Seçilen işletmenin analizi. Proje öncesi anket BT anketi için anket

Bilgi araştırması, okul öncesi eğitim kurumlarının optimizasyonunda ve EDS'nin uygulanmasında önemli bir aşamadır. Sonuçta, süreçleri optimize etmek ve EDMS'nin işlevselliğine yönelik gereksinimleri geliştirmek için alınan kararların kalitesi doğrudan alınan bilgiye ve sunumun kalitesine bağlıdır.

Bu bağlamda, anketin ana prensibine bağlı kalmak gerekir - otomatikleştirilmesi planlanan süreçler hakkında eksiksiz, güvenilir ve güncel bilgiler elde etmek.

Proje öncesi anket

Piyasada EDMS danışmanlığı ve uygulamasına yönelik hizmet sunan bir danışmanlık şirketi açısından bakıldığında; Bir analist için bir EDMS'nin uygulanması harici Projede, proje öncesi anket, satış metodolojisinin bir parçası olarak (“satış öncesi” aşamalardan biri olarak) kabul edilir. Ancak bu aşamadaki işlerin çoğu analist tarafından gerçekleştirildiği gibi uygulama metodolojisinin öngördüğü analiz aşamasında da gerçekleştirilir. Bu nedenle proje öncesi anket de uygulama metodolojisinin bir parçası olarak değerlendirilmektedir.

Proje öncesi bir anketin yapılması, EDMS'nin uygulanması üzerinde çalışan analistler için de yararlı olabilir. dahili kurumsal (organizasyon) projesi, yani. analist, EDMS'nin uygulandığı şirketin bir çalışanıdır.

Proje öncesi anketin sonuçlarının şeması

Hedefler proje öncesi anket şunlardır:

EDMS uygulamasının amacı hakkında genel bilgi edinmek;
uygulama hedeflerinin tanımlanması;
EDMS ve proje sınırları için genel temel gereksinimlerin belirlenmesi;
belge akışı ve ofis işlerinin organizasyonunun genel durumunun belirlenmesi;
ana kullanıcıların (katipler, yöneticiler vb.) tanımlanması;
potansiyel bir projenin genel karmaşıklık düzeyinin belirlenmesi;
veri geçişi ve diğer yazılımlarla entegrasyon ihtiyaçlarının değerlendirilmesi;
Etkili ve kazançlı bir Ticari Teklif hazırlamak için gerekli bilgilerin toplanması [eğer çalışma, uygulama hedefinin dışındaki bir şirket tarafından yürütülüyorsa].

Proje hakkında gerekli bilgilerin elde edilmesi amacıyla ana kullanıcılara (Müşteri, proje yöneticisi, departman başkanları, ana kullanıcılar) anketler ve görüşmeler yapılmaktadır.

Cevapları Müşteriden ve gelecekteki EDMS kullanıcılarından birincil bilgi almanızı sağlayacak Örnek Anket soruları “Anket ve Mülakat Soruları” bölümünde sunulmaktadır.

Sonuç olarak Proje öncesi inceleme gerçekleştirilir:

EDMS'yi uygulamak için gereken iş miktarının değerlendirilmesi;
proje öncesi incelemeye ilişkin bir raporun hazırlanması;
bir çözüm prototipinin hazırlanması ve gösterilmesi (gerekirse);
ticari teklifin hazırlanması.

EDMS'nin uygulanmasının amaç ve hedefleri;
EDMS'nin uygulanmasına yönelik projenin sınırları;
Diğer bilgiler alındı.

Proje öncesi bir araştırma yaptıktan sonra, yapılması gereken analitik ve teknik çalışma miktarının yanı sıra hangi sonuçlara ulaşılması gerektiğini tahmin etmek mümkün hale gelir.

Sonuç olarak, EDMS için temel gereksinimlerin, proje sınırlarının ve belirlenen diğer bilgilerin açıklamasını içeren bir belge geliştirilir. Bilgi araştırmasının Müşteri dışındaki bir kuruluş tarafından yapılması durumunda, Müşteriye (gerekirse) gösterilmek üzere bir prototip çözüm ve ticari teklif de hazırlanır.

Bu aşamada, alınan birincil bilgilere dayanarak Proje Yöneticisi (PM), temel bir çalışma planı, hiyerarşik bir iş yapısı (WBS) ve bir Proje Başlatma Belgesi hazırlar. Bu aşamada EDMS'nin geliştirileceği platformun seçimi de gerçekleşebilir.

Bilgi araştırması ve analizi

Proje Öncesi Anketin sonuçlarını bir başlangıç noktası olarak kullanan Bilgi Anketi, önceden elde edilen bilgileri açıklığa kavuşturur, mevcut iş süreçlerini (“olduğu gibi”) inceler ve tanımlar ve gelecekteki, optimize edilmiş iş süreçlerini (“olacak”) önerir. olması gerektiği gibi”) ve ayrıca bu iş süreçlerini ve EDMS arayüzlerini desteklemek için sistemdeki gerekli tüm değişiklikleri açıklamaktadır.

Bilgi anketinin sonuçlarının şeması

Hedefler bilgi anketi şunlardır:

otomatikleştirilecek iş süreçlerinin incelenmesi ve kesin açıklaması;
sistem değişikliklerinin, arayüzlerin tanımı ve açıklaması, dahil. harici sistemlerle arayüzler ve proje sırasında geliştirilmesi ve uygulanması gereken mevcut programlardan veri aktarma araçları;
teknik spesifikasyonların (TOR) geliştirilmesi;
belge akışlarının yeniden yapılandırılması (optimizasyonu) ve belge akışı ve ofis işlerinin organizasyonu için önerilerin geliştirilmesi.

Bu aşamanın amacı, Müşterinin uygulama sonuçlarına yönelik gereksinimlerini belirlemektir; bu nedenle, bilgi araştırması ve analizinin tüm aşaması boyunca Müşteri, ana kullanıcılar ve Analist arasında yakın işbirliği gereklidir. Tipik olarak Bilgi Anketi, Proje Öncesi Anketten sonraki adımdır ve sadece ana işlevsel alanları ve "önleyici uygulamaları" belirlemek yerine, proje sırasında etkilenecek tüm iş alanlarının ayrıntılı bir incelemesini içerir. Proje Öncesi Araştırma sırasında yapılır.

Gerekli bilgilerin elde edilmesi amacıyla ana kullanıcılara (Müşteri, proje yöneticisi, departman başkanları, ana kullanıcılar) yönelik anketler ve görüşmeler, proje öncesi ankete benzer ancak daha detaylı bir düzeyde gerçekleştirilir. Cevapları Müşteriden ve gelecekteki EDMS kullanıcılarından bilgi almanızı sağlayacak Örnek Anket soruları “Anket ve Görüşme Soruları” bölümünde sunulmaktadır.

sonuçlarçalışma, "İşlevsel Gereksinimler" (FR) belgesine veya Rapora veya görev tanımına (projenin karmaşıklığına bağlı olarak) yansıtılır.

Nihai belge şunları içermelidir:

EDMS için fonksiyonel gereksinimler;
EDMS arayüzlerinin tanımı;
İş süreçlerinin tanımı;
Belge akışının yeniden yapılandırılmasına (optimizasyonu) yönelik öneriler;
Araştırma ve analiz sırasında elde edilen diğer bilgiler.

Ofis işlerinin ve belge akışının etkin bir şekilde organize edilmesi için yapılan çalışmalar ve elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına karar verilmesi sonucunda proje ekibi, otomatik sistem için gereklilikleri formüle eder, otomatikleştirilecek süreçlerin listesini hazırlar, otomasyonlarının öncelikleri ve sırası.

EDMS'nin uygulanmasına yönelik projenin amaç, hedef ve sınırlarının belirlenmesinin ardından otomatik elektronik belge yönetim sisteminin geliştirilmesi ve uygulanmasına yönelik çalışmalar başlar.

Belgelerle çalışmayı etkili bir şekilde otomatikleştirmek için önerilir:

Mevcut olanların bir listesini yapın belge türleri Organizasyonda
Yapmak her türün incelenmesi belge (aşağıya bakın)*
Oluştur sorumlu çalışanların listesi belge oluşturmak için (kim ne tür belge oluşturur)
Oluştur ziyaret eden, imzalayan, onaylayan çalışanların listesi belgeler (kim, ne tür belgeler; vizenin gerekli olduğu koşullar, imza)
Bu listelere dayanarak genel bir rota oluştur geçiş koşullarına sahip belgelerin geçişi - algoritma (Operogram veya Grafik Belge Akış Şeması)
Gerekli olanı belirleyin Muhasebe belgeleri(raporlar): rapor oluşturma koşulları ve formları
Hangi tür belgelerin kontrol altına alınması gerektiğini belirleyin (son teslim tarihlerini, bildirim şekillerini, kontrol kartı formunu, kontrolden çıkarma koşullarını belirleyin)
Anketlere dayalı okul öncesi eğitim için talimatlar hazırlamak Eğer gerekliyse
Vakaların bir listesini oluşturun(saklama sürelerini ve kasa oluşturma esaslarını belirterek) gerekiyorsa
Çeşitli belge türlerine erişim mekanizmasını yansıtan bir liste yapın (konuma bağlı olarak)

Her belge türünün incelenmesi:

dokümantasyon (derleme) teknolojisini tanımlayın: bir dizi ayrıntı, bunların konumu, doldurma yöntemleri (gerekirse);
kayıt ve kontrol kartlarının (RCC) formlarını açıklamak: karttaki alanların seti ve düzeni;
belgelerin taşınmasına ilişkin koşulları göstermek (imzaların, vizelerin, çeklerin vb. mevcudiyeti);
bir belge akış şemasını (rota) veya ana onaylayanların, imzalayanların vb. listesini gösterin;
kayıt yöntemini ve çeşitli belge türlerine atanan kodları açıklayın

Anket ve röportaj soruları

Burada, anketlerde veya EDMS uygulamasının amacına ilişkin bir anket yürütürken kullanıcılarla röportaj yaparken kullanılabilecek sorular listelenmiştir. Sorular tavsiye niteliğindedir. Bir anketin yürütülmesine ilişkin net bir gereklilik yoktur, bu nedenle Analistin gerekli bilgiyi elde etme, yapılandırma ve sergileme konusunda yaratıcı olması gerekir.

Doküman yönetimi sürecinin otomatikleştirilmesi gerekiyor:

1. Sistemin uygulanmasına ilişkin uzun vadeli ve kısa vadeli hedefler nelerdir?
2. Bir doküman yönetim sistemi uygulama projesinin başarısının ana kriterleri nelerdir?
3. Sistemin hangi zaman diliminde hayata geçirilmesi arzu edilir? Bu sürelerin nedenleri nelerdir?
4. Projenin ana başlatıcısı kimdir: Sistemin hangi departmanın veya yöneticinin (yöneticilerin) çıkarları doğrultusunda uygulanması planlanıyor?
5. EDMS'nin ana müşterileri (hangi bölümler) ve EDMS'nin ana katılımcıları kimlerdir?
6. Sistemi hayata geçirirken ofis işleri ve belge akışında tamamen veya kısmen kağıtsız teknolojiye geçiş yapmayı planlıyor musunuz? Nasıl gördüğünüzü açıklayın.
7. Kriptografik bilgi koruması ve elektronik dijital imza sistemlerinin (CIPF ve EDS) kullanılmasına yönelik planlar var mı? EVET ise lütfen öncelik sistemlerinin adını veya türünü belirtin.
8. İşleme, ne tür belgelerin, formatların ve türlerin sistem tarafından otomatikleştirilmesi planlanıyor?
8.1. Her birinin ana parametrelerini kısaca açıklayın, farklılıkları belirtin.
8.2. Önceliklerinizi belirleyin
9. Aynı anda kaç iş istasyonunun kurulması planlanıyor?
10. Toplamda kaç işyerinin sisteme bağlanması planlanıyor?
11. EDMS'nin hangi departmanlarda uygulanması planlanıyor?
12. EDMS'nin ana katılımcıları olan departmanların ana işlevsel sorumluluklarını tanımlayın.

Organizasyonel konular:

13. Müşteri adına projeyi yönetecek teknik uzmanlar var mı?
14. Okul öncesi eğitim kurumlarında Müşteri adına projeyi yürütecek uzmanlar var mı?

Okul öncesi eğitimle ilgili sorular:

15. Belgelerle çalışmayı düzenleyen onaylanmış hükümler, talimatlar, düzenlemeler veya diğer düzenleyici belgeler var mı (büro işi kurallarının açıklamaları ve belge akışı)?
15.1. Ne kadar olgun ve alakalılar?
15.2. Bunları değiştirmeye yönelik herhangi bir plan var mı?
15.3. Bu tür belgeler mevcutsa, lütfen bunları analiz için sağlayın.
16. Bu tür kurallar (yönetmelikler, talimatlar, yöntemler) yoksa veya bunlar konuyla ilgili değilse, mevcut süreçlerin araştırılması, tanımlanması ve optimizasyonunun yapılması gerekli midir?
16.1. Bu tür eylemlerin gerekliliği ve zamanındalığı konusunda bir anlayış var mı?
16.2. Yoksa süreçleri "olduğu gibi" otomatikleştirme planları var mı?
16.3. Anket ve optimizasyon yapılacaksa anket alanlarını, hedeflerini ve optimizasyon kriterlerini tanımlayın.
17. Evrak işleri nasıl yapılıyor?
17.1. Merkezileştirilmiş;
17.2. Merkezi olmayan;
17.3. Karışık.
18. Belgelerle çalışmaktan hangi departman veya çalışan sorumludur?
19. Şirkette dokümanlarla çalışmayı kim düzenliyor (hangi departman)?
20. Bu tür belgeler için hangi işlevlerin (süreçler, işler) otomatikleştirilmesi gerekiyor? Bunları açıklayın (kısaca)
21. Belirtilen her belge türü için yıllık/aylık belge akışının yaklaşık hacmi nedir?
22. Formların ve şablonların kullanıldığı, çalışmanın otomatikleştirilmesi planlanan belge türlerini listeleyin?
23. Her belge türü için hangi muhasebe ve kayıt biçimleri kullanılıyor? Yapılarını, doldurma kurallarını, kayıt numaralarını oluşturma kurallarını açıklayın.
24. Hangi belgeler ek kontrol gerektirir? Özelliklerini ve kontrol gereksinimlerini açıklayın.
25. Her bir belge türü için hangi tür ve türde raporlamaların uygulanması gerekiyor?
26. Her belge türü üzerinde gerçekleştirilen çalışma türleri. Bir iş süreci sırasında bir belgede meydana gelen değişiklikler.
27. Belge akışına katılan çalışanların belgelerinin işlenmesine ilişkin iş sorumluluklarını açıklayın.
28. Bir kuruluş veya departmandaki belgelerle çalışmaya yönelik mevcut teknolojiyi tanımlayın:
28.1. gelen belgelerin iletilmesi ve işlenmesine ilişkin prosedür;
28.2. yönetimin gelen belgeleri inceleme ve çözüm üretme prosedürü;
28.3. çözünürlüğün yapısı;
28.4. belgelerin kontrole sunulması prosedürü;
28.5. kontrol türleri;
28.6. son teslim tarihleri;
28.7. yürütülmesi kontrole tabi olan belgelerin listesi;
28.8. belge yürütme kontrol teknolojisi;
28.9. yapısal bölümlerde yürütülmesi için alınan belgelerin kaydedilmesi prosedürü;
28.10. belgelerin kontrolden çıkarılması prosedürü;
28.11. taslak belgelerin yönetim tarafından gözden geçirilmesi, çeşitli departmanlar tarafından onaylanması ve onaylanması prosedürü;
28.12. Giden belgelerin kaydedilmesi ve iletilmesi işlemine ilişkin prosedür;
28.13. dahili belgelerin geliştirilmesi prosedürü;
28.14. yapısal bölümlerde ve kuruluşun merkezi arşivinde belge depolamanın organizasyonu.
29. Belgelerle çalışırken nelerin değiştirilmesi gerekiyor?
30. Her belge türü için hangi muhasebe ve kayıt biçimleri kullanılıyor?
30.1. Yapılarını ve doldurma kurallarını (varsa) açıklayın.
30.2. Kayıt numarası oluşturma kuralları
31. Her bir belge türü için hangi tür ve türde raporlamanın uygulanması gerekiyor?
31.1. güncel ofis raporları;
31.2. nihai ofis raporları;
31.3. istatistik ofisi raporları;
32. Dokümanlar arasında bağlantı kurabilme ve takip edebilme

Arşiv depolamayla ilgili sorular:

33. Yapısal birim olarak arşiv var mı?
34. Belgelerin hızlı bir şekilde saklanmasından kim sorumludur?
35. Belgelerin saklanmasına ilişkin talimatlar var mı? Düzenleyici belgeleriniz varsa lütfen bunları sağlayın.
36. Vakaların İsimlendirilmesi (her yıl) geliştiriliyor mu?
37. Birleştirilmiş Dava İsimlendirmesinin hazırlanmasından ve onaylanmasından hangi birim (resmi) sorumludur?
38. Evrakların kıymet incelemesi ve imhası yapılıyor mu?
39. Bilimsel bir referans cihazı var mı? Buna kim liderlik ediyor? Yapısını açıklayın.
40. Belgelere, özellikle de gizli olanlara erişim konusunda bir politika geliştirildi mi?
41. “Kağıt” belgelerin arşivinin sisteme aktarılması planlanıyor mu?
41.1. Lütfen belgelerin yaklaşık miktarını, formatını ve türlerini belirtin.
41.2. Belge arşivi coğrafi olarak dağıtılmış mı? EVET ise, belge saklama yerleri nerede bulunuyor?
41.3. Bilgilerin sisteme aktarılması için gerekli zaman dilimini belirtin.
42. Belgelerin dosyaya yazılması, arşive aktarılmasında hangi kurallar geçerlidir, saklama standartları nelerdir?
43. Bölümün Dava İsimlendirmesi ile çalışma kuralları, bölümün yapısı ve belge depolama organizasyonu, otomasyona tabi çalışma.

Organizasyon yapısının açıklaması:

Gereksinimlerin ilk değerlendirmesini gerçekleştirmek için şirketin organizasyon yapısı hakkında bilgi gereklidir. Organizasyon yapısının açıklaması bir diyagram olmalıdır (Visio, ARIS veya benzeri formatta). Bir metin açıklaması da mümkündür. Organizasyon yapısının diyagramı (veya metin açıklaması) şunları yansıtmalıdır:

44. Üst düzey kuruluşların listesi (yönetim şirketi, komplekslerin listesi, şubeler, bireysel tüzel kişiler (örneğin şirket ofisleri), vb.):
44.1. kuruluşların isimleri;
44.2. kuruluşların coğrafi konumu;
44.3. kuruluşlar arasındaki ilişkiler (hiyerarşi);
44.4. kuruluşların faaliyet alanları.
45. Üst düzey kuruluşların organizasyon yapıları şunları içermelidir:
45.1. bölümlerin yapısı;
45.2. departmanlar arasındaki ilişkiler;
45.3. departmanların işlevleri;
45.4. departmanların sorumluluk alanları.

Öncelikle elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasında yer alacak yapısal birimlerle ilgili bilgilerle ilgileniyoruz.

Kuruluşun BT altyapısı:

46. Hangi teknik destek mevcut: sunucu özellikleri, istemci siteleri?
47. Bilgi sistemi/sistemleri mevcut görevleri otomatikleştirmek için kullanılıyor mu?
47.1. EVET ise hangi özellikleri içerir?
47.2. Hangi sorunlardan/mevcut sorunlardan memnun değilsiniz?
47.3. Tamamen veya kısmen değiştirme planları var mı?
47.4. Veri geçişi: birikmiş bilgilerin nasıl aktarılması planlanıyor:
- tolere edilemez
- elde taşımak,
- otomatik olarak aktarın.
47.5. "Eski" verileri otomatik olarak yeni bir sisteme aktarmayı planlıyorsanız, yapı ve depolama formatları hakkında bilgi sağlamanız ve veri dönüştürme gerekliliklerini formüle etmeniz gerekir.
48. Diğer sistemlerle entegrasyon gerekli mi?
49. İstemci iş istasyonlarının tipik yapılandırması nedir (işlemci, RAM, işletim sistemi vb.)?
50. Ofis bilgisayarlarında kurulu standart yazılımların bir listesi var mı? EVET ise lütfen bu listeyi sağlayın.
51. Temel sunucu donanımının özellikleri nelerdir?
52. Şirket çalışanları günlük işlerinde kurumsal e-posta kullanıyor mu? Hangi posta sunucusunu ve istemcisini kullanıyorsunuz?
53. Kurumsal e-posta sunucusu yazılımının sürümünü ve geliştiricisini belirtin.
54. Ağ topolojiniz nedir:
1.1. Yerel ağ Windows NT etki alanını temel alıyor mu?
1.2. Yerel ağınızda kaç iş istasyonu var?
1.3. Ağın bölgesel bir dağılımı var mı? Varsa:
1.3.1. İş istasyonlarının şubeler (ofisler) arasındaki dağılımı nasıldır?
1.3.2. Ağ bölümleri arasındaki iletişim kanallarının kapasitesi nedir?
55. Dokümanların saklanması için tasarlanmış özel bir dosya sunucusu var mı? Bu sunucuda depolanan belgelerin tahmini hacmi nedir?
56. Yapılandırılmamış bilgilerin (PC'ler, özel dosya sunucuları, depolama alt sistemleri vb.) depolanmasına yönelik bir strateji var mı?
57. İstemci iş istasyonlarında saklanan belgelerin ortalama hacmi nedir?
58. İşletmede hangi kurumsal bilgi sistemleri (CIS) kullanılıyor?
59. Lisanslı VTYS'ler var mı ve nasıl kullanılıyorlar? Kuruluşta kullanılan DBMS'nin geliştiricilerini ve sürümlerini belirtin.
60. Dizin hizmetleri kullanıcıları tanımlamak için kullanılıyor mu? EVET ise lütfen hangilerini belirtin.
61. Kullanıcılara yönelik teknik destek hizmeti (yardım masası) var mı? Bu hizmete ilişkin herhangi bir düzenleme var mı?
62. Bilgi teknolojileri departmanının (bölüm, departman) kaç çalışanı var? Bu birimin çözdüğü ana görevler nelerdir?
63. Doküman yönetim sisteminin entegre olması gereken sistemleri belirtiniz.
64. Yalnızca incelenmek üzere belgelere erişimi olan çalışanların, belirli eylemleri değiştirme ve gerçekleştirme hakkına sahip olan çalışanların sayısına olan yaklaşık oranını belirtin.

EDMS gereksinimleri:

65. Yeni sistem için en önemli olduğunu düşündüğünüz işlevsel gereksinimleri listeleyin ve açıklayın.
66. Her belge kartının niteliklerinin bileşimi:
- İsim
- Tanım
- Form üzerindeki etiket (formdaki isim)
- Veri tipi
- Doldurma yöntemi (manuel olarak, bir dizinden, ...)
67. Belgeleri kayıt kartlarının özelliklerine göre arayın Arama kartı ayrıntıları listesi
68. Belgelerle çalışma geçmişi oluşturma, yürütmenin ilerlemesini ve onay sürecini izleme vb. ihtiyacı.
69. Sistemdeki gerekli filtreler
70. Sistemin karşılaması gereken bilgi talepleri

Anket sonucunda elde edilen bilgilerin formda resmileştirilmesini öneriyoruz. operogramlar veya formda algoritma. Örnek olarak, temel faaliyetlere ilişkin siparişlerin yaşam döngüsünü dikkate almanızı öneririz. Bu tür belgelerle çalışma teknolojisi en birleşik olanıdır ve çeşitli işletmelerde kullanılabilir.

Bir belgeyle çalışma sürecine örnekler

Anket sonucunda elde edilen bilgilerin bir operogram veya algoritma şeklinde resmileştirilmesini öneriyoruz. Örnek olarak, temel faaliyetlere ilişkin siparişlerin yaşam döngüsünü dikkate almanızı öneririz. Bu tür belgelerle çalışma teknolojisi en birleşik olanıdır ve çeşitli işletmelerde kullanılabilir.

Ana faaliyet için bir siparişin yaşam döngüsünün operagramı

Büyütmek için resme tıklayın

Temel faaliyetlere yönelik siparişlerin işlenmesine yönelik algoritma

Fonksiyonel gereksinimlerin geliştirilmesi

Yukarıda listelenen bilgilere dayanarak Analist, EDMS için işlevsel gereksinimleri veya EDMS'nin geliştirilmesine yönelik görev tanımlarını geliştirir. Analist özellikle kayıt ve kontrol kartlarının formatı ve bileşimi (karttaki alanların ayarlanması ve düzenlenmesi, EDMS'yi doldurma yöntemleri vb.), belgelerin taşınmasına ilişkin yollar ve gerekli diğer gereksinimler için gereklilikleri hazırlamalıdır. EDMS'yi kurmak ve geliştirmek için.

İşin otomasyonu ve buna bağlı olarak yazılım geliştirme için görevlerin belirlenmesi, belgelerle çalışmayı düzenleyen düzenleyici belgelerin varlığında gerçekleştirilmelidir: talimatlar, düzenlemeler, form kitapları vb.

Bu tür belgelerin yokluğunda, işin otomatikleştirilmesi planlanan belgelerle çalışmanın temel kurallarını belirleyen belge(ler)in geliştirilmesi gerekmektedir.

Dokümantasyon

Sınav sırasında aşağıdaki belgeler hazırlanır:

1. Bilgi araştırması raporu (infoloji modeli)

Amaç:
Anket sırasında elde edilen bilgilerin kaydedilmesi, otomatik sistemin oluşturulması ve yapılandırılması için teknik spesifikasyonların geliştirilmesi amacıyla Müşteri çalışanlarıyla görüşmeler yapılması

İçerir:

Müşterinin genel özelliklerinin açıklaması;
Organizasyon yapısının açıklaması;
Teknik ekipmanın tanımı;
Otomatikleştirilecek iş süreçlerinin tanımı;
Kullanıcı gereksinimlerinin açıklaması;
İş süreçlerini iyileştirmeye yönelik öneriler.

2. Otomatik bir sistemin (veri modeli) oluşturulmasına ilişkin görev tanımı

Amaç:
Otomatik sistemin ve mimarisinin işlevselliği için teknik gereksinimlerin geliştirilmesi

İçerir Tanım:

AWS;
sistem fonksiyonları;
kart özellikleri;
arayüzler;
referans kitapları;
eylem düğmeleri;
bildirim şartları;
EDMS için diğer teknik gereksinimler.

Yukarıda açıklanan dokümantasyon bölümleri ihtiyaç halinde eklenebilir ve değiştirilebilir. Dokümantasyon geliştirme yaratıcı bir süreçtir ve aynı zamanda bu dokümanları geliştiren Analistin profesyonelliğine de bağlıdır.

DANIŞMANLIK

Bir müşterinin iş süreçlerini otomatikleştirirken, bir BT şirketi sıklıkla proje öncesi bir araştırma yapma ihtiyacıyla karşı karşıya kalır. Bu sorun otomatik olarak birbiriyle ilişkili bir dizi soruyu gündeme getiriyor.

1. Böyle bir incelemenin yapılması gerçekten gerekli mi? Müşteriye ve BT şirketine ne verecek?

2. Proje öncesi araştırmanın amaçları nelerdir?

3. Sonuç ne olmalı?

4. Proje öncesi etüdü ücretsiz mi yapmalıyım yoksa bunun için para mı talep etmeliyim?

5. Böyle bir incelemenin etkililiği müşteriye nasıl gerekçelendirilebilir; bunun karşılığını alabilecek mi?

Burada her şirket kendi kararına göre karar veriyor: Birisi genellikle böyle bir incelemenin uygunsuz olduğunu düşünüyor ("kavgaya karışalım, sonra göreceğiz..."); uygulama sırasında bunu yürüten diğerleri bu çalışmayı ayrı bir makalede vurgulamıyor; bazıları ise bunu bağımsız bir çalışma aşaması olarak yürütür, ancak bunun için para talep etmez; Bazıları ise haklı olarak proje öncesi incelemeyi ayrı bir ticari ürün olarak görüyor. Yönetici ve danışman olarak deneyimim, proje öncesi incelemenin hemen hemen her BT şirketinin otomasyon sistemlerinin uygulanmasıyla ilgili çalışmalarının gerekli bir bileşeni olduğunu göstermektedir. Ve tüm projenin başarısı bazen bu aşamanın doğru organizasyonuna ve uygulanmasına bağlıdır.

Bu yazıda, hem kendi pratiğime hem de iletişim kurmak zorunda kaldığım müşterilerin deneyimlerine dayanarak yukarıda sorulan soruları cevaplamaya çalışacağım ve proje öncesi anketleri sıfırdan yürütme teknolojisini tanıtacağım.

Proje öncesi araştırma ihtiyacı

Bazı BT şirketlerinin iş otomasyonuna yaklaşımı bu anekdotla çok iyi örnekleniyor.

Bir mucit komisyona gelir ve sokakta tıraş olmak için yeni bir aparat önerir.

“Cihazınız nasıl çalışıyor?” - komisyon üyeleri ona soruyor.

Mucit "Çok basit" diye cevap verir. "Yuvaya bir bozuk para atıyorsunuz, başınızı makineye sokuyorsunuz ve iki bıçak sizi tıraş etmeye başlıyor."

"Üzgünüm meslektaşım ama insanların yüz şekilleri farklı!" - komisyon üyeleri onu azarlıyor.

"Evet" der mucit, "ama bu sadece ilk tıraştan önce..."

Herhangi bir otomasyonun ana görevi, otomasyon şirketinin benzersiz rekabet avantajlarını korumaktır. Bu şakada olduğu gibi otomasyondan sonra tüm şirketlerin birbirine benzemesine izin veremeyiz. Bu nedenle, müşterinin işinin benzersiz rekabet avantajlarını korumak istiyorsak, iş süreçlerinin herhangi bir modernizasyonunda proje öncesi bir araştırma yapılması gerekir.

Elbette bu ihtiyacı belirleyen nedenlerin derinlemesine bir analizini yapmak mümkündür. Bunlar, projenin beklenen maliyetinin yüksek olması, otomasyon nedeniyle mevcut iş süreçlerinin değiştirilmesi ihtiyacı, kapsamı önceden belirlenemeyen işin projeye dahil edilmesi vb. olabilir. Ancak çok öğretici bir hikayede bunun nasıl olduğunu hatırlayın. Komutan, generalin yenilginin nedenine ilişkin raporunu yarıda kesti:

Yenilgimiz birçok nedenden kaynaklandı, diye başladı general. - Öncelikle barut hamdı...

Yeter artık,” diye komutan onu durdurdu.

Durum burada da benzer, çünkü proje öncesi bir anket yapmak için müşterinin benzersiz iş özelliklerine sahip olması yeterlidir (ve her şirketin bunlara sahip olması gerekir, aksi takdirde pazarda hayatta kalamaz ve rakiplere yol vermez).

Dolayısıyla, küresel olarak, bu tür çalışmalara duyulan ihtiyaç sorunu oldukça kolay bir şekilde çözülüyor - otomasyona tabi tutulan şirket rekabetçi bir pazardaysa bunların yapılması gerekiyor.

Proje öncesi anket müşteriye ve BT şirketine ne sağlar?

Hepimizin çok iyi bildiği gibi herhangi bir iş veya hizmet, ancak hem müşteriye hem de yükleniciye fayda sağladığında piyasada talep görecektir. Bu nedenle proje öncesi bir anketin aslında her ikisini de neler sağladığına kısaca bakalım.

Tasarım öncesi inceleme sırasında müşteri şunları yapabilir:

Şirkette mevcut olan iş süreçlerinin ayrıntılı bir tanımını alın ve gerçek işi kendi fikriniz ile karşılaştırın;

Bir BT şirketindeki danışmanların benzer şirketlerdeki önceki uygulamalarda edindiği pratik deneyimi kullanarak mevcut iş süreçlerini optimize etmek;

Önerilen sistemin işlevselliğinin müşterinin gerçek iş süreçlerine uygunluk derecesini değerlendirin;

Benzersiz avantajlarınızı zamanında vurgulayın ve bunları devreye aldıktan sonra değil, sistemin uygulanması aşamasında dikkate alın;

İş süreçlerinizin benzersiz özelliklerine uyacak şekilde sistemdeki olası değişiklikleri dikkate alarak otomasyon projesinin bütçesini ve zamanlamasını netleştirin;

Sistemin uygulanması aşamasında ihtiyaç duyulacak kaynakları (hem teknik hem de insan) değerlendirin. Projeyi en uygun zaman çerçevesinde ve bütçeyi aşmadan tamamlamak için bu kaynakların tahsisini zamanında planlayın;

İşin kalitesini etkileyebilecek olası riskleri değerlendirin;

İşin bir kısmını kendi başınıza gerçekleştirerek sistem dağıtım maliyetlerini optimize edin;

Ekonomik etki ve yatırımın geri dönüş süresine ilişkin daha doğru bir değerlendirme elde edin.

Bir BT şirketi için proje öncesi incelemenin faydaları:

Satış öncesi aşamada (satıcıların bir “rüya” sunması) oluşan beklentilerini, belirli iş süreçlerini destekleyecek sistemin gerçek yetenekleriyle eşleştirerek müşteri memnuniyeti düzeyini artırmak;

Sistemin uygulanma zamanlamasının ve bunun için gerekli kaynakların açıklığa kavuşturulması, bunların tahsisini önceden planlamanıza olanak tanır;

Otomasyon sistemini yapılandırırken veya değiştirirken bunları dikkate almak için müşterinin benzersiz avantajlarının zamanında tanımlanması;

Uygulama süresini kısaltmak ve serbest çalışma yapma riskini azaltmak. Sistemde gerekli değişiklikler, genellikle eksikliklerin tespit edildiği deneme işletimi aşamasının bitiminden sonra değil, devreye alınmadan önce veya buna paralel olarak gerçekleştirilecektir. Proje tamamlanma aşamasında işlevsellikteki bir tutarsızlığın tespit edildiği bir durum, otomatik olarak ek plansız çalışmalara yol açar. Aynı zamanda müşteri genellikle bu tür işleri finanse etmekte zorluk çeker ve projeyi başarıyla tamamlamak için çoğu zaman ücretsiz yapılması gerekir;

Uygulamanın kalitesini ve zamanlamasını etkileyebilecek olası risklerin belirlenmesi. Bu risklerin projenin başarısı üzerindeki etkisini en aza indirmek için gerekli önlemlerin zamanında sağlanması;

Lisans sayısını ve proje yapısını gerekçelendirecek verilerin elde edilmesi;

Mevcut durumun otomatik birimlere ve çalışmalarının ana parametrelerine kaydedilmesi, önerilen sistemin kullanımının etkinliğinin kanıtlanmasını mümkün kılacaktır;

Danışmanlar ve müşterinin ana proje uygulayıcıları arasında kişisel temasların kurulması, ortak çalışmalarını daha da basitleştirecektir;

Bu sektördeki müşterilerin ana iş süreçlerine ilişkin bilgi tabanını (varsa) genişletmek.

Elbette, tasarım öncesi anketin lehine olan tüm argümanlar burada listelenmiyor, ancak uygulamanın gösterdiği gibi, bu, müşteriyi bunun gerekliliğine ikna etmek için oldukça yeterli.

Proje öncesi incelemenin ana görevleri

Her şirketin proje öncesi denetimle ilgili görevlerin önceliği konusunda kendi görüşü vardır, ancak bence bunlardan en önemlisi müşterinin temel iş süreçlerini incelemek ve bir çözüm kullanarak çözmek istediği ana sorunları bulmaktır. otomasyon sistemi. Bunun için en etkili araç genellikle proje öncesi anketlerin yürütülmesindeki fiili uygulamalara dayanan özel olarak tasarlanmış bir ankettir. Danışmanın, müşterinin çalışanlarına otomatik birimlerin ana faaliyetlerine ilişkin gerekli tüm soruları hiçbir şeyi unutmadan sormasına olanak tanır. Yöneticilerden üst düzey yönetime kadar her öğe için farklı kademelerdeki çalışanlarla görüşme yapmanızı şiddetle tavsiye ederim. Üst düzey yönetimin belirli iş süreçlerinin başlangıçta amaçlandığı gibi gittiğine inandığı ancak gerçekte şirketteki işlerin tamamen farklı yürütüldüğü bir durumla sık sık uğraşmak zorunda kaldım. Aynı zamanda orta düzey yöneticilerin, sürecin işleyişi hakkında hem üst düzey yöneticilerin fikirlerinden hem de bu çalışmalara katılan belirli icracıların fiili faaliyetlerinden farklı olan kendi görüşleri vardı. Bu durum genellikle proje öncesi araştırma raporunu okurken pek çok duyguyu uyandırır. Gerçek durumu bulmak ve bunu açık bir belge biçiminde belirtmek, dış danışmanlara olan güveni güçlendirmeye ve hem müşterinin yönetimiyle hem de sıradan çalışanlarla güvene dayalı ilişkiler kurmaya yardımcı olur.

Açıkçası, proje öncesi anketin bir sonraki en önemli görevi müşterinin benzersiz rekabet avantajlarını belirlemektir. Uygulamada görüldüğü gibi, müşteri tarafından kullanılan iş süreçlerinin yaklaşık %75'i aynı sektördeki benzer şirketlerdeki süreçlerle örtüşmektedir, %10'u benzersiz rekabet avantajlarının farkına varmaktadır ve geri kalan %15'i termodinamiğin ikinci yasasının sonucudur: ) (“kaosun doğal büyümesinin bir sonucu”) ve proje süresince çözülmesi gerekiyor. Ancak iş dünyası için çok önemli olan bu rekabetçi %10'un herhangi bir otomasyonla korunması gerekir (doğal olarak bu avantajların resmileştirilebilmesi şartıyla). Çoğu zaman bu sorun, sistemin müşteri için yapılandırılmasıyla çözülür, ancak bazen programcıların hizmetlerinin işin benzersiz özelliklerini dikkate alması gerekir. Burada özel geliştirmeden değil, üretim otomasyon sistemlerinin uygulanmasından bahsettiğimizi belirtmek isterim.

Müşterinin rekabet avantajlarının nasıl destekleneceğini anlayan BT şirketi, ürün iyileştirme ihtiyacını ve maliyetini değerlendirebilecek ve bunun için hangi ek kaynakların gerekebileceğini anlayabilecek.

Proje öncesi anketin önemli bir amacı, müşterinin BT ortamının durumunu teşhis etmek, yani bilgisayar ekipmanını, yazılımı, iletişimi, BT uzmanlarının yeterlilik düzeyini vb. değerlendirmektir. Bu aşamada, anlaşılması gerekenler müşterinin sistem otomasyonunun başarılı bir şekilde uygulanması için yeterli kaynağa sahip olup olmadığı. Burada proje öncesi anketin başka bir görevine yaklaşıyoruz: projenin potansiyel risklerini analiz etmek ve bunların olası sonuçlarını açıklamak. Aynı zamanda, danışmanlar yalnızca olası tüm riskleri belgelemekle kalmamalı, aynı zamanda müşteriye her birini azaltmanın yollarını da sunmalıdır.

Herhangi bir CIS, departmanların operasyonel faaliyetleri hakkında bilgi birikimini içerir, bu nedenle proje öncesi anketin bir sonraki konusu, otomatik departmanlar için gereksinimlerin toplanması olmalıdır.

Sistemde biriken bilgiler, analiz etme imkanı olmadığı takdirde ölü ağırlıkta kalacaktır, bu nedenle proje öncesi araştırma sırasında müşterinin ne tür ve formlarda raporlamaya ihtiyacı olduğunu bulmak çok önemlidir. Tipik olarak, otomasyon araçları zaten standart bir rapor seti içerir, ancak her müşteri haklı olarak işini benzersiz olarak görür ve bu nedenle, kural olarak özel bir rapor oluşturucu kullanılarak uygulanan bu türden benzersiz bir sisteme ihtiyaç duyar.

Proje öncesi anketin acil görevi, alınan tüm verileri dikkate alarak projenin nihai bütçesini ve uygulama zamanlamasını netleştirmektir. Bu son teslim tarihleri, müşterinin yönetim personelinin projeye katılmaya hazır olması, müşteri ve yüklenici temsilcilerinin motivasyonu, otomatik birimlerin çalışanları tarafından sabotaj olasılığı gibi çeşitli faktörlerden etkilenebilir. Projenin başlamasından bir süre sonra kilit bir yöneticinin olası görevden alınması (veya tersine işe alınması), mevcut bilgisayar filosunun ve teknolojik temelin tüm otomasyon hedeflerine ulaşmak için yetersizliği, gerekli ekipmanın satın alınması için bütçe eksikliği ve daha fazlası. Bu nedenle danışmanın tüm bu koşulları ayrıntılı olarak öğrenmesi ve bunları dahili kullanım da dahil olmak üzere rapora yansıtması gerekir. İkinci bir dahili rapor hazırlamak, ilişkinin tüm nüanslarını ve uygulama ve entegrasyon departmanındaki uzmanlar için önerileri ayrıntılı olarak yansıtmanıza olanak sağlayacaktır.

Proje öncesi araştırma aşamasında çözülmesi gereken bir diğer önemli konu, proje uygulama yöntemlerinin seçimine ilişkin önerilerin geliştirilmesidir. Burada, müşteri tarafından önceden formüle edilen sorunlardan hangilerinin önerilen otomasyon sistemi kullanılarak çözülemeyeceğini açıkça kaydetmek ve bu durumdan organizasyonel veya başka yollar önermek önemlidir.

Her şirket, anket aşamasında çözmek istediği bir düzine görevi kolayca ekleyebilir, ancak gerçek uygulamanın gösterdiği gibi, yukarıda listelenen soruların yanıtlarını almak, proje öncesi anketi oldukça etkili hale getirmektedir.

Genellikle proje öncesi bir anketin sonucu nedir?

Ana sonuç, müşteri ve yüklenici tarafından gerçekleştirilen, mutabakata varılan ve imzalanan işe ilişkin nihai rapordur. Böyle bir raporun gerekli bölümlerine bakalım. Giriş kelimelerine ayrılmış standart bölümler, kısaltmalar, kısaltmalar ve kısaltmalar listesi üzerinde durmazsanız, raporda aşağıdaki temel bileşenler ayırt edilebilir:

- müşterinin mevcut iş süreçlerinin açıklaması;

- otomasyon sistemi kullanılarak çözülmesi gereken ana görevlerin bir listesi;

- IS'nin sağladığı avantajları dikkate alarak müşterinin iş süreçlerinin değerlendirilmesi ve departmanların çalışmalarının değiştirilmesi veya optimize edilmesine yönelik öneriler;

- Sistemin uygulanmasında dikkate alınması gereken, müşterinin benzersiz rekabet avantajları;

- kurumsal yönetim sisteminin gerekliliklerine uygunluk açısından mevcut BT ortamının analizi, değiştirilmesine yönelik öneriler;

- BDT'yi müşterinin mevcut BT altyapısına entegre etme çalışmalarının değerlendirilmesi;

- Otomasyon birimlerinin tanımı ve analitik gereksinimleri;

- Projenin uygulanması sırasında olası risklerin değerlendirilmesi ve bunların etkilerini en aza indirmek için gerekli önlemlerin belirlenmesi;

- önerilen kontrol sisteminde uygulanamayan ve değişiklik gerektirecek müşteri isteklerinin bir açıklaması, bu tür değişikliğin zaman ve maliyetine ilişkin bir tahmin;

- Müşteri için gereken otomatik iş istasyonlarının sayısını belirten ve proje bütçesini netleştiren, önerilen seçeneğin gerekçesini içeren projenin uygulanmasına yönelik bir teklif.

Proje öncesi incelemenin ayrı bir belgesi, diğer şeylerin yanı sıra, sorumlu kişilerin (hem müşteriden hem de yükleniciden) mutabakata varılmış bir listesini, bunların sorumluluk alanlarını ve aralarındaki etkileşime ilişkin temel düzenlemeleri içeren bir ön çalışma programı olmalıdır. onlara. Sistemin etkin bir şekilde uygulanması için, müşterinin çalışanları ile anketi yürüten BT şirketinin uzmanları arasındaki bilgi alışverişine ilişkin düzenlemelerin yapılması ve ayrıca daha da önemlisi işin tamamlanmasının izlenmesine ilişkin zamanlamayı ve prosedürü belirlemeniz önerilir.

Bazı şirketler (çoğunlukla özel geliştirmeyle uğraşanlar), proje öncesi incelemenin tamamlanmasının ardından müşteriye bir teknik şartname taslağı sunar.

Proje öncesi araştırmayı ücretsiz mi yapıyorsunuz, yoksa bunun için para mı alıyorsunuz?

Bu sorunun cevabı büyük ölçüde anketin amacına bağlıdır. Amaç, müşteriyi "cezbetmek" için hızlı bir anket yapmaksa (genellikle müşterinin bir tür anket doldurmasını sağlayarak), o zaman bunu ücretsiz olarak yapmak mantıklı görünür.

Anketin amacı yukarıda açıklanan görevlere karşılık geliyorsa, önemli şirket kaynaklarının yönlendirilmesini gerektirecek ve mutlaka ödenmesi gerekecektir. Bu proje öncesi anket, yalnızca otomasyon ihtiyacını, zamanlamasını ve bütçesini değerlendirmeye değil, aynı zamanda müşterinin mevcut iş süreçlerini optimize etmeye de olanak tanıyan tam teşekküllü bir danışmanlık hizmetidir.

Uygulamanın gösterdiği gibi, eğer şirket uygun teknolojiyi uygulamışsa ve satıcılar anketin amacını ve müşterinin bu anketten ne gibi faydalar elde edeceğini açıkça biliyorsa (ve müşteriye açıkça açıklayabilirse), proje öncesi anket hizmetlerinin satışı zor değildir. BT.

Proje öncesi incelemenin etkinliği müşteriye nasıl kanıtlanır?

Proje öncesi anketin ve diğer herhangi bir hizmetin etkinliğini değerlendirme konusu, iş dünyasındaki en zor konulardan biridir, çünkü sonucu müşteri için her zaman açık değildir ve çoğu zaman çok öznel olarak algılanır. Danışmanlık hizmetlerinin ekonomik etkisini haklı çıkarmak için - ve yukarıda belirtildiği gibi proje öncesi araştırma kesinlikle bir danışmanlık hizmetidir - her iş bölümünün kendine özgü algoritmaları ve yöntemleri vardır. Ancak burada müşterinin proje öncesi anketin etkinliğini kabaca değerlendirmesine olanak tanıyan daha basit ve daha evrensel yöntemlere bakacağız.

Proje öncesi araştırma ihtiyacını haklı çıkarmaya yardımcı olabilecek potansiyel tasarruf kanallarını göz önünde bulunduralım.

1. İnsan kaynağından ve zamandan tasarruf:

Sistemi ticari işletmeye aldıktan sonra değil, uygulamanın ilk aşamasında müşterinin benzersiz rekabet avantajlarına uyacak şekilde değiştirirken;

Sistemin müşterinin BT altyapısına entegrasyonu aşamasında, işletmenin BT ortamının durumu ve entegrasyon nüansları hakkındaki tüm bilgilerin uygulama sırasında değil, başlangıçtan önce açıklığa kavuşturulması nedeniyle;

Hem yükleniciden hem de müşteriden malzeme ve insan kaynağının zamanında tahsisi sayesinde;

Sistemin uygulanma sürecini etkileyebilecek olası risklerin erken değerlendirilmesi ve olumsuz sonuçlarının en aza indirilmesi için gerekli önlemlerin geliştirilmesi yoluyla.

Projenin ilerlemesindeki herhangi bir gecikme, müşteri için her özel durumda oldukça kolay bir şekilde hesaplanabilen ciddi ek maliyetlere neden olur.

2. Uygulama maliyetlerinde olası azalma:

Müşterinin kendi başına gerçekleştirebileceği hizmet ve işleri belirleyerek;

Gerçek emek yoğunluğunu netleştirdikten sonra bazı işleri tamamlamak için son tarihleri ayarlayarak.

3. Müşterinin kendine özgü özelliklerini dikkate alarak iş süreçlerini optimize ederek kurumsal bilgi sistemlerinin etkinliğini ve çalışan verimliliğini artırmak.

4. Tasarım öncesi inceleme aşamasında, müşterinin sorunlarını çözmeyeceği veya modifikasyonunun çok pahalı olacağı ortaya çıkarsa, otomatik bir sistemin kullanılmasının reddedilmesi.

Uygulamamda, proje öncesi bir anketin sonuçlarına göre çok spesifik iş süreçlerine sahip bir müşteriye bir CIS dağıtmasının değil, organizasyonel değişiklikler yapmasının ve müşterileriyle çalışmak için teknolojiyi optimize etmesinin önerildiği bir durum vardı. , sistemin uygulanmasının etkisi (pahalı bir değişiklik gerekliydi) karşılığını vermediği için maliyet olacaktır. Sonuç olarak müşteri onbinlerce dolar tasarruf etti ve proje öncesi araştırma yalnızca departmanın verimliliğini artırarak meyvesini verdi; bu da danışmanların tavsiyesi üzerine çalışanın çalışma teknolojisini değiştirdi.

Çoğu durumda proje öncesi etüt aşamasının bulunmaması, projelerin uygulanmasında önemli bir gecikmeye ve uygulama sırasında ortaya çıkan hem organizasyonel hem de teknik sorunlar nedeniyle maliyetlerin artmasına neden olur. Çoğu zaman bu tür projeler tamamen başarısızlıkla sonuçlanır. Standish Group'un bir araştırmasına göre, analiz ettikleri 2,5 bin BT projesinin neredeyse üçte biri sadece başarısız olmakla kalmadı*1, aynı zamanda hiç tamamlanmadı. Rusya'da bu tür verileri elde etmek çok daha zor ancak başarısız uygulamaların payının daha az olmayacağından eminim.

*1 Son teslim tarihlerinin kaçırılması, bütçenin ihlal edilmesi veya beklenen sonuçların elde edilememesi durumunda projeler başarısız sayılır.

Bu nedenle, eğer bir danışmanlık şirketi geçmiş deneyimlerinde gerçekleşmemiş projelerin olmasını istemiyorsa, o zaman müşterilerin işleri hakkında proje öncesi bir araştırma yapması yeterlidir. İş hayatında takılıp kalmak ve itibarınıza leke sürmektense, ilk aşamada sözleşmeyi reddetmek daha iyidir.

Şu anda, bilgi teknolojilerinde yalnızca devlet kurumlarında değil, aynı zamanda birçok Rus işletmesinde de hızlı bir gelişme ve uygulama söz konusudur ve uygulamanın başarısı, EDMS'nin uygulanmasına yönelik yaklaşımın ne olacağına, ne kadar iyi olacağına bağlıdır. planlandı.

İş büyüdükçe kağıt dokümantasyon hacmi de artar. İşlenen belge sayısı bir eşik değeri aştığında, belgelerle çalışma süreçleri kontrolden çıkar, yönetilebilir olmaktan çıkar ve bunun sonucunda işletmenin gelişimi yavaşlamaya başlar, o zaman bir uygulama yapmanın önemi EDMS gün ışığına çıkıyor. Bu noktada pek çok işletme “nereden başlamalı” denilen sorunla karşı karşıya kalıyor.

EDMS'nin küresel ve yurt içi başarılı uygulamalarda uygulanma süreci aşağıdaki aşamaları içerir:

Bilgi araştırması.
1. Röportaj yapıyorum.
2. Sorgulamak.
Toplanan verilerin analizi.
EDMS için teknik ve fonksiyonel gereksinimlerin oluşturulması.
EDMS pazarının takip edilmesi ve ihale yapılması.
Demo sürümünün test edilmesi.
Bir anlaşmanın imzalanması.
EDMS düzenlemelerinin geliştirilmesi.
Yazılım kurulumu ve konfigürasyonu.
EDMS kullanıcılarının eğitimi.
Yazılımı kullanıcılarla test etmek.
Sistem testi sırasında tespit edilen hataların giderilmesi.
Endüstriyel operasyon.

Neden bilgi anketi yapmadan yapmıyorsunuz?

Bilgi araştırması yapmak neden bu kadar önemli? Yüksek kaliteli bir proje öncesi incelemenin garanti ettiğine inanılmaktadır. EDMS uygulamasının %80 başarısı. Sonuçta şunları sağlar:

kuruluşun daha net bir “portresini” elde edin: misyonu, faaliyet alanları; Şirket yapısı; yapısal bölümlere ilişkin hükümlerde belirtilen bölümlerin işlevleri (ve bunların etkileşimi); ana iş süreçleri;
işletmedeki ofis işlerinin organizasyonunun genel durumunu belirlemek;
bilgi ve belge akışlarını belirlemek (kullanılan belge türleri dahil);
sistemi uygularken riskleri ve bunların üstesinden gelme yollarını belirlemeli ve dikkate almalıdır;
uygulamanın amacını belirlemek;
EDMS'nin daha sonra gerçekleştirmesi gereken görev ve işlevleri belirlemek;
EDMS kullanıcılarını tanımlamak;
Mevcut iş süreçlerini (otomatikleştirilecek) vb. öğrenin ve tanımlayın.

Yukarıdaki soruların cevaplarını şu adresten alabilirsiniz: genel bilgilerin bağımsız çalışması EDMS uygulamasının amacı hakkında. Bu hazırlanmanıza yardımcı olur görüşme yönetim ve kilit uzmanlar. Ve görüşme sonuçlarının analizi gelişmenize yardımcı olacaktır anket Daha geniş bir kitleye yönelik daha ayrıntılı sorularla. Böylece incelemenin her aşaması, problemin daha derinine inmenize ve bunun sonucunda problemin giderek daha ayrıntılı bir tanımını elde etmenize olanak tanır.

EDMS'nin hangi işlevleri yerine getirmesi gerektiği ancak kuruluşun gerçek ihtiyaçlarını anlayarak belirlenebilir. O zaman görünüşü insanların işini optimize edebilecek ve onu bir arabanın beşinci tekerleği olarak algılamayacaklar.

Araştırma başladığında, et işleme tesisimizde coğrafi olarak dağılmış bir grup ofis, karmaşık bir işletme yapısı ve büyük miktarda kağıt belge akışı vardı; bu da dağınık kontrolsüz belge akışına, onay ve uygulama sürelerinin ihlal edilmesine ve ayrıca belge kaybı.

Üretim hacimlerinin büyümesi ve işletmemiz tarafından çözülen görevlerin artmasıyla birlikte, geliştirilen, alınan ve gönderilen yönetim ve diğer belgelerin miktarı da arttı ve performans disiplininin rolü de arttı. Et işleme tesisinin yeni bir seviyeye ulaşmasıyla bağlantılı olarak, işletmenin yönetimi, yalnızca organizasyonel ve idari belgelerle (siparişler, yazışmalar vb.) ayrıca belgelerin işlenmesi ve yürütülmesinin eşlik ettiği bazı iş süreçleri.

Bu amaçla işletmenin kilit yapısal bölümlerinden uzmanlardan oluşan bir ekip oluşturuldu. Bu makalenin yazarı olan okul öncesi eğitim müdür yardımcısı bu projenin başına atandı.

Röportaj

EDMS'yi aşamalı olarak uygulamaya karar verdik. Ekip için "görünür" olan bilgi anketinin ilk aşaması şunları gerçekleştirmekti: EDMS'de çalışacak iş süreçlerindeki ilk kademe yöneticilerin ve kilit katılımcıların anketi yani kullanıcıları olacak. Bu anketin mutlaka ilgili yapısal birimlerin istek ve yorumlarını ifade edebilecek yöneticilerini ve konu uzmanlarını içermesi gerekmektedir.

Bu aşama başlamadan önce okul öncesi eğitimden sorumlu müdür yardımcısı sorular hazırlandı belgelerle çalışmanın düzenlenmesindeki sorunlar hakkında fikir verebilecek cevaplar.

Yaklaşık 30 kişiyi içeren gelecekteki yanıt verenlerin bir listesi derlendi (bu belgelerin oluşturulmasından, imzalanmasından, imzalanmasından ve onaylanmasından sorumlu daire başkanları, yardımcıları ve uzmanlar). Her kişiyle ayrı bir toplantı yapılmasına karar verildi, bu toplantıda önce kişisel görüşmenin amacı ana hatlarıyla belirlendi ve ardından "programı" önceden hazırlanmış tez ve sorular listesinden oluşan bir diyalog gerçekleşti (bkz. Örnek 1) . Görüşmeleri yürütme ve analiz etme kolaylığı için görüşmeyi bir ses kayıt cihazına kaydedebilirsiniz. Ancak anket katılımcısının bir kaydın yapıldığını bilmemesi daha iyidir çünkü çoğu insan bir ses kayıt cihazı gördüğünde kaybolur.

örnek 1

EDS'nin uygulanmasına yönelik bir et işleme tesisinde yapılan anketin bir parçası olarak görüşmelerin yapılmasına hazırlık

Gösteriyi Daralt

Her katılımcıyla görüşürken, okul öncesi eğitim kurumu yardımcısı, konuşmanın başında ayrıntılı olarak özetledi:

1. Anketin amacı:

“Ofis işlerinin ve belge akışının durumunun incelenmesi, otomatikleştirilmesi gereken ve faaliyetlerine belgelerin işlenmesi ve yürütülmesi eşlik eden mevcut iş süreçlerinin anlaşılması.”

2. Şirketimizin neden bir EDMS uygulaması gerekiyor:

"EDMS'nin amacı, her düzeydeki yöneticiler ve konu uzmanları için belgelerle çalışma sürecini niteliksel olarak iyileştirmek ve belgelerle yapılan rutin çalışma süresini azaltmaktır."

3. EDMS hangi avantajları sağlar, örneğin:

“Sistem, gerekli belgeyi aramak için harcanan süreyi azaltmanıza, kullanıcı hakları farklılaştırması ile ortak bir belge veri tabanına erişmenize, sistemde uzaktan çalışabilmenize, bir belge ile birkaç kullanıcının ortaklaşa çalışabilmesine, belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde onaylayın, belgelerin kayıt ve dağıtımını otomatikleştirin, emirlerin ve belgelerin yürütülmesinin kontrolünü organize edin (yönetim faaliyetleri şeffaf hale gelir), sistemde belgeleri elektronik imza kullanarak imzalamak, sözleşmelerle işleri organize etmek, EDMS'yi entegre etmek mümkündür Kuruluş tarafından kullanılan diğer programlarla birlikte çalışır ve arşivin bakım maliyetini azaltır."

Belgelerle çalışırken ne gibi sorunlarla karşılaşıyorsunuz?
Belgelerle çalışmanın organizasyonunda neyi iyileştirmek, geliştirmek, değiştirmek istersiniz?
Belgeler ne kadar hızlı ve verimli bir şekilde teslim ediliyor?
Sizce belgelerle çalışırken sorun yaratan zayıf alanlar nerede?
Mevcut belge formlarının kullanımı uygun mu?
Bir belgenin işlenmesi ne kadar zaman alır? Bu soru, kuruluşun iş süreçlerinde yaygın olarak bulunan her belge türü için sorulmalıdır.
Çalışma alanınızda belge akışı hacmi nedir?

Görüşme süreci, anket katılımcılarının meşguliyetinden etkilenmiş, bu da anketin zamanlamasını etkilemiş ve aynı zamanda çalışanların projenin önemini hafife aldığını da ortaya koymuştur.

Görüşme sırasında toplanan bilgilerin analizi sonucunda bir tablo oluşturulmuştur.Örnek 2'de gösterilmiştir. Alınan bilgilerin yapılandırılmasına ve buna iyi yansıyan gerekli sonuçların çıkarılmasına yardımcı oldu.

Örnek 2

Görüşme sırasında elde edilen bilgilerin sistemleştirilmesi

Gösteriyi Daralt

Görüşme sonuçlarına göre ilk etapta EDMS tarafından otomasyon gerektiren aşağıdaki iş süreçleri belirlendi:

sözleşme Yönetimi;
ödeme için faturaların koordinasyonu;
organizasyonel ve idari belgelerin koordinasyonu:
talimatların (kararların) yürütülmesi üzerinde kontrol.

Görüşme, sorulara cevap vermede daha fazla doğruluk gerektiren sorgulamaya zemin hazırlamayı mümkün kıldı.

Anket

Anketin amacı işletmedeki belge akışının ve ofis çalışmalarının mevcut durumu hakkında daha detaylı (doğru) bilgi elde etmekti. Anket katılımcıları, daha sonra EDMS'nin kullanıcıları olacak olan yapısal birimlerin başkanları ve konu uzmanlarıydı. Anket gıyaben gerçekleştirilmiştir, yani anketin araştırmacının yokluğunda doldurulması anlamına gelmektedir.

Anket üç bölümden oluşuyordu (bkz. Örnek 4):

Giriş kısmı – asıl görevi, katılımcıyı sorulan sorulara cevap vermeye teşvik etmekti. Araştırmanın amacı ve hedefleri, katılımcının rolünün önemi açıklandı; anketi doldurma talimatları.
Ana bölüm basit ifadelere sahip sorular içerir ve bunların eksiksizliği ve miktarı istenen hedefe bağlıdır (Örnek 4'teki örnek anketteki sorular tavsiye niteliğindedir ve işletmenizin anketi için en uygun sorulardan farklı olabilir; bunları başlangıç olarak kullanabilirsiniz) kendi anketinizi geliştirmek için örnek).
Son kısım - burada davalıya ifade ettiği görüşün gizliliği garantisi verilmiştir; çalışmaya katılımlarından dolayı teşekkür edildi.

Katılımcının talebi üzerine anketin çıktısı alınarak kendisine bizzat teslim edilmiş veya e-posta adresine gönderilmiştir. Anketin formu, anketi yanıtlayan kişinin doğrudan bir word dosyasında doldurmasına uygun olacak şekilde tasarlanmıştır.

Anket bir Word dosyası olarak gönderilmişse, alıcı ilk önce e-postanın gövdesinde ekteki metni görmüştür (örnekteki tüm iletişim bilgileri hayalidir):

Örnek 3

Anketi e-postayla ekli dosya olarak gönderirken e-postanın metni ve konusu

Gösteriyi Daralt

Örnek 4

Bir EDMS'yi uygulamadan önce bir kuruluşta anket yapılmasına yönelik anket

Gösteriyi Daralt

Toplanan veriler bir MS Excel tablosuna girildi; bu, her konuya ilişkin görüşlerin dağılım diyagramlarının otomatik olarak oluşturulmasını mümkün kıldı. Onlar. sonuçlar yönetime mümkün olan en görünür şekilde sunuldu (bkz. Örnek 6). Her soru için seçilen cevap seçeneklerinin sayısı dosyanın bir sayfasına yansıtıldı ve bu verilere dayalı diyagramlar başka bir sayfada oluşturuldu:

onaylayan kişiler nedeniyle uzun bir değerlendirme zincirinde kağıt belgelerin kaybı (önemli anlaşma taslakları bazen kaybolur veya çoğu zaman başka kağıt yığınları arasında kaybolur);

kağıt belgelerin hacminde bir artış (aynı belgenin farklı bölümlerde çok sayıda kopyasının bulunması);

İşletmenin iç standartlarına ve idari belgelerine ilişkin kamuya açık ve kullanımı kolay bir bilgi tabanının bulunmaması.

Gelecekte, mümkün olan en kısa sürede EDMS'de çalışmaya geçmek için belirlenen tüm riskleri dikkate alacağız:

EDMS'nin görev ve işlevlerinin bulunmaması veya yanlış tanımlanması riski;
gerekli kaynakların (para, zaman) küçümsenmesi riski;
proje aşamalarının uygulanmasında gecikme riski;
işletmenin çalışanlarına işin ilerleyişi hakkında yetersiz bilgi verilmesi riskinin yanı sıra ihmal, pasiflik, çalışanların direnci, yöneticilerin projeye zayıf katılımı riski;
zayıf teknolojik ekipman riski;
Düzenleyici çerçeve eksikliği riski.

Genel olarak anket, elektronik belge yönetiminin getirilmesine yönelik olumlu bir tutum ortaya koydu, ancak aynı zamanda EDS'nin uygulanmasına karşı olumsuz bir tutuma sahip olan bazı çalışanlar da vardı çünkü bu projeyi yalnızca daha fazla katkı sağlayacak başka bir yenilik olarak algıladılar. onlara çalışın.

Daha sonra, röportaj ve anket sonuçlarının analizine dayanarak hedef belirlendi ve EDMS gereklilikleri hazırlandı, ancak bu, uygulama çalışmasının bir başka ve daha az önemli olmayan aşamasıdır. Şu anda şirketimiz EDMS pazarının karşılaştırmalı bir analizini yürütmektedir.

Dipnotlar

Gösteriyi Daralt

Bir yapının inşasından veya yeniden inşasından önce, tasarım öncesi çalışma: anket saha veya bina, durumlarının değerlendirilmesi. Bu, projenin uygulanmasının fizibilitesini belirlememizi sağlar. Analiz sırasında çeşitli faktörler dikkate alınır: arazi tipi, yapıların teknik durumu, toprak özellikleri, iletişimin mevcudiyeti vb.

Proje öncesi araştırmayı yürütmekle görevlendirilen uzmanların görevi, yüksek hassasiyetli ekipmanlarla ölçümler yapmak ve mevcut tüm dokümantasyonu incelemektir. Elde edilen sonuçlar SNiP tarafından belirlenen parametrelere göre kontrol edilir. İÇİNDE proje öncesi araştırma raporu uzmanların sonuçları, sonucun oluşturulduğu temelde verilmektedir.

Hazırlık

Başlamadan önce tesisin proje öncesi denetimi gerekli:

Müşterinin isteklerini kaydedin. İş yaparken bunların dikkate alınması gerekir.
Gerekli teknik belgeleri toplayın. Bu, saha planlarını, iletişim çizimlerini (varsa) ve çevredeki binaların bir diyagramını içerir.
Nesnenin birincil fikrini oluşturun. Bunu yapmak için sanatçılar sahaya gider ve dış durumunu değerlendirir.
Müşteriyle işin maliyeti ve zamanlaması konusunda anlaşın.

Tüm hazırlık sorunları çözüldükten sonra doğrudan başlar. O içerir:

Nesnenin adım adım keşfi.
Elde edilen göstergelerin normatif olanlarla hesaplanması ve karşılaştırılması.
Dekor proje öncesi inceleme raporu.

Yüksek hassasiyetli ekipmanların kullanılmasının, tüm ölçümlerin tahribatsız bir yöntem kullanılarak yapılmasına olanak tanıdığı söylenmelidir. Bu da yapıların bütünlüğünün bozulmaması anlamına geliyor.

Prosedürün anlamı

Elbette geliştiricinin proje öncesi anketi reddetme hakkı vardır. Bu tür vakaların oldukça fazla örneği var. Ancak müşterinin inşaat veya yeniden inşanın başarısından %100 emin olması durumunda bu tavsiye edilir.

Bu arada hazırlık aşamasında dikkate alınmayan küçük bir faktör bile ciddi sorunlara yol açabilir. Uygulamada görüldüğü gibi, inşaat veya yeniden yapılanma genellikle uzun süre dondurulur. Bir projenin hazırlanması ve uygulanması proje öncesi anket rulet oynamaya benzetilebilir. Yalnızca finansal kaynaklar değil, aynı zamanda geliştirici firmanın itibarı da tehlikede olabilir.

Çoğu zaman projeler basitçe dondurulur. Örneğin müşteri reddetti proje öncesi anket, yeniden inşa için satın alınan malzemeler. Ancak çalışmaya başlamadan önce destekleyici yapılarda bir kusur keşfedildi. Buna göre satın alınan malzeme mukavemet özelliğinden dolayı montaja uygun değildir. Büyük bir miktar boşa gitti ve iş uzun süre dondu.

Anahtar görevler

Proje öncesi anket için gerçekleştirildi:

Modernizasyon, yeniden yapılanma vb. öncesinde tesisin gerçek teknik durumunun değerlendirilmesi.
Yapıların aşınma seviyesinin belirlenmesi. Yapının sonraki işleyişinin geçerliliği ve bazı durumlarda yasallığı buna bağlıdır.
Arsanın üzerine bina inşaatı için uygunluğunun belirlenmesi.
Tesisin kayıp çizimlerini ve planlarını ve diğer teknik dokümantasyonu geri yüklemek.
Belirlenen koşullar dikkate alınarak projede ayarlamalar yapılması.
Tesisin yeniden inşası, restorasyonu ve inşaatı için yaklaşan maliyetlerin tahminleri. Bu, sermaye yatırımlarına ekonomik bir gerekçe oluşturmak için gereklidir. Kural olarak, finansmanın bütçe parasından sağlanması gerekmektedir.

sonuçlar

Kapsamlı bir çalışmayı tamamladıktan sonra kapsamlı bir sonuç çıkarılır. Nesnenin özelliklerine bağlı olarak bileşimi şunları içerir:

Tasarım özelliklerinin, planlarının ve çizimlerinin açıklaması.
Şantiye incelemesinin sonuçları, temel ve toprağın durumunun değerlendirilmesi.
Denetim sırasında bulunan yapısal kusurların fotoğrafları.
Ana parametreleri gösteren yapının teknik incelemesinin sonuçları.
Tanımlanan kusurların, beklenen gelişim dinamikleriyle birlikte grafik görüntüleri. Örneğin temelde bir çatlak tespit edilirse bunun birkaç yıl içinde yapının durumuna nasıl bir etki yapacağını görebilirsiniz.
Yük taşıyan yapıların malzeme örneklerinin laboratuvar analiz sonuçları.
Yapının bireysel elemanları için hesaplamalar.

Müşterinin isteği üzerine listeye ekleme yapılabilir. Örneğin, sonuca yapının genel görünümünün, bazı iç mekanların, nesnenin önceki sahipleri hakkında bilgilerin vb. bir fotoğrafını ekleyebilirsiniz.

Nüans

Proje öncesi incelemenin kural olarak uygun izne sahip tasarım kuruluşları tarafından gerçekleştirildiğine dikkat edilmelidir.

İlgilenen kişi yalnızca muayene talebinde bulunursa, bunun bedelini ödemek zorunda kalacaktır. Müşterinin şirketle uzun vadeli bir işbirliğine kararlı olması, yani projeyi çalışanlarının hazırlayacağının varsayılması durumunda, denetim sonuçlarına dayalı sonuç ücretsiz olarak sunulur.

Prosedürün geçerliliği ve etkinliği

Kural olarak, müşterinin tasarım öncesi araştırma yapmayı reddetmesi, özellikle inşaat veya yeniden inşanın önemli miktarda yatırım gerektirmesi nedeniyle ek maliyetlere katlanma konusundaki isteksizliğinden kaynaklanmaktadır. Geliştiricileri bir mülkü değerlendirme ihtiyacı konusunda ikna etmek oldukça zordur. Ancak müşteri bir anket yapmayı kabul ederek önemli ölçüde tasarruf edebilir:

Ana işi tamamlama zamanı.
Kaynaklar. Bu sadece ekipmanla ilgili değil, aynı zamanda işçilikle de ilgili.

Ayrıca geliştiricinin pahalı teknik araçlar kullanmasına gerek yoktur.

Kusurların zamanında tanımlanması, bunlarla ilişkili tüm risklerin en aza indirilmesine olanak tanır. Aynı zamanda nesnenin durumu tatmin edici çıkarsa yeniden inşa ve onarım için pahalı ekipmanların kullanılmasına gerek kalmaz. Buna göre müşteri, nesnenin zayıf noktalarını bilerek, görevleri çalışanlar arasında yetkin bir şekilde dağıtabilir.

Proses otomasyonu sırasında işletmenin proje öncesi denetimi

Bir otomasyon projesini etkili bir şekilde uygulamak için tesisin özelliklerini dikkatli bir şekilde analiz etmek ve müşterinin gereksinimlerini netleştirmek gerekir. Sırasında GOST'a göre proje öncesi inceleme 34.601-90'da sistemin çalıştırılacağı bir dizi koşul belirlenmiştir:

Yazılım, donanım kaynakları.
Dış koşullar.
İşin yapısı ve yönetimde yer alan kişi sayısı.

Ek olarak, sistemin işlevlerinin bir açıklaması yapılır, geliştirme sırasındaki kısıtlamalar belirlenir (bireysel aşamaların tamamlanması için son tarihler, bilgi güvenliğini sağlamaya yönelik kurumsal önlemler ve prosedürler vb.).

Analizin amacı

Anket aşamasında sistem gereksinimlerine ilişkin genel ve belirsiz bilgiler kesin bilgilere dönüştürülür. Özellikle aşağıdakiler belirlenir:

Fonksiyonlar, sistem mimarisi, yazılım ve yazılım arasında görev dağılımı için dış koşullar
Arayüzler.
Bilgi ve yazılım öğeleri, veri tabanı, gerekli kaynaklar, bileşenlerin fiziksel parametreleri için gereksinimler.
Sistem ve kişi arasında görev dağılımı.

Yapısal Analiz

Araştırma yönteminin seçimi tasarımın kalitesi üzerinde önemli bir etkiye sahiptir.

Yapısal yöntemi kullanırken anket, sisteme genel bir bakışla başlar ve daha sonra ayrıntılara iner. Sonuç olarak AS, düzey sayısı sürekli artan hiyerarşik bir yapı kazanır.

Bu yöntem, sistemi her birine sınırlı sayıda öğe tahsis edilecek şekilde aşamalara bölmeyi içerir. Kural olarak, bu tür 3-7 bileşen vardır. Her seviyede yalnızca sistem için gerekli olan ayrıntılar belirlenir. Bilgi, dahil olduğu operasyonlarla birlikte değerlendirilir. Elemanların kaydı katı resmi kurallara göre gerçekleştirilir ve bir sistem spesifikasyonu hazırlanır. Bu, nihai sonuca yaklaşmanızı sağlar.

Prensipler

Analiz metodolojisi çeşitli hükümlere dayanmaktadır. Bazıları sistem yaşam döngüsünün ilk aşamalarındaki faaliyetlerin organizasyonunu düzenler, diğerleri ise önerilerin geliştirilmesinde kullanılır. Ayrıştırma ve hiyerarşik sıralama ilkeleri temel kabul edilir.

Birincisi, işlevsel görev kümelerinin yapılandırılmasıyla ilgili karmaşık sorunların çözülmesini içerir. Ortaya çıkan sorunlar, hem anlaşılması hem de çözülmesi kolay olan birçok küçük soruna bölünür.

İkinci prensibe göre, bu parçaların detaylı ve resmileştirilmiş bir açıklaması için iç yapıları belirleyicidir. Bir problemin algılanma kolaylığı, unsurları hiyerarşik olarak yapılandırıldığında artar. Basitçe söylemek gerekirse sistem, her birine yeni ayrıntıların eklendiği düzeyler halinde oluşturulur ve anlaşılır.

Otomatik tasarım sistemleri

Proje faaliyetlerinin otomasyonu alanında CASE yönetimi birkaç yıl içinde oluşturulmuştur. PC'lerin uygulama kapsamının yoğun bir şekilde genişlemesi, bilgi tabanlarının sürekli karmaşıklaşması ve bunlara yönelik gereksinimlerin sıkılaştırılması, teknolojilerin sanayileşmesi ihtiyacını doğurmuştur.

Bilim ve teknolojinin gelişimindeki en önemli yönlerden biri, sistem yönetimi ve yaşam döngüsü kavramlarına dayanan entegre araçların geliştirilmesi olmuştur.

Şu anda CASE'in kesin bir tanımı yoktur. Bir kavramın içeriği, kural olarak, onun yardımıyla çözülen sorunların bir listesi, bir dizi araç ve yöntemle belirlenir.

CASE teknolojisi, otomatik bir sistem için bir dizi araştırma yöntemi ve desteğidir. Sistem analistlerine, programcılara ve geliştiricilere yönelik belirli araçlar sağlar. Onun yardımıyla tasarım süreci otomatikleştirilir. Ek olarak teknoloji, programlama araçlarını kullanarak proje öncesi incelemeye, yapısal analize ve proje spesifikasyonuna olanak tanır. CASE, stratejik ve operasyonel planlama, kaynak yönetimi ve geliştirme kontrolü ile ilgili sorunları çözmek için iş uygulamalarının modellenmesinde kullanılır.

Teknolojinin içerdiği araçların çoğu bilimsel bir yaklaşıma dayanmaktadır. Metodoloji çerçevesinde, sistem tasarımının analizi ve seçimi, çalışma aşamaları, sıra, kullanım kuralları ve yöntemlerin amacı için talimatlar formüle edilmiştir.

Bir kuruluşta elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasına yönelik bir dizi makaleye başlıyoruz. İlk makalenin konusu, elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) uygulanmadan önce proje öncesi bir anket yapılmasıdır.

Kuruluş yönetiminin bir EDMS uygulamaya hazır olduğunu varsayalım. Sıradaki ne? Şirket hangi adımları atmalı ve atmalı mı?

En kolay yol, elektronik belge yönetim sistemini uygulayacak kuruluşla derhal iletişime geçmek, yani “sorunları ortaya çıktıkça çözeriz” pozisyonunu almaktır. Ancak basit yöntem her zaman daha ucuz değildir. Her şeyden önce müşteri organizasyonunun EDMS'nin uygulama ölçeğini değerlendirmesi gerekir. Bu nedenle başlamadan önce durumu analiz etmek gerekir. Bunun için otomatize edilecek süreçlerin incelenmesi, yani proje öncesi anket yapılması gerekiyor.

UYGULAYICI KURULUŞ AÇISINDAN PROJE ÖNCESİ ARAŞTIRMA

Uygulayıcı kuruluş açısından bakıldığında, proje öncesi anket, herhangi bir bilgi sisteminin uygulanmasının tam teşekküllü bir ilk aşamasıdır ve uygulama hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin anlaşmaya dahil edilmiştir. Ve SED bir istisna değildir.

Bu durumda proje öncesi anket şunları içerir:

Organizasyondaki mevcut sistemin teşhisi

Ofis işi;

Fiili çalışma durumunun, dokümantasyon desteğini düzenleyen kuruluşun iç düzenleyici belgeleriyle belgelerle uyumluluğunun analizi;

Belge akışlarının ve ofis işlerinin optimizasyonu;

Dahili düzenleyici belgelerde uygun değişikliklerin yapılması;

EDMS uygulanırken risklerin belirlenmesi;

Otomasyonun sınırlarının belirlenmesi, kurumun mevcut BT altyapısının denetlenmesi, EDMS'ye özel BT çözümünün önerilmesi;

EDMS'nin mevcut BT altyapısına entegrasyonuna yönelik çalışmaların değerlendirilmesi.

Proje öncesi incelemenin sonucu, “İşlevsel Gereksinimler” belgesi veya “Anket Raporu” veya “Teknik Şartname” taslağı olacaktır (projenin karmaşıklığına ve sözleşme şartlarına bağlı olarak). Bu belgeler aşağıdaki anket sonuçlarını içerecektir:

Ofis işleri ve dokümantasyon desteği açısından kuruluşun incelenen iş süreçlerinin ve belge akışlarının açıklaması;

Göz önünde bulundurulan süreçleri sistematik hale getirmek için kuruluşta kullanılan belgelerin ve raporlama formlarının listesi;

Kullanıcı rollerinin açıklaması;

Kuruluşun mevcut BT altyapısının teknik denetimi;

Kuruluşun EDMS'yi uygulamaya hazır olup olmadığının değerlendirilmesi;

EDMS'nin uygulanması dikkate alınarak dikkate alınan iş süreçlerinin optimizasyonuna yönelik öneriler;

Gerekli maliyetlerin (insan ve finansal) değerlendirilmesiyle birlikte proje planı (EDMS'nin geliştirilmesi ve yapılandırılması, çalışanların eğitimi, EDMS'nin pilot işletimi, EDMS'nin endüstriyel işletimi);

Gerekli ekipmanın özellikleri;

İşçilerin ileri eğitimini organize etmeye yönelik öneriler.

Bazen uygulayıcı kuruluşlar proje öncesi araştırmayı ücretsiz olarak yapmayı teklif etmektedir. Bu, kuruluşu müşteri olarak çekmek için yapılır,

ancak sıklıkla uygulanmaz.

Ayrıca bazı uygulayıcı kuruluşlar programın ücretsiz bir demo versiyonunu da kullanıma sunmaktadır (genellikle bir ay boyunca). Bu, programa alışmanıza, tüm artılarını ve eksilerini değerlendirmenize ve arayüze alışmanıza olanak tanır.

MÜŞTERİ ORGANİZASYONU AÇISINDAN TASARIM ÖNCESİ ARAŞTIRMA

Müşteri organizasyonu açısından bakıldığında, proje öncesi anket bir denetimdir: mevcut durumu anlamak ve belge akışlarını yönetme açısından en sorunlu sorunları belirlemek için belge yönetimi süreçlerinin bir analizi. Müşteri organizasyonunun bu kadar kapsamlı bir incelemeyi bağımsız olarak gerçekleştirmesi çeşitli nedenlerden dolayı zor olacaktır. Öncelikle böyle bir incelemenin tam olarak nasıl yapılacağı konusunda deneyim ve bilgi eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Mantıklı bir soru ortaya çıkıyor: Madem bu kadar zor, o zaman neden tekerleği yeniden icat edelim? Yürütülen kuruluşla hemen iletişime geçmek daha kolay değil mi? Mümkün, ancak daha basit olması daha ucuz olduğu anlamına gelmez...

Dokümantasyon destek süreçlerine ilişkin bir anketin müşteri organizasyonuna neler kazandırdığını düşünelim.

■ EDMS uygulamasının hedeflerini formüle etmek.

■ EDMS'nin daha sonra gerçekleştirmesi gereken görev ve işlevlerin tanımı (uygulama sınırlarının tanımlanması). Çoğu zaman, net amaç ve hedefler yerine, müşteri organizasyonu EDMS'nin uygulanması yoluyla çözülmesi gereken sorunları listelemeye başlar. Ama bu aynı şey değil. Bu nedenle kuruluş, EDMS'nin uygulanması sonucunda ne elde etmek istediğini açıkça anlamalı ve uygulayıcı kuruluş için belirli görevler belirlemelidir.

■ Kuruluşun yaşamının gerçek resmini değerlendirmek (örgütsel yapısı, işlevleri, departmanlar arasındaki etkileşim vb.). Bu fırsat, uygulamada nasıl uygulandıklarını belirlemek için kuruluşun iç düzenleyici belgelerinin analizi ile sağlanır. Yapısal birimlerin hükümleri, görev tanımları ve etkileşim düzenlemeleri incelendiğinde ilginç gerçekler ortaya çıkıyor. Örneğin, bazı çalışanların iş tanımlarının tamamen güncelliğini kaybetmiş veya tamamen eksik olduğu ortaya çıkabilir. Ve yapısal birimler işlevlerini yerine getirmiyor veya tam tersine yapmaları gerekenleri yerine getirmiyor vb.

■ Mevcut dokümantasyon süreçlerinin açıklaması. Burada da birçok sürpriz olabilir.

■ İncelenen ve tanımlanan iş süreçlerinin optimizasyonu imkanı. Eğer gerekliyse. Böyle bir analiz sonrasında iç düzenlemelerin güncellenmesi gerekebilir.

■ Öz kaynakların değerlendirilmesi (insan ve teknik). Sistemi uygulamaya koymadan önce uzmanların projenin uygulanmasına ne kadar katılımının gerekeceğini ve buna ne kadar hazır olduklarını anlamak gerekir. Uzmanların yürütülmesinden bahsedersek, talimat vermeleri yeterlidir. Ancak yöneticiler açısından durum çok daha karmaşıktır. Yönetim aparatının EDS'nin uygulanmasına katılımı, süreç başlamadan önce tartışılmalıdır. Yeterli bilgisayar olup olmadığını, yazılımın güncel olup olmadığını vb. öğrenmek için kendi BT altyapınızı analiz etmeniz de iyi bir fikir olacaktır.

■ EDMS uygulanırken risklerin ve bunların üstesinden gelme yollarının belirlenmesi. Bir sistemi uygulamaya koymadan önce risklerin belirlenmesi onların en aza indirilmesine olanak sağlayacaktır. Bunlar ne gibi riskler olabilir? Herhangi:

Gerekli düzenleyici belgelerin bulunmaması veya ilgisizliği riski;

Kuruluşun yetersiz teknolojik ekipmanı riski;

EDMS'nin uygulanması ve desteklenmesi vb. ile ilgili yanlış mali değerlendirme riski.

KENDİNİZ TASARIM ÖNCESİ ANKETİ NASIL YAPILIR

■ Aşama 1: bir proje yöneticisi atama. Proje yöneticisi belge yönetimi konularını anlamalı ve kuruluşun BT altyapısı hakkında iyi bir bilgiye sahip olmalıdır. Her kuruluşun bu gereksinimleri karşılayan bir uzmanı yoktur, bu nedenle çoğu zaman proje iki çalışan tarafından yönetilir - ofis başkanı ve BT direktörü.

■ Aşama 2: Düzenleyici çerçevenin analiz edilmesi. Bu aşamada kuruluşun dokümantasyon desteğine ilişkin yerel düzenlemelerini incelemek gerekir. Bu sadece ofis işleriyle ilgili talimatlarla ilgili değil. Ayrıca sözleşme yönetimi, muhasebe belgelerinin dolaşımı vb. ile ilgili iç düzenlemeleri de incelemeniz gerekecektir.

■ Aşama 3: bir röportaj yapın. Bir röportaj yapabilmek için yanıtlayanların aralığını belirlemek gerekir. Yerel düzenleyici belgelerin incelenmesi bu konuda yardımcı olacaktır. Yanıt verenlerin listesi, örneğin yapısal bölümlerin başkanlarını, onların yardımcılarını ve EDMS'nin potansiyel kilit kullanıcılarını (uzmanlar, sorumlular) içerebilir.

belgelerin oluşturulması ve onaylanması vb. için). Mülakat için bir soru listesi hazırlamanız gerekir (örneğe bakın).

Ofis başkanı için anketteki soruların listesi ve bunlara örnek cevaplar

1 . Yapısal biriminiz tarafından gerçekleştirilen işlevleri açıklayın.

Yönetimden gelen emir ve talimatlar da dahil olmak üzere mevcut ofis işlerine ilişkin belgelerin kayıt, muhasebe, depolama ve ilgili yapısal birimlere aktarılması ile davaların oluşturulması ve saklanması ile ilgili çalışmaların organizasyonu.

Gelen ve giden yazışmaların zamanında işlenmesini ve yerine ulaştırılmasını sağlamak.

Belgelerin yürütülmesi ve doğru yürütülmesi için son tarihlerin izlenmesi.

Kayıt tutma talimatlarının geliştirilmesi ve uygulanması.

Bölümlerdeki ofis işlerinin organizasyonunun metodolojik yönetimi.

Dosyaların doğru oluşturulması, saklanması ve zamanında arşive sunulması üzerinde kontrol.

Dış ve iç belge akışının sağlanması.

Yönetim tarafından düzenlenen toplantıların hazırlanmasına ve teknik desteklerinin organizasyonuna katılım.

Belgelere erişimde yerleşik bir rejimin sağlanması.

Belgelerle çalışmak için yeni yöntem ve araçların tanıtılması.

2 . Ünitenin yapısını ve niceliksel bileşimini açıklayın.

Sekreterlik - 4;

sefer - 1;

resepsiyon - 2;

arşiv - 2.

3. Doğrudan hangi işlevleri yerine getiriyorsunuz?

Büro Yönetimi.

4. Departmandaki mevcut belge akışı hacmi nedir (günlük belge sayısı, sayfa veya MB cinsinden boyutları). Gelecek yıl belge hacminin ne kadar olacağını düşünüyorsunuz (artış veya azalma)?

Gelen belgeler - 14.000 adet;

giden belgeler - 13.500 adet;

dahili belgeler - 4 adet.

Büyük olasılıkla, belge akışının hacmi gelecek yıl değişmeyecek.

5. Şu anda departmanınızda mevcut görevleri otomatikleştirmek için bir bilgi sistemi/sistemleri kullanıyor musunuz? Evet ise hangisi? Hangi işlevleri yerine getiriyor?

6. Kuruluşun, bölümün dokümantasyon desteğini düzenleyen mevcut düzenleyici belgeleri listeleyin (büro çalışmaları için talimatlar, iş tanımları, çalışma yönetmelikleri vb.). Bunlardan hangilerini işinizde kullanıyorsunuz ve hangilerini önemsiz buluyorsunuz?

Organizasyon Standardı:

İdari belgeler. Emirler ve talimatlar. Geliştirme, onay, imzalama, kayıt ve iptal prosedürü.

Gelen belgeler. Kabul, değerlendirme, yürütme için aktarma ve operasyonel depolama prosedürü.

Giden belgeler. Hazırlık, onay, imzalama, kayıt ve gönderme prosedürü.

Vakaların isimlendirilmesi. Organizasyon belgelerinin saklanması, kullanılması ve imhası.

7. Şirketin diğer departmanlarıyla etkileşim düzenleniyor mu?

İdari ve ekonomik departman (ACD) dışındaki tüm yapısal bölümlerle etkileşim, şirketin dahili düzenleyici belgeleri tarafından düzenlenmektedir. ACS ile etkileşim düzenlenmemiştir (kurye başvuruları, ekspres postayla yazışma gönderme başvuruları vb.).

8. Sizce EDMS hangi işlevleri yerine getirmelidir?

Elektronik belge yönetimi. Çeşitli belgelerin elektronik biçimde (MS Word, MS Excel, MS Visio formatlarında) oluşturulması ve saklanması; belge arama; belge versiyonlarının saklanması; belgeleri klasörler halinde yapılandırmak; belgelere erişim haklarının atanması; belgelerle çalışmanın geçmişi.

Dokümantasyon süreçlerinin yönetimi. Doküman onay ve işleme süreçlerinin her aşamada desteklenmesi; emir vermek ve bunların uygulanmasını izlemek.

Kağıt belgelerin kaydı; vakaların bir listesini tutmak; kağıt belgelerin konumunun kontrolü.

Sözleşme Yönetimi. Anlaşma sürecinin organizasyonu ve sözleşmelerin tescili.

Toplantı yönetimi. Toplantıların hazırlanması ve düzenlenmesinin organizasyonu (yer ve zamanın koordinasyonu, katılımcıların oluşumu, gündem); protokolün oluşturulması ve dağıtımı; Toplantılarda alınan kararların uygulanmasının izlenmesi.

9. Her türden belgeyle ne tür işler yaptığınızı listeleyin.

Gelen belgeler (kuruluş tarafından alınan belgeler):

. alım ve işleme;

. yönetici tarafından inceleme (çözüm);

. kayıt;

. uygulamak;

. yürütme kontrolü;

. sürekli depolama ve kullanım;

. arşiv deposuna aktarın.

Giden belgeler (kuruluşta oluşturulan ve kuruluşun bağlı kuruluşlarına ve iştiraklerine, üçüncü taraf kuruluş veya kişilere gönderilen belgeler):

. taslak hazırlama;

. taslak belgenin onaylanması;

. imzalama;

. onay (gerekirse);

. yazışmaların kaydı;

. muhatabına bir belge göndermek;

. ikinci nüshanın kullanılmak üzere dosyalanması.

İç belgeler (sipariş, yönerge, not, açıklayıcı not, açıklayıcı not, başvuru):

. bir belge taslağı hazırlamak;

. proje onayı;

. kaydın doğruluğunu kontrol etmek;

. imzalama;

. kayıt;

. belgenin uygulayıcılara aktarılması;

. belgenin yürütülmesi;

. belge yürütmenin kontrolü;

. yürütülen belgenin dosyaya dosyalanması.

10. Gelen belgelerin iletilmesi ve işlenmesine ilişkin prosedürü açıklayın.

Gelen tüm yazışmalar ofise kabul edilir ve kayıt altına alınır.

“Şahsen” olarak işaretlenen yazışmalar, muhatabına veya onun yetkili temsilcisine bizzat teslim edilir. “Gizli” olarak işaretlenen yazışmalar, gizli kayıtların muhafazasından sorumlu kişi tarafından işleme alınır.

Zarf üzerindeki tarih damgasının, bu belgenin gönderilme veya alınma zamanının teyidi olarak kullanılması gerektiği veya gönderenin adresinin yalnızca zarf üzerinde belirtildiği durumlarda, alınan yazışmalardan gelen zarflar kaydedilir ve belgelere eklenir. Talep niteliğindeki mektupların yanı sıra vatandaşların itirazlarını içeren zarflar korunmalıdır.

Gelen belgelerin kayıt prosedürü

Kuruluşun yönetimine gönderilen tüm belgeler kayda tabidir (kayıtlı olmayan belgeler gösterge listesinde yer alan belgeler hariç).

Alınan belgelere, alındığı tarihi ve seri numarasını belirten bir kayıt damgası yapıştırılır. Belgenin eki varsa gelen numaranın yanına bununla ilgili not yapılır. Damga, belgenin ilk sayfasının ön yüzünün sağ alt köşesine yerleştirilir.

Seri numaraları, kayıt seri numaraları kaydına kaydedilir.

Tescile tabi olmayan belgelere damga vurulur ve yalnızca belgenin alındığı tarih belirtilir.

Kayıt olurken tek seferlik ilkesine uyulmalıdır: her belge ofise yalnızca bir kez kaydedilir.

11. Yönetimin gelen belgeleri incelemesi ve kararlar vermesi prosedürünü açıklayın.

Yönetici tarafından değerlendirilmesi gereken belgeler kayıt sonrasında kendisine iletilir.

Sekreter, gerekirse ek materyalleri (sözleşmeler, mektuplar, kanunlar vb.) seçer ve bunları alınan belgelerle birlikte yöneticiye iletir.

Yöneticinin belgeye ilişkin kararı karara yansıtılır.

Kararda, icracı belirtilir, ne yapması gerektiği ve ne zamana kadar yapılması gerektiği belirtilir, ardından yöneticinin tarihi ve imzası eklenir.

Yöneticiden belgeleri alan sekreter, karardaki bilgileri gelen yazışma günlüğüne girer.

Bundan sonra belge kararda belirtilen icracıya aktarılır.

Birkaç departman tarafından yürütülen belgeler, bunlara tek tek veya aynı anda kopyalar halinde aktarılır (fotokopi kullanılır).

12. Belgelerin kontrole sunulması prosedürünü açıklayın.

Yönetici tarafından incelendikten ve belgenin kontrol altına alınmasına temel oluşturabilecek bir karar verildikten sonra (karar, icracının adını, emrin içeriğini, son yürütme tarihini, imzayı ve tarihi içerir), belge icracının alındığı tarihi işaretleyerek, gelen belgelerin kaydındaki bir imza karşılığında icracıya aktarılır.

Kararda birden fazla uygulayıcının adı geçiyorsa, belgenin ek kopyaları oluşturulur.

Orijinal belge kararda ilk belirtilen yükleniciye gönderilir.

Bir belge birkaç icracıya gönderildiğinde, materyali hazırlama sorumluluğu kararda ilk belirtilen icracıya (sorumlu icracı) aittir. Geriye kalan icracıların (ortak uygulayıcılar), gerekli malzemeleri sorumlu yükleniciye kendisiyle kararlaştırılan süre içerisinde teslim etmeleri gerekmektedir.

Yürütme raporu, kararda listelenen tüm icracılar tarafından imzalanmalıdır.

13. Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol sürecini, yürütme için alınan belgelerin kaydedilme prosedürünü, belgelerin kontrolden çıkarılması prosedürünü açıklayın.

a) Hangi belgelerin (talimatların) yürütülmesi zorunlu kontrole tabidir?

. İdari belgeler (siparişler, talimatlar);

. çalışmayla ilgili özel talimatlar içeren belgeler (tutanaklar, mektuplar, notlar, planlar vb.)

onlarla ve son teslim tarihleriyle; bir yanıtın hazırlanmasını, etkinliklerin düzenlenmesini, bir raporu vb. gerektirmesi;

. incelenen belgelere (mektuplar vb.) ilişkin yürütülen kararlarda (elektronik form dahil) yer alan talimatlar;

. Yöneticinin herhangi bir belgeyle ilgili olmayan, belgelenmiş (elektronik form dahil) bireysel talimatları.

b) Hangi durumlarda belgeler (talimatlar) yerine getirilmiş sayılır?

. Bunlar üzerinde hazırlanan nihai dokümanların revizyon için iade edilmemesi ve bunlar hakkında uygun karar verilmesi;

. Talimatlar doğrultusunda hazırlanan taslak dokümanların onaylanması ve imzalanması tamamlandı.

. Belge (talimat) uyarınca hazırlanan giden mektuplar kayıt altına alınarak gönderilir;

. sözleşme belgeleri kayıtlıdır;

. Sorumlulukları talimatların uygulanmasının izlenmesini de içeren yönetici (kontrolör), bunların uygulanmasını, burada ortaya çıkan konuların esasına göre onaylar.

c) Sorumlu icracı ve müteselsil icracıların hakları nelerdir?

. Doğrudan astlarınıza talimatlar verin ve talimatların uygulanmasını izleyin;

. çalışanlardan belgenin (talimat) yürütülmesi için gerekli bilgileri talep etmek;

. bir belgenin (talimat) yürütülmesi prosedürünü belirlemek (bir emrin yerine getirilmesi için materyallerin hazırlanması ve onaylanması prosedürü, ortak uygulayıcıların bir emrin yerine getirilmesine ilişkin çalışmaya katılım zamanlaması ve şekli dahil);

. ortak yürütücülerin çalışmalarını koordine etmek;

. Meslektaşlar arası bir tartışma yürütmek ve belgenin (talimat) uygulanmasıyla ilgili sorunları çözmek için ortak uygulayıcıları bir araya getirmek;

. ortak yürütücüler tarafından sunulan teklif ve yorumların taslak nihai belgeye dahil edilmesi veya reddedilmesi konusunda gerekçeli bir karar vermek;

. Uzatmanın nesnel nedenlerini ve planlanan yürütme tarihini gösteren belgelerin (talimatların) yürütülmesi için son tarihin uzatılmasına yönelik teklifler hazırlayın.

d) Sanatçı neden sorumludur?

. Hazırlama kalitesi (nihai belgenin hazırlanmasında kullanılan bilgilerin eksiksizliği ve güvenilirliği), belgeye (talimat) uygun olarak hazırlanan belgelerin yürütülmesinin doğruluğu;

. ortak yürütücülerin ve onaylayan kişilerin (kuruluşların) yorum ve önerilerinin belgenin (talimat) yeni baskısına yansımasının eksiksizliği ve doğruluğu;

. belgenin (talimat) yürütülmesi için belirlenen son tarihlere uygunluk;

. Orijinal belgenin güvenliği (orijinal belgenin kendisine devredilmesi durumunda).

e) Belgelerin (siparişlerin) yerine getirilmesi için son tarihler nelerdir?

Bir belge veya talimat (çözüm), kural olarak, yürütülmesi için bir son tarih (takvim tarihi) belirler.

Karar metni, tarih veya zaman dilimi yerine son teslim tarihinin sözlü bir tanımını içeriyorsa, emir uygun süre içinde yerine getirilir:

. “çok acil”, “hemen” - bir iş günü içinde;

. “acil” - en fazla üç iş günü içinde;

. "derhal" - en fazla 10 iş günü içinde.

Emrin yerine getirilmesi için son tarih belirtilmemişse, siparişin en fazla 30 takvim günü içinde veya emrin (kararın) ilgili olduğu belgede belirtilen son tarihe uygun olarak yerine getirilmesi gerekir.

f) Kontrolörün hakları nelerdir?

. Bir belgenin (talimat) yürütülmesinin ilerleyişi hakkında bilgi talep etmek;

. kuruluşun yerel düzenlemelerinin gerekliliklerine aykırı olarak hazırlanan belgeleri revizyon için iade etmek;

. belgeleri (siparişleri) kontrolden kaldırın.

14. Giden belgelerin kaydedilmesi ve iletilmesi işlemlerine ilişkin prosedürü açıklayın.

Yönetim tarafından imzalanan belgelerin aynı gün içerisinde kayıt ve gönderim için ofise teslim edilmesi gerekmektedir.

Gönderilmek üzere alınan bir belgeyi kaydetmeden önce biçimlendirmesinin doğruluğu kontrol edilir:

. form öğelerinin, imzanın, tarihin, gerekli vizelerin ve sanatçıya ilişkin bilgilerin mevcudiyeti;

. metnin başlığının varlığı, cevabın verildiği belgenin numarası ve tarihi;

. alıcının adresinin doğruluğu;

. belgede belirtilen eklerin ve giden belgenin hazırlandığı malzemelerin varlığı (gelen bir mektuba yanıt ise);

. gerekli olduğu durumlarda mühürün varlığı.

Yanlış doldurulan belgeler sanatçılara iade edilir.

Bir belgenin birden fazla adrese gönderilmesi durumunda, icracı imzalı mektubun tüm adreslere gönderilmesi gereken sayıda kopyasını ve kopyanın bir kopyasını gönderir.

Yürütme kontrol edildikten sonra belge günlüğe kaydedilir ve giden numara belgenin tüm nüshalarına sırayla eklenir.

Giden numara, yanıtı hazırlayan yapısal birimin indeksi, vaka isimlendirmesine göre vaka numarası ve seri numarasından oluşuyor.

Giden belgenin kopyası üzerine sol üst köşeye tasdik tescil damgası konulur.

Yazışmalar postaneye gönderilmek üzere gönderilir veya kuryeler tarafından teslim edilir.

Gönderilen belgelerin onaylı kopyaları aynı gün içerisinde dosyaların teslim edilmesi için icracıların ilgili birimlerine iletilir.

15. Bir sipariş (talimat) geliştirme prosedürünü açıklayın.

Taslak emir (talimat), imzaya sunulmadan önce, faaliyet alanları genel müdür yardımcıları, hukuk departmanı başkanı ve diğer ilgili yapısal bölümlerin başkanları tarafından onaylanır.

Avukatlar, bir taslak belgeyi onaylarken, onun mevcut mevzuata uygunluğunu ve düzenleyici belgelere yapılan atıfların doğruluğunu kontrol eder.

Vizeler orijinal siparişin son sayfasının arkasına yapıştırılmıştır.

Taslak siparişe ilişkin yorumlar, son sayfanın arkasında veya taslakta ilgili notun verildiği ayrı bir sayfada belirtilir.

Yüklenicinin değişiklik ve ekleme yapması halinde, taslak emir üzerinde daha önce belgeyi onaylayan herkesle mutabakata varılmalıdır.

İmza günü, yönetim tarafından imzalanan siparişler özel bir dergiye kaydedilmek ve dağıtılmak üzere ofise aktarılır.

Siparişler kesinlikle sınırlı sayıda kopya halinde verilir ve yalnızca ihtiyaç duyan yapısal birimlere gönderilir.

Dolaşımın belirlenmesi ve belgenin dağıtımının doğru şekilde hazırlanması sorumluluğu, siparişi hazırlayan yapısal birimlerin başkanlarına aittir.

Personel emir taslakları personel departmanı tarafından hazırlanır.

Personel siparişlerinde onay vizeleri belgenin ön yüzünde “İmza” detayının altına işlenir.

Personel siparişleri kaydedilir, diğer siparişlerden ayrı olarak dosyalar halinde oluşturulur ve kendi numaralandırmasına sahiptir: kayıt numarasına “k” endeksi eklenir.

Ana faaliyetlere ilişkin siparişlerin asılları ofiste, personel siparişleri ise personel yönetiminin personel bölümünde saklanır.

Yönetim kararlarının kabulü ve kararların kendisi, yönetimle yapılan üretim toplantılarının tutanaklarıyla belgelenir.

16. Sizce belgelerle çalışma prosedürü nasıl değiştirilmeli?

Kuruluşun, yürütme sürecini düzenleyen ve belgelerin (talimatlar) yürütülmesi üzerinde kontrol sağlayan yerel bir belgesi yoktur. Süreç ofisi içermez, ancak belgelerin (emirlerin) yerine getirilmesinin izlenmesi onun işlevlerinden biridir.

17. Kuruluşta hangi muhasebe ve belge kayıt biçimleri kullanılıyor?

18. Vakaların arşiv deposuna aktarılması için hazırlanma prosedürü nedir?

Vakaların arşive aktarılmasından önce belgelerin bilimsel ve pratik değerinin incelenmesi yapılır.

Belgelerin değerinin incelenmesi, kuruluşun daimi bir uzman komisyonu (EC) tarafından gerçekleştirilir.

Avrupa Komisyonu'nun oluşumu Genel Müdürün emriyle onaylanır.

AK, çalışmalarında 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivlemeye İlişkin” Federal Kanun, Organizasyonel Arşivlerin İşleyişiyle İlgili Temel Kurallar (Rosarkhiv Kurulu kararıyla onaylanmıştır) tarafından yönlendirilmektedir. 02/06/2002 tarihli) ve Rosarkhiv'in normatif ve metodolojik belgeleri.

Kuruluşun EC'si aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

. organizasyonun yapısal bölümlerine ilişkin taslak terminolojiyi değerlendirir;

. depolama ve imha için belgelerin yıllık seçimini organize eder;

. kalıcı saklama dosyalarının, personel dosyalarının ve uzun vadeli (10 yıldan fazla) saklamanın envanterlerini gözden geçirir;

. daha fazla saklanmaya tabi olmayan dosyaların imhası için tahsise ilişkin kanunları değerlendirir ve onaylar;

. mevcut belgesel materyal listeleri tarafından oluşturulan belirli belge kategorileri için saklama sürelerinin saklama süreleriyle değiştirilmesine ilişkin önerileri değerlendirir ve bu önerilerin arşiv kurumu tarafından değerlendirilmek üzere sunulmasına karar verir;

. belge taslak listelerinin, vakaların standart ve yaklaşık isimlendirmelerinin ve ofis işleri ve kuruluşun arşiv çalışmaları için diğer metodolojik yardımların hazırlanmasına ve gözden geçirilmesine katılır.

Avrupa Komisyonu üyeleri, diğer uzmanların da katılımıyla, envanterleri, kanunları ve belgeleri inceleyerek saklama ve imha için belgelerin seçiminin ne kadar doğru yapıldığını kontrol eder. Belgelerin doğrudan seçimi, kayıt tutma ve arşiv çalışanlarından sorumlu yapısal bölüm çalışanları tarafından gerçekleştirilir.

İmha edilecek belge ve dosyaların seçimi bir kanunla resmileştirilir. Yasalar AK tarafından incelenir, başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve kuruluşun yönetimi tarafından onaylanır.

Vakaların kuruluşun merkezi arşivine aktarılması.

Kalıcı ve uzun süreli (10 yıldan fazla) saklama süresi olan vakalar, mevcut ofis işinin tamamlanmasından en geç bir yıl sonra kurumun arşivine aktarılır. Geçici saklama süresi olan (10 yıla kadar) dosyaların arşive aktarılması, yönetimin takdirine bağlı olarak ve arşiv depolamanın iş yükü derecesi dikkate alınarak gerçekleştirilir.

Arşiv, belgeleri kalıcı ve geçici saklama süreleri için ayrı ayrı teslim listelerine göre iki nüsha halinde saklanmak üzere kabul eder.

Mevcut çalışma için bazı yapısal birimler tarafından bireysel dosyalara ihtiyaç duyulursa, arşiv bu dosyaların geçici kullanım için kendisine verilmesini düzenler.

Arşiv çalışanı, teslimat listelerinin tüm kopyalarında vakaların teslim alındığını, alım tarihini ve alınan vaka sayısını belirterek imzalar.

Envanterin bir kopyası teslimatçıya iade edilir, geri kalanı kuruluşun arşivlerinde kalır.

Kuruluşun yapısal bölümlerindeki çalışanlara geçici kullanım için dosyaların verilmesi özel bir talep üzerine gerçekleştirilir.

Vakaların serbest bırakılması, kuruluşun bir çalışanından alınan bir makbuz ve vakaların arşivden serbest bırakılmasına ilişkin kayıt defterine karşılık gelen bir giriş ile resmileştirilir.

Davalar bir ayı aşmayan bir süre için açılır. Yapısal birimlerin çalışanları, arşiv tarafından geçici kullanım için verilen belgelerin zamanında iade edilmesinden sorumludur.

Görev yılı içerisinde resmi sebeplerden dolayı düzenlenen bir dava için yedek kart doldurulur. Yapısal birimi, vaka numarasını, veriliş tarihini, davanın kime verildiğini, iade tarihini belirtir ve davanın alınması ve kabulü için makbuz sütunları sağlar.

19. Bölümün dosyalarının isimlendirilmesine yönelik formu sağlayın ve bölümdeki belge depolama organizasyonunu açıklayın.

Kuruluşun yapısal bölümlerinde, vakaların isimlendirmeleri her yıl belirlenen biçimde geliştirilmektedir.

Uzmanların katılımıyla ofis işlerinden sorumlu kişi tarafından derlenirler.

Ofis, yapısal bölümlerin iş isimlendirmesine dayanarak, kuruluşun işlerinin birleştirilmiş bir isimlendirmesini derler.

Bir yapısal birimin dosyalarının isimlendirilmesi, birimin faaliyetlerinde oluşturulan tüm dosya ve belgelerin yanı sıra tüm referans dosyalarını, günlükleri ve diğer muhasebe formlarını içerir.

Tüm kasalar, yapısal birimin geleneksel dijital tanımından ve terminolojiye göre kasanın seri numarasından oluşan bir endekse sahip olmalıdır.

Adlandırma, vakaların adlarını (başlıklarını) gösterir.

Bir davanın başlığını derlerken konunun adının (konu, soru) yanı sıra, açılan davanın türü (materyaller, yazışmalar vb.) ile olayların tarihleri, muhabirler hakkında bilgiler de belirtilir. belgenin asıl mı yoksa kopya mı olduğuna dair not verilir. d.

Dosyalar ve makale numaraları için saklama süreleri, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sürecinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgeleri listesine uygun olarak belirtilir (Rusya Kültür Bakanlığı'nın Ağustos tarihli emriyle onaylanmıştır). 25, 2010 Sayı 558).

Listede yer almayan vakaların saklama süreleri, yapısal birimlerdeki uzmanlar tarafından merkezi arşivle birlikte belirlenir.

Görev yılı içinde oluşan ve dava listesinde yer almayan davalar ayrıca ilgili bölüme işlenir.

Davaların isimlendirilmesi yıllık olarak gözden geçirilmekte, dava başlıkları ve saklama süreleri belirlenmekte ve yıl içerisinde açılan yeni davalar eklenmektedir.

Yapısal birimin devredilen dosyaları (tamamlanmamış vakalar), orijinal ofis çalışma endeksi korunarak gelecek yılın vaka listesine aktarılır.

Yıl sonunda, davaların isimlendirilmesinin sonunda, kalıcı, uzun vadeli (10 yıldan fazla) ve geçici (10 yıla kadar dahil) olmak üzere ayrı ayrı açılan davaların kategorileri ve sayıları hakkında nihai bir kayıt yapılır. depolama süreleri. Nihai kayıt onaylanır ve bu bilgiler arşive aktarılır.

Mevcut ofis çalışmalarındaki davalar, davaların isimlendirilmesine uygun olarak oluşturulmuştur.

Tüm belgeler dosyalar halinde gruplandırılır ve organizasyonun yapısal bölümlerinde arşive aktarılıncaya kadar saklanır.

Yalnızca yürütülen belgeler dosyalanır. İcracı, yürütülen belgeleri "____ No.lu Davada" yazar, böylece mektupta dile getirilen sorunun çözüldüğünü onaylar.

Dosyalarda saklanan belgelerin kopyaları tasdiklidir.

Yürütülen evraklar kronoloji, alfabe, indeksleme (numaralandırma) sırasına göre dosyada dosyalanır ve cevap dokümanının talep dokümanını takip etmesi gerekir.

Aynı ofis yılına ait belgeler, bir yıldan daha uzun bir oluşum süresine sahip olan devredilebilir davalar (örneğin, uzun vadeli planlar, kişisel dosyalar vb.) haricinde davalar halinde gruplandırılır.

Her kutuda en fazla 250 sayfa bulunmalıdır (kutu kalınlığı 30-40 mm). Çok sayıda belge varsa, kompleksin kronolojik olarak bağımsız konulara bölünmesi yapılır veya konu alt konulara bölünür.

Belgelerin mevcut kayıtlardan çıkarılması, yapısal birim yönetiminin izni ile gerçekleştirilir. Davalara ait belgeler, ofis çalışanı tarafından saklanan yedek karttaki imza karşılığında düzenlenir.

Kayıt tutmaktan sorumlu kişiler, kayıtların tutulmasını ve belgelerin güvenliğini sağlar. Ofis işlerini tamamladıktan sonra belgelerin kalıcı olarak saklanmak üzere dosyalardan çıkarılması yasaktır.

20. Belgelerle çalışma geçmişi oluşturmaya, yürütmenin ilerlemesini ve onay sürecini izlemeye ihtiyaç var mı?

21. Ağ kaynaklarının (paylaşılan sürücüler, yazıcılar) kullanılamamasıyla sık sık karşılaşıyor musunuz?

Evet. Çökmeler aylık olarak meydana gelir.

22. Bilgisayarınızın yavaş olduğunu ve sabit diskinizde çoğu zaman yeterli alan bulunmadığını söyleyebilir misiniz?

23. E-postayla çalışırken sıklıkla sorun yaşıyor musunuz?

Çok nadiren.

Görüşme sonuçlarının işlenmesini kolaylaştırmak için aşağıdaki biçimde sunulabilirler:

■ Aşama 4: bir anket yapın. Anket, kurumun belge akışı hakkında daha detaylı bilgi edinmek amacıyla yapılır. Ek olarak, gizli bir anket, çalışanların bir EDMS uygulama projesine yönelik gerçek tutumunu öğrenmenize olanak sağlayacaktır. Anketteki soruların yaklaşık listesi şu şekilde görünebilir:

EDS'nin uygulanmasına yönelik tutumunuz (olumlu, olumsuz, kararsız vb.).

Sizce EDMS'nin uygulanmasına hangi nedenler engel olabilir (proje sürelerinin çok kısa olması, çalışanların EDMS'de çalışma konusundaki isteksizliği, çalışanların niteliklerinin yetersiz olması vb.)?

EDS'nin uygulanmasından ne bekliyorsunuz (maliyetlerin azaltılması, belgelerin onaylanması için gereken sürenin azaltılması, siparişlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol düzeyinin artırılması)?

Sizce kuruluştaki belge güvenliği düzeyi nedir (yüksek, orta, düşük)?

Gerekli belgeyi aramak için ne kadar zaman harcıyorsunuz?

Sizce organizasyonda gerekli bilgiyi arama hızı nedir (yüksek, tatmin edici, düşük)?

Belge onayına ne kadar zaman harcanıyor? (Mutabakata varılan her belge türü için belirtin.)

Anketin sonuçları bir Excel tablosunda (Tablo 2) sunulabilir ve daha sonra bu verilere dayanarak, açıklık sağlamak için diyagramlar oluşturulabilir.

EDMS UYGULAMA MALİYETİ VE SAHİP OLMA

Bir EDMS uygulamanın maliyetine odaklanan birçok kuruluş, bir EDMS'ye sahip olmanın toplam maliyetini gözden kaçırıyor.

EDMS seçiminin kriterlerinden biri sahip olma maliyeti olmalıdır. Potansiyel uygulayıcı kuruluşlar talep üzerine gerekli verileri (en azından uygulama ve bakıma ilişkin hesaplamaları) sağlayabilecektir. Sahip olma maliyeti, sermaye ve işletme giderlerinden oluşur.

Yaklaşık bir sermaye uygulama maliyeti tahmini (CAPEX) şöyle görünebilir:

Ekipman (örneğin, daha güçlü bir sunucu gerekiyorsa, ek bir bilgisayar satın alınması): 300.000 RUB;

Uygulanan yazılıma ilişkin lisanslar (sunucu ve istemci lisansları): 400.000 RUB;

İş (danışman işçilik maliyetleri): 1.500.000 RUB.

Toplam: 2.200.000 ovmak.

İşletme giderlerine (OPEX) gelince, bunlar aşağıdaki gibi olabilir:

Yeni kullanıcıları sistemle çalışacak şekilde eğitmek: 100.000 RUB;

Bilgi sistemi desteği (yıllık): 500.000 RUB;

Kullanıcılar için teknik destek (yıllık): 200.000 RUB.

Toplam: 800.000 ovmak. yıl içinde.

Örnekler yaklaşık gider maliyetini gösterir, ancak aynı zamanda bir EDMS'nin işletme maliyetlerinin uygulama maliyetlerinin %40'ına kadar olabileceğini belirlememize de olanak tanır.

Bu nedenle EDMS seçerken lisans maliyetine, yeni kullanıcıların eğitilebilmesine, bakım ve destek maliyetlerine dikkat etmeniz gerekir.

Bir veya iki uzmanı kendiniz eğitebilirsiniz. Ve eğer on tane varsa ve farklı yapısal bölümlerden bile olsa, bu onların EDMS'de farklı görevleri yerine getirecekleri anlamına gelir... Bu durumda, yürütücü kuruluşun uzmanları tarafından eğitim gerekli olabilir. Bakım ve teknik desteğe gelince, kural olarak, performans gösteren kuruluşlar çeşitli seçenekler sunar.

Hemen en ucuz eskort teklifini seçmemelisiniz; bu size pahalıya mal olabilir. Tüm koşulları analiz etmek gerekir, yani: uygulamaya yanıt süresi (bu 24 saat, 36 saat vb. olabilir), sorun giderme süresi (3-5 iş günü), vb.

EDS'NİN UYGULANMASINI ERTELEMEK NE ZAMAN DAHA İYİDİR?

Uygulamada, bir EDMS'yi uygulamaya koymak için acele etmemenin ve önce organizasyonel değişiklikler yapmanın, belgelerle çalışma süreçlerini optimize etmenin vb. daha iyi olduğu durumlar vardır.

Aşağıdaki durumlarda EDS'nin uygulanmasını ertelemek daha iyidir:

Uygulamaya yönelik inisiyatif üst yönetimden değil, yapısal bölümlerin başkanlarından gelir;

Süreç düzenlemesi açısından bir organizasyonda kaos vardır (otomatik kaos, kaos olmaktan çıkmayacak);

Şu ya da bu nedenle, çalışanlar EDS'nin uygulamaya konmasına karşı "isyan ediyorlar" ("çok iş var, az insan var, bir de uygulama var").

ÖZET

1. EDMS'yi uygulamadan önce proje öncesi bir inceleme yapılması zorunludur ve özünde bu, belge akışının denetimidir.

2. Kendi başınıza bir proje öncesi araştırma yapın, derhal projeyi yürüten kuruluşun hizmetlerine başvurun veya her ikisini birden yapın; karar vermek müşteri kuruluşuna kalmıştır.

3. Proje öncesi anket, kuruluşun bir EDMS uygulamaya hazır olup olmadığını değerlendirmenize ve projeyi uygularken gelecekte zaman ve mali maliyetleri azaltmanıza olanak tanır.

4. Bazen EDMS'nin uygulanmasını ertelemek ve organizasyonel değişiklikler yapmak, belgelerle çalışma süreçlerini optimize etmek vb. daha iyidir.