Výhody elektronickej správy dokumentov: lepšia kvalita. Kritériá výberu elektronického systému správy dokumentov

Je potrebné oddeliť dva pojmy, ktoré sa často zamieňajú – kancelárska práca a tok dokumentov. Kancelárska práca je činnosťou tvorby dokumentov a organizovaním práce s nimi. Organizáciou práce s dokumentmi sa rozumie vytváranie podmienok, ktoré zabezpečujú pohyb, vyhľadávanie a uchovávanie dokumentov. Tok dokumentov je pohyb dokumentov medzi bodmi ich spracovania od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania (13;818). Na základe tohto rozdelenia existuje klasifikácia elektronických systémov. Ide o kancelárske automatizačné systémy - CAD, a systémy elektronickej správy dokumentov - EDMS. CAD systémy zabezpečujú predovšetkým účtovanie elektronických dokumentov. Medzi ich funkcie patrí evidencia došlých, odoslaných, interných, organizačných a administratívnych dokumentov, účtovanie vydaných uznesení a prijatých odpovedí o vykonaní. Databázy uchovávajú nielen detaily dokumentu, ale aj ich textový obrázok. CAD vám umožňuje sledovať realizáciu, ukladať údaje o prípadoch a poskytovať rýchle vyhľadávanie dokumentu pomocou jedného detailu alebo ich súboru. EDMS sú zamerané na prácu s elektronickými dokumentmi, ich pohyb v rámci organizácie alebo medzi organizáciami. Dôležitý je tu proces hromadnej prípravy dokumentu, jeho opakované schvaľovanie a udržiavanie verzií dokumentov. EDMS v sebe spája funkcie automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov – tieto systémy teda pokrývajú všetky kancelárske procesy a využívajú sa častejšie vo veľkých organizáciách.

Po mnoho rokov v Rusku bol všetok tok dokumentov papier. Len dnes to postupne prechádza do zmiešanej fázy. Je to výsledok úsilia vládnych predstaviteľov aj komerčných organizácií. Procesy informatizácie však napredujú pomaly.

Elektronická správa dokumentov označuje spôsob organizácie práce s dokumentmi, pri ktorom sa prevažná časť dokumentov organizácie (podniku) používa elektronicky a ukladá sa centrálne, v takzvaných elektronických archívoch, unikátnych informačných skladoch alebo dátových skladoch (15;592) .

Možno identifikovať ešte jednu optimálnejšiu definíciu elektronickej správy dokumentov: „elektronická správa dokumentov je jednotný mechanizmus na prácu s dokumentmi podávanými v elektronickej forme s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický tok dokumentov môže byť interný a externý, čo ukladá určité špecifiká výmene informácií. Vnútorný tok elektronických dokumentov je charakterizovaný výmenou informácií alebo pohybom elektronických dokumentov v rámci organizácie. Externý tok elektronických dokumentov je charakterizovaný výmenou korešpondencie medzi organizáciami.

V súlade s tým elektronický systém správy dokumentov (EDMS) v užšom zmysle znamená softvér (počítačový program, systém), ktorý vám umožňuje organizovať prácu s elektronickými dokumentmi (tvorba, úprava, vyhľadávanie, ukladanie), ako aj interakciu medzi zamestnancami: prenos dokladov, vystavovanie úloh (príkazov, pokynov) a ich sledovanie, zasielanie notifikácií a pod. (18). V širšom zmysle je EDMS chápaná ako moderná organizačná a technologická štruktúra, ktorá preniká celým výrobným organizmom, ktorý zahŕňa softvérové, technické, metodické zložky, ako aj organizačné a regulačné aspekty.

V súčasnosti môže tok elektronických dokumentov medzi organizáciami vo veľkej miere nahradiť papier a automatizácia procesu výmeny dokumentov nie je poctou móde, ale diktátom rýchlej doby, pretože doručenie papierového dokumentu poštou alebo kuriérom môže trvať niekoľko dní, ale elektronický dokument je doručený v priebehu niekoľkých sekúnd bez ohľadu na to, kde sa adresát nachádza. Preklad toku dokumentov do elektronického formátu môže ušetriť nielen čas a námahu, ale aj priestor. V niektorých spoločnostiach zaberajú papierové archívy už mnoho rokov plochu porovnateľnú s plochou predajných plôch.

Mnoho ľudí stále verí, že právne významný dokument je papier vypracovaný podľa určitých pravidiel, podpísaný vlastnoručným podpisom a overený pečaťou organizácie, ktorá tento dokument vydala (osvedčenie, osvedčenie, výpis atď.). Technologické možnosti sa však vyvíjajú a dnes môžu byť elektronické dokumenty aj právne významné, pretože používajú elektronický podpis, ktorý je elektronickým analógom vlastnoručného podpisu. Elektronický podpis je informácia v elektronickej forme, ktorá je pripojená alebo inak spojená s inými informáciami v elektronickej forme (podpísaná informácia) a ktorá sa používa na identifikáciu osoby podpisujúcej informácie (9;19).

Podľa ruskej legislatívy sa elektronický podpis považuje za rovnocenný s vlastnoručným podpisom, ak sú splnené tieto podmienky:

1. Certifikát podpisového kľúča súvisiaci s týmto elektronickým podpis, nestratil platnosť (platnosť) v čase overenia alebo v čase podpisu elektronického dokumentu, ak existujú dôkazy určujúce okamih podpisu;
2. Pravosť elektronického podpisu v elektronickom dokumente je potvrdená;
3. Elektronický podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča.

Elektronický podpis teda musí byť platný a čo je veľmi dôležité, dokument s elektronickým digitálnym podpisom bude mať právny význam až pri realizácii vzťahov uvedených v certifikáte podpisového kľúča.

Keď už hovoríme o EP, musíte pochopiť, že EP je zovšeobecnený koncept, ktorý zahŕňa:

-softvér;
- certifikát podpisového kľúča, ktorým je listinný dokument alebo elektronický dokument s elektronickým podpisom oprávnenej osoby certifikačného centra, ktorého súčasťou je verejný kľúč elektronického digitálneho podpisu. Certifikát sa vydáva na potvrdenie pravosti elektronického podpisu a identifikáciu vlastníka certifikátu podpisového kľúča. To znamená, že presne týmto je elektronický dokument podpísaný a práve certifikát podpisového kľúča obsahuje informáciu, na aké účely možno podpis použiť;
-nosič kľúča (bezpečné uloženie certifikátu podpisového kľúča).

Pozrime sa bližšie na pojem „certifikát podpisového kľúča“.

Certifikát podpisového kľúča je ten istý dokument, ktorý obsahuje a potvrdzuje údaje o vlastníkovi elektronického podpisu, jedinečné evidenčné číslo certifikátu podpisového kľúča, dátum začiatku a konca platnosti certifikátu podpisového kľúča, ktorý sa nachádza v registri certifikačného centra, názov a umiestnenie certifikačného centra, ktoré vydalo certifikát podpisového kľúča. Certifikát podpisového kľúča sa vydáva na obdobie jedného roka. Po roku vyprší a organizácia si bude musieť zakúpiť nový certifikát podpisového kľúča. Toto sa nevzťahuje na softvér, napríklad program CryptoPro CSP, pretože programy spravidla nekončia.

Elektronická správa dokumentov má výhody a nevýhody, výhody a nevýhody používania v organizácii.

Hlavnou výhodou elektronickej správy dokumentov je, že pri jej použití budú všetky oddelenia a štruktúry spoločnosti pracovať v jednom informačnom priestore. V tomto smere sa výrazne zvyšuje rýchlosť spracovania dokumentov v rámci spoločnosti. Dôležitým faktorom, vďaka ktorému je elektronická správa dokumentov rádovo vyššia ako zvyčajne, je aj bezpečnosť a ochrana dokumentov. Moderné systémy používajú šifrovanie údajov, ktoré môže zastaviť pokusy o únik informácií. Pri použití tohto typu toku dokumentov sa zvyšuje produktivita zamestnancov a znižuje sa pravdepodobnosť chýb pri spracovaní dokumentov, ktorá závisí od kvalifikácie zamestnanca. Zavedenie elektronického systému správy dokumentov poskytuje významný ekonomický efekt, ale jeho kvantitatívne hodnotenie je zložitý proces, pretože treba brať do úvahy veľa faktorov (20;49).

Priamy efekt implementácie systému vám umožňuje ušetriť peniaze vynaložené na spotrebný materiál, zaplatiť za poštové a kuriérske doručovacie služby, kopírovacie materiály a znížiť náklady na pracovnú silu. Nepriamym efektom sú tie výhody riadenia, ktoré sú významné pre fungovanie organizácie: transparentnosť riadenia, kontrola výkonovej disciplíny a pod.

Implementácia elektronických systémov správy dokumentov teda umožňuje:

1. plne automatizovať proces práce s dokumentmi;
2. zabezpečiť organizáciu práce so vzdialenými užívateľmi a užívateľskými skupinami;
3. poskytovať integráciu s externými e-mailovými systémami;
4. zvýšiť základné možnosti systému elektronickej správy dokumentov pomocou modularity a prítomnosti vstavaných nástrojov;
5. zabezpečiť proces súbežnej práce v systéme neobmedzeným počtom užívateľov;
6. zvýšiť efektivitu práce s dokumentmi;
7. zlepšiť podnikovú kultúru práce s dokumentmi;
8. výrazne znížiť objem toku papierových dokumentov;
9. výrazne skrátiť čas na spracovanie a odosielanie dokumentov, čas vyhľadávania dokumentov, čas koordinácie a schvaľovania návrhov dokumentov;
10. zabezpečiť všetky dokumentačné procesy so súčasným využívaním elektronickej a papierovej verzie dokumentov;
11. zefektívniť proces registrácie všetkých typov dokumentov (registrácia z emailových a webových formulárov, podpora streamingového skenovania, evidencia súborov akéhokoľvek formátu);
12. zabezpečiť riadenie pracovného toku (prenos dokumentov medzi účinkujúcimi);
13. zabezpečiť proces práce so vzájomne súvisiacimi dokumentmi;
14. zabezpečiť správu dokumentov počas celého životného cyklu;
15. zabezpečiť transparentnosť všetkých procesov od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho odovzdanie do archívu;
16. Ukladanie histórie práce s dokumentmi (účtovanie času a autorov všetkých akcií s dokumentom, ukladanie pracovných komentárov, podpora verzií pripojených súborov);
17. sledovať históriu vzniku dokumentu;
18. zabezpečiť jasný proces koordinácie a schvaľovania dokumentov;
19. vybudovať dobre fungujúci systém pokynov;
20. zabezpečiť jasnú kontrolu výkonovej disciplíny;
21. triediť dokumenty podľa akýchkoľvek kritérií;
22. poskytovať vyhľadávanie informácií podľa rôznych atribútov a fulltextové vyhľadávanie;
23. zabezpečiť automatizáciu zberu a analýzy štatistických údajov o pohybe dokumentov;
24. zabezpečiť archiváciu elektronických obrazov dokumentov;
25. zabezpečiť reguláciu prístupových práv;
26. poskytnúť okamžitý prístup k dokumentom;
27. znížiť kvantitatívne straty dokumentov;
28. zvýšiť produktivitu práce;
29. znížiť náklady na prípravu dokumentov na odovzdanie do archívu a archívne uloženie dokumentov;
30. dať elektronickým dokumentom právnu silu;
31. znížiť náklady na kuriérske a poštové služby;
32. znížiť počet interných a externých kuriérov;
33. zabezpečiť údržbu informačnej a referenčnej databázy;
34. poskytovanie pokročilých možností vyhľadávania (atribučné vyhľadávanie, rozšírené vyhľadávanie, fulltextové vyhľadávanie zohľadňujúce morfológiu ruského jazyka, podpora priečinkov dynamického vyhľadávania);
35. Podpora evidencie papierových a elektronických dokumentov v súlade s požiadavkami Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie.
36. Podpora pre trasy pohybu dokumentov (sekvenčné, paralelné, voľné trasy, trasy s podmienkami, meškania)
37. Podpora zmiešaného toku dokumentov (príprava papierových dokumentov a správ pomocou šablón, tlač evidenčnej karty dokumentov, zaznamenávanie miesta uloženia originálnych dokumentov);
38. Dostupnosť nástrojov na analýzu toku dokumentov, vytváranie reportov, ako aj sledovanie výkonnostnej disciplíny zamestnancov (možnosť vytvárať reporty a analytické certifikáty, automatické žurnálovanie);
39. Zabezpečenie informačnej bezpečnosti (podpora elektronických digitálnych podpisov, šifrovania dát, logovania, diferenciácie prístupových práv a systémov rolí, prítomnosť zabudovaného monitorovania integrity dát a automatického zálohovania).

Spojením týchto bodov môžeme vyzdvihnúť hlavné výhody, a to: vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch, výrazné zrýchlenie vyhľadávania a načítavania dokumentov (rôznymi atribútmi), zvýšenie informačnej bezpečnosti vďaka tomu, že práca v EDMS od r. neregistrovaná pracovná stanica je nemožná a pre každého Používateľovi EDMS je pridelené jeho oprávnenie na prístup k informáciám, zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlie ich ukladania, keďže sú uložené elektronicky na serveri, a zlepšenie kontroly nad vykonávaním Dokumenty.

Výhody a nevýhody moderných platforiem na vytváranie elektronických systémov správy dokumentov: „Delo“, „Intertrust“, „Optima-Workflow“, „Documentum“.

"prípad" Výhody EDMS "Delo"

Pre manažérov na rôznych úrovniach:

· rýchle vyhľadávanie dokumentov;

· sledovanie pohybu dokumentu vo všetkých fázach jeho životného cyklu;

· efektívna kontrola a podávanie správ o plnení uznesení;

· skrátenie času na prípravu a schvaľovanie dokumentov;

· pohodlná práca na návrhoch dokumentov;

· prijímanie súhrnných správ a protokolov;

· možnosť delegovania právomocí.

Pre zamestnancov úradov, sekretariátov a referentov:

· rýchla a pohodlná evidencia dokumentov pomocou rozsiahleho systému rôznych adresárov;

· sledovanie pokroku pri plnení uznesení;

· pohodlné a rýchle vyhľadávanie pomocou akýchkoľvek detailov registračnej karty (RC) dokumentov aj projektov (RCPD);

· denník prenosu dokumentov, interné a externé expedičné registre;

· podávanie správ.

Medzi nevýhody systému „DELO“ patria:

neexistujú žiadne prostriedky na grafické zobrazenie ciest dokumentov;
nepohodlie pre grafika pri vytváraní evidenčných kariet dokumentov;
chýbajúce grafické znázornenie stavu a priebehu dokumentov.

"Intertrust"

Vyznačuje sa množstvom prospešných výhod:

- pripravenosť na prácu, to znamená absencia potreby vyvíjať alebo modelovať systém založený na dizajnérovi, poskytuje príležitosť začať ho okamžite používať, čím sa znižuje riziko implementácie systému a šetrí čas a materiálne zdroje; modularita CompanyMedia, teda prítomnosť niekoľkých nezávislých a zároveň vzájomne prepojených systémov, ktoré automatizujú rôzne procesy, vám umožňuje vybrať si tie, ktoré potrebujete, a automatizovať práve tie procesy, ktoré to potrebujú; multifunkčnosť, to znamená schopnosť automatizovať nielen kancelársku prácu, ale aj mnoho ďalších procesov (a CompanyMedia zahŕňa viac ako 10 systémov navrhnutých pre rôzne úlohy), umožňuje rozširovať hranice automatizácie;
- schopnosť konfigurovať alebo upravovať systém tak, aby automatizoval procesy, ktoré môžu byť špecifické pre konkrétnu organizáciu, čo vám umožňuje zohľadniť špecifiká podnikania spoločnosti, ako aj ďalej ho samostatne prispôsobovať meniacim sa požiadavkám, čím šetríte čas a peniaze;
- škálovateľnosť (možnosť neskôr po implementácii systému pripojiť k nemu ďalšie systémy CompanyMedia, automatizovať nové pracovné miesta) umožňuje automatizovať potrebné obchodné procesy v správnom čase, napojiť potrebných zamestnancov na prácu v systéme;
- korporativizmus, to znamená schopnosť systému pracovať v spoločnostiach s komplexom (niekoľko divízií, oddelení atď.), vrátane geograficky distribuovanej štruktúry (niekoľko pobočiek, dcérskych spoločností umiestnených v rôznych mestách v rôznych časových pásmach), vám umožňuje pripojiť sa k práci v ňom pre zamestnancov hlavnej, dcérskych spoločností a pobočiek. Prepojením všetkých zamestnancov spoločnosti (na centrále aj v pobočkách a dcérskych spoločnostiach) pracujúcich s dokumentmi na prácu v systéme a dôslednou kontrolou ich dodržiavania pracovných povinností, predpisov a postupov prijatých spoločnosťou, transparentnosti toku dokumentov a obchodné procesy sa zvyšujú, informačné toky sa zrýchľujú, čo zvyšuje ovládateľnosť spoločnosti;
- schopnosť implementovaná v systéme kontrolovať vyhotovenie dokumentov a pokynov k nim, to znamená určiť, v akom čase sa má dokument a pokyny k nemu vykonať, kto sa má podieľať na ich vyhotovení, ako aj možnosť sledovať, kto dokument má, v akom štádiu vyhotovenia sa nachádza (koordinuje, kontroluje a pod.) vedie k zjednodušeniu získavania informácií o aktuálnom stave dokumentu, zvýšeniu výkonnostnej disciplíny;
- možnosť rozlíšiť právo na prístup k informáciám na základe pracovných povinností zamestnanca zaisťuje bezpečnosť toku dokumentov pred neoprávneným prístupom, čím sa eliminuje možnosť úniku informácií;
- prítomnosť mechanizmov na vytváranie právne významného toku elektronických dokumentov vám umožňuje prejsť na úplne bezpapierový tok dokumentov;
- prítomnosť niekoľkých typov pracovných miest (pre manažérov a vedúcich pracovníkov, ktorí pracujú najmä s obsahom dokumentu, špecialistov, ktorí pracujú spravidla s detailmi dokumentu), odrážajúcich špecifiká práce s informáciami v závislosti od pracovných povinností zamestnancov, t.j. premietnutie presne tej funkcionality, ktorú zamestnanci potrebujú na výkon svojich profesijných povinností v systéme, robí prácu v CompanyMedia pohodlnou pre špecialistov rôznych kategórií;
- kompatibilita systému s rôznymi operačnými systémami (Sun Solaris, Linux, Windows) umožňuje pracovať s operačným systémom nainštalovaným vo firme a nekupovať nový, čím šetrí peniaze na jeho nákup a tiež nie je viazaný na konkrétneho dodávateľa zariadenia;
- integrácia CompanyMedia s inými systémami, ktoré sa už v podniku používajú (1C, SAP R3, Galaktika), vám umožňuje s nimi komunikovať a používať informácie v nich uložené;
- možnosť práce cez webový prehliadač poskytuje okamžitý prístup k dokumentom uloženým v CompanyMedia, aj keď ju zamestnanec nemá nainštalovanú lokálne (napr. ak je na pracovnej ceste, dovolenke), čo mu umožňuje vždy rýchlo spracovávať prichádzajúce dokumenty a pokyny k nim;
- schopnosť podporovať jednotný štandard pre prácu s elektronickými dokumentmi v systéme zaisťuje zjednotenie, formalizáciu a prísnu reguláciu technológií správy kancelárie, toku dokumentov a obchodných procesov;
- spoľahlivosť, vysoká „odolnosť voči poruchám“ systému umožňuje jeho prevádzku takmer 24 hodín denne, 365 dní v roku.

Medzi nevýhody tohto softvérového produktu patria najmä tieto:

Nie všetky operačné systémy podporujú systémové pracovné stanice: verzia 3.6 podporuje Windows a Linux, verzia 4.0 podporuje aj Mac OS (s určitými obmedzeniami)
Webové rozhranie je implementované pre populárne prehliadače: IE (8 a 9), FireFox, Safari a Google Chrome
Systém je navrhnutý tak, aby sa dal prispôsobiť špecifikám rôznych spoločností. V dôsledku toho, ak zákazník pri implementácii nemá potrebnú kvalifikáciu, môže byť potrebná pomoc od výrobcu alebo jeho partnerov
Systém nie je zameraný na malé podniky. Implementácia pri počte pracovných miest nižších ako 20 môže byť neúčinná
Vzhľad a funkčnosť EDMS je prispôsobená pre konkrétneho používateľa a závisí od jeho obchodnej úlohy. Rozhranie najnovšej verzie produktu (4.0) bolo vyvinuté dizajnérskym štúdiom A. Lebedeva a vyznačuje sa intuitívnosťou a jednoduchosťou. iOS aplikácie majú natívne rozhranie.

"Optima-Workflow"

Medzi výhody systému patrí možnosť použitia ďalších štýlov v inventári dokladov, zobrazenie obrázkov v inventári dokladov a prezeracej ploche. Načítaný zoznam dokladov je možné filtrovať. Optima WorkFlow podporuje nastavenie rubrikátorov v denníkoch dokumentov a nastavenie oblasti zobrazenia vybraného záznamu v inventári dokumentov. Prispôsobenie evidenčnej karty objednávky funguje. Webové aplikácie tretích strán môžu byť vložené do hlavného okna. Existuje integrácia s IBM WebSphere MQ. Pre automatizáciu činnosti archívnych oddelení bol vyvinutý špeciálny modul Archív.

Systém má intuitívne rozhranie. Systém nakonfiguruje štýly dizajnu aplikácie, zobrazí inventár dokumentov a oblasť zobrazenia pre podrobnosti a obrázky a použije štýly na kreslenie zoznamu dokumentov (font, výplň, ikona).

Za zmienku stojí pohodlné vyhľadávanie v poliach zoznamu registračných kariet, prítomnosť vizuálnej kontroly povinných polí, schopnosť pracovať so súbormi, pripojeniami a pohybom dokumentov v jednom okne.

Je pohodlné pracovať s pripojenými súbormi práca sa vykonáva online v jednom okne, v režime registrácie a odhlásenia. End-to-end vzťahy medzi dokumentmi sú vizualizované ako strom.

Kartu úlohy môžete navrhnúť pri vytváraní objednávky.

Nevýhody: používatelia nemôžu vytvárať nové časopisy, zbierky dokumentov, nastavenia sa neukladajú do databázy. V registračnej karte nemôžete prispôsobiť panel nástrojov ani lokalizovať názvy detailov. Veľkosť karty je nemenná. Mechanizmy drag&drop nie sú implementované. Neexistujú žiadne základné funkcie rozhrania na výber kariet na komunikáciu. Ďalšou nevýhodou je, že proces vytvárania úlohy nie je transparentný, nemožno nastaviť pripomienky pre účinkujúcich.

Používa priamy databázový dotaz na generovanie komplexných vyhľadávacích dotazov v protokoloch dokumentov. Vykoná sa fulltextové vyhľadávanie na základe obsahu dokumentu a vyhľadávanie pomocou vzorovej registračnej karty (nie je potrebné konfigurovať šablóny vyhľadávania). Vyhľadávacie dopyty môžete zadávať pomocou údajov registračnej karty. Prekryvné filtre sa aplikujú na všetky dostupné protokoly dokumentov.

Nevýhodou systému je nemožnosť ukladania šablón vyhľadávania používateľov. Chýba fulltextové vyhľadávanie pomocou detailov evidenčných kariet dokladov. Používatelia nemôžu vytvárať priečinky vyhľadávania ani zložité vyhľadávacie dotazy. Neexistuje žiadne fulltextové vyhľadávanie údajov o registračnej karte.

Systém podporuje údržbu BOZP viacerých spoločností, štruktúra je prehľadne zobrazená. Sú implementované substitučné funkcie (trvalá/dočasná náhrada), prebieha vyhľadávanie podľa prvých písmen. Položky je možné triediť v danom poradí; celkom jednoduché vyplnenie adresára, vytvorenie hierarchických adresárov, nastavenie doby platnosti záznamu v adresári.

K dispozícii je návrhár šablón registračných kariet, prispôsobené sú veľkosti, pozadie, záložky, polia, fonty a skriptové skripty sa používajú na udalosti registračných kariet.

Nevýhody: chýba možnosť zachovania histórie adresára, chýbajú zrkadlové informácie o zámene. Informácií o oddeleniach a zamestnancoch je minimum. Nemôžete vytvárať zadávané adresáre, udržiavať históriu adresárov ani lokalizovať položky adresára. Neexistuje žiadna funkcia na kontrolu syntaxe kódu skriptu, neexistujú žiadne polia typu prepínača.

"dokument"

Medzi funkčné výhody systému Directum patrí nielen rozšírený katalóg podnikových riešení. Z funkcií využívaných každý deň v práci môžeme vyzdvihnúť pohodlné pripomienky, možnosť konfigurovať číslovanie čísel a prácu s čiarovými kódmi. Prítomnosť náhľadov pripojených súborov, súborových úložísk, veľký výber hotových referenčných kníh v základnej konfigurácii, interaktívnych sprievodcov vytváraním dokumentov.

Negatívne aspekty tohto EDMS: chýbajúce zobrazenie objektov po stránke v inventári dokumentov a výsledkov vyhľadávania, nemožnosť použiť ďalšie štýly v inventári dokumentov.

Tieto funkcie sú implementované v Docsvision. Všetky webové stránky a prispôsobené správy sa zobrazujú v hlavnom okne aplikácie. Archivované dokumenty sa presúvajú do samostatných databázových tabuliek. Používatelia systému si môžu vybrať možnosť overenia. Na XML popis registračnej karty sa aplikuje XSLT transformácia.

Rozhrania všetkých prevádzkových režimov v systéme Directum sú zjednotené, môžete konfigurovať pravidlá pre spracovanie dokumentov a úloh. V režime výmeny si systém uchováva svoj informačný obsah. Práca so súbormi je možná online. Prístupové práva k samostatnému súboru sú rozdelené, každé z nich je popísané atribútmi. Môžete si tiež všimnúť transparentnosť procesov toku dokumentov. Úlohy sa pridávajú do kalendára MS Outlook. Výhodou systému sú prispôsobiteľné vyhľadávacie šablóny a pohodlné mechanizmy filtrovania podľa stĺpcov zoznamu.

Existuje však aj niekoľko nevýhod: chýba možnosť zobrazenia prvkov po stránke (vo Win32). Minimálne nastavenie vizuálnych efektov. Nie je možné lokalizovať názvy detailov do rôznych jazykov. Veľkosť karty sa nedá zmeniť. Pri vytváraní prepojení medzi elektronickými dokumentmi nemôžete pridávať komentáre na popis prepojenia. Rozhranie je preťažené.

Medzi výhody systému patrí dostupnosť fulltextového vyhľadávania dokumentov a detailov registračných kariet (RC). Šablóny vyhľadávania je možné nakonfigurovať podľa podrobností Kazašskej republiky. Existuje filter inventára dokladov založený na hodnotách stĺpcov. Pohodlné funkcie na nastavenie vyhľadávacích šablón. Môžete vytvoriť priečinky vyhľadávania.

Negatívne vlastnosti: nie je možné distribuovať prístupové práva k prispôsobeným vyhľadávaniam; žiadne nakonfigurované vyhľadávania vo webovom klientovi; nie je možné vytvárať zložité vyhľadávacie dopyty, v inventári dokladov a vo výsledkoch vyhľadávania sa nezobrazujú objekty po stránke, na inventár dokladov nie sú aplikované ďalšie štýly.

Systém umožňuje súčasne udržiavať organizačnú štruktúru viacerých spoločností. Poskytujú sa podrobné informácie o oddeleniach a zamestnancoch, ktoré je možné rozšíriť. Ak je potrebná výmena (úplná alebo asistent), automaticky sa vytvoria priečinky „doručená pošta/odoslaná pošta“. Funguje filter podreťazcov a spustené vyhľadávanie.

Nevýhody: zobrazenie ORS je neprehľadné, chýba možnosť triedenia prvkov v určitom poradí, zložité vytváranie a vypĺňanie adresárov, chýba lokalizácia záznamov v adresári. Minimálne nastavenia pre vzhľad a správanie Kazašskej republiky.

Elektronická správa dokumentov má výhody a nevýhody, výhody a nevýhody používania v inštitúcii.

Hlavné výhody elektronickej správy dokumentov:

všetky štruktúry inštitúcie budú fungovať v jednom informačnom priestore;

rýchlosť spracovania dokumentov v rámci inštitúcie, bezpečnosť a ochrana dokumentov sa výrazne zvyšuje;

používanie šifrovania údajov môže zastaviť únik informácií;

zvyšuje sa produktivita zamestnancov a znižuje sa pravdepodobnosť chýb pri spracovaní dokumentov, ktorá závisí od kvalifikácie zamestnanca;

významný ekonomický efekt.

Takže implementácia EDMS umožňuje:

plne automatizovať proces práce s dokumentmi;

zabezpečiť organizáciu práce so vzdialenými používateľmi a používateľskými skupinami;

poskytovať integráciu s externými e-mailovými systémami;

zvýšiť základné možnosti systému elektronickej správy dokumentov pomocou modularity a prítomnosti vstavaných nástrojov;

zabezpečiť proces súčasnej prevádzky neobmedzeného počtu používateľov v systéme;

zvýšiť efektivitu práce s dokumentmi;

zlepšiť firemnú kultúru práce s dokumentmi;

Výrazne znížiť objem toku papierových dokumentov;

Výrazne skrátiť čas na spracovanie a odosielanie dokumentov, čas na vyhľadávanie dokumentov, čas na koordináciu a schvaľovanie návrhov dokumentov;

zabezpečiť všetky dokumentačné procesy so súčasným využívaním elektronickej a papierovej verzie dokumentov;

zefektívniť proces registrácie všetkých typov dokumentov (registrácia z emailových a webových formulárov, podpora streamingového skenovania, registrácia súborov akéhokoľvek formátu);

zabezpečiť riadenie pracovného toku (prenos dokumentov medzi účinkujúcimi);

zabezpečiť proces práce so vzájomne súvisiacimi dokumentmi;

zabezpečiť správu dokumentov počas celého životného cyklu;

zabezpečiť transparentnosť všetkých procesov od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho odovzdanie do archívu;

ukladanie histórie práce s dokumentmi (sledovanie času a autorov všetkých akcií s dokumentom, ukladanie pracovných komentárov, podpora verzií pripojených súborov);

sledovať históriu tvorby dokumentov;

zabezpečiť jasný proces koordinácie a schvaľovania dokumentov;

vybudovať dobre fungujúci systém objednávok;

zabezpečiť jasnú kontrolu výkonovej disciplíny;

triediť dokumenty podľa akýchkoľvek kritérií;

poskytovať vyhľadávanie informácií podľa rôznych atribútov a fulltextové vyhľadávanie;

zabezpečiť automatizáciu zberu a analýzy štatistických údajov o pohybe dokumentov;

zabezpečiť archiváciu elektronických obrázkov dokumentov;

zabezpečiť reguláciu prístupových práv;

poskytnúť okamžitý prístup k dokumentom;

znížiť kvantitatívne straty dokumentov;

zvýšiť produktivitu práce;

znížiť náklady na prípravu dokumentov na odovzdanie do archívu a archívne uloženie dokumentov;

dať právnu silu elektronickým dokumentom;

znížiť náklady na kuriérske a poštové služby;

znížiť počet interných a externých kuriérov;

zabezpečiť údržbu informačnej a referenčnej databázy;

poskytovanie pokročilých možností vyhľadávania (priradené vyhľadávanie, pokročilé vyhľadávanie, fulltextové vyhľadávanie zohľadňujúce morfológiu ruského jazyka, podpora priečinkov dynamického vyhľadávania);

podpora registrácie papierových a elektronických dokumentov v súlade s požiadavkami inštitúcie;

podpora trás pohybu dokumentov (sekvenčné, paralelné, voľné trasy, trasy s podmienkami, odklady);

podpora zmiešaného toku dokumentov (príprava papierových dokumentov a správ pomocou šablón, tlač evidenčnej karty dokumentov, zaznamenávanie miesta uloženia originálnych dokumentov);

dostupnosť nástrojov na analýzu toku dokumentov, vytváranie správ, ako aj sledovanie výkonnostnej disciplíny zamestnancov (možnosť vytvárať správy a analytické certifikáty, automatické žurnálovanie);

zabezpečenie informačnej bezpečnosti (podpora elektronických digitálnych podpisov, šifrovanie dát, logovanie, diferenciácia prístupových práv a systém rolí, prítomnosť zabudovaného monitorovania integrity dát a automatického zálohovania).

Ale so všetkými výhodami má EDS svoje nevýhody:

„stres“ medzi zamestnancami - všetko nové je ťažké akceptovať;

náklady na obstaranie programov a systémov správy dokumentov, ako aj na ich implementáciu a ďalšiu údržbu;

medzery v informačnej bezpečnosti - „pirátske“ disky so stiahnutými databázami;

moderní hackeri sú prostredníctvom vzdialeného prístupu schopní hackovať drahé programy s najvyšším stupňom bezpečnosti;

S prudkým nárastom toku dokumentov sa servery nedokážu vyrovnať a produktivita práce klesá.

Zotrvačnosť ľudských návykov je hlavnou prekážkou implementácie systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS) v podnikoch. Ich prednosti sa čoskoro stanú rozhodujúcimi v konkurenčnom boji, takže už teraz treba myslieť na presun kancelárskej práce na digitálne koľajnice.

Právny základ EDS

Veľké podniky s rozsiahlou sieťou pobočiek rýchlo prechádzajú na elektronickú správu dokumentov, čo je uľahčené prítomnosťou dostatočného legislatívneho rámca.

Zákony upravujúce prácu EDMS sú:

149-FZ „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“.
č. 63-FZ „O elektronických podpisoch“.
263-FZ „O zrušení obmedzení toku elektronických dokumentov“.
Občianskeho zákonníka.
Rozhodcovský poriadok.

Priame legislatívne normy sú rovnaké pre všetkých, ale pri implementácii EDS musí podnik dodatočne vypracovať množstvo interných administratívnych dokumentov:

predpisy na používanie digitálnych podpisov;
podnikové pravidlá správy elektronických dokumentov s algoritmom na riešenie kontroverzných situácií;
dokument o dodržiavaní pravidiel, ktorý musia podpísať všetci zamestnanci.

Zamestnanci spoločnosti sú povinní používať iba certifikované digitálne podpisy a nástroje na ochranu kryptografických informácií. Dodržiavanie tohto pravidla a konzistentnosť legislatívneho rámca umožňujú, aby boli činnosti zamestnanca v podnikovom EDMS právne významné.

Podstata a funkcie EDMS

Systém správy elektronických dokumentov je automatizovaný systém správy pracovného toku, ktorý umožňuje zamestnancom interakciu prostredníctvom digitálnych zariadení bez použitia papierových médií.

Základné funkcie EDMS sú:

vytváranie, prenos, uchovávanie elektronických dokumentov (ED);
digitalizácia papierových dokumentov;
vytvorenie karty dokladu s jej atribútmi;
generovanie dokumentov na základe hotových šablón so špecifikovanými atribútmi;
vyhľadávanie dokumentov v centralizovanej databáze;
smerovanie dokumentov;
kontrola prijatia dokumentu a vykonania pokynov v ňom obsiahnutých;
vedenie denníkov, klasifikátorov;
prevod ED do kompatibilných formátov;
automatická registrácia prichádzajúcej dokumentácie;
zasielanie upozornení;
schvaľovanie dokumentov;
kolektívna práca s ED;
interakcia prostredníctvom elektronickej dokumentácie s protistranami spoločnosti;
generovanie správ o vyhotovení a pohybe dokumentov.

Dôležitým parametrom EDMS je jeho modularita, ktorá umožňuje rozšírenie funkčnosti bez výraznej zmeny základných nastavení.

Typy EDMS

Je zrejmé, že veľké priemyselné podniky a obchodné spoločnosti majú rozdielne požiadavky na EDMS. Preto sú softvérové produkty rozdelené do dvoch kategórií v závislosti od štandardizácie pracovných procesov:

"krabicové";
základný s rozsiahlymi možnosťami konfigurácie.

"Krabicové" produkty sú určené pre skladové prevádzky, kancelárske procesy a malovýrobu. Vyžadujú len modulárnu konfiguráciu a zavedenie primárnych informácií.

Ich vlastnosti:

rýchla inštalácia;
štandardizované školenie;
nevyžaduje sa žiadna úprava;
nízke náklady na údržbu.

Základné platformy sú nasadené vo veľkých podnikoch s jedinečnými organizačnými a výrobnými štruktúrami. Takéto EDMS si vyžadujú zdĺhavý vývoj, vrátane vlastných IT špecialistov zákazníka.

Majú nasledujúce vlastnosti:

schopnosť prispôsobiť sa špecifickým obchodným procesom;
tvorba doplnkových softvérových modulov podľa požiadaviek zákazníka;
meniteľnosť rozhrania;
ťažkosti pri plánovaní nákladov v dôsledku neschopnosti odhadnúť množstvo zlepšení.

Pre väčšinu malých podnikov a obchodných organizácií postačujú štandardné „krabicové“ riešenia.

Výhody elektronického systému správy dokumentov

Prevod toku dokumentov podniku do elektronickej podoby poskytuje spoločnosti výhody na niekoľkých organizačných úrovniach. EDMS umožňuje zjednodušiť prácu manažmentu aj radovým zamestnancom.

Taktické výhody

Elektronická správa dokumentov umožňuje znížiť bežné prevádzkové náklady podniku. Pri rozhodovaní o inštalácii EDMS v celom podniku sa odporúča zmerať produktivitu zamestnancov pred implementáciou systému. Môžete vypočítať čas na dokončenie úloh šablóny, schválenie návrhov a vyhľadávanie požadovaných dokumentov. Samostatne môžete určiť aktuálne náklady na kancelárske vybavenie a písacie potreby.

Na základe efektívnosti základných procesov spoločnosti sú zdôraznené tieto výhody EDMS:

Uvoľnenie fyzického priestoru na používateľských pracovných staniciach.
Zníženie nákladov na prenájom archívnych priestorov.
Úspora času pracovníkov pri kopírovaní dokumentov, ich spracovaní a zaznamenávaní do denníkov.
Zníženie nákladov na papier a materiály pre kopírovacie zariadenia.
Skrátenie času potrebného na prenos papierových dokumentov medzi oddeleniami.
Úspora času zamestnancov vďaka plnej automatizácii časti prevádzkových procesov.
Zvýšenie produktivity zamestnancov znížením rutinnej práce.

Taktické výhody EDMS najviac uľahčujú prácu radovým zamestnancom, takže práve oni si vylepšenia všimnú ako prví.

Strategické výhody

Strategické ciele pri implementácii EDMS ovplyvňujú hlavné obchodné procesy: ukazovatele zisku, rýchlosť a efektívnosť komunikácie s protistranami, ochrana obchodných informácií.

V týchto oblastiach možno identifikovať tieto výhody elektronickej správy dokumentov:

Vytvorenie centralizovaného informačného priestoru s databázou ED a regulovaným vzdialeným prístupom k nej.
Urýchlite vyhľadávanie informácií podľa atribútov.
Možnosť komplexnej ochrany komerčných informácií v počítačovej sieti.
Zvyšovanie transparentnosti pracovných procesov, predchádzanie korupčným schémam.
Možnosť paralelného schvaľovania interných dokumentov.
Vzdialený prístup k pracovným procesom mimo pracoviska.
Zvýšená bezpečnosť dokumentov a nemožnosť ich falšovania.
Prudký nárast vykonávania objednávok vďaka online monitorovaniu akcií zamestnancov.

Strategické výhody prispievajú k rastu ovládateľnosti a imidžu spoločnosti, čo poskytuje významné výhody pri získavaní nových zákazníkov.

Výhody pre bežných používateľov

Dlhodobé rutinné operácie sa považujú za škodlivé pre zdravie a výrazne znižujú produktivitu. Monotónne vybavovanie žiadostí a dokumentov v rôznych programoch odvádza pozornosť od zodpovednosti a zaberá leví podiel pracovného času.

EDMS má množstvo výhod na riešenie týchto používateľských problémov:

Pohodlné umiestnenie ED v archíve, čo vám umožní nájsť ich podľa atribútov v priebehu 1-2 minút.
Regulácia prevádzkových procesov. Zamestnanec tak dostáva len tie úlohy, ktoré má podľa pracovnej náplne vykonávať.
Urýchlenie adaptácie nových zamestnancov na pracovné procesy automatizáciou vnútropodnikovej interakcie.
Možnosť získania informácií o reťazci schvaľovania a etapách realizácie projektu.
Obmedzenie rutinných operácií kombináciou pracovných prostredí na počítačoch, používanie šablón, eliminácia fázy tlače dokumentov a ich podpisovania.

Zníženie počtu a trvania nešpecifických operácií vám umožňuje venovať čas priamo pracovným procesom, ktoré si vyžadujú vysokú kvalifikáciu.

Výhody pre podnikovú IT štruktúru

Pri implementácii EDMS je integrovaný s existujúcou IT infraštruktúrou a poskytuje nasledujúce výhody:

uľahčenie kontroly nad systémom, zníženie kvalifikačných požiadaviek na jeho správcu;
schopnosť konfigurovať nové šablóny a trasy dokumentov bez štandardných programovacích nástrojov;
spojenie viacerých aplikácií do jedného pracovného prostredia;
schopnosť škálovať systém bez dodatočných nákladov;
nie je potrebné vymieňať existujúce počítače;
komplexná sieťová ochrana proti malvéru.

EDMS zahŕňa určité investície do technických prostriedkov, ktoré sa však v krátkom čase vrátia.

Počítačový hardvér sa stáva kompatibilným, čo vedie k zvýšenému využívaniu zdrojov.

Výhody pre manažérov

Elektronická správa dokumentov zefektívňuje prácu riadiacich pracovníkov vďaka nasledujúcim výhodám systému:

Mobilita EDMS, možnosť prístupu k ED cez vzdialené počítače na služobných cestách.
Pohodlné sledovanie zamestnancov pomocou reportov o ich efektivite práce, produktivite a včasnom plnení úloh.
prostredníctvom integrácie s .
Zrýchlenie logistických postupov medzi dodávateľmi a nákupcami pri zdieľaní EDMS. Primárnu ED je možné vymieňať pripojením k jedinému externému operátorovi, ktorý zaručuje právnu legitimitu dokumentov.
Poskytovanie prístupu k finančným informáciám výlučne vrcholovým manažérom, s výnimkou sekretariátu.
Zníženie pravdepodobnosti straty dôležitých dokumentov.

Manažér sa môže kedykoľvek prihlásiť do systému a vygenerovať správu o výkone každého zamestnanca.

Povedomie zamestnancov o tejto skutočnosti im nedáva možnosť relaxovať a starať sa o svoje veci.

Nevýhody elektronickej správy dokumentov

Zavedenie elektronickej správy dokumentov v podniku má aj svoje nevýhody. Sú to oni, ktorí bránia malým podnikom zaviesť komplexné skladové operácie a riadenie založené na EDMS.

Medzi nevýhody patrí:

Možnosť poškodenia databázy neznámym škodlivým kódom. Tento nedostatok môže vyriešiť pravidelné zálohovanie informácií o zariadeniach, ktoré nie sú pripojené k sieti.
Náročnosť adaptácie zamestnancov vo veku 40+ na digitálnu formu interakcie.
Vysoká cena. Cena domáceho EDMS pre malé podniky sa pohybuje od 1 000 do 10 000 USD.
Efektívnosť EDMS sa znižuje pri absencii toku elektronických dokumentov medzi protistranami spoločnosti.
Prínos systému v kompaktných kanceláriách bez ďalších pracovných jednotiek a priestorov je pochybný.
Potreba duplikovať ED v papierovej forme pri práci s niektorými protistranami.

Tieto nedostatky sú vo veľkej miere spôsobené oneskorením prijímania potrebných právnych noriem a nízkou mierou prieniku EDS do podnikateľského prostredia. Trendy však naznačujú, že o 10 – 20 rokov bude elektronická správa dokumentov v podniku považovaná skôr za pravidlo ako za výnimku.

Ako si vybrať správny EDMS?

Výber EDMS nie je jednoduchý, pretože existuje vysoká pravdepodobnosť nákupu nesprávneho produktu alebo uzavretia zmluvy s nekompetentnou spoločnosťou.

Preto pri rozhodovaní o kúpe programu na správu elektronických dokumentov je potrebné vziať do úvahy niekoľko jeho charakteristík:

Prevádzková doba výrobcu EDMS na ruskom trhu. Na prispôsobenie sa vnútroštátnym právnym predpisom sú potrebné roky praktických skúseností s implementáciou takýchto systémov.
Súlad s priemyselnými normami.
Kompatibilita so štruktúrou spoločnosti.
Možnosť a cena ďalšej podpory softvérového produktu.
Škálovateľnosť EDMS pri rozširovaní podniku.
Dostupnosť dokumentácie pre konfiguráciu softvéru pre IT špecialistov na plný úväzok.
Úroveň informačnej bezpečnosti.
Možnosti zálohovania dát
Doba zotavenia po poruchách.

Pre konečný výber spoločnosti na implementáciu EDMS sa odporúča analyzovať niekoľkých poskytovateľov, preštudovať si demo materiály a požiadať o inštaláciu demo verzie softvéru. Pri rozhodovaní je dôležité brať do úvahy náklady na modernizáciu zariadení a úroveň odbornej prípravy vlastných IT špecialistov.

Ťažkosti pri implementácii EDMS

Proces implementácie EDMS v Rusku je ovplyvnený používaním mnohých nelicencovaných programov používateľmi, ich nekompatibilitou a prevahou manuálneho riadenia obchodných postupov.

V dôsledku toho čelia poskytovatelia správy elektronických dokumentov v podnikoch týmto ťažkostiam:

Rôzne formáty ukladania údajov v rôznych oddeleniach.
Nedostatok štruktúrovaných informácií v používaných aplikáciách.
Neregulovaný systém prístupu zamestnancov k špecifickým obchodným procesom. Štandardná forma popisov práce nepomáha pri organizácii elektronického riadiaceho systému.
Tok informácií je preťažený byrokratickými postupmi a schvaľovaním.
Zlyhá kvôli ukladaniu údajov v rôznych aplikáciách.
Počítačová negramotnosť zamestnancov podniku a sabotáž vzdelávacích podujatí na úrovni účinkujúcich.
Nesúlad EDMS s priemyselnými štandardmi a internými predpismi.

Na prechod na elektronickú správu dokumentov nestačí rozhodné rozhodnutie vedenia. Je potrebná systémová reštrukturalizácia pracovných povinností zamestnancov a riadiacej štruktúry spoločnosti. Integrácia so systémom, ktorý musí byť inštalovaný podľa zákona, je žiaduca.

Dôležitou oblasťou pri zavádzaní EDS je prísna personálna politika voči nekompetentným a neškoleným zamestnancom. Pretože ich neochota pracovať podľa nových princípov výrazne zvýši náklady na proces implementácie a elektronickú podporu. EDMS musí interagovať s ľuďmi v rámci jedného mechanizmu, takže jeho zle fungujúce prvky musia byť včas opravené alebo vymenené.

Máme hotové riešenie a vybavenie pre

Vyskúšajte zadarmo všetky funkcie platformy ECAM

Prečítajte si tiež

Dohoda o ochrane osobných údajov

a spracúvanie osobných údajov

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Táto dohoda o dôvernosti a spracovaní osobných údajov (ďalej len Zmluva) bola prijatá slobodne a z vlastnej vôle a vzťahuje sa na všetky informácie, ktoré Insales Rus LLC a/alebo jej pridružené spoločnosti, vrátane všetkých osôb zahrnutých do rovnaká skupina s LLC „Insails Rus“ (vrátane LLC „Služba EKAM“) môže získať informácie o Používateľovi pri používaní ktorejkoľvek zo stránok, služieb, služieb, počítačových programov, produktov alebo služieb LLC „Insails Rus“ (ďalej len služby) a počas vykonávania Insales Rus LLC akýchkoľvek dohôd a zmlúv s používateľom. Súhlas Používateľa so Zmluvou, ním vyjadrený v rámci vzťahov s jednou z uvedených osôb, sa vzťahuje na všetky ostatné uvedené osoby.

1.2.Používanie Služieb znamená, že Používateľ súhlasí s touto Zmluvou a podmienkami v nej uvedenými; v prípade nesúhlasu s týmito podmienkami sa Používateľ musí zdržať používania Služieb.

"Insales"- Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrovaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, budova 1, kancelária "11" na jednej strane a

"používateľ" -

alebo fyzická osoba, ktorá má právnu spôsobilosť a je uznaná za účastníka občianskoprávnych vzťahov v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie;

alebo právnická osoba registrovaná v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;

alebo individuálny podnikateľ registrovaný v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;

ktorá prijala podmienky tejto zmluvy.

1.4. Na účely tejto zmluvy zmluvné strany určili, že dôvernými informáciami sú informácie akéhokoľvek charakteru (výrobné, technické, ekonomické, organizačné a iné), vrátane výsledkov duševnej činnosti, ako aj informácie o spôsoboch vykonávania odborné činnosti (vrátane, ale nie výlučne: informácií o produktoch, prácach a službách; informácií o technológiách a výskumných aktivitách; údajov o technických systémoch a zariadeniach vrátane softvérových prvkov; obchodných prognóz a informácií o navrhovaných nákupoch; požiadaviek a špecifikácií konkrétnych partnerov a potenciálnych partnerov, informácie súvisiace s duševným vlastníctvom, ako aj plány a technológie súvisiace so všetkým vyššie uvedeným) oznamované jednou zmluvnou stranou druhej v písomnej a/alebo elektronickej forme, ktoré zmluvná strana výslovne označila za svoje dôverné informácie.

1.5. Účelom tejto dohody je chrániť dôverné informácie, ktoré si zmluvné strany budú vymieňať počas rokovaní, uzatvárania zmlúv a plnenia záväzkov, ako aj akejkoľvek inej interakcie (vrátane, ale nie výlučne, konzultácií, vyžiadania a poskytovania informácií a vykonávania iných inštrukcie).

2. Zodpovednosti zmluvných strán

2.1. Zmluvné strany sa dohodli, že budú zachovávať mlčanlivosť o všetkých dôverných informáciách, ktoré jedna zmluvná strana získa od druhej zmluvnej strany počas interakcie zmluvných strán, nezverejnia, nezverejnia, nezverejnia ani inak neposkytnú takéto informácie žiadnej tretej strane bez predchádzajúceho písomného súhlasu zmluvných strán. inej zmluvnej strane, s výnimkou prípadov uvedených v platnej legislatíve, kedy je poskytovanie takýchto informácií zodpovednosťou zmluvných strán.

2.2.Každá zmluvná strana prijme všetky potrebné opatrenia na ochranu dôverných informácií s použitím prinajmenšom rovnakých opatrení, ktoré zmluvná strana používa na ochranu svojich vlastných dôverných informácií. Prístup k dôverným informáciám sa poskytuje iba tým zamestnancom každej zmluvnej strany, ktorí ich primerane potrebujú na plnenie svojich oficiálnych povinností podľa tejto dohody.

2.3.Povinnosť zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách platí v dobe platnosti tejto Zmluvy, licenčnej zmluvy na počítačové programy zo dňa 1.12.2016, zmluvy o pristúpení k licenčnej zmluve na počítačové programy, agentúrnych a iných zmlúv a po dobu piatich rokov. po ukončení ich činnosti, pokiaľ sa zmluvné strany osobitne nedohodnú inak.

a) ak sa poskytnuté informácie stali verejne dostupnými bez porušenia záväzkov jednej zo strán;

b) ak sa o poskytnutých informáciách dozvedela strana v dôsledku jej vlastného výskumu, systematických pozorovaní alebo iných činností vykonávaných bez použitia dôverných informácií získaných od druhej strany;

c) ak sú poskytnuté informácie zákonne prijaté od tretej strany bez povinnosti uchovávať ich v tajnosti, kým ich neposkytne jedna zo strán;

d) ak sa informácie poskytujú na písomnú žiadosť orgánu štátnej správy, iného orgánu štátnej správy alebo orgánu miestnej samosprávy na účely výkonu ich funkcií a ich sprístupnenie týmto orgánom je pre zmluvnú stranu povinné. V tomto prípade je zmluvná strana povinná bezodkladne informovať druhú zmluvnú stranu o prijatej žiadosti;

e) ak sú informácie poskytnuté tretej strane so súhlasom strany, o ktorej sa informácie prenášajú.

2.5.Insales neoveruje správnosť údajov poskytnutých Používateľom a nemá možnosť posúdiť jeho spôsobilosť na právne úkony.

2.6. Informácie, ktoré Používateľ poskytne Insales pri registrácii do Služieb, nie sú osobnými údajmi, ako je definované vo federálnom zákone Ruskej federácie č. 152-FZ z 27. júla 2006. "O osobných údajoch."

2.7.Insales má právo vykonávať zmeny v tejto zmluve. Po vykonaní zmien v aktuálnom vydaní sa zobrazí dátum poslednej aktualizácie. Nová verzia zmluvy nadobúda platnosť okamihom jej zverejnenia, pokiaľ nová verzia zmluvy neustanovuje inak.

2.8. Prijatím tejto zmluvy používateľ chápe a súhlasí s tým, že spoločnosť Insales môže používateľovi posielať personalizované správy a informácie (vrátane, ale nie výlučne) na zlepšenie kvality Služieb, vývoj nových produktov, vytváranie a odosielanie osobných ponúk na Užívateľa, informovať Užívateľa o zmenách v Tarifných plánoch a aktualizáciách, zasielať Užívateľovi marketingové materiály k predmetu Služieb, na ochranu Služieb a Užívateľov a na iné účely.

Používateľ má právo odmietnuť príjem vyššie uvedených informácií písomným oznámením na e-mailovú adresu Insales -.

2.9. Prijatím tejto Zmluvy Používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že Služby Insales môžu používať súbory cookie, počítadlá a ďalšie technológie na zabezpečenie funkčnosti Služieb vo všeobecnosti alebo ich jednotlivých funkcií konkrétne a Používateľ nemá voči spoločnosti Insales žiadne nároky v súvislosti s tým. s tým.

2.10. Používateľ berie na vedomie, že zariadenia a softvér, ktoré používa na návštevu stránok na internete, môžu mať funkciu zákazu operácií s cookies (pre akékoľvek stránky alebo pre určité stránky), ako aj vymazanie predtým prijatých cookies.

Spoločnosť Insales má právo určiť, že poskytovanie určitej Služby je možné len za podmienky, že používateľ povolí prijímanie a prijímanie súborov cookie.

2.11 Používateľ je samostatne zodpovedný za bezpečnosť prostriedkov, ktoré si zvolil na prístup k svojmu účtu, a tiež samostatne zabezpečuje ich dôvernosť. Užívateľ nesie výhradnú zodpovednosť za všetky úkony (ako aj ich dôsledky) v rámci alebo používaní Služieb v rámci účtu Užívateľa, vrátane prípadov dobrovoľného prenosu údajov Užívateľa na prístup do účtu Užívateľa tretím stranám za akýchkoľvek podmienok (vrátane zmlúv na základe zmluvy). alebo dohody). V tomto prípade sa všetky úkony v rámci alebo používaním Služieb pod užívateľským účtom považujú za vykonané samotným užívateľom, s výnimkou prípadov, kedy užívateľ oznámil Insales neoprávnený prístup k Službám pomocou užívateľského účtu a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti jeho prostriedkov na prístup k vášmu účtu.

2.12.Používateľ je povinný bezodkladne oznámiť Insales každý prípad neoprávneného (Užívateľom neautorizovaného) prístupu k Službám pomocou účtu Používateľa a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti ich prostriedkov prístupu k Službám. účet. Z bezpečnostných dôvodov je Používateľ povinný samostatne a bezpečne vypnúť prácu pod svojím účtom na konci každej relácie práce so Službami. Spoločnosť Insales nezodpovedá za možnú stratu alebo poškodenie údajov, ako aj za iné následky akéhokoľvek charakteru, ktoré môžu nastať v dôsledku porušenia ustanovení tejto časti zmluvy používateľom.

3. Zodpovednosť zmluvných strán

3.1. Zmluvná strana, ktorá porušila Zmluvou stanovené povinnosti týkajúce sa ochrany dôverných informácií odovzdaných na základe Zmluvy, je povinná na žiadosť poškodenej Zmluvnej strany nahradiť skutočnú škodu spôsobenú takýmto porušením podmienok Zmluvy. v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.

3.2 Náhradou škody nezanikajú povinnosti porušujúcej zmluvnej strany riadne si plniť svoje povinnosti podľa Zmluvy.

4. Iné ustanovenia

4.1. Všetky oznámenia, žiadosti, požiadavky a iná korešpondencia podľa tejto Zmluvy, vrátane tej, ktorá obsahuje dôverné informácie, musí byť písomná a musí byť doručená osobne alebo prostredníctvom kuriéra, prípadne zaslaná emailom na adresy uvedené v licenčnej zmluve pre počítačové programy zo dňa 12/. 01/2016, dohoda o pristúpení k licenčnej zmluve pre počítačové programy a v tejto zmluve alebo na iných adresách, ktoré môže zmluvná strana následne písomne špecifikovať.

4.2 V prípade, že jedno alebo viac ustanovení (podmienok) tejto zmluvy je alebo sa stane neplatnými, nemôže to slúžiť ako dôvod na ukončenie platnosti ostatných ustanovení (podmienok).

4.3. Táto Zmluva a vzťah medzi Používateľom a Insales vznikajúci v súvislosti s uplatňovaním Zmluvy sa riadia právom Ruskej federácie.

4.3 Používateľ má právo posielať všetky návrhy alebo otázky týkajúce sa tejto Zmluvy na Službu užívateľskej podpory Insales alebo na poštovú adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12 pnl „Stendhal“ LLC „Insales Rus“.

Dátum zverejnenia: 12.01.2016

Celé meno v ruštine:

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insales Rus"

Skrátený názov v ruštine:

LLC "Insales Rus"

Meno v angličtine:

Spoločnosť s ručením obmedzeným InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresa sídla:

125319, Moskva, ul. Akademika Ilyushina, 4, budova 1, kancelária 11

Mailová adresa:

107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC „Stendhal“

INN: 7714843760 Kontrolný bod: 771401001

Bankové údaje:

V súčasnosti vo väčšine podnikov zostáva tok dokumentov v bežnej, tradičnej papierovej forme, napriek tomu, že mnohé spoločnosti sa snažia automatizovať ak nie celý tok dokumentov, tak aspoň jeho jednotlivé fázy, pretože automatizovaná technológia má množstvo významných výhod.

Hlavným kritériom pri výbere organizačnej formy kancelárskej práce je objem dokumentov prijatých organizáciou a vytvorených organizáciou za určité obdobie. Preto sa v spoločnostiach s rozsiahlou štruktúrou oddelení prepojených jedným reťazcom mnohých dokumentov stáva implementácia elektronického systému správy dokumentov životne dôležitou úlohou.

Pozrime sa na kľúčové pojmy správy elektronických dokumentov. Tok dokumentov- ide o proces pohybu dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia do okamihu vyhotovenia alebo predaja a v konečnom dôsledku o uloženie, archiváciu alebo zničenie, ak dokument nepredstavuje určitú hodnotu.

Elektronická správa dokumentov je jednotný mechanizmus pohybu dokumentov vytvorených pomocou počítačových prostriedkov, spravidla podpísaných elektronickým digitálnym podpisom, ako aj spôsob spracovania týchto dokumentov pomocou rôznych elektronických médií.

Elektronickú správu dokumentov je možné uplatniť v akejkoľvek organizácii: v malom podniku aj vo veľkej korporácii alebo holdingu s rozsiahlou sieťou pobočiek. Má to množstvo výhod.

Po prvé, toto transparentnosť obchodných procesov. Kontrola vyhotovenia, príjmu, tvorby a vôbec existencie dokumentov v elektronickom systéme prebieha rýchlejšie a jednoduchšie, čo umožňuje manažmentu a líniovým manažérom sledovať obchodné procesy.

Ďalšou nepochybnou výhodou elektronickej správy dokumentov je zvýšenie výkonnej funkcie. Podľa štatistík pomerne veľké percento zákaziek nevykonávajú zamestnanci. V systéme elektronickej správy dokumentov môže manažér kontrolovať všetky pracovné procesy, rýchlosť a kvalitu vyhotovenia a hlavne výsledok práce.

Znížený čas spracovaniaa vyhotovenie samotných dokumentov. Elektronická správa dokumentov zaisťuje rýchlejšie vytváranie, vyhľadávanie, spracovanie a distribúciu dokumentov, ako aj automatické zostavovanie súhrnov, reportov a registrov, čo umožňuje rýchlo a efektívne vykonávať prácu a v konečnom dôsledku optimalizovať obchodné procesy.

Umožňuje to aj zavedenie elektronického systému správy dokumentov zvýšiť úroveň dôvernosti. Každý účastník získa presne taký stupeň prístupu k firemným dokumentom, ktorý zodpovedá jeho právomociam: čítanie, úprava dokumentu alebo plné práva. Všetky akcie sa zaznamenávajú do počítačového systému, takže kedykoľvek môžete vidieť, kto s údajmi pracoval a vykonal v nich zmeny.

Vo všeobecnosti je problém dôvernosti veľmi naliehavý. Strata niektorých firemných dokumentov môže viesť k miliónovým stratám. Papierové dokumenty sa totiž dajú z priečinka bez problémov vybrať a všetky informácie preniesť externe. Pri zavádzaní elektronického systému správy dokumentov do firmy sa, samozrejme, nepodarí úplne eliminovať únik informácií, ale vždy vidíte, ktorí zamestnanci tieto dokumenty kedy, v akom bode a ako použili.

Elektronická správa dokumentov umožňuje optimalizovať proces zaškoľovania nových zamestnancov a zavádzanie nových procesov do spoločnosti. K zavedeniu nových pokynov a ustanovení pre elektronickú správu dokumentov dochádza oveľa rýchlejšie ako k individuálnemu informovaniu každého zamestnanca a jeho oboznamovaniu s papierovými dokumentmi.

Elektronická správa dokumentov zlepšuje firemnú kultúru. Všetky firemné štruktúry fungujú v jedinom informačnom priestore, čo umožňuje takmer každému zamestnancovi zapojiť sa do firemných procesov.

Existencia elektronickej správy dokumentov v podniku umožňuje rýchlejšie sa prispôsobiť zmenám na trhu medzinárodných noriem. Keď vzniknú nové štandardy, spoločnosť pracujúca v systéme elektronickej správy dokumentov môže zmeniť svoje dokumenty na novú šablónu, čím sa zvýši úroveň konkurencieschopnosti na trhu.

Treba si uvedomiť, že elektronická správa dokumentov má aj svoje nevýhody. Významnou nevýhodou systému elektronickej správy dokumentov je problém so zabezpečením dokumentov. Do vášho počítača sa totiž môže kedykoľvek dostať vírus a systém ukladania dokumentov nemusí fungovať. Problém je možné vyriešiť vytvorením rezervačného systému.

Jednou z nevýhod elektronického systému správy dokumentov je personál, alebo personál, ktorý je zamestnaný v systéme. V procese automatizácie správy dokumentov sa možno nedá vyhnúť stresu medzi zamestnancami, ktorí sú zvyknutí na manuálnu prácu a nemajú dostatočné znalosti o správe elektronických dokumentov.

V systéme elektronickej správy dokumentov je obzvlášť dôležité kompetentné zadávanie údajov. Dôležitý je tu najmä ľudský faktor, pretože od kvalitnej práce kvalifikovaného personálu bude závisieť ďalšie nepretržité fungovanie systému.

Taktiež v štádiu nákupu a implementácie elektronického systému správy dokumentov sú pre spoločnosť nevyhnutné veľké náklady, ktoré sú však kompenzované skrátením času stráveného prácou s dokumentmi a optimalizáciou obchodných procesov.

Negatívne ovplyvňuje plošné zavádzanie elektronickej správy dokumentov a geografický faktor. Elektronická výmena dokumentov nie je možná so všetkými protistranami z dôvodu chýbajúceho jednotného informačného priestoru. Preto mnohé spoločnosti musia súčasne vykonávať tradičnú „papierovú“ aj elektronickú výmenu dokumentov. Elektronické zasielanie aktov a zmlúv by však zjednodušilo prácu medzi zákazníkmi a klientmi v akomkoľvek segmente trhu, najmä medzi geograficky vzdialenými regiónmi.

Je potrebné poznamenať, že povinnou náležitosťou väčšiny dokumentov, ktorá im dáva právnu silu, je osobný podpis. Právna sila elektronického dokumentu sa potvrdzuje elektronickým podpisom, ktorého sú podľa 63-FZ tri druhy. V súčasnosti väčšina štátov považuje papierové dokumenty podpísané riadnym podpisom a elektronický dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom za právne rovnocenné.

Pri vedení personálnej evidencie je nemožný úplný prechod na elektronický systém správy dokumentov, nakoľko ak musí personálny dokument obsahovať vlastnoručný podpis zamestnanca, musí byť vyhotovený v listinnej podobe, aby bol riadne zabezpečený právny vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom. .

Vedenie pracovných záznamov je navyše prísne regulované. Tento a množstvo ďalších personálnych dokumentov je možné vyhotoviť, vyplniť a uložiť výlučne v papierovej forme.

Výhody elektronickej správy dokumentov sú však také zrejmé, že si dnes už len ťažko vieme predstaviť personálnu službu, ktorá riadi tok dokumentov výlučne v papierovej forme.

Elektronická správa dokumentov je zahrnutá do pracovnoprávnych vzťahov na legislatívnej úrovni. Na jar 2013 bol Zákonník práce Ruskej federácie doplnený o kapitolu „Vlastnosti regulácie práce pracovníkov na diaľku“. Obe strany – zamestnávateľ aj zamestnanec – musia mať na formalizáciu pracovného pomeru elektronický podpis. Ak človek neustále pracuje ako freelancer alebo doma, určite sa oplatí investovať do elektronického podpisu a tento proces ďalej optimalizovať.

Elektronický systém správy dokumentov má svoje výhody a môže byť užitočný pre veľký podnik s rozvetvenou štruktúrou divízií. V tejto fáze svojej existencie má však systém množstvo nedostatkov, ktoré spomaľujú proces prechodu z papierového na plne elektronický tok dokumentov. To všetko si vyžaduje vážne zlepšenia na technologickej aj legislatívnej úrovni.