Výhody elektronickej správy dokumentov: zníženie nákladov. Elektronický systém správy dokumentov – čo to je a prečo je potrebný? Sekretárky, asistentky a asistentky

Elektronická správa dokumentov má v porovnaní s tradičnými papierovými rad výhod: jednoduchosť vykonávania zmien v dokumente; schopnosť umiestniť do dokumentu nielen textové, ale aj multimediálne údaje; schopnosť používať vopred pripravené formuláre; vyššia rýchlosť prenosu informácií na veľké množstvo adries; šetrenie papiera; kompaktnosť archívov; jednoduchosť kontroly informačných tokov; vysoká rýchlosť vyhľadávania a získavania informácií; schopnosť chrániť dokumenty pred neoprávneným prístupom a rozlišovať prístupové práva zamestnancov k informáciám.

Je potrebné poznamenať, že zavedenie elektronických systémov správy dokumentov poskytuje manažmentu podnikov a organizácií určité výhody pre efektívne riadenie a rýchle rozhodovanie, a to: transparentnosť činnosti zamestnancov a oddelení; vysoká rýchlosť získavania analytických informácií a správ; posilnenie výkonnostnej disciplíny; zníženie negatívneho vplyvu ľudského faktora na činnosť spoločnosti; zníženie počtu zamestnancov pracujúcich s dokumentmi (kuriéri, administratívni pracovníci a pod.).

Ryža. 3.

Obrázok 3 ukazuje, ako sa skracuje čas jednotlivých fáz práce s dokumentmi pri výmene papierového procesu za digitálny. V podmienkach elektronickej správy dokumentov sú potrebné oveľa menšie náklady na nastavenie toku dokumentov pri zmene vonkajších podmienok, napríklad požiadaviek na zmenu formulára hlásenia. Implementáciu systému automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov sprevádza optimalizácia celého procesu riadenia, ktorý sa stáva jednoduchším a logickejším. Zlepšuje sa kvalita prijímaných rozhodnutí, efektívnejšie sa vykonáva kontrola výkonu manažérskych rozhodnutí a znižujú sa priame a nepriame sociálne náklady spojené s údržbou riadiaceho aparátu. Dokumenty sú odosielané pomocou automatizovaného systému správy dokumentov, ktorý obsahuje jednotnú databázu klasifikátorov, slovníkov a noriem pre celú organizáciu. Smerovanie dokumentov sa zvyčajne určuje v závislosti od typu dokumentu a stanovených prevádzkových pravidiel (táto funkcia však nie je podporovaná všetkými systémami). Výmena dokumentov s externými organizáciami, ak sú s nimi uzatvorené dohody, je zabezpečená pomocou podnikového informačného portálu Prokhorov A. Tok dokumentov a jeho softvér / A. Prokhorov // ComputerPress 2010. - č. 1. - S. 32..

Mnohé z existujúcich systémov elektronickej správy dokumentov umožňujú spoločnostiam, ktoré ich implementovali, prejsť na správu dokumentov bez papiera. Aj pri elektronických systémoch správy dokumentov však často dochádza k takzvanému zmiešanému toku dokumentov, kedy väčšina práce s dokumentmi prebieha elektronicky (návrhy dokumentov, ich schvaľovanie a pod.), iba časť z nich je vytlačená, podpísaná a uložené v papierovej forme. Je to spôsobené niekoľkými dôvodmi. Po prvé, legislatívny rámec neumožňuje úplný prechod na elektronické dokumenty. Po druhé, samotní používatelia týchto systémov ešte nie sú pripravení úplne opustiť zvyk pracovať s papierovými dokumentmi. V praxi teraz elektronický manažment dokumentov pokrýva hlavne interný tok dokumentov a oveľa menej často (v závislosti od dohôd medzi organizáciami) tok medzipodnikových dokumentov.

Základné počítačové programy pre kancelársku prácu a obchodné postupy možno rozdeliť do štyroch hlavných kategórií (bez nástrojov na vytváranie dokumentov a dátových skladov): systémy workflow (automatizácia obchodných postupov); skupinové softvérové systémy (tímová práca); systémy správy dokumentov (zabezpečujú najmä evidenciu, uchovávanie a vyhľadávanie dokumentov); e-mailové systémy (používané na výmenu dokumentov).

Táto divízia vznikla na trhu približne pred tromi rokmi. Teraz je to dosť podmienené tým, že najnovšie verzie najpopulárnejších aplikácií sa snažia kombinovať všetky tieto a mnohé ďalšie technológie, napríklad Lotus Domino. Okrem toho každá z týchto technológií (samozrejme s výnimkou e-mailu, ktorého popularita v podnikaní bola od samého začiatku približne rovnaká ako v prípade nástrojov na vytváranie dokumentov), módna na Západe 2-3 roky pred novým konceptom spolupráce a správ („spolupráca a zasielanie správ“).

Dôvody sú podľa nášho názoru približne rovnaké pre nich aj pre nás (ak neberieme do úvahy čisto jazykové, jazykové a technické problémy lokalizácie, podpory kódových tabuliek, vyhľadávania, rozpoznávania atď.)

Ide o to, že automatizácia obchodných postupov a tímovej práce je v zásade veľmi náročná. Po prvé, nikto ešte neprišiel s univerzálnymi pravidlami úspešného podnikania. Každá organizácia je v tomto smere úplne jedinečná. Navyše v rámci automatizovaného postupu nie je vždy možné adekvátne reagovať na mimoriadne situácie, pred vznikom ktorých samozrejme nikto nie je imúnny. Automatizácia niekedy podnikom len škodí, často množstvo zamestnancov ideálne rieši svoje problémy v neformálnych vzťahoch a rámec automatizovaného systému ich len obmedzuje. Protipríklady však nie sú vôbec zriedkavé.

V dôsledku toho je v súčasnosti rozumné uznať ako najracionálnejší spôsob automatizácie obchodných postupov nasledovné: „Nesnažte sa programovať správanie zamestnancov pre každú možnú situáciu, ale namiesto toho im vytvorte spoločné informačné prostredie v rámci s ktorými môžu spolupracovať (t. j. spoločne riešiť obchodné úlohy) a vymieňať si správy.“ Možno to spochybňuje bezoblačnú budúcnosť existujúcich systémov workflow, ktoré kladú dôraz na vytváranie kompletných reťazcov automatizácie obchodných postupov.

Dnes sa situácia výrazne zlepšila. Objavili sa kompletné ruské produkty, postupne sa prekonávajú nejasnosti v terminológii a polohovaní Automatizácia kancelárskej práce a toku dokumentov v podniku. Vlastnosti správy národných záznamov [Elektronický zdroj] Režim prístupu: http://www.directum.ru/339091.aspx(dátum prístupu: 15.10.2015).

Pozrime sa na špecifiká a funkčnosť moderného softvéru na správu elektronických dokumentov.

Je potrebné oddeliť dva pojmy, ktoré sa často zamieňajú – kancelárska práca a tok dokumentov. Kancelárska práca je činnosťou tvorby dokumentov a organizovaním práce s nimi. Organizáciou práce s dokumentmi sa rozumie vytváranie podmienok, ktoré zabezpečujú pohyb, vyhľadávanie a uchovávanie dokumentov. Tok dokumentov je pohyb dokumentov medzi bodmi ich spracovania od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania (13;818). Na základe tohto rozdelenia existuje klasifikácia elektronických systémov. Ide o kancelárske automatizačné systémy - CAD, a systémy elektronickej správy dokumentov - EDMS. CAD systémy zabezpečujú predovšetkým účtovanie elektronických dokumentov. Medzi ich funkcie patrí evidencia došlých, odoslaných, interných, organizačných a administratívnych dokumentov, účtovanie vydaných uznesení a prijatých odpovedí o vykonaní. Databázy uchovávajú nielen detaily dokumentu, ale aj ich textový obrázok. CAD vám umožňuje sledovať realizáciu, ukladať údaje o prípadoch a poskytovať rýchle vyhľadávanie dokumentu pomocou jedného detailu alebo ich súboru. EDMS sú zamerané na prácu s elektronickými dokumentmi, ich pohyb v rámci organizácie alebo medzi organizáciami. Dôležitý je tu proces hromadnej prípravy dokumentu, jeho opakované schvaľovanie a udržiavanie verzií dokumentov. EDMS v sebe spája funkcie automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov – tieto systémy teda pokrývajú všetky kancelárske procesy a využívajú sa častejšie vo veľkých organizáciách.

Po mnoho rokov v Rusku bol všetok tok dokumentov papier. Len dnes to postupne prechádza do zmiešanej fázy. Je to výsledok úsilia vládnych predstaviteľov aj komerčných organizácií. Procesy informatizácie však napredujú pomaly.

Elektronická správa dokumentov označuje spôsob organizácie práce s dokumentmi, pri ktorom sa prevažná časť dokumentov organizácie (podniku) používa elektronicky a ukladá sa centrálne, v takzvaných elektronických archívoch, unikátnych informačných skladoch alebo dátových skladoch (15;592) .

Možno identifikovať ešte jednu optimálnejšiu definíciu elektronickej správy dokumentov: „elektronická správa dokumentov je jednotný mechanizmus na prácu s dokumentmi podávanými v elektronickej forme s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický tok dokumentov môže byť interný a externý, čo ukladá určité špecifiká výmene informácií. Vnútorný tok elektronických dokumentov je charakterizovaný výmenou informácií alebo pohybom elektronických dokumentov v rámci organizácie. Externý tok elektronických dokumentov je charakterizovaný výmenou korešpondencie medzi organizáciami.

V súlade s tým elektronický systém správy dokumentov (EDMS) v užšom zmysle znamená softvér (počítačový program, systém), ktorý vám umožňuje organizovať prácu s elektronickými dokumentmi (tvorba, úprava, vyhľadávanie, ukladanie), ako aj interakciu medzi zamestnancami: prenos dokladov, vystavovanie úloh (príkazov, pokynov) a ich sledovanie, zasielanie notifikácií a pod. (18). V širšom zmysle je EDMS chápaná ako moderná organizačná a technologická štruktúra, ktorá preniká celým výrobným organizmom, ktorý zahŕňa softvérové, technické, metodické zložky, ako aj organizačné a regulačné aspekty.

V súčasnosti môže tok elektronických dokumentov medzi organizáciami vo veľkej miere nahradiť papier a automatizácia procesu výmeny dokumentov nie je poctou móde, ale diktátom rýchlej doby, pretože doručenie papierového dokumentu poštou alebo kuriérom môže trvať niekoľko dní, ale elektronický dokument je doručený v priebehu niekoľkých sekúnd bez ohľadu na to, kde sa adresát nachádza. Preklad toku dokumentov do elektronického formátu môže ušetriť nielen čas a námahu, ale aj priestor. V niektorých spoločnostiach zaberajú papierové archívy už mnoho rokov plochu porovnateľnú s plochou predajných plôch.

Mnoho ľudí stále verí, že právne významný dokument je papier vypracovaný podľa určitých pravidiel, podpísaný vlastnoručným podpisom a overený pečaťou organizácie, ktorá tento dokument vydala (osvedčenie, osvedčenie, výpis atď.). Technologické možnosti sa však vyvíjajú a dnes môžu byť elektronické dokumenty aj právne významné, pretože používajú elektronický podpis, ktorý je elektronickým analógom vlastnoručného podpisu. Elektronický podpis je informácia v elektronickej forme, ktorá je pripojená alebo inak spojená s inými informáciami v elektronickej forme (podpísaná informácia) a ktorá sa používa na identifikáciu osoby podpisujúcej informácie (9;19).

Podľa ruskej legislatívy sa elektronický podpis považuje za rovnocenný s vlastnoručným podpisom, ak sú splnené tieto podmienky:

1. Certifikát podpisového kľúča súvisiaci s týmto elektronickým podpis, nestratil platnosť (platnosť) v čase overenia alebo v čase podpisu elektronického dokumentu, ak existujú dôkazy určujúce okamih podpisu;
2. Pravosť elektronického podpisu v elektronickom dokumente je potvrdená;
3. Elektronický podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča.

Elektronický podpis teda musí byť platný a čo je veľmi dôležité, dokument s elektronickým digitálnym podpisom bude mať právny význam až pri realizácii vzťahov uvedených v certifikáte podpisového kľúča.

Keď už hovoríme o EP, musíte pochopiť, že EP je zovšeobecnený koncept, ktorý zahŕňa:

-softvér;
- certifikát podpisového kľúča, ktorým je listinný dokument alebo elektronický dokument s elektronickým podpisom oprávnenej osoby certifikačného centra, ktorého súčasťou je verejný kľúč elektronického digitálneho podpisu. Certifikát sa vydáva na potvrdenie pravosti elektronického podpisu a identifikáciu vlastníka certifikátu podpisového kľúča. To znamená, že presne týmto je elektronický dokument podpísaný a práve certifikát podpisového kľúča obsahuje informáciu, na aké účely možno podpis použiť;
-nosič kľúča (bezpečné uloženie certifikátu podpisového kľúča).

Pozrime sa bližšie na pojem „certifikát podpisového kľúča“.

Certifikát podpisového kľúča je ten istý dokument, ktorý obsahuje a potvrdzuje údaje o vlastníkovi elektronického podpisu, jedinečné evidenčné číslo certifikátu podpisového kľúča, dátum začiatku a konca platnosti certifikátu podpisového kľúča, ktorý sa nachádza v registri certifikačného centra, názov a umiestnenie certifikačného centra, ktoré vydalo certifikát podpisového kľúča. Certifikát podpisového kľúča sa vydáva na obdobie jedného roka. Po roku vyprší a organizácia si bude musieť zakúpiť nový certifikát podpisového kľúča. Toto sa nevzťahuje na softvér, napríklad program CryptoPro CSP, pretože programy spravidla nekončia.

Elektronická správa dokumentov má výhody a nevýhody, výhody a nevýhody používania v organizácii.

Hlavnou výhodou elektronickej správy dokumentov je, že pri jej použití budú všetky oddelenia a štruktúry spoločnosti pracovať v jednom informačnom priestore. V tomto smere sa výrazne zvyšuje rýchlosť spracovania dokumentov v rámci spoločnosti. Dôležitým faktorom, vďaka ktorému je elektronická správa dokumentov rádovo vyššia ako zvyčajne, je aj bezpečnosť a ochrana dokumentov. Moderné systémy používajú šifrovanie údajov, ktoré môže zastaviť pokusy o únik informácií. Pri použití tohto typu toku dokumentov sa zvyšuje produktivita zamestnancov a znižuje sa pravdepodobnosť chýb pri spracovaní dokumentov, ktorá závisí od kvalifikácie zamestnanca. Zavedenie elektronického systému správy dokumentov poskytuje významný ekonomický efekt, ale jeho kvantitatívne hodnotenie je zložitý proces, pretože treba brať do úvahy veľa faktorov (20;49).

Priamy efekt implementácie systému vám umožňuje ušetriť peniaze vynaložené na spotrebný materiál, zaplatiť za poštové a kuriérske doručovacie služby, kopírovacie materiály a znížiť náklady na pracovnú silu. Nepriamym efektom sú tie výhody riadenia, ktoré sú významné pre fungovanie organizácie: transparentnosť riadenia, kontrola výkonovej disciplíny a pod.

Implementácia elektronických systémov správy dokumentov teda umožňuje:

1. plne automatizovať proces práce s dokumentmi;
2. zabezpečiť organizáciu práce so vzdialenými užívateľmi a užívateľskými skupinami;
3. poskytovať integráciu s externými e-mailovými systémami;
4. zvýšiť základné možnosti systému elektronickej správy dokumentov pomocou modularity a prítomnosti vstavaných nástrojov;
5. zabezpečiť proces súbežnej práce v systéme neobmedzeným počtom užívateľov;
6. zvýšiť efektivitu práce s dokumentmi;
7. zlepšiť podnikovú kultúru práce s dokumentmi;
8. výrazne znížiť objem toku papierových dokumentov;
9. výrazne skrátiť čas na spracovanie a odosielanie dokumentov, čas vyhľadávania dokumentov, čas koordinácie a schvaľovania návrhov dokumentov;
10. zabezpečiť všetky dokumentačné procesy so súčasným využívaním elektronickej a papierovej verzie dokumentov;
11. zefektívniť proces registrácie všetkých typov dokumentov (registrácia z emailových a webových formulárov, podpora streamingového skenovania, evidencia súborov akéhokoľvek formátu);
12. zabezpečiť riadenie pracovného toku (prenos dokumentov medzi účinkujúcimi);
13. zabezpečiť proces práce so vzájomne súvisiacimi dokumentmi;
14. zabezpečiť správu dokumentov počas celého životného cyklu;
15. zabezpečiť transparentnosť všetkých procesov od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho odovzdanie do archívu;
16. Ukladanie histórie práce s dokumentmi (účtovanie času a autorov všetkých akcií s dokumentom, ukladanie pracovných komentárov, podpora verzií pripojených súborov);
17. sledovať históriu vzniku dokumentu;
18. zabezpečiť jasný proces koordinácie a schvaľovania dokumentov;
19. vybudovať dobre fungujúci systém pokynov;
20. zabezpečiť jasnú kontrolu výkonovej disciplíny;
21. triediť dokumenty podľa akýchkoľvek kritérií;
22. poskytovať vyhľadávanie informácií podľa rôznych atribútov a fulltextové vyhľadávanie;
23. zabezpečiť automatizáciu zberu a analýzy štatistických údajov o pohybe dokumentov;
24. zabezpečiť archiváciu elektronických obrazov dokumentov;
25. zabezpečiť reguláciu prístupových práv;
26. poskytnúť okamžitý prístup k dokumentom;
27. znížiť kvantitatívne straty dokumentov;
28. zvýšiť produktivitu práce;
29. znížiť náklady na prípravu dokumentov na odovzdanie do archívu a archívne uloženie dokumentov;
30. dať elektronickým dokumentom právnu silu;
31. znížiť náklady na kuriérske a poštové služby;
32. znížiť počet interných a externých kuriérov;
33. zabezpečiť údržbu informačnej a referenčnej databázy;
34. poskytovanie pokročilých možností vyhľadávania (atribučné vyhľadávanie, rozšírené vyhľadávanie, fulltextové vyhľadávanie zohľadňujúce morfológiu ruského jazyka, podpora priečinkov dynamického vyhľadávania);
35. Podpora evidencie papierových a elektronických dokumentov v súlade s požiadavkami Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie.
36. Podpora pre trasy pohybu dokumentov (sekvenčné, paralelné, voľné trasy, trasy s podmienkami, meškania)
37. Podpora zmiešaného toku dokumentov (príprava papierových dokumentov a správ pomocou šablón, tlač evidenčnej karty dokumentov, zaznamenávanie miesta uloženia originálnych dokumentov);
38. Dostupnosť nástrojov na analýzu toku dokumentov, vytváranie reportov, ako aj sledovanie výkonnostnej disciplíny zamestnancov (možnosť vytvárať reporty a analytické certifikáty, automatické žurnálovanie);
39. Zabezpečenie informačnej bezpečnosti (podpora elektronických digitálnych podpisov, šifrovania dát, logovania, diferenciácie prístupových práv a systémov rolí, prítomnosť zabudovaného monitorovania integrity dát a automatického zálohovania).

Spojením týchto bodov môžeme vyzdvihnúť hlavné výhody, a to: vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch, výrazné zrýchlenie vyhľadávania a načítavania dokumentov (rôznymi atribútmi), zvýšenie informačnej bezpečnosti vďaka tomu, že práca v EDMS od r. neregistrovaná pracovná stanica je nemožná a pre každého Používateľovi EDMS je pridelené jeho oprávnenie na prístup k informáciám, zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlie ich ukladania, keďže sú uložené elektronicky na serveri, a zlepšenie kontroly nad vykonávaním Dokumenty.

Elektronická správa dokumentov

Kancelárska práca- súbor opatrení na organizáciu toku dokumentov podniku alebo organizácie. Office management je pojem používaný v kancelárskej praxi na označenie formálneho súboru pravidiel pre prácu s dokumentmi.

Elektronický dokument(ED) - dokument vytvorený pomocou nástrojov na počítačové spracovanie informácií, ktorý možno podpísať elektronickým podpisom (ES) a uložiť na počítačové médium vo forme súboru príslušného formátu.

Tok dokumentov- systém na vytváranie, interpretáciu, prenos, prijímanie a archiváciu dokumentov, ako aj sledovanie ich implementácie a ich ochranu pred neoprávneným prístupom.

Elektronická správa dokumentov(EDI) - súbor automatizovaných procesov na prácu s dokumentmi predkladanými v elektronickej forme s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

tok výrobných dokumentov;
tok riadiacich dokumentov;
archivácia (súbor postupov správy archívnych dokumentov);
tok personálnych dokumentov (HR postupy);
tok účtovných dokladov;
tok skladových dokladov;
správa tajných a dôverných záznamov;
tok technických a technologických dokumentov.

A ďalšie. Je zrejmé, že systémov toku dokumentov môže byť toľko, koľko je typov činností, v dôsledku čoho sa informačné systémy, ktoré automatizujú jednotlivé typy toku dokumentov, vyvíjajú smerom k masovej produkcii.

		Úspora času: zamestnanci trávia menej času hľadaním papierových dokumentov. Vďaka centrálnej databáze sú súbory pravidelne zálohované, čím sa eliminuje možnosť, že sa dokument nenávratne stratí, ak sa zabudne v lietadle, náhodne alebo úmyselne zničí alebo jednoducho zmizne v kancelárskom chaose. Strata času pri hľadaní súborov a dokumentov, ktoré z nejakého dôvodu neboli na svojom mieste, úplne odpadá.

		Adekvátnejšie využitie fyzického priestoru a technológie: Je možné uvoľniť cennú plochu, ktorú zaberajú redundantné servery a iné zariadenia na ukladanie dokumentov. V závislosti od stavu a relevantnosti informácií je možné dokumenty a súbory po uplynutí doby ich uchovávania bezpečne vymazať. Správa údajov vám pomáha nielen dodržiavať podnikové predpisy, ale pomáha vám aj efektívnejšie využívať úložný priestor.

		Zvýšenie transparentnosti vnútornej práce podniku: EDMS(elektronické systémy správy dokumentov) umožňujú manažérom sledovať stav dokumentu vo všetkých fázach jeho schvaľovania a schvaľovania. Navyše, EDMS umožňuje okamžite a jednoducho vyvolať nielen požadovaný súbor, ale aj úplnú správu o tom, kto ho vytvoril, kto k nemu pristupoval a kto ho upravoval.

		Udržiavanie osobnej histórie každého súboru a súvisiacej dokumentácie: EDMS umožňujú centrálne riadiť vzťahy so zákazníkmi a dodávateľmi. Napríklad len jedno kliknutie stačí na vyvolanie všetkých potrebných dokumentov, ktoré obsahujú požiadavky spojené s rôznymi typmi vzťahov medzi organizáciou a externými subjektmi.

		Väčšia flexibilita, pokiaľ ide o fyzické umiestnenie zamestnancov: Vďaka elektronickému prístupu a možnosti komunikácie môžu zamestnanci pracovať na diaľku. A aj keď sa budú nachádzať v rovnakej geografickej lokalite, zamestnanci už nebudú musieť čakať na papierové kópie súborov, ktoré budú odoslané zo susednej kancelárie.

		Zvýšená bezpečnosť informácií a dokumentov: Ako už bolo spomenuté, centrálna databáza umožňuje zálohovať dokumenty, čím sa znižuje riziko náhodnej alebo úmyselnej straty súborov. Zároveň sa menej času strávi hľadaním požadovaného dokumentu, ak sa jeho umiestnenie z nejakého dôvodu zmenilo.

		Znížené náklady na tlač, poštové známky, obálky a poštovné: papierové dokumenty zasielané medzi oddeleniami alebo dodávateľmi je možné posielať elektronicky.

		Zvyšovanie spokojnosti zamestnancov a manažérov: Optimalizácia každodenných úloh umožňuje zamestnancom viac si prácu užívať. Oslobodenie zamestnancov od často nudných úloh, ako je vybavovanie faktúr, im umožňuje venovať sa iným činnostiam. Vedúci oddelení zároveň dostávajú viac možností kontrolovať prácu svojich podriadených. V konečnom dôsledku môžu niektoré organizácie zistiť, že úspory im umožnia dosiahnuť nové úrovne podnikania.

Zabezpečenie efektívneho riadenia prostredníctvom automatickej kontroly implementácie, transparentnosť činnosti celej organizácie na všetkých úrovniach.
Udržiavanie systému kontroly kvality, ktorý je v súlade s medzinárodnými normami.
Podpora efektívneho zhromažďovania, riadenia a prístupu k informáciám a znalostiam. Zabezpečenie personálnej flexibility vďaka väčšej formalizácii činností každého zamestnanca a možnosť uchovávať celú históriu jeho aktivít.
Evidencia činnosti podniku ako celku (interné interné šetrenia, analýza činnosti oddelení, identifikácia „horúcich miest“ v činnostiach).
Optimalizácia podnikových procesov a automatizácia mechanizmu ich vykonávania a kontroly.
Vylúčenie papierových dokumentov z vnútorného obehu podniku. Úspora zdrojov znížením nákladov na riadenie tokov dokumentov v organizácii.
Odstránenie potreby alebo výrazné zjednodušenie a zníženie nákladov na uchovávanie papierových dokumentov vďaka dostupnosti funkčného elektronického archívu.

Požiadavky na objem úložiska. Je potrebné zvoliť systém správy dokumentov, ktorý podporuje hierarchické štrukturálne ukladanie (HSM - Hierarchal Storage Management). Tento mechanizmus ukladá najaktívnejšie používané dáta na najrýchlejšie, ale najdrahšie médiá, pričom menej často používané informácie sa automaticky prenášajú na pomalšie a lacnejšie médium.
Prítomnosť formalizovaných postupov, ktoré vyžadujú podporu na ich implementáciu a automatizáciu kontroly (príprava dokumentov určitého typu, vykonávanie štandardných organizačných funkcií atď.).
Potreba automatizovať administratívne riadenie organizácie. Miera zložitosti organizačnej štruktúry.
Dostupnosť geograficky rozmiestnených jednotiek. Tento faktor kladie určité požiadavky na vzdialený prístup, replikáciu údajov atď.
Dostupnosť veľkého papierového archívu. Niektoré systémy správy dokumentov sa dodávajú s integrovanými subsystémami hromadného zadávania dokumentov.
Prítomnosť systému toku dokumentov, ktorý nezodpovedá súčasným potrebám.
Potreba pokročilého smerovania dokumentov a riadenia pracovného toku. Pokračovaním tejto potreby je potreba podporovať ľubovoľné obchodné procesy, prípadne pracovať v spojení s aplikačnými systémami na podporu týchto procesov.
Požiadavky na doby uchovávania dokumentov. Pri dlhšom skladovaní (desiatky rokov) stojí za to vážne zvážiť zorganizovanie paralelného archívu na mikrofilme.
Požiadavky na „otvorenosť“ a rozšíriteľnosť systému. Možnosť integrácie s existujúcimi informačnými systémami a využitie existujúcich zariadení.
Potreba ukladať obrázky dokumentov. Používanie špecifických formátov ukladania dokumentov v organizácii. Potreba podporovať inžinierske a dizajnérske úlohy a ďalšie funkcie podniku.
Potreba vyvinutých nástrojov na vyhľadávanie informácií. Úplná podpora jazykového systému pre dokumenty dostupné v organizácii.
Bezpečnostné požiadavky (šifrovanie, organizácia prístupu atď.). Schopnosť využívať prístupové mechanizmy, ktoré sú už dostupné v informačnej infraštruktúre organizácie v systéme toku dokumentov.
Požiadavky na dodržiavanie určitých noriem: interné, priemyselné, GOST, medzinárodné normy pre kontrolu kvality, úroveň organizácie ukladania informácií.

Akýkoľvek elektronický systém správy dokumentov môže obsahovať prvky každej z nasledujúcich kategórií, ale väčšina z nich má špecifické zameranie na jednu oblasť, ktorá súvisí predovšetkým s umiestňovaním produktov.

		Elektronické systémy správy dokumentov s vyvinutými prostriedkami na ukladanie a získavanie informácií(elektronické archívy - EA). Elektronický archív je špeciálnym prípadom systému správy dokumentov zameraného na efektívne ukladanie a vyhľadávanie informácií. Niektoré systémy sa vyznačujú najmä vyvinutými nástrojmi na fulltextové vyhľadávanie: fuzzy vyhľadávanie, sémantické vyhľadávanie atď., iné - efektívnou organizáciou ukladania: HSM, podporou širokej škály zariadení na ukladanie informácií atď.

		Elektronické systémy na správu dokumentov s vyvinutými nástrojmi workflow(WF). Tieto systémy sú určené najmä na zabezpečenie pohybu určitých objektov po vopred určených trasách (tzv. „tvrdé smerovanie“). V každej fáze sa objekt môže meniť, preto sa nazýva všeobecné slovo „práca“. Systémy tohto typu sa nazývajú systémy pracovného toku - „pracovný tok“ (žiaľ, pre tento výraz v ruštine neexistuje presný ekvivalent). Dokumenty môžu byť spojené s úlohami, ale dokumenty nie sú základným objektom týchto systémov. Pomocou takýchto systémov je možné organizovať určité práce, pri ktorých sú všetky etapy vopred známe a dajú sa predpísať.

		Elektronické systémy správy dokumentov zamerané na podporu riadenia organizácie a akumulácie znalostí. Ide o „hybridné“ systémy, ktoré väčšinou kombinujú prvky predchádzajúcich dvoch. V tomto prípade môže byť základným pojmom v systéme tak samotný dokument, ako aj úloha, ktorú je potrebné dokončiť. Na riadenie organizácie potrebujete „tvrdé“ aj „voľné“ smerovanie, keď smerovanie dokumentu je pridelené manažérom („popisuje“ prichádzajúci dokument), takže obe technológie v tej či onej forme môžu byť prítomné v takomto systémov. Tieto systémy sa aktívne využívajú vo vládnych riadiacich štruktúrach, v kanceláriách veľkých spoločností, ktoré majú rozvinutú hierarchiu a majú určité pravidlá a postupy pre pohyb dokumentov. Zamestnanci zároveň kolektívne vytvárajú dokumenty, pripravujú a rozhodujú, vykonávajú alebo kontrolujú ich výkon.

Pri implementácii takýchto systémov vo veľkých podnikoch je dôležité zistiť, či systém poskytuje možnosť efektívnej správy, spracovania veľkého objemu informácií, integráciu s automatizovanými systémami riadenia výroby, škálovateľnosť, fázovú implementáciu, zohľadňujúcu územnú distribúciu, komplexnú organizačnú štruktúru , prístup na základe rolí atď.

		Elektronické systémy správy dokumentov zamerané na podporu spolupráce(spolupráca). Ide o nový trend v oblasti systémov správy dokumentov, spojený s pochopením premenlivosti trhových podmienok v modernom svete a potrebou mať „len to, čo je nevyhnutné“ pre rýchly pohyb, bez zbytočných, veľmi užitočných, ale ťažkých balast. Takéto systémy, na rozdiel od predchádzajúcich, nezahŕňajú koncepciu hierarchie v organizácii a nestarajú sa o žiadnu formalizáciu toku práce. Ich úlohou je zabezpečiť, aby ľudia v organizácii spolupracovali, aj keď sú geograficky oddelení, a zachovať výsledky tejto práce. Typicky implementované v koncepte „portálov“. Poskytujú služby na ukladanie a zverejňovanie dokumentov na intranete, vyhľadávanie informácií, diskusie a uzatváranie stretnutí (reálnych aj virtuálnych). Takéto systémy nachádzajú zákazníkov medzi rýchlo rastúcimi obchodnými spoločnosťami, pracovnými skupinami vo veľkých firmách a vládnymi agentúrami.

		Elektronické systémy správy dokumentov s rozvinutými doplnkovými službami. Napríklad služba riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM - Customer Relation Management), projektový manažment, fakturácia, e-mail a pod. rôzne proporcie v závislosti od organizácie. V kontexte tohto článku je však funkcia CRM voliteľná.)

Pri výbere takejto platformy by sa mala venovať hlavná pozornosť:

organizovanie ukladania elektronických dokumentov;
automatizácia toku dokumentov s prihliadnutím na individuálne charakteristiky organizácie;
integráciu s existujúcim informačným prostredím.

Funkčné požiadavky

Sú bežné	Špecifické
Zabezpečenie tvorby elektronických dokumentov (skenovanie, import)	Vytváranie diskusií o dokumentoch
Možnosť pridávať komentáre k dokumentom	Porovnanie obsahu dokumentu vrátane grafického
Vytváranie väzieb medzi dokumentmi

Spoločnosti sa čoraz častejšie rozhodujú zaviesť elektronickú správu dokumentov. Čo to je a prečo je to potrebné?

Tok dokumentov- ide o pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania; komplex práce s dokumentmi: príjem, evidencia, distribúcia, kontrola vykonávania, zakladanie spisov, ukladanie a opätovné použitie dokumentácie, referenčné práce.

Elektronická správa dokumentov (EDF)- jednotný mechanizmus na prácu s dokumentmi predkladanými v elektronickej podobe s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický dokument (ED)- dokument vytvorený pomocou nástrojov na spracovanie počítačových informácií, podpísaný elektronickým digitálnym podpisom (EDS) a uložený na počítačovom médiu.

Elektronický digitálny podpis (EDS)- analóg vlastnoručného podpisu, ktorý je prostriedkom na ochranu informácií, ktorý poskytuje možnosť kontrolovať integritu a potvrdiť pravosť elektronických dokumentov.

EDI je možné využiť na automatizáciu kancelárie, vytváranie elektronického archívu dokumentov, správu firemných elektronických dokumentov (workflow), riadenie zmluvného procesu, automatizáciu práce s dokumentáciou QMS (systém manažérstva kvality) a automatizáciu požiadaviek občanov.

EDI je možné použiť v každej spoločnosti bez ohľadu na jej veľkosť a formu vlastníctva, systém je možné nakonfigurovať tak, aby fungoval tak v rámci malej štruktúry (divízia, oddelenie), ako aj v rámci geograficky distribuovanej organizácie s rozvinutou schémou toku informácií.

2. Základné princípy správy elektronických dokumentov

Jedna registrácia dokumentu, ktorá vám umožní jednoznačne identifikovať dokument.

Schopnosť vykonávať paralelné operácie vám umožňuje skrátiť čas potrebný na presun dokumentov.

Kontinuita pohybu dokumentu - umožňuje určiť osobu zodpovednú za vyhotovenie dokumentu v každom okamihu.

Jednotná databáza dokumentárnych informácií eliminuje možnosť duplikovania dokumentov.

Systém vyhľadávania dokumentov, ktorý vám umožní nájsť dokument s minimom informácií o ňom.

3. Klady a zápory elektronickej správy dokumentov

Medzi výhody elektronickej správy dokumentov patria:

Rýchly prístup k dokumentom, rýchlosť pri oprave dokumentov,

Efektívna správa pohybu dokumentov,

Všetky firemné štruktúry môžu fungovať v jedinom informačnom priestore – to umožňuje urýchliť schvaľovanie dokumentov a rozhodovanie,

Zvýšenie výkonnej disciplíny (keďže EDI vám umožňuje určiť, kto je zodpovedný za vykonanie dokumentu v každom okamihu), zvýšenie produktivity zamestnancov,

Bezpečnosť a bezpečnosť dokumentov – šifrovanie údajov umožňuje zastaviť pokusy o neoprávnené použitie informácií,

odstránenie duplicitnej dokumentácie,

Archív sa vytvára automaticky,

Zníženie finančných nákladov na tok dokumentov a kancelársku prácu.

Medzi nevýhody EDI patria vysoké náklady na nákup a implementáciu softvéru. Zamestnanci budú tiež potrebovať čas na zaučenie a zvyknutie si na systém. Tieto nedostatky však budú dočasné.

Ak mladé firmy prejdú na EDI hneď od začiatku, strávia menej času digitalizáciou existujúcich dokumentov. Súčasné elektronické systémy na správu dokumentov sa navyše pozerajú na startupy a dávajú im zľavy.

Medzi výhody elektronickej správy dokumentov patrí úspora pracovných a materiálových zdrojov, ako aj výrazné skrátenie času stráveného tvorbou, ukladaním a spracovaním dokumentov. Je však v bezpapierových technológiách všetko také ružové a ekonomické? Zistite z článku o výhodách a nevýhodách elektronickej správy dokumentov.

Bez ohľadu na to, ako sme zvyknutí na prácu s papierom, realita nášho života nás núti ponoriť sa do zložitosti elektronických technológií. Jedným z prvkov takýchto technológií je elektronická správa dokumentov. Aby sme pochopili koncepciu správy elektronických dokumentov bez toho, aby sme sa stratili v rozsiahlych definíciách a špecifickej terminológii, zamerajme sa na niekoľko kľúčových pojmov:

Je to elektronický dokument, ktorý je počiatočným a hlavným objektom každého elektronického systému správy dokumentov. Na systematické organizovanie jeho tvorby, spracovania, ochrany, prenosu a uchovávania je potrebný súbor opatrení (špeciálne programy, technické prostriedky, vyškolený personál atď.).

Elektronický tok dokumentov je vytvorený tak, aby riešil rôzne špecifické úlohy. Možné typy elektronickej správy dokumentov vo firme:

Zistite viac o silných a slabých stránkach určitých typov správy elektronických dokumentov.

Prechod na elektronickú správu dokumentov v spoločnosti si vyžaduje serióznu predbežnú prípravu. Tu prichádza prvá významná nevýhoda - značné náklady na materiál, prácu a iné náklady vo fáze implementácie systému:

Okrem toho bude potrebné vykonať úpravy účtovnej politiky, ktorá bude obsahovať zoznam dokumentov (týkajúcich sa daní a účtovníctva) zapojených do elektronického toku dokumentov, zoznam zamestnancov, ktorí majú právo ich podpisovať, a ďalšie dôležité nuansy. (spôsoby uchovávania dokumentov, prístupu, prenosu atď.) .d.).

Po implementácii systému (v procese udržiavania elektronickej správy dokumentov) je nevyhnutné neustále sledovanie plnenia stanovených predpisov a pravidiel, aktualizácie softvéru a pod.

Zistite o hlavných výhodách elektronickej správy dokumentov z nižšie uvedeného diagramu:

Pri chválení systémov elektronickej správy dokumentov nemožno ignorovať jeho slabé stránky, ktoré môžu anulovať všetky jeho výhody:

Zastavme sa samostatne pri takých dôležitých komponentoch akéhokoľvek dokumentového toku spoločnosti, ako je personálny a účtovný tok elektronických dokumentov.

Personálna správa elektronických dokumentov je systém na vytváranie, zhromažďovanie a výmenu osobných elektronických dokumentov pre potreby samotnej spoločnosti, ako aj pre výmenu informácií so zainteresovanými stranami.

Prvky legálne zavedenej personálnej elektronickej správy dokumentov sú už účinné: so zamestnancami na diaľku je možné uzatvárať pracovné zmluvy v elektronickej forme, ak majú elektronický podpis (článok 312.3 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Čoskoro môžeme očakávať rozsiahlu implementáciu elektronickej správy personálnych dokumentov. Ministerstvo práce už na túto tému robí experiment (príkaz Ministerstva práce Ruska z 26. marca 2018 č. 194):

Tento systém je výhodný aj pre zamestnancov: budú si môcť elektronicky vyžiadať dokumenty a uzatvárať zmluvy bez návštevy HR oddelenia.

V poslednom čase sa čoraz častejšie hovorí o jednej z foriem elektronickej interakcie medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ale aj ďalšími zainteresovanými stranami – plošnom zavedení elektronických pracovných zošitov.

Podrobnosti o tom nájdete v materiáli „Elektronické pracovné zošity – všetky klady a zápory“ .

Prechod na elektronickú správu dokumentov v personálnom sektore už čoskoro umožní absolvovať inšpekciu práce na diaľku cez internet.

Jeho hlavnou výraznou nevýhodou je nemožnosť okamžitej konverzie celého objemu dokumentov do elektronickej podoby, keďže jednotlivé personálne dokumenty musia nevyhnutne obsahovať osobný podpis zamestnanca, aby bola zabezpečená riadna právna podpora vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancom. A zaviazať zamestnanca k vystaveniu elektronického podpisu si vyžiada čas a legislatívne iniciatívy.

Výhody a nevýhody správy účtovných elektronických dokladov

Finančné služby, najmä účtovné štruktúry, najviac závisia od kvalitného a rýchleho toku dokumentov. Elektronická správa dokumentov umožňuje týmto oddeleniam:

Systematizovať a automatizovať prácu účtovníctva.

Výhody elektronickej správy účtovných dokladov si užívame už pomerne dlho. Schopnosť vytvárať a spracovávať elektronické dokumenty v špecializovaných účtovných programoch vám umožňuje nielen znížiť náklady na prácu, ale aj vyhnúť sa chybám vo všetkých fázach vytvárania a spracovania dokumentov (program vám nedovolí urobiť chybu alebo ju okamžite identifikuje ).

Riešenie interných firemných problémov.

Napríklad vydávanie elektronických výplatných pások. Môžu byť zaslané e-mailom alebo zverejnené na osobných účtoch každého zamestnanca na firemnej webovej stránke spoločnosti. Proti elektronickému spôsobu vydávania výplatných pások úradníci nenamietajú (list MPSVR zo dňa 21.02.2017 č. 14-1/OOG-1560). Stačí to zabezpečiť v miestnom zákone spoločnosti.

Zaviesť bezpapierové technológie na interakciu s externými zainteresovanými používateľmi (banky, Federálna daňová služba, Dôchodkový fond Ruskej federácie, Fond sociálneho poistenia atď.).

Ďalej budeme hovoriť o elektronických formách interakcie s inými štruktúrami mimo spoločnosti.

Hovorme o muche v masti. Veľmi dobre si uvedomujeme významnú nevýhodu tohto systému. Prerušenia internetu alebo poruchy zariadení, problémy s pravidelnými aktualizáciami softvéru, elektronickými kľúčmi a certifikátmi môžu narobiť medvediu službu každému finančnému pracovníkovi.

Spoločnosti a jednotliví podnikatelia, ktorí sa pre zlyhania a vírusy nedokážu nahlásiť kontrolórom včas alebo nereagujú včas na ich žiadosti, môžu finančne utrpieť (hroziť sankcie).

Postupne sa zavádza výmena elektronických dokumentov podnikateľských subjektov s daňovými úradmi, Fondom sociálneho poistenia, Dôchodkovým fondom Ruskej federácie a ďalšími úradmi. Vďaka prísne formalizovaným elektronickým formátom dochádza k výmene informácií a dokumentov rýchlo, bez zbytočnej byrokracie a svojvôle úradníkov. To je veľké plus pre každú firmu alebo jednotlivca.

Interakcia s dôchodkovým fondom Ruska

Osobné účtovné výkazy môžete dôchodkovému fondu predkladať elektronicky (§ 8 zákona o individuálnom (personalizovanom) účtovníctve v systéme štátneho dôchodkového poistenia z 1. apríla 1996 č. 27-FZ). Hlavná vec je, že sú zaručene chránené pred neoprávneným prístupom. Tento proces je prísne regulovaný:

Elektronická interakcia s FSS

Sociálne poistenie tiež nie je novinkou v elektronickej správe dokumentov. Poistenci majú možnosť podávať do fondu elektronické hlásenia bez toho, aby opustili kanceláriu – stačí sa zaregistrovať na portáli fondu (vyplniť žiadosť priamo v systéme) a získať elektronický podpis (ES).

FSS tiež reguloval tento proces:

S fondom môžete komunikovať aj elektronicky prostredníctvom prevádzkovateľa EDF tak, že s ním uzatvoríte príslušnú zmluvu.

Medzi výhody elektronickej správy dokumentov v poslednom období patrí zavedenie systému na vydávanie a spracovanie elektronických potvrdení o práceneschopnosti.

Poistenci majú odteraz možnosť požiadať o elektronickú nemocenskú dovolenku a pracovať s nimi (ak uzatvorili príslušnú dohodu):

prostredníctvom svojho osobného účtu na webovej stránke FSS;
AWP „Príprava výpočtov pre fond sociálneho poistenia“;
vlastný softvér poistenca (umožňujú to implementovať niektoré účtovné programy pre účtovníctvo miezd a personalistiky).

Reťazec elektronickej interakcie „poistenec – Fond sociálneho poistenia“ pre prácu s elektronickou nemocenskou dovolenkou (ES):

Zamestnanci získavajú informačné výhody z elektronickej správy dokumentov v systéme Ruského fondu sociálneho poistenia. Svoj elektronický účet, sledovanie fáz jeho spracovania a výpočet benefitov budú môcť ovládať, ak sa zaregistrujú na portáli Služby štátu (ak majú overený účet).

Viac informácií o elektronickej nemocenskej dovolenke nájdete v odkaze.

Elektronická správa dokumentov s Federálnou daňovou službou

Možno je to najbežnejší typ správy elektronických dokumentov. Daňové výkazy prijíma Federálna daňová služba najmä v elektronickej forme. Kontrolóri tiež uprednostňujú komunikáciu s daňovníkmi prostredníctvom elektronických technológií (prenosom elektronických požiadaviek, žiadostí a pod.).

Výsledky

Výhody elektronickej správy dokumentov sú nepopierateľné: zníženie materiálových a mzdových nákladov na evidenciu a spracovanie dokumentov, úspora času na ich koordináciu a schvaľovanie a mnohé ďalšie pozitíva. Elektronická správa dokumentov má veľa výhod, no má aj veľa nevýhod. Problémy so zaistením bezpečnosti a ochrany elektronických informácií, nedostatočné legislatívne a technologické prepracovanie nuancií spojených s implementáciou a údržbou elektronickej správy dokumentov môžu brániť jej plošnej implementácii.