Analiza wybranego przedsiębiorstwa. Ankieta przedprojektowa Kwestionariusz do ankiety IT

Ankieta informacyjna jest ważnym etapem optymalizacji placówek oświaty przedszkolnej i wdrażania EDS. W końcu jakość decyzji podejmowanych w celu optymalizacji procesów i opracowania wymagań dotyczących funkcjonalności EDMS zależy bezpośrednio od otrzymanych informacji i jakości ich prezentacji.

W tym zakresie konieczne jest przestrzeganie głównej zasady badania – uzyskania pełnej, rzetelnej i aktualnej informacji o procesach, które mają zostać zautomatyzowane.

Ankieta przedprojektowa

Z punktu widzenia firmy konsultingowej oferującej swoje usługi na rynku doradztwa i wdrażania EDMS, tj. wdrożenie EDMS dla analityka jest zewnętrzny projektu, ankieta przedprojektowa jest traktowana jako część metodologii sprzedaży (jako jedna z faz „przedsprzedażowych”). Jednak większość pracy na tym etapie wykonuje analityk, podobnie jak na etapie analizy przewidzianym przez metodykę wdrożenia. Z tego powodu ankieta przedprojektowa jest również brana pod uwagę jako część metodologii wdrażania.

Przeprowadzenie ankiety przedprojektowej może być przydatne także dla analityków realizujących prace nad wdrożeniem EDMS as wewnętrzny projekt przedsiębiorstwa (organizacji), tj. analityk jest pracownikiem firmy, w której wdrażany jest EDMS.

Schemat wyników ankiety przedprojektowej

Cele ankieta przedprojektowa to:

• uzyskanie ogólnych informacji o przedmiocie wdrożenia EDMS;
• zdefiniowanie celów wdrożeniowych;
• identyfikacja ogólnych kluczowych wymagań dla EDMS i granic projektu;
• określenie ogólnego stanu organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej;
• identyfikacja głównych użytkowników (urzędnicy, menedżerowie itp.);
• określenie ogólnego poziomu złożoności potencjalnego projektu;
• ocena potrzeb w zakresie migracji danych i integracji z innym oprogramowaniem;
• zebranie informacji niezbędnych do przygotowania skutecznej i zwycięskiej Oferty Handlowej [jeżeli prace prowadzi firma zewnętrzna w stosunku do przedmiotu realizacji].

W celu uzyskania niezbędnych informacji o projekcie przeprowadzane są ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (Klient, kierownik projektu, szefowie działów, główni użytkownicy).

Przykładowe pytania Kwestionariusza, na które odpowiedzi pozwolą Państwu uzyskać podstawowe informacje od Klienta i przyszłych użytkowników EDMS, zostały przedstawione w dziale „Pytania do Kwestionariuszy i Wywiadów”.

W rezultacie Kontrola przedprojektowa przeprowadzana jest:

• ocena ilości pracy wymaganej do wdrożenia EDMS;
• przygotowanie raportu z ankiety przedprojektowej;
• przygotowanie i demonstracja prototypu rozwiązania (w razie potrzeby);
• przygotowanie oferty handlowej.

1. Cele i zadania wdrażania EDMS;
2. Granice projektu wdrożenia EDMS;
3. Otrzymano inne informacje.

Po przeprowadzeniu ankiety przedprojektowej możliwe staje się oszacowanie ilości prac analitycznych i technicznych, które trzeba będzie wykonać, a także jakie rezultaty należy osiągnąć.

W rezultacie powstaje dokument zawierający opis podstawowych wymagań dla EDMS, granice projektu i inne zidentyfikowane informacje. Jeżeli badanie informacyjne przeprowadza organizacja zewnętrzna w stosunku do Klienta, przygotowywany jest także prototyp rozwiązania do demonstracji Klientowi (jeśli zajdzie taka potrzeba) oraz propozycja handlowa.

Na tym etapie na podstawie otrzymanych podstawowych informacji Kierownik Projektu (PM) opracowuje podstawowy plan pracy, hierarchiczną strukturę pracy (WBS) oraz Kartę Projektu. Na tym etapie może nastąpić również wybór platformy, na której będzie rozwijany EDMS.

Badanie i analiza informacji

Wykorzystując wyniki Ankiety Przedprojektowej jako punkt wyjścia, Ankieta Informacyjna wyjaśnia wcześniej uzyskane informacje, bada i opisuje istniejące procesy biznesowe („takie, jakie są”) oraz proponuje przyszłe, zoptymalizowane procesy biznesowe („które mają być”). tak jak powinno być”), a także opisuje wszystkie niezbędne modyfikacje w systemie do obsługi tych procesów biznesowych i interfejsów EDMS.

Schemat wyników badania informacyjnego

Cele ankieta informacyjna to:

• badanie i precyzyjny opis procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane;
• definicja i opis modyfikacji systemu, interfejsów, m.in. interfejsy z systemami zewnętrznymi i środki przesyłania danych z istniejących programów, które należy opracować i wdrożyć w trakcie projektu;
• opracowywanie specyfikacji technicznych (TOR);
• opracowywanie rekomendacji dotyczących reengineeringu (optymalizacji) obiegu dokumentów oraz organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej.

Celem tego etapu jest identyfikacja wymagań Klienta co do wyników wdrożenia, dlatego konieczna jest ścisła współpraca pomiędzy Klientem, głównymi użytkownikami i Analitykiem przez całą fazę zbierania i analizy informacji. Zazwyczaj ankieta informacyjna jest kolejnym krokiem po ankiecie przedprojektowej i obejmuje szczegółowe zbadanie wszystkich obszarów firmy, na które projekt będzie miał wpływ, a nie tylko identyfikację głównych obszarów funkcjonalnych i „zabójczych zastosowań”, jak odbywa się podczas ankiety przedprojektowej.

W celu uzyskania niezbędnych informacji ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (Klientem, kierownikiem projektu, szefami działów, głównymi użytkownikami) przeprowadzane są podobnie jak ankieta przedprojektowa, ale na bardziej szczegółowym poziomie. Przykładowe pytania Kwestionariusza, na które odpowiedzi pozwolą Państwu uzyskać informacje od Klienta i przyszłych użytkowników EDMS, zostały przedstawione w dziale „Pytania do Kwestionariuszy i Wywiadów”.

wyniki praca znajduje odzwierciedlenie w dokumencie „Wymagania funkcjonalne” (FR) lub Raporcie lub specyfikacjach technicznych (w zależności od złożoności projektu).

Dokument końcowy musi zawierać:

1. Wymagania funkcjonalne dla EDMS;
2. Opis interfejsów EDMS;
3. Opis procesów biznesowych;
4. Zalecenia dotyczące reengineeringu (optymalizacji) obiegu dokumentów;
5. Inne informacje uzyskane w trakcie badania i analizy.

W wyniku przeprowadzonych prac mających na celu organizację efektywnej pracy biurowej i obiegu dokumentów oraz podjętej decyzji o wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, zespół projektowy formułuje wymagania dla zautomatyzowanego systemu, sporządza listę procesów do automatyzacji, określa priorytety i kolejność ich automatyzacji.

Po określeniu celów, zadań i granic projektu wdrożenia EDMS rozpoczynają się prace nad opracowaniem i wdrożeniem zautomatyzowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

W celu skutecznej automatyzacji pracy z dokumentami zaleca się:

1. Zrób listę istniejących rodzaje dokumentów W organizacji
2. Do badanie każdego typu dokument (patrz poniżej)*
3. Komponować lista odpowiedzialnych pracowników do tworzenia dokumentów (kto tworzy jakie typy dokumentów)
4. Komponować lista pracowników wizytujących, podpisujących, zatwierdzających dokumenty (kto, jakie rodzaje dokumentów; warunki, w jakich wymagana jest wiza, podpis)
5. Na podstawie tych list utwórz ogólną trasę przechodzenie dokumentów z warunkami przejścia - algorytm (operogram lub graficzny schemat obiegu dokumentów)
6. Określ niezbędne Dokumenty księgowe(raporty): warunki tworzenia raportów i ich formularze
7. Ustal, jakie rodzaje dokumentów należy poddać kontroli (określ terminy, formy zawiadomienia, wzór karty kontrolnej, warunki wycofania spod kontroli)
8. Na podstawie ankiet sporządzać instrukcje dla przedszkolnych placówek oświatowych Jeśli to konieczne
9. Utwórz listę przypadków(ze wskazaniem terminów przechowywania i zasad formowania skrzynek) w razie potrzeby
10. Zrób listę odzwierciedlającą mechanizm dostępu do różnych typów dokumentów (w zależności od stanowiska)

Badanie każdego rodzaju dokumentu:

• opisać technologię dokumentacji (kompilacji): zestaw szczegółów, ich lokalizację, sposoby wypełniania (jeśli to konieczne);
• opisać formy kart rejestracyjnych i kontrolnych (RCC): zestaw i układ pól w karcie;
• pokazać warunki przepływu dokumentów (dostępność podpisów, wiz, czeków itp.);
• pokazać schemat obiegu dokumentów (trasę) lub listę głównych indosantów, sygnatariuszy itp.;
• opisują sposób rejestracji, kody przypisane do różnych typów dokumentów

Pytania do ankiet i wywiadów

Wymienione są tutaj pytania, które można wykorzystać w ankietach lub podczas wywiadów z użytkownikami podczas przeprowadzania ankiety na temat obiektu wdrożenia EDMS. Pytania mają charakter doradczy. Nie ma jednoznacznych wymagań dotyczących przeprowadzenia ankiety, dlatego Analityk musi wykazać się kreatywnością w pozyskiwaniu niezbędnych informacji, ich strukturowaniu i prezentowaniu.

Potrzebuje zautomatyzować proces zarządzania dokumentami:

1. Jakie są długoterminowe i krótkoterminowe cele wdrożenia systemu?
2. Jakie są główne kryteria powodzenia projektu wdrożenia systemu zarządzania dokumentami?
3. W jakim terminie pożądane jest wdrożenie systemu? Jakie są przyczyny tych terminów?
4. Kto jest głównym inicjatorem projektu: w interesie jakiego działu lub menadżera (menedżerów) planowane jest wdrożenie systemu?
5. Kim są główni klienci EDMS (jakie oddziały) i główni uczestnicy EDMS?
6. Czy wdrażając system planujecie całkowite lub częściowe przejście na technologię bez papieru w pracy biurowej i obiegu dokumentów? Opisz jak to widzisz.
7. Czy planuje się wykorzystanie systemów kryptograficznej ochrony informacji i elektronicznego podpisu cyfrowego (CIPF i EDS)? Jeżeli TAK proszę podać nazwę lub rodzaj systemów priorytetowych.
8. Przetwarzanie, jakie rodzaje dokumentów, formaty i rodzaje planuje automatyzować system?
8.1. Krótko opisz główne parametry każdego z nich, wskaż różnice.
8.2. Ustal swoje priorytety
9. Ile stanowisk pracy planuje się jednorazowo zainstalować?
10. Ile stanowisk pracy planuje się docelowo podłączyć do systemu (w sumie)?
11. W jakich działach planuje się wdrożenie EDMS?
12. Opisać główne obowiązki funkcjonalne działów - głównych uczestników EDMS.

Sprawy organizacyjne:

13. Czy istnieją specjaliści techniczni, którzy poprowadzą projekt w imieniu Klienta?
14. Czy w placówkach wychowania przedszkolnego są specjaliści, którzy poprowadzą projekt w imieniu Klienta?

Pytania dotyczące edukacji przedszkolnej:

15. Czy istnieją zatwierdzone przepisy, instrukcje, regulaminy lub inne dokumenty normatywne regulujące pracę z dokumentami (opisy zasad pracy biurowej i obiegu dokumentów)?
15.1. Jak dojrzałe i istotne są te osoby?
15.2. Czy są plany ich zmiany?
15.3. Jeżeli takie dokumenty istnieją, prosimy o udostępnienie ich do analizy.
16. Jeżeli takich zasad (przepisów, instrukcji, metod) nie ma lub nie mają one zastosowania, czy konieczne jest przeprowadzenie przeglądu, opisu i optymalizacji istniejących procesów?
16.1. Czy istnieje zrozumienie konieczności i aktualności takich działań?
16.2. A może istnieją plany automatyzacji procesów „tak jak jest”?
16.3. Jeżeli prowadzone będą badania i optymalizacja, należy zdefiniować obszary badań, cele i kryteria optymalizacji.
17. Jak przebiega formalności?
17.1. Scentralizowany;
17.2. Zdecentralizowany;
17.3. Mieszany.
18. Który dział lub pracownik jest odpowiedzialny za pracę z dokumentami?
19. Kto w firmie organizuje pracę z dokumentami (jaki dział)?
20. Jakie funkcje (procesy, pracę) należy zautomatyzować przy tego typu dokumentach? Opisz je (krótko)
21. Jaka jest przybliżona wielkość przepływu dokumentów w skali roku/miesiąca dla każdego określonego typu dokumentu?
22. Wymień rodzaje dokumentów, dla których stosowane są formularze i szablony, z którymi praca ma zostać zautomatyzowana?
23. Jakie formy rachunkowości i rejestracji są stosowane dla każdego rodzaju dokumentu? Opisz ich budowę, zasady wypełniania, zasady generowania numerów rejestracyjnych.
24. Jakie dokumenty wymagają dodatkowej kontroli? Opisz ich charakterystykę i wymagania kontrolne.
25. Jakie rodzaje i rodzaje raportowania należy wdrożyć dla każdego rodzaju dokumentu?
26. Rodzaje prac wykonywanych na każdym typie dokumentu. Zmiany zachodzące w dokumencie podczas procesu biznesowego.
27. Opisać obowiązki służbowe związane z przetwarzaniem dokumentów pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów.
28. Opisz istniejącą technologię pracy z dokumentami w organizacji lub dziale:
28.1. procedura przekazywania przetwarzania i rejestracji dokumentów przychodzących;
28.2. tryb przeglądu napływających dokumentów i podejmowania uchwał przez kierownictwo;
28.3. struktura uchwały;
28.4. procedura przekazywania dokumentów do kontroli;
28,5. rodzaje kontroli;
28.6. terminy;
28,7. wykaz dokumentów, których wykonanie podlega kontroli;
28.8. technologia kontroli wykonania dokumentu;
28,9. procedura ewidencji dokumentów otrzymanych do realizacji w oddziałach strukturalnych;
28.10. procedura wyjmowania dokumentów spod kontroli;
28.11. procedura przeglądania projektów dokumentów przez kierownictwo, ich zatwierdzania przez różne działy i zatwierdzania;
28.12. procedura rejestracji i przetwarzania przesyłek dokumentów wychodzących;
28.13. procedura opracowywania dokumentów wewnętrznych;
28.14. organizacja przechowywania dokumentów w oddziałach strukturalnych oraz w archiwum centralnym organizacji.
29. Co należy zmienić w pracy z dokumentami?
30. Jakie formy rachunkowości i rejestracji są stosowane dla każdego rodzaju dokumentu?
30.1. Opisz ich budowę i zasady wypełniania (jeśli istnieją).
30.2. Zasady generowania numeru rejestracyjnego
31. Jakie rodzaje i rodzaje raportowania należy wdrożyć dla każdego rodzaju dokumentu?
31.1. bieżące raporty biura;
31.2. końcowe raporty biurowe;
31.3. raporty urzędu statystycznego;
32. Możliwość nawiązywania i śledzenia powiązań pomiędzy dokumentami

Pytania dotyczące przechowywania archiwalnego:

33. Czy istnieje archiwum jako jednostka strukturalna?
34. Kto jest odpowiedzialny za terminowe przechowywanie dokumentów?
35. Czy istnieją instrukcje przechowywania dokumentów? Jeśli posiadasz dokumenty regulacyjne, proszę je dostarczyć.
36. Czy opracowywana jest Nomenklatura Spraw (co roku)?
37. Która jednostka (urzędnik) jest odpowiedzialna za sporządzenie i zatwierdzenie skonsolidowanej nomenklatury spraw.
38. Czy przeprowadzana jest kontrola wartości dokumentów i niszczenie dokumentów?
39. Czy istnieje naukowy aparat odniesienia? Kto to prowadzi? Opisz jego budowę.
40. Czy opracowano politykę dostępu do dokumentów, zwłaszcza poufnych?
41. Czy planowane jest przeniesienie do systemu archiwum dokumentów „papierowych”?
41.1. Prosimy o podanie przybliżonej ilości, formatu i rodzaju dokumentów.
41.2. Czy archiwum dokumentów jest rozproszone geograficznie? Jeśli TAK, gdzie znajdują się miejsca przechowywania dokumentów?
41,3. Określ wymagane ramy czasowe na przesłanie informacji do systemu.
42. Jakie zasady obowiązują przy spisywaniu dokumentów do akt, przekazywaniu ich do archiwum, jakie są zasady przechowywania?
43. Zasady pracy z Wydziałową Nomenklaturą Spraw, jej struktura i organizacja przechowywania dokumentów w Wydziale, z którym praca podlega automatyzacji.

Opis struktury organizacyjnej:

Do przeprowadzenia wstępnej oceny wymagań wymagana jest informacja o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Opis struktury organizacyjnej musi mieć formę diagramu (w formacie Visio, ARIS lub innym podobnym). Możliwy jest również opis tekstowy. Schemat (lub opis tekstowy) struktury organizacyjnej powinien odzwierciedlać:

44. Lista organizacji najwyższego szczebla (spółka zarządzająca, lista kompleksów, oddziałów, poszczególnych osób prawnych (na przykład biur firm) itp.), w tym:
44.1. nazwy organizacji;
44.2. położenie geograficzne organizacji;
44,3. relacje między organizacjami (hierarchia);
44,4. sfery działalności organizacji.
45. Struktury organizacyjne organizacji najwyższego szczebla, które powinny zawierać:
45.1. struktura oddziałów;
45.2. wzajemne powiązania między działami;
45.3. funkcje działów;
45,4. obszary odpowiedzialności działów.

Przede wszystkim interesują nas informacje o jednostkach strukturalnych, które będą zaangażowane we wdrażanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Infrastruktura informatyczna organizacji:

46. ​​Jakie wsparcie techniczne jest dostępne: charakterystyka serwera, strony klientów?
47. Czy obecnie wykorzystuje się systemy informatyczne do automatyzacji bieżących zadań?
47.1. Jeśli TAK, jakie funkcje obejmuje?
47.2. Z czego jesteś niezadowolony/bieżące problemy?
47,3. Czy są plany jego całkowitej lub częściowej wymiany?
47,4. Migracja danych: jak planuje się transfer zgromadzonych informacji:
- nie można tolerować
- nosić w ręku,
- przenieś automatycznie.
47,5. Jeśli planujesz automatyczne przeniesienie „starych” danych do nowego systemu, konieczne jest podanie informacji o strukturze i formatach przechowywania oraz sformułowanie wymagań dotyczących konwersji danych.
48. Czy wymagana jest integracja z innymi systemami?
49. Jaka jest typowa konfiguracja klienckich stacji roboczych (procesor, pamięć RAM, system operacyjny itp.)?
50. Czy istnieje lista standardowego oprogramowania instalowanego na komputerach biurowych? Jeśli TAK, prosimy o podanie tej listy.
51. Czym charakteryzuje się podstawowy sprzęt serwerowy?
52. Czy pracownicy firmy korzystają na co dzień z firmowej poczty elektronicznej? Jakiego serwera pocztowego i klienta używasz?
53. Określ wersję i autora oprogramowania korporacyjnego serwera poczty e-mail.
54. Jaka jest topologia Twojej sieci:
1.1. Czy sieć lokalna jest oparta na domenie Windows NT?
1.2. Ile stacji roboczych znajduje się w Twojej sieci lokalnej?
1.3. Czy istnieje terytorialne rozmieszczenie sieci? Jeśli jest:
1.3.1. Jaki jest rozkład stanowisk pracy pomiędzy oddziałami (biurami)?
1.3.2. Jaka jest przepustowość kanałów komunikacyjnych pomiędzy segmentami sieci?
55. Czy istnieje dedykowany serwer plików przeznaczony do przechowywania dokumentów? Jaka jest szacunkowa ilość dokumentów przechowywanych na tym serwerze?
56. Czy istnieje strategia przechowywania informacji nieustrukturyzowanych (komputery PC, dedykowane serwery plików, podsystemy pamięci masowej itp.)
57. Jaka jest średnia ilość dokumentów przechowywanych na stacjach roboczych klientów?
58. Jakie systemy informacji korporacyjnej (CIS) są wykorzystywane w przedsiębiorstwie?
59. Czy istnieją licencjonowane SZBD i jak się je wykorzystuje? Wskaż twórców i wersje SZBD stosowanego w przedsiębiorstwie.
60. Czy usługi katalogowe służą do identyfikacji użytkowników? Jeśli TAK, proszę wskazać jakie.
61. Czy dostępna jest usługa wsparcia technicznego dla użytkowników (helpdesk)? Czy są jakieś regulacje dotyczące tej usługi?
62. Ilu pracowników liczy dział technologii informatycznych (dział, dział)? Jakie główne zadania rozwiązuje ta jednostka?
63. Wskaż systemy, z którymi należy zintegrować system zarządzania dokumentami.
64. Należy wskazać przybliżony stosunek pracowników mających dostęp do dokumentów wyłącznie do wglądu do liczby pracowników posiadających prawo do modyfikacji i wykonywania określonych czynności.

Wymagania dla EDMS:

65. Wymień i opisz, jakie wymagania funkcjonalne dla nowego systemu uważasz za najważniejsze.
66. Skład atrybutów każdej karty dokumentu:
- Nazwa
- Opis
- Etykieta na formularzu (imię i nazwisko na formularzu)
- Typ danych
- Sposób napełniania (ręcznie, z katalogu, ...)
67. Wyszukiwanie dokumentów według atrybutów kart rejestracyjnych. Lista szczegółów kart wyszukiwania
68. Konieczność tworzenia historii pracy z dokumentami, śledzenia postępu realizacji i procesu zatwierdzania itp.
69. Niezbędne filtry w systemie
70. Żądania informacji, które system musi zaspokoić

Proponujemy sformalizowanie informacji uzyskanych w wyniku badania w formie formularza operogramy lub w formularzu algorytm. Jako przykład sugerujemy rozważenie cyklu życia zamówień na podstawową działalność. Technologia pracy z tego typu dokumentami jest najbardziej ujednolicona i może być stosowana w różnych przedsiębiorstwach.

Przykłady procesu pracy z dokumentem

Proponujemy sformalizowanie informacji uzyskanych w wyniku badania w formie operogramu lub w formie algorytmu. Jako przykład sugerujemy rozważenie cyklu życia zamówień na podstawową działalność. Technologia pracy z tego typu dokumentami jest najbardziej ujednolicona i może być stosowana w różnych przedsiębiorstwach.

Operagram cyklu życia zamówienia dla głównej działalności

Kliknij na obrazek, aby go powiększyć

Algorytm przetwarzania zamówień na działalność podstawową

Opracowanie wymagań funkcjonalnych

W oparciu o informacje wymienione powyżej Analityk opracowuje wymagania funkcjonalne dla EDMS lub zakres obowiązków w zakresie rozwoju EDMS. Analityk musi w szczególności opracować wymagania dotyczące formatu i składu kart rejestracyjnych i kontrolnych (zestaw i układ pól na karcie, sposób wypełniania EDMS itp.), tras przepływu dokumentów i inne niezbędne wymagania za utworzenie i rozwój EDMS.

Automatyzacja pracy i odpowiednio wyznaczanie zadań związanych z tworzeniem oprogramowania powinno odbywać się w obecności dokumentów regulacyjnych regulujących pracę z dokumentami: instrukcji, regulaminów, formularzy itp.

W przypadku braku takich dokumentów konieczne jest opracowanie dokumentu(ów) ustalającego podstawowe zasady pracy z dokumentami, z którymi praca ma zostać zautomatyzowana.

Dokumentacja

W trakcie badania sporządzana jest następująca dokumentacja:

1. Raport z badania informacji (model infologiczny)

Zamiar:
Rejestracja informacji uzyskanych w trakcie ankiety, przeprowadzenie wywiadu z pracownikami Klienta w celu opracowania specyfikacji technicznych dotyczących stworzenia i konfiguracji zautomatyzowanego systemu

Zawiera:

• Opis ogólnej charakterystyki Klienta;
• Opis struktury organizacyjnej;
• Opis wyposażenia technicznego;
• Opis procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane;
• Opis wymagań użytkownika;
• Rekomendacje usprawnień procesów biznesowych.

2. Specyfikacje dotyczące stworzenia zautomatyzowanego systemu (modelu danych)

Zamiar:
Opracowanie wymagań technicznych dotyczących funkcjonalności zautomatyzowanego systemu i jego architektury

Zawiera opis:

• AWP;
• funkcje systemu;
• atrybuty karty;
• interfejsy;
• leksykony;
• przyciski akcji;
• warunki powiadomienia;
• inne wymagania techniczne dla EDMS.

Opisane powyżej sekcje dokumentacji można w razie potrzeby dodawać i zmieniać. opracowywanie dokumentacji jest procesem twórczym i zależy także od profesjonalizmu Analityka opracowującego te dokumenty.

ORDYNACYJNY

Automatyzując procesy biznesowe klienta, firma informatyczna bardzo często staje przed koniecznością przeprowadzenia ankiety przedprojektowej. Problem ten automatycznie rodzi szereg powiązanych ze sobą pytań.

1. Czy w ogóle konieczne jest przeprowadzanie takiego badania? Co da to klientowi i samej firmie IT?

2. Jakie są cele ankiety przedprojektowej?

3. Jaki powinien być jego wynik?

4. Czy powinienem wykonać ankietę przedprojektową bezpłatnie, czy też pobrać za nią opłatę?

5. Jak uzasadnić klientowi skuteczność takiego badania, czy będzie się ono opłacać?

Tutaj każda firma podejmuje decyzję na swój sposób: ktoś na ogół uważa takie badanie za niewłaściwe („wdajmy się w bójkę, a potem zobaczymy…”); inne, przeprowadzając je w trakcie realizacji, nie podkreślają tej pracy w osobnym artykule; jeszcze inni wykonują go jako samodzielny etap pracy, ale nie pobierają za to pieniędzy; Jeszcze inni słusznie uważają kontrolę przedprojektową za odrębny produkt komercyjny. Z mojego doświadczenia jako menedżera i konsultanta wynika, że ​​badanie przedprojektowe jest niezbędnym elementem pracy niemal każdej firmy informatycznej związanej z wdrażaniem systemów automatyki. A powodzenie całego projektu czasami zależy od prawidłowej organizacji i realizacji tego etapu.

W tym artykule postaram się odpowiedzieć na postawione powyżej pytania, opierając się zarówno na własnej praktyce, jak i na doświadczeniach klientów, z którymi musiałem się komunikować, wprowadzając od podstaw technologię prowadzenia ankiet przedprojektowych.

Konieczność przeprowadzenia ankiety przedprojektowej

Podejście niektórych firm IT do automatyzacji biznesu dobrze ilustruje ta anegdota.

Na zlecenie przychodzi wynalazca i oferuje nowy aparat do golenia na ulicy.

„Jak działa Twoje urządzenie?” – pytają go członkowie komisji.

„Bardzo proste” – odpowiada wynalazca. „Wrzucasz monetę do szczeliny, wkładasz głowę do maszyny, a dwa ostrza zaczynają cię golić”.

„Przykro mi, kolego, ale ludzie mają różne kształty twarzy!” - członkowie komisji udzielają mu reprymendy.

„Tak” – mówi wynalazca, „ale to dopiero przed pierwszym goleniem…”

Głównym zadaniem każdej automatyzacji jest utrzymanie unikalnych przewag konkurencyjnych zautomatyzowanego przedsiębiorstwa. Nie możemy dopuścić, jak w tym dowcipie, aby po automatyzacji wszystkie firmy stały się podobne. Dlatego jeśli chcemy zachować unikalne przewagi konkurencyjne firmy Klienta, to przy każdej modernizacji procesów biznesowych konieczne jest przeprowadzenie ankiety przedprojektowej.

Oczywiście możliwa jest wnikliwa analiza przyczyn, które determinują tę potrzebę. Mogą to być wysoki przewidywany koszt projektu, konieczność zmiany istniejących procesów biznesowych ze względu na automatyzację, włączenie do projektu prac, których zakresu nie można z góry określić itp. Pamiętaj jednak, jak w jednej bardzo pouczającej historii dowódca przerwał raport generała o przyczynach klęski:

Na naszą porażkę złożyło się kilka przyczyn” – zaczął generał. - Po pierwsze, proch był wilgotny...

Dość – przerwał mu dowódca.

Tutaj sytuacja jest podobna, gdyż do przeprowadzenia ankiety przedprojektowej wystarczy, że klient posiada unikalne cechy biznesowe (a każda firma powinna je posiadać, bo inaczej po prostu nie przetrwałaby na rynku i ustąpiła miejsca konkurencji).

Tak więc na całym świecie kwestię potrzeby tego rodzaju pracy można dość łatwo rozwiązać - należy je wykonać, jeśli automatyzowana firma działa na konkurencyjnym rynku.

Co ankieta przedprojektowa daje klientowi i samej firmie IT?

Jak wszyscy doskonale wiemy, na każde dzieło lub usługę będzie popyt na rynku tylko wtedy, gdy będzie ona korzystna zarówno dla klienta, jak i wykonawcy. Przyjrzyjmy się więc pokrótce, co tak naprawdę daje jedno i drugie badanie przedprojektowe.

Podczas ankiety przedprojektowej Klient może:

Uzyskaj szczegółowy opis procesów biznesowych istniejących w firmie i porównaj rzeczywisty biznes ze swoim wyobrażeniem o nim;

Optymalizuj istniejące procesy biznesowe, wykorzystując praktyczne doświadczenie, które konsultanci z firmy IT zdobyli podczas poprzednich wdrożeń w podobnych firmach;

Ocenić stopień zgodności funkcjonalności proponowanego systemu z rzeczywistymi procesami biznesowymi Klienta;

Terminowo podkreśl swoje unikalne atuty i uwzględnij je na etapie wdrażania systemu, a nie po jego uruchomieniu;

Wyjaśnij budżet i harmonogram projektu automatyzacji, biorąc pod uwagę możliwe modyfikacje systemu w celu dostosowania go do unikalnych cech procesów biznesowych;

Oceń zasoby (zarówno techniczne, jak i ludzkie), które będą potrzebne na etapie wdrożenia systemu. Terminowo planuj alokację tych zasobów, aby zakończyć projekt w optymalnych ramach czasowych i bez przekraczania budżetu;

Ocenić możliwe ryzyko, które może mieć wpływ na jakość pracy;

Optymalizuj koszty wdrożenia systemu, ewentualnie wykonując część prac samodzielnie;

Uzyskaj dokładniejszą ocenę efektu ekonomicznego i okresu zwrotu z inwestycji.

Korzyści z ankiety przedprojektowej dla firmy IT:

Zwiększenie poziomu satysfakcji klienta poprzez dopasowanie jego oczekiwań powstałych na etapie przedsprzedażowym (kiedy sprzedawcy oferują „marzenie”) z rzeczywistymi możliwościami systemu do obsługi konkretnych procesów biznesowych;

Doprecyzowanie terminu wdrożenia systemu i niezbędnych do tego zasobów, co pozwala na wcześniejsze zaplanowanie ich alokacji;

Terminowa identyfikacja unikalnych atutów Klienta w celu uwzględnienia ich przy konfiguracji lub modyfikacji systemu automatyki;

Skrócenie czasu wdrożenia i zmniejszenie ryzyka wykonywania darmowej pracy. Niezbędne modyfikacje systemu będą przeprowadzane przed rozpoczęciem jego wdrażania lub równolegle z nim, a nie po zakończeniu etapu eksploatacji próbnej, na którym zwykle identyfikowane są niedociągnięcia. Sytuacja, w której na etapie realizacji projektu wykryta zostanie rozbieżność w funkcjonalności, automatycznie pociąga za sobą dodatkowe, nieplanowane prace. Jednocześnie klient ma zwykle trudności ze sfinansowaniem takich prac i aby pomyślnie zakończyć projekt, często trzeba to zrobić za darmo;

Identyfikacja prawdopodobnych ryzyk, które mogą mieć wpływ na jakość i terminowość wdrożenia. Terminowe zapewnienie niezbędnych działań minimalizujących wpływ tych ryzyk na powodzenie projektu;

Pozyskanie danych uzasadniających liczbę licencji i strukturę projektu;

Rejestracja aktualnego stanu rzeczy w zautomatyzowanych zespołach i głównych parametrów ich pracy pozwoli na udokumentowanie efektywności wykorzystania proponowanego systemu;

Nawiązanie osobistych kontaktów pomiędzy konsultantami a głównymi wykonawcami projektu Klienta jeszcze bardziej uprości ich wspólną pracę;

Poszerzenie bazy wiedzy (jeśli istnieje) na temat głównych procesów biznesowych klientów w tej branży.

Oczywiście nie wszystkie argumenty przemawiające za przeprowadzeniem ankiety przedprojektowej są tutaj wymienione, jednak jak pokazuje praktyka, wystarczy to, aby przekonać klienta o jej konieczności.

Główne zadania ankiety przedprojektowej

Każda firma ma swój pogląd na priorytety zadań związanych z inspekcją przedprojektową, ale najważniejszym z nich, moim zdaniem, jest zbadanie podstawowych procesów biznesowych klienta i poznanie głównych problemów, które chciałby on rozwiązać za pomocą układ automatyki. Najskuteczniejszym narzędziem do tego celu jest zazwyczaj specjalnie zaprojektowana ankieta oparta na rzeczywistej praktyce prowadzenia ankiet przedprojektowych. Pozwala konsultantowi zadać pracownikom klienta wszystkie niezbędne pytania dotyczące głównych działań zautomatyzowanych jednostek, nie zapominając o niczym. Zdecydowanie zalecam przeprowadzanie wywiadów z pracownikami różnych szczebli w odniesieniu do każdego elementu – od kadry kierowniczej po kadrę kierowniczą wyższego szczebla. Bardzo często miałem do czynienia z sytuacją, gdy wyższa kadra kierownicza wierzyła, że ​​określone procesy biznesowe przebiegają tak, jak pierwotnie zakładano, a w rzeczywistości praca w firmie przebiegała zupełnie inaczej. Jednocześnie menedżerowie średniego szczebla mieli własne zdanie na temat funkcjonowania procesu, które odbiegało zarówno od wyobrażeń menedżerów wyższego szczebla, jak i od faktycznych działań konkretnych wykonawców biorących udział w tych pracach. Taki stan rzeczy zwykle wywołuje wiele emocji podczas lektury raportu z ankiety przedprojektowej. Poznanie prawdziwej sytuacji i przedstawienie jej w formie jasnego dokumentu pomaga wzmocnić zaufanie do zewnętrznych konsultantów i nawiązać pełne zaufania relacje zarówno z kierownictwem klienta, jak i zwykłymi pracownikami.

Oczywiście kolejnym najważniejszym zadaniem ankiety przedprojektowej jest identyfikacja unikalnych przewag konkurencyjnych Klienta. Jak pokazuje praktyka, około 75% procesów biznesowych stosowanych przez Klienta pokrywa się z procesami w podobnych firmach z tej samej branży, 10% realizuje swoje unikalne przewagi konkurencyjne, a pozostałe 15% wynika z drugiej zasady termodynamiki: ) (konsekwencja „naturalnego wzrostu chaosu”) i muszą zostać rozwiązane w trakcie realizacji projektu. Ale te konkurencyjne 10%, tak ważne dla biznesu, po prostu trzeba zachować za pomocą jakiejkolwiek automatyzacji (oczywiście pod warunkiem, że te przewagi uda się sformalizować). Najczęściej problem ten rozwiązuje się konfigurując system pod klienta, jednak czasem wymagane jest uwzględnienie usług programistów uwzględniających specyfikę prowadzonego biznesu. Pragnę zauważyć, że nie mówimy tutaj o opracowywaniu na zamówienie, ale o wdrażaniu systemów automatyzacji produkcji.

Rozumiejąc, w jaki sposób wspierane będą przewagi konkurencyjne klienta, firma IT będzie w stanie ocenić potrzebę i koszt ulepszeń produktu, a także zrozumieć, jakie dodatkowe zasoby mogą być do tego potrzebne.

Ważnym celem badania przedprojektowego jest diagnoza stanu środowiska informatycznego Klienta, czyli ocena wykorzystywanego przez niego sprzętu komputerowego, oprogramowania, komunikacji, poziomu kwalifikacji specjalistów IT itp. Na tym etapie przeprowadza się ocenę konieczne jest zrozumienie, czy klient ma wystarczające zasoby, aby pomyślnie wdrożyć automatyzację systemu. Tutaj dochodzimy do kolejnego zadania ankiety przedprojektowej – analizy potencjalnych ryzyk projektu i opisania ich prawdopodobnych konsekwencji. Jednocześnie konsultanci muszą nie tylko dokumentować wszystkie możliwe ryzyka, ale także oferować klientowi sposoby ograniczenia każdego z nich.

Każdy CIS wiąże się z gromadzeniem informacji o działalności operacyjnej działów, dlatego kolejnym tematem ankiety przedprojektowej powinno być zebranie wymagań dla zautomatyzowanych działów.

Informacje zgromadzone w systemie pozostaną martwe, jeśli nie będzie możliwości ich analizy, dlatego bardzo ważne jest, aby podczas ankiety przedprojektowej dowiedzieć się, jakich rodzajów i form raportowania potrzebuje klient. Zazwyczaj narzędzia do automatyzacji zawierają już standardowy zestaw raportów, jednak każdy klient słusznie uważa, że ​​jego biznes jest wyjątkowy i dlatego potrzebuje tego rodzaju unikalnego systemu, realizowanego z reguły za pomocą specjalnego generatora raportów.

Pilnym zadaniem ankiety przedprojektowej jest wyjaśnienie ostatecznego budżetu projektu i harmonogramu jego realizacji, biorąc pod uwagę wszystkie otrzymane dane. Na terminy te może wpływać wiele czynników, takich jak gotowość kadry zarządzającej klienta do udziału w projekcie, motywacja przedstawicieli klienta i wykonawcy, prawdopodobieństwo sabotażu ze strony pracowników zautomatyzowanych jednostek, możliwe zwolnienie (lub odwrotnie zatrudnienie) kluczowego menedżera po pewnym czasie od rozpoczęcia projektu, niewystarczająca ilość istniejącego parku komputerowego i bazy technologicznej do osiągnięcia wszystkich celów automatyzacji, brak budżetu na zakup niezbędnego sprzętu i wiele więcej. Dlatego konsultant musi szczegółowo poznać wszystkie te okoliczności i odzwierciedlić je w raporcie, w tym do użytku wewnętrznego. Sporządzenie drugiego – wewnętrznego – raportu pozwoli szczegółowo odzwierciedlić wszystkie niuanse relacji oraz rekomendacje dla specjalistów z działu wdrożeń i integracji.

Kolejną ważną kwestią wymagającą rozstrzygnięcia na etapie ankiety przedprojektowej jest opracowanie rekomendacji dotyczących wyboru metod realizacji projektu. Ważne jest tutaj, aby jasno zapisać, którego z problemów sformułowanych wcześniej przez Klienta nie da się rozwiązać za pomocą proponowanego systemu automatyki i zaproponować organizacyjne lub inne sposoby wyjścia z tej sytuacji.

Każda firma może z łatwością dodać jeszcze na etapie ankiety jeszcze kilkanaście zadań, które chciałaby rozwiązać, jednak jak pokazuje realna praktyka, uzyskanie odpowiedzi na powyższe pytania już sprawia, że ​​ankieta przedprojektowa jest dość skuteczna.

Jaki jest zazwyczaj wynik ankiety przedprojektowej?

Głównym efektem jest końcowy raport z wykonanych prac, uzgodniony i podpisany przez klienta i wykonawcę. Spójrzmy na niezbędne sekcje takiego raportu. Jeśli nie skupisz się na standardowych sekcjach poświęconych słowom wprowadzającym, liście skrótów, akronimów i skrótów, w raporcie można wyróżnić następujące podstawowe elementy:

- opis istniejących procesów biznesowych Klienta;

- lista głównych zadań, które należy rozwiązać za pomocą systemu automatyki;

- ocena procesów biznesowych Klienta i rekomendacje dotyczące zmiany lub optymalizacji pracy działów, z uwzględnieniem korzyści jakie daje IS;

- unikalne przewagi konkurencyjne klienta, które należy uwzględnić przy wdrażaniu systemu;

- analiza istniejącego środowiska informatycznego pod kątem zgodności z wymogami systemu ładu korporacyjnego, rekomendacje dotyczące jego zmian;

- ocena prac nad integracją CIS z istniejącą infrastrukturą informatyczną Klienta;

- opis jednostek automatyki i wymagania dotyczące analityki;

- ocena ewentualnych ryzyk w trakcie realizacji projektu i identyfikacja działań niezbędnych do minimalizacji ich skutków;

- opis życzeń klienta, które nie mogą zostać zrealizowane w proponowanym systemie sterowania i będą wymagały modyfikacji, szacunkowy czas i koszt takiej modyfikacji;

- propozycję realizacji projektu wraz z uzasadnieniem proponowanej opcji, określeniem wymaganej dla Klienta liczby zautomatyzowanych stanowisk pracy oraz wyjaśnieniem budżetu projektu.

Odrębnym dokumentem ankiety przedprojektowej powinien być wstępny harmonogram prac, który zawiera m.in. ustaloną listę osób odpowiedzialnych (zarówno ze strony klienta, jak i wykonawcy), ich zakresy odpowiedzialności oraz podstawowe zasady współpracy pomiędzy ich. Dla skutecznego wdrożenia systemu zaleca się opracowanie regulaminu wymiany informacji pomiędzy pracownikami Klienta a specjalistami firmy informatycznej przeprowadzającej badanie, a także, co ważne, określenie terminu i trybu monitorowania zakończenia prac.

Niektóre firmy (najczęściej zajmujące się rozwojem na zamówienie) udostępniają klientowi projekt specyfikacji technicznej po zakończeniu badania przedprojektowego.

Czy ankietę przedprojektową wykonujesz bezpłatnie czy pobierasz za nią pieniądze?

Odpowiedź na to pytanie zależy w dużej mierze od celu ankiety. Jeśli celem jest szybka ankieta, aby „zwabić” klienta (zwykle poprzez wypełnienie przez klienta jakiegoś kwestionariusza), rozsądne wydaje się zrobienie tego za darmo.

Jeśli cel ankiety odpowiada zadaniom opisanym powyżej, będzie to wymagało przekierowania znacznych zasobów firmy i koniecznie będzie opłacone. Ta ankieta przedprojektowa to pełnoprawna usługa doradcza, która pozwala nie tylko ocenić potrzebę, harmonogram i budżet automatyzacji, ale także zoptymalizować istniejące procesy biznesowe Klienta.

Jak pokazuje praktyka, sprzedaż usług ankiet przedprojektowych nie jest trudna, jeśli firma wdrożyła odpowiednią technologię, a sprzedawcy jasno wiedzą (i potrafią jasno wytłumaczyć klientowi) cel ankiety i jakie korzyści z niej uzyska klient To.

Jak uzasadnić klientowi skuteczność kontroli przedprojektowej

Kwestia oceny skuteczności ankiety przedprojektowej, jak i każdej innej usługi, jest jedną z najtrudniejszych w biznesie, ponieważ jej wynik nie zawsze jest oczywisty dla klienta i często jest odbierany bardzo subiektywnie. Aby uzasadnić efekt ekonomiczny usług doradczych – a badanie przedprojektowe, jak wspomniano powyżej, jest właśnie usługą doradczą – każdy segment biznesowy ma swoje własne, unikalne algorytmy i metody. Tutaj jednak przyjrzymy się innym, prostszym i bardziej uniwersalnym metodom, które pozwalają klientowi z grubsza ocenić skuteczność ankiety przedprojektowej.

Rozważmy potencjalne kanały oszczędności, biorąc pod uwagę, które mogą pomóc uzasadnić potrzebę przeprowadzenia ankiety przed projektem.

1. Oszczędność zasobów ludzkich i czasu:

Przy modyfikowaniu systemu pod kątem unikalnych przewag konkurencyjnych Klienta na początkowym etapie wdrożenia, a nie po oddaniu go do komercyjnej eksploatacji;

Na etapie integracji systemu z infrastrukturą informatyczną Klienta, z uwagi na to, że wszelkie informacje o stanie środowiska IT przedsiębiorstwa i niuansach integracji wyjaśniane są przed rozpoczęciem, a nie w trakcie wdrożenia;

Dzięki terminowemu przydzieleniu zasobów materiałowych i ludzkich zarówno od wykonawcy, jak i klienta;

Poprzez wczesną ocenę ewentualnych ryzyk mogących mieć wpływ na proces wdrażania systemu i opracowanie niezbędnych działań minimalizujących ich negatywne skutki.

Każde opóźnienie w realizacji projektu wiąże się z poważnymi dodatkowymi kosztami dla klienta, które w każdym konkretnym przypadku można dość łatwo obliczyć.

2. Możliwe obniżenie kosztów wdrożenia:

Poprzez identyfikację usług i prac, które klient może wykonać we własnym zakresie;

Poprzez dostosowanie terminów wykonania niektórych prac po ustaleniu ich faktycznej pracochłonności.

3. Zwiększanie efektywności korporacyjnych systemów informatycznych i produktywności pracowników poprzez optymalizację procesów biznesowych z uwzględnieniem unikalnych cech Klienta.

4. Odmowa zastosowania zautomatyzowanego systemu, jeżeli na etapie kontroli przedprojektowej okaże się, że nie rozwiąże on problemów Klienta lub jego modyfikacja będzie zbyt kosztowna.

W mojej praktyce zdarzył się przypadek, gdy klientowi posiadającemu bardzo specyficzne procesy biznesowe, na podstawie wyników ankiety przedprojektowej, zalecono nie wdrażanie CIS, ale dokonanie zmian organizacyjnych i optymalizację technologii do pracy z klientami , bo efekt wdrożenia systemu (konieczna była kosztowna modyfikacja) nie zwrócił się, to koszty. W rezultacie klient zaoszczędził dziesiątki tysięcy dolarów, a badanie przedprojektowe opłaciło się jedynie zwiększeniem efektywności działu, co za rekomendacją konsultantów zmieniło technologię pracy pracownika.

Brak etapu ankiety przedprojektowej w większości przypadków prowadzi do znacznego opóźnienia w realizacji projektów i wzrostu ich kosztów, zarówno ze względu na problemy organizacyjne, jak i techniczne pojawiające się w trakcie realizacji. Często takie projekty kończą się całkowitym niepowodzeniem. Jak wynika z badania Standish Group, prawie jedna trzecia z 2,5 tys. analizowanych przez nich projektów IT nie tylko zakończyła się niepowodzeniem*1, ale w ogóle nie została ukończona. W Rosji takie dane są znacznie trudniejsze do uzyskania, ale jestem pewien, że udział nieudanych wdrożeń będzie nie mniejszy.

*1 Projekty uznaje się za nieudane, jeśli nie dotrzymano terminów, naruszono budżet lub nie uzyskano oczekiwanych rezultatów.

Jeśli więc firma doradcza nie chce mieć na swoim koncie niezrealizowanych projektów, wystarczy, że przedprojektowa przeprowadzi badanie działalności klientów. Lepiej odmówić zawarcia umowy na początkowym etapie, niż ugrzęznąć w pracy i skończyć się plamą na reputacji.

Obecnie następuje szybki rozwój i wdrażanie technologii informatycznych nie tylko w agencjach rządowych, ale także w wielu rosyjskich przedsiębiorstwach, a powodzenie samego wdrożenia zależy od tego, jakie będzie podejście do wdrożenia EDMS, jak dobrze to będzie zaplanowany.

Wraz z rozwojem firmy zwiększa się także ilość dokumentacji papierowej. A kiedy ilość przetwarzanych dokumentów przekroczy wartość progową, procesy pracy z dokumentami wymkną się spod kontroli, przestaną być sterowalne i w efekcie zaczną spowalniać rozwój przedsiębiorstwa, wówczas znaczenie wdrożenia EDMS wychodzi na światło dzienne. W tym momencie wiele firm staje przed problemem zwanym „od czego zacząć”.

Proces wdrażania EDMS do skutecznej praktyki światowej i krajowej obejmuje następujące etapy:

1. Ankieta informacyjna.
   1. Wywiad.
   2. Pytający.
2. Analiza zebranych danych.
3. Tworzenie wymagań technicznych i funkcjonalnych dla EDMS.
4. Monitorowanie rynku EDMS i przeprowadzenie przetargu.
5. Testowanie wersji demonstracyjnej.
6. Zawarcie umowy.
7. Opracowanie regulaminów EDMS.
8. Instalacja i konfiguracja oprogramowania.
9. Szkolenie użytkowników EDMS.
10. Testowanie oprogramowania z użytkownikami.
11. Eliminacja błędów wykrytych podczas testów systemu.
12. Operacja przemysłowa.

Dlaczego nie obejść się bez ankiety informacyjnej?

Dlaczego przeprowadzenie ankiety informacyjnej jest tak ważne? Uważa się, że wysokiej jakości ankieta przedprojektowa gwarantuje 80% sukcesu wdrożenia EDMS. Przecież pozwala:

• uzyskać wyraźniejszy „portret” organizacji: jej misję, obszary działania; Struktura firmy; funkcje podziałów (i ich wzajemne oddziaływanie) określone w przepisach o podziałach strukturalnych; główne procesy biznesowe;
• określić ogólny stan organizacji pracy biurowej w przedsiębiorstwie;
• określić przepływ informacji i dokumentacji (w tym rodzaje wykorzystywanych dokumentów);
• identyfikować i uwzględniać ryzyka oraz sposoby ich przezwyciężenia podczas wdrażania systemu;
• określić cel wdrożenia;
• określić zadania i funkcje, które EDMS będzie musiał następnie wykonać;
• zidentyfikować użytkowników EDMS;
• poznać i opisać istniejące procesy biznesowe (do automatyzacji) itp.

Odpowiedzi na powyższe pytania można uzyskać poprzez niezależne badanie informacji ogólnych o przedmiocie wdrożenia EDMS. To pomaga się przygotować wywiad kadra kierownicza i kluczowi specjaliści. A analiza wyników rozmowy kwalifikacyjnej pomoże Ci się rozwijać kwestionariusz z bardziej szczegółowymi pytaniami skierowanymi do szerszego grona osób. Tym samym każdy etap badania pozwala na głębsze zgłębienie problemu i uzyskanie w efekcie coraz bardziej szczegółowego opisu problemu.

Dopiero zrozumienie realnych potrzeb przedsiębiorstwa pozwala określić, jakie funkcje ma pełnić EDMS. Wtedy jego wygląd będzie mógł zoptymalizować pracę człowieka i nie będzie on postrzegany jako piąte koło u wozu.

W momencie rozpoczęcia badania nasz zakład mięsny posiadał grupę rozproszonych geograficznie biur, złożoną strukturę przedsiębiorstwa i duży wolumen obiegu dokumentów papierowych, co skutkowało rozproszonym, niekontrolowanym obiegiem dokumentów, naruszeniem terminów zatwierdzeń i realizacji, a także utrata dokumentów.

Wraz ze wzrostem wielkości produkcji i wzrostem zadań realizowanych przez nasze przedsiębiorstwo, ilość opracowywanej, otrzymywanej i wysyłanej dokumentacji zarządczej i innej, wzrastała, wzrosła także rola dyscypliny wykonawczej. W związku z wejściem zakładu mięsnego na nowy poziom kierownictwo przedsiębiorstwa zdecydowało się na wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS), który pozwala na automatyzację nie tylko pracy z dokumentami organizacyjno-administracyjnymi (zamówienia, korespondencja itp.), ale także niektóre procesy biznesowe towarzyszące przetwarzaniu i realizacji dokumentów.

W tym celu utworzono zespół składający się ze specjalistów z kluczowych pionów strukturalnych przedsiębiorstwa. Kierownikiem tego projektu została zastępca dyrektora ds. wychowania przedszkolnego, autorka artykułu.

Wywiad

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie EDMS etapami. Pierwszym etapem badania informacyjnego, „widocznym” dla zespołu, było przeprowadzenie – badanie pierwszej linii menedżerów i kluczowych uczestników procesów biznesowych, którzy będą pracować w EDMS, tj. będą jego użytkownikami. Ankieta ta musi koniecznie obejmować kierowników i ekspertów merytorycznych zainteresowanych jednostek strukturalnych, którzy będą mogli wyrazić swoje życzenia i uwagi.

Przed rozpoczęciem tego etapu pełniła funkcję zastępcy dyrektora ds. wychowania przedszkolnego przygotowane pytania, odpowiedzi na które mogłyby dać wyobrażenie o problemach w organizacji pracy z dokumentami.

Sporządzono listę przyszłych respondentów, która obejmowała około 30 osób (tj kierownicy działów, ich zastępcy oraz specjaliści odpowiedzialni za tworzenie dokumentów, ich podpisywanie, podpisywanie i zatwierdzanie). Z każdą osobą ustalano osobne spotkanie, podczas którego najpierw ustalono cel osobistej rozmowy, a następnie przeprowadzono dialog, którego „programem” była wcześniej przygotowana lista tez i pytań (patrz Przykład 1) . Dla wygody prowadzenia i analizowania wywiadów istnieje możliwość nagrania rozmowy na dyktafonie. Ale lepiej, żeby ankietowany nie wiedział, że coś jest nagrywane, bo większość ludzi gubi się, kiedy widzi dyktafon.

Przykład 1

Przygotowanie do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych w ramach ankiety zakładu mięsnego pod kątem wdrożenia EDS

Zwiń pokaz

Spotykając się z każdym respondentem, zastępca placówki wychowania przedszkolnego na początku rozmowy szczegółowo przedstawił:

1. Cel ankiety:

„Kontrola stanu pracy urzędu i obiegu dokumentów, zrozumienie istniejących procesów biznesowych, które należy zautomatyzować, a których działaniom towarzyszy przetwarzanie i egzekucja dokumentów.”

2. Dlaczego nasza firma musi wdrożyć EDMS:

„Celem EDMS jest jakościowe usprawnienie procesu pracy z dokumentami dla menedżerów i specjalistów merytorycznych na wszystkich poziomach oraz skrócenie czasu rutynowej pracy z dokumentami.”

3. Jakie korzyści zapewnia EDMS, na przykład:

„System pozwala na skrócenie czasu poszukiwania potrzebnego dokumentu, pozwala na dostęp do wspólnej bazy dokumentów ze zróżnicowaniem uprawnień użytkowników, można pracować w systemie zdalnie, pracować z jednym dokumentem wspólnie przez kilku użytkowników, szybko i łatwo zatwierdzać dokumenty, automatyzować rejestrację i dystrybucję dokumentów, organizować kontrolę realizacji zleceń i dokumentów (czynności zarządcze stają się przejrzyste), możliwość podpisywania dokumentów w systemie za pomocą podpisu elektronicznego, organizować pracę z umowami, integrować EDMS z innymi programami używanymi przez organizację i zmniejszyć koszty utrzymania archiwum.”

1. Jakie problemy napotykasz podczas pracy z dokumentami?
2. Co chciałbyś ulepszyć, ulepszyć, zmienić w organizacji pracy z dokumentami?
3. Jak szybko i sprawnie dostarczane są dokumenty?
4. Gdzie, Twoim zdaniem, znajdują się słabe punkty, które powodują problemy w pracy z dokumentami?
5. Czy istniejące formularze dokumentów są wygodne w użyciu?
6. Ile czasu zajmuje przetworzenie jednego dokumentu? To pytanie należy zadać w odniesieniu do każdego rodzaju dokumentu, który jest powszechnie obecny w procesach biznesowych organizacji.
7. Jaka jest wielkość przepływu dokumentów w Twoim obszarze pracy?

Na proces wywiadu wpływało zajęcie uczestników badania, co wpływało na termin przeprowadzenia badania, a także pokazało, że pracownicy nie docenili wagi projektu.

W wyniku analizy informacji zebranych w trakcie wywiadu powstała tabela, pokazany w przykładzie 2. Pomogło to ustrukturyzować otrzymane informacje i wyciągnąć niezbędne wnioski, które są w nich dobrze odzwierciedlone.

Przykład 2

Systematyzacja informacji uzyskanych podczas wywiadu

Zwiń pokaz

Na podstawie wyników wywiadu zidentyfikowano następujące procesy biznesowe, które w pierwszej kolejności wymagają automatyzacji przez EDMS:

• zarządzanie kontraktami;
• koordynacja faktur do zapłaty;
• koordynacja dokumentów organizacyjno-administracyjnych:
• kontrolę nad wykonaniem dyspozycji (uchwał).

Wywiad pozwolił przygotować grunt pod przesłuchanie, co wymaga większej precyzji w udzielaniu odpowiedzi na pytania.

Kwestionariusz

Celem badania było uzyskanie bardziej szczegółowych (dokładnych) informacji na temat aktualnego stanu obiegu dokumentów i pracy biurowej w przedsiębiorstwie. Uczestnikami badania byli kierownicy jednostek strukturalnych i eksperci merytoryczni, którzy następnie stali się użytkownikami EDMS. Badanie przeprowadzono zaocznie, co oznaczało wypełnienie ankiety pod nieobecność badacza.

Kwestionariusz składał się z trzech części (patrz przykład 4):

1. Część wprowadzająca – jej głównym zadaniem było zachęcenie respondenta do udzielenia odpowiedzi na zadane pytania. Opisano cel i zadania badania, znaczenie roli respondenta; instrukcja wypełniania ankiety.
2. Część główna zawiera pytania o prostym brzmieniu, a ich kompletność i ilość zależy od zamierzonego celu (pytania w przykładowej ankiecie z Przykładu 4 mają charakter doradczy i mogą różnić się od pytań optymalnych do badania Twojego przedsiębiorstwa; możesz je wykorzystać jako punkt wyjścia próbka do opracowania własnego kwestionariusza).
3. Część końcowa – tutaj respondent otrzymał gwarancję poufności wyrażonej przez siebie opinii; wyrażono wdzięczność za udział w badaniu.

Na prośbę respondenta kwestionariusz został wydrukowany i wręczony mu osobiście lub przesłany na adres e-mail. Formę kwestionariusza zaprojektowano tak, aby respondent mógł wygodnie wypełnić go bezpośrednio w pliku word.

Jeżeli ankieta została wysłana w formie pliku Word, to w treści wiadomości e-mail odbiorca najpierw zobaczył towarzyszący jej tekst (wszystkie dane kontaktowe w przykładzie są fikcyjne):

Przykład 3

Tekst i temat wiadomości e-mail towarzyszącej podczas wysyłania kwestionariusza w postaci załączonego pliku pocztą elektroniczną

Zwiń pokaz

Przykład 4

Kwestionariusz do przeprowadzenia badania przedsiębiorstwa przed wdrożeniem EDMS

Zwiń pokaz

Zebrane dane wprowadzono do tabeli MS Excel, co pozwoliło na automatyczne wygenerowanie diagramów rozkładu opinii na poszczególne zagadnienia. Te. wyniki zostały zaprezentowane kierownictwu w możliwie najbardziej widoczny sposób (patrz przykład 6). Liczba wybranych opcji odpowiedzi dla każdego pytania została odzwierciedlona na jednym arkuszu pliku, a diagramy oparte na tych danych zbudowano na innym arkuszu:

utrata dokumentów papierowych w długim łańcuchu rozpatrywania przez osoby zatwierdzające (ważne projekty umów czasami gubią się lub często utknęły w stosie innych dokumentów);

wzrost objętości dokumentacji papierowej (obecność wielu kopii tego samego dokumentu w różnych działach);

brak ogólnodostępnej i łatwej w użyciu bazy wiedzy o wewnętrznych standardach i dokumentach administracyjnych przedsiębiorstwa.

W przyszłości będziemy brać pod uwagę wszystkie zidentyfikowane ryzyka, aby jak najszybciej przejść do pracy w EDMS:

• ryzyko braku lub nieprawidłowego określenia zadań i funkcji EDMS;
• ryzyko niedoszacowania niezbędnych zasobów (pieniężnych, czasowych);
• ryzyko opóźnień w realizacji etapów projektu;
• ryzyko niedostatecznego informowania pracowników przedsiębiorstwa o postępie prac, a także ryzyko zaniedbań, bierności, oporu pracowników, słabego zaangażowania menedżerów w projekt;
• ryzyko złego wyposażenia technologicznego;
• ryzyko braku ram regulacyjnych.

Ogólnie rzecz biorąc, badanie wykazało pozytywne nastawienie do wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami, ale znalazła się też część pracowników, którzy mieli negatywny stosunek do wdrożenia EDS, ponieważ postrzegali ten projekt jako kolejną innowację, która tylko dodałaby więcej pracować dla nich.

Następnie na podstawie analizy wyników wywiadów i ankiet określono cel i opracowano wymagania dla EDMS, jest to jednak kolejny, nie mniej ważny etap prac wdrożeniowych. Obecnie nasza firma prowadzi analizę porównawczą rynku EDMS.

Przypisy

Zwiń pokaz

Przed budową obiektu lub jego przebudową, prace przedprojektowe: ankieta miejscu lub budynku, ocena ich stanu. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić wykonalność projektu. Podczas analizy brane są pod uwagę różne czynniki: rodzaj terenu, stan techniczny konstrukcji, charakterystyka gleby, dostępność komunikacji itp.

Zadaniem specjalistów, którym powierzono badanie przedprojektowe, jest dokonanie pomiarów przy użyciu bardzo precyzyjnego sprzętu oraz zapoznanie się z dostępną dokumentacją. Uzyskane wyniki są sprawdzane z parametrami ustalonymi przez SNiP. W raport z ankiety przedprojektowej podano wnioski specjalistów, na podstawie których formułuje się wnioski.

Przygotowanie

Przed początkiem przedprojektowa inspekcja obiektu niezbędny:

• Zapisz życzenia klienta. Należy je wziąć pod uwagę podczas wykonywania pracy.
• Zbierz niezbędną dokumentację techniczną. Obejmuje to plany sytuacyjne, rysunki komunikacyjne (jeśli istnieją) i schemat otaczających budynków.
• Stwórz podstawową ideę obiektu. Aby to zrobić, wykonawcy udają się na miejsce i oceniają jego stan zewnętrzny.
• Uzgodnij z klientem koszt i termin prac.

Kiedy wszystkie kwestie przygotowawcze zostaną załatwione, rozpoczyna się bezpośrednio. Obejmuje:

• Eksploracja obiektu krok po kroku.
• Obliczenia i porównanie uzyskanych wskaźników z normatywnymi.
• Dekoracje raport z inspekcji przedprojektowej.

Należy stwierdzić, że zastosowanie bardzo precyzyjnego sprzętu pozwala na wykonanie wszelkich pomiarów metodą nieniszczącą. Oznacza to, że integralność konstrukcji nie zostanie naruszona.

Znaczenie procedury

Deweloper ma oczywiście prawo odmówić przeprowadzenia ankiety przedprojektowej. Przykładów takich przypadków jest całkiem sporo. Jest to jednak wskazane, jeśli klient ma 100% pewność powodzenia budowy lub przebudowy.

Tymczasem nawet drobny czynnik nieuwzględniony na etapie przygotowawczym może skutkować poważnymi problemami. Jak pokazuje praktyka, budowa lub przebudowa często jest zamrażana na długi czas. Opracowanie projektu i jego realizacja bez ankieta przedprojektowa można porównać do gry w ruletkę. W grę mogą wchodzić nie tylko zasoby finansowe, ale także reputacja firmy deweloperskiej.

Dość często projekty są po prostu zamrażane. Klient na przykład odmówił ankieta przedprojektowa, zakupione materiały do ​​odbudowy. Zanim jednak przystąpiono do prac, wykryto usterkę w konstrukcjach wsporczych. W związku z tym zakupiony materiał nie nadaje się do montażu ze względu na swoje właściwości wytrzymałościowe. Ogromna ilość poszła w błoto, a praca na długi czas została zamrożona.

Kluczowe zadania

Ankieta przedprojektowa wykonywane dla:

• Ocena rzeczywistego stanu technicznego obiektu przed modernizacją, przebudową itp.
• Określanie stopnia zużycia konstrukcji. Od tego zależy ważność, a w niektórych przypadkach legalność późniejszej eksploatacji konstrukcji.
• Ustalenie przydatności działki pod budowę na niej budynku.
• Odtworzenie utraconych rysunków i planów obiektu oraz innej dokumentacji technicznej.
• Dokonywanie korekt projektu z uwzględnieniem zidentyfikowanych okoliczności.
• Szacunki przyszłych kosztów odbudowy, renowacji i budowy obiektu. Jest to konieczne do sporządzenia uzasadnienia ekonomicznego inwestycji kapitałowych. Z reguły jest to wymagane, jeżeli finansowanie pochodzi ze środków budżetowych.

wyniki

Po przeprowadzeniu kompleksowego badania wyciągany jest kompleksowy wniosek. W zależności od specyfiki obiektu, w jego skład wchodzą:

• Opis cech konstrukcyjnych, planów i rysunków.
• Wyniki oględzin budowy, ocena stanu podłoża i gruntu.
• Fotografie wad konstrukcyjnych stwierdzonych podczas oględzin.
• Wyniki badań technicznych konstrukcji ze wskazaniem głównych parametrów.
• Graficzne obrazy zidentyfikowanych usterek wraz z dynamiką ich przewidywanego rozwoju. Na przykład, jeśli w fundamencie zostanie odkryte pęknięcie, można zobaczyć, jaki wpływ będzie to miało na stan konstrukcji za kilka lat.
• Wyniki analiz laboratoryjnych próbek materiałów konstrukcji nośnych.
• Obliczenia dla poszczególnych elementów konstrukcji.

Lista może zostać uzupełniona na życzenie Klienta. Na przykład możesz dołączyć do wniosku zdjęcie ogólnego widoku obiektu, niektórych wnętrz, informacje o poprzednich właścicielach obiektu itp.

Niuans

Należy zauważyć, że kontrolę przedprojektową przeprowadzają z reguły organizacje projektowe posiadające odpowiednie zezwolenie.

Jeżeli zainteresowany zleci jedynie badanie, będzie musiał za nie zapłacić. Jeżeli Klientowi zależy na długoterminowej współpracy z firmą, tj. zakłada, że ​​projekt wykonają jej pracownicy, wniosek na podstawie wyników oględzin wydawany jest bezpłatnie.

Ważność i skuteczność procedury

Z reguły odmowa klienta przeprowadzenia ankiety przedprojektowej wynika z niechęci do ponoszenia dodatkowych kosztów, zwłaszcza że sama budowa lub przebudowa wymaga znacznych inwestycji. Przekonanie dewelopera o konieczności wyceny nieruchomości jest dość trudne. Jednak wyrażając zgodę na przeprowadzenie ankiety, Klient może znacząco zaoszczędzić:

• Czas zakończyć główną pracę.
• Zasoby. Nie chodzi tylko o sprzęt, ale także o pracę.

Ponadto deweloper nie musi korzystać z drogich środków technicznych.

Terminowa identyfikacja usterek pozwala zminimalizować wszelkie ryzyko z nimi związane. Jednocześnie, jeśli stan obiektu okaże się zadowalający, nie ma konieczności stosowania drogiego sprzętu do odbudowy i naprawy. W związku z tym, znając słabe punkty obiektu, klient może kompetentnie rozdzielić zadania między pracowników.

Kontrola przedprojektowa przedsiębiorstwa w trakcie automatyzacji procesów

Aby skutecznie wdrożyć projekt automatyki, należy dokładnie przeanalizować cechy obiektu i doprecyzować wymagania klienta. Podczas kontrola przedprojektowa, zgodnie z GOST 34.601-90 określa się zestaw warunków, w jakich system będzie eksploatowany:

• Oprogramowanie, zasoby sprzętowe.
• Warunki zewnętrzne.
• Skład pracy i liczba osób zaangażowanych w zarządzanie.

Dodatkowo dokonywany jest opis funkcji systemu, ustalane są ograniczenia w trakcie rozwoju (terminy realizacji poszczególnych etapów, środki i procedury organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji itp.).

Cel analizy

Na etapie ankiety ogólna i niejasna wiedza na temat wymagań systemowych przekształcana jest w wiedzę precyzyjną. W szczególności ustala się:

• Funkcje, architektura systemu, warunki zewnętrzne podziału zadań pomiędzy oprogramowaniem i
• Interfejsy.
• Wymagania dotyczące elementów informacji i oprogramowania, bazy danych, niezbędnych zasobów, parametrów fizycznych komponentów.
• Podział zadań pomiędzy system i osobę.

Analiza strukturalna

Wybór metody badawczej ma istotny wpływ na jakość projektowania.

W przypadku metody strukturalnej badanie rozpoczyna się od ogólnego przeglądu systemu, a następnie przechodzi do szczegółów. W rezultacie AS uzyskuje strukturę hierarchiczną, której liczba poziomów stale rośnie.

Metoda ta polega na podzieleniu systemu na etapy, do każdego z nich przypisana jest ograniczona liczba elementów. Z reguły jest 3-7 takich komponentów. Na każdym poziomie ustalane są tylko te szczegóły, które są istotne dla systemu. Informacje rozpatrywane są w powiązaniu z operacjami, w które są zaangażowane. Ewidencja elementów odbywa się według ścisłych zasad formalnych i sporządzana jest specyfikacja systemu. Dzięki temu można zbliżyć się do efektu końcowego.

Zasady

Metodologia analizy opiera się na kilku przepisach. Niektóre z nich regulują organizację działań na początkowych etapach cyklu życia systemu, inne wykorzystywane są przy opracowywaniu rekomendacji. Za podstawowe uważa się zasady dekompozycji i porządku hierarchicznego.

Pierwsza polega na rozwiązywaniu złożonych zagadnień konstruowania zbiorów zadań funkcjonalnych. Pojawiające się problemy są podzielone na wiele mniejszych, łatwych zarówno do zrozumienia, jak i rozwiązania.

Zgodnie z drugą zasadą, dla szczegółowego sformalizowanego opisu tych części decydująca jest ich struktura wewnętrzna. Łatwość dostrzeżenia problemu wzrasta, gdy jego elementy ułożone są w hierarchiczną strukturę. Mówiąc najprościej, system jest zbudowany i rozumiany wielopoziomowo, a na każdym poziomie dodawane są nowe szczegóły.

Zautomatyzowane systemy projektowania

W obszarze automatyzacji działań projektowych kierunek CASE kształtował się na przestrzeni kilku lat. Intensywne poszerzanie zakresu zastosowań komputerów osobistych, ciągłe komplikowanie baz informacyjnych i zaostrzanie wymagań wobec nich doprowadziły do ​​konieczności uprzemysłowienia technologii.

Jednym z najważniejszych kierunków rozwoju nauki i technologii stał się rozwój zintegrowanych narzędzi opartych na koncepcjach zarządzania systemami i ich cyklu życia.

Obecnie nie ma precyzyjnej definicji CASE. Treść koncepcji z reguły określa lista problemów rozwiązanych za jej pomocą, zestaw środków i metod.

Technologia CASE to zestaw metod badawczych i wsparcia dla zautomatyzowanego systemu. Zapewnia pewne narzędzia przeznaczone dla analityków systemowych, programistów i programistów. Z jego pomocą proces projektowania zostaje zautomatyzowany. Ponadto technologia umożliwia kontrolę przedprojektową, analizę konstrukcyjną i specyfikację projektu za pomocą narzędzi programistycznych. CASE służy do modelowania aplikacji biznesowych w celu rozwiązywania problemów związanych z planowaniem strategicznym i operacyjnym, zarządzaniem zasobami i kontrolą rozwoju.

Większość narzędzi wchodzących w skład technologii opiera się na podejściu naukowym. W ramach metodologii formułowane są instrukcje dotyczące analizy i wyboru projektu systemu, etapów pracy, kolejności, zasad stosowania i celu metod.

Rozpoczynamy cykl artykułów poświęconych wdrożeniu systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Tematem pierwszego artykułu jest przeprowadzenie ankiety przedprojektowej przed wdrożeniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS).

Załóżmy, że kierownictwo organizacji jest gotowe do wdrożenia EDMS. Co dalej? Jakie kroki powinna podjąć firma i czy powinna?

Najłatwiej jest natychmiast skontaktować się z organizacją, która wdroży system elektronicznego zarządzania dokumentami, czyli zająć stanowisko „rozwiążemy problemy w miarę ich pojawiania się”. Jednak prosta metoda nie zawsze jest tańsza. Przede wszystkim organizacja klienta musi ocenić skalę wdrożenia EDMS. Dlatego zanim się zacznie, należy przeanalizować stan rzeczy. W tym celu konieczne jest przestudiowanie procesów, które zostaną zautomatyzowane, czyli innymi słowy przeprowadzenie ankiety przedprojektowej.

ANKIETA PRZEDPROJEKTOWA Z PERSPEKTYWY ORGANIZACJI WDRAŻAJĄCEJ

Z punktu widzenia organizacji wdrażającej ankieta przedprojektowa jest pełnoprawnym pierwszym etapem wdrożenia dowolnego systemu informatycznego i jest zawarta w umowie o świadczenie usług wdrożeniowych. A SED nie jest wyjątkiem.

W tym przypadku ankieta przedprojektowa obejmuje:

Diagnostyka istniejącego systemu w organizacji

Praca w biurze;

Analiza zgodności faktycznego stanu pracy z dokumentami z wewnętrznymi dokumentami regulacyjnymi organizacji regulującymi obsługę dokumentacji;

Optymalizacja obiegu dokumentów i pracy biurowej;

Wprowadzanie odpowiednich zmian w wewnętrznych dokumentach regulacyjnych;

Identyfikacja ryzyk przy wdrażaniu EDMS;

Wyznaczanie granic automatyzacji, audyt istniejącej infrastruktury IT organizacji, proponowanie konkretnego rozwiązania informatycznego dla EDMS;

Ocena prac nad integracją EDMS z istniejącą infrastrukturą informatyczną.

Wynikiem ankiety przedprojektowej będzie dokument „Wymagania funkcjonalne” lub „Raport z przeglądu” lub projekt „Specyfikacji technicznych” (w zależności od złożoności projektu i warunków umowy). Dokumenty te będą zawierać następujące wyniki ankiety:

Opis badanych procesów biznesowych i obiegu dokumentów organizacji w zakresie pracy biurowej i obsługi dokumentacji;

Lista dokumentów i formularzy raportowych stosowanych w organizacji w celu usystematyzowania rozpatrywanych procesów;

Opis ról użytkowników;

Audyt techniczny istniejącej infrastruktury IT organizacji;

Ocena gotowości organizacji do wdrożenia EDMS;

Propozycje optymalizacji rozważanych procesów biznesowych z uwzględnieniem wdrożenia EDMS;

Plan projektu (rozwój i konfiguracja EDMS, szkolenie pracowników, pilotażowe uruchomienie EDMS, eksploatacja przemysłowa EDMS) z oceną niezbędnych kosztów (ludzkich i finansowych);

Specyfikacje niezbędnego sprzętu;

Propozycje organizacji zaawansowanego szkolenia pracowników.

Czasami organizacje wdrażające oferują bezpłatne przeprowadzenie ankiety przedprojektowej. Ma to na celu przyciągnięcie organizacji jako klienta,

jednak nie jest to często praktykowane.

Ponadto niektóre organizacje wdrażające udostępniają bezpłatną wersję demonstracyjną programu do użytku (zwykle na miesiąc). Pozwala to oswoić się z programem, ocenić wszystkie jego zalety i wady oraz przyzwyczaić się do interfejsu.

ANKIETA PRZEDPROJEKTOWA Z PUNKTU WIDZENIA ORGANIZACJI KLIENTA

Z punktu widzenia organizacji klienta ankieta przedprojektowa jest audytem: analizą procesów zarządzania dokumentacją w celu zrozumienia aktualnej sytuacji i zidentyfikowania kwestii najbardziej problematycznych z punktu widzenia zarządzania obiegiem dokumentów. Organizacji klienta będzie trudno samodzielnie przeprowadzić takie pełne badanie z kilku powodów. Przede wszystkim ze względu na brak doświadczenia i informacji, jak dokładnie takie badanie się przeprowadza. Rodzi się rozsądne pytanie: skoro to takie trudne, to po co wymyślać koło na nowo? Czy nie łatwiej od razu skontaktować się z organizacją realizującą? Można, ale prościej nie znaczy taniej...

Zastanówmy się, co badanie procesów obsługi dokumentacji daje organizacji klienta.

■ Formułowanie celów wdrożenia EDMS.

▪ Zdefiniowanie zadań i funkcji, które EDMS będzie musiał w przyszłości realizować (określenie granic wdrożenia). Często zamiast jasnych celów i zadań organizacja klienta zaczyna sporządzać listę problemów, które należy rozwiązać poprzez wdrożenie EDMS. Ale to nie to samo. Dlatego organizacja musi jasno zrozumieć, co chce uzyskać w wyniku wdrożenia EDMS i wyznaczyć konkretne zadania organizacji wdrażającej.

▪ Ocena rzeczywistego obrazu życia organizacji (jej struktury organizacyjnej, funkcji, współdziałania działów itp.). Taką możliwość daje analiza wewnętrznych dokumentów regulacyjnych organizacji w celu ustalenia, w jaki sposób są one wdrażane w praktyce. Podczas analizy przepisów jednostek strukturalnych, opisów stanowisk pracy i regulaminów interakcji na światło dzienne wychodzą ciekawe fakty. Może się na przykład okazać, że opisy stanowisk pracy niektórych pracowników są beznadziejnie nieaktualne lub w ogóle ich nie ma. A jednostki strukturalne nie wykonują swoich funkcji lub odwrotnie, nie wykonują tych, do których są zobowiązane itp.

■ Opis istniejących procesów dokumentacyjnych. Tutaj również może pojawić się wiele niespodzianek.

■ Możliwość optymalizacji badanych i opisywanych procesów biznesowych. Jeśli to konieczne. Po takiej analizie może zaistnieć konieczność aktualizacji przepisów wewnętrznych.

■ Ocena zasobów własnych (ludzkich i technicznych). Przed wdrożeniem systemu należy zrozumieć, jak duży będzie udział specjalistów w realizacji projektu i na ile są na to gotowi. Jeśli mówimy o wykonywaniu specjalistów, wystarczy, że wydadzą instrukcje. Ale w przypadku menedżerów sytuacja jest znacznie bardziej skomplikowana. Udział aparatu zarządzającego we wdrażaniu EDS należy omówić przed rozpoczęciem procesu. Dobrym pomysłem będzie również dokonanie analizy własnej infrastruktury IT, aby dowiedzieć się, czy wystarczy komputerów, czy oprogramowanie jest przestarzałe itp.

■ Identyfikacja ryzyk i sposobów ich przezwyciężenia przy wdrażaniu EDMS. Identyfikacja ryzyk przed wdrożeniem systemu pozwoli na ich minimalizację. Jakie mogą to być zagrożenia? Każdy:

Ryzyko braku lub nieistotności niezbędnych dokumentów regulacyjnych;

Ryzyko niewystarczającego wyposażenia technologicznego organizacji;

Ryzyko błędnej oceny finansowej wdrożenia i wsparcia EDMS itp.

JAK SAM PRZEPROWADZIĆ ANKIETĘ PRZEDPROJEKTOWĄ

■ Etap 1: powołanie kierownika projektu. Kierownik projektu musi rozumieć zagadnienia związane z zarządzaniem dokumentami i posiadać dobrą wiedzę na temat infrastruktury IT organizacji. Nie każda organizacja posiada specjalistę spełniającego te wymagania, dlatego najczęściej projektem kieruje dwóch pracowników – kierownik biura i dyrektor IT.

■ Etap 2: analiza ram regulacyjnych. Na tym etapie konieczne jest zapoznanie się z lokalnymi przepisami organizacji dotyczącymi obsługi dokumentacji. Nie chodzi tu tylko o instrukcje dotyczące pracy biurowej. Będziesz także musiał zapoznać się z wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi zarządzania umowami, obiegu dokumentów księgowych itp.

■ Etap 3: przeprowadź wywiad. Aby przeprowadzić wywiad, konieczne jest określenie zakresu respondentów. Pomoże w tym przestudiowanie lokalnych dokumentów regulacyjnych. Na liście respondentów mogą znaleźć się np. szefowie pionów strukturalnych, ich zastępcy oraz potencjalni kluczowi użytkownicy EDMS (specjaliści, odpowiedzialni

do tworzenia i zatwierdzania dokumentów itp.). Na rozmowę musisz przygotować listę pytań (patrz przykład).

Lista pytań znajdujących się w ankiecie dla kierownika urzędu i przykładowe odpowiedzi na nie

1 . Opisz funkcje pełnione przez Twoją jednostkę strukturalną.

Organizacja prac związanych z rejestracją, rozliczaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do odpowiednich jednostek strukturalnych dokumentów bieżącej pracy biurowej, w tym zleceń i instrukcji kierownictwa, a także prac nad tworzeniem spraw i ich deponowaniem.

Zapewnienie terminowej obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej dostarczenia do miejsca przeznaczenia.

Monitorowanie terminów realizacji dokumentów i ich prawidłowego wykonania.

Opracowanie i wdrożenie instrukcji prowadzenia ewidencji.

Metodyczne zarządzanie organizacją pracy biurowej w działach.

Kontrola nad prawidłowym tworzeniem, przechowywaniem i terminowym przesyłaniem plików do archiwum.

Zapewnienie zewnętrznego i wewnętrznego obiegu dokumentów.

Udział w przygotowaniu spotkań zwoływanych przez kadrę kierowniczą oraz organizacja ich wsparcia technicznego.

Zapewnienie ustalonego reżimu dostępu do dokumentacji.

Wprowadzenie nowych metod i narzędzi pracy z dokumentami.

2 . Opisać budowę i skład ilościowy jednostki.

Sekretariat - 4;

wyprawa - 1;

recepcja - 2;

archiwum - 2.

3. Jakie funkcje pełnisz bezpośrednio?

Zarządzanie biurem.

4. Jaki jest aktualny wolumen obiegu dokumentów w dziale (liczba dokumentów dziennie, ich wielkość w stronach lub MB). Jak myślisz, ile będzie wolumenu dokumentów w przyszłym roku (wzrost czy spadek)?

Dokumenty przychodzące – 14 000 szt.;

dokumenty wychodzące – 13 500 szt.;

dokumenty wewnętrzne - 4 szt.

Najprawdopodobniej w przyszłym roku wolumen przepływu dokumentów nie ulegnie zmianie.

5. Czy obecnie korzystasz z systemów informatycznych w swoim dziale do automatyzacji bieżących zadań? Jeśli tak, to który? Jakie funkcje pełni?

6. Wymień aktualne dokumenty regulacyjne regulujące obsługę dokumentacji organizacji, działu (instrukcje pracy biurowej, opisy stanowisk, regulamin pracy itp.). Które z nich wykorzystujesz w swojej pracy, a które uważasz za nieistotne?

Standard organizacji:

Dokumenty administracyjne. Rozkazy i instrukcje. Procedura opracowywania, zatwierdzania, podpisywania, rejestracji i anulowania.

Przychodzące dokumenty. Procedura przyjęcia, rozpatrzenia, przekazania do wykonania i przechowywania operacyjnego.

Dokumenty wychodzące. Procedura przygotowania, zatwierdzenia, podpisania, rejestracji i wysłania.

Nomenklatura przypadków. Przechowywanie, użytkowanie i niszczenie dokumentów organizacji.

7. Czy współpraca z innymi działami firmy jest regulowana?

Interakcję ze wszystkimi działami strukturalnymi, z wyjątkiem działu administracyjno-ekonomicznego (ACD), regulują wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy. Współpraca z ACS nie jest uregulowana (wnioski o kuriera, wnioski o przesłanie korespondencji przesyłką ekspresową itp.).

8. Jakie funkcje Twoim zdaniem powinien pełnić EDMS?

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Tworzenie i przechowywanie różnorodnych dokumentów w formie elektronicznej (w formatach MS Word, MS Excel, MS Visio); wyszukiwanie dokumentów; przechowywanie wersji dokumentów; porządkowanie dokumentów w foldery; nadawanie praw dostępu do dokumentów; historia pracy z dokumentami.

Zarządzanie procesami dokumentacyjnymi. Wsparcie procesów zatwierdzania i przetwarzania dokumentów na wszystkich etapach; wydawanie poleceń i monitorowanie ich realizacji.

Rejestracja dokumentów papierowych; prowadzenie listy spraw; kontrola lokalizacji dokumentów papierowych.

Zarządzanie kontraktami. Organizacja procesu zawierania i rejestracji umów.

Zarządzanie spotkaniami. Organizacja przygotowania i przeprowadzenia spotkań (koordynacja miejsca i czasu, składu uczestników, porządku obrad); generowanie i dystrybucja protokołu; monitorowanie realizacji decyzji podjętych na posiedzeniach.

9. Wypisz, jakie rodzaje pracy wykonujesz z dokumentami wszystkich typów.

Dokumenty przychodzące (dokumenty otrzymane przez organizację):

. odbiór i przetwarzanie;

. opinia menadżera (uchwała);

. rejestracja;

. wykonanie;

. kontrola wykonania;

. bieżące przechowywanie i użytkowanie;

. przeniesienie do magazynu archiwalnego.

Dokumenty wychodzące (dokumenty tworzone w organizacji i wysyłane do spółek zależnych i stowarzyszonych organizacji, organizacji zewnętrznych lub osób fizycznych):

. redakcja;

. zatwierdzenie projektu dokumentu;

.

. podpisywanie;

. zatwierdzenie (jeśli to konieczne);

. rejestracja korespondencji;

. wysłanie dokumentu do adresata;

. złożenie drugiego egzemplarza do użytku.

Dokumenty wewnętrzne (zarządzenie, zarządzenie, notatka, nota wyjaśniająca, nota wyjaśniająca, wniosek):

. przygotowanie dokumentu;

. zatwierdzenie projektu;

. sprawdzenie poprawności rejestracji;

. podpisywanie;

. rejestracja;

. przekazanie dokumentu wykonawcom;

. wykonanie dokumentu;

. kontrola wykonania dokumentu;

. złożenie wykonanego dokumentu w aktach.

10. Opisać procedurę przetwarzania i rejestracji dokumentów przychodzących.

Wszelka korespondencja przychodząca jest przyjmowana i rejestrowana w biurze.

Korespondencję z oznaczeniem „osobiście” doręcza się osobiście adresatowi lub jego upoważnionemu przedstawicielowi. Korespondencja oznaczona jako „poufna” jest przetwarzana przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie poufnej dokumentacji.

Koperty z otrzymanej korespondencji zapisuje się i dołącza do dokumentów w przypadku, gdy datownik na kopercie ma służyć jako potwierdzenie czasu wysłania lub otrzymania tego dokumentu lub gdy adres nadawcy wskazany jest wyłącznie na kopercie. Koperty z pismami reklamacyjnymi i apelacjami obywateli należy zachować.

Procedura rejestracji dokumentów przychodzących

Wszystkie dokumenty kierowane do kierownictwa organizacji podlegają rejestracji (z wyjątkiem dokumentów znajdujących się na orientacyjnym wykazie dokumentów niezarejestrowanych).

Na otrzymane dokumenty zostaje przytwierdzona pieczęć rejestracyjna, wskazująca datę otrzymania i numer seryjny. Jeżeli do dokumentu dołączony jest załącznik, obok numeru przychodzącego umieszczana jest o tym informacja. Znaczek umieszcza się na przedniej stronie pierwszej kartki dokumentu, w prawym dolnym rogu.

Numery seryjne wpisywane są do rejestru numerów seryjnych rejestracyjnych.

Dokumenty niepodlegające rejestracji są stemplowane i wskazywana jest jedynie data otrzymania dokumentu.

Przy rejestracji należy zachować zasadę jednorazowości: każdy dokument rejestrowany jest w urzędzie tylko raz.

11. Opisać procedurę rozpatrywania przez kierownictwo napływających dokumentów i wydawania uchwał.

Dokumenty wymagające rozpatrzenia przez menedżera są mu przekazywane po rejestracji.

W razie potrzeby sekretarz wybiera dodatkowe materiały (umowy, pisma, akty itp.) i przekazuje je kierownikowi wraz z otrzymanymi dokumentami.

Decyzja menedżera dotycząca dokumentu znajduje odzwierciedlenie w uchwale.

Uchwała wskazuje wykonawcę, określa, co ma zrobić i do kiedy, następnie umieszcza się datę i podpis zarządcy.

Po otrzymaniu dokumentów od kierownika sekretarz wpisuje informację z uchwały do ​​dziennika korespondencji przychodzącej.

Następnie dokument zostaje przekazany wykonawcy wskazanemu w uchwale.

Dokumenty realizowane przez kilka działów przekazywane są do nich pojedynczo lub jednocześnie w kopiach (stosuje się kserokopię).

12. Opisz procedurę przekazywania dokumentów do kontroli.

Po zapoznaniu się i nałożeniu uchwały przez zarządzającego (w uchwale zawarto imię i nazwisko wykonawcy, treść zlecenia, termin realizacji, podpis i datę), która może być podstawą do objęcia dokumentu kontrolą, dokument zostaje przekazany wykonawcy za podpisem w dzienniku dokumentów przychodzących z oznaczeniem przez wykonawcę daty wpływu.

Jeżeli uchwała wskazuje kilku wykonawców, wówczas sporządzane są dodatkowe kopie dokumentu.

Oryginał dokumentu przesyłany jest do wykonawcy wskazanego jako pierwszy w uchwale.

W przypadku przesłania dokumentu do kilku wykonawców za przygotowanie materiału odpowiada wykonawca wskazany w uchwale jako pierwszy (wykonawca odpowiedzialny). Pozostali wykonawcy (współwykonawcy) zobowiązani są do przekazania odpowiedzialnemu wykonawcy w uzgodnionym z nim terminie niezbędnych materiałów.

Protokół wykonania muszą podpisać wszyscy wykonawcy wymienieni w uchwale.

13. Opisać proces kontroli wykonania dokumentów, tryb ewidencjonowania dokumentów otrzymanych do egzekucji, tryb usuwania dokumentów spod kontroli.

a) Wykonanie jakich dokumentów (instrukcji) podlega obowiązkowej kontroli?

. Dokumenty administracyjne (zamówienia, instrukcje);

. dokumenty (protokoły, listy, notatki, plany itp.) zawierające szczegółowe instrukcje dotyczące pracy

z nimi i terminami; wymagające przygotowania odpowiedzi, zorganizowania wydarzeń, raportu itp.;

. instrukcje zawarte w podejmowanych uchwałach (w tym w formie elektronicznej) dotyczących przeglądanych dokumentów (pisma itp.);

. indywidualne instrukcje menedżera, niezwiązane z żadnym dokumentem, udokumentowane (w tym w formie elektronicznej).

b) W jakich przypadkach dokumenty (instrukcje) uważa się za wykonane?

. Przygotowane na nich dokumenty końcowe nie są zwracane do przeglądu i została w ich sprawie podjęta odpowiednia decyzja;

. zakończono zatwierdzanie i podpisywanie projektów dokumentów sporządzonych zgodnie z instrukcjami.

. pisma wychodzące przygotowane na podstawie dokumentu (dystrukcji) są rejestrowane i wysyłane;

. dokumenty kontraktowe są rejestrowane;

. Menedżer, do którego obowiązków należy monitorowanie wykonania poleceń (administrator), potwierdza ich wykonanie pod kątem merytorycznym zagadnień w nich postawionych.

c) Jakie są prawa odpowiedzialnego wykonawcy i współwykonawców?

. Wydawaj polecenia swoim bezpośrednim podwładnym i monitoruj ich wykonanie;

. zażądać od pracowników informacji niezbędnych do wykonania dokumentu (instrukcji);

. określić tryb wykonania dokumentu (instrukcji) (w tym tryb przygotowania i zatwierdzania materiałów do wykonania zamówienia, termin i formę udziału współwykonawców w pracach nad wykonaniem zamówienia);

. koordynować pracę współwykonawców;

. zwołać współwykonawców w celu przeprowadzenia kolegialnej dyskusji i rozstrzygnięcia kwestii związanych z wykonaniem dokumentu (instrukcji);

. podejmuje uzasadnioną decyzję o włączeniu lub odmowie uwzględnienia propozycji i uwag złożonych przez współwykonawców w projekcie dokumentu końcowego;

. przygotować propozycje przedłużenia terminu wykonania dokumentów (instrukcji) wskazując obiektywne przyczyny przedłużenia oraz planowany termin wykonania.

d) Za co odpowiada wykonawca?

. Jakość przygotowania (kompletność i rzetelność informacji wykorzystanych przy sporządzaniu dokumentu końcowego), poprawność wykonania dokumentów sporządzonych zgodnie z dokumentem (instrukcją);

. kompletność i poprawność uwzględnienia uwag i sugestii współwykonawców oraz osób zatwierdzających (organizacji) w nowym wydaniu dokumentu (instrukcji);

. dotrzymanie ustalonych terminów wykonania dokumentu (instrukcji);

. bezpieczeństwo oryginału dokumentu (w przypadku przekazania mu oryginału dokumentu).

e) Jakie są terminy realizacji dokumentów (zamówień)?

Dokument lub instrukcja (uchwała) z reguły wyznacza termin (datę kalendarzową) jej wykonania.

Jeżeli w treści uchwały zamiast daty lub okresu zawarto ustne określenie terminu, zlecenie podlega wykonaniu w odpowiednim terminie:

. „bardzo pilne”, „natychmiast” – w ciągu jednego dnia roboczego;

. „pilne” – w terminie nie dłuższym niż trzy dni robocze;

. „niezwłocznie” – w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych.

Jeżeli termin realizacji zamówienia nie jest określony, zamówienie musi zostać wykonane w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych lub zgodnie z terminem określonym w dokumencie, którego zamówienie (uchwała) dotyczy.

f) Jakie prawa przysługują administratorowi?

. Żądaj informacji o postępie realizacji dokumentu (instrukcji);

. zwrócić dokumenty przygotowane z naruszeniem wymagań lokalnych przepisów organizacji do rewizji;

. usunąć dokumenty (zamówienia) spod kontroli.

14. Opisać procedurę rejestracji i przetwarzania dokumentów wychodzących.

Dokumenty podpisane przez kierownictwo należy złożyć w biurze w celu rejestracji i wysyłki jeszcze tego samego dnia.

Przed zarejestrowaniem dokumentu przyjętego do wysyłki sprawdzana jest poprawność jego formatowania:

. dostępność elementów formularza, podpisu, daty, wymaganych wiz i informacji o wykonawcy;

. obecność tytułu tekstu, numeru i daty dokumentu, na który udzielono odpowiedzi;

. poprawność adresu odbiorcy;

. obecność załączników określonych w dokumencie, a także materiałów, na podstawie których sporządzono dokument wychodzący (jeżeli jest odpowiedzią na pismo przychodzące);

. obecność pieczęci, jeżeli jest ona wymagana.

Nieprawidłowo wypełnione dokumenty zwracane są wykonawcom.

Jeżeli dokument wysyłany jest na kilka adresów, wykonawca przedkłada tyle kopii podpisanego pisma, ile potrzeba do wysłania wszystkim adresatom, oraz jedną kopię kopii.

Po sprawdzeniu wykonania dokument zostaje zarejestrowany w dzienniku, a na wszystkich egzemplarzach dokumentu zostaje umieszczony numer wyjściowy.

Numer wychodzący składa się z indeksu jednostki strukturalnej, która przygotowała odpowiedź, numeru sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw oraz numeru porządkowego.

Stempel rejestracyjny zaświadczenia umieszczany jest na kopii dokumentu wychodzącego w lewym górnym rogu.

Korespondencję przekazuje się do wysyłki na pocztę lub dostarcza za pośrednictwem kurierów.

Uwierzytelnione kopie nadesłanych dokumentów przekazywane są tego samego dnia do właściwych wydziałów wykonawców w celu złożenia w aktach.

15. Opisz procedurę opracowania zamówienia (instrukcji).

Projekt zarządzenia (instrukcji) przed oddaniem do podpisu zatwierdzany jest przez zastępców dyrektorów generalnych ds. obszarów działalności, kierownika działu prawnego oraz kierowników pozostałych zainteresowanych pionów strukturalnych.

Zatwierdzając projekt dokumentu, prawnicy sprawdzają jego zgodność z obowiązującymi przepisami, a także poprawność odniesień do dokumentów regulacyjnych.

Wizy umieszczane są na odwrocie ostatniej strony oryginalnego zamówienia.

Uwagi do projektu zarządzenia umieszcza się na odwrocie ostatniej kartki lub na osobnej kartce, o czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji na projekcie.

Jeżeli wykonawca dokona zmian i uzupełnień, projekt zamówienia powinien zostać uzgodniony ze wszystkimi, którzy wcześniej zatwierdzali dokument.

W dniu podpisania zamówienia podpisane przez kierownictwo przekazywane są do urzędu w celu rejestracji w specjalnym dzienniku i obiegu.

Zamówienia wydawane są w ściśle ograniczonej liczbie egzemplarzy i wysyłane tylko do tych jednostek strukturalnych, które ich potrzebują.

Odpowiedzialność za określenie nakładu i prawidłowe przygotowanie dystrybucji dokumentu spoczywa na kierownikach jednostek strukturalnych, które przygotowały zamówienie.

Projekty zamówień dla personelu przygotowywane są przez dział personalny.

W przypadku zamówień na personel wizy zatwierdzające są rejestrowane na przedniej stronie dokumentu, poniżej szczegółu „Podpis”.

Zamówienia na personel są rejestrowane, układane w odrębne od pozostałych zleceń zbiory i posiadają własną numerację: do numeru ewidencyjnego dodawany jest indeks „k”.

Oryginały zamówień na główne działania są przechowywane w biurze, a zamówienia na personel - w dziale personalnym zarządzania personelem.

Podjęcie decyzji zarządczych i same decyzje dokumentowane są protokołami spotkań produkcyjnych z kierownictwem.

16. Jak Twoim zdaniem powinien zmienić się tryb pracy z dokumentami?

Organizacja nie posiada lokalnego dokumentu regulującego proces realizacji i kontroli wykonania dokumentów (instrukcji). Proces nie obejmuje biura, ale monitorowanie realizacji dokumentów (zamówień) jest jedną z jego funkcji.

17. Jakie formy rachunkowości i rejestracji dokumentów stosowane są w organizacji?

18. Jak wygląda procedura przygotowania spraw do przekazania do magazynu archiwalnego?

Przed przekazaniem spraw do archiwum przeprowadza się badanie wartości naukowej i praktycznej dokumentów.

Badanie wartości dokumentów przeprowadza stała komisja ekspercka organizacji (KE).

Skład KE zatwierdzany jest zarządzeniem Dyrektora Generalnego.

W swojej pracy KE kieruje się ustawą federalną z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”, Podstawowymi zasadami funkcjonowania archiwów organizacyjnych (zatwierdzonymi decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002) oraz dokumenty normatywne i metodologiczne Rosarchowa.

EC organizacji pełni następujące funkcje:

. rozpatruje projekty nomenklatur spraw działów strukturalnych organizacji;

. organizuje coroczną selekcję dokumentów do przechowywania i zniszczenia;

. dokonuje przeglądu inwentarza akt trwałego przechowywania, akt osobowych i przechowywania długoterminowego (powyżej 10 lat);

. rozpatruje i zatwierdza ustawy o przydzieleniu do zniszczenia akt niepodlegających dalszemu przechowywaniu;

. rozpatruje propozycje zmiany okresów przechowywania niektórych kategorii dokumentów określonych w obowiązujących wykazach materiałów dokumentacyjnych wraz z okresami przechowywania i podejmuje decyzje o przedłożeniu tych propozycji do rozpatrzenia instytucji archiwalnej;

. uczestniczy w opracowywaniu i opiniowaniu projektów spisów dokumentów, standardowych i przybliżonych nomenklatur spraw oraz innych pomocy metodycznych do pracy biurowej i pracy archiwum organizacji.

Członkowie KE, przy udziale innych specjalistów, sprawdzają prawidłowość selekcji dokumentów do przechowywania i zniszczenia, dokonując przeglądu inwentarzy, ustaw i dokumentów. Bezpośredniej selekcji dokumentów dokonują pracownicy działów strukturalnych odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji oraz pracownicy archiwów.

Wybór dokumentów i akt do zniszczenia określa ustawa. Akty są opiniowane przez KE, podpisywane przez przewodniczącego, jej członków i zatwierdzane przez kierownictwo organizacji.

Przeniesienie spraw do centralnego archiwum organizacji.

Sprawy o stałym i długotrwałym (ponad 10 lat) okresie przechowywania przekazywane są do archiwum organizacji nie wcześniej niż po roku od zakończenia ich bieżącej pracy biurowej. Przenoszenie plików z tymczasowym okresem przechowywania (do 10 lat) do archiwum odbywa się według uznania kierownictwa i biorąc pod uwagę stopień obciążenia magazynu archiwum.

Archiwum przyjmuje dokumenty do przechowywania według list dostaw oddzielnie dla okresów stałego i czasowego przechowywania w dwóch egzemplarzach.

Jeżeli jakiejś jednostce strukturalnej potrzebne są pojedyncze akta do bieżących prac, archiwum organizuje wydanie tych akt do tymczasowego użytku.

Pracownik archiwum podpisuje odbiór spraw na wszystkich egzemplarzach list dostaw, podając datę przyjęcia i liczbę otrzymanych spraw.

Jeden egzemplarz inwentarza zwracany jest dostawcy, reszta pozostaje w archiwum organizacji.

Wydawanie akt do użytku tymczasowego pracownikom działów strukturalnych organizacji odbywa się na podstawie specjalnego wniosku.

Zwolnienie spraw jest formalizowane przez pokwitowanie od pracownika organizacji i odpowiedni wpis w księdze ewidencji wydania spraw z archiwum.

Sprawy wydawane są na okres nie dłuższy niż jeden miesiąc. Pracownicy jednostek strukturalnych odpowiadają za terminowy zwrot dokumentów wydanych przez archiwum do użytku tymczasowego.

W ciągu roku urzędowego wystawiana jest karta zastępcza do sprawy wydanej ze względów służbowych. Wskazuje jednostkę strukturalną, numer sprawy, datę jej wydania, komu sprawa została wydana, datę jej zwrotu oraz udostępnia kolumny potwierdzeń otrzymania i przyjęcia sprawy.

19. Podaj wzór nazewnictwa akt wydziału oraz opisz organizację przechowywania dokumentów w oddziale.

W jednostkach strukturalnych organizacji nazewnictwo przypadków opracowywane jest corocznie w ustalonej formie.

Opracowuje je osoba odpowiedzialna za pracę biurową, przy zaangażowaniu specjalistów.

Na podstawie nomenklatury spraw pionów strukturalnych urząd opracowuje skonsolidowaną nomenklaturę spraw organizacji.

Nazewnictwo akt jednostki strukturalnej obejmuje wszystkie akta i dokumenty powstałe w toku działalności jednostki, a także wszelkie akta sygnaturowe, dzienniki i inne formularze księgowe.

Wszystkie obudowy muszą mieć indeks, który składa się z konwencjonalnego cyfrowego oznaczenia jednostki konstrukcyjnej i numeru seryjnego skrzynki zgodnie z nomenklaturą.

Nomenklatura wskazuje nazwy (nagłówki) spraw.

Przy opracowywaniu tytułu sprawy oprócz nazwy tematu (temat, pytanie) wskazany jest rodzaj otwieranej sprawy (materiały, korespondencja itp.), A także daty wydarzeń, informacje o korespondentach , zaznacza się, czy dokument jest oryginałem, czy kopią itp.

Okresy przechowywania akt i numerów artykułów są wskazane zgodnie z Wykazem standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzonym zarządzeniem Ministra Kultury Rosji z dnia 8 sierpnia br. 25.2010 nr 558).

Terminy przechowywania spraw niewymienionych w Wykazie ustalają specjaliści z jednostek strukturalnych wspólnie z archiwum centralnym.

Sprawy powstałe w roku urzędowym, a nie ujęte w wykazie spraw, wpisuje się dodatkowo w odpowiednim dziale.

Nazewnictwo spraw podlega corocznemu przeglądowi: określane są tytuły spraw i okresy przechowywania, a także dodawane są nowe sprawy otwarte w ciągu roku.

Przeniesione (niezakończone sprawy) jednostki strukturalnej przenoszone są na listę spraw na rok następny z zachowaniem pierwotnego wskaźnika pracy biurowej.

Na koniec roku, na końcu nomenklatury spraw, dokonuje się ostatecznego spisu kategorii i liczby wszczętych spraw, oddzielnie stałych, długoterminowych (powyżej 10 lat) i tymczasowych (do 10 lat włącznie). okresy przechowywania. Ostateczny zapis zostaje poświadczony, a informacja ta przekazywana jest do archiwum.

Sprawy w bieżącej pracy kancelaryjnej tworzone są zgodnie z nomenklaturą spraw.

Wszystkie dokumenty grupowane są w akta i przechowywane do momentu przekazania ich do archiwum w działach strukturalnych organizacji.

Składane są wyłącznie dokumenty wykonane. Wykonawca spisuje wykonane dokumenty „W sprawie nr ____”, potwierdzając tym samym, że kwestia poruszona w piśmie została rozwiązana.

Kopie dokumentów złożonych w aktach podlegają poświadczeniu.

Wykonane dokumenty umieszczane są w aktach w kolejności rozstrzygnięcia spraw według chronologii, alfabetu, indeksacji (numeracji), a dokument odpowiedzi musi następować po dokumencie żądania.

Dokumenty z tego samego roku urzędowego grupuje się w sprawy, z wyjątkiem spraw zbywalnych, które mają długi, ponad roczny okres tworzenia (na przykład plany długoterminowe, akta osobowe itp.).

Jedno opakowanie powinno zawierać nie więcej niż 250 arkuszy (grubość opakowania 30-40 mm). W przypadku dużej objętości dokumentów przeprowadza się albo chronologiczny podział kompleksu na niezależne sprawy, albo też kwestię dzieli się na podzagadnienia.

Usunięcie dokumentów z akt bieżących odbywa się za zgodą kierownictwa jednostki strukturalnej. Dokumenty ze spraw wydawane są na podstawie podpisu na karcie zastępczej, którą przechowuje pracownik biura.

Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji czuwają nad ewidencją i bezpieczeństwem dokumentów. Zabrania się wyjmowania dokumentów z akt w celu trwałego przechowywania po zakończeniu ich pracy biurowej.

20. Czy istnieje potrzeba tworzenia historii pracy z dokumentami, śledzenia postępu realizacji i procesu zatwierdzania?

21. Czy często spotykasz się z niedostępnością zasobów sieciowych (dysków współdzielonych, drukarek)?

Tak. Awarie zdarzają się co miesiąc.

22. Czy możesz powiedzieć, że Twój komputer działa wolno i często brakuje miejsca na dysku twardym?

23. Czy często napotykasz problemy podczas pracy z pocztą elektroniczną?

Bardzo rzadko.

Aby uprościć przetwarzanie wyników wywiadu, można je przedstawić w następującej formie:

■ Etap 4: przeprowadź ankietę. Ankieta ma na celu uzyskanie bardziej szczegółowych informacji na temat obiegu dokumentów w organizacji. Ponadto poufna ankieta pozwoli poznać prawdziwe podejście pracowników do projektu wdrożenia EDMS. Przybliżona lista pytań w kwestionariuszu może wyglądać następująco:

Twoje podejście do wdrożenia EDS (pozytywne, negatywne, ambiwalentne itp.).

Jakie przyczyny, Twoim zdaniem, mogą utrudniać wdrożenie EDMS (bardzo krótkie terminy realizacji projektów, niechęć pracowników do pracy w EDMS, niewystarczający poziom kwalifikacji pracowników itp.)?

Czego oczekujesz od wdrożenia EDS (obniżenie kosztów, skrócenie czasu potrzebnego na zatwierdzenie dokumentów, zwiększenie poziomu kontroli nad realizacją zamówień)?

Jaki jest Twoim zdaniem poziom bezpieczeństwa dokumentów w organizacji (wysoki, średni, niski)?

Ile czasu poświęcasz na poszukiwanie wymaganego dokumentu?

Jaka jest Twoim zdaniem szybkość wyszukiwania niezbędnych informacji w organizacji (wysoka, zadowalająca, niska)?

Ile czasu zajmuje zatwierdzenie dokumentu? (Określić dla każdego rodzaju uzgodnionych dokumentów.)

Wyniki badania można przedstawić w tabeli Excela (tabela 2), a następnie na podstawie tych danych można dla przejrzystości skonstruować diagramy.

KOSZTY WDROŻENIA I WŁASNOŚCI EDMS

Wiele organizacji, skupiając się na kosztach wdrożenia EDMS, traci z pola widzenia całkowity koszt posiadania EDMS.

Jednym z kryteriów wyboru EDMS powinien być koszt posiadania. Potencjalne organizacje wdrażające będą mogły na żądanie udostępnić niezbędne dane (przynajmniej obliczenia dotyczące wdrożenia i utrzymania). Koszt posiadania składa się z kosztów kapitałowych i operacyjnych.

Przybliżony kosztorys wdrożenia kapitału (CAPEX) może wyglądać następująco:

Sprzęt (jeśli np. potrzebny jest mocniejszy serwer, dodatkowy zakup komputera PC): 300 000 RUB;

Licencje na wdrożone oprogramowanie (licencje serwerowe i klienckie): 400 000 RUB;

Praca (koszty pracy konsultanta): 1 500 000 RUB.

Razem: 2 200 000 rub.

Jeśli chodzi o koszty operacyjne (OPEX), mogą one wyglądać następująco:

Szkolenie nowych użytkowników do pracy z systemem: 100 000 RUB;

Wsparcie systemu informatycznego (rocznie): 500 000 RUB;

Wsparcie techniczne dla użytkowników (rocznie): 200 000 RUB.

Razem: 800 000 rub. W roku.

Przykłady pokazują przybliżony koszt wydatków, pozwalają jednak również określić, że koszty operacyjne EDMS mogą sięgać nawet 40% kosztów wdrożenia.

Dlatego przy wyborze EDMS należy zwrócić uwagę na koszt licencji, możliwość szkolenia nowych użytkowników oraz koszt utrzymania i wsparcia.

Możesz samodzielnie przeszkolić jednego lub dwóch specjalistów. A jeśli jest ich dziesięciu, a nawet z różnych pionów strukturalnych, to znaczy, że będą wykonywać różne zadania w EDMS... W tym przypadku mogą być wymagane szkolenia przez specjalistów organizacji realizującej. Jeśli chodzi o konserwację i wsparcie techniczne, z reguły organizacje wykonawcze oferują kilka opcji.

Nie powinieneś od razu wybierać najtańszej oferty towarzyskiej – może to Cię drogo kosztować. Konieczne jest przeanalizowanie wszystkich warunków, a mianowicie: czasu reakcji na wniosek (może to być 24 godziny, 36 godzin itp.), czasu rozwiązywania problemów (3-5 dni roboczych) itp.

KIEDY LEPIEJ PRZEŁOŻYĆ WDROŻENIE EDS?

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których lepiej nie spieszyć się z wdrażaniem EDMS i najpierw dokonać zmian organizacyjnych, zoptymalizować procesy pracy z dokumentami itp.

Lepiej odłożyć wdrożenie EDS w przypadkach, gdy:

Inicjatywa wdrożenia nie pochodzi od najwyższego kierownictwa, ale od kierowników pionów strukturalnych;

W organizacji panuje chaos z punktu widzenia regulacji procesów (zautomatyzowany chaos nie przestanie być chaosem);

Z tego czy innego powodu pracownicy „buntują się” przeciwko wprowadzeniu EDS („jest dużo pracy, mało ludzi, a potem wdrożenie”).

STRESZCZENIE

1. Ankieta przedprojektowa przed wdrożeniem EDMS jest obowiązkowa i w istocie stanowi audyt obiegu dokumentów.

2. Przeprowadź samodzielnie ankietę przedprojektową, od razu zwróć się do organizacji wykonującej lub wykonaj jedno i drugie - decyzja należy do organizacji klienta.

3. Ankieta przedprojektowa pozwala ocenić gotowość organizacji do wdrożenia EDMS oraz ograniczyć czas i koszty finansowe w przyszłości przy realizacji projektu.

4. Czasami lepiej odłożyć wdrożenie EDMS i przeprowadzić zmiany organizacyjne, zoptymalizować procesy pracy z dokumentami itp.