Zalety pracy z dokumentami elektronicznymi. Wady i zalety nowoczesnych platform do tworzenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją: „Delo”, „Intertrust”, „Optima-Workflow”, „Documentum”

Główną przeszkodą we wdrażaniu systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) w przedsiębiorstwach jest bezwładność ludzkich nawyków. Ich przewagi wkrótce zadecydują o walce konkurencyjnej, dlatego już teraz trzeba pomyśleć o przeniesieniu pracy biurowej na szyny cyfrowe.

Podstawa prawna EDS

Duże przedsiębiorstwa z rozbudowaną siecią oddziałów szybko przechodzą na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co ułatwia obecność wystarczających ram prawnych.

Przepisy regulujące pracę EDMS to:

Nr 149-FZ „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”.
Nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych”.
Nr 263-FZ „W sprawie zniesienia ograniczeń w elektronicznym obrocie dokumentów”.
Kodeks cywilny.
Kodeks postępowania arbitrażowego.

Bezpośrednie normy prawne są takie same dla wszystkich, ale wdrażając EDS, przedsiębiorstwo musi dodatkowo opracować szereg wewnętrznych dokumentów administracyjnych:

przepisy dotyczące stosowania podpisów cyfrowych;
korporacyjne zasady elektronicznego zarządzania dokumentami wraz z algorytmem rozwiązywania sytuacji kontrowersyjnych;
dokument przestrzegania zasad, który muszą podpisać wszyscy pracownicy.

Pracownicy Spółki zobowiązani są do stosowania wyłącznie certyfikowanych podpisów cyfrowych i narzędzi ochrony informacji kryptograficznych. Przestrzeganie tej zasady oraz spójność ram legislacyjnych sprawiają, że działania pracownika w korporacyjnym EDMS mogą mieć znaczenie prawne.

Istota i funkcje EDMS

Elektroniczny system zarządzania dokumentami to zautomatyzowany system zarządzania przepływem pracy, który pozwala pracownikom na interakcję za pośrednictwem urządzeń cyfrowych bez użycia nośników papierowych.

Podstawowe funkcje EDMS to:

tworzenie, przekazywanie, przechowywanie dokumentów elektronicznych (ED);
digitalizacja dokumentów papierowych;
utworzenie karty dokumentu wraz z jej atrybutami;
generowanie dokumentów w oparciu o gotowe szablony z określonymi atrybutami;
wyszukiwanie dokumentów w scentralizowanej bazie danych;
trasowanie dokumentów;
kontrola nad otrzymaniem dokumentu i wykonaniem zawartych w nim instrukcji;
prowadzenie dzienników, klasyfikatorów;
konwertowanie ED do kompatybilnych formatów;
automatyczna rejestracja przychodzącej dokumentacji;
wysyłanie powiadomień;
zatwierdzanie dokumentów;
praca zbiorowa z ED;
interakcja poprzez dokumentację elektroniczną z kontrahentami firmy;
generowanie raportów z realizacji i przepływu dokumentów.

Ważnym parametrem EDMS jest jego modułowość, która pozwala na rozbudowę funkcjonalności bez istotnej zmiany podstawowych ustawień.

Rodzaje EDMS

Jest oczywiste, że duże przedsiębiorstwa przemysłowe i firmy handlowe mają różne wymagania wobec EDMS. Dlatego produkty programistyczne dzielą się na dwie kategorie, w zależności od standaryzacji procesów pracy:

„w pudełku”;
podstawowy z rozbudowanymi możliwościami konfiguracji.

Produkty „pudełkowe” przeznaczone są do operacji magazynowych, procesów biurowych i produkcji na małą skalę. Wymagają jedynie konfiguracji modułowej i wprowadzenia podstawowych informacji.

Ich cechy:

szybki montaż;
ustandaryzowane szkolenia;
nie wymaga modyfikacji;
niski koszt utrzymania.

Platformy core są wdrażane w dużych przedsiębiorstwach o unikalnych strukturach organizacyjnych i produkcyjnych. Taki EDMS wymaga długotrwałego rozwoju, w tym przez specjalistów IT klienta.

Mają następujące cechy:

umiejętność dostosowania się do konkretnych procesów biznesowych;
tworzenie dodatkowych modułów oprogramowania zgodnie z wymaganiami klienta;
zmienność interfejsu;
trudności w planowaniu kosztów ze względu na brak możliwości oszacowania ilości ulepszeń.

W przypadku większości małych firm i organizacji branżowych wystarczą standardowe rozwiązania „pudełkowe”.

Zalety elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

Przełożenie obiegu dokumentów przedsiębiorstwa na formę elektroniczną daje firmie korzyści na kilku poziomach organizacyjnych. EDMS pozwala uprościć pracę zarówno kadry kierowniczej, jak i zwykłych pracowników.

Zalety taktyczne

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją pozwala na obniżenie bieżących kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Decydując się na instalację EDMS w całym przedsiębiorstwie, warto przed wdrożeniem systemu zmierzyć produktywność pracowników. Możesz obliczyć czas potrzebny na wykonanie zadań szablonowych, zatwierdzenie wniosków i wyszukanie wymaganych dokumentów. Oddzielnie możesz określić aktualne koszty sprzętu biurowego i artykułów piśmiennych.

Bazując na efektywności podstawowych procesów przedsiębiorstwa, podkreśla się następujące zalety EDMS:

Zwalnianie przestrzeni fizycznej na stacjach roboczych użytkowników.
Obniżenie kosztów wynajmu pomieszczeń archiwalnych.
Oszczędność czasu pracowników na kopiowaniu dokumentów, przetwarzaniu ich i wprowadzaniu do dzienników.
Obniżenie kosztów papieru i materiałów do sprzętu kopiującego.
Skrócenie czasu potrzebnego na przenoszenie dokumentów papierowych pomiędzy działami.
Oszczędność czasu pracowników poprzez pełną automatyzację części procesów operacyjnych.
Zwiększanie produktywności pracowników poprzez ograniczenie rutynowych prac.

Taktyczne zalety EDMS sprawiają, że praca zwykłych pracowników staje się łatwiejsza, dlatego to oni pierwsi zauważą usprawnienia.

Zalety strategiczne

Cele strategiczne przy wdrażaniu EDMS wpływają na główne procesy biznesowe: wskaźniki zysku, szybkość i skuteczność komunikacji z kontrahentami, ochronę informacji handlowych.

W tych obszarach można wyróżnić następujące zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją:

Stworzenie scentralizowanej przestrzeni informacyjnej z bazą danych ED i regulowanym zdalnym dostępem do niej.
Przyspiesz wyszukiwanie informacji według atrybutów.
Możliwość kompleksowej ochrony informacji handlowych w sieci komputerowej.
Zwiększanie przejrzystości procesów pracy, zapobieganie schematom korupcyjnym.
Możliwość równoległego zatwierdzania dokumentów wewnętrznych.
Zdalny dostęp do procesów pracy poza miejscem pracy.
Zwiększone bezpieczeństwo dokumentów i brak możliwości ich sfałszowania.
Gwałtowny wzrost realizacji zamówień dzięki monitoringowi online działań pracowników.

Przewagi strategiczne przyczyniają się do wzrostu zarządzalności i wizerunku firmy, co zapewnia istotne korzyści w pozyskiwaniu nowych klientów.

Korzyści dla zwykłych użytkowników

Długoterminowe rutynowe operacje są uznawane za szkodliwe dla zdrowia i gwałtownie zmniejszają produktywność. Monotonne przetwarzanie wniosków i dokumentów w różnych programach odrywa od obowiązków, zabierając lwią część czasu pracy.

EDMS ma wiele zalet w rozwiązywaniu problemów użytkowników:

Wygodna lokalizacja ED w archiwum, pozwalająca na ich odnalezienie według atrybutów w ciągu 1-2 minut.
Regulacja procesów operacyjnych. W rezultacie pracownik otrzymuje tylko te zadania, które zgodnie z opisem stanowiska pracy jest zobowiązany wykonać.
Przyspieszenie adaptacji nowych pracowników do procesów pracy poprzez automatyzację interakcji wewnątrz przedsiębiorstwa.
Możliwość uzyskania informacji o łańcuchu zezwoleń i etapach realizacji projektu.
Ograniczenie rutynowych operacji poprzez łączenie środowisk pracy na komputerach, wykorzystanie szablonów, wyeliminowanie etapu drukowania dokumentów i ich podpisywania.

Zmniejszenie liczby i czasu trwania niespecyficznych operacji pozwala przeznaczyć czas bezpośrednio na procesy pracy wymagające wysokich kwalifikacji.

Korzyści dla struktury IT przedsiębiorstwa

Wdrażając EDMS, integruje się go z istniejącą infrastrukturą IT, zapewniając następujące korzyści:

ułatwienie kontroli nad systemem, zmniejszenie wymagań kwalifikacyjnych dla jego administratora;
możliwość konfiguracji nowych szablonów i tras dokumentów bez standardowych narzędzi programistycznych;
łączenie kilku aplikacji w jedno środowisko pracy;
możliwość skalowania systemu bez dodatkowych kosztów;
brak konieczności wymiany istniejących komputerów;
kompleksowa ochrona sieci przed złośliwym oprogramowaniem.

EDMS wiąże się z pewnymi inwestycjami w środki techniczne, ale zwracają się one w krótkim czasie.

Sprzęt komputerowy staje się kompatybilny, co skutkuje zwiększonym wykorzystaniem jego zasobów.

Korzyści dla menedżerów

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją usprawnia pracę kadry zarządzającej dzięki następującym zaletom systemu:

Mobilność EDMS, możliwość dostępu do ED za pośrednictwem zdalnych komputerów podczas podróży służbowych.
Wygodny monitoring pracowników za pomocą raportów dotyczących efektywności ich pracy, produktywności i terminowości realizacji zadań.
poprzez integrację z .
Przyspieszenie procedur logistycznych pomiędzy dostawcami i odbiorcami w przypadku współdzielenia EDMS. Istnieje możliwość wymiany pierwotnego ED poprzez podłączenie do jednego operatora zewnętrznego, który gwarantuje legalność dokumentów.
Zapewnienie dostępu do informacji finansowych wyłącznie menadżerom najwyższego szczebla, z wyłączeniem sekretariatu.
Zmniejsz prawdopodobieństwo utraty ważnych dokumentów.

Menedżer może zawsze zalogować się do systemu i wygenerować raport z wyników pracy każdego pracownika.

Świadomość tego faktu przez pracowników nie daje im możliwości odpoczynku i zajęcia się swoimi sprawami.

Wady elektronicznego zarządzania dokumentacją

Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie ma również swoje wady. To oni uniemożliwiają małym firmom wprowadzenie pełnej działalności magazynowej i zarządzania w oparciu o EDMS.

Wady obejmują:

Możliwość uszkodzenia bazy danych przez nieznany złośliwy kod. Regularne tworzenie kopii zapasowych informacji na urządzeniach niepodłączonych do sieci może rozwiązać tę wadę.
Trudność przystosowania pracowników w wieku 40+ do cyfrowej formy interakcji.
Wysoka cena. Cena krajowego EDMS dla małych firm waha się od 1000 do 10 000 dolarów.
Efektywność EDMS spada w przypadku braku elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy kontrahentami firmy.
Korzyści z systemu w kompaktowych biurach bez dodatkowych stanowisk pracy i pomieszczeń są wątpliwe.
Konieczność powielania ED w formie papierowej podczas pracy z niektórymi kontrahentami.

Niedociągnięcia te w dużej mierze wynikają z opóźnienia w przyjęciu niezbędnych norm prawnych oraz niskiego stopnia penetracji EDS do środowiska biznesowego. Jednak trendy wskazują, że za 10-20 lat elektroniczne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie będzie traktowane bardziej jako reguła niż wyjątek.

Jak wybrać odpowiedni EDMS?

Wybór EDS nie jest łatwy, gdyż istnieje duże prawdopodobieństwo zakupu niewłaściwego produktu lub zawarcia umowy z niekompetentną firmą.

Dlatego decydując się na zakup programu do elektronicznego zarządzania dokumentami, należy wziąć pod uwagę szereg jego cech:

Czas pracy producenta EDMS na rynku rosyjskim. Aby dostosować się do ustawodawstwa krajowego, wymagane są lata praktycznego doświadczenia we wdrażaniu takich systemów.
Zgodność ze standardami branżowymi.
Zgodność ze strukturą firmy.
Możliwość i koszt dalszego wsparcia oprogramowania.
Skalowalność EDMS przy rozbudowie przedsiębiorstwa.
Dostępność dokumentacji do konfiguracji oprogramowania dla etatowych specjalistów IT.
Poziom bezpieczeństwa informacji.
Opcje tworzenia kopii zapasowych danych
Czas regeneracji po awariach.

Aby dokonać ostatecznego wyboru firmy do wdrożenia EDMS, warto przeprowadzić analizę kilku dostawców, zapoznać się z materiałami demonstracyjnymi i poprosić o zainstalowanie wersji demonstracyjnej oprogramowania. Podejmując decyzję należy wziąć pod uwagę koszty aktualizacji sprzętu oraz poziom wyszkolenia zawodowego własnych informatyków.

Trudności we wdrażaniu EDMS

Na proces wdrażania EDMS w Rosji wpływa wykorzystanie przez użytkowników wielu nielicencjonowanych programów, ich niekompatybilność oraz dominacja ręcznego zarządzania procedurami biznesowymi.

W rezultacie dostawcy elektronicznego zarządzania dokumentami napotykają w przedsiębiorstwach następujące trudności:

Różne formaty przechowywania danych w różnych działach.
Brak uporządkowanych informacji w używanych aplikacjach.
Nieuregulowany system dostępu pracowników do określonych procesów biznesowych. Standardowa forma opisów stanowisk pracy nie pomaga w organizacji elektronicznego systemu kontroli.
Przepływ informacji jest przeciążony biurokratycznymi procedurami i zezwoleniami.
Awarie spowodowane przechowywaniem danych w różnych aplikacjach.
Analfabetyzm komputerowy pracowników przedsiębiorstw i sabotaż szkoleń na poziomie wykonawczym.
Niezgodność EDMS ze standardami branżowymi i przepisami wykonawczymi.

Aby przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami, silna decyzja kierownictwa nie wystarczy. Konieczna jest systemowa restrukturyzacja obowiązków pracowniczych i struktury zarządzania spółką. Pożądana jest integracja z systemem, który zgodnie z prawem musi być zainstalowany.

Ważnym obszarem wdrażania EDS jest rygorystyczna polityka kadrowa dotycząca niekompetentnych i nieprzeszkolonych pracowników. Ponieważ ich niechęć do pracy według nowych zasad znacznie zwiększy koszty procesu wdrożenia i wsparcia elektronicznego. EDMS musi współdziałać z ludźmi w ramach jednego mechanizmu, dlatego jego źle funkcjonujące elementy należy w odpowiednim czasie korygować lub wymieniać.

Posiadamy gotowe rozwiązanie i sprzęt do

Wypróbuj wszystkie funkcje platformy ECAM za darmo

Przeczytaj także

Umowa o ochronie prywatności

i przetwarzanie danych osobowych

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza umowa o poufności i przetwarzaniu danych osobowych (zwana dalej Umową) została zaakceptowana dobrowolnie i z własnej woli i ma zastosowanie do wszystkich informacji, które Insales Rus LLC i/lub jej spółki stowarzyszone, w tym wszystkie osoby objęte Umową ta sama grupa z LLC „Insails Rus” (w tym LLC „EKAM Service”) może uzyskać informacje o Użytkowniku podczas korzystania z którejkolwiek strony, usług, usług, programów komputerowych, produktów lub usług LLC „Insails Rus” (zwanej dalej Usług) oraz w trakcie zawierania przez Insales Rus LLC wszelkich umów i kontraktów z Użytkownikiem. Zgoda Użytkownika na Umowę, wyrażona przez niego w ramach relacji z jedną z wymienionych osób, dotyczy wszystkich pozostałych wymienionych osób.

1.2.Korzystanie z Usług oznacza zgodę Użytkownika na niniejszą Umowę i warunki w niej określone; w przypadku braku zgody na niniejsze warunki, Użytkownik ma obowiązek powstrzymać się od korzystania z Usług.

"W sprzedaży"- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Insails Rus”, OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, zarejestrowana pod adresem: 125319, Moskwa, ul. Akademika Iljuszyna, 4, bud. 1, biuro 11 (zwana dalej „Insails”), dnia z jednej strony i

"Użytkownik" -

lub osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych i uznawana za uczestnika stosunków cywilnoprawnych zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;

lub osoba prawna zarejestrowana zgodnie z prawem państwa, w którym osoba ta ma miejsce zamieszkania;

albo indywidualny przedsiębiorca zarejestrowany zgodnie z prawem państwa, w którym osoba ta ma miejsce zamieszkania;

który zaakceptował warunki niniejszej Umowy.

1.4. Na potrzeby niniejszej Umowy Strony ustaliły, że informacjami poufnymi są informacje wszelkiego rodzaju (produkcyjne, techniczne, ekonomiczne, organizacyjne i inne), w tym wyniki działalności intelektualnej, a także informacje o sposobach przeprowadzania działalność zawodowa (w tym m.in.: informacje o produktach, pracach i usługach, informacje o systemach i urządzeniach technicznych, w tym prognozy biznesowe oraz informacje o proponowanych zakupach, informacje o konkretnych partnerach i potencjalnych partnerach, związane z własnością intelektualną, a także plany i technologie związane z powyższymi) przekazywane przez jedną stronę drugiej w formie pisemnej i/lub elektronicznej, wyraźnie oznaczone przez Stronę jako jej informacje poufne.

1.5 Celem niniejszej Umowy jest ochrona informacji poufnych, które Strony będą wymieniać podczas negocjacji, zawierania umów i wypełniania zobowiązań, a także wszelkich innych interakcji (w tym między innymi konsultacji, żądania i przekazywania informacji oraz wykonywania innych instrukcje).

2. Obowiązki Stron

2.1. Strony zgadzają się zachować w poufności wszystkie informacje poufne otrzymane przez jedną Stronę od drugiej Strony w trakcie interakcji Stron, nie ujawniać, nie ujawniać, nie upubliczniać ani w żaden inny sposób nie udostępniać takich informacji żadnej stronie trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Strony. drugiej Strony, z wyjątkiem przypadków określonych w obowiązującym ustawodawstwie, gdy za udzielenie takich informacji odpowiadają Strony.

2.2.Każda ze Stron podejmie wszelkie niezbędne środki w celu ochrony informacji poufnych, stosując co najmniej takie same środki, jakie Strona stosuje w celu ochrony własnych informacji poufnych. Dostęp do informacji poufnych mają wyłącznie ci pracownicy każdej ze Stron, którzy w uzasadniony sposób potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków służbowych wynikających z niniejszej Umowy.

2.3 Obowiązek zachowania tajemnicy informacji poufnych obowiązuje w okresie obowiązywania niniejszej Umowy, umowy licencyjnej na programy komputerowe z dnia 1 grudnia 2016 r., umowy o przystąpienie do umowy licencyjnej na programy komputerowe, umów agencyjnych i innych oraz przez okres pięciu lat. po zakończeniu swoich działań, chyba że Strony odrębnie uzgodnią inaczej.

a) jeżeli przekazane informacje stały się publicznie dostępne bez naruszenia obowiązków jednej ze Stron;

b) jeżeli przekazane informacje stały się znane Stronie w wyniku jej własnych badań, systematycznych obserwacji lub innych działań prowadzonych bez wykorzystania informacji poufnych otrzymanych od drugiej Strony;

(c) jeżeli przekazane informacje zostały zgodnie z prawem otrzymane od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania ich w tajemnicy do czasu ich przekazania przez jedną ze Stron;

d) jeżeli informacje są udzielane na pisemne żądanie organu rządowego, innego organu rządowego lub organu samorządu terytorialnego w celu wykonywania ich funkcji, a ich ujawnienie tym organom jest dla Strony obowiązkowe. W takim przypadku Strona ma obowiązek niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o otrzymanym żądaniu;

e) jeżeli informacja jest przekazywana osobie trzeciej za zgodą Strony, o której informacje są przekazywane.

2.5.Insales nie weryfikuje prawidłowości podanych przez Użytkownika informacji i nie ma możliwości oceny jego zdolności do czynności prawnych.

2.6. Informacje podawane przez Użytkownika Insales podczas rejestracji w Usługach nie stanowią danych osobowych w rozumieniu ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej nr 152-FZ z dnia 27 lipca 2006 r. „O danych osobowych”.

2.7.Insales ma prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Umowie. W przypadku wprowadzenia zmian w bieżącym wydaniu wskazywana jest data ostatniej aktualizacji. Nowa wersja Umowy wchodzi w życie z chwilą jej opublikowania, chyba że nowa wersja Umowy stanowi inaczej.

2.8. Akceptując niniejszą Umowę, Użytkownik rozumie i zgadza się, że Insales może wysyłać Użytkownikowi spersonalizowane wiadomości i informacje (w tym między innymi) w celu poprawy jakości Usług, opracowywania nowych produktów, tworzenia i wysyłania osobistych ofert do Użytkownika. Użytkownika, w celu informowania Użytkownika o zmianach w planach taryfowych i aktualizacjach, przesyłania Użytkownikowi materiałów marketingowych na temat Usług, w celu ochrony Usług i Użytkowników oraz w innych celach.

Użytkownik ma prawo odmówić otrzymywania powyższych informacji poprzez pisemne powiadomienie na adres poczty elektronicznej Insales-.

2.9. Akceptując niniejszą Umowę, Użytkownik rozumie i zgadza się, że Insales Services może wykorzystywać pliki cookies, liczniki i inne technologie w celu zapewnienia funkcjonalności Usług w ogóle lub w szczególności ich poszczególnych funkcji, a Użytkownik nie ma z tego tytułu żadnych roszczeń wobec Insales. z tym.

2.10 Użytkownik rozumie, że sprzęt i oprogramowanie wykorzystywane przez niego do odwiedzania stron w Internecie może posiadać funkcję blokowania operacji na plikach cookies (dla dowolnych witryn lub dla niektórych witryn), a także usuwania wcześniej otrzymanych plików cookies.

Insales ma prawo ustalić, że świadczenie danej Usługi jest możliwe wyłącznie pod warunkiem wyrażenia przez Użytkownika zgody na akceptację i otrzymywanie plików cookies.

2.11 Użytkownik samodzielnie odpowiada za bezpieczeństwo wybranych przez siebie środków dostępu do swojego konta, a także samodzielnie zapewnia ich poufność. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie działania (oraz ich skutki) w ramach Usług lub korzystania z nich w ramach konta Użytkownika, w tym za przypadki dobrowolnego przekazania przez Użytkownika danych w celu uzyskania dostępu do konta Użytkownika osobom trzecim na jakichkolwiek warunkach (w tym na podstawie umów lub umowy). W takim przypadku wszelkie działania w ramach Usług lub korzystanie z Usług w ramach konta Użytkownika uważa się za dokonane przez samego Użytkownika, z wyjątkiem przypadków, gdy Użytkownik powiadomił Insales o nieuprawnionym dostępie do Usług za pomocą konta Użytkownika i/lub o jakimkolwiek naruszeniu (podejrzenie naruszenia) poufności środków dostępu do Twojego konta.

2.12. Użytkownik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Insales o każdym przypadku nieautoryzowanego (nieautoryzowanego przez Użytkownika) dostępu do Usług przy użyciu konta Użytkownika i/lub o każdym naruszeniu (podejrzeniu naruszenia) poufności jego środków dostępu do konto. Ze względów bezpieczeństwa Użytkownik jest zobowiązany do samodzielnego i bezpiecznego zakończenia pracy na swoim koncie po zakończeniu każdej sesji pracy z Usługami. Insales nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną utratę lub uszkodzenie danych, a także inne skutki dowolnego rodzaju, jakie mogą powstać w wyniku naruszenia przez Użytkownika postanowień niniejszej części Umowy.

3. Odpowiedzialność Stron

3.1. Strona, która naruszyła obowiązki określone Umową w zakresie ochrony informacji poufnych przekazanych na mocy Umowy, zobowiązana jest, na żądanie Strony pokrzywdzonej, do naprawienia szkody rzeczywistej spowodowanej takim naruszeniem warunków Umowy. zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

3.2. Zadośćuczynienie za szkodę nie wygasza obowiązków Strony naruszającej w celu należytego wypełnienia jej zobowiązań wynikających z Umowy.

4.Inne postanowienia

4.1 Wszelkie zawiadomienia, wnioski, żądania i pozostała korespondencja wynikająca z niniejszej Umowy, w tym zawierająca informacje poufne, muszą mieć formę pisemną i być dostarczane osobiście lub za pośrednictwem firmy kurierskiej, bądź przesyłane pocztą elektroniczną na adresy określone w umowie licencyjnej na programy komputerowe z dnia 12/12/2012. 01/2016, umowę przystąpienia do umowy licencyjnej na programy komputerowe oraz w niniejszej Umowie lub pod inne adresy, które Strona może później określić pisemnie.

4.2. Jeżeli jedno lub więcej postanowień (warunków) niniejszej Umowy jest lub stanie się nieważne, nie może to stanowić podstawy do rozwiązania pozostałych postanowień (warunków).

4.3. Niniejsza Umowa oraz relacje pomiędzy Użytkownikiem a Insale powstałe w związku ze stosowaniem Umowy podlegają prawu Federacji Rosyjskiej.

4.3. Użytkownik ma prawo przesyłać wszelkie sugestie lub pytania dotyczące niniejszej Umowy do Działu Wsparcia Użytkownika Insales lub na adres pocztowy: 107078, Moskwa, ul. Noworyazanskaja, 18 lat, budynek 11-12 p.n.e. „Stendhal” LLC „Insales Rus”.

Data publikacji: 12.01.2016

Pełna nazwa w języku rosyjskim:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Insales Rus”

Skrócona nazwa w języku rosyjskim:

LLC „Insales Rus”

Imię po angielsku:

InSales Rus Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (InSales Rus LLC)

Legalny adres:

125319, Moskwa, ul. Akademika Iljuszyna, 4, budynek 1, biuro 11

Adres pocztowy:

107078, Moskwa, ul. Noworyazanskaja, 18, budynek 11-12, BC „Stendhal”

INN: 7714843760 Punkt kontrolny: 771401001

Dane bankowe:

Obecnie wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami gospodarczymi a osobami fizycznymi stopniowo przechodzi z wersji papierowej na elektroniczną. Elektroniczny system zarządzania dokumentami ma szereg zalet w stosunku do zwykłego papieru – oszczędza czas i zwiększa efektywność podejmowanych decyzji. EDMS można zbudować zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy różnymi firmami za pośrednictwem Internetu.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system procesów przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej. Większość nowoczesnych programów księgowych i kadrowych może generować dokumenty elektroniczne w standardowym formacie ustalonym na poziomie legislacyjnym. Aby jednak taki dokument miał moc prawną, musi zostać podpisany przez obie strony podpisem elektronicznym.

Elektroniczny obieg dokumentów można podzielić na dwa duże typy – wymianę dokumentów wewnątrz firmy lub pomiędzy różnymi firmami za pośrednictwem kanałów komunikacji. Istnieje możliwość połączenia tych dwóch systemów w jeden globalny.

Stosowanie elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmie wymaga zakupu niezbędnego pakietu oprogramowania (platforma EDW), a także sprzętu do jego obsługi (sprzęt sieciowy, serwer itp.).

Do wymiany dokumentów pomiędzy dwiema firmami niezbędny jest operator elektronicznego zarządzania dokumentami. Gwarantuje dostarczenie wiadomości, kontroluje format wysyłanych dokumentów, wymaga poświadczenia pracy z danymi podpisem elektronicznym, przechowuje archiwum dokumentów.

Uwaga! Jedną z takich usług jest. Dokumenty otrzymane za jego pośrednictwem mają znaczenie prawne, jeżeli są opatrzone znakiem pochodzącym z podpisu elektronicznego obu stron obiegu dokumentów.

Zalety i wady EDI

Główne zalety

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma niezaprzeczalną przewagę nad papierem:

Usprawnienie pracy biurowej – system nie pozwoli na przypisanie tego samego numeru do różnych dokumentów, gdyż stanie się to uporządkowane i automatyczne;
Śledzenie położenia każdego dokumentu - w każdej chwili możesz dowiedzieć się, kto dokładnie pracuje z dokumentem. Pracownik nie będzie mógł go uszkodzić ani zgubić. Dokument usunięty przypadkowo lub celowo nadal można przywrócić;
Przyspieszenie przetwarzania dokumentów – jeśli działy firmy są rozproszone po kilku budynkach, wówczas dokument papierowy należy tam osobiście zanieść do akceptacji. Dzięki EDI wymagany dokument dociera do pracownika w ułamku sekundy;
Wygodna praca z wersjami - podczas edycji system zapisuje każdą wersję. W razie potrzeby możesz śledzić, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumencie;
Całodobowy zdalny dostęp – w razie potrzeby dostęp do systemu EDF można zorganizować przez Internet z dowolnego komputera na świecie. Pracownik może pracować z dokumentami podczas podróży służbowej, urlopu lub zwolnienia lekarskiego;
Planowanie pracy – podając datę utworzenia i datę realizacji, możesz zaplanować realizację przychodzących dokumentów według kolejki;
Wyszukiwanie dokumentów - możesz przeszukiwać ogólną bazę dokumentów za pomocą słów kluczowych i wyrażeń;
Oszczędność papieru – nie ma potrzeby drukowania wszystkich dokumentów w wymaganej ilości.

Główne wady

Pomimo oczywistych zalet, systemy EDI mają również wady, które mogą powstrzymać firmę przed ich wdrożeniem.

Obejmują one:

Na zakup systemu trzeba wydać pieniądze, które w zależności od liczby użytkowników mogą wynieść nawet 100 tysięcy rubli;
Po zakupie instalacja, wdrożenie i debugowanie zajmuje dużo czasu;
Konieczne jest przeszkolenie wszystkich użytkowników, którzy będą w to zaangażowani;
Zapewnienie bezpieczeństwa systemu – ograniczenie dostępu pomiędzy użytkownikami, wystawienie niezbędnych podpisów elektronicznych, zabezpieczenie przed penetracją z zewnątrz;
Firma musi mieć w składzie administratora, który będzie monitorował funkcjonowanie systemu, wykonywał czynności serwisowe i rozwiązywał problemy użytkowników;
W celu ochrony informacji konieczne jest zabezpieczenie bazy dokumentami;
Jeżeli EDI nie jest dostępne u firm partnerskich, konieczne jest zapewnienie istnienia zarówno systemu elektronicznego, jak i papierowego.

Funkcjonalność elektronicznego zarządzania dokumentami

Każdy system zarządzania dokumentami musi zapewniać wykonanie wielu działań:

Pracuj z dowolnymi dokumentami - twórz je, sporządzaj, przetwarzaj, rejestruj, monitoruj ich realizację, koordynuj itp.;
Organizuj obieg dokumentów – wyznaczaj trasy wewnątrz firmy, ograniczaj dostęp pomiędzy poszczególnymi użytkownikami, zapewniaj możliwość pracy z jednym dokumentem kilku osobom jednocześnie;
Organizuj archiwum dokumentów z możliwością ich wyszukiwania i przechowywania.

Uwaga! Elektroniczne zarządzanie dokumentami powinno zapewniać taką samą możliwość pracy z dokumentami jak tradycyjny papier.

Duże rozwinięte systemy dają możliwości:

Rejestracja wszystkich przekazywanych dokumentów – przychodzących, wychodzących, wewnętrznych, z ich dalszym przekierowaniem do menadżera;
Zapewnij jednolitą procedurę pracy z dokumentami w każdym oddziale firmy;
Pracuj z dokumentem indywidualnie i zespołowo;
Wymiana dokumentów pomiędzy działami i konkretnymi pracownikami;
Ogranicz dostęp do dokumentów;
Używaj standardowych formularzy dla wszystkich dokumentów;
Kontroluj, czy zatwierdzenie, wykonanie i inne prace z dokumentem zostaną zakończone terminowo;
Generowanie raportów - analitycznych, statystycznych itp.;
Organizuj przechowywanie archiwalne z rejestracją daty i godziny dostępu użytkownika.

Czy można połączyć obieg dokumentów papierowych z elektronicznym?

Po przejściu na elektroniczne zarządzanie dokumentami w organizacji, na początku nadal nie będzie możliwa całkowita rezygnacja z dokumentów papierowych.

Może się to zdarzyć z kilku powodów:

Nie wszyscy kontrahenci korzystają z EDI;
Przedsiębiorstwo posiada już w archiwum dużą ilość dokumentów papierowych.

Istnieją jednak zasadnicze różnice w pracy z dokumentami elektronicznymi i papierowymi. Przykładowo dokument papierowy trzeba wydrukować i przedstawić kierownikowi do podpisu, natomiast dokument elektroniczny trzeba podpisać w samym systemie. Papierowe dokumenty księgowe wysyłane do kontrahenta mogą zaginąć w poczcie w trakcie przesyłki, natomiast elektroniczne dotrą do adresata.

Główną różnicą pomiędzy pracą z obydwoma rodzajami dokumentów jest sposób ich przechowywania. Dokumenty elektroniczne natychmiast trafiają do systemu, gdzie wszyscy użytkownicy mogą z nimi pracować. W przypadku dokumentów papierowych należy nadal zorganizować archiwum, w którym będą przechowywane w uporządkowany sposób. Jednocześnie po dotarciu do firmy należy zeskanować dokument papierowy i tę zeskanowaną kopię załadować do systemu w celu dalszej pracy.

Uwaga! Tym samym praca w firmie nadal powinna odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną. Jeśli dotrze dokument papierowy, zobaczą go tylko ci, którzy go otrzymają lub podpiszą. Jednocześnie praca z kopią elektroniczną pozwala zabezpieczyć oryginał przed niemal każdą utratą i pozwala na jednoczesną pracę z nim kilku użytkownikom.

Jakie programy EDI istnieją?

Na rynku dostępnych jest wiele systemów zarządzania dokumentami, każdy ma swoje zalety i wady. Najpopularniejsze systemy:

System	Osobliwości	Cena
Sprawa	Jeden z największych programów EDI. Świetna funkcjonalność, prostota i łatwość obsługi.	Od 11 do 13,5 tysięcy rubli. na jedno miejsce pracy
Logika	Może być stosowany w firmach dowolnej wielkości, łatwy do nauczenia, elastyczne dopasowanie do użytkownika	Od 4900 do 5900 za miejsce.
Eufrat	Uważany za najbardziej zaawansowany z systemów, dostawa obejmuje własny system baz danych, lekki i przyjemny design	Od 5000 rubli za stację roboczą po wdrożeniu na serwerze organizacji, od 10 000 rubli. po umieszczeniu na sprzęcie dewelopera.
1C:Archiwum	Pełna integracja z dowolnymi produktami 1C, możliwość przechowywania dowolnych plików - tekstowych, graficznych, wideo i audio.	Od 12 do 57 tysięcy rubli. dla całego programu.
BEZPOŚREDNIE	Optymalny system dla małych i średnich przedsiębiorstw, umożliwia łączenie dokumentów elektronicznych z papierowymi.	Od 7 tysięcy rubli. do 2 milionów rubli na licencję
OPTIMA-WorkFlow	Nowy system, który dopiero zaczyna się aktywnie rozwijać. Istnieje kilka cech charakterystycznych dla tego systemu.	Od 55 do 75 tysięcy rubli. na licencję.

Interakcja dokumentu elektronicznego z innymi programami

Zajmując swoje miejsce w elektronicznym środowisku organizacji, system EDI musi w trakcie działania swobodnie wspierać inne, już w nim działające aplikacje biznesowe. Na przykład konieczne jest swobodne przetwarzanie dokumentów księgowych - faktur, ustaw, faktur, pełnomocnictw itp.

Ponadto system elektronicznego zarządzania dokumentami musi współpracować spójnie ze wszystkimi i operować tymi samymi danymi. Dlatego konieczne jest, aby system obsługiwał katalogi wykorzystywane w środowisku elektronicznym i mógł aktualizować w nich zawarte dane.

Ponadto należy wziąć pod uwagę pracę z danymi zewnętrznymi - pocztą elektroniczną, platformami handlowymi itp.

Wybierając system elektronicznego zarządzania dokumentacją, należy zwrócić uwagę na możliwości jego interakcji z innymi narzędziami i źródłami danych dostępnymi w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj popularne, a przez to aktywnie rozwijające się systemy, zawierają wiele modułów dla najpopularniejszych programów - 1C, Parus, Oracle i wielu innych.

Na przykład program do zarządzania dokumentami elektronicznymi 1C może umożliwiać generowanie, odbieranie i wysyłanie elektronicznych dokumentów księgowych bezpośrednio z niego, potwierdzając je kwalifikowanym podpisem.

W zależności od stopnia integracji systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją można podzielić na następujące typy:

Uniwersalne elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją(systemy EDMS). Są to niezależne systemy zarządzania dokumentami, całkowicie zaprojektowane z myślą o automatyzacji procesu zarządzania dokumentami. Z reguły takie systemy wykorzystują technologię klient-serwer.
Systemy zarządzania pracą grupową. Systemy te zapewniają rozproszoną pracę z dokumentami i danymi dla grupy użytkowników. Ich głównym celem jest zapewnienie współpracy. Dlatego systemy zarządzania pracą grupową mają znacznie mniejszą funkcjonalność niż systemy EDMS.
Moduły wbudowane w ramach systemów zarządzania informacją. Wszystkie systemy ERP posiadają takie moduły. Moduły te mają również ograniczoną funkcjonalność (w porównaniu do systemów EDMS) i z reguły systemy ERP nie działają bez zaimplementowania podstawowej funkcjonalności.

Kolejnym obszarem, w którym można ustrukturyzować systemy elektronicznego zarządzania dokumentami, jest zakres zastosowania. Istnieją elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, które skupiają się na specjalnych rodzajach dokumentacji lub obszarach działalności. Przykładowo systemy PDM, systemy wspomagania rozwoju oprogramowania, systemy typu HelpDesk, systemy wspomagania dokumentacji medycznej itp.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

Wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją obejmuje kilka etapów, które organizacja musi przejść samodzielnie, niezależnie od udziału dostawcy systemu. Etapy te obejmują zestaw logicznie powiązanych działań i działań, które pozwolą organizacji ocenić projekt jako całość i zwiększyć prawdopodobieństwo pomyślnego zakończenia projektu.

Ogólny schemat etapów wdrażania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją przedstawiono na rysunku.

Do głównych etapów wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją zalicza się:

Etap 1. Definicja podstawowych procesów i procedur.

Celem tego etapu jest jasne określenie składu istniejących procesów obiegu dokumentów i procedur przetwarzania dokumentacji. W tym celu konieczne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących procesów i procedur.

Na tym etapie konieczne jest:

definiować procesy najwyższego poziomu;
określić szczegółowy skład procesów;
określać cele biznesowe dla procesów przepływu dokumentów;
Zdefiniuj cele techniczne procesów przepływu dokumentów.

Etap 2. Określenie wymagań dla procesów obiegu dokumentów.

Na tym etapie ustala się, jakie zmiany należy wprowadzić w procesach obiegu dokumentów, aby działały sprawnie i mogły zostać zautomatyzowane.

Na tym etapie konieczne jest:

przeprowadzić ocenę technologiczną procesów obiegu dokumentów;
określić wymagania biznesowe dla procesów;
przygotować mapy procesów „tak jak być powinno”;
ustalić mierzalne cechy procesu;
formułujemy wymagania techniczne dla procesów obiegu dokumentów oraz przygotowujemy specyfikacje techniczne.

Przykładowe dokumenty:

Mapa procesu „Zarządzanie korespondencją przychodzącą”	Mapa procesu „Zarządzanie korespondencją wychodzącą”	Regulamin automatyzacji obiegu dokumentów

Etap 3. Kształtowanie kryteriów wyboru elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

Na podstawie danych z pierwszego i drugiego etapu należy sformułować zestaw kryteriów wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Kryteria wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w dużej mierze determinują zakres dalszych prac i sposób organizacji interakcji z dostawcą systemu.

Na tym etapie konieczne jest:

klasyfikować istniejące dokumenty według rodzaju;
przeprowadzić ocenę istniejących formularzy dokumentów;
określić skład danych, które zostaną przesłane do postaci elektronicznej;
określić wymagania dotyczące interfejsu użytkownika;
stworzyć zestaw kryteriów wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Etap 4. Wybór systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Ten etap pozwala organizacji określić główne technologie, na których będzie działał system elektronicznego zarządzania dokumentami, wybrać odpowiedni system oraz określić dostawcę usług w zakresie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Na tym etapie konieczne jest:

określić skład funkcji systemu zarządzania dokumentami;
określić rodzaj systemu zarządzania dokumentami, który najlepiej odpowiada potrzebom organizacji;
stworzyć listę możliwych dostawców systemu elektronicznego zarządzania dokumentami;
wybrać dostawcę systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Etap 5. Zarządzanie projektem wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Po wybraniu dostawcy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją konieczne jest opracowanie planu wdrożenia. Ten etap może zająć sporo czasu, ale czas planowania pomoże znacząco skrócić czas wdrożenia systemu. Plan można opracować wspólnie z usługodawcą.

Plan zarządzania projektem powinien uwzględniać następujące działania:

projektowanie funkcjonalności systemu;
Implementacja systemu;
testowanie i ocena działania systemu;
próbne działanie systemu;
modyfikacja i konfiguracja systemu.

Etap 6. Dokumentowanie systemu.

Etap ten można przeprowadzić równolegle z etapem poprzednim. Celem tego etapu jest stworzenie określonych zasad organizacyjnych, które zapewnią stabilne działanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Na tym etapie konieczne jest:

prowadzić szkolenia personelu;
opracowywać procedury i regulacje dotyczące interakcji z użytkownikami;
opracowywać instrukcje pracy z systemem.

Kryteria wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją

Kryteria wyboru elektronicznego systemu zarządzania dokumentami w dużej mierze zależą od potrzeb i możliwości organizacji. Szczegółowy układ kryteriów należy ustalić bezpośrednio w oparciu o cele biznesowe i cele techniczne procesów obiegu dokumentów.

Oprócz kryteriów szczegółowych organizacja musi stosować także kryteria uogólnione, które są związane z rodzajami systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi i stosowanymi technologiami.

Te ogólne kryteria obejmują:

„dojrzałość” systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Należy ocenić poziom „dojrzałości” wybranego systemu. Taka ocena pozwoli zrozumieć, jak długo system istnieje na rynku, ile organizacji z niego korzysta i czy są jakieś aktualizacje systemu. Jeśli system jest nowy i dopiero co wszedł na rynek, to istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w działaniu systemu. Może to powodować problemy w trakcie obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Zgodność ze standardami branżowymi. Różne rodzaje działań mają swoje standardy, które bezpośrednio lub pośrednio wpływają na obieg dokumentów w organizacji. Wybierając system, należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób wymagania tych norm zostaną uwzględnione w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami.
Zgodność z celami i krytycznymi czynnikami sukcesu. Wybierając system, należy wziąć pod uwagę stopień zgodności z celami organizacji. Ważne jest, aby system jak najlepiej odpowiadał celom i kluczowym wymaganiom organizacji. Jeśli system nie spełnia wymagań, należy zmienić wybór systemu, ale nie można zmienić kluczowych wymagań i celów. Organizacja może zmienić część wymagań dotyczących konkretnego systemu zarządzania dokumentami, ale tylko wtedy, gdy wymagania te nie są krytyczne dla procesów organizacji.
Poziom wsparcia technicznego. Kryterium to dotyczy wyboru dostawcy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Należy ocenić poziom wsparcia technicznego systemu, zarówno podczas wdrażania, jak i eksploatacji systemu.
Skalowalność systemu. To kryterium wyboru jest istotne z punktu widzenia poszerzania działalności organizacji. Wraz ze wzrostem objętości pracy i powiększaniem się bazy użytkowników systemu powinno to umożliwić organizacji skalowanie rozwiązań.
Dostępność dokumentacji systemu. Oprócz dokumentacji użytkownika dla organizacji może być ważny dostęp do dokumentacji umożliwiającej administrowanie lub zmianę ustawień systemu.
Ochrona systemu. Wybierając system elektronicznego zarządzania dokumentami należy zwrócić uwagę na zastosowane w systemie zabezpieczenia. Organizacja może mieć własne wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych i polityki prywatności. Wybrany system powinien umożliwiać skonfigurowanie dostępu do informacji i dokumentów zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji.
Tolerancja na błędy systemu. Dla niektórych organizacji przestój systemu elektronicznego zarządzania dokumentami może być czynnikiem krytycznym. Wybierając system, należy zwrócić uwagę na to, ile czasu może zająć przywrócenie systemu do minimalnej działającej konfiguracji.
Koszt posiadania. Przy wyborze systemu należy wziąć pod uwagę całkowity koszt posiadania systemu: koszt zakupu licencji, koszt administracji, koszt rozbudowy systemu, koszt wsparcia technicznego i aktualizacji, koszt sprzętu itp. .

Kryteria te obejmują najbardziej ogólne aspekty wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Aby opracować pełny zestaw kryteriów, konieczne jest zaangażowanie wielu działów organizacji: zarządzania, obsługi prawnej, działu IT, specjalistów technicznych, specjalistów ds. zarządzania dokumentami itp.

Wykład 16 Zaleta automatyzacji dokumentów

1. Zaleta automatyzacji dokumentów

2. Po co nam elektroniczne systemy zarządzania dokumentami?

3. Podstawowe pojęcia i terminologia

4. Główne zadania rozwiązywane przez systemy zarządzania dokumentacją

Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami pozwala na ograniczenie liczby usług związanych z pracą z dokumentami (kurierzy, pracownicy biurowi itp.).

Rysunek 43 pokazuje, jak bardzo skrócony zostaje czas poszczególnych etapów przetwarzania dokumentów w przypadku zastąpienia procesu papierowego procesem cyfrowym.

W warunkach elektronicznego zarządzania dokumentami znacznie mniejsze są koszty restrukturyzacji obiegu dokumentów, gdy zmieniają się warunki zewnętrzne, np. wymagania dotyczące zmiany formularza sprawozdawczego.

Pomimo tego, że skuteczność elektronicznego zarządzania dokumentami jest powszechnie uznawana, całkowite przejście na technologie elektroniczne wymaga rozwiązania szeregu kwestii prawnych, a także inwestycji. Dlatego dzisiaj w Rosji można znaleźć wszystkie rodzaje przepływu dokumentów.

Nadal istnieją przedsiębiorstwa i instytucje, które w dalszym ciągu działają w środowisku papierowym, większość wykorzystuje komputery i sieci lokalne do organizacji obiegu dokumentów, a jedynie niewielki odsetek korzysta z w pełni zautomatyzowanych, elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Jaki jest powód tej sytuacji?

Rysunek 43 – Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

W idealnej sytuacji rozwój elektronicznego zarządzania dokumentami powinien zaowocować technologiami całkowicie pozbawionymi papieru. Jednak dziś dokumenty papierowe są nadal niezbędne, aby zachować zgodność z wieloma przepisami - przepisami podatkowymi, przepisami o rachunkowości itp. Jednym z głównych celów dokumentu jest możliwość poświadczenia pewnych faktów. Do niedawna głównym sposobem na udowodnienie konkretnego faktu, czyli tzw. dowodu, był dokument papierowy, zawierający niezbędne dane i stopnie ochrony. reprezentował moc prawną. Papier jako nośnik materialny ma wadę w tym sensie, że nie pozwala na całkowite wymazanie i utrwalenie nowych informacji, jednak ta wada staje się zaletą z punktu widzenia eliminacji fałszowania dokumentów. Nic dziwnego, że rosyjskie przysłowie mówi: tego, co napisano piórem, nie można wyciąć toporem.

Innymi słowy, gdy otrzymamy dokument opatrzony podpisem na każdej stronie i nie ma na nim śladów uszkodzenia powierzchni papieru (czyli widać, że tekst nie został wymazany ani przepisany), możemy być pewni, że że niniejszy dokument został wysłany w imieniu osoby składającej podpis i że nie został zmieniony w trakcie doręczania.

W zasadzie nowoczesne narzędzia szyfrujące mogą zapewnić takie same sposoby uwierzytelniania dokumentu, jak podpis na papierze.

Przyjęta w styczniu 2002 r. Ustawa federalna „O elektronicznym podpisie cyfrowym” daje organizacjom możliwość tworzenia systemów wymiany wyłącznie dokumentów elektronicznych, w których dokument elektroniczny może pełnić rolę oryginału, którego nie trzeba duplikować w formie papierowej. Jednak dziś legalność podpisu cyfrowego jest absolutna tylko w przypadku wewnętrznego obiegu dokumentów, gdzie jest on aktywnie wykorzystywany, ponieważ wewnętrzny obieg dokumentów reguluje dyrektor generalny.

Zatem główną przyczyną mieszanego przepływu dokumentów jest fakt, że kwestia stosowania podpisów cyfrowych nie została jeszcze rozwiązana na poziomie państwa.

Jednak wymiana dokumentów w formie elektronicznej nie może być stosowana we wszystkich, a jedynie w niektórych obszarach działalności organizacji.

Powszechnie przyjmuje się również, że wdrożenie EDMS przynosi korzyści taktyczne i strategiczne. Korzyści taktyczne determinowana jest redukcją kosztów wdrożenia EDMS związaną z: zwolnieniem fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentów; zmniejszenie kosztów kopiowania i dostarczania dokumentów papierowych; redukcja kosztów personelu i sprzętu itp. strategiczny obejmują korzyści związane ze zwiększeniem efektywności przedsiębiorstwa lub organizacji. Te zalety obejmują:

Pojawienie się możliwości zbiorowej pracy nad dokumentami (co nie jest możliwe w przypadku zarządzania dokumentacją w formie papierowej);

Znaczące przyspieszenie wyszukiwania i odzyskiwania dokumentów (według różnych atrybutów);

Zwiększone bezpieczeństwo informacji dzięki temu, że praca w EDMS z niezarejestrowanej stacji roboczej jest niemożliwa, a każdemu użytkownikowi EDMS przypisane są własne prawa dostępu do informacji;

Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów i wygody ich przechowywania, gdyż są one przechowywane w formie elektronicznej na serwerze;

Poprawa kontroli nad realizacją dokumentów.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to szybki sposób wymiany informacji oparty na wykorzystaniu dokumentów elektronicznych z wirtualnymi podpisami. Od dawna cieszy się uznaniem w rozwiniętych krajach świata jako skuteczne narzędzie prowadzenia biznesu operacyjnego.

Esencja

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami to zestaw procesów tworzenia, przetwarzania, wysyłania, przekazywania, odbierania, przechowywania, wykorzystywania i niszczenia dokumentów. Wszystkie te procesy przeprowadzane są po sprawdzeniu integralności i potwierdzeniu otrzymania dokumentów.

Zasady przepływu dokumentów między osobami prawnymi są ustalane za zgodą stron. Wymiana informacji odbywa się za pomocą telekomunikacji, a dokumenty przechowywane są na nośnikach elektronicznych. Okres przechowywania informacji księgowych nie powinien przekraczać okresu określonego przez prawo.

Organizacje mogą wymieniać między sobą formalne i nieformalne dokumenty z podpisami uczestników. W zakresie działalności gospodarczej mogą to być: faktury, umowy, faktury, zamówienia, zawiadomienia, pełnomocnictwa itp. Informacje mogą być przekazywane w formie plików tekstowych, tabelarycznych i graficznych.

Cel wdrożenia EDI

Warunkiem wdrożenia EDI może być:

ograniczenie rutynowej pracy;
ograniczenie utraty dokumentów;
„przejrzysta” praca z dokumentami;
zwiększenie dyscypliny wykonawczej – dostarczanie dokumentów w określonym terminie itp.

Niektóre z celów ilościowych obejmują:

Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów 10-krotnie.
Obniż koszty biura o połowę.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami: jak to działa

Zgodnie z ustawodawstwem krajowym elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami odbywa się za zgodą obu stron. Do wymiany danych konieczne jest, aby wszyscy uczestnicy byli podłączeni do sprzętu jednego operatora. Następnie należy wysłać wniosek o dodanie do listy kontrahentów. Po potwierdzeniu żądania uczestnicy systemu mogą wymieniać dane.

Moduł EDI będzie musiał realizować następujące funkcje:

Zaproś kontrahentów do wymiany danych.
Utwórz książkę adresową.
Zintegruj z oprogramowaniem księgowym, na przykład 1C.
Podpisuj i szyfruj dokumentację.
Struktura korespondencji.
Śledź statusy e-maili.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami odbywa się za pomocą certyfikatów. Połączenie z serwerem i uwierzytelnienie odbywa się za pomocą osobistego certyfikatu cyfrowego. Każdemu użytkownikowi systemu wydawany jest elektroniczny podpis cyfrowy, przechowywany na nośniku elektronicznym Tokena i chroniony kodem PIN. Użytkownik musi podać swój login i hasło do swojego konta osobistego. Dopiero wtedy będzie miał dostęp do swoich dokumentów.

Proces wymiany może zainicjować każdy pracownik organizacji podłączony do systemu. Przed wysłaniem dokumentu do kontrahenta należy go podpisać elektronicznym podpisem cyfrowym. Operację tę wykonuje się za pomocą programu Cryptopro. Dokument przesyłany jest za pośrednictwem EDF. Pracownik kontrahenta otrzymuje powiadomienie o otrzymaniu nowego dokumentu. Jeżeli ją zaakceptuje, wówczas składa także podpis elektroniczny. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie tworzona jest nowa wersja elektroniczna. Po zakończeniu edycji należy zapisać wszystkie zmiany za pomocą podpisu cyfrowego. Następnie dokument ze zmianą wysyłany jest do kontrahenta. W razie potrzeby prowadzona jest elektroniczna koordynacja informacji.

W przypadku konieczności ponownego wprowadzenia zmian całą procedurę powtarza się od nowa. Jeśli nie ma żadnych skarg na nową wersję, dokument jest przestrzegany. Ostateczną próbkę uważa się za podpisaną dwoma podpisami cyfrowymi. Wszystkie wersje dokumentu przechowywane są na serwerze i można je przeglądać. Po nadaniu próbie statusu ważnego nie będzie możliwości wprowadzenia zmian w dokumencie. Anulowane umowy otrzymują status „Anulowane”. W ten sposób odbywa się elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami.

Sprzęt

Co jest potrzebne do elektronicznego przepływu dokumentów między organizacjami? Najpierw musisz wybrać operatora telekomunikacyjnego i zainstalować specjalne oprogramowanie do wymiany informacji. Po drugie, z każdym kontrahentem, z którym organizacja zamierza prowadzić korespondencję elektroniczną, konieczne jest zawarcie „Umowy o wymianie dokumentów elektronicznych”.

Niezbędne jest także zainstalowanie serwera EDF, na którym będą przechowywane wszystkie dokumenty. Może to być sprzęt kliencki lub pamięć masowa w chmurze. Dostęp do danych systemu z zewnątrz odbywa się poprzez aplikację instalowaną na sprzęcie pracowników organizacji. Interakcja komputerów z serwerem odbywa się poprzez protokół HTTP z dodatkowym szyfrowaniem SSL 128. Dostęp do dokumentów odbywa się wyłącznie poprzez interfejs aplikacji i po uwierzytelnieniu.

Projekt EDI

Projekt automatyzacji procesów może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Okres zależy bezpośrednio od liczby procesów, które należy zautomatyzować, zasobów i możliwości finansowych organizacji. Krótki schemat wdrożenia EDI jest następujący:

Utworzenie grupy roboczej.
Tworzenie celów, terminów i budżetu projektu.
Badanie istniejących procesów.
Opracuj zadania.
Projekt systemu EDI.
Podpisanie umowy na wdrożenie EDMS.
Zatwierdzenie regulaminu pracy.
Wypełnianie katalogów systemowych.
Szkolenie.
Przeprowadzenie testów wstępnych.
Wydanie zamówienia w sprawie wdrożenia EDS.
Udoskonalanie oprogramowania i procedur operacyjnych.
Uruchomienie projektu pilotażowego.
Pełne przejście na elektroniczny obieg dokumentów.

Błędy w implementacji EDI

Podczas tego procesu należy zwrócić szczególną uwagę na procesy, w których papier jest wymagany przez prawo. Nie można duplikować dokumentu papierowego z dokumentem elektronicznym. To znacznie spowalnia proces pracy i powoduje negatywne podejście do procesu automatyzacji jako całości. Nikt nie płaci dodatkowo za podwójną pracę.

W trakcie wdrożenia konieczne jest opracowanie nowych regulaminów pracy z dokumentami, przeszkolenie personelu, a dopiero potem podjęcie pełnego wdrożenia. Można to osiągnąć jedynie poprzez uświadomienie pracownikom korzyści płynących ze stosowania nowych technologii.

Innym popularnym błędem jest złe opracowanie wymagań dla EDMS. Jeśli użytkownicy muszą pracować w nieskonfigurowanym systemie, wówczas proces EDI różni się od tego, co jest przyjęte w organizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami: zalety i wady

Zalety:

Obniżenie kosztów przesyłania oryginałów dokumentów pocztą.
Oszczędność miejsca na przechowywanie dokumentacji. Wszystko jest zapisane w formie elektronicznej.
Łatwość użycia. Dokument wysyłany jest z jednego stanowiska roboczego. Szybkie wyszukiwanie dokumentu odbywa się według statusu (wysłany, odebrany, zaakceptowany itp.).
Natychmiastowa dostawa. Wszystkie przesłane informacje docierają do odbiorcy w ciągu kilku sekund.
Dokument nie może zostać utracony przed upływem okresu jego przechowywania w systemie.

Wady:

Aby korzystać ze sprzętu, należy wykupić licencję, która kosztuje dużo pieniędzy.
Dane najczęściej mogą być wymieniane tylko pomiędzy uczestnikami tego samego systemu.
Elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami w 1C lub przy użyciu innego oprogramowania różni się od wcześniej stosowanego schematu. Wraz z wprowadzeniem nowego algorytmu wszyscy pracownicy będą mieli pytania dotyczące sposobu prowadzenia pracy.
Wyposażenie techniczne. Przed wdrożeniem EDI organizacja musi zakupić sprzęt i przygotować pracowników do zarządzania nowym systemem.
EDI odbywa się z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, który jest ważny przez 1 rok. Certyfikaty należy monitorować i niezwłocznie aktualizować. Konieczna jest także kontrola terminów ważności zaświadczeń kontrahentów, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi.

Regulacje prawne

Jakie przepisy regulują elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami? Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej obejmuje ustawę federalną nr 63 „O podpisach elektronicznych”, zasady składania dokumentów do Federalnej Służby Podatkowej określone są w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów nr MMV-7-2/168. EDI pomiędzy organizacjami odbywa się na podstawie Rozporządzenia nr 50n Ministra Finansów. Zasady wymiany pierwotnych dokumentów księgowych w formie elektronicznej określa rozporządzenie Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/36@. Wszyscy operatorzy EDF w procesie działalności muszą kierować się zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/253@.

„VLSI”

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami SBIS daje klientom następujące korzyści:

Możesz wysyłać dokumenty do dowolnej organizacji zarejestrowanej w Federacji Rosyjskiej. Jeżeli kontrahent nie jest uczestnikiem systemu SBIS, wówczas pracownik firmy po prostu skontaktuje się z przedstawicielem organizacji i prześle na jego adres e-mail zaproszenia do udziału w systemie. Niezwłocznie po potwierdzeniu żądania wymiana informacji pomiędzy uczestnikami będzie prowadzona bez pośredników.
Nie ma potrzeby instalowania oprogramowania na komputerze. Wystarczy aktualna przeglądarka i dostęp do Internetu.
Do pracy z danymi nie jest potrzebny specjalny program. Jeśli raport jest początkowo przygotowany w oprogramowaniu innej firmy, na przykład 1C, możesz skonfigurować integrację danych z systemem SLSIS.
Nie ustalono standardowej formy dokumentu. Możesz wysyłać tekst, pliki arkuszy kalkulacyjnych, obrazy itp.

SKB „Kontur”

Jeden z pierwszych twórców oprogramowania w Rosji zajmuje się również dostawą sprzętu, za pomocą którego odbywa się elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami. Kontur opracował system Diadoc, który służy do wymiany dokumentów elektronicznych. Cechą szczególną systemu jest to, że dostęp do danych można uzyskać będąc za granicą. Specjalnie w tym celu firma opracowała taryfy roamingowe. W razie potrzeby możesz uzyskać dostęp do danych za pośrednictwem interfejsu API.

Czego potrzebujesz?

Aby połączyć się z EDI, organizacja musi zakupić:

licencjonowane oprogramowanie;
serwer;
zaktualizować sprzęt;
personel pociągu;
skonfigurować i zintegrować EDMS do pracy z aplikacjami wewnętrznymi.

Czy trzeba poczynić takie inwestycje, aby połączyć elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami? Wliczenie w wydatki konsultacji w zakresie wsparcia technicznego, EDMS i aktualizacji oprogramowania to drugi etap inwestycji. Koszty te będą musiały być płacone co miesiąc.

Wniosek

Papierowy obieg dokumentów zastępowany jest elektronicznym. Nie tylko zmniejsza koszty organizacji związane z utrzymaniem procesów, ale także zwiększa efektywność przedsiębiorstwa jako całości. Aby EDI dobrze funkcjonowało, należy jasno sformułować cele wdrożenia systemu i odpowiednio skonfigurować sprzęt.