Analys av det valda företaget. Förprojektundersökning Frågeformulär för IT-undersökning

Informationsundersökning är ett viktigt steg i optimeringen av förskolans läroanstalter och implementeringen av EDS. När allt kommer omkring beror kvaliteten på beslut som fattas för att optimera processer och utveckla krav på funktionaliteten hos EDMS direkt på den mottagna informationen och kvaliteten på dess presentation.

I detta avseende är det nödvändigt att följa undersökningens huvudprincip - att få fullständig, tillförlitlig och uppdaterad information om de processer som planeras att automatiseras.

Förprojektundersökning

Ur ett konsultföretags synvinkel som erbjuder sina tjänster på marknaden för rådgivning och implementering av EDMS, d.v.s. implementering av ett EDMS för en analytiker är extern projekt, förprojektundersökning betraktas som en del av försäljningsmetodik (som en av "förförsäljningsfaserna"). Men det mesta av arbetet i detta skede utförs av analytikern, såväl som i analysstadiet enligt implementeringsmetoden. Av denna anledning betraktas även förprojektundersökningen som en del av implementeringsmetoden.

Att genomföra en förprojektundersökning kan också vara användbart för analytiker som utför arbete med implementeringen av EDMS as inre företags(organisations)projekt, dvs. analytikern är anställd på företaget där EDMS implementeras.

Schema över resultaten från förprojektundersökningen

Mål förprojektundersökningar är:

• erhålla allmän information om föremålet för EDMS-implementering;
• definiera genomförandemål;
• identifiering av allmänna nyckelkrav för EDMS och projektgränser;
• bestämning av det allmänna tillståndet för organisationen av dokumentflöde och kontorsarbete;
• identifiering av huvudanvändare (tjänstemän, chefer, etc.);
• bestämma den övergripande komplexitetsnivån för ett potentiellt projekt;
• bedöma behoven av datamigrering och integration med annan programvara;
• insamling av information som är nödvändig för att utarbeta ett effektivt och vinnande kommersiellt förslag [om arbetet utförs av ett företag utanför genomförandeobjektet].

För att få nödvändig information om projektet genomförs undersökningar och intervjuer av huvudanvändarna (Kund, projektledare, avdelningschefer, huvudanvändare).

Exempel på frågeformulärsfrågor, vars svar gör att du kan få primär information från kunden och framtida användare av EDMS, presenteras i avsnittet "Frågor för frågeformulär och intervjuer".

Som ett resultat Förprojektbesiktning utförs:

• bedömning av hur mycket arbete som krävs för att implementera EDMS;
• utarbetande av en rapport om förprojektundersökningen;
• förberedelse och demonstration av en lösningsprototyp (om nödvändigt);
• utarbetande av ett kommersiellt förslag.

1. Mål och mål för implementering av EDMS;
2. Gränser för projektet för implementering av EDMS;
3. Övrig information mottagen.

Efter att ha genomfört en förprojektundersökning blir det möjligt att uppskatta mängden analytiskt och tekniskt arbete som kommer att behöva utföras, samt vilka resultat som ska uppnås.

Som ett resultat utvecklas ett dokument som innehåller en beskrivning av de grundläggande kraven för EDMS, projektgränser och annan identifierad information. Om informationsundersökningen utförs av en organisation utanför Kunden, utarbetas även en prototyplösning för demonstration för Kunden (vid behov) och ett kommersiellt förslag.

I detta skede, baserat på den mottagna primära informationen, upprättar projektledaren (PM) en grundläggande arbetsplan, en hierarkisk arbetsstruktur (WBS) och en projektstadga. I detta skede kan även valet av plattformen på vilken EDMS ska utvecklas ske.

Informationsundersökning och analys

Med utgångspunkt i resultaten från Pre-Project Survey, klargör informationsundersökningen tidigare erhållen information, undersöker och beskriver befintliga affärsprocesser ("i befintligt skick") och föreslår framtida, optimerade affärsprocesser ("att vara"). som det borde vara”), och beskriver också alla nödvändiga ändringar i systemet för att stödja dessa affärsprocesser och EDMS-gränssnitt.

Schema över resultaten av informationsundersökningen

Mål informationsundersökning är:

• studie och exakt beskrivning av affärsprocesser som ska automatiseras;
• definition och beskrivning av systemändringar, gränssnitt, inkl. gränssnitt mot externa system och sätt att överföra data från befintliga program som måste utvecklas och implementeras under projektets gång;
• utveckling av tekniska specifikationer (TOR);
• utveckling av rekommendationer för reengineering (optimering) av dokumentflöden och organisering av dokumentflöde och kontorsarbete.

Syftet med detta steg är att identifiera kundens krav på implementeringsresultat, därför är ett nära samarbete mellan kunden, huvudanvändarna och analytikern nödvändigt under hela fasen av informationsundersökning och analys. Vanligtvis är informationsundersökningen nästa steg efter förprojektundersökningen, och innefattar en detaljerad granskning av alla delar av verksamheten som kommer att påverkas under projektet, snarare än att bara identifiera de huvudsakliga funktionsområdena och "killer applications", som görs under förprojektundersökningen. .

För att få nödvändig information genomförs enkäter och intervjuer av huvudanvändarna (Kund, projektledare, avdelningschefer, huvudanvändare) liknande förprojektundersökningen, men på en mer detaljerad nivå. Exempel på frågeformulärsfrågor, vars svar gör att du kan få information från kunden och framtida EDMS-användare, presenteras i avsnittet "Frågor för frågeformulär och intervjuer".

resultat arbetet återspeglas i dokumentet "Functional Requirements" (FR) eller en rapport, eller tekniska specifikationer (beroende på projektets komplexitet).

Slutdokumentet måste innehålla:

1. Funktionskrav för EDMS;
2. Beskrivning av EDMS-gränssnitt;
3. Beskrivning av affärsprocesser;
4. Rekommendationer för omarbetning (optimering) av dokumentflödet;
5. Övrig information som erhållits under undersökningen och analysen.

Som ett resultat av det arbete som utförts för att organisera effektivt kontorsarbete och dokumentflöde och beslutet att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, formulerar projektgruppen krav på det automatiserade systemet, upprättar en lista över processer som ska automatiseras, bestämmer prioriteringar och ordningsföljd för deras automatisering.

Efter att ha fastställt målen, målen och gränserna för projektet för implementering av EDMS, börjar arbetet med utveckling och implementering av ett automatiserat elektroniskt dokumenthanteringssystem.

För att effektivt kunna automatisera arbetet med dokument rekommenderas:

1. Gör en lista över befintliga typer av dokument I organisationen
2. Do undersökning av varje typ dokument (se nedan)*
3. Komponera lista över ansvariga anställda för att skapa dokument (vem skapar vilka typer av dokument)
4. Komponera lista över anställda som besöker, undertecknar, godkänner dokument (vem, vilka typer av dokument, villkor under vilka visum krävs, underskrift)
5. Baserat på dessa listor skapa en allmän rutt passage av dokument med villkor för passage - algoritm (operogram eller grafiskt dokumentflödesschema)
6. Bestäm det nödvändiga redovisningshandlingar(rapporter): villkor för att skapa rapporter och deras formulär
7. Bestäm vilka typer av handlingar som behöver placeras under kontroll (fastställ tidsfrister, former för anmälan, form av kontrollkort, villkor för borttagande från kontroll)
8. Baserat på undersökningar upprätta anvisningar för förskolans läroverk om nödvändigt
9. Skapa en lista över fall(ange lagringsperioder och principer för formning av fodral) vid behov
10. Gör en lista som återspeglar mekanismen för åtkomst till olika typer av dokument (beroende på position)

Granskning av varje typ av dokument:

• beskriv dokumentationen (sammanställnings-) tekniken: en uppsättning detaljer, deras plats, metoder för att fylla i (om nödvändigt);
• beskriv formerna för registrerings- och kontrollkort (RCC): uppsättningen och arrangemanget av fält i kortet;
• visa villkoren för förflyttning av dokument (tillgänglighet av underskrifter, visum, kontroller, etc.);
• visa ett dokumentflödesdiagram (rutt) eller en lista över de viktigaste godkännarna, undertecknarna, etc.;
• beskriv registreringsmetoden, koder som tilldelas olika typer av dokument

Frågor till frågeformulär och intervjuer

Här listas frågor som kan användas i frågeformulär eller när man intervjuar användare när man genomför en undersökning av objektet för EDMS-implementering. Frågorna är rådgivande. Det finns inga tydliga krav för att genomföra en undersökning, så analytikern måste vara kreativ när det gäller att skaffa nödvändig information, strukturera den och visa den.

Behöver automatisera dokumenthanteringsprocessen:

1. Vilka är de långsiktiga och kortsiktiga målen med att implementera systemet?
2. Vilka är de viktigaste kriterierna för att ett projekt för implementering av dokumenthanteringssystem ska lyckas?
3. Inom vilken tidsram är det önskvärt att implementera systemet? Vilka är anledningarna till dessa tidsfrister?
4. Vem är den främsta initiativtagaren till projektet: i vilken avdelnings eller chefs (chefers) intresse är det planerat att implementera systemet?
5. Vilka är EDMS:s huvudkunder (vilka divisioner) och EDMS:s huvuddeltagare?
6. Planerar du när du implementerar systemet en hel eller partiell övergång till papperslös teknik för kontorsarbete och dokumentflöde? Beskriv hur du ser det.
7. Finns det planer på att använda kryptografiskt informationsskydd och elektroniska digitala signatursystem (CIPF och EDS)? Om JA, ange namn eller typ av prioriterade system.
8. Behandling, vilka typer av dokument, format och typer planeras att automatiseras av systemet?
8.1. Beskriv kort huvudparametrarna för var och en av dem, ange skillnaderna.
8.2. Gör dina prioriteringar
9. Hur många arbetsstationer är planerade att installeras på en gång?
10. Hur många arbetsplatser planeras att anslutas till systemet så småningom (totalt)?
11. På vilka avdelningar är det planerat att implementera EDMS?
12. Beskriv de huvudsakliga funktionella ansvarsområdena för avdelningarna - huvuddeltagarna i EDMS.

Organisatoriska frågor:

13. Finns det tekniska specialister som kommer att leda projektet på uppdrag av kunden?
14. Finns det specialister inom förskolans läroanstalter som kommer att leda projektet på uppdrag av Kunden?

Frågor om förskoleundervisning:

15. Finns det godkända bestämmelser, instruktioner, föreskrifter eller andra normativa dokument som reglerar arbetet med dokument (beskrivningar av reglerna för kontorsarbete och dokumentflöde)?
15.1. Hur mogna och relevanta är de?
15.2. Finns det några planer på att ändra dem?
15.3. Om sådana dokument finns, vänligen tillhandahåll dem för analys.
16. Om det inte finns några sådana regler (föreskrifter, instruktioner, metoder) eller om de inte är relevanta, är det nödvändigt att göra en kartläggning, beskrivning och optimering av befintliga processer?
16.1. Finns det en förståelse för nödvändigheten och aktualiteten av sådana åtgärder?
16.2. Eller finns det planer på att automatisera processer "i befintligt skick"?
16.3. Om undersökning och optimering kommer att genomföras, definiera undersökningsområdena, målen och optimeringskriterierna.
17. Hur går pappersarbetet till?
17.1. Centraliserad;
17.2. Decentraliserat;
17.3. Blandad.
18. Vilken avdelning eller medarbetare ansvarar för att arbeta med dokument?
19. Vem i företaget organiserar arbetet med dokument (vilken avdelning)?
20. Vilka funktioner (processer, arbete) behöver automatiseras för dessa typer av dokument? Beskriv dem (kortfattat)
21. Vad är den ungefärliga volymen dokumentflöde per år/månad för varje specificerad typ av dokument?
22. Lista vilka typer av dokument för vilka formulär och mallar används, vilket arbete planeras att automatiseras med?
23. Vilka former av redovisning och registrering används för varje typ av dokument? Beskriv deras struktur, fyllningsregler, regler för generering av registreringsnummer.
24. Vilka dokument kräver ytterligare kontroll? Beskriv deras egenskaper och kontrollkrav.
25. Vilka typer och typer av rapportering behöver implementeras för varje typ av dokument?
26. Typer av arbete som utförs på varje typ av dokument. Ändringar som sker i ett dokument under en affärsprocess.
27. Beskriv arbetsuppgifterna för att behandla dokument för anställda som är deltagare i dokumentflödet.
28. Beskriv den befintliga tekniken för att arbeta med dokument i en organisation eller avdelning:
28.1. förfarandet för vidarebefordran av behandling och registrering av inkommande handlingar;
28.2. förfarandet för ledningen att granska inkommande dokument och utfärda resolutioner;
28.3. upplösningens struktur;
28.4. förfarandet för att lämna in dokument för kontroll;
28,5. typer av kontroll;
28.6. deadlines;
28.7. förteckning över dokument, vars utförande är föremål för kontroll;
28.8. teknik för kontroll av dokumentexekvering;
28,9. förfarandet för att registrera dokument som tagits emot för utförande i strukturella divisioner;
28.10. förfarande för att ta bort dokument från kontroll;
28.11. förfarandet för granskning av utkast till dokument av ledningen, deras godkännande av olika avdelningar och godkännande;
28.12. förfarande för registrering och vidarebefordran av bearbetning av utgående handlingar;
28.13. förfarande för att utveckla interna dokument;
28.14. organisation av dokumentlagring i strukturella divisioner och i organisationens centralarkiv.
29. Vad behöver ändras i arbetet med dokument?
30. Vilka former av redovisning och registrering används för varje typ av dokument?
30.1. Beskriv deras struktur och fyllningsregler (om några).
30.2. Regler för att skapa ett registreringsnummer
31. Vilka typer och typer av rapportering behöver implementeras för varje typ av dokument?
31.1. aktuella kontorsrapporter;
31.2. slutliga kontorsrapporter;
31.3. rapporter från statistikkontoret;
32. Möjlighet att upprätta och spåra kopplingar mellan dokument

Frågor om arkivlagring:

33. Finns det ett arkiv som en strukturell enhet?
34. Vem ansvarar för snabb lagring av dokument?
35. Finns det instruktioner för förvaring av dokument? Om du har reglerande dokument, vänligen tillhandahåll dem.
36. Utvecklas ärendenomenklaturen (varje år)?
37. Vilken enhet (tjänsteman) ansvarar för att utarbeta och godkänna den konsoliderade ärendenomenklaturen.
38. Görs en undersökning av värdet av handlingar och förstörelse av handlingar?
39. Finns det en vetenskaplig referensapparat? Vem leder den? Beskriv dess struktur.
40. Har en policy utvecklats för tillgång till handlingar, särskilt konfidentiella sådana?
41. Finns det planer på att överföra arkivet med "pappers" dokument till systemet?
41.1. Ange ungefärlig mängd, format och typ av dokument.
41.2. Är dokumentarkivet geografiskt fördelat? Om JA, var finns dokumentlagringsplatserna?
41,3. Ange önskad tidsram för överföring av information till systemet.
42. Vilka regler gäller för att skriva av dokument till filer, överföra dem till arkivet, vilka är lagringsstandarderna?
43. Regler för att arbeta med avdelningens ärendenomenklatur, dess struktur och organisation av dokumentlagring i avdelningen, arbete med vilket är föremål för automatisering.

Beskrivning av organisationsstrukturen:

För att genomföra en första kravbedömning krävs information om företagets organisationsstruktur. Beskrivningen av organisationsstrukturen ska vara ett diagram (i Visio, ARIS eller annat liknande format). En textbeskrivning är också möjlig. Diagrammet (eller textbeskrivningen) av organisationsstrukturen bör återspegla:

44. Lista över organisationer på toppnivå (förvaltningsbolag, lista över komplex, filialer, enskilda juridiska personer (till exempel företagskontor), etc.), inklusive:
44.1. namn på organisationer;
44.2. geografisk placering av organisationer;
44,3. relationer mellan organisationer (hierarki);
44,4. verksamhetsområden för organisationer.
45. Organisatoriska strukturer för organisationer på toppnivå, som bör innehålla:
45,1. struktur av divisioner;
45,2. inbördes samband mellan avdelningar;
45,3. funktioner för avdelningar;
45,4. avdelningarnas ansvarsområden.

Först och främst är vi intresserade av information om de strukturella enheter som kommer att vara involverade i implementeringen av det elektroniska dokumenthanteringssystemet.

Organisationens IT-infrastruktur:

46. ​​Vilken teknisk support finns tillgänglig: serveregenskaper, klientsajter?
47. Används informationssystem för närvarande för att automatisera aktuella uppgifter?
47,1. Om JA, vilka funktioner innehåller den?
47,2. Vad är du missnöjd med/aktuella problem?
47,3. Finns det planer på att byta ut den helt eller delvis?
47,4. Datamigrering: hur är det planerat att överföra ackumulerad information:
- kan inte tolereras
- bära för hand,
- överför automatiskt.
47,5. Om du planerar att automatiskt överföra "gamla" data till ett nytt system, är det nödvändigt att tillhandahålla information om struktur och lagringsformat, och formulera krav för datakonvertering.
48. Krävs integration med andra system?
49. Vilken är den typiska konfigurationen av klientarbetsstationer (processor, RAM, operativsystem, etc.)?
50. Finns det en lista över standardprogramvara installerad på kontorsdatorer? Om JA, ange denna lista.
51. Vilka egenskaper har grundläggande serverhårdvara?
52. Använder företagets anställda företagets e-post i sitt dagliga arbete? Vilken e-postserver och klient använder du?
53. Ange version och utvecklare av företagets e-postserverprogramvara.
54. Vilken är din nätverkstopologi:
1.1. Är det lokala nätverket baserat på en Windows NT-domän?
1.2. Hur många arbetsstationer finns på ditt lokala nätverk?
1.3. Finns det en territoriell distribution av nätverket? Om det är:
1.3.1. Hur är fördelningen av arbetsstationer mellan filialer (kontor)?
1.3.2. Vilken kapacitet har kommunikationskanalerna mellan nätverkssegmenten?
55. Finns det en dedikerad filserver utformad för att lagra dokument? Vad är den uppskattade mängden dokument som lagras på den här servern?
56. Finns det en strategi för att lagra ostrukturerad information (datorer, dedikerade filservrar, lagringsundersystem, etc.)
57. Vad är den genomsnittliga volymen dokument som lagras på klientarbetsstationer?
58. Vilka företagsinformationssystem (CIS) används på företaget?
59. Finns det licensierade DBMS och hur används de? Ange utvecklarna och versionerna av DBMS som används i företaget.
60. Används katalogtjänster för att identifiera användare? Om JA, ange vilka.
61. Finns det en teknisk supporttjänst för användare (helpdesk)? Finns det några regler för denna tjänst?
62. Hur många anställda har IT-avdelningen (avdelning, avdelning)? Vilka är huvuduppgifterna som denna enhet löser?
63. Ange med vilka system dokumenthanteringssystemet ska integreras.
64. Ange det ungefärliga förhållandet mellan anställda som endast har tillgång till dokument för granskning och antalet anställda som har rätt att ändra och utföra vissa åtgärder.

Krav för EDMS:

65. Lista och beskriv vilka funktionskrav för det nya systemet du anser är viktigast.
66. Sammansättningen av attributen för varje dokumentkort:
- Namn
- Beskrivning
- Etikett på formuläret (namn på formuläret)
- Data typ
- Fyllningsmetod (manuellt, från en katalog, ...)
67. Sök efter dokument efter attribut för registreringskort Lista över sökkortsdetaljer
68. Behovet av att skapa en historik över att arbeta med dokument, spåra framstegen i exekveringen och godkännandeprocessen, etc.
69. Nödvändiga filter i systemet
70. Informationsförfrågningar som systemet måste uppfylla

Vi föreslår att den information som erhållits till följd av undersökningen formaliseras i formuläret operogram eller i formen algoritm. Som ett exempel föreslår vi att man överväger livscykeln för beställningar för kärnverksamheter. Tekniken för att arbeta med denna typ av dokument är den mest enhetliga och kan användas på olika företag.

Exempel på processen att arbeta med ett dokument

Vi föreslår att den information som erhållits till följd av undersökningen formaliseras i form av ett operogram eller i form av en algoritm. Som ett exempel föreslår vi att man överväger livscykeln för beställningar för kärnverksamheter. Tekniken för att arbeta med denna typ av dokument är den mest enhetliga och kan användas på olika företag.

Operagram över livscykeln för en order för huvudaktiviteten

Klicka på bilden för att förstora den

Algoritm för hantering av beställningar för kärnaktiviteter

Utveckling av funktionskrav

Baserat på informationen som anges ovan, utvecklar analytikern funktionskrav för EDMS eller referensvillkor för utveckling av EDMS. I synnerhet måste analytikern utarbeta krav för formatet och sammansättningen av registrerings- och kontrollkort (uppsättning och arrangemang av fält i kortet, metoder för att fylla i EDMS, etc.), vägar för förflyttning av dokument och andra nödvändiga krav för att sätta upp och utveckla EDMS.

Automatisering av arbetet och följaktligen inställningsuppgifter för mjukvaruutveckling bör utföras i närvaro av regulatoriska dokument som reglerar arbete med dokument: instruktioner, föreskrifter, blankettböcker etc.

I avsaknad av sådana dokument är det nödvändigt att utveckla dokument som fastställer de grundläggande reglerna för att arbeta med dokument, vars arbete är planerat att automatiseras.

Dokumentation

Under examinationen utarbetas följande dokumentation:

1. Informationsundersökningsrapport (infologimodell)

Syfte:
Registrera information som erhållits under undersökningen, intervjua kundens anställda för att utveckla tekniska specifikationer för att skapa och konfigurera ett automatiserat system

Inkluderar:

• Beskrivning av kundens allmänna egenskaper;
• Beskrivning av organisationsstrukturen;
• Beskrivning av teknisk utrustning;
• Beskrivning av affärsprocesser som ska automatiseras;
• Beskrivning av användarkrav;
• Rekommendationer för att förbättra affärsprocesser.

2. Mandat för skapandet av ett automatiserat system (datamodell)

Syfte:
Utveckling av tekniska krav för det automatiserade systemets funktionalitet och dess arkitektur

Inkluderar beskrivning:

• AWP;
• systemfunktioner;
• kortattribut;
• gränssnitt;
• uppslagsverk;
• åtgärdsknappar;
• meddelandevillkor;
• andra tekniska krav för EDMS.

Dokumentationsavsnitten som beskrivs ovan kan läggas till och ändras vid behov. dokumentationsutveckling är en kreativ process och beror också på professionalismen hos analytikern som utvecklar dessa dokument.

KONSULTAT

Vid automatisering av en kunds affärsprocesser står ett IT-företag mycket ofta inför behovet av att genomföra en förprojektundersökning. Detta problem väcker automatiskt ett antal sammanhängande frågor.

1. Är det överhuvudtaget nödvändigt att genomföra en sådan undersökning? Vad kommer det att ge till kunden och själva IT-företaget?

2. Vilka är målen med förprojektundersökningen?

3. Vad bör resultatet bli?

4. Ska jag göra en förprojektundersökning gratis eller ta pengar för det?

5. Hur motiverar man för kunden effektiviteten av en sådan undersökning, kommer det att kunna löna sig?

Här fattar varje företag ett beslut på sitt eget sätt: någon anser generellt att en sådan undersökning är olämplig ("låt oss bli inblandade i ett slagsmål, så får vi se..."); andra, som utför det under implementeringen, lyfter inte fram detta arbete i en separat artikel; ytterligare andra utför det som ett självständigt arbetsstadium, men tar inte ut pengar för det; Ytterligare andra anser med rätta att inspektion före projekt är en separat kommersiell produkt. Min erfarenhet som chef och konsult visar att förprojektgranskning är en nödvändig komponent i nästan alla IT-företags arbete relaterat till implementering av automationssystem. Och framgången för hela projektet beror ibland på korrekt organisation och genomförande av detta skede.

I den här artikeln kommer jag att försöka svara på frågorna ovan, baserat både på min egen praktik och på erfarenheterna från kunder som jag var tvungen att kommunicera med, och introducera tekniken för att genomföra förprojektundersökningar från grunden.

Behovet av förprojektundersökning

Vissa IT-företags inställning till affärsautomatisering illustreras väl av denna anekdot.

En uppfinnare kommer till kommissionen och erbjuder en ny apparat för rakning på gatan.

"Hur fungerar din enhet?" - frågar kommissionens ledamöter honom.

"Mycket enkelt", svarar uppfinnaren. "Du kastar ett mynt i springan, stoppar in huvudet i maskinen och två blad börjar raka dig."

"Förlåt, kollega, men människor har olika ansiktsformer!" - ledamöter av kommissionen tillrättavisar honom.

"Ja", säger uppfinnaren, "men det är bara före den första rakningen..."

Huvuduppgiften för all automatisering är att upprätthålla det automatiserade företagets unika konkurrensfördelar. Vi kan inte tillåta, som i det här skämtet, att efter automatisering blir alla företag lika. Därför, om vi vill upprätthålla de unika konkurrensfördelarna med kundens verksamhet, är det med all modernisering av affärsprocesser nödvändigt att genomföra en förprojektundersökning.

Givetvis går det att göra en fördjupad analys av de skäl som avgör detta behov. Dessa kan vara den höga förväntade kostnaden för projektet, behovet av att förändra befintliga affärsprocesser på grund av automatisering, inkluderingen i projektet av arbete vars omfattning inte kan bestämmas i förväg, etc. Kom dock ihåg hur i en mycket lärorik berättelse , befälhavaren avbröt generalens rapport om orsaken till nederlaget:

Vårt nederlag orsakades av ett antal skäl”, började generalen. - För det första var krutet rått...

Nog”, stoppade befälhavaren honom.

Situationen är liknande här, eftersom det för att genomföra en förprojektundersökning räcker att kunden har unika affärsegenskaper (och alla företag borde ha dem, annars skulle den helt enkelt inte överleva på marknaden och ge vika för konkurrenterna).

Så globalt sett löses frågan om behovet av denna typ av arbete ganska enkelt - de måste utföras om företaget som automatiseras befinner sig på en konkurrensutsatt marknad.

Vad ger en förprojektundersökning till kunden och själva IT-företaget?

Som vi alla vet mycket väl kommer alla arbeten eller tjänster att efterfrågas på marknaden endast när det är fördelaktigt för både kunden och entreprenören. Låt oss därför kort titta på vad en förprojektundersökning faktiskt ger båda.

Under fördesignundersökningen kan kunden:

Få en detaljerad beskrivning av de affärsprocesser som finns i företaget och jämför den verkliga verksamheten med din idé om det;

Optimera befintliga affärsprocesser genom att använda den praktiska erfarenhet som konsulter från ett IT-företag fått under tidigare implementeringar i liknande företag;

Bedöm graden av överensstämmelse med det föreslagna systemets funktionalitet med kundens verkliga affärsprocesser;

Markera dina unika fördelar i rätt tid och ta hänsyn till dem i skedet av systemimplementering och inte efter idrifttagningen;

Förtydliga budgeten och tidpunkten för automationsprojektet, med hänsyn till eventuella ändringar av systemet för att passa de unika funktionerna i dina affärsprocesser;

Bedöm de resurser (både tekniska och mänskliga) som kommer att behövas vid systemimplementeringsstadiet. Planera i tid tilldelningen av dessa resurser för att slutföra projektet inom den optimala tidsramen och utan att överskrida budgeten;

Bedöm möjliga risker som kan påverka kvaliteten på arbetet;

Optimera kostnaderna för systemdistribution genom att eventuellt utföra en del av arbetet på egen hand;

Få en mer korrekt bedömning av den ekonomiska effekten och avkastningen på investeringsperioden.

Fördelar med förprojektundersökning för ett IT-företag:

Öka nivån på kundtillfredsställelse genom att matcha hans förväntningar som bildades i före-försäljningsstadiet (när säljare erbjuder en "dröm") med systemets verkliga förmåga att stödja specifika affärsprocesser;

Förtydligande av tidpunkten för implementeringen av systemet och de resurser som krävs för detta, så att du kan planera deras tilldelning i förväg;

Snabb identifiering av kundens unika fördelar för att ta hänsyn till dem vid konfigurering eller modifiering av automationssystemet;

Minska implementeringstiden och minska risken för att utföra fritt arbete. Nödvändiga modifieringar av systemet kommer att utföras innan det börjar installeras eller parallellt med det, och inte efter slutet av provdriftsfasen, där brister vanligtvis identifieras. En situation där en avvikelse i funktionalitet upptäcks vid projektets slutförande medför automatiskt ytterligare oplanerat arbete. Samtidigt har kunden oftast svårt att finansiera sådant arbete och för att lyckas med projektet måste det ofta göras gratis;

Identifiering av sannolika risker som kan påverka kvaliteten och tidpunkten för genomförandet. Tillhandahållande av åtgärder i rätt tid för att minimera effekterna av dessa risker på projektets framgång;

Inhämtning av data för att motivera antalet licenser och projektstruktur;

Att registrera det aktuella läget i automatiserade enheter och huvudparametrarna för deras arbete kommer att göra det möjligt att underbygga effektiviteten av att använda det föreslagna systemet;

Att etablera personliga kontakter mellan konsulter och kundens huvudsakliga projektutförare kommer att förenkla deras gemensamma arbete ytterligare;

Utöka kunskapsbasen (om någon) om de viktigaste affärsprocesserna för kunder i denna bransch.

Naturligtvis listas inte alla argument för en fördesignundersökning här, men som praxis visar är detta tillräckligt för att övertyga kunden om dess nödvändighet.

Huvuduppgifter för förprojektundersökning

Varje företag har sin egen syn på prioriteringen av uppgifter relaterade till förprojektinspektion, men den viktigaste av dem, enligt min mening, är att studera kundens grundläggande affärsprocesser och ta reda på de huvudproblem som han skulle vilja lösa med hjälp av en automationssystem. Det mest effektiva verktyget för detta är vanligtvis ett specialdesignat frågeformulär baserat på faktisk praxis i att genomföra förprojektundersökningar. Det gör det möjligt för konsulten att ställa alla nödvändiga frågor till kundens anställda angående de automatiserade enheternas huvudaktiviteter utan att glömma någonting. Jag rekommenderar starkt att intervjua anställda av olika rang för varje post - från chefer till ledande befattningshavare. Jag fick väldigt ofta ta itu med en situation där högsta ledningen trodde att specifika affärsprocesser gick som de ursprungligen var tänkta, men i verkligheten utfördes arbetet i företaget helt annorlunda. Samtidigt hade mellancheferna sin egen uppfattning om hur processen fungerade, som skilde sig både från de högre chefernas idéer och från de faktiska aktiviteterna hos specifika utförare som deltog i dessa arbeten. Detta tillstånd brukar väcker många känslor när man läser förprojektundersökningsrapporten. Att ta reda på den sanna situationen och ange den i form av ett tydligt dokument hjälper till att stärka förtroendet för externa konsulter och etablera förtroendefulla relationer med både kundens ledning och vanliga anställda.

Självklart är den näst viktigaste uppgiften i förprojektundersökningen att identifiera kundens unika konkurrensfördelar. Som praxis visar sammanfaller cirka 75 % av de affärsprocesser som används av kunden med processerna i liknande företag i samma bransch, 10 % inser dess unika konkurrensfördelar, och de återstående 15 % är resultatet av termodynamikens andra lag: ) (en konsekvens av den "naturliga tillväxten av kaos") och måste lösas under projektets gång. Men de konkurrenskraftiga 10 %, som är så viktiga för företagen, behöver helt enkelt bevaras med någon automatisering (naturligtvis förutsatt att dessa fördelar kan formaliseras). Oftast löses detta problem genom att konfigurera systemet för kunden, men ibland krävs programmerares tjänster för att ta hänsyn till verksamhetens unika egenskaper. Låt mig notera att vi här inte talar om anpassad utveckling, utan om implementering av produktionsautomationssystem.

Genom att förstå hur kundens konkurrensfördelar ska stödjas kommer IT-företaget att kunna bedöma behovet och kostnaden för produktförbättringar, samt förstå vilka ytterligare resurser som kan behövas för detta.

Ett viktigt mål med förprojektundersökningen är att diagnostisera tillståndet i kundens IT-miljö, det vill säga att bedöma den datorutrustning, programvara, kommunikation, kvalifikationsnivån för IT-specialister etc. som han använder. det är nödvändigt att förstå om kunden har tillräckligt med resurser för framgångsrik implementering av systemautomatiseringen. Här närmar vi oss en annan uppgift i förprojektundersökningen - att analysera de potentiella riskerna med projektet och beskriva deras sannolika konsekvenser. Samtidigt ska konsulter inte bara dokumentera alla möjliga risker, utan också erbjuda kunden sätt att minska var och en av dem.

Varje CIS involverar ackumulering av information om avdelningarnas operativa verksamhet, så nästa ämne i förprojektundersökningen bör vara insamlingen av krav för de automatiserade avdelningarna.

Informationen som samlas i systemet kommer att förbli dödvikt om det inte finns möjlighet att analysera den, så det är mycket viktigt att under förprojektundersökningen ta reda på vilka typer och former av rapportering kunden behöver. Vanligtvis innehåller automationsverktyg redan en standarduppsättning rapporter, men varje kund anser med rätta sin verksamhet som unik och kräver därför ett unikt system av detta slag, implementerat som regel med hjälp av en speciell rapportgenerator.

Den brådskande uppgiften för förprojektundersökningen är att klargöra projektets slutliga budget och tidpunkten för dess genomförande, med hänsyn till alla mottagna uppgifter. Dessa tidsfrister kan påverkas av en mängd olika faktorer, såsom beredskapen hos kundens ledningspersonal att delta i projektet, motivationen hos representanter för kunden och entreprenören, sannolikheten för sabotage från anställda vid automatiserade enheter, eventuell uppsägning (eller, omvänt, anställning) av en nyckelchef efter en tid, tid efter projektets start, otillräcklighet i den befintliga datorparken och teknisk bas för att uppnå alla automatiseringsmål, brist på budget för inköp av nödvändig utrustning och mycket mer. Därför måste konsulten ta reda på alla dessa omständigheter i detalj och återspegla dem i rapporten, inklusive för internt bruk. Att utarbeta en andra - intern - rapport gör att du i detalj kan reflektera alla nyanser i förhållandet och rekommendationer för specialister inom implementerings- och integrationsavdelningen.

En annan viktig fråga som behöver lösas i förprojektundersökningsstadiet är utvecklingen av rekommendationer om val av metoder för projektgenomförande. Här är det viktigt att tydligt registrera vilka av de problem som tidigare formulerats av kunden som inte kan lösas med det föreslagna automatiseringssystemet, och att föreslå organisatoriska eller andra vägar ur denna situation.

Varje företag kan enkelt lägga till ytterligare ett dussin uppgifter som det skulle vilja lösa i undersökningsstadiet, men, som verklig praxis visar, att få svar på frågorna ovan gör redan förprojektundersökningen ganska effektiv.

Vad är vanligtvis resultatet av en förprojektundersökning?

Huvudresultatet är slutrapporten om utfört arbete, överenskommet och undertecknat av beställaren och entreprenören. Låt oss titta på de nödvändiga delarna av en sådan rapport. Om du inte uppehåller dig vid standardavsnitten som ägnas åt inledande ord, en lista över förkortningar, akronymer och förkortningar, kan följande grundläggande komponenter urskiljas i rapporten:

- beskrivning av kundens befintliga affärsprocesser;

- en lista över de viktigaste uppgifterna som måste lösas med hjälp av automationssystemet;

- bedömning av kundens affärsprocesser och rekommendationer för att ändra eller optimera avdelningarnas arbete, med hänsyn till fördelarna med IS;

- kundens unika konkurrensfördelar, som bör beaktas vid implementering av systemet;

- analys av den befintliga IT-miljön för överensstämmelse med kraven i bolagsstyrningssystemet, rekommendationer för att ändra det;

- bedömning av arbetet med att integrera CIS i kundens befintliga IT-infrastruktur;

- beskrivning av automationsenheter och krav på analys;

- Bedömning av möjliga risker under projektgenomförandet och identifiering av nödvändiga åtgärder för att minimera deras inverkan.

- en beskrivning av kundens önskemål som inte kan implementeras i det föreslagna kontrollsystemet och kommer att kräva modifiering, en uppskattning av tiden och kostnaden för sådan modifiering;

- ett förslag för genomförande av projektet med motivering för det föreslagna alternativet, med angivande av antalet automatiserade arbetsstationer som krävs för kunden och förtydligande av projektbudgeten.

Ett separat dokument av förprojektundersökningen bör vara ett preliminärt arbetsschema, som bland annat innehåller en överenskommen lista över ansvariga personer (både från beställare och entreprenör), deras ansvarsområden och grundläggande regler för samspelet mellan dem. För effektiv implementering av systemet rekommenderas det att utarbeta regler för informationsutbyte mellan kundens anställda och specialister på IT-företaget som genomför undersökningen, och även, viktigare, ange tidpunkten och förfarandet för att övervaka arbetets slutförande.

Vissa företag (oftast de som sysslar med kundanpassad utveckling) förser kunden med ett utkast till teknisk specifikation efter avslutad förprojektgranskning.

Göra en förprojektundersökning gratis eller ta pengar för det?

Svaret på denna fråga beror mycket på syftet med undersökningen. Om syftet är en snabb undersökning för att ”locka” en kund (oftast genom att låta kunden fylla i någon form av frågeformulär), så verkar det rimligt att göra det gratis.

Om syftet med undersökningen motsvarar de uppgifter som beskrivs ovan, kommer det att kräva avledning av betydande företagsresurser och måste nödvändigtvis betalas. Denna förprojektundersökning är en fullfjädrad konsulttjänst som gör det möjligt att inte bara bedöma behovet, timingen och budgeten för automatisering, utan också att optimera kundens befintliga affärsprocesser.

Som praxis har visat är förprojektundersökningstjänster inte svåra att sälja om företaget har implementerat lämplig teknik och säljarna tydligt vet (och tydligt kan förklara för kunden) syftet med undersökningen och vilka fördelar kunden kommer att få av Det.

Hur man för kunden motiverar effektiviteten av inspektion före projekt

Frågan om att bedöma effektiviteten av en förprojektundersökning, liksom alla andra tjänster, är en av de svåraste i verksamheten, eftersom resultatet inte alltid är uppenbart för kunden och ofta uppfattas mycket subjektivt. För att motivera den ekonomiska effekten av konsulttjänster – och förprojektundersökning, som nämnts ovan, är just en konsulttjänst – har varje affärssegment sina egna unika algoritmer och metoder. Här ska vi dock titta på andra, enklare och mer universella metoder som gör att kunden grovt kan bedöma effektiviteten i förprojektundersökningen.

Låt oss överväga potentiella besparingskanaler, med hänsyn till vilka som kan motivera behovet av en förprojektundersökning.

1. Spara personalresurser och tid:

Vid modifiering av systemet för att passa kundens unika konkurrensfördelar i det inledande skedet av implementeringen, och inte efter att det tagits i kommersiell drift;

I stadiet för att integrera systemet i kundens IT-infrastruktur, på grund av det faktum att all information om tillståndet i företagets IT-miljö och nyanserna av integrationen förtydligas före starten och inte under implementeringen;

Tack vare den snabba tilldelningen av material och mänskliga resurser från både entreprenören och kunden;

Genom tidig bedömning av möjliga risker som kan påverka processen för systemimplementering och utveckling av åtgärder som är nödvändiga för att minimera deras negativa konsekvenser.

Varje försening av projektets framsteg leder till allvarliga merkostnader för kunden, som ganska enkelt kan beräknas i varje specifikt fall.

2. Möjlig minskning av genomförandekostnaderna:

Genom att identifiera tjänster och arbete som kunden kan utföra på egen hand;

Genom att justera tidsfristerna för att slutföra vissa arbeten efter att ha klarlagt deras faktiska arbetsintensitet.

3. Öka effektiviteten i företagens informationssystem och anställdas produktivitet genom att optimera affärsprocesser med hänsyn till kundens unika egenskaper.

4. Vägra att använda ett automatiserat system om det i skedet av pre-design inspektion visar sig att det inte kommer att lösa kundens problem eller dess modifiering blir för dyr.

I min praktik fanns det ett fall när en kund med mycket specifika affärsprocesser, baserat på resultaten från en förprojektundersökning, rekommenderades att inte distribuera ett CIS, utan att göra organisatoriska förändringar och optimera tekniken för att arbeta med sina kunder , eftersom effekten av att implementera systemet (det krävdes en dyr ändring) inte lönade sig skulle det bli kostnader. Som ett resultat sparade kunden tiotusentals dollar, och förprojektundersökningen lönade sig endast genom att öka effektiviteten på avdelningen, vilket på rekommendation från konsulterna förändrade den anställdes arbetsteknik.

Avsaknaden av en förprojektundersökningsfas leder i de flesta fall till en betydande försening i genomförandet av projekt och en ökning av deras kostnad på grund av både organisatoriska och tekniska problem som uppstår under genomförandet. Ofta slutar sådana projekt i fullständigt misslyckande. Enligt en studie från Standish Group var nästan en tredjedel av de 2,5 tusen IT-projekt som de analyserade inte bara misslyckade*1, utan slutfördes inte alls. I Ryssland är sådana uppgifter mycket svårare att få, men jag är säker på att andelen misslyckade implementeringar inte kommer att vara mindre.

*1 Projekt anses misslyckade om tidsfristerna missades, budgeten överträddes eller de förväntade resultaten inte uppnåddes.

Därför, om ett konsultföretag inte vill ha orealiserade projekt på sin meritlista, behöver det helt enkelt göra en förprojektundersökning av kundernas verksamhet. Det är bättre att vägra kontraktet i det inledande skedet än att fastna i arbetet och sluta med en fläck på ditt rykte.

För närvarande sker en snabb utveckling och implementering av informationsteknik, inte bara i statliga myndigheter utan också i många ryska företag, och framgången för själva implementeringen beror på hur tillvägagångssättet för implementeringen av EDMS kommer att vara, hur väl det kommer att bli planerad.

När verksamheten växer ökar också volymen pappersdokumentation. Och när antalet dokument som behandlas överstiger ett tröskelvärde, kommer processerna att arbeta med dokument utom kontroll, upphör att vara hanterbara och som ett resultat börjar bromsa utvecklingen av företaget, då är vikten av att implementera en EDMS kommer i dagen. Vid denna tidpunkt står många företag inför ett problem som kallas "var ska man börja."

Processen att implementera EDMS i framgångsrik global och inhemsk praxis inkluderar följande steg:

1. Informationsundersökning.
   1. Intervjuar.
   2. Frågande.
2. Analys av insamlad data.
3. Utformning av tekniska och funktionella krav för EDMS.
4. Övervakning av EDMS-marknaden och anbudsförfarande.
5. Testar demoversionen.
6. Ingående av ett avtal.
7. Utveckling av regelverk för EDMS.
8. Installation och konfiguration av programvara.
9. Utbildning av EDMS-användare.
10. Testa programvara med användare.
11. Eliminering av fel som identifierats under systemtestning.
12. Industriell drift.

Varför inte göra utan en informationsundersökning?

Varför är det så viktigt att göra en informationsundersökning? Man tror att en högkvalitativ förprojektundersökning garanterar 80 % framgång för EDMS-implementering. När allt kommer omkring tillåter det:

• få ett tydligare "porträtt" av organisationen: dess uppdrag, verksamhetsområden; Företagsstruktur; divisionernas funktioner (och deras samverkan) som fastställs i bestämmelserna om strukturella divisioner; huvudsakliga affärsprocesser;
• bestämma det allmänna tillståndet för organisationen av kontorsarbete på företaget;
• fastställa informations- och dokumentationsflöden (inklusive typer av dokument som används);
• identifiera och ta hänsyn till risker och sätt att övervinna dem när systemet implementeras;
• fastställa syftet med genomförandet;
• fastställa de uppgifter och funktioner som EDMS därefter kommer att behöva utföra;
• identifiera EDMS-användare;
• lära sig och beskriva befintliga affärsprocesser (som ska automatiseras) etc.

Du kan få svar på ovanstående frågor genom att oberoende studie av allmän information om föremålet för EDMS-implementering. Detta hjälper till att förbereda sig för intervjua ledning och nyckelspecialister. Och analys av intervjuresultaten hjälper dig att utvecklas frågeformulär med mer detaljerade frågor för ett bredare spektrum av människor. Således gör varje steg i undersökningen att du kan dyka djupare in i problemet och som ett resultat få en allt mer detaljerad beskrivning av problemet.

Endast genom att förstå företagets verkliga behov kan man bestämma vilka funktioner EDMS ska utföra. Då kommer dess utseende att kunna optimera människors arbete och de kommer inte att uppfatta det som det femte hjulet på en vagn.

När undersökningen startade hade vår köttbearbetningsanläggning en grupp geografiskt fördelade kontor, en komplex företagsstruktur och en stor volym av pappersdokumentflöde, vilket ledde till ett spritt okontrollerat dokumentflöde, brott mot godkännande- och utförandetidsfrister, samt förlust av dokument.

Med tillväxten av produktionsvolymer och ökningen av de uppgifter som lösts av vårt företag har mängden ledning och annan dokumentation som utvecklats, tagits emot och skickats bara ökat, och rollen som prestationsdisciplin har också ökat. I samband med att köttbearbetningsanläggningen nådde en ny nivå beslutade företagets ledning att införa ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS), som möjliggör automatisering inte bara av arbete med organisatoriska och administrativa dokument (order, korrespondens, etc.), utan även vissa affärsprocesser åtföljda av bearbetning och exekvering av dokument.

För detta ändamål bildades ett team av specialister från viktiga strukturella divisioner i företaget. Biträdande rektor för förskoleutbildning, författaren till denna artikel, utsågs till chef för detta projekt.

Intervjuar

Vi beslutade att implementera EDMS i etapper. Det första steget i informationsundersökningen, "synligt" för teamet, var att genomföra - undersökning av första raden av chefer och nyckeldeltagare i affärsprocesser som kommer att arbeta i EDMS, dvs. kommer att vara dess användare. Denna undersökning måste nödvändigtvis omfatta chefer och ämnesexperter från intresserade strukturella enheter, som kommer att kunna uttrycka sina önskemål och synpunkter.

Inför starten av detta skede var biträdande föreståndare för förskoleutbildning frågor förberedda, vars svar kan ge en uppfattning om problemen med att organisera arbetet med dokument.

En lista över framtida respondenter sammanställdes, som omfattade cirka 30 personer (detta avdelningschefer, deras ställföreträdare och specialister som ansvarar för att skapa dokument, underteckna, underteckna och godkänna dem). Man kom överens om ett separat möte med varje person, under vilket syftet med det personliga samtalet först beskrevs, och sedan blev det en dialog, vars ”program” var en förberedd lista med teser och frågor (se exempel 1). . För att göra det lättare att genomföra och analysera intervjuer kan du spela in samtalet på en röstinspelare. Men det är bättre för undersökningsdeltagaren att inte veta att en inspelning pågår, eftersom de flesta går vilse när de ser en röstinspelare.

Exempel 1

Förberedelse för att genomföra intervjuer som en del av en kartläggning av en köttbearbetningsanläggning för implementering av EDS

Kollapsa Show

Vid mötet med varje respondent beskrev ställföreträdaren för förskolans läroanstalt i början av samtalet i detalj:

1. Syftet med undersökningen:

"Inspektion av tillståndet för kontorsarbete och dokumentflöde, förståelse för befintliga affärsprocesser som bör automatiseras och vars aktiviteter åtföljs av bearbetning och exekvering av dokument."

2. Varför behöver vårt företag implementera ett EDMS:

"Syftet med EDMS är att kvalitativt förbättra processen att arbeta med dokument för chefer och ämnesspecialister på alla nivåer, och att minska tiden för rutinarbete med dokument."

3. Vilka fördelar ger EDMS, till exempel:

"Systemet tillåter dig att minska den tid som ägnas åt att söka efter det önskade dokumentet, ger dig tillgång till en gemensam databas med dokument med differentiering av användarrättigheter, du kan arbeta i systemet på distans, arbeta med ett dokument gemensamt av flera användare, godkänna dokument snabbt och enkelt, automatisera registrering och distribution av dokument, organisera kontrollutförande av order och dokument (hanteringsaktiviteter blir transparenta), det är möjligt att signera dokument i systemet med en elektronisk signatur, organisera arbete med kontrakt, integrera EDMS med andra program som används av organisationen och minska kostnaderna för att underhålla arkivet.”

1. Vilka problem stöter du på när du arbetar med dokument?
2. Vad skulle du vilja förbättra, förbättra, förändra i organisationen av arbetet med dokument?
3. Hur snabbt och effektivt levereras dokument?
4. Var finns enligt dig de svaga områdena som orsakar problem i arbetet med dokument?
5. Är de befintliga dokumentformulären bekväma att använda?
6. Hur lång tid tar det att behandla ett dokument? Denna fråga bör ställas i relation till varje typ av dokument som är allmänt närvarande i organisationens affärsprocesser.
7. Hur stor är volymen av dokumentflödet inom ditt arbetsområde?

Intervjuprocessen påverkades av undersökningsdeltagarnas upptagenhet, vilket påverkade tidpunkten för undersökningen och visade också att medarbetarna underskattade projektets betydelse.

Som ett resultat av analysen av den information som samlades in under intervjun bildades en tabell, som visas i exempel 2. Det hjälpte till att strukturera den mottagna informationen och dra de nödvändiga slutsatserna, som återspeglas väl i den.

Exempel 2

Systematisering av information som erhållits under intervjun

Kollapsa Show

Baserat på intervjuresultaten identifierades följande affärsprocesser som kräver automatisering av EDMS i första hand:

• avtalshantering;
• samordning av fakturor för betalning;
• samordning av organisatoriska och administrativa dokument:
• kontroll över utförandet av instruktioner (resolutioner).

Intervjuer gjorde det möjligt att bereda grunden för förhör, vilket kräver större noggrannhet i att ge svar på frågor.

Frågande

Syftet med undersökningen var att få mer detaljerad (exakt) information om det aktuella läget för dokumentflödet och kontorsarbetet på företaget. Deltagarna i undersökningen var chefer för strukturella enheter och ämnesexperter, som sedan skulle bli användare av EDMS. Undersökningen genomfördes i frånvaro, vilket innebar att enkäten fylldes i i forskarens frånvaro.

Frågeformuläret bestod av tre delar (se exempel 4):

1. Den inledande delen - dess huvudsakliga uppgift var att uppmuntra respondenten att ge svar på de frågor som ställdes. Studiens syfte och mål, betydelsen av respondentens roll beskrevs; instruktioner för att fylla i frågeformuläret.
2. Huvuddelen innehåller frågor med enkel formulering, och deras fullständighet och kvantitet beror på det önskade målet (frågorna i exempelenkäten från exempel 4 är rådgivande och kan skilja sig från de optimala frågorna för att kartlägga ditt företag; du kan använda dem som en början exempel för att utveckla ditt eget frågeformulär).
3. Den sista delen - här gavs svaranden en garanti om konfidentialitet för den åsikt han uttryckte; tacksamhet uttrycktes för deltagandet i studien.

På begäran av respondenten skrevs frågeformuläret ut och överlämnades till honom personligen eller skickades till dennes e-post. Enkätformuläret var utformat så att det skulle vara bekvämt för respondenten att fylla i det direkt i en wordfil.

Om frågeformuläret skickades som en Word-fil, så såg mottagaren först den medföljande texten i e-postmeddelandet (alla kontaktuppgifter i exemplet är fiktiva):

Exempel 3

Medföljande text och ämne för mejlet när man skickar frågeformuläret som bifogad fil via mejl

Kollapsa Show

Exempel 4

Frågeformulär för att genomföra en undersökning av ett företag innan ett EDMS implementeras

Kollapsa Show

De insamlade uppgifterna fördes in i en MS Excel-tabell, vilket gjorde det möjligt att automatiskt generera diagram över åsiktsfördelningen i varje fråga. De där. resultaten presenterades för ledningen på ett så synligt sätt som möjligt (se exempel 6). Antalet valda svarsalternativ för varje fråga återspeglades på ett ark i filen, och diagram baserade på dessa data byggdes på ett annat ark:

förlust av pappersdokument i en lång kedja av överväganden genom att godkänna personer (viktiga avtalsförslag försvann ibland eller fastnade ofta i en hög med andra papper);

en ökning av volymen pappersdokumentation (närvaron av många kopior av samma dokument på olika avdelningar);

brist på en allmänt tillgänglig och lättanvänd kunskapsbas om företagets interna standarder och administrativa dokument.

I framtiden kommer vi att ta hänsyn till alla identifierade risker för att gå över till att arbeta i EDMS så snart som möjligt:

• risken för frånvaro eller felaktig definition av EDMS:s uppgifter och funktioner;
• risken för att underskatta de nödvändiga resurserna (monetära, tid);
• risken för förseningar i genomförandet av projektstadier;
• risken för otillräcklig information till företagets anställda om arbetets framsteg, liksom risken för försummelse, passivitet, motstånd från anställda, svagt engagemang av chefer i projektet;
• risk för dålig teknisk utrustning;
• risk för bristande regelverk.

Generellt visade undersökningen en positiv inställning till införandet av elektronisk dokumenthantering, men det fanns också ett antal anställda som hade en negativ inställning till implementeringen av EDS, eftersom de uppfattade detta projekt som bara ytterligare en innovation som bara skulle tillföra mer arbeta till dem.

Därefter, baserat på analysen av resultaten från intervjuerna och enkäterna, bestämdes målet och krav på EDMS togs fram, men detta är ett annat och inte mindre viktigt steg i implementeringsarbetet. För närvarande genomför vårt företag en jämförande analys av EDMS-marknaden.

Fotnoter

Kollapsa Show

Innan konstruktionen av en struktur eller dess rekonstruktion, förprojekteringsarbete: undersökning plats eller byggnad, bedömning av deras skick. Detta gör att vi kan fastställa genomförbarheten av att genomföra projektet. Under analysen beaktas olika faktorer: typ av terräng, tekniska tillstånd hos strukturer, markegenskaper, tillgänglighet av kommunikationer etc.

I uppgiften för de specialister som har till uppgift att genomföra förprojektundersökningen ingår att göra mätningar med högprecisionsutrustning och studera all tillgänglig dokumentation. De erhållna resultaten kontrolleras mot de parametrar som fastställts av SNiP. I förprojektundersökningsrapport slutsatserna från specialister ges på grundval av vilken slutsatsen bildas.

Förberedelse

Innan början förprojektbesiktning av anläggningen nödvändig:

• Anteckna kundens önskemål. De måste beaktas när man utför arbete.
• Samla in nödvändig teknisk dokumentation. Detta inkluderar platsritningar, kommunikationsritningar (om sådana finns) och ett diagram över de omgivande byggnaderna.
• Skapa en primär idé om objektet. För att göra detta går artister till platsen och bedömer dess yttre tillstånd.
• Kom överens med kunden om kostnaden och tidpunkten för arbetet.

När alla förberedande frågor är avgjorda börjar det direkt. Det inkluderar:

• Steg-för-steg-utforskning av objektet.
• Beräkningar och jämförelse av de erhållna indikatorerna med de normativa.
• Dekor inspektionsrapport för projekt.

Det bör sägas att användningen av högprecisionsutrustning gör att alla mätningar kan göras med en oförstörande metod. Detta innebär att integriteten hos strukturerna inte äventyras.

Innebörden av proceduren

Byggherren har givetvis rätt att vägra en förprojektundersökning. Det finns en hel del exempel på sådana fall. Detta är dock att rekommendera om kunden är 100 % säker på att konstruktionen eller återuppbyggnaden lyckas.

Samtidigt kan även en mindre faktor som inte beaktas i det förberedande skedet leda till allvarliga problem. Som praktiken visar är konstruktion eller rekonstruktion ofta frusen under lång tid. Att upprätta ett projekt och dess genomförande utan förprojektundersökning kan jämföras med att spela roulette. Inte bara ekonomiska resurser utan även utvecklarföretagets rykte kan stå på spel.

Ganska ofta är projekt helt enkelt frysta. Kunden vägrade till exempel förprojektundersökning, köpt material för återuppbyggnad. Men innan arbetet påbörjades upptäcktes en defekt i bärande strukturer. Följaktligen är det köpta materialet olämpligt för installation på grund av dess hållfasthetsegenskaper. En enorm mängd gick ner i avloppet, och arbetet var fruset länge.

Nyckeluppgifter

Förprojektundersökning utförs för:

• Bedömning av anläggningens faktiska tekniska skick inför modernisering, ombyggnad m.m.
• Bestämma nivån av slitage på strukturer. Giltigheten och, i vissa fall, lagligheten av den efterföljande driften av strukturen beror på det.
• Bestämma lämpligheten av en tomt för byggandet av en byggnad på den.
• Återställa förlorade ritningar och planer för anläggningen och annan teknisk dokumentation.
• Att göra justeringar av projektet med hänsyn till identifierade omständigheter.
• Uppskattningar av kommande kostnader för återuppbyggnad, restaurering och konstruktion av anläggningen. Detta är nödvändigt för att utarbeta en ekonomisk motivering för kapitalinvesteringar. Som regel krävs det om finansiering tillhandahålls från budgetpengar.

resultat

Efter att ha genomfört en omfattande studie dras en övergripande slutsats. Beroende på objektets detaljer inkluderar dess sammansättning:

• Beskrivning av designdetaljer, ritningar och ritningar.
• Resultat av besiktning av byggarbetsplatsen, bedömning av grundens och markens tillstånd.
• Fotografier av strukturella defekter som upptäcktes vid inspektionen.
• Resultat av teknisk inspektion av strukturen som anger huvudparametrarna.
• Grafiska bilder av identifierade defekter med dynamiken i deras förväntade utveckling. Om till exempel en spricka upptäcks i grunden kan du se vilken effekt det kommer att ha på konstruktionens skick om några år.
• Resultat av laboratorieanalys av prover av material i bärande konstruktioner.
• Beräkningar för enskilda delar av strukturen.

Listan kan kompletteras på begäran av kunden. Till slutsatsen kan du till exempel bifoga ett foto av den allmänna synen på strukturen, några av de inre lokalerna, information om de tidigare ägarna av objektet etc.

Nyans

Det bör noteras att inspektion före projekt som regel utförs av designorganisationer som har lämpligt tillstånd.

Om den intresserade endast beställer en undersökning får han betala för den. Om kunden är engagerad i ett långsiktigt samarbete med företaget, det vill säga det förutsätts att dess anställda kommer att utforma projektet, tillhandahålls slutsatsen baserad på inspektionsresultaten kostnadsfritt.

Förfarandets giltighet och effektivitet

Som regel beror kundens vägran att genomföra en pre-design undersökning på oviljan att ådra sig extra kostnader, särskilt eftersom byggandet eller ombyggnaden i sig kräver avsevärda investeringar. Att övertyga utvecklare om behovet av att utvärdera en fastighet är ganska svårt. Men genom att gå med på att genomföra en undersökning kan kunden spara avsevärt:

• Dags att slutföra huvudarbetet.
• Resurser. Det handlar inte bara om utrustning, utan också om arbetskraft.

Dessutom behöver utvecklaren inte använda dyra tekniska medel.

Snabb identifiering av defekter gör det möjligt att minimera alla risker som är förknippade med dem. Samtidigt, om objektets tillstånd visar sig vara tillfredsställande, finns det inget behov av att använda dyr utrustning för återuppbyggnad och reparation. Följaktligen, genom att känna till objektets svaga punkter, kan kunden på ett kompetent sätt fördela uppgifter mellan arbetare.

Förprojektinspektion av företaget under processautomatisering

För att effektivt implementera ett automationsprojekt är det nödvändigt att noggrant analysera funktionerna i anläggningen och klargöra kundens krav. Under förprojektinspektion, enligt GOST 34.601-90, bestäms en uppsättning villkor under vilka systemet kommer att drivas:

• Programvara, hårdvaruresurser.
• Yttre förhållanden.
• Sammansättning av arbete och antal personer involverade i ledningen.

Dessutom görs en beskrivning av systemets funktioner, begränsningar under utvecklingen bestäms (tidsfrister för att slutföra enskilda steg, organisatoriska åtgärder och procedurer som syftar till att säkerställa informationssäkerhet, etc.).

Syftet med analysen

På kartläggningsstadiet omvandlas generell och vag kunskap om systemkrav till exakt kunskap. I synnerhet bestäms följande:

• Funktioner, systemarkitektur, yttre förutsättningar för fördelning av uppgifter mellan mjukvara och
• Gränssnitt.
• Krav på information och mjukvaruelement, databas, nödvändiga resurser, fysiska parametrar för komponenter.
• Fördelning av arbetsuppgifter mellan systemet och personen.

Strukturanalys

Valet av forskningsmetod har en betydande inverkan på designens kvalitet.

Vid användning av strukturmetoden inleds undersökningen med en allmän översikt över systemet och går sedan in i detalj. Som ett resultat får AS en hierarkisk struktur, där antalet nivåer ständigt ökar.

Denna metod innebär att systemet delas upp i etapper med ett begränsat antal element tilldelade var och en av dem. Som regel finns det 3-7 sådana komponenter. På varje nivå bestäms endast de detaljer som är väsentliga för systemet. Information beaktas i samband med den verksamhet den är involverad i. Registreringen av element sker enligt strikta formella regler och en systemspecifikation upprättas. Detta gör att du kan komma närmare det slutliga resultatet.

Principer

Analysmetoden bygger på flera bestämmelser. Vissa av dem reglerar organisationen av aktiviteter i de inledande stadierna av systemets livscykel, andra används i utvecklingen av rekommendationer. Principerna för nedbrytning och hierarkisk ordning anses vara grundläggande.

Den första innebär att lösa komplexa frågor om att strukturera uppsättningar av funktionella uppgifter. De problem som uppstår bryts ner i många mindre som är lätta både att förstå och faktiskt lösa.

Enligt den andra principen, för en detaljerad formaliserad beskrivning av dessa delar, är deras inre struktur avgörande. Lättheten att uppfatta ett problem ökar när dess element struktureras i en hierarki. Enkelt uttryckt är ett system byggt och förstås i nivåer, med nya detaljer som läggs till på varje nivå.

Automatiserade designsystem

Inom området för automatisering av projektaktiviteter har CASE-riktningen formats under flera år. Den intensiva utvidgningen av tillämpningsområdet för datorer, den ständiga komplikationen av informationsbaser och skärpningen av kraven på dem har lett till behovet av industrialisering av teknologier.

En av de viktigaste inriktningarna i utvecklingen av vetenskap och teknik har varit utvecklingen av integrerade verktyg baserade på koncepten för systemhantering och deras livscykel.

Det finns för närvarande ingen exakt definition av CASE. Innehållet i ett koncept bestäms som regel av en lista över problem som lösts med dess hjälp, en uppsättning medel och metoder.

CASE-teknologi är en uppsättning forskningsmetoder och stöd för ett automatiserat system. Den tillhandahåller vissa verktyg avsedda för systemanalytiker, programmerare och utvecklare. Med dess hjälp automatiseras designprocessen. Dessutom möjliggör tekniken inspektion före projekt, strukturanalys och projektspecifikation med hjälp av programmeringsverktyg. CASE används för att modellera affärsapplikationer för att lösa problem relaterade till strategisk och operativ planering, resurshantering och utvecklingskontroll.

De flesta verktyg som ingår i tekniken är baserade på ett vetenskapligt förhållningssätt. Inom ramen för metodiken formuleras instruktioner för analys och val av systemdesign, arbetsmoment, ordningsföljd, användningsregler och syfte med metoder.

Vi startar en serie artiklar som ägnas åt implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ett företag. Ämnet för den första artikeln är att genomföra en förprojektundersökning innan ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) implementeras.

Låt oss anta att organisationens ledning är redo att implementera ett EDMS. Vad kommer härnäst? Vilka åtgärder bör företaget vidta och bör det?

Det enklaste sättet är att omedelbart kontakta organisationen som ska implementera det elektroniska dokumenthanteringssystemet, med andra ord, ta ställningen "vi kommer att lösa problem när de uppstår." Den enkla metoden är dock inte alltid billigare. Först och främst måste kundorganisationen bedöma omfattningen av implementeringen av EDMS. Därför, innan det börjar, är det nödvändigt att analysera läget. För att göra detta är det nödvändigt att studera de processer som kommer att automatiseras, med andra ord, utföra en förprojektundersökning.

FÖRPROJEKTUNDERSÖKNING UR DEN GENOMFÖRANDE ORGANISATIONENS PERSPEKTIV

Ur den implementerande organisationens perspektiv är en förprojektundersökning ett fullfjädrat första steg i implementeringen av vilket informationssystem som helst och ingår i avtalet för tillhandahållande av implementeringstjänster. Och SED är inget undantag.

I det här fallet inkluderar förprojektundersökningen:

Diagnostik av befintligt system i organisationen

kontorsarbete;

Analys av överensstämmelsen med det faktiska arbetsläget med dokument med de interna regleringsdokumenten från organisationen som reglerar dokumentationsstöd;

Optimering av dokumentflöden och kontorsarbete;

Införande av lämpliga ändringar i interna regeldokument;

Identifiering av risker vid implementering av EDMS;

Att fastställa gränserna för automatisering, granska den befintliga IT-infrastrukturen i organisationen, föreslå en specifik IT-lösning för EDMS;

Utvärdering av arbetet med att integrera EDMS i befintlig IT-infrastruktur.

Resultatet av förprojektundersökningen kommer att vara dokumentet "Funktionella krav", eller "Undersökningsrapporten", eller utkastet till "Tekniska specifikationer" (beroende på projektets komplexitet och villkoren i kontraktet). Dessa dokument kommer att innehålla följande undersökningsresultat:

Beskrivning av de studerade affärsprocesserna och dokumentflödena i organisationen när det gäller kontorsarbete och dokumentationsstöd;

Lista över dokument och rapporteringsformulär som används i organisationen för att systematisera de övervägda processerna;

Beskrivning av användarroller;

Teknisk revision av organisationens befintliga IT-infrastruktur;

Bedöma organisationens beredskap att implementera EDMS;

Förslag för optimering av de övervägda affärsprocesserna med hänsyn till implementeringen av EDMS;

Projektplan (utveckling och konfiguration av EDMS, personalutbildning, pilotdrift av EDMS, industriell drift av EDMS) med en bedömning av nödvändiga kostnader (mänskliga och ekonomiska);

Specifikationer för nödvändig utrustning;

Förslag om att organisera avancerad utbildning av arbetare.

Ibland erbjuder implementerande organisationer att genomföra en förprojektundersökning utan kostnad. Detta görs för att attrahera organisationen som kund,

men det är inte ofta utövas.

Vissa implementerande organisationer tillhandahåller också en gratis demoversion av programmet för användning (vanligtvis under en månad). Detta gör att du kan bli bekväm med programmet, utvärdera alla dess för- och nackdelar och vänja dig vid gränssnittet.

FÖRDESIGNUNDERSÖKNING FRÅN KUNDORGANISATIONENS SYNPUNK

Från kundorganisationens position är en förprojektundersökning en revision: en analys av dokumenthanteringsprocesser för att förstå den aktuella situationen och identifiera de mest problematiska frågorna ur synvinkeln att hantera dokumentflöden. Det kommer att vara svårt för kundorganisationen att självständigt genomföra en sådan fullständig granskning av flera skäl. Först och främst på grund av bristen på erfarenhet och information om hur exakt en sådan undersökning går till. En rimlig fråga uppstår: om det är så svårt, varför återuppfinna hjulet då? Är det inte lättare att omedelbart kontakta den verkställande organisationen? Det är möjligt, men enklare betyder inte billigare...

Låt oss fundera på vad en kartläggning av dokumentationsstödsprocesser ger kundorganisationen.

■ Formulera målen för EDMS-implementering.

■ Definition av uppgifter och funktioner som EDMS därefter kommer att behöva utföra (definierar gränserna för implementering). Ofta, istället för tydliga mål och målsättningar, börjar kundorganisationen lista problem som behöver lösas genom implementering av ett EDMS. Men det är inte samma sak. Därför måste organisationen tydligt förstå vad den vill få som ett resultat av implementeringen av EDMS, och sätta specifika uppgifter för den implementerande organisationen.

■ Bedöma den verkliga bilden av organisationens liv (dess organisationsstruktur, funktioner, interaktion mellan avdelningar, etc.). Denna möjlighet ges genom en analys av organisationens interna regulatoriska dokument för att avgöra hur de implementeras i praktiken. Under analysen av strukturella enheters bestämmelser, arbetsbeskrivningar och interaktionsbestämmelser avslöjas intressanta fakta. Det kan till exempel visa sig att vissa anställdas arbetsbeskrivningar är hopplöst föråldrade eller saknas helt. Och strukturella enheter utför inte sina funktioner eller, omvänt, inte de som de är skyldiga att göra, etc.

■ Beskrivning av befintliga dokumentationsprocesser. Det kan också finnas många överraskningar här.

■ Möjlighet till optimering av undersökta och beskrivna affärsprocesser. Om nödvändigt. Efter en sådan analys kan det bli nödvändigt att uppdatera interna regelverk.

■ Bedömning av egna resurser (mänskliga och tekniska). Innan du implementerar systemet är det nödvändigt att förstå hur mycket deltagande i genomförandet av projektet kommer att krävas av specialister och hur redo de är för detta. Om vi ​​pratar om att utföra specialister räcker det för dem att ge instruktioner. Men med chefer är situationen mycket mer komplicerad. Ledningsapparatens deltagande i implementeringen av EDS måste diskuteras innan processen startar. Det skulle också vara en bra idé att analysera din egen IT-infrastruktur för att ta reda på om det finns tillräckligt med datorer, om programvaran är föråldrad osv.

■ Identifiering av risker och sätt att övervinna dem vid implementering av EDMS. Genom att identifiera risker innan ett system implementeras kommer de att kunna minimeras. Vilka risker kan dessa vara? Några:

Risken för frånvaro eller irrelevans för nödvändiga regleringsdokument;

Risken för otillräcklig teknisk utrustning i organisationen;

Risk för felaktig ekonomisk bedömning av implementering och support av EDMS m.m.

HUR MAN GÖR EN FÖRDESIGNUNDERSÖKNING SJÄLV

■ Steg 1: utse en projektledare. Projektledaren ska förstå dokumenthanteringsfrågor och ha god kunskap om organisationens IT-infrastruktur. Inte varje organisation har en specialist som uppfyller dessa krav, så oftast leds projektet av två anställda - kontorets chef och IT-direktören.

■ Steg 2: analys av regelverket. I detta skede är det nödvändigt att studera organisationens lokala bestämmelser om dokumentationsstöd. Det handlar inte bara om instruktioner för kontorsarbete. Du kommer även att behöva studera interna regelverk gällande avtalshantering, cirkulation av redovisningshandlingar m.m.

■ Steg 3: genomför en intervju. För att genomföra en intervju är det nödvändigt att bestämma urvalet av respondenter. Att studera lokala regleringsdokument kommer att hjälpa till med detta. Listan över respondenter kan till exempel inkludera chefer för strukturella avdelningar, deras ställföreträdare och potentiella nyckelanvändare av EDMS (specialister, ansvarig

för skapande och godkännande av dokument etc.). För intervjun behöver du förbereda en lista med frågor (se exempel).

Lista med frågor på enkäten till kanslichefen och exempelsvar på dem

1 . Beskriv de funktioner som utförs av din strukturella enhet.

Organisation av arbetet med registrering, bokföring, lagring och överföring till relevanta strukturella enheter av dokument av pågående kontorsarbete, inklusive beställningar och instruktioner från ledningen, samt arbete med bildandet av ärenden och deras deponering.

Säkerställa snabb behandling av inkommande och utgående korrespondens och dess leverans till sin destination.

Övervakning av tidsfristerna för utförande av dokument och deras korrekta utförande.

Utveckling och implementering av instruktioner för journalföring.

Metodisk ledning av organisationen av kontorsarbetet på avdelningar.

Kontroll över korrekt formation, lagring och snabb inlämning av filer till arkivet.

Säkerställa externt och internt dokumentflöde.

Deltagande i förberedelser av möten som sammankallats av ledningen och organisation av deras tekniska support.

Säkerställa ett etablerat system för tillgång till dokumentation.

Introduktion av nya metoder och verktyg för att arbeta med dokument.

2 . Beskriv enhetens struktur och kvantitativa sammansättning.

Sekretariat - 4;

expedition - 1;

mottagning - 2;

arkiv - 2.

3. Vilka funktioner utför du direkt?

Kontorsledning.

4. Vilken är den aktuella volymen av dokumentflödet på avdelningen (antal dokument per dag, deras storlek i sidor eller MB). Hur mycket tror du att volymen dokument kommer att bli nästa år (öka eller minska)?

Inkommande dokument - 14 000 enheter;

utgående dokument - 13 500 enheter;

interna dokument - 4 enheter.

Troligtvis kommer volymen av dokumentflödet inte att förändras nästa år.

5. Använder du för närvarande ett eller flera informationssystem på din avdelning för att automatisera aktuella uppgifter? Om ja, vilken? Vilka funktioner utför den?

6. Lista aktuella regeldokument som reglerar organisationens dokumentationsstöd, avdelning (instruktioner för kontorsarbete, arbetsbeskrivningar, arbetsföreskrifter etc.). Vilka av dem använder du i ditt arbete, och vilka anser du vara irrelevanta?

Organisationsstandard:

Administrativa dokument. Beställningar och instruktioner. Proceduren för utveckling, godkännande, signering, registrering och avbokning.

Inkommande dokument. Förfarandet för godkännande, övervägande, överföring för utförande och operativ lagring.

Utgående dokument. Förfarandet för förberedelse, godkännande, signering, registrering och sändning.

Ärendenomenklatur. Lagring, användning och förstörelse av organisationsdokument.

7. Är interaktion med andra avdelningar på företaget reglerad?

Interaktion med alla strukturella divisioner, förutom den administrativa och ekonomiska avdelningen (ACD), regleras av företagets interna regleringsdokument. Interaktion med ACS är inte reglerad (ansökningar om kurir, ansökningar om att skicka korrespondens med expresspost, etc.).

8. Vilka funktioner, enligt din åsikt, bör EDMS utföra?

Elektronisk dokumenthantering. Skapande och lagring av olika dokument i elektronisk form (i MS Word, MS Excel, MS Visio-format); dokumentsökning; lagring av dokumentversioner; strukturera dokument i mappar; tilldela åtkomsträttigheter till dokument; historia av att arbeta med dokument.

Hantering av dokumentationsprocesser. Stöd för dokumentgodkännande och bearbetningsprocesser i alla stadier; utfärda order och övervaka deras genomförande.

Registrering av pappersdokument; upprätthålla en lista över fall; kontroll av placeringen av pappersdokument.

Avtalshantering. Organisation av processen för avtal och registrering av kontrakt.

Mötesledning. Organisering av förberedelser och hållande av möten (samordning av plats och tid, sammansättning av deltagare, dagordning); generering och distribution av protokollet; övervaka genomförandet av beslut som fattas vid möten.

9. Lista vilka typer av arbete du utför med dokument av alla slag.

Inkommande dokument (handlingar som tagits emot av organisationen):

. mottagning och bearbetning;

. granskning av chefen (beslut);

. registrering;

. avrättning;

. kontroll av utförande;

. pågående lagring och användning;

. överföra till arkivlagring.

Utgående dokument (dokument skapade i organisationen och skickade till organisationens dotterbolag och dotterbolag, tredjepartsorganisationer eller individer):

. utarbetande;

. godkännande av utkastet till dokument;

.

. signering;

. godkännande (om nödvändigt);

. registrering av korrespondens;

. skicka ett dokument till adressaten;

. arkivera den andra kopian för användning.

Interna dokument (order, direktiv, PM, förklarande anmärkning, förklarande anmärkning, ansökan):

. utarbeta ett dokument;

. projektgodkännande;

. kontrollera att registreringen är korrekt;

. signering;

. registrering;

. överföring av dokumentet till exekutörerna;

. utförande av dokumentet;

. kontroll av dokumentexekveringen;

. arkivering av det utförda dokumentet i filen.

10. Beskriv förfarandet för vidarebefordran av behandling och registrering av inkommande handlingar.

All inkommande korrespondens tas emot och registreras på kontoret.

Korrespondens märkt "personligt" levereras personligen till adressaten eller dennes auktoriserade representant. Korrespondens märkt "konfidentiell" behandlas av den person som ansvarar för att upprätthålla konfidentiella register.

Kuvert från mottagen korrespondens sparas och bifogas dokument i de fall då datumstämpeln på kuvertet ska fungera som bekräftelse på tidpunkten för avsändning eller mottagande av detta dokument eller om avsändarens adress endast anges på kuvertet. Kuvert med fordringsbrevskaraktär, samt med överklaganden från medborgare, ska bevaras.

Förfarande för registrering av inkommande handlingar

Alla dokument adresserade till organisationens ledning är föremål för registrering (förutom dokument som ingår i den vägledande listan över icke-registrerade dokument).

En registreringsstämpel är anbringad på de mottagna dokumenten som anger datum för mottagning och serienummer. Om det finns en bilaga till handlingen görs en anteckning om detta vid det inkommande numret. Stämpeln placeras på framsidan av det första arket i dokumentet i det nedre högra hörnet.

Serienummer registreras i registret över registreringsserienummer.

Handlingar som inte är föremål för registrering stämplas och endast datum för mottagande av handlingen anges.

Vid registrering ska engångsprincipen iakttas: varje handling registreras på kontoret endast en gång.

11. Beskriv proceduren för att ledningen granskar inkommande dokument och utfärdar beslut.

Handlingar som kräver övervägande av chefen överförs till honom efter registrering.

Om det behövs väljer sekreteraren ytterligare material (kontrakt, brev, handlingar etc.) och överför dem till chefen tillsammans med de mottagna dokumenten.

Chefens beslut om dokumentet återspeglas i resolutionen.

Beslutet anger exekutor, anger vad denne ska göra och senast när, sedan anbringas datum och underskrift av förvaltaren.

Efter att ha mottagit handlingarna från chefen lägger sekreteraren in informationen från resolutionen i den inkommande korrespondensloggen.

Därefter överlämnas handlingen till den i beslutet angivna exekutor.

Dokument som utförs av flera avdelningar överförs till dem en och en eller samtidigt i kopior (fotokopiering används).

12. Beskriv tillvägagångssättet för att lämna in handlingar för kontroll.

Efter att ha granskat och ålagt ett beslut av chefen (beslutet inkluderar namnet på utföraren, innehållet i ordern, tidsfristen för utförande, underskrift och datum), som kan ligga till grund för att ta handlingen under kontroll, är handlingen överförts till testamentsexekutor mot underskrift i registret över inkommande handlingar med att testamentsexekutor markerar mottagningsdatum.

Om resolutionen namnger flera exekutörer, görs ytterligare kopior av dokumentet.

Originalhandlingen skickas till den entreprenör som anges först i resolutionen.

När en handling sänds till flera testamentsexekutorer ligger ansvaret för att ta fram materialet på den i beslutet angivna testamentsexekutorn (ansvarig testamentsexekutor). Resterande utförare (medarbetare) är skyldiga att lämna in nödvändigt material till ansvarig entreprenör inom den tidsperiod som överenskommits med honom.

Utföranderapporten måste undertecknas av alla artister som anges i resolutionen.

13. Beskriv processen för kontroll av utförande av handlingar, förfarandet för att registrera handlingar som tas emot för verkställighet, förfarandet för att avlägsna handlingar från kontroll.

a) Utförandet av vilka dokument (instruktioner) är föremål för obligatorisk kontroll?

. Administrativa dokument (beställningar, instruktioner);

. dokument (protokoll, brev, PM, planer etc.) som innehåller specifika instruktioner för arbetet

med dem och deadlines; kräva att ett svar förbereds, hålla evenemang, en rapport, etc.;

. instruktioner som finns i verkställda resolutioner (inklusive i elektronisk form) om granskade dokument (brev, etc.);

. individuella instruktioner från chefen, inte relaterade till något dokument, dokumenterade (inklusive i elektronisk form).

b) I vilka fall anses handlingar (instruktioner) vara verkställda?

. De slutliga dokument som utarbetats på dem returneras inte för granskning, och ett lämpligt beslut har fattats om dem;

. godkännande och undertecknande av utkast till handlingar som upprättats i enlighet med instruktioner har slutförts.

. utgående brev som upprättats i enlighet med handlingen (instruktionen) registreras och skickas;

. kontraktshandlingar registreras;

. Chefen, vars ansvar inkluderar att övervaka utförandet av instruktioner (kontrollant), bekräftar deras genomförande på fördelarna med de problem som ställs i dem.

c) Vilka rättigheter har den ansvarige utföraren och medförrättarna?

. Ge instruktioner till dina direkta underordnade och övervaka deras genomförande av instruktioner;

. begära från anställda den information som är nödvändig för utförande av dokumentet (instruktion);

. bestämma förfarandet för att utföra ett dokument (instruktion) (inklusive förfarandet för att förbereda och godkänna material för att utföra en order, tidpunkten och formen för deltagande av medexekutorer i arbetet med att utföra en order);

. samordna medexekutorernas arbete;

. sammankalla medexekutorer för att föra en kollegial diskussion och lösa frågor relaterade till utförande av dokumentet (instruktion);

. fatta ett motiverat beslut om att inkludera eller vägra att inkludera förslag och kommentarer som lämnats av medverkställare i utkastet till slutdokument;

. utarbeta förslag om att förlänga tidsfristen för utförande av handlingar (instruktioner) med angivande av de objektiva skälen för förlängningen och det planerade verkställighetsdatumet.

d) Vad ansvarar artisten för?

. Kvaliteten på förberedelserna (fullständighet och tillförlitlighet av information som används för att förbereda det slutliga dokumentet), korrektheten av utförande av dokument som utarbetats i enlighet med dokumentet (instruktion);

. fullständighet och korrekthet av reflektion av kommentarer och förslag från medarbetare och godkännande personer (organisationer) i den nya utgåvan av dokumentet (instruktion);

. överensstämmelse med de fastställda tidsfristerna för utförande av dokumentet (instruktion);

. originalhandlingens säkerhet (vid överföring av originalhandlingen till honom).

e) Vilka är tidsfristerna för att utföra dokument (beställningar)?

Ett dokument eller en instruktion (beslut) anger som regel en deadline (kalenderdatum) för dess verkställande.

Om texten i resolutionen innehåller en verbal definition av tidsfristen istället för ett datum eller en tidsperiod, är ordern föremål för verkställighet inom lämplig period:

. "mycket brådskande", "omedelbart" - inom en arbetsdag;

. "brådskande" - inom högst tre arbetsdagar;

. "prompt" - inom högst 10 arbetsdagar.

Om tidsfristen för att utföra ordern inte anges ska ordern verkställas inom högst 30 kalenderdagar eller i enlighet med den tidsfrist som anges i det dokument som ordern (beslutet) avser.

f) Vilka rättigheter har den registeransvarige?

. Begär information om hur utförandet av ett dokument (instruktion) fortskrider;

. returnera dokument som utarbetats i strid med kraven i organisationens lokala bestämmelser för revision;

. ta bort dokument (beställningar) från kontroll.

14. Beskriv förfarandet för registrering och vidarebefordran av utgående handlingar.

Handlingar undertecknade av ledningen ska lämnas in till kansliet för registrering och utskick samma dag.

Innan ett dokument som tagits emot för avsändning registreras, kontrolleras dess formatering:

. tillgänglighet av formulärelement, signatur, datum, obligatoriska visum och information om den utövande artisten;

. förekomsten av en titel på texten, nummer och datum för dokumentet som svaret ges;

. riktigheten av mottagarens adress;

. förekomsten av de bilagor som anges i dokumentet, såväl som materialet på grundval av vilket det utgående dokumentet förbereddes (om det är ett svar på ett inkommande brev);

. förekomst av en försegling i de fall det krävs.

Felaktigt ifyllda handlingar returneras till utövarna.

Om en handling sänds till flera adresser, lämnar testamentsexekutorn så många kopior av det undertecknade brevet som behövs för att skicka till alla adressater, samt en kopia av kopian.

Efter kontroll av utförandet registreras handlingen i journalen och utgående nummer anbringas i ordning på alla kopior av handlingen.

Det utgående numret består av indexet för den strukturella enhet som förberedde svaret, ärendenumret enligt ärendenomenklaturen och serienumret.

En certifieringsregistreringsstämpel placeras på kopian av det utgående dokumentet i det övre vänstra hörnet.

Korrespondens lämnas för utskick till posten eller levereras med bud.

Bestyrkta kopior av de skickade dokumenten överförs samma dag till de relevanta avdelningarna hos verkställande direktörerna för arkivering i akterna.

15. Beskriv proceduren för att utveckla en order (instruktion).

Före inlämnandet för underskrift tillstyrks förslaget till order (instruktion) av de biträdande generaldirektörerna för verksamhetsområden, chefen för juridiska avdelningen och cheferna för övriga intresserade strukturavdelningar.

När de godkänner ett utkast till dokument kontrollerar advokater dess överensstämmelse med gällande lagstiftning, såväl som riktigheten av hänvisningar till regleringsdokument.

Visum är fästa på baksidan av den sista sidan av den ursprungliga beställningen.

Kommentarer till ordningsutkastet anges på baksidan av det sista bladet eller på ett separat blad, om vilket motsvarande anteckning görs på utkastet.

Om entreprenören gör ändringar och tillägg bör förslaget till beställning komma överens med alla som tidigare godkänt dokumentet.

På undertecknandedagen överförs beställningar undertecknade av ledningen till kansliet för registrering i särskild journal och cirkulation.

Beställningar utfärdas i ett strikt begränsat antal exemplar och skickas endast till de strukturella enheter som behöver dem.

Ansvaret för att bestämma cirkulationen och den korrekta förberedelsen av distributionen av dokumentet vilar på cheferna för de strukturella enheter som förberedde beställningen.

Utkast till beställningar för personal utarbetas av personalavdelningen.

Vid beställningar av personal registreras godkännandevisum på framsidan av dokumentet, under "Signatur"-detaljen.

Beställningar för personal registreras, formas till filer separat från andra beställningar och har sin egen numrering: indexet "k" läggs till registreringsnumret.

Originalen av beställningar för huvudaktiviteter lagras på kontoret, och beställningar för personal - i personalavdelningen för personalledningen.

Antagandet av ledningsbeslut och själva besluten dokumenteras av protokoll från produktionsmöten med ledningen.

16. Hur bör förfarandet för att arbeta med dokument ändras enligt din mening?

Organisationen har inte ett lokalt dokument som reglerar processen för utförande och kontroll över utförande av dokument (instruktioner). Processen omfattar inte kontoret, men övervakning av utförandet av dokument (ordrar) är en av dess funktioner.

17. Vilka former av redovisning och registrering av dokument används i organisationen?

18. Hur är förfarandet för att förbereda ärenden för att överföra dem till arkivförvaring?

Innan ärenden överförs till arkivet genomförs en granskning av handlingarnas vetenskapliga och praktiska värde.

Granskning av värdet av dokument utförs av en permanent expertkommission från organisationen (EC).

Sammansättningen av EG godkänns på order av generaldirektören.

I sitt arbete vägleds EG av den federala lagen av den 22 oktober 2004 nr 125-FZ "Om arkivering i Ryska federationen", de grundläggande reglerna för driften av organisatoriska arkiv (godkända genom beslut av styrelsen för Rosarkhiv daterad 02/06/2002), och de normativa och metodologiska dokumenten från Rosarkhiv.

Organisationens EC utför följande funktioner:

. Parlamentet överväger utkast till nomenklaturer för organisationens strukturella uppdelningar.

. organiserar det årliga urvalet av dokument för lagring och destruktion;

. granskar inventeringar av permanenta lagringsfiler, personalfiler och långtidslagring (över 10 år);

. Parlamentet överväger och godkänner akter om tilldelning för förstörelse av filer som inte är föremål för ytterligare lagring.

. Parlamentet överväger förslag om att ändra lagringstiderna för vissa kategorier av handlingar som fastställts av de nuvarande förteckningarna över dokumentärt material med lagringstider, och fattar beslut om att lägga fram dessa förslag för behandling av arkivinstitutionen.

. deltar i utarbetande och granskning av utkast till dokumentlistor, standard- och ungefärliga nomenklaturer över ärenden och andra metodiska hjälpmedel för kontorsarbete och arbetet i organisationens arkiv.

Medlemmar av EG, med deltagande av andra specialister, kontrollerar hur korrekt urvalet av dokument för lagring och förstöring utfördes genom att granska inventeringar, handlingar och dokument. Det direkta urvalet av dokument utförs av anställda vid strukturavdelningar som ansvarar för journalföring och arkivarbetare.

Valet av handlingar och filer för förstöring formaliseras genom en handling. Lagarna granskas av EC, undertecknas av ordföranden, dess medlemmar och godkänns av organisationens ledning.

Överföring av ärenden till organisationens centralarkiv.

Ärenden om permanent och långvarig (över 10 år) lagringstid överförs till organisationens arkiv tidigast ett år efter att de avslutats i det pågående kontorsarbetet. Överföring av filer med en tillfällig lagringstid (upp till 10 år) till arkivet sker efter förvaltningens gottfinnande och med hänsyn till graden av arbetsbelastning för arkivlagringen.

Arkivet tar emot handlingar för förvaring enligt leveranslistor separat för permanent och tillfällig förvaring i två exemplar.

Om enstaka filer behövs av någon strukturell enhet för pågående arbete, ombesörjer arkivet att dessa filer skickas till det för tillfälligt bruk.

Arkivmedarbetaren skriver under för mottagande av ärenden på alla exemplar av leveranslistorna med angivande av mottagningsdatum och antal inkomna ärenden.

En kopia av inventariet returneras till levereraren, resten finns kvar i organisationens arkiv.

Utfärdandet av filer för tillfällig användning till anställda i organisationens strukturella avdelningar utförs på grundval av en särskild begäran.

Frisläppandet av ärenden formaliseras genom ett kvitto från en anställd i organisationen och en motsvarande anteckning i registerboken för frisläppandet av ärenden från arkivet.

Ärenden utfärdas för en tid av högst en månad. Anställda vid strukturella enheter ansvarar för att dokument som utfärdats av arkivet för tillfälligt bruk i rätt tid returneras.

Under tjänsteåret fylls ett vikariat i ett ärende som utfärdats av myndighetsskäl. Den anger den strukturella enheten, ärendenumret, datumet för dess utfärdande, till vem ärendet utfärdades, datumet för dess återlämnande, och tillhandahåller kolumner för kvitton för mottagande och godkännande av ärendet.

19. Ange formuläret för nomenklaturen för divisionens filer och beskriv organisationen av dokumentlagringen i divisionen.

I organisationens strukturella uppdelningar utvecklas nomenklaturer av fall årligen i den etablerade formen.

De sammanställs av den som ansvarar för kontorsarbetet, med inblandning av specialister.

Baserat på nomenklaturen för angelägenheter för strukturella divisioner, sammanställer kontoret en konsoliderad nomenklatur över organisationens angelägenheter.

En strukturell enhets nomenklatur omfattar alla filer och dokument som genereras i enhetens verksamhet, samt alla referensfiler, journaler och andra redovisningsformulär.

Alla fall måste ha ett index, som består av en konventionell digital beteckning för den strukturella enheten och fallets serienummer enligt nomenklaturen.

Nomenklaturen anger namn (rubriker) på fall.

Vid sammanställning av titeln på ett ärende anges, förutom namnet på ämnet (ämne, fråga), vilken typ av ärende som öppnas (material, korrespondens, etc.), samt datum för händelser, information om korrespondenter , anteckning görs om handlingen är ett original eller en kopia etc. d.

Lagringsperioder för filer och artikelnummer anges i enlighet med listan över standardiserade arkivdokument för hantering som genereras i processen för verksamhet av statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, som indikerar lagringsperioder (godkänd på order av Rysslands kulturministerium daterad augusti 25, 2010 nr 558).

Lagringstiderna för ärenden som inte finns med i förteckningen fastställs av specialister från strukturella enheter tillsammans med centralarkivet.

Ärenden som bildats under tjänsteåret och som inte ingår i ärendelistan förs dessutom in i motsvarande avsnitt.

Ärendenomenklaturen ses över årligen: ärendetitlar och lagringsperioder specificeras och nya ärenden som öppnats under året läggs till.

Överföringen (oavslutade ärenden) av den strukturella enheten överförs till listan över ärenden för nästa år samtidigt som det ursprungliga kontorsarbetsindexet bibehålls.

I slutet av året, i slutet av nomenklaturen över ärenden, görs en slutlig notering om kategorierna och antalet öppnade ärenden, separat permanenta, långsiktiga (över 10 år) och tillfälliga (upp till 10 år inklusive) lagringsperioder. Det slutliga dokumentet är attesterat och denna information överförs till arkivet.

Ärenden i löpande kontorsarbete bildas enligt ärendenomenklaturen.

Alla dokument grupperas i filer och lagras tills de överförs till arkivet i organisationens strukturella divisioner.

Endast utförda dokument arkiveras. Bolagsförvaltaren skriver av de verkställda handlingarna "I ärende nr ____" och bekräftar därmed att frågan som tas upp i brevet är löst.

Kopior av handlingar som arkiveras i filer är bestyrkta.

Utförda handlingar arkiveras i akten i ordningsföljd för att lösa frågor enligt kronologi, alfabet, indexering (numrering), och svarsdokumentet måste följa begäran.

Handlingar från samma ämbetsår grupperas i ärenden, med undantag för överlåtbara ärenden som har en lång, mer än ett år, bildandeperiod (till exempel långsiktiga planer, personakter etc.).

Varje fodral bör inte innehålla mer än 250 ark (fodraltjocklek 30-40 mm). Om det finns en stor volym dokument görs antingen en kronologisk uppdelning av komplexet i självständiga ärenden, eller så delas frågan upp i delfrågor.

Borttagning av dokument från aktuella register utförs med tillstånd från ledningen för strukturenheten. Handlingar från ärenden utfärdas mot underskrift på ett vikariekort, som förvaras av den kontorsanställde.

Personer som ansvarar för journalföringen säkerställer register och säkerhet för dokument. Det är förbjudet att ta bort dokument från filer för permanent förvaring efter avslutat kontorsarbete.

20. Finns det ett behov av att skapa en historik för att arbeta med dokument, spåra framstegen i exekveringen och godkännandeprocessen?

21. Stöter du ofta på otillgänglighet av nätverksresurser (delade enheter, skrivare)?

Ja. Krascher inträffar varje månad.

22. Kan du säga att din dator är långsam och att det ofta inte finns tillräckligt med utrymme på din hårddisk?

23. Upplever du ofta problem när du arbetar med e-post?

Väldigt sällan.

För att förenkla bearbetningen av intervjuresultat kan de presenteras i följande form:

■ Steg 4: Gör en undersökning. Undersökningen görs för att få mer detaljerad information om organisationens dokumentflöde. Dessutom kommer en konfidentiell undersökning att låta dig ta reda på de anställdas sanna attityd till projektet för att implementera ett EDMS. En ungefärlig lista med frågor i frågeformuläret kan se ut så här:

Din inställning till implementeringen av EDS (positiv, negativ, ambivalent, etc.).

Vilka skäl, enligt din åsikt, kan hindra implementeringen av EDMS (mycket korta projektdeadlines, anställdas ovilja att arbeta inom EDMS, otillräcklig kvalifikationsnivå för anställda, etc.)?

Vad förväntar du dig av implementeringen av EDS (att minska kostnaderna, minska den tid som krävs för att godkänna dokument, öka kontrollnivån över utförandet av order)?

Vilken är, enligt din åsikt, nivån på dokumentsäkerheten i organisationen (hög, medel, låg)?

Hur mycket tid lägger du ner på att söka efter det dokument som krävs?

Hur snabbt är det enligt din åsikt att söka efter nödvändig information i organisationen (hög, tillfredsställande, låg)?

Hur mycket tid läggs på dokumentgodkännande? (Ange för varje typ av överenskomna dokument.)

Resultaten av undersökningen kan presenteras i en Excel-tabell (Tabell 2), och sedan kan man utifrån dessa data konstruera diagram för tydlighetens skull.

KOSTNAD FÖR IMPLEMENTERING OCH ÄGANDE AV EDMS

Många organisationer, som fokuserar på kostnaden för att implementera ett EDMS, förlorar den totala kostnaden för att äga ett EDMS ur sikte.

Ett av kriterierna för att välja ett EDMS bör vara ägandekostnaden. Potentiella implementerande organisationer kommer att kunna tillhandahålla nödvändiga uppgifter (åtminstone beräkningar för implementering och underhåll) på begäran. Ägandekostnaden består av kapital- och driftskostnader.

En ungefärlig uppskattning av kapitalimplementeringskostnad (CAPEX) kan se ut så här:

Utrustning (om till exempel en kraftfullare server krävs, ytterligare köp av en PC): 300 000 RUB;

Licenser för implementerad programvara (server- och klientlicenser): 400 000 RUB;

Arbete (konsultarbetskostnader): 1 500 000 RUB.

Totalt: 2 200 000 rub.

När det gäller driftskostnader (OPEX) kan de vara följande:

Utbildning av nya användare att arbeta med systemet: 100 000 RUB;

Informationssystemstöd (per år): 500 000 RUB;

Teknisk support för användare (per år): 200 000 RUB.

Totalt: 800 000 rub. i år.

Exemplen visar den ungefärliga kostnaden för utgifter, men det låter oss också fastställa att driftskostnaderna för ett EDMS kan vara upp till 40 % av implementeringskostnaderna.

När du väljer ett EDMS måste du därför vara uppmärksam på kostnaden för licenser, möjligheten att utbilda nya användare och kostnaden för underhåll och support.

Du kan själv utbilda en eller två specialister. Och om det finns tio av dem, och även från olika strukturella divisioner, betyder det att de kommer att utföra olika uppgifter i EDMS... I det här fallet kan utbildning krävas av specialister från den verkställande organisationen. När det gäller underhåll och teknisk support, erbjuder utförande organisationer som regel flera alternativ.

Du bör inte direkt välja det billigaste eskorterbjudandet – det kan sluta kosta dig dyrt. Det är nödvändigt att analysera alla villkor, nämligen: svarstid på ansökan (detta kan vara 24 timmar, 36 timmar etc.), felsökningstid (3-5 arbetsdagar) etc.

NÄR ÄR DET BÄTTRE ATT skjuta upp IMPLEMENTERINGEN AV EDS?

I praktiken finns det situationer när det är bättre att inte skynda sig att implementera ett EDMS och först göra organisatoriska förändringar, optimera processer för att arbeta med dokument, etc.

Det är bättre att skjuta upp implementeringen av EDS i fall där:

Initiativet till genomförandet kommer inte från högsta ledningen, utan från cheferna för strukturella avdelningar;

Det råder kaos i en organisation ur processregleringssynpunkt (automatiserat kaos kommer inte att upphöra att vara kaos);

Av en eller annan anledning "revolterar" anställda mot införandet av EDS ("det är mycket arbete, få människor, och sedan är det implementeringen").

SAMMANFATTNING

1. En förprojektundersökning innan ett EDMS implementeras är obligatoriskt, och i huvudsak är det en revision av dokumentflödet.

2. Genomför en förprojektundersökning på egen hand, vänd dig omedelbart till den utförande organisationens tjänster, eller gör båda - det är upp till kundorganisationen att bestämma.

3. Enkät före projekt låter dig bedöma organisationens beredskap att implementera ett EDMS och minska tid och ekonomiska kostnader i framtiden när du implementerar projektet.

4. Ibland är det bättre att skjuta upp implementeringen av EDMS och genomföra organisatoriska förändringar, optimera processer för att arbeta med dokument osv.