Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami: redukcja kosztów. Elektroniczny system zarządzania dokumentacją – co to jest i dlaczego jest potrzebny? Sekretarki, asystentki i asystentki

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma szereg zalet w porównaniu do tradycyjnego, papierowego: łatwość wprowadzania zmian w dokumencie; możliwość umieszczenia w dokumencie nie tylko tekstu, ale także danych multimedialnych; możliwość korzystania z wcześniej przygotowanych formularzy; większa prędkość przesyłania informacji na dużą liczbę adresów; oszczędzanie papieru; zwartość archiwów; łatwość kontroli przepływów informacji; duża prędkość wyszukiwania i odzyskiwania informacji; umiejętność zabezpieczenia dokumentów przed nieuprawnionym dostępem oraz różnicowania praw dostępu pracowników do informacji.

Należy zauważyć, że wprowadzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami zapewnia pewne korzyści kierownictwu przedsiębiorstw i organizacji w zakresie skutecznego zarządzania i szybkiego podejmowania decyzji, a mianowicie: przejrzystość działań pracowników i działów; duża szybkość pozyskiwania informacji analitycznych i raportów; wzmocnienie dyscypliny wykonawczej; ograniczenie negatywnego wpływu czynnika ludzkiego na działalność firmy; zmniejszenie liczby pracowników pracujących z dokumentami (kurierzy, pracownicy biurowi itp.).

Ryż. 3.

Rysunek 3 pokazuje, jak skraca się czas poszczególnych etapów pracy z dokumentami przy zastąpieniu procesu papierowego procesem cyfrowym. W warunkach elektronicznego zarządzania dokumentami znacznie mniejsze są koszty przygotowania obiegu dokumentów w przypadku zmiany warunków zewnętrznych, np. wymagań dotyczących zmiany formularza raportowania. Wdrożeniu systemu automatyzacji biura i elektronicznego zarządzania dokumentami towarzyszy optymalizacja całego procesu zarządzania, który staje się prostszy i bardziej logiczny. Poprawia się jakość podejmowanych decyzji, sprawniejsza jest kontrola nad realizacją decyzji zarządczych, zmniejszają się bezpośrednie i pośrednie koszty społeczne związane z utrzymaniem aparatu zarządzania. Dokumenty przesyłane są za pomocą zautomatyzowanego systemu zarządzania dokumentami, który zawiera jednolitą dla całej organizacji bazę klasyfikatorów, słowników i standardów. Trasowanie dokumentów ustalane jest zazwyczaj w zależności od rodzaju dokumentu i ustalonych zasad działania (jednak nie wszystkie systemy obsługują tę funkcję). Wymianę dokumentów z organizacjami zewnętrznymi, jeśli istnieją z nimi umowy, zapewnia korporacyjny portal informacyjny Prochorow A. Obieg dokumentów i jego oprogramowanie / A. Prochorow // ComputerPress 2010. - nr 1. - s. 32..

Wiele istniejących systemów elektronicznego zarządzania dokumentami umożliwia firmom, które je wdrożyły, przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jednak nawet przy elektronicznych systemach zarządzania dokumentami często występuje tzw. mieszany obieg dokumentów, kiedy większość pracy z dokumentami odbywa się elektronicznie (projekty dokumentów, ich zatwierdzanie itp.), a tylko część z nich jest drukowana, podpisana i przechowywane w formie papierowej. Dzieje się tak z kilku powodów. Po pierwsze, ramy prawne nie pozwalają na całkowite przejście na dokumenty elektroniczne. Po drugie, sami użytkownicy tych systemów nie są jeszcze gotowi całkowicie porzucić nawyku pracy z dokumentami papierowymi. W praktyce elektroniczne zarządzanie dokumentacją obejmuje obecnie głównie wewnętrzny obieg dokumentów, znacznie rzadziej (w zależności od ustaleń między organizacjami) wewnątrzkorporacyjny obieg dokumentów.

Podstawowe programy komputerowe do pracy biurowej i procedur biznesowych można podzielić na cztery główne kategorie (nie licząc narzędzi do tworzenia dokumentów i hurtowni danych): systemy przepływu pracy (automatyzacja procedur biznesowych); systemy pracy grupowej (praca zespołowa); systemy zarządzania dokumentami (zapewniają głównie rejestrację, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów); systemy poczty elektronicznej (wykorzystywane do wymiany dokumentów).

Podział ten pojawił się na rynku około trzech lat temu. Teraz jest to dość warunkowe ze względu na to, że najnowsze wersje najpopularniejszych aplikacji starają się łączyć te i wiele innych technologii, np. Lotus Domino. Poza tym każda z tych technologii (z wyjątkiem oczywiście poczty elektronicznej, której popularność w biznesie od samego początku była mniej więcej taka sama jak narzędzi do tworzenia dokumentów), modna na Zachodzie od 2-3 lat temu ustąpiła miejsca nowej koncepcji współpracy i przesyłania wiadomości („współpraca i przesyłanie wiadomości”).

Naszym zdaniem przyczyny tego są w przybliżeniu takie same dla nich i dla nas (jeśli nie weźmiemy pod uwagę czysto językowych, językowych i technicznych problemów związanych z lokalizacją, obsługą tabel kodów, wyszukiwaniem, rozpoznawaniem itp.)

Rzecz w tym, że automatyzacja procedur biznesowych i pracy zespołowej jest w zasadzie bardzo trudna. Po pierwsze, nikt nie wymyślił jeszcze uniwersalnych zasad prowadzenia udanego biznesu. Każda organizacja jest pod tym względem całkowicie wyjątkowa. Ponadto w ramach zautomatyzowanej procedury nie zawsze można odpowiednio zareagować na sytuacje awaryjne, na których wystąpienie nikt nie jest oczywiście odporny. Czasami automatyzacja tylko szkodzi biznesowi; często wielu pracowników idealnie rozwiązuje swoje problemy w nieformalnych relacjach, a ramy zautomatyzowanego systemu tylko ich ograniczają. Jednakże kontrprzykłady nie są wcale rzadkie.

W efekcie w chwili obecnej za najbardziej racjonalny sposób automatyzacji procedur biznesowych można uznać: „Nie próbuj programować zachowań pracowników na każdą możliwą sytuację, ale stwórz dla nich wspólne środowisko informacyjne w ramach z którymi mogą współpracować (tj. wspólnie rozwiązywać zadania biznesowe) i wymieniać wiadomości.” Być może stawia to pod znakiem zapytania bezchmurną przyszłość istniejących systemów przepływu pracy, które kładą nacisk na tworzenie kompletnych łańcuchów automatyzacji procedur biznesowych.

Dziś sytuacja znacznie się poprawiła. Pojawiły się kompletne produkty rosyjskie, stopniowo przezwycięża się zamieszanie w terminologii i pozycjonowaniu. Automatyzacja pracy biurowej i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Funkcje zarządzania rejestrami krajowymi [Zasoby elektroniczne] Tryb dostępu: http://www.directum.ru/339091.aspx(data dostępu: 15.10.2015).

Rozważmy specyfikę i funkcjonalność nowoczesnego oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentami.

Należy rozdzielić dwa często mylone pojęcia – pracę biurową i obieg dokumentów. Praca biurowa to czynność polegająca na tworzeniu dokumentów i organizowaniu pracy z nimi. Organizacja pracy z dokumentami oznacza stworzenie warunków zapewniających przepływ, wyszukiwanie i przechowywanie dokumentów. Obieg dokumentów to przepływ dokumentów pomiędzy punktami ich przetwarzania od momentu ich otrzymania lub utworzenia aż do zakończenia realizacji lub wysyłki (13;818). Na podstawie tego podziału dokonano klasyfikacji układów elektronicznych. Są to systemy automatyki biurowej – CAD oraz systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją – EDMS. Systemy CAD zapewniają przede wszystkim rozliczanie dokumentów elektronicznych. Do ich funkcji należy rejestracja dokumentów przychodzących, wychodzących, wewnętrznych i organizacyjno-administracyjnych, księgowanie wydanych uchwał i otrzymanych odpowiedzi na ich wykonanie. Bazy danych przechowują nie tylko szczegóły dokumentów, ale także ich obraz tekstowy. CAD pozwala na monitorowanie realizacji, przechowywanie danych o sprawach i umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentu po jednym szczególe lub ich zestawie. EDMS skupiają się na pracy z dokumentami elektronicznymi, ich przemieszczaniu się wewnątrz organizacji lub pomiędzy organizacjami. Ważny jest tu proces zbiorowego przygotowania dokumentu, jego wielokrotnej akceptacji i utrzymywania wersji dokumentów. EDMS łączy w sobie funkcje automatyzacji biura i elektronicznego zarządzania dokumentacją - dzięki temu systemy te obejmują wszystkie procesy biurowe i są coraz częściej stosowane w dużych organizacjach.

Przez wiele lat w Rosji cały obieg dokumentów odbywał się w formie papierowej. Dopiero dzisiaj stopniowo przechodzi w fazę mieszaną. To efekt wysiłków zarówno urzędników państwowych, jak i organizacji komercyjnych. Procesy informatyzacji postępują jednak powoli.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami oznacza sposób organizacji pracy z dokumentami, w którym większość dokumentów organizacji (przedsiębiorstwa) jest wykorzystywana elektronicznie i przechowywana centralnie, w tzw. archiwach elektronicznych, hurtowniach unikalnych informacji lub hurtowniach danych (15;592). .

Można wyróżnić jeszcze jedną optymalną definicję elektronicznego zarządzania dokumentami: „elektroniczne zarządzanie dokumentami to ujednolicony mechanizm pracy z dokumentami złożonymi w formie elektronicznej, z realizacją koncepcji „pracy biurowej bez papieru”.

Elektroniczny obieg dokumentów może mieć charakter wewnętrzny i zewnętrzny, co narzuca pewną specyfikę wymianie informacji. Wewnętrzny obieg dokumentów elektronicznych charakteryzuje się wymianą informacji lub przepływem dokumentów elektronicznych w organizacji. Zewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów charakteryzuje się wymianą korespondencji pomiędzy organizacjami.

Odpowiednio system zarządzania dokumentami elektronicznymi (EDMS) w wąskim znaczeniu oznacza oprogramowanie (program komputerowy, system), które pozwala organizować pracę z dokumentami elektronicznymi (tworzenie, modyfikacja, wyszukiwanie, przechowywanie), a także interakcję między pracownikami: przekazywanie dokumentów, wydawanie zadań (rozkazów, instrukcji) i ich monitorowanie, wysyłanie powiadomień itp. (18). W szerszym znaczeniu EDMS rozumiany jest jako nowoczesna struktura organizacyjno-technologiczna, przenikająca cały organizm produkcyjny, obejmująca komponenty programowe, techniczne i metodyczne, a także aspekty organizacyjno-regulacyjne.

Obecnie elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami może w dużej mierze zastąpić papier, a automatyzacja procesu wymiany dokumentów nie jest hołdem dla mody, ale nakazem szybkich czasów, gdyż dostarczenie dokumentu papierowego pocztą lub kurierem może zająć kilka dni, ale dokument elektroniczny jest dostarczany w ciągu kilku sekund, niezależnie od lokalizacji adresata. Przełożenie obiegu dokumentów na format elektroniczny pozwala zaoszczędzić nie tylko czas i wysiłek, ale także miejsce. W niektórych firmach archiwa papierowe przez wiele lat zajmują powierzchnię porównywalną z powierzchnią hal sprzedażowych.

Wiele osób nadal wierzy, że dokument prawnie znaczący to dokument sporządzony według określonych zasad, podpisany własnoręcznym podpisem i poświadczony pieczęcią organizacji, która wydała ten dokument (certyfikat, certyfikat, wyciąg itp.). Jednak możliwości technologiczne rozwijają się i dziś dokumenty elektroniczne mogą mieć również znaczenie prawne, ponieważ wykorzystują podpis elektroniczny, który jest elektronicznym odpowiednikiem podpisu odręcznego. Podpis elektroniczny to informacja w formie elektronicznej, która jest dołączona lub w inny sposób powiązana z innymi informacjami w formie elektronicznej (informacja podpisana) i która służy do identyfikacji osoby podpisującej informację (9;19).

Zgodnie z rosyjskim ustawodawstwem podpis elektroniczny uznaje się za równoważny podpisowi odręcznemu, jeżeli spełnione są następujące warunki:

1. Certyfikat klucza podpisu związany z tą elektroniką podpis nie utracił mocy (ważności) w chwili weryfikacji lub w chwili podpisania dokumentu elektronicznego, jeżeli istnieje dowód określający moment podpisania;
2. Potwierdza się autentyczność podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym;
3. Podpis elektroniczny stosuje się zgodnie z informacjami zawartymi w certyfikacie klucza podpisu.

Tym samym podpis elektroniczny musi być ważny, a co bardzo ważne, dokument z elektronicznym podpisem cyfrowym będzie miał znaczenie prawne dopiero przy realizacji relacji określonych w certyfikacie klucza podpisu.

Mówiąc o EP, musisz zrozumieć, że EP jest koncepcją uogólnioną i obejmuje:

-oprogramowanie;
- certyfikat klucza podpisu, będący dokumentem papierowym lub dokumentem elektronicznym opatrzonym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej z centrum certyfikacji, który zawiera klucz publiczny elektronicznego podpisu cyfrowego. Certyfikat wydawany jest w celu potwierdzenia autentyczności podpisu elektronicznego oraz identyfikacji właściciela certyfikatu klucza podpisu. Oznacza to, że właśnie tym podpisywany jest dokument elektroniczny i jest to certyfikat klucza podpisu, który zawiera informację, do jakich celów można wykorzystać podpis;
-nośnik klucza (bezpieczne przechowywanie certyfikatu klucza podpisującego).

Przyjrzyjmy się bliżej pojęciu „certyfikatu klucza podpisującego”.

Certyfikat klucza podpisu to ten sam dokument, który zawiera i potwierdza informacje o właścicielu podpisu elektronicznego, unikalny numer rejestracyjny certyfikatu klucza podpisu, datę rozpoczęcia i zakończenia certyfikatu klucza podpisu znajdującą się w rejestrze centrum certyfikacji, nazwa i lokalizacja centrum certyfikacji, które wydało certyfikat klucza podpisywania. Certyfikat klucza podpisującego wydawany jest na okres jednego roku. Po roku wygasa i organizacja będzie musiała zakupić nowy certyfikat klucza podpisywania. Nie dotyczy to oprogramowania, na przykład programu CryptoPro CSP, ponieważ programy z reguły nie wygasają.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma zalety i wady, zalety i wady stosowania w organizacji.

Główną zaletą elektronicznego zarządzania dokumentacją jest to, że przy jego zastosowaniu wszystkie działy i struktury firmy będą pracować w jednej przestrzeni informacyjnej. Pod tym względem szybkość przetwarzania dokumentów w firmie znacznie wzrasta. Ważnym czynnikiem, który sprawia, że elektroniczne zarządzanie dokumentami jest o rząd wielkości wyższe niż zwykle, jest bezpieczeństwo dokumentów. Nowoczesne systemy stosują szyfrowanie danych, co może zapobiec próbom spowodowania wycieków informacji. Stosowanie tego rodzaju obiegu dokumentów zwiększa produktywność pracowników i zmniejsza prawdopodobieństwo błędów w przetwarzaniu dokumentów, zależne od kwalifikacji pracownika. Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją zapewnia znaczący efekt ekonomiczny, jednak jego ocena ilościowa jest procesem złożonym, gdyż należy wziąć pod uwagę wiele czynników (20;49).

Bezpośredni efekt wdrożenia systemu pozwala zaoszczędzić pieniądze wydane na materiały eksploatacyjne, opłacić usługi pocztowe i kurierskie, ksero materiałów oraz obniżyć koszty pracy. Efektem pośrednim są te zalety zarządzania, które są istotne dla funkcjonowania organizacji: przejrzystość zarządzania, kontrola dyscypliny działania itp.

Zatem wdrożenie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją pozwala na:

1. w pełni zautomatyzować proces pracy z dokumentami;
2. zapewnić organizację pracy ze zdalnymi użytkownikami i grupami użytkowników;
3. zapewnić integrację z zewnętrznymi systemami poczty elektronicznej;
4. zwiększyć podstawowe możliwości systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez modułowość i obecność wbudowanych narzędzi;
5. zapewnić proces jednoczesnej pracy w systemie przez nieograniczoną liczbę użytkowników;
6. zwiększyć efektywność pracy z dokumentami;
7. poprawić kulturę korporacyjną pracy z dokumentami;
8. znacząco ograniczyć wolumen obiegu dokumentów papierowych;
9. znacząco skrócić czas przetwarzania i przesyłania dokumentów, czas wyszukiwania dokumentów, czas koordynacji i zatwierdzania projektów dokumentów;
10. zapewnić wszelkie procesy dokumentacyjne przy jednoczesnym wykorzystaniu elektronicznej i papierowej wersji dokumentów;
11. usprawnić proces rejestracji wszelkiego rodzaju dokumentów (rejestracja z poczty elektronicznej i formularzy internetowych, obsługa skanowania strumieniowego, rejestracja plików w dowolnym formacie);
12. zapewnić zarządzanie przepływem pracy (przekazywanie dokumentów pomiędzy wykonawcami);
13. zapewnić proces pracy ze wzajemnie powiązanymi dokumentami;
14. zapewnić zarządzanie dokumentacją w całym cyklu życia;
15. zapewnić przejrzystość wszystkich procesów od momentu powstania dokumentu do momentu przekazania go do archiwum;
16. Zapisywanie historii pracy z dokumentami (rozliczanie czasu i autorów wszystkich czynności na dokumencie, zapisywanie komentarzy roboczych, obsługa wersjonowania załączonych plików);
17. prześledzić historię powstania dokumentu;
18. zapewnić jasny proces koordynacji i zatwierdzania dokumentów;
19. zbudować dobrze funkcjonujący system instrukcji;
20. zapewnić jasną kontrolę nad dyscypliną wykonania;
21. sortować dokumenty według dowolnych kryteriów;
22. umożliwiać wyszukiwanie informacji według różnych atrybutów oraz wyszukiwanie pełnotekstowe;
23. zapewnić automatyzację gromadzenia i analizy danych statystycznych o przepływie dokumentów;
24. zapewnić archiwalne przechowywanie elektronicznych obrazów dokumentów;
25. zapewnić regulację praw dostępu;
26. zapewnić natychmiastowy dostęp do dokumentów;
27. ograniczać straty ilościowe dokumentów;
28. zwiększyć produktywność pracy;
29. obniżyć koszty przygotowania dokumentów do przekazania do archiwum i archiwalnego przechowywania dokumentów;
30. nadawać moc prawną dokumentom elektronicznym;
31. obniżyć koszty usług kurierskich i pocztowych;
32. zmniejszyć liczbę kurierów wewnętrznych i zewnętrznych;
33. zapewnić utrzymanie bazy informacyjnej i referencyjnej;
34. udostępnienie możliwości wyszukiwania zaawansowanego (wyszukiwanie atrybutowane, wyszukiwanie zaawansowane, wyszukiwanie pełnotekstowe z uwzględnieniem morfologii języka rosyjskiego, obsługa dynamicznych folderów wyszukiwania);
35. Wsparcie rejestracji dokumentów papierowych i elektronicznych zgodnie z wymogami Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej.
36. Obsługa tras przepływu dokumentów (trasy sekwencyjne, równoległe, bezpłatne, trasy z warunkami, opóźnienia)
37. Obsługa mieszanego obiegu dokumentów (przygotowanie dokumentów i raportów papierowych z wykorzystaniem szablonów, wydruk karty ewidencyjnej dokumentu, rejestracja miejsca przechowywania dokumentów oryginalnych);
38. Dostępność narzędzi do analizy przepływu dokumentów, tworzenia raportów, a także monitorowania dyscypliny pracy pracowników (możliwość tworzenia raportów i certyfikatów analitycznych, automatyczne kronikowanie);
39. Zapewnienie bezpieczeństwa informacji (obsługa elektronicznych podpisów cyfrowych, szyfrowanie danych, logowanie, różnicowanie praw dostępu i systemów ról, obecność wbudowanego monitorowania integralności danych i automatycznego tworzenia kopii zapasowych).

Łącząc te punkty, możemy wyróżnić główne zalety, a mianowicie: pojawienie się możliwości zbiorowej pracy nad dokumentami, znaczne przyspieszenie wyszukiwania i wyszukiwania dokumentów (według różnych atrybutów), zwiększone bezpieczeństwo informacji dzięki temu, że praca w EDMS z niezarejestrowane stanowisko pracy jest niemożliwe i dla każdego. Użytkownik EDMS otrzymuje uprawnienia dostępu do informacji, zwiększa bezpieczeństwo dokumentów i wygodę ich przechowywania, gdyż są one przechowywane w formie elektronicznej na serwerze, a także poprawia kontrolę nad realizacją dokumenty.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Praca w biurze- zestaw środków organizujących obieg dokumentów w przedsiębiorstwie lub organizacji. Zarządzanie biurem to termin używany w praktyce biurowej na określenie formalnego zestawu zasad pracy z dokumentami.

Dokument elektroniczny(ED) – dokument utworzony za pomocą narzędzi komputerowego przetwarzania informacji, który można podpisać podpisem elektronicznym (ES) i zapisać na nośniku komputerowym w postaci pliku o odpowiednim formacie.

Przepływ dokumentów- system tworzenia, interpretacji, przesyłania, otrzymywania i archiwizowania dokumentów oraz monitorowania ich realizacji i zabezpieczania przed nieuprawnionym dostępem.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją(EDI) - zestaw zautomatyzowanych procesów pracy z dokumentami składanymi w formie elektronicznej, z realizacją koncepcji „pracy biurowej bez papieru”.

obieg dokumentów produkcyjnych;
zarządzanie obiegiem dokumentów;
archiwizacja (zestaw procedur zarządzania dokumentacją archiwalną);
obieg dokumentów kadrowych (procedury kadrowe);
obieg dokumentów księgowych;
obieg dokumentów magazynowych;
zarządzanie dokumentacją tajną i poufną;
obieg dokumentów technicznych i technologicznych.

I inni. Oczywistym jest, że systemów obiegu dokumentów może być tyle, ile rodzajów działalności, w efekcie rozwijają się systemy informatyczne automatyzujące poszczególne rodzaje obiegu dokumentów w kierunku produkcji masowej.

		Oszczędność czasu: pracownicy spędzają mniej czasu na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki centralnej bazie danych regularnie tworzone są kopie zapasowe plików, co eliminuje możliwość bezpowrotnej utraty dokumentu, jeśli zostanie zapomniany w samolocie, przypadkowo lub celowo zniszczony lub po prostu zaginie w biurowym chaosie. Całkowicie wyeliminowana jest strata czasu na szukanie plików i dokumentów, które z jakiegoś powodu nie znajdowały się na swoim miejscu.

		Bardziej odpowiednie wykorzystanie przestrzeni fizycznej i technologii: Można zwolnić cenną powierzchnię zajmowaną przez nadmiarowe serwery i inne urządzenia do przechowywania dokumentów. W zależności od statusu i istotności informacji, dokumenty i pliki można bezpiecznie usunąć po upływie okresu ich przechowywania. Zarządzanie danymi nie tylko pomaga zachować zgodność z przepisami korporacyjnymi, ale także pomaga w bardziej efektywnym wykorzystaniu przestrzeni dyskowej.

		Zwiększenie przejrzystości pracy wewnętrznej przedsiębiorstwa: EDMS(elektroniczne systemy zarządzania dokumentami) pozwalają menedżerom monitorować status dokumentu na wszystkich etapach jego zatwierdzania i zatwierdzania. Na dodatek do tego, EDMS umożliwia natychmiastowe i łatwe przywołanie nie tylko żądanego pliku, ale także pełnego raportu o tym, kto go utworzył, kto miał do niego dostęp i kto go edytował.

		Prowadzenie osobistej historii każdego pliku i powiązanej dokumentacji: EDMS pozwalają centralnie zarządzać relacjami z klientami i dostawcami. Przykładowo wystarczy jedno kliknięcie, aby wyświetlić wszystkie niezbędne dokumenty zawierające wymagania związane z różnego rodzaju relacjami organizacji z podmiotami zewnętrznymi.

		Większa elastyczność w zakresie fizycznej lokalizacji pracowników: Dzięki elektronicznemu dostępowi i możliwościom komunikacji pracownicy mają możliwość pracy zdalnej. Nawet jeśli pracownicy znajdują się w tej samej lokalizacji geograficznej, nie będą już musieli czekać na przesłanie papierowych kopii plików z sąsiedniego biura.

		Zwiększone bezpieczeństwo informacji i dokumentów: Jak już wspomniano, centralna baza danych pozwala na tworzenie kopii zapasowych dokumentów, zmniejszając tym samym ryzyko przypadkowej lub celowej utraty plików. Jednocześnie mniej czasu poświęca się na poszukiwanie wymaganego dokumentu, jeśli z jakiegoś powodu jego lokalizacja uległa zmianie.

		Obniżone koszty drukowania, znaczków pocztowych, kopert i opłat pocztowych: dokumenty papierowe przesyłane pomiędzy działami lub dostawcami można przesyłać drogą elektroniczną.

		Zwiększanie poziomu satysfakcji pracowników i menedżerów: Optymalizacja codziennych zadań pozwala pracownikom bardziej cieszyć się pracą. Uwolnienie pracowników od często nudnych zadań, takich jak przetwarzanie faktur, pozwala im poświęcić się innym czynnościom. Jednocześnie szefowie działów zyskują większe możliwości kontrolowania pracy swoich podwładnych. Ostatecznie niektóre organizacje mogą uznać, że oszczędności umożliwią im osiągnięcie nowego poziomu działalności.

Zapewnienie efektywnego zarządzania poprzez automatyczną kontrolę realizacji, przejrzystość działań całej organizacji na wszystkich poziomach.
Utrzymywanie systemu kontroli jakości zgodnego z międzynarodowymi standardami.
Wspieranie efektywnego gromadzenia, zarządzania i dostępu do informacji i wiedzy. Zapewnienie elastyczności personelu dzięki większej sformalizowaniu działań każdego pracownika i możliwości przechowywania całej historii jego działań.
Rejestrowanie działań przedsiębiorstwa jako całości (wewnętrzne dochodzenia wewnętrzne, analiza działalności działów, identyfikacja „gorących punktów” w działaniach).
Optymalizacja procesów biznesowych oraz automatyzacja mechanizmu ich realizacji i kontroli.
Wyłączenie dokumentów papierowych z wewnętrznego obiegu przedsiębiorstwa. Oszczędność zasobów poprzez redukcję kosztów zarządzania obiegiem dokumentów w organizacji.
Wyeliminowanie konieczności lub znaczne uproszczenie i zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentów papierowych dzięki dostępności działającego archiwum elektronicznego.

Wymagania dotyczące pojemności pamięci. Należy wybrać system zarządzania dokumentami obsługujący hierarchiczne przechowywanie strukturalne (HSM – Hierarchal Storage Management). Mechanizm ten przechowuje najaktywniej wykorzystywane dane na najszybszych, ale i najdroższych nośnikach, natomiast rzadziej wykorzystywane informacje są automatycznie przenoszone na wolniejsze i tańsze nośniki.
Obecność sformalizowanych procedur wymagających wsparcia przy ich wdrażaniu i automatyzacji kontroli (przygotowanie dokumentów określonego rodzaju, wykonywanie standardowych funkcji organizacyjnych itp.).
Konieczność automatyzacji zarządzania administracyjnego organizacją. Stopień złożoności struktury organizacyjnej.
Dostępność jednostek rozproszonych geograficznie. Czynnik ten nakłada pewne wymagania dotyczące zdalnego dostępu, replikacji danych itp.
Dostępność dużego archiwum papierowego. Niektóre systemy zarządzania dokumentami są już wyposażone w zintegrowane podsystemy masowego wprowadzania dokumentów.
Obecność systemu obiegu dokumentów, który nie odpowiada bieżącym potrzebom.
Potrzeba zaawansowanego routingu dokumentów i zarządzania przepływem pracy. Kontynuacją tej potrzeby jest konieczność wspierania dowolnych procesów biznesowych, ewentualnie współpracując z systemami aplikacyjnymi wspierającymi te procesy.
Wymagania dotyczące okresów przechowywania dokumentów. W przypadku długich okresów przechowywania (kilkadziesiąt lat) warto poważnie rozważyć zorganizowanie archiwum równoległego na mikrofilmach.
Wymagania dotyczące „otwartości” i rozszerzalności systemu. Możliwość integracji z istniejącymi systemami informatycznymi i wykorzystania istniejącego sprzętu.
Konieczność przechowywania obrazów dokumentów. Stosowanie określonych formatów przechowywania dokumentów w organizacji. Konieczność wspierania zadań inżynieryjnych i projektowych oraz innych cech przedsiębiorstwa.
Potrzeba rozwiniętych narzędzi wyszukiwania informacji. Pełna obsługa systemu językowego dokumentów dostępnych w organizacji.
Wymagania bezpieczeństwa (szyfrowanie, organizacja dostępu itp.). Możliwość wykorzystania mechanizmów dostępu dostępnych już w infrastrukturze informacyjnej organizacji w systemie obiegu dokumentów.
Wymagania dotyczące zgodności z określonymi standardami: wewnętrzne, branżowe, GOST, międzynarodowe standardy kontroli jakości, poziom organizacji przechowywania informacji.

Każdy elektroniczny system zarządzania dokumentami może zawierać elementy każdej z poniższych kategorii, ale większość z nich koncentruje się na jednym obszarze, związanym przede wszystkim z pozycjonowaniem produktu.

		Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją z rozbudowanymi sposobami przechowywania i wyszukiwania informacji(archiwum elektroniczne - EA). Archiwum elektroniczne jest szczególnym przypadkiem systemu zarządzania dokumentacją, nastawionego na efektywne przechowywanie i wyszukiwanie informacji. Niektóre systemy wyróżniają się szczególnie rozwiniętymi narzędziami wyszukiwania pełnotekstowego: wyszukiwanie rozmyte, wyszukiwanie semantyczne itp., inne - efektywną organizacją przechowywania: HSM, obsługą szerokiej gamy urządzeń do przechowywania informacji itp.

		Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją z rozbudowanymi narzędziami obiegu dokumentów(WF). Systemy te mają głównie na celu zapewnienie przemieszczania się określonych obiektów po ustalonych trasach (tzw. „twarde trasowanie”). Na każdym etapie obiekt może się zmieniać, dlatego nazywa się to ogólnym słowem „praca”. Systemy tego typu nazywane są systemami przepływu pracy – „przepływem pracy” (niestety w języku rosyjskim nie ma dokładnego odpowiednika tego terminu). Dokumenty mogą być powiązane ze stanowiskami pracy, jednak dokumenty nie są podstawowym przedmiotem tych systemów. Za pomocą takich systemów można organizować określone prace, dla których wszystkie etapy są znane z góry i można je przepisać.

		Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją skupiające się na wspieraniu zarządzania organizacją i akumulacji wiedzy. Są to systemy „hybrydowe”, które zazwyczaj łączą w sobie elementy dwóch poprzednich. W tym przypadku podstawową koncepcją w systemie może być zarówno sam dokument, jak i zadanie, które należy wykonać. Do zarządzania organizacją potrzebny jest zarówno „twardy”, jak i „luźny” routing, gdy trasa dokumentu jest wyznaczana przez menedżera („opisuje” dokument przychodzący), więc obie technologie w tej czy innej formie mogą być obecne w takim systemy. Systemy te są aktywnie wykorzystywane w strukturach zarządzania rządowego, w biurach dużych firm, które mają rozwiniętą hierarchię i mają określone zasady i procedury przepływu dokumentów. Jednocześnie pracownicy wspólnie tworzą dokumenty, przygotowują i podejmują decyzje, realizują lub kontrolują ich wykonanie.

Wdrażając takie systemy w dużych przedsiębiorstwach, ważne jest określenie, czy system zapewnia możliwość efektywnego administrowania, przetwarzania dużych ilości informacji, integrację z zautomatyzowanymi systemami zarządzania produkcją, skalowalność, etapowe wdrażanie, z uwzględnieniem rozmieszczenia terytorialnego, złożoną strukturę organizacyjną , dostęp oparty na rolach itp. .

		Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją mające na celu wspieranie współpracy(współpraca). To nowy trend w dziedzinie systemów zarządzania dokumentami, związany ze zrozumieniem zmienności warunków rynkowych we współczesnym świecie i konieczności posiadania „tylko tego, co niezbędne” do szybkiego przemieszczania się, bez zbędnych, bardzo przydatnych, ale ciężkich balast. Systemy takie, w przeciwieństwie do poprzednich, nie uwzględniają koncepcji hierarchii w organizacji i nie dbają o jakąkolwiek formalizację przepływu pracy. Ich zadaniem jest dbanie o to, aby ludzie w organizacji współpracowali, nawet jeśli są od siebie oddaleni geograficznie, oraz utrwalanie efektów tej pracy. Zwykle realizowane w koncepcji „portali”. Świadczą usługi przechowywania i publikowania dokumentów w intranecie, wyszukiwania informacji, prowadzenia dyskusji i umawiania spotkań (zarówno rzeczywistych, jak i wirtualnych). Systemy takie znajdują klientów wśród dynamicznie rozwijających się firm handlowych, grup roboczych w dużych firmach i agencjach rządowych.

		Systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją z rozbudowanymi usługami dodatkowymi. Np. usługa zarządzania relacjami z klientami (CRM - Customer Relation Management), zarządzanie projektami, billing, e-mail itp. (Należy pamiętać, że pod względem złożoności funkcji system zarządzania dokumentami i np. usługa CRM mogą mieć różne proporcje w zależności od organizacji, ale w kontekście tego artykułu funkcjonalność CRM jest opcjonalna.)

Wybierając taką platformę, należy zwrócić szczególną uwagę na:

organizacja elektronicznego przechowywania dokumentów;
automatyzacja obiegu dokumentów z uwzględnieniem indywidualnej charakterystyki organizacji;
integrację z istniejącym środowiskiem informacyjnym.

Wymagania funkcjonalne

Są pospolite	Konkretny
Zapewnienie tworzenia dokumentów elektronicznych (Skanowanie, Import)	Tworzenie dyskusji na temat dokumentów
Możliwość dodawania komentarzy do dokumentów	Porównanie treści dokumentów, w tym graficznych
Tworzenie powiązań pomiędzy dokumentami

Coraz częściej firmy decydują się na wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami. Co to jest i dlaczego jest potrzebne?

Przepływ dokumentów- jest to przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysyłki; kompleks pracy z dokumentami: recepcja, rejestracja, dystrybucja, kontrola wykonania, tworzenie plików, przechowywanie i ponowne wykorzystywanie dokumentacji, prace referencyjne.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF)- ujednolicony mechanizm pracy z dokumentami składanymi w formie elektronicznej, z realizacją koncepcji „pracy biurowej bez papieru”.

Dokument elektroniczny (ED)- dokument utworzony przy użyciu narzędzi komputerowego przetwarzania informacji, podpisany elektronicznym podpisem cyfrowym (EDS) i zapisany na nośniku komputerowym.

Elektroniczny podpis cyfrowy (EDS)- analog podpisu odręcznego, który jest środkiem ochrony informacji, zapewniającym możliwość kontroli integralności i potwierdzania autentyczności dokumentów elektronicznych.

EDI można wykorzystać do automatyzacji biura, tworzenia elektronicznego archiwum dokumentów, korporacyjnego elektronicznego zarządzania dokumentami (workflow), zarządzania procesem kontraktowym, automatyzacji pracy z dokumentacją QMS (system zarządzania jakością) oraz do automatyzacji wniosków obywateli.

EDI można zastosować w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości i formy własności; system można skonfigurować do pracy zarówno w ramach małej struktury (dział, dział), jak i w ramach rozproszonej geograficznie organizacji z rozwiniętym schematem przepływu informacji.

2. Podstawowe zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją

Pojedyncza rejestracja dokumentu, pozwalająca na jednoznaczną identyfikację dokumentu.

Możliwość wykonywania operacji równoległych pozwala skrócić czas przenoszenia dokumentów.

Ciągłość przepływu dokumentów – pozwala w każdym momencie określić, kto jest odpowiedzialny za wykonanie dokumentu.

Ujednolicona baza informacji dokumentacyjnych eliminuje możliwość powielania dokumentów.

System wyszukiwania dokumentów, który pozwala znaleźć dokument z minimalną ilością informacji na jego temat.

3. Plusy i minusy elektronicznego zarządzania dokumentami

Do zalet elektronicznego zarządzania dokumentacją zalicza się:

Szybki dostęp do dokumentów, szybkość w poprawianiu prac,

Efektywne zarządzanie ruchem dokumentów,

Wszystkie struktury firmy mogą pracować w jednej przestrzeni informacyjnej – pozwala to przyspieszyć zatwierdzanie dokumentów i podejmowanie decyzji,

Zwiększenie dyscypliny wykonawczej (ponieważ EDI pozwala określić, kto w każdym momencie odpowiada za wykonanie dokumentu), zwiększenie produktywności pracowników,

Bezpieczeństwo i ochrona dokumentów – szyfrowanie danych pozwala na powstrzymanie prób nieuprawnionego wykorzystania informacji,

Eliminacja powielania dokumentacji,

Archiwum tworzone jest automatycznie

Obniżenie kosztów finansowych związanych z obiegiem dokumentów i pracą biurową.

Do wad EDI można zaliczyć wysokie koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania. Pracownicy będą również potrzebować czasu na naukę i przyzwyczajenie się do systemu. Jednakże niedociągnięcia te będą tymczasowe.

Jeśli młode firmy od samego początku przejdą na EDI, spędzą mniej czasu na digitalizacji istniejących dokumentów. Ponadto obecne elektroniczne systemy zarządzania dokumentami przyglądają się start-upom i udzielają im rabatów.

Do zalet elektronicznego zarządzania dokumentami należy oszczędność zasobów pracy i materiałów, a także znaczne skrócenie czasu poświęconego na tworzenie, przechowywanie i przetwarzanie dokumentów. Ale czy w technologiach bez papieru wszystko jest takie różowe i ekonomiczne? Z artykułu dowiesz się o zaletach i wadach elektronicznego zarządzania dokumentami.

Niezależnie od tego, jak bardzo jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z papierem, realia naszego życia zmuszają nas do zagłębiania się w zawiłości technologii elektronicznych. Jednym z elementów takich technologii jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Aby zrozumieć koncepcję elektronicznego zarządzania dokumentacją, nie gubiąc się w obszernych definicjach i specyficznej terminologii, skupmy się na kilku kluczowych pojęciach:

To dokument elektroniczny jest początkowym i głównym przedmiotem każdego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Aby systematycznie organizować ich tworzenie, przetwarzanie, ochronę, przekazywanie i przechowywanie, wymagany jest zestaw środków (specjalne programy, środki techniczne, przeszkolony personel itp.).

Elektroniczny obieg dokumentów jest zbudowany w taki sposób, aby rozwiązywać różnorodne, specyficzne zadania. Możliwe rodzaje elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmie:

Dowiedz się więcej o mocnych i słabych stronach niektórych rodzajów elektronicznego zarządzania dokumentami.

Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją w firmie wymaga poważnych przygotowań wstępnych. Tutaj pojawia się pierwsza istotna wada - znaczne koszty materiałów, robocizny i innych na etapie wdrażania systemu:

Ponadto konieczne będzie wprowadzenie zmian w polityce rachunkowości, odzwierciedlających w niej listę dokumentów (związanych z podatkami i rachunkowością) zaangażowanych w elektroniczny obieg dokumentów, listę pracowników, którzy mają prawo je podpisywać, i inne ważne niuanse (sposoby przechowywania dokumentów, dostępu, przekazywania itp.) .d.).

Po wdrożeniu systemu (w procesie prowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją) konieczne jest stałe monitorowanie realizacji ustalonych przepisów i zasad, aktualizacji oprogramowania itp.

O głównych zaletach elektronicznego zarządzania dokumentami dowiesz się z poniższego schematu:

Chwaląc systemy elektronicznego zarządzania dokumentami, nie można ignorować ich słabych stron, które mogą zniweczyć wszystkie jego zalety:

Zastanówmy się osobno nad tak ważnymi elementami każdego przepływu dokumentów firmy, jak elektroniczny obieg dokumentów personalnych i księgowych.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją personelu to system do tworzenia, gromadzenia i wymiany elektronicznych dokumentów personelu zarówno na potrzeby samej firmy, jak i do wymiany informacji z zainteresowanymi stronami.

Elementy prawnie ustanowionego elektronicznego zarządzania dokumentacją kadrową już obowiązują: możliwe jest sporządzanie umów o pracę z pracownikami zdalnymi w formie elektronicznej, jeśli posiadają oni podpis elektroniczny (art. 312 ust. 3 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Już wkrótce możemy spodziewać się powszechnego wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją kadrową. Ministerstwo Pracy prowadzi już eksperyment na ten temat (zarządzenie Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 26 marca 2018 r. nr 194):

System ten jest korzystny także dla pracowników: będą mogli wnioskować o dokumenty drogą elektroniczną i zawierać umowy bez konieczności wizyty w dziale HR.

W ostatnim czasie coraz częściej mówi się o jednej z form elektronicznej interakcji pracodawcy z pracownikiem, a także innymi zainteresowanymi stronami – powszechnym wprowadzeniu elektronicznych zeszytów ćwiczeń.

Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w materiale „Elektroniczne zeszyty ćwiczeń - wszystkie zalety i wady” .

Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją w sektorze kadr już wkrótce umożliwi zdalne poddawanie się inspekcji pracy za pośrednictwem Internetu.

Jego główną istotną wadą jest niemożność natychmiastowego przekształcenia całego wolumenu dokumentów w formę elektroniczną, ponieważ poszczególne dokumenty kadrowe muszą koniecznie zawierać osobisty podpis pracownika, aby zapewnić właściwą obsługę prawną relacji między pracodawcą a pracownikiem. A zobowiązanie pracownika do złożenia podpisu elektronicznego będzie wymagało czasu i inicjatyw legislacyjnych.

Zalety i wady elektronicznego zarządzania dokumentami księgowymi

Usługi finansowe, w szczególności struktury księgowe, w największym stopniu uzależnione są od wysokiej jakości i szybkiego przepływu dokumentów. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją umożliwia tym działom:

Usystematyzuj i zautomatyzuj pracę księgowości.

Z korzyści płynących z elektronicznego zarządzania dokumentami księgowymi korzystamy już od dłuższego czasu. Możliwość generowania i przetwarzania dokumentów elektronicznych w wyspecjalizowanych programach księgowych pozwala nie tylko obniżyć koszty pracy, ale także uniknąć błędów na wszystkich etapach tworzenia i przetwarzania dokumentów (program nie pozwoli Ci popełnić błędu lub natychmiast go zidentyfikuje ).

Rozwiązuj wewnętrzne problemy korporacyjne.

Na przykład wystawiaj elektroniczne odcinki wypłat. Można je przesłać e-mailem lub umieścić na kontach osobistych każdego pracownika na korporacyjnej stronie internetowej firmy. Urzędnicy nie sprzeciwiają się elektronicznemu sposobowi wystawiania pasków wynagrodzeń (pismo Ministra Pracy z dnia 21.02.2017 nr 14-1/OOG-1560). Wystarczy zabezpieczyć to w akcie miejscowym firmy.

Ustanowienie technologii elektronicznych do interakcji z zainteresowanymi użytkownikami zewnętrznymi (banki, Federalna Służba Podatkowa, Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, Fundusz Ubezpieczeń Społecznych itp.).

O elektronicznych formach interakcji z innymi strukturami zewnętrznymi w stosunku do firmy porozmawiamy dalej.

Porozmawiajmy o muchie w maści. Doskonale zdajemy sobie sprawę z istotnej wady tego systemu. Przerwy w Internecie lub awarie sprzętu, problemy z regularnymi aktualizacjami oprogramowania, kluczami elektronicznymi i certyfikatami mogą wyrządzić krzywdę każdemu pracownikowi finansowemu.

Firmy i indywidualni przedsiębiorcy, którzy z powodu awarii i wirusów nie są w stanie w terminie zgłosić się do administratorów lub nie odpowiedzieć w odpowiednim czasie na ich żądania, mogą ucierpieć finansowo (ponieść kary).

Stopniowo wprowadzana jest wymiana dokumentów elektronicznych podmiotów gospodarczych z organami podatkowymi, Funduszem Ubezpieczeń Społecznych, Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej i innymi organami. Dzięki ściśle sformalizowanym formatom elektronicznym wymiana informacji i dokumentów odbywa się szybko, bez zbędnej biurokracji i arbitralności urzędników. To duży plus dla każdej firmy lub indywidualnego przedsiębiorcy.

Interakcja z Funduszem Emerytalnym Rosji

Zindywidualizowane dokumenty księgowe możesz przesyłać do funduszu emerytalnego drogą elektroniczną (art. 8 ustawy „O indywidualnej (spersonalizowanej) rachunkowości w państwowym systemie ubezpieczeń emerytalnych” z dnia 1 kwietnia 1996 r. nr 27-FZ). Najważniejsze jest to, że mają gwarancję ochrony przed nieupoważnionym dostępem. Proces ten jest ściśle regulowany:

Elektroniczna interakcja z FSS

Ubezpieczenia społeczne również nie są nowością w elektronicznym zarządzaniu dokumentami. Ubezpieczający mają możliwość składania elektronicznych raportów do funduszu bez wychodzenia z biura – wystarczy zarejestrować się na portalu funduszu (wypełnić wniosek bezpośrednio w systemie) i otrzymać podpis elektroniczny (ES).

FSS regulował również ten proces:

Z funduszem można także kontaktować się drogą elektroniczną za pośrednictwem operatora EFR, zawierając z nim odpowiednią umowę.

W ostatnim czasie do zalet elektronicznego zarządzania dokumentacją należy wprowadzenie systemu wydawania i przetwarzania elektronicznych zaświadczeń o niezdolności do pracy.

Ubezpieczający mają teraz możliwość wnioskowania o elektroniczne zwolnienie lekarskie i współpracy z nimi (o ile zawarli odpowiednią umowę):

poprzez Twoje konto osobiste na stronie internetowej FSS;
AWP „Przygotowanie kalkulacji dla Funduszu Ubezpieczeń Społecznych”;
własne oprogramowanie ubezpieczającego (niektóre programy księgowe do księgowania wynagrodzeń i personelu umożliwiają takie wdrożenie).

Łańcuch elektronicznej interakcji „Ubezpieczający – Fundusz Ubezpieczeń Społecznych” do pracy z elektronicznym zwolnieniem lekarskim (ES):

Pracownicy czerpią korzyści informacyjne z elektronicznego zarządzania dokumentami w systemie Rosyjskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Będą mogli kontrolować swoje konto elektroniczne, śledzić etapy jego przetwarzania i naliczania świadczeń, jeśli zarejestrują się na portalu Służb Państwowych (jeśli posiadają zweryfikowane konto).

Więcej informacji na temat elektronicznego zwolnienia lekarskiego znajdziesz w linku.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Federalnej Służbie Podatkowej

Być może jest to najczęstszy rodzaj elektronicznego zarządzania dokumentami. Sprawozdania podatkowe otrzymywane są przez Federalną Służbę Podatkową głównie w formie elektronicznej. Kontrolerzy wolą także komunikować się z podatnikami za pośrednictwem technologii elektronicznych (poprzez przesyłanie żądań, wniosków itp. w formie elektronicznej).

Wyniki

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami są niezaprzeczalne: redukcja kosztów materiałów i pracy związanych z rejestracją i przetwarzaniem dokumentów, oszczędność czasu na ich koordynację i zatwierdzanie oraz wiele innych pozytywnych aspektów. Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma wiele zalet, ale ma też sporo wad. Problemy z zapewnieniem bezpieczeństwa informacji elektronicznej, niewystarczające opracowanie legislacyjne i technologiczne niuansów związanych z wdrażaniem i utrzymaniem elektronicznego zarządzania dokumentami mogą utrudniać jego powszechne wdrożenie.