1. По своему назначению документы бывают:
a. Распорядительные документы
b. Исполнительные документы
Они составляются в момент совершения операции или сразу же после неё. Например, акт на списание материальных ценностей, накладная, расходный ордер по складу
c. Комбинированные документы
d. Документы бухгалтерского оформления
Они служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Сюда можно отнести – бухгалтерская справка, бухгалтерская справка-расчет по начислению износа (амортизации) основных средств
2. По месту составления документы бывают:
a. Внутренние документы
Документ оформляется и используется в пределах организации. В качестве примера можно указать – накладная на внутреннее перемещение товаров, расходный кассовый ордер, требование на отпуск продукции
b. Внешние документы
Документ поступает из другой организации или направляется из данной организации в другую. В качестве примера можно указать – счет-фактура, платежное поручение
3. По объему содержания документы бывают
a. Первичные документы
Они впервые регистрируют хозяйственную операцию. Эти документы составляют основу текущего учета. В качестве примера можно указать – накладные, кассовые приходные и расходные ордера, приказы, распоряжения, акты на списание, акты выполненных работ, табель учета рабочего времени и т.д.
b. Сводные документы – это вторичные документы, которые составляются на основе первичных и обобщают их. В качестве примера можно указать – авансовый отчет подотчетного лица о командировке, отчеты кассира, отчет кладовщика о движении материальных ценностей по складу
4. По порядку составления документы бывают:
a. Разовые документы
Они составляются в один рабочий прием. К ним относятся, например, квитанция, требование на отпуск материальных ценностей со склада, приходные, расходные кассовые ордера.
b. Накопительные документы
Они составляются в несколько рабочих приемов и отражают однородные операции за определенный период. Например, личная карточка или счет работника по заработной плате, лимитно-заборная карта, накопительная ведомость
5. По способу исполнения документы бывают:
a. Документы, исполненные ручным способом
b. Документы, исполненные машинным способом
i. Исполненные с помощью ЭВМ
ii. Исполненные на пишущей машинке
a. Материальные документы
Они предназначены для оформления операций по движению товароматериальных ценностей. Например, накладная, акт о приемке материалов, акт приемки-передачи материальных ценностей
b. Денежные документы
Они используются для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами. В качестве примера – платежное поручение, приходный кассовый ордер
c. Расчетные документы
d. Они используются для оформления расчетных взаимоотношений организаций со своими контрагентами по возникшим обязательствам. В качестве примера – счет-фактура
7. По числу учитываемых позиций
· Однострочные, то есть документы, которые содержат одну учетную позицию (приходный кассовый ордер)
· Многострочные – они содержат две и более учетные позиции (авансовый отчет)
· Материальные – они используются для оформления операций по движению товароматериальных ценностей (Накладная, акт приемки-передачи основных средств, акт о приемке материалов)
· Денежные
· Расчетные
9. По качественным признакам:
· Полноценные (доброкачественные) – это документы, которые должны отвечать следующим требованиям:
ü Правильно оформленными, то есть должны быть составлены по форме, установленной для данного документа и иметь все обязательные (необходимые) реквизиты.
ü Должны отражать законные по содержанию операции
ü Они должны отражать действительно совершенные операции
ü Они должны отвечать всем предусмотренным выше требованиям одновременно
· Неполноценные:
v Неправильно оформленные: недооформленные , в которых отсутствуют необходимые реквизиты (без подписи, без даты); документы, имеющие ненадлежащие реквизиты (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом); Документы, которые имеют лишние реквизиты (накладная с гербовой печатью); документы, оформленные на бланках не установленной формы .
v Документы, отражающие незаконные операции (акт на списание материалов с завышением их стоимости), то есть данные документы составляются на хозяйственные операции, которые по существующим правовым номам не должны совершаться.
v Подложные документы – это документы, которые отражают вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись:
Ø Документы, которые содержат материальный подлог или фальсифицированные.
Ø Документы, которые содержат заведомо ложные сведения, то есть содержат интеллектуальный подлог: безденежные и бестоварные (расходный кассовый ордер – безденежный документ, так как деньги по данному кассовому ордеру в действительности не выдавались, бестоварными называются документы, которые содержат все реквизиты документа, но по которым в действительности передача товара не осуществлялась – накладная, счет-фактура). Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:
ü Выдача сторонним организациям заведомо фиктивных документов для прикрытия и противозаконных действий
ü Составление фиктивных документов или изменение подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, которая образовалась в следствие хищения
ü Представление подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство продукции, работ, услуг с последующим их хищением
v Документы, содержащие случайные ошибки, связаны с невнимательностью, неопытностью материально ответственных лиц, а так же незнанием ими основ учетной работы (неправильно указанный объем выполненных работ, даты совершения хозяйственной операции) Это ошибка, которая совершилась один раз, если повторяется, то уже не случайная ошибка.
· Документы не официального учета – не предусмотрены действующими нормативными актами, однако в нарушении правил ведутся материально ответственными лицами в виде не официальных карточек, книг черновых отвесов, двухсторонних записей товарных и денежных средств. В ходе осмотра в помещении у материально ответственных лиц можно обнаружить черновые записи товарных или денежных документов, акты не официального снятия остатков.
Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании экономических преступлений в связи с тем, что они являются носителями юридически значимой информации.
С документацией тесно связан документооборот. Документооборот – это движение документов внутри организации от момента их создания или получения от других организаций до передачи этих документов в архив.
Стадии документооборота:
1. Создание или получение бухгалтерского документа от другой организации
2. Проверка, исполнение и принятие к учету бухгалтерского документа
3. Бухгалтерская обработка учетного документа
4. Передача документа в архив
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителя органов, проводящих изъятие документов снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Порядок изъятия бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела:
1. Акт изъятия составляется на основании ФЗ «О милиции», а так же на основании ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9)
2. Составляется протокол выемки или истребования документа (НК ст. 93, 94)
3. Протокол истребования или запрос документов
4. Изъятие документов может происходить при осмотре места происшествия
Порядок изъятия после возбуждения уголовного дела:
1. Протокол обыска, выемки
2. Изъятие документа при осмотре места происшествия
3. Представление документов участникам процесса
Классификация документов в бухгалтерском учете кратко будет рассмотрена в данной статье. Документом называется доказательство в письменной форме осуществления какой-либо хозяйственной операции и права на её реализацию. Качество бухгалтерского учёта детерминируется в первую очередь правильным и своевременным составлением документов. Роль последних чрезвычайно важна, поскольку именно документы служат для контролирования сохранности имущества, законности и необходимости различных хозяйственных операций. Итак, классификация документов в бухгалтерском учете для чего нужна?
Контроль документации
Руководящие сотрудники учреждения осуществляют предварительный контроль, подписывая документ, лежащий в основе совершения какой-либо операции (например, выплата денег, приём материалов и т. п.) Когда работник подписывает документ, он автоматически становится лично ответственным за целесообразность данной операции, даёт на неё своё разрешение.
Дальнейший контроль осуществляется преимущественно посредством документальных ревизий, когда в бухгалтерии проверяются все поступающие документы, а также путём аудиторской проверки.
Составная часть бухучета
Документация как средство оформления операций и основание бухгалтерских записей - это одна из составных частей метода бухучёта. С ней тесно связаны и такие элементы, как инвентаризация и счета. Документы обосновывают записи произведённых операций в системе счетов, находят широкое применение при анализе хозяйственного функционирования организации, для своевременного руководства и управления деятельностью учреждения, поскольку оправдывают действия работников. Отражать в системе бухучёта проведённые операции могут только документы, оформленные в соответствии с требованиями. Они позволяют каждый день видеть движение материальных ценностей, товаров, финансовых средств.
Классификация документов в бухгалтерском учете имеет важное значение.
Различия среди документов
Поскольку операции, выполняемые в процессе финансово-хозяйственного функционирования учреждения, разнообразны, наблюдаются различия и среди документов, посредством которых происходит их оформление. Разнообразие документации также можно объяснить их отличительными признаками в учётной работе.
Чтобы выбрать наиболее приемлемую форму для оформления какой-либо операции, документы группируются в зависимости от:
Организации в своей повседневной работе создают документы, охватывающие различные задачи хозяйственной, общественной, финансовой, производственной деятельности: решения, приказы, договоры, письма, протоколы, телеграммы, акты, справки, заявления и т. п.
Принципы классификации документов в бухгалтерском учете
Бухгалтерские документы классифицируются в зависимости от следующих разновидностей учёта:
- продукты сельского хозяйства;
- труд и его оплата;
- материалы;
- ведущие средства и нематериальные активы;
- работы строительных механизмов и машин;
- работы в капитальном строительстве;
- работы в автотранспорте;
- итоги инвентаризации;
- торговые операции;
- кассовые операции.
Управленческая деятельность фиксируется по предписанным формам разными способами соответствующей информации, и таким образом создаётся документ.
Как создаются учетные документы?
Учётные документы можно создавать как на бумажных, так и на машинных носителях. Они необходимы потому, что в течение некоторого времени на их основании можно применять нужную управленческую информацию для разнообразных целей. Важное место занимает классификация первичных документов в бухгалтерском учете.
Поскольку перед бухгалтерским учётом ставится задача полного обеспечения данными внешних и внутренних пользователей, показателей деятельности предприятия для объективного вывода об их имущественном и финансовом положении, решается она составлением необходимых документов, что вызвало серьёзный рост объёма информации и повышенные требования к её содержанию, качеству. В связи с этим необходимо назначение результативного контроля истинности учётной информации как одного из главных источников для обоснования различных управленческих решений. Именно поэтому проблема совершенствования качества документов и их оборота приобретает в настоящее время как научное, так и практическое значение. Как проводится классификация первичных учетных документов в бухгалтерском учете? Об этом далее.
Реквизиты
Документы включают в себя обособленные элементы, или показатели, называющиеся реквизитами.
Общее количество реквизитов документа влияет на выбор его формы. Каждый документ должен отвечать определённым требованиям и задачам, поэтому важно составить его таким образом, как принято в категории, к которой он относится. С тем, насколько качественно и полно оформлена документация, напрямую связана и их юридическая, доказательная сила, поскольку они выступают свидетельством, удостоверяющим конкретные факты. Любые реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.
Ниже приводятся требования к классификации первичных документов в бухгалтерском учете.
Обязательные реквизиты на первичных документах
В состав первичных документов должны включаться такие обязательные реквизиты:
- номинация должностей сотрудников, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и верное её оформление;
- личные подписи с расшифровками, включая те случаи, когда документы создаются с помощью технических вычислительных средств.
В случае необходимости в документ добавляются дополнительные реквизиты: эмблема предприятия, Государственный герб РФ, номинация вышестоящего органа, ссылка на дату и индекс входящего документа, индекс организации связи, адрес телеграфа, номер, гриф, ограничивающий доступ, визы, резолюция и т. п. Всё это включается в состав документа по усмотрению предприятия.
Формуляр
Реквизиты документов, расположенные в определённой последовательности, в своей совокупности носят название формуляра. Если он применяется для конкретной разновидности документов, он является типовым (к примеру, для протоколов или приказов). Подобный формуляр содержит в себе фиксированный набор реквизитов, которые располагаются в строгом порядке, их содержание и размещение определяются ГОСТом. Чаще всего встречается классификация документов бухгалтерского учета по назначению.
Любой первичный документ должен составляться в тот момент, когда производится хозяйственная операция, при невозможности выполнения данного условия оформление производится сразу после её окончания.
Активы, хозяйственные операции и различные обязательства документируются в валюте РФ (то есть в рублях) и на русском языке. В случае составления документа на другом языке, в нём должен быть построчный перевод на русский.
Как первичные, так и сводные учётные документы могут набираться на машинных и бумажных носителях. Ниже будет представлена классификация документов в бухгалтерском учете с примерами.
Документы по операциям, связанным с кредитами, финансами, денежными средствами, обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем предприятия или же лицами, исполняющими их обязанности и имеющими специальные полномочия. Лица, которые имеют право первой и второй подписи, прописываются в приказе по организации.
Требования к документам
Каждый документ управленческого типа должен удовлетворять таким требованиям: составляться по строго определённой форме и в некоторых случаях подчиняться стандартам; выпускаться компетентным органом или лицом, имеющим должностные полномочия, а также теми лицами, которым данное право предоставлено законом или директивным указанием; издаваться с целью исполнения правовых норм и не противоречить им. Классификация документов в бухгалтерском учете и их обязательные реквизиты должны контролироваться руководителем предприятия.
Тексты в документе желательно делить на две главные части. В первой отмечаются основания формирования документа, во второй изъясняются предложения, выводы, решения, просьбы, распоряжения. Если в документе содержится одна фраза, в первой его части всё равно следует указать основание создания, а во второй - непосредственно распоряжение. В некоторых случаях в документе может быть только заключительная часть, если это письмо или просьба без какого-либо пояснения. Текст документа должен быть точным и понятным.
Все бухгалтерские документы относятся к Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код выступает вместо названия и служит способом идентификации объекта. Он используется для упрощения обработки информации в первичных документах. Например, код 5002 обозначает выдачу денежных средств из кассы в подотчётной форме.
Подобные классификации являются стандартом, обязательным для исполнения всеми хозяйственными субъектами. Также большую роль в стандартизации и унификации документов играют ГОСТы, типовые проектные решения межотраслевого характера, обработка данных с использованием ЭВМ, пакеты прикладных программ.
Движение качественно обработанной исходной документации по определённым маршрутам от места формирования или появления в учреждении до сдачи в архив на хранение или отправки физическим и юридическим лицам, в них заинтересованным, называется документооборотом.
По назначению
Существует классификация документов в бухгалтерском учете по назначению:
По способу составления
- Первичные - оформляются для каждой хозяйственной операции в тот момент, когда она совершается (требования, кассовые ордера и т. п.).
- Сводные - составляются с опорой на первичные документы (отчёт склада, кассира и т. д.).
По составу хозяйственных операций
- Денежные - показывают движение денег и их наличие (облигации, чеки, кассовые ордера).
- Материальные - содержат данные о наличии и движении принадлежащего организации имущества.
- Расчётные - показывают расчёты предприятия с иными физическими или юридическими лицами (авансовые отчёты, платёжные поручения, расчётные чеки и т. п.).
По способу выражения хозяйственных операций и участку составления
- Разовые - отражают одну или несколько операций в тот момент, когда они производятся (кассовые ордера, накладные).
- Накопительные - оформляются в определённый временной период посредством накопления повторяющихся однотипных записей (например, табели учёта рабочего времени). По какому критерию еще проводится классификация бухгалтерских документов?
По методу заполнения
По месту оформления
- Внутренние - составляются непосредственно в организации (расчётно-платёжные ведомости, товарные отчёты).
- Внешние - поступившие от иных организация (например, выписки из банка).
Документооборот является отражением организационной сложившейся в учреждении структуры управленческого аппарата. Очень важно соблюдать сроки сдачи документов, поскольку нарушение их приводит к потере ими оперативности и актуальности.
Нами рассмотрена классификация документов в бухгалтерском учете.
На предприятиях и в организациях совершаются самые разные хозяйственные операции. Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы и подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов.
Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.
Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
· назначение;
· порядок отражения операций;
· степень охвата хозяйственных операций;
· количество учетных записей;
· место составления документа;
По назначению документы делятся на организационно-распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Организационно-распорядительные документы - это комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. Распорядительные документы служат основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно толь-ко при наличии письменного распоряжения директора предприятия и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся до-веренность на получение товарно-материальных ценностей, чек на по-лучение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расче-тов, наряд на сдельную работу и т.п.
Оправдательные (исполнительные) документы оформляют на уже произведенные операции, т.е. они подтверждают факт совершения хозяйственных опе-раций и служат бухгалтерии основанием для отражения в учете. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании то-варно-материальных ценностей и денежных средств.
К таким доку-ментам относятся : приемные акты , квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются работника-ми бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдатель-ных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
К ним относятся: накопительные ведомости распределе-ния общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомос-ти начисления амортизации , расчет реализованных торговых скидок, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки организационно-распоря-дительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкрет-ной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную опера-цию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, слу-жит распорядительным документом.
После того как деньги будут вы-даны с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере кор-респондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерско-го оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассо-вый ордер и др. Применение комбинированных документов широко распростране-но в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, де-лает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бу-магу.
По порядку отражения операции документы бывают первичными и сводными.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные, платежное требование и др.).
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей, либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира, которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы, оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одно-временно. После составления на их основании делаются бухгалтерс-кие записи. К разовым документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.
Накопительные документы составляют постепенно на протяже-нии определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения одно-родных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей. К та-ким документам относятся: ведомость распределения накладных расходов, справка бухгалтерии на списание калькуляционной разницы, лимитно-заборная карта. На основании лимитно-заборной карты отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер потребляемых цехом материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая дан-ные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, по-стоянно контролируют отпуск материалов в производство.
Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтер-ского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого от-дельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных до-кументов находят все большее распространение в бухгалтерской прак-тике.
По количеству учетных записей документы делятся на одностроч-ные и многострочные. Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. К таким документам относятся: доверенность, материальный ярлык, карточка складского учета материалов и др.
Многострочный доку-мент содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Многострочные документы сокращают коли-чество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более ра-циональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. Таким образом заполняются: приходный ордер, товарно-транспортная накладная, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону и др.
По месту составления различаются документы внутренние и вне-шние. Внутренние документы составляются на данном предприятии. К ним относится основная масса документов предприятия, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, тре-бования и др. Внешние документы поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с ними, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнару-женных ошибок.
· материальные документы, которые отражают движение товарно-материальных ценностей (акт приема-передачи основных средств, ведомость расхода материалов и т.д.);
· денежные документы, которые отражают операций с наличными и без-наличными средствами (платежное поручение, чек на получение де-нежных средств, квитанция на взнос наличными и т.д.);
· расчетные документы, которые отражают расчетные взаимоотношения с партнерами по возникшим обязательствам (счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.).
В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разо-вым, внешним документом. Приходный кассовый ордер — комбини-рованный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе. Классифика-ция документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности предприятия.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Байкальский государственный университет экономики и права
Кафедра бухгалтерского учета и аудита
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Бухгалтерский учет»
ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель:
Птушко Т.В.
Иркутск, 2013г.
ВВЕДЕНИЕ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ
ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любой организации определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа - необходимость зафиксировать информацию, чем выполняется функция учета на предприятиях.
Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.
В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются для работы и проверок, затем по истечению установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.
Правильное составление и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета.
Классификация бухгалтерских документов позволяет правильно формировать номенклатуру дел и в последующем использовать бухгалтерские и документы в оперативных, контрольных и аналитических целях.
В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.
1. ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ
Цель бухгалтерского учета - это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.
Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.
За правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность работники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.
Качество бухгалтерского учета зависит от правильного и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.
Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Документы могут изначально обладать юридической функцией, а также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.
Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.
Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.
Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами - первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.
Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Положением по ведению бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами - кодом формы и расшифровкой подписи ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, и правильность их заполнения.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).
Удобство доступа к информации определяется особенностями её структурирования, правильного и качественного оформления бухгалтерских документов изначально.
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
издаваться соответствующим компетентным органом или должностными лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
2. ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
.1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Бухгалтерский учет - это сплошное документирование и обоснование бухгалтерских записей. Бухгалтерские документы должны быть составлены своевременно и достоверно. Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.
Нормативная база делопроизводства включает в себя:
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера;
нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;
организационно-распорядительные документы предприятий;
государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
государственные стандарты по вопросам ДОУ;
унифицированные системы документации (УСД);
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам ДОУ.
УСД - унифицированная система документации, комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.
В процессе деятельности бухгалтерии приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:
система первичной учетной документации;
система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
система расчетно-денежной документации;
система организационно-распорядительной документации.
Весь процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.
При отражении хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета документы бухгалтерского учета должны полностью отвечать требованиям законодательства.
Основной задачей бухгалтерского учета для любого хозяйствующего субъекта, работающего в условиях рыночных отношений, является обеспечение многочисленных пользователей специфической экономической информацией, которая необходима для принятия управленческих решений, способных существенным образом влиять на финансовое положение хозяйствующего субъекта, материальное благосостояние его собственников (акционеров), руководителей (менеджеров) и наемных работников, а также на величину поступлений в государственный бюджет.
Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания бухгалтерских документов различных по содержанию и форме. Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:
По назначению:
распорядительные;
оправдательные;
бухгалтерского оформления;
комбинированные;
По времени составления:
первичные;
По объему информации:
накопительные;
По месту составления:
внутренние;
По структуре:
табличные;
анкетные;
комбинированные.
По срокам хранения бухгалтерские документы подразделяются на четыре группы:
постоянного хранения;
временного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - это учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).
Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются учетные регистры.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:
карточки;
свободные листы;
машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);
машинные носители.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:
хронологические (регистрационный журнал);
систематические (главная книга счетов);
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, учетные регистры подразделяются на:
синтетические (главная книга счетов);
аналитические (карточки);
комбинированные (журналы-ордера).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек, примером может служить - кассовая книга. Книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - это регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - это регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью собственности.
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На основе карточек бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы - это учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Это самый распространенный вид учетных регистров.
Правильно оформленные первичные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам. Проверка полученных документов в бухгалтерии проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка документов в бухгалтерии проводится по трем направлениям:
Формальная - это проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
Проверка по существу, которая предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
Арифметическая - это проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Арифметическая проверка контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей в принимаемых бухгалтериях документах.
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Неправильно оформленные документы служба бухгалтерии к исполнению не принимает и возвращает для исправления или задерживает для выяснения обстоятельств.
бухгалтерский документ унифицированный хозяйственный
2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с функциональным назначением каждого предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов следующим образом:
Учетная бухгалтерская документация;
Организационно-правовая документация бухгалтерии;
Отчетная бухгалтерская документация.
К учетной бухгалтерской документации относятся:
документация по учету основных средств;
документация по учету материальных запасов;
документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся
предметов;
документация по учету труда и заработной платы;
документация по учету денежных средств, ассигнований, расходов;
документация по учету расчетов;
документы по учету внебюджетных средств.
К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:
план счетов;
документация по учетной политике предприятия;
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы,
ордера и пр.);
инструкция об организации бухгалтерской деятельности;
положение о бухгалтерии;
положение о структурных подразделениях бухгалтерии;
должностные инструкции работников бухгалтерии.
К отчетной бухгалтерской документации относятся:
балансы (годовой, квартальные);
отчеты (по видам) (годовые, квартальные);
аналитические документы к балансам и отчетам;
отчеты о проведении проверок (ревизий);
отчеты по налогам;
переписка по отчетам;
документы по инвентаризации;
Все основные группы бухгалтерских документов включают в себя и прочие виды бухгалтерских документов.
Главным документом, на который мы должен опираться бухгалтер предприятия при составлении номенклатуры дел, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности.
Для управления бухгалтерской документацией предприятия должен быть организован комплекс мероприятий, охватывающих:
организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;
контроль исполнения бухгалтерских документов;
оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;
последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.
Для последующего использования бухгалтерских документов в оперативных, контрольных и аналитических целях необходима их классификация, позволяющая правильно формировать номенклатуру дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Бухгалтерские документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Дело, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности предприятия, помещенных в отдельную папку.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, в итоге - для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними и при последующем их хранении.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и должна включать такие реквизиты как: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
Необходимо систематизировать весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Систематизация всей документации предприятия называется составлением номенклатуры дел предприятия.
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:
Индекс делаЗаголовок делаКол-во ед. хр.Срок хранения дела и № статьи по ПеречнюПримечания12345
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях эти документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным? до 10 лет, временным? свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем дела сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Экспертиза ценности документов? это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней? систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.
Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
) постоянного хранения в государственных архивах;
) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
) временного хранения (до 10 лет);
) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
.3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Главное назначение бухгалтерских документов - необходимость зафиксировать информацию. Фиксация соответствующей информации различными способами, т.е. создание документов - это процесс документирования управленческой и хозяйственной деятельности предприятия. С помощью фиксации информации выполняется функция учета на предприятиях.
В условиях рыночных отношений перед бухгалтерским учетом ставятся следующие основные задачи:
Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности? руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним? инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.
Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки их финансового и имущественного положения.
Бухгалтерские документы являются основанием для контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, проводимых предприятиями. Бухгалтерские документы дают возможность в течение определенного времени пользоваться необходимой информацией для самых различных целей. Все бухгалтерские документы подлежат учёту и сохранности.
Объектами бухгалтерского учета являются:
Имущество предприятия;
Обязательства предприятия;
Хозяйственные операции, совершаемые предприятием.
Бухгалтерский учет осуществляется путем непрерывного, сплошного и документального учета всех хозяйственных операций производимых в организации. Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет на предприятии.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции, они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
К некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).
На основании хранящихся документов архив предприятия выдаёт архивные справки, копии и выписки из документов по письменным запросам организаций или отдельных граждан.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В курсовой работе дан обзор основных бухгалтерских документов, их назначение и классификация.
На основании рассмотренных материалов мною сделаны следующие выводы:
бухгалтерская документация предприятий подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов;
для правильного формирования и учета дел бухгалтерского учёта на предприятии должна составляться номенклатура дел;
бухгалтерский учет решает задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей;
бухгалтерский учет обеспечивает расчет и анализ показателей деятельности организаций в целях предоставления достоверной оценки финансового и имущественного положения предприятий;
грамотно организованный бухгалтерский учет позволяет избежать отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия, выявить внутрихозяйственные резервы.
Классификация бухгалтерских документов имеет большое значение в системе документооборота, так как при бухгалтерском сопровождении административно-хозяйственной деятельности предприятий образуется большое количество документов различного назначения.
Классификация бухгалтерских документов позволяет в этом разнообразии документов, при необходимости обращения к ним, найти любой документ для использования его в работе или предоставления информации внешним пользователям.
Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.Федеральный закон от 21.1 1.96 № 129- ФЗ «О бухгалтерском учете»
.Приказ Минфина России от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»
.Положение о документах и документообороте утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
.«Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утв. приказом МФ РФ от 29.07.98 №-34н
.Письмо ФНС РФ от 05.09.2005 № 02-1-07/81 «О подтверждении хозяйственных операций первичными учетными документами»
.Бортник Н.А., Бортник Н.Н. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. М., 2008г.
.Журавлев В.Н., Первичные документы и регистры налогового учета, М.: ИНФРА-М, 2006г.
.Климова М.А., Делопроизводство в бухгалтерии. М.: 2004 г.
.Панкратова Н.М. Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности //финансовые и бухгалтерские консультации, 2005- № 9, 26 с.
.Самойлов И.В. Ошибки, выявленные в бухгалтерском учете - порядок исправления и внесения изменений // Консультант бухгалтера, 2004-№ 12, 52-57с.
.Уткина С.А. Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности:
выявление и исправление. Практическое пособие. М.: Омега - Л, 2008г.
.Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии, Российский бухгалтер, 2006г.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Первичное наблюдение, документирование и документация играют большую роль в управлении деятельностью предприятием, а именно:
Дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств,
Обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль за наличием движения имущества и денежных средств;
Является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, которые осуществляются;
Является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.
Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных носителях (электронных) носителях. Соответственно этому существуют и требования к содержанию и оформлению документов. Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, реестров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.
Полнота и достоверность показателей учета в значительной мере зависят от качества оформленных документов. Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин "реквизиты" происходит от латинского, что означает "нужное, необходимое". Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:
· наименование и код формы документа;
· дата и место составления;
· название предприятия, от имени которого составлен документ;
· должности, фамилии и подпись лиц или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, несет ответственность за предоставление разрешения на проведение хозяйственной операции, за проведение хозяйственной операции, за составление первичного документа.
В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты:
· идентификационный код предприятия или лица;
· номер документа;
· основание для осуществления операции;
· данные о документ, удостоверяющий личность;
· другие дополнительные реквизиты.
Главной составляющей документов является информация. Информация может бать недокументальной – незакреплённой, и документальной – закреплённой на соответствующем носителе (бумаге, магнитной ленте, дискете, лазерном диске), который предназначен для её хранения и передачи в пространстве и времени.
Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, называют материальным носителем или носителем информации.
Если в первичном документе отсутствует какой-либо обязательный реквизит, такой документ является недоказательным и не может быть основанием для отражения такой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
К оформлению первичных бухгалтерских документов предъявляют следующие требования :
1) первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, непосредственно после ее окончания;
2) документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими Министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм;
3) в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами;
4) записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, которые обеспечивают хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа и предотвращают несанкционированное исправление;
5) свободные строки в первичных документах прочерчивается;
6) в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью. Первое слово суммы записывают с краю и с большой буквы;
7) каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление;
8) руководитель предприятия приказом или распоряжением утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с выпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничен;
9) запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб государству, собственникам и иным юридическим и физическим лицам;
10) при составлении первичных документов за текущий период могут быть допущены ошибки, которые исправляют корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть заверено надписью "исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются. Ошибки в документах за предыдущий отчетный период исправляют методом "красное сторно";
11) предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем;
12) в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным печатанием номера;
13) ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы;
14) первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины, а именно органов дознания, органов предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой службы Украины и контрольно-ревизионной службы Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.
Большое значение в изложении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и удостоверений на командировку, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность широкого обработки на компьютерах, массовое тиражирование бланков, что удешевляет их стоимость.
Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.
Классификация бухгалтерских документов
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражается в их классификации, делении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, по содержанию.
По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются (выписываются) на предприятии и тут же используются (авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные кассовые ордера и тому подобное).
Внешние документы составляются на стороне, полученных от других предприятий и организаций. При поступлении обязательно регистрируются, оформляются, как правило, на бланках унифицированных форм (счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения и тому подобное).
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными являются документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции (приказы о приеме на работу и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей). Распорядительные документы не подтверждают факт осуществления операций, потому не могут бать основанием для учётных записей.
Исполнительными являются документы, где подтверждается факт осуществления хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, которое подало документ (авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и другие).
Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения такие документы не имеют, но необходимы в учетном процессе. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и другие.
Комбинированные документы совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся авансовые отчеты, требования, наряды, расходные кассовые ордера и другие. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение распорядителя денежных средств о выдаче наличных и подтверждение о их фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя денег.
По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные.
Первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после её осуществления (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и другие).
Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовые увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и другие).
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и другие).
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно (табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и другие). В отличие от разовых накопительные документы используются с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.
Денежными документами оформляются операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и другие.
Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и другие).
Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и другие).
По количеству позиций , то есть по количеству строк документы делятся на однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные).
По способу составления документы делятся на документы, составленные вручную, и документы, которые составляются с помощью компьютеров.
Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационным группам. Так, например, акт приема-передачи основных средств является материальным документом и вместе с тем исполнительным, первичным, разовым и внутренним; счет-фактура поставщика - исполнительным, одноразовым, внешним; расходный кассовый ордер - комбинированный, первичным, разовым и внутренним и другие.
Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.
