko organizácií tento systém používa a či existujú nejaké aktualizácie systému. Ak je systém nový a práve vstúpil na trh, potom existuje vysoká pravdepodobnosť chýb v prevádzke systému. To môže viesť k problémom pri prevádzke systému elektronickej správy dokumentov.
- Súlad s priemyselnými štandardmi. Rôzne typy činností majú svoje vlastné štandardy, ktoré priamo alebo nepriamo ovplyvňujú tok dokumentov organizácie. Pri výbere systému je potrebné venovať pozornosť tomu, ako sú požiadavky týchto noriem zohľadnené v systéme elektronickej správy dokumentov.
- Súlad s cieľmi a kritickými faktormi úspechu. Pri výbere systému je potrebné zohľadniť mieru zhody s cieľmi organizácie. Je dôležité, aby systém čo najlepšie vyhovoval cieľom a kľúčovým požiadavkám organizácie. Ak systém nespĺňa požiadavky, potom sa musí zmeniť výber systému, ale nesmú sa meniť kľúčové požiadavky a ciele. Organizácia môže zmeniť niektoré požiadavky na konkrétny systém správy dokumentov, ale iba v prípade, že tieto požiadavky nie sú kritické pre procesy organizácie.
- Úroveň technickej podpory. Toto kritérium sa týka výberu dodávateľa systému elektronickej správy dokumentov. Je potrebné vyhodnotiť úroveň technickej podpory systému, ako pri implementácii, tak aj počas prevádzky systému.
- Škálovateľnosť systému. Toto výberové kritérium je dôležité z hľadiska rozšírenia činnosti organizácie. Keď sa objem práce zvyšuje a používateľská základňa systému sa rozširuje, malo by to organizácii umožniť škálovať riešenia.
- Dostupnosť systémovej dokumentácie. Okrem užívateľskej dokumentácie môže byť pre organizáciu dôležité mať prístup k dokumentácii na správu alebo zmenu systémových nastavení.
- Ochrana systému. Pri výbere systému elektronickej správy dokumentov je potrebné venovať pozornosť bezpečnostným opatreniam aplikovaným v systéme. Organizácia môže mať svoje vlastné požiadavky na bezpečnosť údajov a zásady ochrany osobných údajov. Zvolený systém by vám mal umožniť konfigurovať prístup k informáciám a dokumentom v súlade s bezpečnostnou politikou organizácie.
- Odolnosť voči chybám systému. Pre niektoré organizácie môže byť výpadok systému elektronickej správy dokumentov kritickým faktorom. Pri výbere systému musíte venovať pozornosť tomu, ako dlho môže trvať obnovenie systému na minimálnu pracovnú konfiguráciu.
- Náklady na vlastníctvo. Pri výbere systému je potrebné brať do úvahy celkové náklady na vlastníctvo systému: náklady na nákup licencií, náklady na správu, náklady na rozšírenie systému, náklady na technickú podporu a aktualizácie, náklady na hardvér atď. .
Tieto kritériá zahŕňajú najvšeobecnejšie aspekty výberu systému elektronickej správy dokumentov. Na vypracovanie úplného súboru kritérií je potrebné zapojiť mnoho oddelení organizácie: manažment, právny servis, IT oddelenie, technických špecialistov, špecialistov na správu dokumentov atď.
Prednáška 16 Výhoda automatizácie dokumentov
1. Výhoda automatizácie dokumentov
2. Prečo potrebujeme elektronické systémy správy dokumentov?
3. Základné pojmy a terminológia
4. Hlavné úlohy riešené systémami správy dokumentov
Zavedenie elektronickej správy dokumentov umožňuje znížiť počet služieb spojených s prácou s dokumentmi (kuriéri, administratívni pracovníci a pod.).
Obrázok 43 ukazuje, o koľko sa skráti čas na jednotlivé kroky spracovania dokumentu pri výmene papierového procesu za digitálny.
V podmienkach elektronickej správy dokumentov sú potrebné oveľa menšie náklady na reštrukturalizáciu toku dokumentov, keď sa zmenia vonkajšie podmienky, napríklad požiadavky na zmenu formulára hlásenia.
Napriek tomu, že efektívnosť elektronickej správy dokumentov je všeobecne uznávaná, úplný prechod na bezpapierové technológie si vyžaduje vyriešenie množstva právnych otázok, ako aj investície. Takže dnes v Rusku nájdete všetky typy toku dokumentov uvedené.
Stále existujú podniky a inštitúcie, ktoré stále fungujú v papierovom prostredí; väčšina používa počítače a lokálne siete na organizáciu toku dokumentov a len malé percento používa plne automatizované systémy elektronickej správy dokumentov. Aký je dôvod tejto situácie?
Obrázok 43 - Výhody elektronickej správy dokumentov
V ideálnom prípade by vývoj elektronickej správy dokumentov mal vyústiť do úplne bezpapierových technológií. Papierové doklady sú však dnes stále potrebné na dodržanie mnohých predpisov – daňových zákonov, účtovných zákonov atď. Jedným z hlavných účelov dokumentu je schopnosť osvedčiť určité skutočnosti. Papierový doklad s potrebnými náležitosťami a stupňami ochrany bol donedávna hlavným spôsobom preukázania konkrétnej skutočnosti, t. predstavovalo právnu silu. Papier ako materiálové médium má nevýhodu v tom, že neumožňuje úplne vymazať a zaznamenať nové informácie, no táto nevýhoda sa mení na výhodu z hľadiska eliminácie falšovania dokumentov. Niet divu, že ruské príslovie hovorí: čo sa píše perom, nemožno sťať sekerou.
Inými slovami, keď dostaneme dokument, ktorý má na každej strane podpis a na povrchu papiera nie sú žiadne známky poškodenia (t. j. je jasné, že text nebol vymazaný ani prepísaný), môžeme si byť istí že tento dokument bol odoslaný v mene osoby doručujúcej podpis a že nebol počas doručovania zmenený.
V zásade môžu moderné šifrovacie nástroje poskytnúť rovnaké prostriedky na overenie dokumentu ako podpis na papieri.
Federálny zákon „o elektronickom digitálnom podpise“, ktorý bol prijatý v januári 2002, dáva organizáciám možnosť vytvárať systémy na výmenu výlučne elektronických dokumentov, v ktorých môže elektronický dokument pôsobiť ako originál, ktorý nie je potrebné duplikovať s tlačenou kópiou. V súčasnosti je však zákonnosť digitálneho podpisu absolútna len pre interný tok dokumentov, kde sa aktívne používa, keďže interný tok dokumentov reguluje generálny riaditeľ.
Hlavným dôvodom prítomnosti zmiešaného toku dokumentov je teda skutočnosť, že na štátnej úrovni ešte nie je vyriešená otázka používania digitálnych podpisov.
Výmenu dokumentov v elektronickej forme však nemožno využiť vo všetkých, ale len v niektorých oblastiach činnosti organizácie.
Je tiež všeobecne akceptované, že pri implementácii EDMS sa získajú taktické a strategické výhody. Taktické výhody určuje zníženie nákladov pri implementácii EDMS spojené s: uvoľnením fyzického priestoru na ukladanie dokumentov; zníženie nákladov na kopírovanie a doručovanie papierových dokumentov; zníženie nákladov na personál a vybavenie atď. strategické zahŕňajú výhody spojené so zvyšovaním efektívnosti podniku alebo organizácie. Medzi tieto výhody patrí:
Vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch (čo je nemožné pri papierovej správe záznamov);
Výrazné zrýchlenie vyhľadávania a získavania dokumentov (podľa rôznych atribútov);
Zvýšená bezpečnosť informácií v dôsledku skutočnosti, že práca v EDMS z neregistrovanej pracovnej stanice je nemožná a každý používateľ EDMS má pridelené vlastné prístupové práva k informáciám;
Zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlnosti ich ukladania, keďže sú uložené elektronicky na serveri;
Zlepšenie kontroly nad vykonávaním dokumentov.
Elektronická správa dokumentov (EDF) je rýchly spôsob výmeny informácií založený na používaní elektronických dokumentov s virtuálnym podpisom. Vo vyspelých krajinách sveta si dlhodobo získava uznanie ako efektívny nástroj operatívneho podnikania.
Podstatou
Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami je súbor procesov na vytváranie, spracovanie, odosielanie, prenos, prijímanie, ukladanie, používanie a ničenie dokumentov. Všetky tieto procesy sa vykonávajú po kontrole integrity a potvrdení prijatia dokumentov.
Pravidlá pre tok dokumentov medzi právnickými osobami sa vykonávajú na základe dohody strán. Informácie sa vymieňajú pomocou telekomunikácií a dokumenty sa ukladajú na elektronické médiá. Doba uchovávania účtovných informácií by nemala presiahnuť dobu stanovenú zákonom.
Organizácie si môžu vymieňať formálne a neformálne dokumenty s podpismi účastníkov. V oblasti podnikateľskej činnosti to môžu byť: faktúry, dohody, faktúry, objednávky, oznámenia, splnomocnenia a pod. Informácie je možné prenášať vo forme textových, tabuľkových a grafických súborov.
Účel implementácie EDI
Predpoklady na implementáciu EDI môžu byť:
- zníženie rutinnej práce;
- zníženie straty dokumentov;
- „transparentná“ práca s dokumentmi;
- zvyšovanie výkonnostnej disciplíny – poskytovanie podkladov v stanovenom časovom rámci a pod.
Niektoré z kvantitatívnych cieľov zahŕňajú:
- Skrátenie času na spracovanie dokumentu 10-krát.
- Znížte náklady na kanceláriu na polovicu.
Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje
V súlade s domácou legislatívou sa elektronický tok dokumentov medzi organizáciami vykonáva na základe dohody oboch strán. Pre výmenu dát je potrebné, aby boli všetci účastníci pripojení k zariadeniu jedného operátora. Ďalej musí používateľ odoslať žiadosť o pridanie do zoznamu protistrán. Po potvrdení požiadavky si účastníci systému môžu vymieňať údaje.
Modul EDI bude musieť vykonávať nasledujúce funkcie:
- Pozvite protistrany na výmenu údajov.
- Vytvorte adresár.
- Integrácia s účtovným softvérom, napríklad 1C.
- Podpíšte a zašifrujte dokumentáciu.
- Štruktúrna korešpondencia.
- Sledujte stavy e-mailov.
Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami sa vykonáva pomocou certifikátov. Pripojenie k serveru a autentifikácia sa vykonáva prostredníctvom osobného digitálneho certifikátu. Každému používateľovi systému je vydaný elektronický digitálny podpis, uložený na elektronickom médiu Token a chránený PIN kódom. Používateľ musí zadať svoje prihlasovacie meno a heslo pre svoj osobný účet. Až potom bude mať prístup k svojim dokumentom.
Proces výmeny môže iniciovať ktorýkoľvek zamestnanec organizácie pripojenej k systému. Pred odoslaním dokumentu protistrane musí byť podpísaný elektronickým digitálnym podpisom. Táto operácia sa vykonáva pomocou programu Cryptopro. Dokument sa odosiela prostredníctvom EDF. Zamestnanec protistrany dostane oznámenie o prijatí nového dokumentu. Ak ho akceptuje, potom pripojí aj elektronický podpis. Ak je potrebné vykonať zmeny v dokumente, vytvorí sa nová elektronická verzia. Po dokončení úprav je potrebné uložiť všetky zmeny pomocou digitálneho podpisu. Potom sa dokument so zmenou odošle protistrane. V prípade potreby sa vykonáva elektronická koordinácia informácií.
Ak je potrebné vykonať zmeny znova, celý postup sa zopakuje. Ak neexistujú žiadne sťažnosti týkajúce sa novej verzie, dokument sa rešpektuje. Konečná vzorka sa považuje za podpísanú dvoma digitálnymi podpismi. Všetky verzie dokumentu sú uložené na serveri a sú k dispozícii na prezeranie. Po priradení platného stavu vzorke nebude možné vykonávať zmeny v dokumente. Zmareným zmluvám je priradený stav „Zrušené“. Takto prebieha elektronický tok dokumentov medzi organizáciami.
Vybavenie
Čo je potrebné na tok elektronických dokumentov medzi organizáciami? Najprv si musíte vybrať telekomunikačného operátora a nainštalovať špeciálny softvér na výmenu informácií. Po druhé, s každou protistranou, s ktorou má organizácia v úmysle viesť elektronickú korešpondenciu, je potrebné uzavrieť „Dohodu o výmene elektronických dokumentov“.
Taktiež je potrebné nainštalovať EDF server, na ktorom sa budú ukladať všetky dokumenty. Môže to byť buď klientske zariadenie alebo cloudové úložisko. Prístup k údajom systému zvonku sa vykonáva prostredníctvom aplikácie, ktorá je nainštalovaná na zariadeniach zamestnancov organizácie. Interakcia počítačov so serverom prebieha prostredníctvom protokolu HTTP s dodatočným šifrovaním SSL 128. Prístup k dokumentom je realizovaný len cez aplikačné rozhranie a po autentifikácii.
EDI projekt
Projekt automatizácie procesov môže trvať niekoľko mesiacov až niekoľko rokov. Obdobie priamo závisí od počtu procesov, ktoré je potrebné automatizovať, zdrojov a finančných možností organizácie. Stručná schéma implementácie EDI je nasledovná:
- Vytvorenie pracovnej skupiny.
- Tvorba cieľov, termínov a rozpočtu projektu.
- Výskum existujúcich procesov.
- Rozvíjať úlohy.
- Návrh systému EDI.
- Podpísanie dohody o implementácii EDMS.
- Schválenie pracovného poriadku.
- Vyplnenie systémových adresárov.
- Školenie.
- Vykonávanie predbežných testov.
- Vydanie príkazu na implementáciu EDS.
- Zlepšenie softvéru a operačných postupov.
- Spustenie pilotného projektu.
- Úplný prechod na elektronický tok dokumentov.
Chyby pri implementácii EDI
Počas procesu je potrebné venovať mimoriadnu pozornosť procesom, pri ktorých zákon vyžaduje papier. Papierový dokument nemôžete duplikovať elektronickým. To výrazne spomaľuje pracovný proces a spôsobuje negatívny postoj k procesu automatizácie ako celku. Nikto nedopláca na to, že robí dvojitú prácu.
Počas procesu implementácie je potrebné vypracovať nové predpisy pre prácu s dokumentmi, zaškoliť personál a až potom sa pustiť do plnej implementácie. To sa dá dosiahnuť len vtedy, ak budú zamestnanci informovaní o výhodách používania nových technológií.
Ďalšou populárnou chybou je zlý vývoj požiadaviek na EDMS. Ak používatelia musia pracovať v nenakonfigurovanom systéme, potom sa proces EDI líši od toho, čo je akceptované v organizácii.
Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: klady a zápory
Výhody:
- Zníženie nákladov na zasielanie originálnych dokumentov poštou.
- Úspora miesta na uloženie dokumentácie. Všetko je uložené elektronicky.
- Jednoduchosť použitia. Dokument sa odosiela z jednej pracovnej stanice. Rýchle vyhľadávanie dokumentu sa vykonáva podľa stavu (odoslané, prijaté, prijaté atď.).
- Okamžité doručenie. Všetky odoslané informácie sa dostanú k príjemcovi v priebehu niekoľkých sekúnd.
- Dokument sa nemôže stratiť pred uplynutím doby jeho uloženia v systéme.
nedostatky:
- Na používanie zariadenia je potrebné zakúpiť licenciu, ktorá stojí veľa peňazí.
- Údaje je možné najčastejšie vymieňať len medzi účastníkmi toho istého systému.
- Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami v 1C alebo pomocou akéhokoľvek iného softvéru sa líši od predtým používanej schémy. Po zavedení nového algoritmu budú mať všetci zamestnanci otázky, ako majú vykonávať svoju prácu.
- Technické vybavenie. Pred implementáciou EDI musí organizácia nakúpiť vybavenie a pripraviť zamestnancov na správu nového systému.
- EDF sa vykonáva pomocou elektronického podpisu, ktorý je platný 1 rok. Certifikáty musia byť monitorované a okamžite aktualizované. Je tiež potrebné kontrolovať doby platnosti certifikátov protistrany, aby sa predišlo problémom s daňovými úradmi.
Právna úprava
Aké predpisy upravujú tok elektronických dokumentov medzi organizáciami? Legislatíva Ruskej federácie obsahuje federálny zákon č. 63 „O elektronických podpisoch“, pravidlá predkladania dokumentov Federálnej daňovej službe sú predpísané v nariadení Ministerstva financií č. MMV-7-2/168. EDI medzi organizáciami sa vykonáva na základe vyhlášky Ministerstva financií č. 50n. Pravidlá pre výmenu primárnych účtovných dokladov v elektronickej forme sú predpísané v nariadení Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/36@. Všetci prevádzkovatelia EDF v procese činnosti sa musia riadiť príkazom Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/253@.
"VLSI"
Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami SBIS poskytuje klientom tieto výhody:
- Dokumenty môžete posielať akejkoľvek organizácii, ktorá je registrovaná v Ruskej federácii. Ak protistrana nie je účastníkom systému SBIS, potom zamestnanec spoločnosti jednoducho kontaktuje zástupcu organizácie a pošle mu pozvánky na účasť v systéme na jeho e-mail. Ihneď po potvrdení žiadosti sa výmena informácií medzi účastníkmi uskutoční bez sprostredkovateľov.
- Do počítača nie je potrebné inštalovať softvér. Všetko, čo potrebujete, je aktuálny prehliadač a prístup na internet.
- Na prácu s dátami nepotrebujete špeciálny program. Ak je správa pôvodne pripravená v softvéri tretej strany, napríklad 1C, môžete nakonfigurovať integráciu údajov so systémom SLSIS.
- Štandardná forma dokumentu nebola stanovená. Môžete posielať text, tabuľkové súbory, obrázky atď.
SKB "Kontur"
Jeden z prvých vývojárov softvéru v Rusku sa zaoberá aj dodávkami zariadení, pomocou ktorých sa uskutočňuje tok elektronických dokumentov medzi organizáciami. Kontur vyvinul systém Diadoc, ktorý slúži na výmenu elektronických dokumentov. Zvláštnosťou systému je, že prístup k údajom je možné získať aj v zahraničí. Spoločnosť vyvinula roamingové tarify špeciálne na tento účel. V prípade potreby môžete pristupovať k údajom cez API.
Čo potrebuješ?
Na pripojenie EDI si organizácia musí zakúpiť:
- licencovaný softvér;
- server;
- aktualizovať vybavenie;
- vlakový personál;
- konfigurovať a integrovať EDMS na prácu s internými aplikáciami.
Takéto investície je potrebné vykonať, aby sa prepojil tok elektronických dokumentov medzi organizáciou? Druhou etapou investície je zahrnutie konzultácií technickej podpory, EDMS a aktualizácií softvéru do nákladov. Tieto náklady sa budú musieť platiť mesačne.
Záver
Papierový tok dokumentov sa nahrádza elektronickým. Nielenže znižuje náklady organizácie na udržiavanie procesov, ale zvyšuje aj efektivitu podniku ako celku. Aby EDI úspešne fungovalo, musíte jasne formulovať ciele implementácie systému a správne nakonfigurovať zariadenie.
